KESUKSESAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI

Kegagalan
Sistem
Informasi
Kira-kira 75 persen dari keseluruhan implementasi sistem dapat dikatakan
gagal. Meskipun sistem informasi masih dalam proses pembuatan, namun
sistem tersebut telah banyak menghabiskan waktu dan uang, atau secara
fungsional
tidak
cukup
menutupi
manfaat
yang
diharapkan.
Dalam beberapa sistem, hampir semua laporan yang disampaikan kepada
manajemen tidak pernah dibaca. Laporan-laporan dikatakan tidak
bermanfaat dan hanya dipenuhi dengan ilustrasi grafik yang tidak dapat
dianalisis atau dijadikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Sementara itu dalam sistem lain yang telah diotomatisasi, tidak pernah
disentuh karena datanya tidak dapat dipercaya. Pemakai informasi secara
terus menerus memperbaiki record secara manual. Kemudian dalam sistem
yang lain lagi, telah terjadi kesalahan karena keterlambatan dalam
memproses data, biaya operasional yang demikian besar atau, masalahmasalah
pemrosesan
data
yang
bersifat
kronis.
Keseluruhan situasi sebagaimana yang telah digambarkan diatas
memunculkan pertanyaan-pertanyaan yang harus dicari penyebab
kegagalannya.
Masalah
Pokok
Sistem
Informasi
Masalah-masalah yang menyebabkan sistem informasi gagal disebabkan
oleh banyak faktor. Masalah ini bukan hanya karena faktor teknikal dari
sistem informasi tetapi juga sebab yang bersifat non teknikal yang
kebanyakan berasal dari faktor-faktor organisasi. Faktor-faktor tersebut
adalah:
1. Desain
Sistem informasi dikatakan gagal jika desainnya tidak cocok dengan struktur,
budaya, dan tujuan organisasi secara keseluruhan. Para teorisi manajemen
dan organisasi memandang bahwa teknologi sistem informasi sangat
berhubungan erat dengan komponen organisasi seperti tugas-tugas,
struktur, orang-orang, dan budaya. Ketika seluruh komponen ini saling
tergantung, perubahan yang terjadi pada satu elemen akan mempengaruhi
elemen lain. Dengan demikian maka tugas-tugas organisasi, partisipan,
struktur, dan budaya digabungkan dan terpengaruh ketika sistem informasi
berubah, dengan demikian, berarti mendesain sebuah sistem berarti
mendesain
kembali
organisasi.
2. Data

Data dalam sistem informasi mempunyai tingkat ketidakakurasian dan

konsistensi yang tinggi. Informasi dalam bidang tertentu bahkan
membingungkan, atau tidak ditujukan secara tepat untuk tujuan-tujuan
bisnis. Informasi yang dipersyaratkan dalam fungsi bisnis yang spesifik
mungkin
tidak
dapat
diakses
karena
datanya
tidak
cocok.
3. Biaya
Beberapa sistem arahannya bagus, tetapi dalam implementasi dan
pengoperasiannya memerlukan biaya diatas anggaran. Sementara itu, dalam
sistem yang lain memerlukan biaya yang mahal untuk berfungsinya sistem
tersebut. Dalam kasus semacam ini, pengeluaran yang demikian besar tidak
dapat dipertimbangkan semata-mata dari nilai bisnis yang ditampilkan oleh
sistem informasi tersebut tetapi juga harus diperhatikan manfaat secara
keseluruhan.
4. Operasi
Sistem tidak akan berjalan dengan baik jika informasi tidak disediakan
secara tepat waktu dan efisien karena operasi komputer yang
mengendalikan pemrosesan informasi tidak berjalan semestinya. Pekerjaanpekerjaan yang gagal sering mengakibatkan pengulangan-pengulangan atau
penundaan dan tidak dapat memenuhi jadwal penyampaian informasi.
Sebuah sistem yang on-line secara operasional dikatakan tidak cukup jika
waktu
responnya
demikian
lama.
Mengukur
Kesuksesan
Sistem
Banyak faktor yang dapat dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu
sistem. Faktor-faktor yang dapat dipertimbangkan menurut Laudon adalah:
1.
Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur
melalui polling terhadap pengguna, pemanfaatan kuisioner, atau memonitor
parameter
seperti
volume
transaksi
on-line.
2. Kepuasan para pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuisioner
atau interview. Dalam konteks ini dapat dimasukkan opini dari para
pengguna tentang akurasi, ketepatan waktu, relevansi informasi, kualitas
pelayanan yang diberikan, dan jadwal operasi sangat menjadi penting. Hal
lain yang tidak kalah penting adalah sikap manajer terhadap bagaimana
informasi yang diperlukan bisa memuaskan serta opini para pengguna
tentang bagaimana sistem dapat mencapai peningkatan terhadap
performance
pekerjaan
mereka.
3. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi
dan
staff
dari
sistem
informasi.
4. Tujuan
yang
dicapai.

5. Imbal balik keuangan untuk organisasi, baik melalui pengurangan biaya

atau
peningkatan
sales
dan
profit.
Kelima ukuran tersebut dipertimbangkan menjadi limited value walaupun
telah diambil keputusan untuk mengembangkan sistem tertentu.
Penyebab
Kesuksesan
dan
Kegagalan
Sistem
Informasi
Sistem informasi menjadi prioritas pertama untuk dikembangkan karena
besarnya ketakutan-ketakutan faktor internal atau institusional. Beberapa
sistem gagal karena benturan diantara lingkungan atau keadaan internal.
Ada beberapa alasan mengapa gagal. Beberapa studi telah menemukan
bahwa dalam organisasi dengan situasi dan lingkungan yang hampir sama,
inovasi yang sama akan menghantarkan kesuksesan, namun kegagalan
unsur yang lain dalam organisasi merupakan menyebab kegagalan. Hal ini
disebabkan karena fokus penjelasan terdapat pada pola pengimplementasian
yang
berbeda.
Implementasi
Konsep
Implementasi merujuk pada semua aktivitas organisasi yang ditujukan
terhadap adopsi, manajemen, dan inovasi rutin. Yang harus diyakini adalah
organisasi harus memilih para pelaku dengan karakteristik sosial yang cocok
untuk kesuksesan inovasinya. Secara umum literatur yang berkaitan dengan
hal ini memfokuskan pada adaptasi tingkat awal dan inovasi dari
manajemen.
Kelompok pemikiran yang lain dalam literatur implementasi memfokuskan
pada strategi inovasi. Terdapat beberapa contoh organisasi dimana tidak
terdapat dukungan dari manajemen puncak untuk proyek inovatif semenjak
dari awal, dan pada saat yang sama tanpa dorongan yang kuat dari
bawahan, partisipasi dari pengguna akhir, sehingga proyek sistem informasi
dapat
saja
gagal.
Pendekatan ketiga dari implementasi memfokuskan pada faktor-faktor yang
menyebabkan perubahan organisasi secara umum sebagai sesuatu yang
berlebihan terhadap inovasi yang bersifat rutin dalam jangka panjang.
Studi tentang proses implementasi telah menguji hubungan antara desainer
suatu sistem informasi dan pengguna pada tahap-tahap yang berbeda dalam
pengembangan
sistem.
Studi
memfokuskan
pada
isu
seperti:
Konflik antara orientasi teknis / mesin dari spesialisasi sistem informasi
dan
pengguna
yang
berorientasi
pada
bisnis
atau
organisasi.
Dampak sistem informasi pada struktur organisasi, kelompok kerja dan
perilaku.
Aktivitas perencanaan dan pengembangan sistem informasi manajemen.

 Tingkat partisipasi pengguna dalam proses desain dan pengembangan

sistem.