BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Definisi
Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan produksi industri farmasi
yang berfungsi untuk menyimpan bahan baku, bahan kemas dan obat jadi yang
belum didistribusikan. Selain untuk penyimpanan, gudang juga berfungsi untuk
melindungi bahan baku, bahan pengemas dan obat jadi dari pengaruh luar,
binatang pengerat dan serangga serta melindungi obat dari kerusakan. Agar dapat
menjalankan fungsi tersebut, maka harus dilakukan pengelolaan pergudangan
secara benar atau yang sering disebut dengan manajemen pergudangan
(Priyambodo, 2007).
Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi
penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan
pemusnahan agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin (BNPB, 2009).
2.2 Manfaat Pergudangan
Manfaat pergudangan adalah agar:
1. Terjaganya kualitas dan kuantitas perbekalan kesehatan.
2. Tertatanya perbekalan kesehatan.
3. Peningkatan pelayanan pendistribusian.
4. Tersedianya data dan informasi yang lebih akurat, aktual, dan dapat
dipertanggungjawabkan.
5. Kemudahan dalam pengendalian dan pengawasan.
6. Administrasi (BNPB, 2009).

Universitas Sumatera Utara

2.3 Persyaratan Gudang

Gudang harus memenuhi persyaratan yang telah ditentukan dalam cara
pembuatan obat yang baik (CPOB) agar dapat menjalankan fungsinya dengan
benar. Persyaratannya antara lain:
a. Gudang harus mempunyai prosedur tetap (protap) yang mengatur tata cara kerja
bagian gudang termasuk di dalamnya mencakup tentang tata cara penerimaan
barang, penyimpanan, dan distribusi bahan atau produk.
b. Gudang harus cukup luas, terang dan dapat menyimpan bahan dalam keadaan
kering, suhu sesuai dengan persyaratan, bersih dan teratur.
c. Gudang harus terdapat tempat khusus untuk menyimpan bahan yang mudah
terbakar atau mudah meledak (misalnya alkohol atau pelarut organik).
d. Tersedia tempat khusus untuk produk atau bahan dalam status karantina dan
ditolak.
e. Tersedia tempat khusus untuk melakukan sampling (sampling room) dengan
kualitas ruangan seperti ruang produksi (grey area).
f. Pengeluaran bahan harus menggunakan prinsip FIFO (First In First Out) atau
FEFO (First Expired First Out) (Priyambodo, 2007).
2.4 Bangunan
Gudang harus mempunyai tata letak ruang yang baik untuk memudahkan
penerimaan, penyimpanan, penyusunan, pemeliharaan, pencarian, pendistribusian
dan pengawasan material dan peralatan (BNPB, 2009)
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tata letak
gudang adalah sebagai berikut:

Universitas Sumatera Utara

1. Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat, kecuali jika

diperlukan. Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah
gerakan.
2. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran material dan peralatan,
tata letak ruang gudang perlu memiliki lorong yang ditata berdasarkan
sistem:
a. Arus garis lurus.
b. Arus huruf U.
c. Arus huruf L.
3. Pengaturan sirkulasi udara.
Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi
udara yang cukup di dalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban
udara dan pengaturan pencahayaan.
4. Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara,
serangan hama, kelembaban dan efisiensi penanganan (BNPB, 2009).
Area

penyimpanan

harus

dirancang

untuk

memastikan

kondisi

penyimpanan yang baik, maka hal yang harus diperhatikan antara lain:
a. Kebersihan.
b. Kelembaban (kelembaban relatif tidak lebih dari 60%).
c. Suhu.
d. Bahan dan material yang disimpan tidak boleh bersentuhan langsung
dengan lantai.
e. Jarak antar bahan mempermudah pembersihan dan inspeksi.

Universitas Sumatera Utara

f. Pallet harus disimpan dalam kondisi yang bersih dan terawat (United Arab
Emirates Ministry of Health Drug Control Department, 2006).
2.4.1 Spesifikasi Gudang
Gudang di industri farmasi mempunyai spesifikasi antara lain:
1. Lantai
a.

Terbuat dari beton padat dengan hardener, bersifat menahan debu dan
tidak tahan terhadap tumpahan larutan bahan kimia.

b.

Terbuat dari beton dilapisi ubin keramik dengan kriteria harus tahan
terhadap bahan kimia dan goresan, mudah diperbaiki, memerlukan
penutupan celah, keras, licin bila basah.

2. Pencahayaan : 200 Lux (satuan kekuatan cahaya) (BPOM, 2009).

2.4.2 Pembagian Gudang
Gudang di industri farmasi dibedakan sebagai berikut:
1. Berdasarkan fungsinya gudang di industri farmasi terbagi dalam beberapa area
antara lain:
a. Area penyimpanan
Area penyimpanan harus memiliki kapasitas yang memadai untuk
menyimpan dengan rapi dan teratur. Bahan-bahan yang disimpan dalam
gudang antara lain bahan awal, bahan pengemas, produk antara, produk ruahan,
produk jadi, produk dalam status karantina, produk yang telah diluluskan,
produk yang ditolak, produk yang dikembalikan atau produk yang ditarik dari
peredaran.

Universitas Sumatera Utara

Produk ditangani dan disimpan dengan cara yang sesuai untuk mencegah
pencemaran, campur baur dan pencemaran silang. Area penyimpanan diberikan
pencahayaan yang memadai sehingga semua kegiatan dapat dilakukan secara
akurat dan aman. Bahan atau produk yang membutuhkan kondisi penyimpanan
khusus (seperti suhu dan kelembaban) harus dikendalikan, dipantau dan dicatat,
seperti:
1) Obat, vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari pendingin
dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.
2) Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari
gudang induk.
3) Peralatan besar/alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk
penyimpanan dan pemeliharaannya.
b. Area penerimaan dan pengiriman
Area penerimaan dan pengiriman barang harus dapat memberikan
perlindungan terhadap bahan dan produk terhadap cuaca. Area penerimaan
harus didesain dan dilengkapi dengan peralatan untuk pembersihan wadah
barang.
c. Area karantina
Area karantina harus dibuat terpisah dengan penandaan yang jelas
berupa label kuning untuk produk karantina dan label hijau untuk produk yang
diluluskan dan hanya boleh diakses oleh personil yang berwenang.
d. Area pengambilan sampel
Area pengambilan sampel dibuat terpisah dengan lingkungan yang
dikendalikan dan dipantau untuk mencegah pencemaran atau pencemaran

Universitas Sumatera Utara

silang dan tersedia prosedur pembersihan yang memadai untuk ruang

pengambilan sampel.
e. Area bahan dan produk yang ditolak
Bahan dan produk yang ditolak disimpan dalam area terpisah dan
terkunci serta mempunyai penandaan yang jelas berupa label merah dan hanya
boleh diakses oleh personil yang berwenang.
f. Area bahan dan produk yang ditarik
Produk yang ditarik kembali dari peredaran karena rusak atau kadaluarsa
harus disimpan dalam area terpisah dan terkunci serta mempunyai penandaan
yang jelas dan hanya boleh diakses oleh personil yang berwenang.
g. Area penyimpanan bahan
Bahan aktif yang berpotensi tinggi, bahan radioaktif, narkotika,
psikotropika dan bahan yang yang mudah terbakar atau meledak disimpan di
daerah yang terjamin keamanannya. Bahan narkotika dan psikotropika
disimpan di tempat terkunci.
h. Area bahan pengemas
Bahan pengemas cetakan merupakan bahan yang kritis karena
menyatakan kebenaran produk. Bahan label disimpan di tempat terkunci
(BPOM, 2006).
2. Berdasarkan suhu penyimpanan, yaitu:
a. Gudang suhu kamar (30oC).
b. Gudang ber-AC (25oC).
c. Gudang dingin (2-8oC).
d. Gudang beku (<0oC).

Universitas Sumatera Utara

3. Berdasarkan jenis, yaitu:

a.

Gudang bahan baku : gudang bahan padat dan bahan cair.

b.

Gudang bahan pengemas.

c.

Gudang bahan beracun.

d.

Gudang bahan mudah meledak/mudah terbakar (Gudang api).

e.

Gudang obat jadi (BPOM, 2009).

2.4.3 Kapasitas Gudang

Penentukan kapasitas gudang harus mempertimbangkan keadaan maksimum
pada saat terjadi keterlambatan pemakaian bahan, sedangkan pesanan datang lebih
cepat (Priyambodo, 2007).
Untuk menghitung besarnya kapasitas gudang yang harus dipenuhi, maka
diperlukan data tentang:
1.

Jumlah pesanan (order quantity) dalam suatu periode tertentu.

2.

Besarnya bahan.

3.

Variasi lead time.

4.

Fluktuasi pemakaian (Priyambodo, 2007).

2.5 Peralatan
Semua peralatan yang digunakan harus dikalibrasi dan divalidasi secara
berkala termasuk alat pengatur suhu, kelembaban dan timbangan (United Arab
Emirates Ministry of Health Drug Control Department, 2006).
Sarana penunjang yang harus ada di gudang, antara lain: pallet, forklift,
rak, pengatur udara (AC, ventilator), timbangan, lemari pendingin, troli, pest
control, pengatur kelembaban, termometer, komputer, generator, lemari, fire

Universitas Sumatera Utara

extinguisher (tabung pemadam kebakaran), alarm kebakaran (Anonim, 2010 dan

BPOM, 2006).

2.6 Personil
Semua personil di area penyimpanan harus diberikan pelatihan awal dan
berkesinambungan yang berkaitan dengan cara distribusi dan penyimpanan yang
baik, peraturan yang berkaitan, dan peraturan keselamatan. Catatan pelatihan
harus disimpan untuk diperiksa bila diperlukan (United Arab Emirates Ministry of
Health Drug Control Department, 2006).
Semua staf harus dilatih mempunyai kebersihan. Petunjuk yang jelas
tentang kebersihan pribadi harus didistribusikan dan diamati. Personil yang
bekerja di area penyimpanan harus mengenakan pakaian kerja sesuai dengan
aktivitas yang mereka lakukan (United Arab Emirates Ministry of Health Drug
Control Department, 2006).
Manajemen gudang dilakukan oleh pengelola gudang yang ditunjuk
berdasarkan peraturan yang berlaku dan sekurang-kurangnya terdiri dari:
1. Kepala gudang, mempunyai tugas pokok antara lain:
a. Mengelola penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian material dan
peralatan.
b. Melakukan perencanaan, pengendalian dan pelaporan pergudangan.
c. Mengamankan pergudangan beserta isi dan lingkungannya dari segala
sesuatu yang mengancam keberadaan gudang beserta isinya.
d. Mendukung percepatan pendistribusian material.

Universitas Sumatera Utara

2. Petugas perencanaan, pengendalian dan pelaporan, mempunyai tugas pokok

antara lain:
a. Merencanakan, mengendalikan dan melaporkan setiap material dan
peralatan yang masuk, disimpan dan didistribusikan setiap periode tertentu
atau secara berkala.
b. Merencanakan, mengendalikan dan melaporkan kegiatan manajemen
pergudangan.
3. Petugas penerimaan, mempunyai tugas pokok antara lain:
a. Mengelola penerimaan, material dan peralatan di gudang sesuai dengan
peraturan yang berlaku.
b. Melakukan penerimaan dan pengecekan kondisi material dan peralatan pada
saat penerimaan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
c. Mendukung percepatan dan akurasi penerimaan material dan peralatan.
4. Petugas penyimpanan dan pemeliharaan, mempunyai tugas pokok antara lain:
a. Mengelola penyimpanan dan pemeliharaan material dan peralatan.
b. Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan material dan peralatan di gudang
sesuai dengan karakteristik material dan peralatan pada tempat yang sesuai.
c. Mengamankan material dan peralatan dari ancaman kerusakan dengan cara
menyimpan sesuai dengan ketentuan dan tempat yang disediakan.
d. Mendukung percepatan penyimpanan dan pemeliharaan material dan
peralatan agar tetap terjaga kualitas dan kuantitasnya.
5. Petugas pendistribusian, mempunyai tugas pokok antara lain:
a. Mengelola pendistribusian material dan peralatan.

Universitas Sumatera Utara

b. Melakukan pendistribusian material dan peralatan sesuai dengan permintaan

dan peraturan yang berlaku.
c. Mengkoordinasikan proses pendistribusian material dan peralatan dari
gudang ke penanggung jawab sesuai dengan peraturan yang berlaku.
d. Mendukung percepatan pendistribusian material dan peralatan.
6. Petugas keamanan, mempunyai tugas pokok antara lain:
a. Mengelola keamanan dan pengamanan gudang beserta isi dan petugas
pengelola gudang.
b. Melakukan pencegahan dan penanganan keamanan gudang beserta isi dan
petugas pengelola gudang dan pelaporan kondisi keamanan gudang setiap
saat atau setiap periode tertentu.
c. Mengamankan seluruh isi, sistem, dan petugas pengelola pergudangan.
d. Mendukung pengamanan semua proses aktivitas pergudangan mulai dari
penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan sampai dengan pendistribusian
material dan peralatan (BNPB, 2009).
2.7 Alur Penerimaan Barang di Gudang

Surat Jalan
P.O./P.R
CoA
Bukti
Penerimaan
Barang
Finance

Supplier
REKANAN
GUDANG

Dikembalikan
ke Rekanan

Karantina
Tidak/Ditolak

OK?
Ya

PPIC

Gudang
Penyimpanan

PRODUKSI

QC

Universitas Sumatera Utara

(Priyambodo, 2007)

2.8 Manajemen Pergudangan

Manajemen Pergudangan memiliki cakupan antara lain:
1. Mengatur petugas (SDM).
2. Mengatur penerimaan barang.
3. Mengatur penataan atau penyimpanan barang.
4. Mengatur pelayanan akan permintaan barang (Priyambodo, 2007).
Adapun sasaran manajemen pergudangan adalah:
1. Fasilitas
a. Penyediaan

serta

pengaturan

yang

baik

terhadap

fasilitas

/perlengkapan/peralatan yang dibutuhkan dalam gudang.

b. Pemakaian ruang seefektif mungkin.
c. Memungkinkan pemeliharaan yang baik dan mudah untuk semua
fasilitas gudang.
d. Fleksibilitas terhadap perubahan.
2. Tenaga Kerja
a. Penggunaan tenaga kerja seefektif mungkin.
b. Mengurangi risiko kecelakaan.
c. Memungkinkan pengawasan yang baik.
3. Barang
a. Menghindari

kerusakan

barang

ataupun

yang

mempengaruhi

kualitasnya.
b. Menghindari terjadinya kehilangan barang.

Universitas Sumatera Utara

c. Mengatur letak agar hemat tempat atau ruang.

d. Pengaturan aliran keluar-masuknya barang (Priyambodo, 2007).
2.9 Administrasi Gudang
Administrasi gudang diperlukan untuk mempermudah pengawasan dan
pengendalian perbekalan farmasi yang meliputi:
1. Buku utama.
2. Kartu stok.
3. Buku harian penerimaan barang.
4. Buku harian pengeluaran barang.
5. Surat Bukti Barang Masuk (SBBM).
6. Surat Bukti Barang Keluar (SBBK) (BNPB, 2009).
2.10 Mekanisme Pergudangan
Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut:
1. Penerimaan
Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan material dan
peralatan di gudang. Saat penerimaan barang dilakukan pengecekan
antara lain kemasannya tidak rusak, jumlah yang diantar, label produk,
nama dan alamat pemasok, nomer bets dan tanggal kadaluarsa.
2. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan proses penyimpanan material dan peralatan di
gudang dengan cara menempatkan material dan peralatan yang diterima
secara sistematis agar mempermudah proses pengecekan barang dan
penggunaan kartu stok untuk mengawasi pergerakan barang. Selain itu

Universitas Sumatera Utara

juga penggunaan label untuk mengetahui kondisi produk dan secara rutin
dilakukan perhitungan stok.

3. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan material dan peralatan agar
kondisi tetap terjamin dengan penyimpanan disusun secara rapi dan
teratur serta berdasarkan prinsip FIFO atau FEFO.
4. Pendistribusian
Pendistribusian merupakan proses pengeluaran dan penyaluran material
dan peralatan dari gudang yang dilakukan berdasarkan permintaan dan
disertai dengan bukti serah terima.
5. Pengendalian
Pengendalian merupakan proses pengawasan atas pergerakan masuk dan
keluarnya material serta peralatan dari dan ke gudang agar persediaan
dan penempatan dapat diketahui secara cepat dan tepat.
6. Penghapusan
Penghapusan merupakan kegiatan pemusnahan material dan peralatan
yang kadaluarsa atau rusak dan menghindari pencemaran lingkungan
Penghapusan diatur dalam prosedur tertulis untuk menghindari
penyalahgunaan ataupun dampak yang diakibatkan dari pemusnahan
(BNPB, 2009).
.

Universitas Sumatera Utara