AUDIT PENGADAAN BARANG/JASA

OVERVIEW
Aspek dalam tahap perencanaan pengadaan:
Menentukan tujuan pengadaan barang/jasa.
Menentukan sasaran yang dituju dengan
dilakukannya pengadaan barang/jasa tersebut.
Mengkaji posisi awal dengan menentukan
kebutuhan, dari segi kualitas dan kuantitasnya.
Memilih alternatif dari metodemetode-metode yang
tersedia.

Lingkup Perencanaan PBJ Pemerintah

Merencanakan pemaketan pekerjaan

Merencanakan jadwal pelaksanaan pekerjaan
Menyediakan biaya pengadaan
Pembentukan atau penunjukan pengelola
pengadaan
Mengumumkan paket-paket pengadaan

Risiko : Dalam Perencanaan PBI

1.

Penentuan paket pekerjaan dan jadwal pelaksanaannya tidak

diotorisasi oleh pejabat yang berwenang (PA/KPA).

2.

Pelimpahan tugas dari PPK ke Panitia/Pejabat/ Unit Layanan

Pengadaan dan pelaporan dari Panitia/Pejabat/Unit Layanan
Pengadaan ke PPK terlambat sehingga mengganggu jadwal
pelaksanaan pekerjaan atau jadwal pelaksanaan pengadaan.

3.

Jadwal pelaksanaan pengadaan yang disusun tidak realistis.

4.

Tidak mengumumkan secara terbuka rencana pengadaan

barang/jasa pada awal pelaksanaan anggaran.

Risiko : Dalam Perencanaan PBI

5.

Pemaketan pekerjaan yang direkayasa mengarah

kepada beberapa penyedia barang/jasa yang
berasal dari kelompok tertentu dalam rangka
tender arisan atau bagi-bagi keuntungan.

6.

Memecah pengadaan barang/jasa menjadi

beberapa paket untuk menghindari pelelangan.

7.

Memecah paket pekerjaan yang menurut sifat

pekerjaannya seharusnya merupakan satu
kesatuan paket.

8.

Menyatukan atau memusatkan beberapa kegiatan

yang tersebar di beberapa daerah yang menurut
sifat pekerjaan dan tingkat efisiensinya
seharusnya dilakukan di daerah masing-masing.

Risiko : Dalam Perencanaan PBI

9.

Menggabungkan beberapa paket pekerjaan yang

sifat pekerjaan dan besaran nilainya seharusnya
dapat dilakukan usaha kecil menjadi satu paket
pekerjaan yang hanya dapat dilaksanakan oleh
usaha non kecil (menengah dan besar).
10. Penentuan jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan
yang tidak realistis.
11. Pemilihan metode evaluasi dengan sistem nilai
(merit point) untuk evaluasi yang seharusnya
menggunakan sistem gugur, hal ini dilakukan
untuk memenangkan produk/merk atau penyedia
barang/jasa tertentu.
12. Biaya untuk mendukung pelaksanaan pengadaan
tidak dianggarkan secara memadai. Sehingga
terkadang menyulitkan pelaksanaan
pelelangan/seleksi atau mengambil dana dari para
peserta pengadaan.

Tujuan Audit Perencanaan

Perencanaan pengadaan sudah mengarah pada
efektifitas dan efisiensi berdasar kebutuhan
pengguna barang/jasa, dengan tepat waktu.
Permintaan para pengguna telah dinilai dengan baik.
Proses perencanaan PBJ telah dilaksanakan secara
dengan transparan dan semua tahap sudah
didokumentasikan dengan baik.

Prosedur Audit
Periksa apakah rencana pengadaan barang/jasa
dibuat berdasarkan rencana kebutuhan yang
diajukan oleh unit-unit kerja pemakai dan/atau dari
rencana pengembangan kegiatan.
Periksa proses penentuan jumlah barang dan harga
satuan yang ada dalam dokumen perencanaan. Cek
prosedur penentuan harga satuan, apakah harga
satuan telah diperkirakan secara cermat dan
keahlian. Mintakan dokumen pendukung penentuan
harga satuan tersebut.

Prosedur Audit
Periksa mekanisme penyusunan spesifikasi
teknis yang ada di entitas yang diperiksa.
Tanyakan apakah PPK mengumumkan
secara terbuka rencana pengadaan
barang/jasanya pada awal tahun anggaran.
Dapatkan seluruh rencana pengadaan dalam
satu tahun dilengkapi dengan rencana waktu
pengadaan dan metode pemilihan penyedia
barang/jasa.

Prosedur Audit
Teliti apakah jadwal pengadaan untuk
masing-masing paket realistis dan
memberikan kesempatan kepada para calon
penyedia barang/jasa untuk mempersiapkan
penawarannya.
Teliti setiap metode evaluasi yang akan
digunakan untuk menilai penawaran dari
calon penyedia barang/jasa. Cek apakah
kebutuhan/spesifikasi teknis yang diminta
oleh unit kerja pemakai memang
menghendaki keunggulan teknis.

Prosedur Audit

Minta dokumen penganggaran terkait dengan

pengadaan barang/jasa untuk tahun anggaran yang
diperiksa. Teliti apakah biaya-biaya pendukung
pelaksanaan pengadaan seperti biaya honorarium
PPK dan panitia pengadaan barang/jasa, biaya
rapat, biaya penggandaan dokumen pemilihan, dan
biaya pengecekan lapangan telah dialokasi secara
memadai sesuai dengan standar biaya yang
diterbitkan oleh Departemen Keuangan dan/atau
Departemen/Lembaga tersebut.
Periksa apakah semua rencana pengadaan telah
didokumentasikan dengan baik, dan dilengkapi
dengan dokumen-dokumen pendukungnya.

AUDIT
PENGELOLA
PENGADAAN

PENGELOLA PENGADAAN

ULP, Pejabat Pengadaan, PPK, (PPHP).

Syarat kompetensi, etika, adm
- integritas, disiplin, tanggung jawab;
- tidak ada konflik (hub kel,rangkapjabatan)
- memahami tata cara pengadaan;
- memahami substansi pekerjaan;

RISIKO TERKAIT
Pelaksana pengadaan :
Tidak kompeten, tidak integritas, tidak
independen, dll.
Perangkapan tugas/jabatan.

TUJUAN AUDIT
Untuk menilai apakah:
Pelaksana pengadaan memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan;
Pelaksana pengadaan menjalankan
tugas dan fungsinya sesuai
ketentuan.

PROSEDUR AUDIT
Periksa apakah pelaksana pengadaan
- memiliki sertifikat ahli pengadaan
- ada perangkapan tugas
Lakukan wawancara dengan panitia
ttg pemahaman proses pengadaan
Dapatkan dan evaluasi dokumentasi
penetapan pelaksana pengadaan

PROSEDUR AUDIT
Lakukan analisa terhadap komposisi
pelaksana pengadaan panitia & pek
Evaluasi mekanisme kerja pelaksana
pengadaan dan proses pengambilan
keputusannya
Uji BAHP utk memastikan calon
pemenang memang memenuhi syarat

AUDIT
HPS

Overview
Arti penting audit penyusunan HPS
Fokus audit :
- proses penyusunannya
*) bagaimana HPS disusun. dan
*) faktor-faktor yang harus dipertimbangkan
dalam penyusunan HPS
- bagaimana HPS tersebut digunakan
*) HPS digunakan sebagai alat pembanding

Risiko : Penyimpangan HPS

1. HPS tidak ada atau tidak disusun secara
keahlian
2. HPS disusun tanpa berdasarkan data
pendukung yang memadai.
3. Data pendukung penyusunan HPS ditutup-tutupi
atau sulit diperoleh.
4. HPS disusun tidak berdasarkan harga standar/
harga pasar setempat.

Risiko : Penyimpangan HPS

6. Penggelembungan (mark-up) harga dalam HPS.
7. HPS disusun dengan tidak memperhatikan perilaku biaya
yaitu membedakan biaya tetap (yang cenderung akan
menurun seiring dengan bertambahnya volume
pekerjaan) dan biaya variabel.
8. Harga barang/jasa dalam HPS mengarah pada
merek/produk tertentu.
9. Penambahan item-item biaya yang tidak diperkenankan
oleh ketentuan.
10. HPS tidak disahkan Pejabat Pembuat Komitmen.

Tujuan Audit
A. Menguji apakah Pejabat/Panitia Pengadaan memiliki
dan menyusun/mengkalkulasi HPS berdasarkan data
yang dapat dipertanggungjawabkan.
B. Menguji apakah Pejabat/Panitia Pengadaan
menyusun/mengkalkulasi HPS secara keahlian.
C. Menguji apakah nilai HPS wajar dan dapat
dipertanggungjawabkan
D. Menguji apakah HPS disahkan Pejabat Pembuat
Komitmen.

Prosedur Audit
A. Menguji apakah Pengelola Pengadaaan memiliki dan
menyusun/mengkalkulasi HPS berdasarkan data yang dapat
dipertanggungjawabkan.
1. Dapatkan HPS atas pengadaan barang/jasa.
2. Bila tidak ada, tanyakan kepada pengelola bagaimana menilai
kewajaran harga penawaran dari calon penyedia barang/jasa .
3. HPS telah disusun berdasarkan data dasar yang memadai yang
mencakup:
a.Analisis harga satuan pekerjaan yang bersangkutan;
b.Engineers Estimate (EE);
c.Harga pasar setempat pada waktu penyusunan HPS;
d.Harga kontrak sejenis setempat yang pernah dilaksanakan;

Prosedur Audit
e.Informasi harga satuan yang dipublikasikan oleh BPS,
badan lain atau media cetak;
f. Harga yang dikeluarkan oleh pabrikan/agen
tunggal/lembaga independen;
g.Harga standar yang dikeluarkan oleh instansi berwenang;
h.Informasi lain yang dpat dipertanggungjawabkan.
4. Khusus pekerjaan pemborongan, apakah dalam perhitungan
HPS menggunakan koefisien yang ditetapkan dalam Standar
Nasional Indonesia (SNI) atau menggunakan standar lain.
5. Teliti kelengkapan dokumen pendukung penghitungan HPS.

Prosedur Audit
B. Teliti apakah HPS telah disusun dengan cermat secara keahlian.
1. Periksa bahwa spesifikasi barang/jasa dari HPS yang disusun tidak
mengarah pada merek/produk tertentu
2. Periksa bahwa penyusunan HPS sudah mempertimbangkan perilaku
biaya yaitu membedakan biaya tetap dan biaya variabel
3. Periksa , apakah harga pada perhitungan HPS telah sesuai dengan
data dasar (harga pasar, harga standar, dll)
4. Periksa apakah dalam perhitungan HPS tidak memperhitungkan
biaya tidak terduga, biaya lain-lain dan PPh pasal 23
5. Periksa, apakah telah memperhitungkan PPN dan biaya umum dan
keuntungan yang wajar.
6. Uji kecermatan dan kebenaran perhitungan matematis HPS

Prosedur Audit
C. Menguji apakah HPS disahkan Pejabat Pembuat
Komitmen.
Periksa apakah HPS tersebut telah
ditetapkan/disahkan oleh PPK? Bila belum, tanyakan
penyebabnya kepada PPK.

AUDIT
PROSES KUALIFIKASI

Risiko : Terkait Kualifikasi

1. Kriteria evaluasi kualifikasi tidak ada atau tidak jelas
2. Calon penyedia menyampaikan isian kualifikasi tidak benar
3. Penilaian oleh pengelola pengadaan tidak obyektif

Tujuan Audit : Proses Kualifikasi

1. Proses prakualifikasi/paskakualifikasi dilaksanakan secara
efektif, transparan dan adil, sesuai dengan kriteria yang
ditetapkan.
2. Kriteria evaluasi kualifikasi ada dan sesuai dengan ketentuan
terkait, relevan dengan kegiatan pengadaan barang/jasa, dan
mendorong efisiensi.

AUDIT
PROSES KUALIFIKASI

AUDIT
DOKUMEN PENGADAAN
BARANG/JASA

33

SUBSTANSI:DOKUMEN PBJ
Dokumen kualifikasi : untuk menilai kompetensi, kemampuan
usaha dan pemenuhan syarat bagi penyedia B/J.
Dokumen pemilihan penyedia B/J
a. Pengumuman
b. Undangan kepada penyedia barang/jasa
c. Instruksi Kepada Peserta Pengadaan
d. Bentuk Penawaran dan Perjanjian
e. Syarat-syarat Kontrak (Umum dan Khusus)
f. Spesifikasi Teknis/Gambar atau KAK (Konsultansi) & RKS
g. Bentuk surat dan jaminan penawaran
h. Draft Kontrak
Kriteria Evaluasi dan tatacara pemasukan dan peniaian
penawaran
Dibuat dan disahkan Oleh ULP/Panitia Pengadaan

34

Risiko : Terkait Kualifikasi

Dokumen pengadaan tidak lengkap dan kondisi-kondisi
penting tidak disajikan.
Syarat-syarat penawaran tidak jelas, tepat dan pasti
sehingga ada ruang bagi keragu-raguan dan intepretasi
yang berbeda.
Kurangnya keahliaan dan kompetensi ULP/Panitia
/Pejabat Pengadaan, dan adanya keterlibatan pimpinan
dalam proses persiapan dokumen pengadaan sehingga
mungkin dapat menyebabkan dokumen pengadaan
disusun dengan tidak tepat.
35

Risiko : Dokumen PBJ

Spesifikasi teknis mengarah pada produk atau
penyedia jasa tertentu, sebagai akibat dari adanya
conflic of interest dan memihak pada penyedia
jasa tertentu.
Kriteria kelulusan evaluasi tidak ada atau tidak
jelas dalam dokumen pemilihan, atau penambahan
kriteria evaluasi yang tidak perlu.
36

Tujuan Audit
Untuk meyakinkan apakah penyusunan dokumen pengadaan
telah dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundangan yang
berlaku, termasuk prinsip-prinsip pengadaan
Untuk meyakinkan apakah penyusunan dokumen pengadaan
telah dilaksanakan sesuai dengan yang baik.
Untuk meyakinkan apakah dokumen pengadaan telah lengkap
dan jelas sesuai persyaratan dari barang/jasa yang akan dibeli
serta syarat dan kewajiban dari para peserta pengadaan.
Untuk meyakinkan apakah dokumen pengadaan telah
memberikan semua informasi yang dibutuhkan calon penyedia
untuk menyiapkan dan menyampaikan penawaran yang
responsif dan tepat waktu.
37

Tujuan Audit
Meyakinkan efektivitas pengendalian intern dalam proses
penyusunan dokumen pengadaan
Meyakinkan apakah terdapat bukti mengenai keberpihakan
(favouritism) dan benturan kepentingan antara panitia dan calon
penyedia.
Untuk menilai apakah kepentingan dari pengguna sudah secara
cukup dijamin.

38

Prosedur Audit
Teliti apakah syarat-syarat yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan
telah sesuai dengan prinsip-prinsip pengadaan, kebijakan satke
dan memberikan efisiensi bagi pengguna.
Periksa apakah dokumen pengadaan telah memuat syarat-syarat yang jelas,
tepat dan akurat sehingga tidak ada ruang untuk salah persepsi
maupun kebingungan baik dari panitia maupun penyedia.
Periksa apakah dalam berita acara pengadaan terdapat pertanyaan
dari peserta yang mempertanyakan kejelasan dari dokumen pengadaan

Teliti apakah dokumen pengadaan lengkap dan komprehensif

dan tidak ada pasal/syarat yang dihilangkan.

39

 Periksa apakah dokumen pengadaan disiapkan

oleh panitia yang kompeten baik dalam hal
subtansi kegiatan maupun dalam hal prosedur
pengadaan.
Periksa apakah dokumen pengadaan telah
menyajikan pasal-pasal yang melindungi
kepentingan pengguna dan risiko-risiko yang ada
termasuk risiko penyedia yang wanprestasi.
Teliti apakah syarat-syarat yang tercantum
dalam dokumen secara jelas menyebutkan hak
dan kewajiban dari pengguna dan penyedia.
Periksa apakah terdapat proses reviu dan
persetujuan dalam penyusunan dokumen
pengadaan.
40

 Teliti apakah informasi yang terkandung dalam

undangan pengadaan telah cukup jelas bagi
calon penyedia untuk memutuskan apakah akan
berpartisipasi dan menyampaikan penawaran
yang lengkap.
Periksa apakah masa berlakunya penawaran
disebut secara jelas.
Periksa apakah nilai nominal jaminan penawaran
yang disyaratkan telah disebutkan secara jelas.
Teliti apakah jumlah tersebut sudah memadai
untuk menghalangi calon penyedia yang tidak
serius untuk mengikuti pengadaan.
Periksa apakah waktu dalam tahapan
pengadaaan telah cukup disediakan sehingga
calon penyedia dapat mempunyai waktu yang
cukup untuk menyiapkan dan menyampaikan
penawaran.
41

 Periksa apakah tidak ada keluhan/sanggahan dari

calon penyedia mengenai ketidaklengkapan atau
ketidakwajaran dokumen pengadaan.
Teliti apakah biaya pembelian dokumen
pengadaan ditetapkan secara wajar.
Periksa apakah spesifikasi teknis dan gambar
telah mencantumkan syarat-syarat teknis dan
gambar yang disusun secara jelas, tepat dan wajar
sesuai dengan barang/jasa yang diadakan
.Periksa apakah spesifikasi teknis dalam dokumen
pengadaan telah disetujui oleh PPK sebelum
disampaikan kepada peserta pengadaan.

42

 Teliti apakah spesifkasi tidak diubah atau

dimodifikasi oleh personil yang tidak berwenang.
Periksa apakah spesifikasi tidak membatasi
persaingan antar calon penyedia.
Dapatkan dan reviu adanya pencantuman merek
dalam spesifikasi teknis untuk menentukan
kewajaran dan justifikasinya mengapa tidak
menggunakan nama generik.
Periksa apakah penggunaan merek tidak
dimaksudkan untuk membatasi persaingan antar
penyedia
43

 Periksa apakah dokumen pengadaan

mengharuskan pencantuman semua elemen
harga yang diperlukan serta tidak
menimbulkan penafsiran yang berbeda antar
calon penyedia
Periksa apakah dokumen pengadaan secara
jelas menyatakan bahwa harga penawaran
adalah tetap atau dimungkinkan adanya
penyesuaian harga karena adanya
perubahan.
Periksa apakah terdapat kejelasan mengenai
biaya transportasi dan biaya asuransi serta
biaya lain dalam dokumen pengadaan.
periksa apakah terdapat persyaratan mata
uang yang digunakan dalam penawaran
harga (hal ini biasanya digunakan untuk
dokumen pengadaan dari dana PHLN
44

 Periksa apakah metode pembayaran dan

jaminan uang muka telah dijelaskan secara
cukup dalam dokumen pengadaan.
Bandingkan beberapa dokumen pengadaan
terkait hal ini apakah terdapat konsistensi
dalam penerapan besarnya uang muka.
Dapatkan, bandingkan dan reviu mengenai
persyaratan jaminan penawaran dan jaminan
pelaksanaan dari beberapa pengadaan untuk
menentukan adanya konsistensi, kejelasan,
dan ketepatan dalam bentuk, nilai dan
keabsahannya.
Periksa apakah kriteria evaluasi dan
kualifikasi secara jelas disebutkan dalam
dokumen pengadaan.
Periksa apakah kondisi-kondisi mengenai
gugurnya penawaran telah diungkapkan
dalam dokumen pengadaan.
45