MS Project
com nfase
em
Gerenciamento
de Projetos
Parceiro
Parceiro
CONTROLE DE CUSTOS___________________________________________________________35
Parceiro
Parceiro
Parceiro
O QUE SO OS PROJETOS?
Quando estamos exaustos e estressados pelo excesso de trabalho, temos necessidade
de relaxar, descontrair, descansar para dar prosseguimento ao trabalho. Ento
comeamos a pensar nas to esperadas frias. Para onde ir, quantos dias ficarem,
lugares a visitar, roteiro de viagens, hotis, guias tursticos e etc so questes que nos
passam pela cabea quando as planejamos.
Quando chegam as frias estamos com tudo definido e comeamos a por em prtica
tudo que idealizamos. Claro que no conseguimos realizar exatamente como
pensamos, mas na data estabelecida retornamos mais descansados e menos
estressados, tendo realizado assim o propsito da viagem.
Segundo o PMI os projetos so empreendimentos temporrios realizados para criar um
produto ou servio nico.
O conceito se aplica para muitas aes e empreendimentos, desde as nossas frias
anuais, as festas de aniversrio dos nossos filhos e projetos mais complexos como os
militares e os de engenharia pesada.
Parceiro
ATIVIDADES ROTINEIRAS
Todos os dias quando acordamos executamos uma srie de aes como tomar banho,
escovar os dentes, fazer a barba, vestir roupa e tomar caf, com o objetivo de nos
preparar para mais um dia de trabalho. Esse tipo de ao feita todos os dias sem um
prazo definido para terminar.
Nas empresas tambm realizamos aes repetitivas e permanentes que tem foco na
rotina operacional e no podem ser categorizadas como projetos. A esse tipo de aes
damos o nome de ATIVIDADES ROTINEIRAS
Ento podemos dizer que Atividades Rotineiras:
So aes repetitivas e permanentes, realizadas em um ambiente funcional, com
resultados conhecidos e com foco na disciplina.
- Aes repetitivas e permanentes Atividades rotineiras so repetitivas, isto ,
ocorrem constantemente com o propsito de atender necessidades funcionais.
Permanente, pois so realizadas freqentemente sem fim estabelecido.
- Realizadas em um ambiente funcional Essas atividades ocorrem em
departamentos ou sees da empresa sem interveno de outras reas.
- Resultados conhecidos Ao contrrio dos projetos, as atividades rotineiras tem o
resultado conhecido em funo da freqncia de realizao.
- Foco na disciplina Como as atividades rotineiras geralmente so setoriais, seus
resultados so alinhados disciplina do setor e seus executores tem qualificaes
exatas para sua realizao.
Parceiro
STAKEHOLDERS
So as pessoas ou organizaes que esto ativamente envolvidos no projeto ou tm
interesse no projeto. Podem afetar o projeto e seu resultado POSITIVAMENTE ou
NEGATIVAMENTE.
Exemplos: Gerente de projeto, equipe, cliente, patrocinador, concorrentes, etc.
Parceiro
FASES DE UM PROJETO
As fases do ciclo de vida de um projeto esto relacionadas com as caractersticas
especficas daquele projeto.
Para desenvolver um sistema, temos que verificar as necessidades do usurios,
codificar e testar as funcionalidades do sistema, coloc-lo em produo, documentar
os procedimentos e capacitar s pessoas na sua utilizao. Todas essas etapas so
fazes do ciclo de vida do projeto e dentro de cada uma delas temos que planejar as
tarefas a serem realizadas e execut-las conforme o planejado.
Concepo
Desenvolvimento
Implantao
Documentao
Capacitao
GRUPOS DE PROCESSOS
Para realizarmos um projeto necessrio executar uma srie de processos divididos
em reas de conhecimento especficas. O foco do gerenciamento de projetos a
integrao das reas de conhecimento nos cinco grupos de processos definidos no
PMBOK.
Os cinco grupos de processo so:
Processos de Iniciao
Processos de Planejamento
Processos de Execuo
Processos de Controle
Processos de Encerramento
Parceiro
Processos de
Iniciao
Desenvolvimento
Processos de
Planejamento
Processos de
Controle
Processos de
Iniciao
Processos de
Execuo
Processos de
Planejamento
Processos de
Controle
Processos de
Encerramento
Implantao
Processos de
Iniciao
Processos de
Execuo
Processos de
Encerramento
Processos de
Planejamento
Processos de
Controle
Documentao
Processos de
Iniciao
Processos de
Execuo
Processos de
Encerramento
Processos de
Planejamento
Processos de
Controle
Capacitao
Processos de
Iniciao
Processos de
Execuo
Processos de
Encerramento
Processos de
Planejamento
Processos de
Controle
Processos de
Execuo
Processos de
Encerramento
Atividade
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Parceiro
ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS
Os projetos geralmente so parte ou esto diretamente ligados a uma organizao
patrocinadora ou cliente. A forma com que esses projetos so priorizados e a
autonomia do gerente de projetos, est vinculada as diretrizes estratgicas da
empresa.
Com base nas alternativas organizacionais citadas acima, o PMI definiu alguns modelos
de estruturas organizacionais, levando em considerao a viso da empresa em
relao aos seus projetos.
Podemos citar como principais modelos de estrutura organizacional:
Estrutura Funcional
Estrutura Matricial
o Estrutura Matricial Fraca
o Estrutura Matricial Balanceada
o Estrutura Matricial Forte
Estrutura Projetizada
ESTRUTURA FUNCIONAL
o modelo organizacional tradicional das empresas. A estrutura toda departamental
e a definio hierrquica bem definida, todos os funcionrios conhecem bem seu
superior.
11
Parceiro
Organizao Funcional
Executivo
Chefe
Gerente
Funcional
Coordenao
do Projeto
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Pessoal
ESTRUTURA PROJETIZADA
Nesse modelo organizacional a estrutura da empresa est totalmente voltada para o
desenvolvimento de projetos.
Os ncleos de trabalho so montados em funo dos projetos, mas o
comprometimento da equipe baixo em funo do futuro incerto. Embora o poder do
gerente de projetos seja alto ou total nesse modelo, suas habilidades interpessoais so
fundamentais para motivar a equipe.
12
Parceiro
Organizao Projetizada
Coorde nao
do Projeto
Executivo
Chefe
Gerente
de Projetos
Gerente
de Projetos
Gerente
de Projetos
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Pessoal
ESTRUTURA MATRICIAL
Este modelo uma combinao do modelo funcional com o modelo projetizado. Nesse
modelo o poder do gerente de projetos e a priorizao dos projetos, aumentam em
funo da estrutura organizacional adotada.
Podemos quebrar o modelo matricial em trs subcategorias, de acordo com a maneira
de gerenciar seus projetos. Essas subcategorias seriam:
Matricial Fraca
Matricial Balanceada
Matricial Forte
MATRICIAL FRACA
Na matriz fraca ainda no temo a figura do Gerente de Projetos, mas temos equipes
designadas para os projetos e integrao entre as reas departamentais.
A priorizao das atividades do projeto baixa, tendo em vista que as equipes ainda
esto subordinadas ao departamento de origem.
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Parceiro
Organizao Matricial
Fraca
Executivo
Chefe
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Coordenao
do Projeto
MATRICIAL BALANCEADA
Na matriz balanceada j temos a figura do Gerente de Projetos, com pouca autonomia
mas coordenando as atividades da equipe.
Nesse modelo destacamos o aumento considervel dos conflitos em funo do
superior no estar claramente definido.
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Parceiro
Organizao Matricial
Balanceada
Executivo
Chefe
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Pessoal
Gerente de
Projetos
Pessoal
Pessoal
Coordenao
do Projeto
MATRICIAL FORTE
Na matriz forte o gerente de projetos ganha mais autonomia e um rea de reporte
voltada a projetos.
Nesse modelo as equipe j esto mais comprometidas com projeto e a prioridade dos
projetos dentro da organizao alta.
15
Parceiro
Integrao
Escopo
Tempo
Custos
Qualidade
Comunicao
Recursos Humanos
Riscos
Aquisies
GERENCIAMENTO DO ESCOPO
O escopo refere-se abrangncia ou s fronteiras do projeto. no escopo que
determinamos o vamos ou no fazer no projeto. Ele define onde termina um trabalho
e onde comea outro, j que a maioria dos projetos est repleta de requisitos mal
definidos e inconsistentes, a gerncia de escopo assume enorme importncia.
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Parceiro
GERENCIAMENTO DO TEMPO
Sendo projeto um esforo finito, temos prazos a cumprir para atingirmos as
expectativas de tempo do nosso patrocinador. Esta uma caracterstica que marca o
trabalho do comeo ao fim e que faz com que o trabalho em projetos se destaque de
trabalho de natureza rotineira. O tempo uma referncia importante para avaliar o
sucesso do projeto. Em projetos complexos, abordagens baseadas em sistemas
sofisticados ajudam a controlar o tempo, tcnicas de redes de interdependncia, com
PERT/CPM, apoiadas por softwares de gerenciamento de projetos como o MS-Project,
so usadas no planejamento e no controle de atividades do projeto.
GERENCIAMENTO DO CUSTO
A gerncia de projeto tem o papel de orar e controlar os custos globais para manter
os projetos dentro dos limites oramentrios. A administrao dos fluxos de caixa
colabora para otimizar a utilizao de fundos durante o perodo de existncia do
projeto. Os indicadores de valor agregado auxiliam no acompanhamento e anlise dos
prazos vinculando-os com o oramento.
GERENCIANDO A QUALIDADE
A satisfao dos stakeholders e cumprimento dos requisitos so fatores crticos do
projeto. Nas industriais e ambiente funcionais, os padres de qualidade so ditados
pelas especificaes e por anlise detalhada dos processos, que, por sua vez, so
usadas como base para monitorar o desempenho do projeto. Mesmo em projetos que
no usam especificaes detalhadas para estabelecer padres de qualidade, espera-se
um mnimo de qualidade processual.
17
Parceiro
GERENCIAMENTO DA INTEGRAO
A gerncia da integrao nada mais do que a consolidao dos diversos planos
gerados em um plano nico, denominado Plano do Projeto.
No plano do projeto temos todos os insumos para o gerenciamento efetivo de um
projeto.
18
Parceiro
19
Parceiro
20
Parceiro
21
Parceiro
22
Parceiro
23
Parceiro
A - Capacidade
C - Calendrio
Menu, janelas.
Mouse.
Teclado.
Tempo de entrada.
Clculo de folgas (total, livre, negativa).
Caminho crtico.
Sumarizao.
Fator tempo-custo (funo do custo - linear/no linear)
Relatrios (tabular e grficos).
Spooler (processamentos/sadas simultneas).
Gerao de relatrios.
E - Alocao de recursos
Tipos.
Quantidade permitida.
Unidades.
Nivelamento.
Suavizao (uso de folgas).
24
Parceiro
F - Custos
Oramentos (previsto/realizado).
Diretos e indiretos.
Curva S.
Sumarizao pela estrutura analtica.
EVA
G Ambiente Colaborativo
Servidor de Projetos
Atribuio de Equipes de Trabalho
Notificaes por email
Base de dados corporativa
H - Treinamento e manuteno
Demonstrao do software.
Tutorial.
Programa de treinamento.
Suporte tcnico.
Garantia.
Literatura disponvel
25
Parceiro
SERVIDORES DE PROJETOS
O principal instrumento que viabiliza o VPMO o Servidor de Projetos, que o
repositrio das informaes do VPMO. Como ncleo de informaes o Servidor de
Projetos prov servios como:
Portais de Projetos
Atualmente a maioria das solues EPM, tem ambiente de trabalho WEB, onde
podemos efetuar operaes relativas aos projetos corporativos.
Embora essas solues se assemelhem aos portais de projetos, elas no tm todas as
funcionalidades necessrias para a caracterizao dos portais.
Geralmente as solues EPM so integradas aos portais para somar funcionalidades.
Os Portais de Projetos acumulam as funes tradicionais de um portal WEB somados
aos recursos de Gesto de Projetos corporativo.
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Parceiro
Chat
Frum
News Letters
Mailing
FAQ
Perfis de Acesso
FERRAMENTAS COMPLEMENTARES
Alm das ferramentas especficas para gerenciamento de projetos, necessitamos de
um ambiente tecnolgico favorvel. O ponto forte do VPMO so os dados de projetos,
que tratados de forma estratgica, fornecero instrumentos de gesto eficazes e
garantia de utilizao das ferramentas implementadas.
Partindo do principio do Business Intelligence, necessitamos de um ambiente de dados
muito bem estruturado que garanta: integridade, segurana e velocidade no acesso as
informaes.
A integrao entre os diversos tipos de dados empresariais pertinentes ao
gerenciamento de projetos a chave para o sucesso do VPMO. Recursos OLAP so
essenciais nesse processo.
27
Parceiro
2.3 - Concluso
Cada vez mais as empresas esto estruturadas para trabalhar por projetos, de forma a
garantir melhores resultados no menor tempo, com menos recursos e com a maior
qualidade possvel. A gesto efetiva dos recursos humanos da empresa e dos projetos
fator de competividade atualmente.
inegvel o papel do Escritrio de Projetos para auxiliar a empresa a obter a
excelncia em gerenciamento de projetos, atravs da gesto em um ponto focal do
portflio de projetos da empresa ou setor, com otimizao de utilizao de recursos,
acompanhamento e controle dos resultados e apoio alta administrao na seleo de
projetos e alinhamento dos mesmos ao plano estratgico.
O VPMO Virtual Project Management Office uma forma interessante de se obter os
benefcios da tecnologia para gesto colaborativa dos projetos da empresa ou setor.
Independente da implantao fsica ou no de Escritrio de Projetos, deve-se
considerar as solues tecnolgicas para auxiliar a empresa a gerir os seus projetos.
Em um ambiente tecnolgico mutvel e em constante evoluo faz-se necessrio um
ambiente administrativo flexvel, capaz de absorver as evolues e mudanas com
facilidade, permitindo a gesto eficiente das informaes.
Com base nessa premissa, o VPMO surge como uma infra-estrutura de apoio a
projetos, totalmente inovadora e dinmica com bases slidas nos conceitos de gesto
de informao.
O VPMO a chave de integrao entre as diversas ferramentas e tcnicas disponveis
para gesto otimizada de projetos e o seu papel consolidar e disseminar os
instrumentos de gesto corporativa e dar insumos para os clientes de GP.
28
Parceiro
INICIAO
A Iniciao do Escopo o processo responsvel por autorizar formalmente um novo
projeto ou dar continuao ao um projeto j existente para uma nova fase.
No processo de iniciao do Escopo, o uso do Microsoft Project ainda bem pequeno,
tendo em vista que o plano de projeto ainda bem embrionrio.
Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
PLANEJAMENTO DO ESCOPO
O Planejamento do Escopo do Projeto se refere a elaborao e documentao do
trabalho do projeto e o produto que o projeto ir gerar.
No processo de planejamento do escopo, ainda temos um uso muito restrito do MSProject.
Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
29
Parceiro
DEFINIO DO ESCOPO
A Definio do Escopo envolve a subdiviso dos resultados principais do projeto em
unidades menores e mais gerenciveis.
No processo de definio do escopo a utilizao do Project comea a se intensificar.
nesse processo que desenvolvemos a EAP (Estrutura Analtica do Projeto). O termo
EAP vem de WBS (Work Breakdown Structure), que foi traduzido no MS-Project como
EDT (Estrutura de Diviso de Trabalho).
Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
VERIFICAO DO ESCOPO
A Verificao do Escopo o processo responsvel pela aceitao formal do escopo do
projeto pelos stakeholders (interessados ou intervenientes). Esse processo requer a
reviso dos principais deliverables de maneira a verificar se todos foram entregues de
forma satisfatria.
Na verificao do escopo a utilizao do Project intensiva e essencial para o sucesso
deste processo.
30
Parceiro
31
Parceiro
32
Parceiro
ELABORAO DO CRONOGRAMA
Elaborar um cronograma significa estabelecer as datas de inicio e de concluso das
atividades de um projeto.
Na Elaborao do Cronograma que tornaremos os prazos realmente exeqveis.
Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
Tipos de Tarefa Calcula a durao de uma atividade com base nos recursos
atribudos e na carga de trabalho definida.
CONTROLE DO CRONOGRAMA
O controle do cronograma se refere a gerenciar as alteraes feitas no cronograma
para manter a conformidade.
Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
33
Parceiro
34
Parceiro
ESTIMATIVA DE CUSTOS
A estimativa de custos se refere ao clculo de um valor aproximado do custo dos
recursos necessrios para execuo das atividades do projeto.
Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
ORAMENTO DE CURSOS
O oramento de cursos engloba a distribuio da estimativa total de custos entre as
atividades individuais ou pacotes de trabalho, a fim de estabelecer uma linha de base
dos custos.
Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
CONTROLE DE CUSTOS
O controle de custos consiste na verificao da conformidade dos custos realizados
com os custos de linha de base.
Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
35
Parceiro
PLANEJAMENTO DA QUALIDADE
O Planejamento da Qualidade envolve a identificao dos padres de qualidade
relevantes para o projeto e a definio de como atender a esses padres.
Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
GARANTIA DA QUALIDADE
A garantia da qualidade se refere a todas as atividades sistemticas, planejadas dentro
do sistema de qualidade, de maneira a gerar confiana de que o projeto ir satisfazer a
todos os padres relevantes de qualidade.
Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
CONTROLE DE QUALIDADE
O controle de qualidade envolve a monitorao dos resultados especficos do projeto a
fim de determinar se eles satisfazem aos padres relevantes de qualidade, e inclui
tambm a identificao de como eliminar as causas de resultados insatisfatrios.
Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
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Parceiro
PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL
O Planejamento Organizacional envolve a identificao, a documentao e a atribuio
de funes, responsabilidades e relaes de distribuio de informaes do projeto.
Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
FORMAO DA EQUIPE
A formao da equipe se refere a fazer com que os recursos humanos necessrios
sejam designados e estejam trabalhando no projeto.
Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
37
Parceiro
DESENVOLVIMENTO DA EQUIPE
O desenvolvimento da equipe envolve a melhoria da habilidade dos interessados para
contribuir individualmente, assim como tambm a habilidade da equipe para funcionar
como uma equipe.
Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
38
Parceiro
RELATRIO DE DESEMPENHO
O relatrio de desempenho envolve a coleta e divulgao de informaes sobre o
desempenho do projeto, de maneira a fornecer aos interessados informaes sobre
como os recursos esto sendo utilizados para que os objetivos do projeto sejam
alcanados.
Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
ENCERRAMENTO ADMINISTRATIVO
O encerramento administrativo do projeto ou fase acontece aps seus objetivos terem
sido atingidos, ou ter sido decidido seu encerramento por outras razes.
Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
39
Parceiro
IDENTIFICAO DE RISCOS
A identificao de riscos envolve determinar quais riscos poderiam afetar o projeto e
documentar as caractersticas desses riscos.
Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
40
Parceiro
41
Parceiro
PLANEJAMENTO DA SOLICITAO
O planejamento da solicitao consiste em preparar os documentos necessrios que
serviro de suporte ao processo de solicitao.
Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
SOLICITAO
A solicitao o processo atravs do qual se obtm respostas de possveis
fornecedores sobre como satisfazer as necessidades do projeto.
Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
42
Parceiro
ADMINISTRAO DO CONTRATO
A administrao do contrato o processo atravs do qual se garante que o
desempenho do fornecedor estar de acordo com os requisitos contratuais.
Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
ENCERRAMENTO DO CONTRATO
O encerramento do contrato semelhante ao encerramento administrativo uma vez
que envolve tanto a verificao do produto quanto o encerramento administrativo.
43
Parceiro
Vrias qualificaes de
recursos
Bloqueio de informaes da
linha de base
44
Parceiro
Sincronizao de recursos
Sincronizao da segurana
45
Parceiro
Bloqueio do quadro de
horrios
46
Parceiro
Aprimoramentos da impresso
Check-in e check-out de
documentos
Verses de documentos
47
Parceiro
Capacidade de gerenciamento
de risco
48
Parceiro
49
Parceiro
Projetos consolidados
998
Arquivos de projeto abertos por projeto
998
consolidado
Arquivos
do
participante
do 999 (isto , o nmero mximo de arquivos de
compartilhamento conectados a um projeto abertos menos 1 para o prprio pool
pool de recursos
de recursos)
Janelas abertas
50
Calendrios base
ilimitado
Excees de calendrio por calendrio 1.400
Tarefas imprimveis no calendrio
4.000
mensal
Tabelas de taxas para dar suporte a
diferentes escalas e taxas de 5 por recurso
pagamento
Taxas variveis por tabela de taxas para
dar suporte a aumentos e diminuies 25
de taxa
Valor de custo em um campo de
999.999.999.999,99
unidade monetria
Valor de trabalho
1.666.666.667 horas
Atribuies de valores de trabalho para:
Atribuies de trabalho
999.999.999 minutos
Atribuies de material variveis
999.999.999 unidades
Para atribuies de material fixas
60.000.000 unidades
Clulas e barras de Gantt que podem
64.000
ser formatadas diretamente
Porcentagem do intervalo de ajuste da
10-500%
escala de impresso
Texto do cabealho de pgina
5 linhas
Texto do rodap de pgina
3 linhas
Texto da legenda de pgina
3 linhas
Largura da caixa de texto da legenda de
5 polegadas (12,7 centmetros)
pgina
Testes de filtro por filtro
40
Testes de filtro por AutoFiltro
2 por coluna
Data mais antiga permitida para clculo 1 de janeiro de 1984
Data mais avanada permitida para
31 de dezembro de 2049
clculo
Selees no contguas em modo de
9
exibio de planilha
Linhas de base
11
Caracteres em campo de texto
255
Caracteres em campo de cdigo da 255
50
Parceiro
estrutura de tpicos
Valores e caracteres em campo Mltiplo
255 valores, cada um com 255 caracteres
Valor de Recurso da Empresa (ERMV)
Dgitos em um campo de nmero
999.999.999.999,99
Microsoft SQL Server 2000 com Service Pack 3 ou superior ou Oracle 8.0.5,
Oracle 8i ou Oracle 9.2 ou superior, necessrios para projetos armazenados em
bancos de dados. Se voc estiver usando os recursos de empresa do Project Server
2003, necessrio o Microsoft SQL Server 2000.
51
Parceiro
PROCESSO DE INSTALAO
Para instalar o Microsoft Office Project 2003 na sua mquina siga os passos descritos
abaixo:
1 Feche todos os programas carregados na memria;
2 Insira o CD de instalao na unidade de CD-ROM e aguarde alguns instantes at
que aparea a janela de instalao do Microsoft Office Project 2003 Professional
(Figura Instalao 1);
Instalao 1
52
Parceiro
Instalao 2
53
Parceiro
Instalao 3
54
Parceiro
Instalao 4
Instalao 5
55
Parceiro
Instalao 6
Instalao 7
8 Caso exista uma verso anterior do Microsoft Project ser exibida a tela Remover
Verses Anteriores do Microsoft Project. Escolha se quer remover ou manter as
verses anteriores e pressione avanar ;
9 Na tela Iniciar Instalao pressione o boto instalar (Figura Instalao 8);
56
Parceiro
Instalao 8
57
Parceiro
Instalao 9
OBS: Caso voc tenha optado por excluir os arquivos de instalao do Microsoft Office
Project Professional 2003, ser exibida uma janela de confirmao da excluso dos
dados do cach (Figura Instalao 11)
Instalao 10
Instalao 11
58
Parceiro
Iniciando 1
Executado os passos anteriores, ser exibida uma tela de abertura antes de entrarmos
na interface do Microsoft Project (Figura Iniciando 2).
59
Parceiro
Iniciando 2
Iniciando 3
60
Parceiro
Iniciando 4
Iniciando 5
Iniciando 6
Guia do Projeto (Figura Iniciando 7) Exibe uma barra com botes de acesso
rpido a assistentes de trabalho de Tarefas, Recursos, Controle e Execuo e
Relatrios.
Iniciando 7
Iniciando 8
61
Parceiro
Iniciando 9
Barra de modos (Figura Iniciando 10) contm os botes para acesso aos
modos de exibio da rea de trabalho do Microsoft Project. Existem vrios
modos de exibio e a possibilidade de personalizar um modo combinado
como veremos adiante> Na verso 2002 a barra de modos inicialmente est
oculta podendo ser exibida atravs do menu Exibir/ Barra de Modos.
62
Parceiro
Iniciando 10
63
Parceiro
Iniciando 11
Barra de Status (Figura Iniciando 12) Exibe informaes tais como : Se CAPS
LOCK e o NUM LOCK esto ativos, informaes sobre a clula ativa e etc.
Iniciando 12
64
Parceiro
65
Parceiro
Bsico 1
Bsico 2
66
Parceiro
Bsico 3
Bsico 4
DICA: Caso voc salve o projeto com uma senha alfanumrica, lembre-se de verificar
se voc digitou em maiscula ou Minscula, pois o Project exigir que voc digite da
mesma maneira na hora de acessar o arquivo.
67
Parceiro
Bsico 5
68
Parceiro
Bsico 6
69
Parceiro
70
Parceiro
Bsico 7
71
Parceiro
Bsico 8
72
Parceiro
Bsico 9
Bsico 10
mais
73
Parceiro
Bsico 11
74
Parceiro
Bsico 12
75
Parceiro
Bsico 13
FECHANDO UM ARQUIVO
Para fecharmos um arquivo aberto bem simples.Basta acionar o menu arquivo e
pressionar o boto esquerdo do mouse sobre a opo fechar . Pode-se ainda utilizar o
boto fechar na parte superior direita da tela do Microsoft Project.
76
Parceiro
Bsico 14
77
Parceiro
Calendrio 1
78
Parceiro
Calendrio 2
CALENDRIO DE TAREFA
Para trabalharmos com calendrio de tarefa necessrio antes criar um novo
calendrio base.
Para criarmos um novo calendrio e vincularmos a uma tarefa siga os passos abaixo:
1 Acione o menu Ferramentas / Alterar Perodo de til;
2 No quadro de dilogo Alterar Perodo til pressione o boto Novo;
79
Parceiro
Calendrio 3
Calendrio 4
80
Parceiro
Calendrio 5
Note que a coluna indicadores na tabela de entrada do Grfico de Gantt est sendo
exibido um cone
indicando que a atividade tem um calendrio associado.
CALENDRIO DE RECURSOS
Para fazer alteraes somente no calendrio de trabalho de um recurso especfico, siga
os passos abaixo:
1 No modo de visualizao Planilha de recursos d um duplo clique sobre o recurso
onde o calendrio ser alterado;
2 No quadro de dilogo informaes sobre o recurso clique na guia Perodos teis;
81
Parceiro
Calendrio 6
82
Parceiro
Calendrio 7
83
Parceiro
Voc deve estar se perguntando o que essa interrogao logo aps a durao. Tratase do smbolo de estimativa indicando que esta durao estimada sendo necessrio
ainda uma confirmao da durao efetiva. Esse recurso auxilia o gerente na reviso
das atividades que ainda no tiveram suas duraes devidamente preenchidas.
84
Parceiro
Observe que a tarefa Levantar Requisitos do Sistema est em negrito e ainda mostra
um smbolo com o sinal de subtrao do lado esquerdo do nome da tarefa. Este
smbolo o exibir e ocultar subtpicos permite mostrar e exibir as tarefas
subordinadas apenas clicando com o mouse no cone. Quando as tarefas subordinadas
esto ocultas o smbolo muda para adio.
DICA: Se voc adepto do mouse e deseja criar atividades resumo somente como
recurso do mouse, basta selecionar as atividades que sero recuadas, posicionar o
cursor do mouse sobre a seleo principal (aquela clula que fica com a seleo
branca) pressionar o boto esquerdo do mouse e arrastar a seleo para a direita e
depois soltar o boto do mouse. Isso far com que as atividades selecionadas fiquem
subordinadas a atividade anterior no selecionada.
85
Parceiro
Tarefa 1
Observe que foi inserida uma tarefa com o nmero de ID 0 esse nmero exclusivo da
tarefa resumo do projeto.
3 Modifique o texto sugerido como nome da tarefa para o ttulo do seu projeto.
86
Parceiro
Tarefa 2
Observe que o smbolo do marco um losango na cor preta com a data de realizao
do marco sendo exibida a direita.
Dica: Voc tambm pode criar um marco, determinando a durao da atividade como
0 dias, isso far com que o Microsoft Project transforme a atividade em marco
imediatamente.
87
Parceiro
Tarefa 3
88
Parceiro
Tarefa 4
89
Parceiro
Tarefa 5
90
Parceiro
Tarefa 6
91
Parceiro
Tarefa 7
Tarefa 8
92
Parceiro
Tarefa 9
93
Parceiro
Tarefa 10
Tarefa 11
Tarefa 12
94
Parceiro
Tarefa 13
Tarefa 14
6 Na Etapa 2 determine quais as tarefas que sero exportadas para o Grfico de EDT
do Visio. Nesta tela tambm possvel determinar um 2 campo de dados para ser
exibido na caixa da WBS. Aps definir as informaes pressione o boto Avanar;
95
Parceiro
Tarefa 15
Tarefa 16
96
Parceiro
Tarefa 17
Agora para aplicar o segundo mtodo de exportao de tarefas para WBS no Visio
(Aplicar Modo de Exibio Seleo de Tarefas) devemos observar algumas diferenas
no assistente.
Para aplicar este mtodo execute os passos abaixo:
1 Abra um projeto com a lista de tarefas j definida e os nveis da estrutura de
tpicos estruturada;
2 Clique sobre o boto Assistente de Grficos de EDT do Visio;
3 Selecione Aplicar Modo de Exibio Seleo de Tarefas;
97
Parceiro
Tarefa 18
4 Ser exibida uma janela com informaes sobre a criao de grficos EDT com um
grupo de tarefas selecionadas. Pressione OK;
5 Ser exibida uma tabela para fazer a seleo de quais tarefa sero inclusas no
grfico EDT. Preencha SIM no campo Incluir no Grfico de EDT das tarefas que sero
exibidas no grfico de EDT.
6 Aps terminar o preenchimento da tabela, clique no boto Assistente de Grficos
EDT do Visio e depois sobre o item Iniciar Assistente;
7 Pressione Avanar;
98
Parceiro
Tarefa 19
Tarefa 20
99
Parceiro
Tarefa 21
100
Parceiro
DICA: Se voc executar esse mesmo procedimento com a tecla <CTRL> pressionada, ao
invs de mover o Project, criar uma cpia idntica da tarefa no local selecionado.
DICA: Voc tambm pode apagar uma tarefa selecionando-a e acionando o menu
Editar / Excluir Tarefa. Ou ainda selecionar a tarefa pelo nmero de ID e pressionar a
tecla <DELETE>
101
Parceiro
Abreviao
Exibio da Durao
Descrio
Min/mins
Minuto ou minutos
hr/hrs
Hora ou horas
dia/dias
Dia ou dias
sem/sems
Semana ou semanas
Me
mes/meses
Ms ou meses
Md
mind/minsd
Minuto
ou
decorridos
Md
hrd/hrsd
Dd
diad/diasd
Sd
semd/semsd
Semana
ou
decorridas
med
mesd/mesesd
Ms ou meses decorridos
minutos
semanas
102
Parceiro
Onde:
OT = Durao Otimista
ESP = Durao Esperada
PE = Durao Pessimista
Voc pode dar um peso maior para o fator otimista ou pessimista, alterando os nveis
de importncia da anlise PERT.
Para usar a anlise PERT para calcular as duraes das atividades do seu projeto, siga
os passos abaixo:
1 Em qualquer lugar da barra de ferramentas, pressione o boto direito do mouse;
2 No menu auxiliar que apareceu, procure o item Anlise PERT e clique sobre ele;
103
Parceiro
Tarefa 22
Tarefa 23
DICA : O clculo de anlise PERT deve ser feito para todas as atividades do projeto .
Caso voc deixe de preencher os dados para o clculo de alguma atividade do projeto,
esta ser transformada em um marco, pois o resultado do clculo ser zero.
Caso voc queira visualizar os dados Otimista, Pessimista e Esperado aps o clculo,
acesse os botes de Gantt Pessimista, Otimista e Esperado
104
Parceiro
Tarefa 24
Caso voc deseja apagar uma anotao inserida, basta selecionar a tarefa que contm
a anotao, acionar o menu Editar / Limpar / Anotaes.
105
Parceiro
DICA: Se voc quiser anexar uma cpia de um documento importante que justifique
uma determinada atividade, grave esse documento e no quadro de anotaes
pressione o boto inserir Objeto e insira o caminho do arquivo que voc salvou.
Tarefa 25
106
Parceiro
Tarefa 26
3 Na rea Restringir Tarefa temos um campo Prazo Final, onde dever ser preenchida
a data do prazo final da tarefa;
4 Pressione o boto OK;
Tarefa 27
107
Parceiro
Tarefa 28
RESTRIO DE TAREFAS
Outras vezes necessitamos de restries que realmente interfiram no comportamento
de uma tarefa, evitando assim que um determinado prazo no seja cumprido.
Nestes casos necessitamos de uma restrio de tarefas. As restries de tarefas por
default tem prioridade em relao as dependncias de uma tarefa, por isso facilitam
no cumprimento de prazos estabelecidos, evitando que um determinado
relacionamento desloque uma tarefa para um data ante ou aps o prazo estabelecido.
Claro que essa prioridade em relao as dependncia pode ser alterada nas
configuraes do MS-Project, como veremos adiante.
Existem 8 (oito) tipos de restrio no MS-Project, cada uma delas determina um tipo
de comportamento da tarefa em relao a data estabelecida. Os tipos de restrio do
MS-Project so:
O Mais Tarde Possvel Com essa restrio flexvel, o Microsoft Office Project
2003 agenda para o mais tarde possvel as datas de incio e de trmino da
tarefa, conforme outros parmetros de agendamento. Esta a restrio padro
para as novas tarefas de um projeto agendado a partir da data de trmino.
O Mais Breve Possvel Com essa restrio flexvel, o Project agenda para o
mais breve possvel as datas de incio e de trmino da tarefa, conforme outros
parmetros de agendamento. Nenhuma outra restrio de data imposta
tarefa. Esta a restrio padro para as novas tarefas de um projeto agendado
a partir da data de incio.
No Terminar Antes de Essa restrio moderada indica a data mais breve
possvel em que a tarefa pode ser concluda. A tarefa no pode terminar antes
da
data
especificada.
Para os projetos agendados a partir da data de incio, essa restrio ser
aplicada quando voc inserir uma data de trmino para a tarefa.
108
Parceiro
109
Parceiro
cone
Grupo
No exibe cone
Flexveis
Moderadas
Restries
O
Mais
Possvel
O
Mais
Possvel
Breve
Tarde
No Iniciar Antes
de
No Iniciar Depois
de
No
Terminar
Antes de
No
Terminar
Depois de
Deve Iniciar em
Deve Terminar em
Inflexveis
Para inserir uma restrio de datas em uma tarefa do cronograma, siga os passos
abaixo:
1 D um duplo clique sobre a tarefa;
2 Na janela Informaes Sobre Tarefa, clique sobre a guia Avanado;
3 Na rea Restringir Tarefa, acione a lista suspensa Tipo de Restrio e escolha qual a
restrio que deseja inserir na tarefa;
110
Parceiro
Tarefa 29
Tarefa 30
111
Parceiro
Tarefa 31
Tarefa 32
112
Parceiro
CONECTORES DE PRECEDNCIA
Trmino a Incio (TI) Indica que a atividade sucessora s ter incio quando a
sua predecessora for concluda.
Incio a Incio (II) Indica que a atividade sucessora ser iniciada em conjunto
com a atividade predecessora.
113
Parceiro
Incio a trmino (IT) Indica que a atividade sucessora ser concluda quando
a atividade predecessora iniciar.
DESFAZENDO UM RELACIONAMENTO
Para desfazer um relacionamento entre atividades, siga os passos abaixo:
1 Selecione as tarefas que sero desvinculadas;
2 Na barra de ferramentas padro pressione o boto Desvincular Tarefas.
As tarefas selecionadas e vinculadas tero seus relacionamentos desfeitos.
114
Parceiro
Sequenciamento 1
115
Parceiro
EDITANDO RELACIONAMENTOS
Nem sempre precisamos de relacionamentos TI, muitas vezes necessitamos de outros
tipos de relacionamentos. Para editar um relacionamento j existente siga os passos
abaixo:
1 Posicione o cursor do mouse sobre a seta de relacionamento que aparece entre
duas tarefas;
2 D um duplo clique sobre a seta de relacionamento;
3 Na janela Dependncia Entre Tarefas (Sequenciamento 2) mude o tipo para II
(Incio p/ Incio) e pressione OK.
116
Parceiro
Sequenciamento 2
LATNCIA
Em algumas situaes necessitamos inserir antecipaes ou atrasos nas atividades
relacionadas para enquadr-las corretamente ao planejamento . A esses atrasos ou
antecipaes chamamos de latncia, que podem ser positivos(atraso) ou negativos
(antecipao).
Para inserir uma latncia a uma tarefa siga os passos abaixo:
1 Posicione o cursor do mouse sobre a seta de relacionamento da tarefa que ser
modificada e d um duplo clique para acessar a janela de dependncia entre tarefas;
2 Na janela Dependncia Entre Tarefas inclua a latncia e pressione OK;
Sequenciamento 3
DICA:Voc tambm pode inserir uma latncia, dando um duplo clique sobre o nome da
atividade e no quadro de Informaes sobre a Tarefa na guia Predecessoras preencha a
coluna latncia. Ou ainda preenchendo a coluna predecessoras da tabela de entrada
acrescentando um sinal de adio aps o nmero da ID relacionada e digitando o
tempo de latncia.Ex: 3TI + 1dia ou 3TI - 1dia.
117
Parceiro
118
Parceiro
sequenciamento 4
119
Parceiro
sequenciamento 5
120
Parceiro
sequenciamento 6
121
Parceiro
122
Parceiro
sequenciamento 7
sequenciamento 8
PERT/CPM
Para exibir um diagrama de precedncia com a viso do caminho crtico, basta acionar
o modo de exibio Diagrama de Rede.
123
Parceiro
sequenciamento 9
124
Parceiro
Captulo 8 Recursos
8.1 TRABALHANDO COM RECURSOS
CRIANDO A LISTA DE RECURSOS DO PROJETO
Para completarmos o planejamento precisamos listar os recursos que sero utilizados
no projeto. Esse processo feito no modo de visualizao Planilha de Recursos.
Siga os passos abaixo para criarmos nossa lista de recursos para o projeto:
1 Na barra de modos clique sobre o boto Planilha de Recursos;
Recurso 1
125
Parceiro
Nome do Recurso
Tipo
Rtulo de Material
Iniciais
Grupo
Unidades Mximas
Taxa padro
Taxa Hora / Extra
Custo / Uso
Acumular
Calendrio Base
Cdigo
126
Parceiro
Recurso 2
127
Parceiro
Recurso 3
Recurso 4
128
Parceiro
Recurso 5
Recurso 6
129
Parceiro
130
Parceiro
131
Parceiro
Recurso 7
132
Parceiro
Recurso 8
Observe que o nome do recurso ficou visvel na barra de gantt correspondente a tarefa
onde foi atribudo.
Caso voc deseje restringir os recursos da lista com os que tm condies de atender
as necessidades da atividade pressione o boto Opes da Lista de Recursos.
133
Parceiro
Recurso 9
O campo Filtrar Por permite a aplicao de filtros de recurso para restringir os recursos
da lista de atribuio.
O campo Disponvel Para Trabalhar permite selecionar somente os recursos com
disponibilidade de trabalho.
O boto Adicionar Recursos permite a incluso de recursos a partir do Active Directory
ou do Catlogo de Endereos do Outlook.
No ato da atribuio tambm pode ser informado se o recurso est sendo atribudo
sob Demanda ou por Solicitao na coluna S/D (um recurso solicitado no pode ser
substitudo enquanto um recurso demandado pode ser substitudo por outro com as
mesmas qualificaes quando existe um pool de recursos da empresa no Microsoft
Project Server)
Caso voc deseje verificar a situao do recurso selecionado, pode-se pressionar o
boto Grficos para verificar o grfico de disponibilidade do recurso (Figura Recurso
10).
134
Parceiro
Recurso 10
135
Parceiro
Recurso 11
Recurso 12
136
Parceiro
Recurso 13
137
Parceiro
Recurso 14
138
Parceiro
Recurso 15
Recurso 16
Observe que o Gerente de Projetos est na cor vermelha, indicando que ele est
superalocado (Figura Recurso 16).
Na coluna indicadores apareceu um cone de advertncia (Figura Recurso 17) com as
seguinte mensagem: Este recurso deve ser redistribudo com base em uma definio
Diariamente.. Esta Mensagem uma sugesto do Microsoft Project para solucionar o
problema de superalocao. Adiante veremos como utilizar o redistribuidor de
recursos.
Recurso 17
139
Parceiro
Recurso 18
Observe que o grfico de recurso indica que o Gerente de Projetos est superalocado
em 1 unidade durante 3 dias da semana (Figura Recurso 18).
J sabemos que o Gerente de Projetos est superalocado, agora vamos verificar a
carga de trabalho dele para encontrarmos uma soluo para o problema de
superalocao.
1 Na barra de Modos acione o boto Uso do Recurso;
2 Na planilha Uso do Recurso selecione a atividade Autorizar Projeto (Project
Charter) que aparece abaixo do nome do recurso e pressione o boto Ir Para Tarefa
Selecionada, que se encontra na barra de ferramentas padro;
3 D um duplo clique sobre o cabealho da linha de tempo;
Recurso 19
140
Parceiro
Recurso 20
Observe que o Gerente de Projeto est superalocado, pois est trabalhando 16hs
sendo que sua disponibilidade apenas de 8hs.
6 Na tarefa onde o Gerente de Projetos est alocado, preencha com 8hr as horas a
coluna trabalho;
Recurso 21
Uma vez corrigida a carga de trabalho do Gerente de Projeto observe que ele no se
encontra mais superalocado.
Recurso 22
141
Parceiro
Recurso 23
REDISTRIBUIO DE RECURSOS
Algumas vezes possumos problemas de superalocao e gostaramos que o trabalho
fosse redistribudo para que os recursos atribudos possam realizar todas as tarefas. O
Microsoft Project possui uma forma automtica de realizar essa redistribuio.
Siga os passos abaixo:
1 Crie um novo projeto;
2 No Grfico de Gantt crie uma atividade chamada Instalao de Hubs com 5 dias
de durao e outra chamadas Instalao dos pontos de rede com durao de 3 dias;
3 Crie e atribua o recurso Tcnico em Redes a atividade Instalao de Hubs e a
atividade Instalao dos pontos de rede;
Recurso 24
Recurso 25
OBS: Note que na coluna Indicadores est sendo exibido um cone de advertncia .
Posicione o cursor do mouse sobre este cone e aguarde alguns instantes, at que seja
exibido um tooltip com uma mensagem sugerindo que a superalocao seja resolvida
142
Parceiro
Recurso 26
143
Parceiro
o Nivelar sem Atrasar o Projeto Se este checkbox for acionado, o MSProject s realizar a redistribuio dentro das margens de atraso
permitidas do caminho crtico, no provocando atraso do projeto.
o A Redistribuio pode Ajustar as Atribuies Individuais de uma Tarefa
Se este checkbox for acionado, o MS-Project poder alterar
informaes sobre a tarefa, a fim de resolver o problema de
superalocao do recurso.
o O Nivelamento pode Criar Interrupes no Trabalho Restante Se este
checkbox for acionado sempre que uma tarefa que j tem percentual de
realizao for redistribuda, somente o trabalho no realizado sofrer
deslocamento, a frao realizada permanecer nas datas de realizao.
o Nivelar Recursos com o Tipo de Reserva Proposto Se este checkbox
for acionado a redistribuio vai incluir tambm os recursos que
estiverem inclusos com o tipo de reserva proposta.
6 Pressione o boto Redistribuir Agora;
A soluo apresentada ser como na figura abaixo;
Recurso 27
144
Parceiro
Recurso 28
Recurso 29
145
Parceiro
Recurso 30
Recurso 31
Recurso 32
Caso o Supervisor seja alocado em uma tarefa no projeto Lio2.mpp que conflite com
uma tarefa que est sendo realizada no projeto Lio1.mpp o recurso ser indicado
como superalocado.
Quando um arquivo que compartilha recursos aberto o Microsoft Project faz uma
verificao e solicita ao usurio como dever ser aberto o arquivo de pool de recursos.
146
Parceiro
Recurso 33
O projeto que vinculado ao pool de recursos tambm faz essa verificao e solicita ao
usurio como dever ser aberto o arquivo.
Recurso 34
O Project faz a atualizao dos dados de atribuio quando o projeto aberto. Caso
voc tenha aberto o projeto e mantido aberto por muito tempo e queira sincronizar o
arquivo com os outros projetos participantes do pool de recursos para verificar a
posio atual das atribuies siga os passos abaixo:
1 Acione o menu Ferramentas / Compartilhamento de Recursos;
2 Clique sobre a opo Atualizar Conjunto de Recursos.
147
Parceiro
Recurso 35
DELIMITAO DO TRABALHO
No ato de uma atribuio o project distribui o trabalho de forma linear no tempo da
tarefa. Atravs da delimitao do trabalho possvel fazer outras distribuies do
esforo.
Existem 7 (sete) tipos de delimitao do trabalho no MS-Project, que so:
148
Parceiro
Recurso 36
Recurso 37
Recurso 38
149
Parceiro
Captulo 9 Custos
9.1 CUSTOS
INSERINDO CUSTO FIXO AO PROJETO
O custo total do projeto o custo total de recurso somado ao custo total de custos
fixos. O custo com recurso j computado quando alocamos o recurso tarefa, mas o
custo fixo deve ser inserido atravs da coluna de custos fixos por atividade.
Para inserir custo fixo s tarefas, siga os passos abaixo:
1 No Grfico de Gantt, posicione o cursor do mouse sobre o cabealho da coluna
Durao e pressione o boto direito do mouse;
2 No menu auxiliar posicione o cursor do mouse sobre o item inserir Coluna e
pressione o boto esquerdo do mouse;
Custo 1
150
Parceiro
Custo 2
DICA: A partir da verso 2002 o quadro Definio de Coluna recebeu mais um recurso
que Quebra de Texto de Cabealho Quando essa caixa de checagem est marcada;
se o usurio alterar a largura da coluna, o texto de cabealho ser justificado em vrias
linhas se necessrio.
4 Na coluna Custo Fixo que foi inserida preencha os custos por atividade. Nessa
coluna os dados de resumo no sero acumulados como em outros campos. Isso se
deve ao fato de que podemos inserir custos fixos para atividades e resumos.
Custo 3
151
Parceiro
Custo 4
3 Preencha o campo Data Efetiva com a data da efetivao do novo valor e digite os
novos valores nos campos Taxa Padro, Taxa de Horas Extras e Custo por Uso;
4 Pressione o boto OK para efetivar os valores.
Outra coisa que acontece com freqncia em projetos, so recursos que recebem
valores diferenciados dependendo da atividade que executam no projeto. Por
exemplo: Temos um recurso Auxiliar Administrativo que recebe uma taxa padro de
R$ 15,00 / h, esse mesmo recurso tambm tem habilidades de programador e
contratado fora do horrio do expediente da empresa para desenvolver o programa de
cadastro de funcionrios, com taxa padro de R$50,00/h somente quando est
trabalhando em atividades de desenvolvimento de software.
Para incluir valores diferenciados para o mesmo recurso siga os passos abaixo:
1 No modo de visualizao Planilha de Recurso d um duplo clique sobre o recurso
no qual deseja incluir valores de taxas adicionais;
2 No quadro de dilogo informaes sobre o Recurso clique sobre a guia Custos;
152
Parceiro
Custo 5
A tabela de custos padro a tabela A. Ento voc deve estar se perguntando como o
recurso ir receber os valores expressos na tabela B em algumas atividades.
Para alterar a atribuio da tabela de custos em determinadas atividades siga os
passos abaixo:
1 Acione o modo de exibio Uso do Recurso;
153
Parceiro
Custo 6
Custo 7
154
Parceiro
Custo 8
155
Parceiro
Custo 9
3 Na coluna Custo ser exibido o custo do projeto, atual, da linha de base e o que
j foi realizado.
Custo 10
Para definir a unidade monetria que ser utilizada para representar os custos do
projeto no MS-Project, siga os passos descritos abaixo:
156
Parceiro
Custo 11
3 Pressione OK.
157
Parceiro
Custo 12
Custo 13
Custo 14
158
Parceiro
Custo 15
Custo 16
159
Parceiro
Custo 17
Custo 18
160
Parceiro
Custo 19
Custo 20
161
Parceiro
Custo 21
Custo 22
162
Parceiro
Custo 23
Custo 24
163
Parceiro
Custo 25
5 Na janela Inserir Custo do Euro, selecione na lista suspensa qual das moedas da
Unio Monetria Europia voc deseja aplicar e pressione o boto OK.
Custo 26
164
Parceiro
CONSOLIDAO DE PROJETOS
Quando possumos um programa extenso, torna-se necessrio quebr-lo em
subprojetos, onde cada gerncia est incumbida de realizar uma parte de todo o
programa. Para facilitar o controle de toda essa malha o Microsoft Project permite a
criao de projetos consolidados, onde um gerente pode consolidar em um projeto
nico, vrios subprojetos.
Para criar um projeto consolidado siga os seguintes passos:
1 Acione o menu Arquivo / Novo;
Mltiplos Projetos 1
165
Parceiro
Mltiplos Projetos 2
OBS: Para gerar os arquivos Lio 2.mpp e Lio 3.mpp, utilize respectivamente os
modelos Construo Comercial e Desenvolvimento de Software.
166
Parceiro
Mltiplos Projetos 3
167
Parceiro
Mltiplos Projetos 4
DICA: Voc tambm pode consolidar projeto, abrindo todos os arquivos que vo
compor o consolidado e acionar o menu Janela / Nova Janela e escolher os arquivos
para consolidao e pressionar OK.Automaticamente ser gerado um novo projeto
consolidado.
168
Parceiro
Mltiplos Projetos 5
169
Parceiro
Mltiplos Projetos 6
Note que a atividade do projeto Lio 2.mpp est aparecendo no Projeto Lio 1.mpp.
6 D um duplo clique sobre a atividade do projeto Lio 1.mpp que est vinculada
com a atividade do projeto Lio 2.mpp.
O Microsoft Project abrir Lio 2.mpp que a origem da atividade.
170
Parceiro
Mltiplos Projetos 7
Mltiplos Projetos 8
171
Parceiro
Mltiplos Projetos 9
172
Parceiro
Mltiplos Projetos 10
173
Parceiro
Mltiplos Projetos 11
174
Parceiro
175
Parceiro
Controle 1
176
Parceiro
177
Parceiro
Controle 2
2 Na janela Linha de Salvar de Base, escolha a caixa de seleo Salvar linha de Base
e na lista suspensa escolha qual a linha de base que ser salva;
3 Escolha se a linha de base ser salva para o projeto inteiro ou somente para as
atividades selecionadas.Caso voc escolha para as tarefas selecionadas, ser possvel
definir se a gravao se estender as todas as tarefas resumo ou somente para os
resumos selecionados.
178
Parceiro
Controle 3
4 Pressione OK.
Outra novidade do Project 2003 que aps a gravao da linha de base do projeto,
fica registrada a data e a hora e a hora da gravao, sendo exibido ao lado do nome da
linha de base.
179
Parceiro
Controle 4
Observe que no gantt de Controle est sendo exibida mais uma barra de Gantt na
cor cinza paralela a barra de tarefa. Essa barra a barra de linha de base que ficar
inalterada a medida em que o projeto decorre, com isso poderemos ver a diferena
entre o planejado e o realizado.
180
Parceiro
Controle 5
Controle 6
181
Parceiro
Controle 7
6 Pressione OK.
Verifique que os dados da Linha de Base 1esto sendo exibidos no Gantt de Controle.
182
Parceiro
Controle 8
183
Parceiro
Controle 9
3 Pressione OK.
184
Parceiro
Controle 10
Controle 11
185
Parceiro
Controle 12
Controle 13
2 Na janela Atualizar Projeto indique at que data o projeto deve ser atualizado e
pressione OK.
186
Parceiro
Controle 14
Controle 15
187
Parceiro
Controle 16
188
Parceiro
Controle 17
DICA: Para remover a linha de andamento do projeto, d um duplo clique sobre a linha
de andamento e no quadro de dilogo Linhas de Andamento desmarque a caixa de
checagem Sempre Exibir Linha de Andamento Atual.
189
Parceiro
Captulo 12 Relatrios
12.1 RELATRIOS
Relatrios 1
190
Parceiro
Relatrios 2
4 Na segunda tela clique sobre a caixa de seleo Usar Mapa Existente e pressione
Avanar;
191
Parceiro
Relatrios 3
5 Na prxima tela escolha o mapa Exportar para HTML Usando o Modelo Padro. Se
voc quiser personalizar o mapa escolhido pressione o boto avanar, caso contrrio
pressione concluir.
192
Parceiro
Relatrios 4
193
Parceiro
Relatrios 5
194
Parceiro
Relatrios 6
195
Parceiro
Relatrios 7
196
Parceiro
Relatrios 8
Nesta tela tambm possvel escolher uma imagem para inserir no documento HTML.
Esse recurso ns discutiremos adiante.
6 Pressione Avanar;
7 Na quarta tela do assistente de exportao, defina o nome da tabela e os campos
que devero ser exportados;
197
Parceiro
Relatrios 9
Caso voc tenha marcado Tarefa, Recurso e Atribuio na terceira etapa do assistente,
pressione avanar e repita a quarta etapa para as tabelas de recursos e atribuio.
8 Na ltima etapa voc poder salvar esse mapa para usar em outros projetos ou
somente concluir para manter o mapa no projeto atual.
198
Parceiro
Relatrios 10
199
Parceiro
Relatrios 11
200
Parceiro
Relatrios 12
2 No quadro Copiar Figura selecione o item Para Arquivo de Imagem GIF e pressione
o boto OK.
Para incorporar a imagem gerada no documento HTML siga os passos abaixo:
1 Repita os passos de 1 a 5 de exportao de relatrio HTML;
2 No passo 5 pressione Avanar ao invs de Concluir;
3 Na prxima etapa clique sobre a caixa de checagem Incluir Arquivo de Imagem na
pgina HTML;
4 Pressione o boto procurar e indique o caminho do arquivo gravado
anteriormente;
201
Parceiro
Relatrios 13
5 Pressione Concluir.
6 Acesse o Microsoft Internet Explorer e abra o arquivo Lio 1.html.
202
Parceiro
Relatrios 14
203
Parceiro
Relatrios 15
Relatrios 16
FILTROS
Quando necessitamos personalizar a exibio dos dados de tabela de tarefas ou
recursos, podemos utilizar filtros para exibir somente os dados que obedecem aos
critrios do filtro.
204
Parceiro
Relatrios 17
Abaixo temos a relao com alguns dos filtros predefinidos do Microsoft Project.
Filtros de Atividades
Andamento atrasado/adiado exibe as atividades que foram adiadas em relao s
datas de trmino previstas na linha de base ou cujo andamento no est de acordo
com o cronograma.
Atualizao necessria exibe as atividades que tm alteraes (tais como datas de
incio e de trmino revisadas ou reatribuies de recursos) e precisam ser enviadas
para atualizao ou confirmao via rede.
Campos vinculados exibe as atividades com objetos de outros programas
vinculados.
Confirmado exibe as atividades em que os recursos alocados concordaram em
trabalhar.
Criadas aps exibe todas as atividades criadas aps a data especificada.
Crtica exibe todas as atividades do caminho crtico.
Custo com oramento estourado exibe todas as atividades cujo custo superior ao
da linha de base.
Custo maior que exibe as atividades que custaro mais do que o valor digitado.
Deve iniciar em exibe todas as atividades que no foram iniciadas e terminadas no
intervalo de datas especificado.
Etapas exibe somente as atividades que so fases ou etapas do projeto (Marcos).
Grupo de recursos exibe as atividades atribudas aos recursos que pertencem ao
grupo definido no campo grupo.
Intervalo de datas exibe todas as atividades que se iniciam ou terminam aps a
primeira data e antes da ltima data do intervalo solicitado.
205
Parceiro
206
Parceiro
207
Parceiro
Relatrios 18
208
Parceiro
Relatrios 19
Relatrios 20
209
Parceiro
DICA: O auto filtro tambm pode ser ativado atravs da barra de ferramentas de
formatao
AGRUPAMENTO
Podemos categorizar os dados das tabelas do Project, visualizando os dados por
grupos de informao.
O Project j possui tipos de agrupamento predefinidos que podemos ativar. Veja
abaixo a lista com os agrupamentos disponveis:
Agrupamento de Atividades
Crtica Exibe as atividades do projeto em funo de a tarefa ser crtica.
Durao Categoriza e exibe as atividades do projeto de acordo com o tempo que elas
devem levar para serem concludas.
Durao e Prioridade Categoriza e exibe as atividades do projeto de acordo com o
tempo que elas devem levar para serem concludas e, depois, pela prioridade em cada
grupo de durao.
Etapas Exibe as atividades do projeto de acordo em funo de a tarefa ser uma
etapa.
Pendncia do status da equipe Categoriza e exibe as atividades do projeto em
funo de uma resposta ter sido recebida em relao a uma mensagem de status da
equipe enviada a recursos atribudos a uma tarefa.
Prioridade Categoriza e exibe as atividades do projeto por sua prioridade.
Prioridade mantendo a estrutura de tpicos Categoriza e exibe as atividades do
projeto inicialmente por seus nmeros de estrutura de tpicos e, depois por sua
prioridade na estrutura de tpicos.
Tarefas concludas e no concludas Categoriza e exibe as atividades do projeto
nestes trs grupos: percentual concludo 0% (Tarefas no iniciais) , percentual
concludo 1%-99% (Tarefas em andamento) e percentual concluda 100% (Tarefas
concludas).
Tipo de restrio Categoriza e exibe as atividades do projeto nestes oito grupos. O
mais tarde possvel, O mais breve possvel, No terminar antes de, No terminar
210
Parceiro
depois de ,Deve iniciar em, Deve terminar em, No iniciar antes de, e
No iniciar depois de.
Agrupamentos de Recursos
Grupo de recursos Categoriza e exibe recursos pelo valor contido em seu campo de
grupo.
Recursos concludos e no concludos Categoriza e exibe os recursos do projeto
nestes trs grupos: percentual concludo 0% (trabalho no iniciado), percentual
concludo 1%-99% (trabalho em andamento), e percentual concludo 100%) trabalho
concludo).
Resposta pendente Categoriza e exibe os recursos do projeto em funo de eles
terem respondido a uma mensagem de status da equipe.
Taxa- padro Categoriza e exibe os recursos do projeto de acordo com sua taxapadro (sua taxa de pagamento referente ao trabalho normal, sem horas extras).
Trabalho versus recursos materiais Categoriza os recursos do projeto em funo de
cada um ser um recurso material ou recurso trabalho.
Aplicando um agrupamento
Para aplicar um agrupamento siga os passos abaixo:
1 Acione o menu Projeto / Agrupar por;
Relatrios 21
211
Parceiro
Relatrios 22
Relatrios 23
212
Parceiro
Relatrios 24
213
Parceiro
Relatrios 25
PERSONALIZANDO UM RELATRIO
No exemplo anterior imprimimos o relatrio de Fluxo de Caixa, que apresentado
semanalmente. Mas voc pode ter a necessidade de imprimir um relatrio de Fluxo de
Caixa, siga os passos abaixo:
1 Acione o menu Exibir / Relatrios:
2 No quadro relatrios escolha a categoria do relatrio que voc deseja imprimir e
pressione selecionar;
Neste exemplo iremos selecionar a categoria Custos.
3 Dentro da categoria escolhida selecione o tipo de relatrio que deseja imprimir e
pressione Editar;
Neste exemplo iremos selecionar Fluxo de Caixa.
214
Parceiro
Relatrios 26
Relatrios 27
215
Parceiro
Relatrios 28
216
Parceiro
Relatrios 29
3 Na primeira etapa, defina qual o nvel da estrutura de tpicos que ser exportado e
pressione o boto avanar;
217
Parceiro
Relatrios 30
4 Na segunda etapa, defina qual sero as linhas do modo de exibio atual que sero
exportadas e qual o perodo da linha de tempo tambm. Nesta etapa tambm
possvel definir o tamanho que a imagem ter no aplicativo de destino. Aps inserir
essas informaes, pressione o boto avanar;
218
Parceiro
Relatrios 31
5 Na terceira etapa, escolha qual ser o aplicativo do Office onde a imagem ser
inserida e qual o layout de impresso da pgina e pressione o boto avanar;
219
Parceiro
Relatrios 32
220
Parceiro
Relatrios 33
221
Parceiro
Relatrios 34
222
Parceiro
Relatrios 35
Relatrios 36
223
Parceiro
Relatrios 37
Relatrios 38
224
Parceiro
Relatrios 39
Relatrios 40
225
Parceiro
226
Parceiro
%VC =
VC
COTR
CV
BCWS
%CV =
VA
COTR
%SV =
BCWP
BCWS
COTR
COTA
SPI =
BCWP
BCWS
COTR
CRTR
CPI =
BCWP
ACWP
OAT - COTR
OAT - CRTR
227
Parceiro
TCPI =
BC - BCWP
BC - ACWP
EAC ou EAT (Estimativa ao Trmino) o custo total esperado de uma tarefa, com
base no desempenho at a data de status. O EAT tambm denominado de Previso
ao Trmino (PAT).
EAT =
EAC =
Earned Value 1
228
Parceiro
Earned Value 2
DICA: Para trabalhar com as tabelas de Valor Acumulado importante que a linha de
base do projeto esteja salva.
229
Parceiro
Earned Value 3
Earned Value 4
230
Parceiro
Earned Value 5
Earned Value 6
Earned Value 7
231
Parceiro
Earned Value 8
Earned Value 9
6 Na etapa 4 do Assistente, responda sim para que seja criado o grfico com os
dados exportados e pressione o boto avanar;
232
Parceiro
Earned Value 10
Earned Value 11
DICA: Para utilizar a Anlise dos Dados de Escala de Tempo no Excel, importante
que voc tenha o Microsoft Excel 5.0 ou superior instalado em seu
computador.Recomenda-se o Microsoft Excel XP.
233
Parceiro
234
Parceiro
Campos 1
Campos 2
235
Parceiro
Campos 3
3 No item Nome do Campo escolha o campo Despesas com Viagens e pressione OK.
Para excluir o campo criado siga os passos abaixo:
1 Acione o menu Ferramentas / Organizador;
Campos 4
2 Clique sobre a guia Campos, selecione o campo Despesas com Viagens e pressione
o boto excluir;
3 Clique no boto fechar para sair do organizador.
236
Parceiro
Campos 5
237
Parceiro
Campos 6
Campos 7
238
Parceiro
Campos 8
Campos 9
No
quadro
Frmula
Para,
clique no
boto
Campo /
Custo
/
Custo
239
Parceiro
Personalizado / 1 Parcela;
Campos 10
5 Pressione o boto + ;
6 Pressione o boto Campo / Custo / Custo Personalizado / 2 Parcela;
Campos 11
240
Parceiro
Campos 12
241
Parceiro
Campos 13
242
Parceiro
Campos 14
243
Parceiro
Campos 15
Campos 16
244
Parceiro
Campos 17
245
Parceiro
Campos 18
246