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Gestin del Tiempo del

Proyecto
Expositor: Julio Antonio Garayar Rocha, PMP

Agenda

Introduccin
Planificar la gestin del cronograma
Definir las actividades
Establecer la secuencia de actividades
Estimar los recursos de las actividades
Estimar la duracin de actividades
Desarrollar el cronograma
Controlar del cronograma

Introduccin
Planificacin

Control

6.1 Planificar la gestin del


cronograma
6.2 Definir las actividades
6.3 Secuenciar las
actividades
6.4 Estimar los recursos de
las actividades

6.5 Estimar la duracin de


las actividades
6.6 Desarrollar el
cronograma

6.7 Controlar el
cronograma

Introduccin
Buenas prcticas para obtener estimados
Estimados deben basarse en la EDT para mejorar la precisin.
Estimados deben ser realizados en lo posible por la persona que
va ha realizar el trabajo.
Informacin histrica de pasados proyectos es la clave para
mejorar los estimados.
Una lnea base debe ser mantenida y no cambiada excepto por
cambios aprobados para el proyecto.
Cambios son aprobados por un sistema integrado de control de
cambios.
Estimados son mas precisos si se descomponen en paquetes ms
pequeos de trabajo.

Introduccin
Buenas prcticas para obtener estimados
Acciones correctivas y preventivas deben ser recomendadas
cuando ocurran problemas.
Un gerente de proyecto nunca debe aceptar requerimientos de la
gerencia sin antes analizar las necesidades del proyecto, obtener
sus propios estimados y reconciliar cualquier tipo de diferencia para
producir estimados realistas.
Padding no es una practica aceptable para gestionar proyectos.
El gerente de proyectos debe cumplir con los estimados acordados.
El gerente de proyectos debe saber que hacer cuando recibe los
estimados.
El gerente de proyectos debe mantener los estimados realistas.

del

6.1 Planificar la gestin


cronograma

6.1 Planificar la gestin del cronograma


Salidas
.1 Plan de gestin del
cronograma

Entradas
.1 Plan para la direccin del
proyecto
.2 Acta de constitucin del
proyecto.
.3 Factores ambientales de la
empresa
.4 Activos de los procesos de
la organizacin

Tcnicas y
Herramientas
.1 Juicio de experto
.2 Tcnicas analticas
.3 Reuniones

6.1. Planificar la gestin del alcance

6.1 Planificar la gestin del cronograma


Plan de gestin del cronograma

Es un plan subsidiario del plan para la direccin del proyecto.


Establece el criterio y las actividades para planificar, monitorear y controlar
el cronograma.

6.2 Definir las Actividades

6.2 Definir las actividades

Entradas
.1 Plan de gestin del
cronograma.
.2 Lnea base del alcance.
.3 Factores ambientales de la
empresa.
.4 Activos de los procesos de
la organizacin.

Tcnicas y
Herramientas
.1 Descomposicin
.2 Planificacin gradual
.3 Juicio de expertos

Salidas
.1 Lista de actividades
.2 Atributos de la
actividad.
.3 Lista de hitos

6.2 Definir las actividades - Consiste en identificar las acciones especficas a ser realizadas
para elaborar los entregables del proyecto.

6.3 Secuenciar las


Actividades

6.3 Secuenciar las actividades

Entradas
.1 Plan de gestin del
cronograma
.2 Lista de actividades.
.3 Atributos de la actividad.
.4 Lista de hitos.
.5 Enunciado del alcance
del proyecto
.6 Factores ambientales de la
empresa
.7 Activos de los procesos de
la organizacin

Tcnicas y
Herramientas
.1 Mtodos de
diagramacin por
precedencia (PDM)
.2 Determinacin de
dependencia
.3 Aplicacin de adelantos
y atrasos

Salidas
.1 Diagramas de red del
cronograma
.2 Actualizaciones a los
documentos del proyecto

6.3 Secuenciar las actividades - Consiste en identificar y documentar las relaciones entre
las actividades del proyecto.

Establecimiento de la Secuencia de las Actividades

Herramientas y Tcnicas
Mtodo de
Diagramacin por
Precedencia (PDM)

Establecimiento de la secuencia de las actividades

Herramientas y Tcnicas
Determinacin de dependencias

6.4 Estimar los Recursos de


las Actividades

6.4 Estimar los recursos de las actividades

Entradas
.1 Plan de gestin del
cronograma
.2 Lsta de actividades.
.3 Atributos de la actividad.
.4 Calendario de recursos.
.5 Registro de riesgos
.6 Estimados de costo de
las actividades
.7 Factores ambientales de la
empresa
.8 Activos de los procesos de
la organizacin

Tcnicas y
Herramientas
.1 Juicio de experto
.2 Anlisis de alternativas
.3 Datos de estimacin
publicados
.4 Estimacin ascendente
(Bottom up)
.5 Software de gestin de
proyectos

Salidas
.1 Requisitos de
recursos de las
actividades
.2 Estructura de
desglose del recursos.
(RBS).
.3 Actualizaciones a los
documentos del proyecto.

6.4 Estimar los recursos de las actividades - Consiste en estimar el tipo y las cantidades
de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad.

Estimacin de los recursos de las actividades

Herramientas y Tcnicas
Estimacin ascendente

Cuando no se puede estimar una actividad con un grado


razonable de confianza, el trabajo de la actividad se
descompone en mayor detalle, se estiman los recurso de cada
una de las partes inferiores y luego se suman.

6.5 Estimar la duracin de


las actividades

6.5 Estimar la duracin de las actividades

Entradas
.1 Plan de gestin del
cronograma.
.2 Lista de actividades.
.3 Atributos de la actividad.
.4 Requisitos de recursos
de la actividad.
.5 Calendarios de recursos
.6 Enunciado del alcance
del proyecto
.7 Registro de riesgos
.8 Estructura de desglose
del recurso (RBS)
.9 Factores ambientales de la
empresa
.10 Activos de los procesos
de la organizacin

Tcnicas y
Herramientas
.1 Juicio de expertos
.2 Estimacin anloga
.3 Estimacin parametrica
.4 Estimacin por tres
valores
.5 Tcnicas grupales de
toma de decisin
.6 Anlisis de reserva

Salidas
.1 Estimados de la
duracin de las
actividades
.2 Actualizaciones a los
documentos del proyecto.

6.5 Estimar la duracin de las actividades - Consiste en establecer aproximadamente la


cantidad de perodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos
estimados.

Estimacin de la duracin de las actividades

Herramientas y Tcnicas
Estimacin Paramtrica
Tcnica que utiliza relacin entre datos histricos y otras variables
para calcular una estimacin de costos.
Puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo de la
complejidad y la informacin de costos y recursos. Los modelos
pueden ser simples (la construccin de casas residenciales
costara cierta cantidad de dinero por m2 de vivienda) o complejos.
Los modelos paramtricos pueden ser altamente confiables
cuando: los proyectos involucrados de hecho, son similares; la
informacin histrica usada para desarrollar el modelo fue
precisa; y el modelo es escalable (trabaja bien para un gran
proyecto as como para uno pequeo).

Estimacin de la duracin de las actividades

Herramientas y Tcnicas
Estimacin tres valores
Ms probable (DM)

La duracin ms probable de la actividad se basa en una


evaluacin realista del esfuerzo necesario para el trabajo
requerido.
Optimista (DO)
La duracin optimista de la actividad se basa en el anlisis del
mejor escenario posible para esa actividad
Pesimista (DP)
La duracin pesimista de la actividad se basa en el anlisis del
peor escenario posible para esa actividad

Estimacin de la duracin de las actividades

Herramientas y Tcnicas
Estimacin tres valores
Duracin esperada (DE) de la actividad o PERT se calcula:
DE = DO + 4DM + DP / 6
Desviacin Estndar de la actividad se calcula:
DE = DP- DO / 6
Varianza de la actividad se calcula:
[DP-DO/6]2

Estimacin de la duracin de las actividades

Herramientas y Tcnicas
Estimacin tres valores
Ejercicio : Calcular el rango de estimacin del proyecto en das.
Actividad

DP

DM

DO

47

27

14

89

60

41

48

44

39

42

37

29

PERT

28.167

170.167

Desviacin
Estndar

Varianza

Rango de
Estimacin

5.500

30.250

22.667
33.667

10.060

101.196

160.107
180.227

Estimacin de la Duracin de las Actividades

Herramientas y Tcnicas
Anlisis de Reserva

Reserva de tiempo para contingencia (colchn).

Pueden ser un porcentaje de la duracin de la actividad,una cantidad fija


de periodos, o calcularse mediante el anlisis cuantitativo de riesgos.

La reserva puede usarse en forma total o parcial, reducurse o eliminarse


cuando haya informacin ms precisa.

6.6 Desarrollar el
Cronograma

6.6 Desarrollar el Cronograma


Entradas
.1 Plan de gestin del
cronograma
.2 Lsta de actividades.
.3 Atributos de la actividad.
.4 Diagrama de red del
cronograma del proyecto.
.5 Requisitos de recursos
de la actividad.
.6 Calendario de recursos
.7 Estimados de la
duracin de la actividad
.8 Declaracin del alcance
del proyecto.
.9 Registro de riesgo
.10 Asignaciones de
personal del proyecto
.11 Estructura de desglose
del recurso (RBS)
.12 Factores ambientales de
la empresa
.13 Activos de los procesos
de la organizacin

Tcnicas y
Herramientas
.1 Anlisis de red del
cronograma
.2 Mtodo de la ruta crtica
.3 Mtodo de la cadena
crtica
.4 Tcnicas de optimizacin
de recursos
.5 Tcnicas de modelado
.6 Aplicacin de adelantos
y atrasos
.7 Compresin del
cronograma
.8 Herramienta de
planificacin

Salidas
.1 Lnea base del
cronograma.
.2 Cronograma del
proyecto
.3 Datos del cronograma
.4 Calendarios del
proyecto
.5 Actualizaciones al plan
para la direccin del
proyecto.
.6 Actualizaciones a los
documentos del proyecto

6.6 Desarrollar el Cronograma - Consiste en analizar el orden de las actividades, su


duracin, los requisitos de recursos y las restricciones para crear el cronograma del proyecto.

Ejercicio : Ruta Crtica


Actividad

Actividad
Predecesora

Comienzo

Estimado en
Meses
0

Comienzo

Comienzo

D,A

F,E

Fin

C,B

Ejercicio : Ruta Crtica


1.
2.
3.
4.
5.

Cul es la duracin de la ruta crtica?


Cul es la holgura de la actividad B?
Cul es la holgura de la actividad E?
Cul es la holgura de la actividad D?
Para disminuir la duracin del proyecto, el
patrocinador ha ofrecido retirar la actividad E
del proyecto, haciendo que la actividad D sea
predecesora de las actividades G y F. Cul
ser el resultado?

Desarrollo del cronograma

Herramientas y Tcnicas
Tcnicas de optimizacin de recursos
Nivelacin de recursos

Se aplica a un modelo de cronograma que ya ha sido analizado por medio


del mtodo de la ruta crtica.
Se usa para analizar situaciones en las que se dispone de recursos
compartidos o crticos, necesarios solo en ciertos momentos o para
mantener el uso de recursos en un nivel constante.

6.7 Controlar el
Cronograma

6.7 Controlar el Cronograma

Entradas
.1 Plan para la direccin del
proyecto
.2 Cronograma del proyecto.
.3 Datos sobre el desempeo
del trabajo.
.4 Datos del cronograma
.5 Activos de los procesos de
la organizacin

Tcnicas y
Herramientas
.1 Revisiones del
desempeo.
.2 Software de gestin de
proyectos
.3 Tcnicas de optimizacin
de recursos
.4 Tcnicas de modelado
.5 Ajuste de adelantos y
atrasos
.6 Compresin del
cronograma
.7 Herramienta de
planificacin

Salidas
.1 Informacin sobre el
desempeo del trabajo
.2 Proyecciones del
cronograma
.3 Solicitudes de cambio
.4 Actualizaciones al plan
para la direccin del
proyecto.
.5 Actualizaciones a los
documentos del proyecto
.6 Actualizaciones de los
activos de los procesos
de la organizacin

6.7 Controlar el Cronograma - Proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto
para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la lnea base del cronograma.

Control del Cronograma

Herramientas y Tcnicas
Revisiones del Desempeo
Las revisiones del desempeo permiten medir, comparar y
analizar el desempeo del cronograma, en aspectos como
las fechas reales de inicio y finalizacin, el porcentaje
completado y la duracin restante para el trabajo en
ejecucin.

Control del cronograma

Herramientas y Tcnicas
Software de gestin de proyectos
Posibilita hacer seguimiento de las fechas reales versus las
fechas planificadas.
MS-Proyect, Primavera, etc.

Control del cronograma

Resultados
Informacin sobre el rendimiento del trabajo
Variacin del cronograma (SV) e ndice de rendimiento del
cronograma (SPI).
Especialmente para los paquetes de trabajo y las cuentas de
control.
Se calculan, documentan y comunican a los interesados del
proyecto.

Preguntas?

Bibliografa
Gua del PMBOK, quinta edicin. Captulo 6
Gestin del Tiempo del Proyecto.
Administracin profesional de Proyectos, La Gua. Yamal Chamoun.

Muchas Gracias