DEFINISI HARTA ATAU ASET

HARTA YANG MEMPUNYAI NILAI DAN BOLEH

DIJUAL ATAU DIPINDAH MILIK

ORANG YANG MEMPUNYAI KEMAHIRAN,

MUTU DAN KEGUNAAN YANG BERNILAI
SERTA BOLEH DIMANFAATKAN OLEH
INDIVIDU/ORGANISASI

SAMBUNGAN

PROSES MENJAGA, MENGAWAL, MEMELIHARA,

MENGENDALI DAN MENYENGGARA HARTA
BERBENTUK FIZIKAL YANG MEMPUNYAI NILAI
DAN DIPEROLEHI SAMA ADA UNTUK
DIGUNAKAN TERUS ATAU BAGI MASA AKAN
DATANG DALAM PENGELUARAN BARANG SIAP
ATAU PERKHIDMATAN

PROSES PENGENDALIAN HARTA AWAM

BERMULA DARI PERINGKAT PEROLEHAN
HINGGA PELUPUSAN

PRINSIP PENGURUSAN ASET

TUJUAN ASET DIPEROLEHI IALAH UNTUK

MEMBERI PERKHIDMATAN

SEMUA ASET AKAN HAUS DAN NILAI AKAN

BERKURANGAN

APABILA KEROSAKAN DITEMUI IANYA TERLALU

LEWAT UNTUK DIPULIHKAN

KOS BERTERUSAN BAGI ASET BIASANYA JAUH

MELEBIHI DARI KOS ASAL

ASPEK PENGURUSAN ASET

PEROLEHAN
PENDAFTARAN
PEMERIKSAAN
PENYENGGARAAN
PELUPUSAN & HAPUSKIRA
KEHILANGAN
PENGURUSAN STOR

KEDUDUKAN STOR DALAM

ORGANISASI
PENGGUNA

P
E
R
O
L
E
H
A
N

PENGGUNA

STOR
PENGGUNA

PENGGUNA

KEDUDUKAN STOR
DALAM ORGANISASI
P
E
R
O
L
E
H
A
N

PENGGUNA

PENGGUNA

STOR
PENGGUNA

PENGGUNA

KATEGORI ASET KERAJAAN

1.

TETAP:
a) TANAH DI BAWAH BIDANG KUASA
PENGARAH TANAH DAN GALIAN
(KPTG)
b) BANGUNAN
DI BAWAH BIDANG KUASA JABATAN
KERJA RAYA (JKR)
7

Sambungan:
2.

ASET BERALIH:
a) HARTA MODAL
b) INVENTORI
c) BEKALAN PEJABAT
d) STOK DALAM STOR

PEKELILING
PERBENDAHARAAN
BIL 5 TAHUN 2007
TATACARA PENGURUSAN
ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

TUJUAN

Pekeliling Perbendaharaan ini

bertujuan untuk memperkemas
dan memantapkan peraturan
Pengurusan Aset Alih Kerajaan
Tarikh Kuatkuasa mulai 2 hb
Mac 2007

10

PERLAKSANAAN (TPA)
- Semua maklumat berkaitan Harta Modal dan
Inventori di bawah kawalannya bagi tahun 2006 dari
borang lama KEW.312 dan KEW 313 kepada borang
baru dengan secepat mungkin tidak melebihi tempoh
enam (6) bulan mulai dari tarikh Pekeliling ini
dikeluarkan.
- Semua aset yang dimiliki sebelum tahun 2006,
hendaklah disenaraikan di dalam Senarai Daftar
Harta Modal ( KEW PA 4)dan Senarai Daftar
Inventori (KEW PA 5) yang baru.
11

- Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan

Pejabat (KEW.314) hendaklah dipindahkan
ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300 J3) dan
Kad Petak (KEW. 300 J4) mengikut
Panduan Perbendaharaan - Tatacara
Pengurusan Stor.

12

PEMBATALAN :
(a) AP Bab II-Kehilangan dan Hapus Kira,
hanya peraturan berkaitan barang-barang
awam sahaja;
(b) PP Bil. 3 Tahun 1990 hanya peraturan
berkaitan barang-barang awam sahaja;
(c) PP Bil. 2 Tahun 1991; (d) SPP Bil. 7 Tahun 1995;
(e) SPP Bil. 2 Tahun 1997;
(f) SPP Bil. 3 Tahun 2002;
(g) PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8-Pengurusan
Stor dan Aset sahaja;
13

(h) Panduan Perbendaharaan-Tatacara

Pengurusan Stor hanya Bab XIV dan
XV sahaja;
(i) Surat Perbendaharaan
S(K&B)(8.09)735/3/1-335(SJ.1)JD.4
bertarikh 19 Jun 1995; dan
(j) Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/
PA/535/457(10) bertarikh 7 Januari 2002.

14

TATACARA PENGURUSAN ASET

ALIH KERAJAAN (TPA)

15

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

PEGAWAI PENGAWAL
a.

Mewujudkan Unit Pengurusan Aset

b.

Melantik :
i.
ii.
iii.
iv.

Pegawai Aset di Peringkat Kementerian /

Jabatan /PTJ (termasuk sekolah harian)
Pegawai-pegawai menjalankan
pemeriksaan ke atas Aset
Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan
pelupusan aset dan
Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes
kehilangan aset
16

c. Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan

Aset Kerajaan (JKPAK)
d. Mengemukakan laporan tahunan ke
Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun
berikutnya iaitu :
i. Laporan
ii. Laporan
dan
iii. Laporan
Kerajaan
iv. Laporan

Harta Modal dan Inventori

Pemeriksaan Harta Modal
Inventori
Pelupusan Aset Alih
Tindakan Surcaj/Tatatertib

e. Memastikan semua aset alih Kerajaan

diuruskan mengikut tatacara yang telah
ditetapkan.

17

J/KUASA PENGURUSAN ASET ALIH

KERAJAAN DI KEMENTERIAN/JABATAN (JKPAK)

1. Keanggotaan JKPAK di Kementerian/Jabatan

saperti berikut:
Pengerusi Negeri )

Timb. KSU Kementerian

( Peringkat Kementerian )
Timb. Ketua Pengarah
( Peringkat Ibu Pejabat )
Pengarah ( Jab. Persekutuan /

Setiausaha
:
Pegawai Aset
Kementerian / Jabatan
Ahli-Ahli +
+
+
sesuai.

Semua Ketua Bahagian/Unit

Ketua Audit Dalam
Pegawai-pegawai lain yang

18

2. Agenda Mesyuarat JKPAK adalah saperti berikut :

i.

Kedudukan semasa Aset Alih

Kementerian/Jabatan
ii. Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih
Kerajaan
iii. Laporan Tindakan Pelupusan
iv. Laporan Tindakan Surcaj / Tatatertib
v. Masalah-masalah berkaitan dengan
pengurusan aset alih
3. Bidang tugas JKPAK adalah merancang,
memantau, mengawasi dan menyelia semua
aspek pengurusan aset alih kerajaan.
4. Mesyuarat JKPAK hendaklah diadakan sekurangkurangnya sekali dalam tempoh tiga bulan dan
hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada
J/Kuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun
( JPKA)
19

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

UNIT PENGURUSAN ASET
Menguruskan semua aset alih Kerajaan di
Kementerian / Jabatan di bawah kawalannya
meliputi :-

dan

Bab
Bab
Bab

A:
B:
C:

Bab
Bab
Bab

D:
E:
F:

Penerimaan
Pendaftaran
Penggunaan, Penyimpanan
Pemeriksaan
Penyelenggaraan
Pelupusan
Kehilangan dan Hapus Kira

20

2.

Menguruskan perlantikan Pegawai

Pemeriksa,
Lembaga Pemeriksa dan
Jawatankuasa Penyiasat.

3.

Menjadi Urus Setia kepada Mesyuarat

J/Kuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)
Kementerian/Jabatan

4.

Menguruskan Pelupusan aset alih

Kerajaan.

5.

Menguruskan Kehilangan dan

hapuskira

6.

Menyelaras penyediaan Laporan

berikut:a.
b.

Harta Modal dan Inventori

Pemeriksaan Harta Modal

21

PENGUATKUASA
Berkuatkuasa mulai dari tarikh
pekeliling ini.
Semua Pegawai Pengawal hendaklah
memastikan setiap Kementerian /
Jabatan dibawah
kawalannya menguruskan aset alih
kerajaan mengikut tatacara di dalam
pekeliling ini melainkan jika terdapat
arahan lain yang dikeluarkan oleh
Perbendaharaan.
22

TATACARA PENGURUSAN ASET

ALIH KERAJAAN (TPA)

23

PENGENALAN
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)
adalah tatacara bagi menguruskan Harta Modal
dan Inventori meliputi:Bab A
Bab B
Bab C

Bab D
Bab E
Bab F

Penerimaan
Pendaftaran
Penggunaan/Penyimpanan dan
Pemeriksaan
Penyelenggaraan
Pelupusan
Kehilangan dan Hapuskira

24

DEFINISI ASET:
1. ASET bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan
atau Dibawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang
disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui
sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses
perundangan.
2. ASET ALIH bermaksud aset yang boleh dipindahkan
dari satu tempat ke satu tempat lain termasuk aset
yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan
bangunan.

25

3. Aset Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu :

i.

HARTA MODAL

(a)

Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000

(Ringgit Malaysia Satu Ribu) dan ke atas setiap satu;
atau

(b)

Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara

berjadual tanpa mengira harga perolehan asal.
Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset
yang memerlukan penyelenggaraan seperti
yang telah disyaratkan di dalam manual/buku
panduan pengguna.

26

ii.

INVENTORI

(a)

Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang

daripada RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu)
setiap satu dan tidak memerlukan
penyelenggaraan berjadual.

(b)

Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan

mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

27

4. Kategori Harta Modal :-

(i)

Loji/Jentera Berat;

(ii)

Kenderaan; dan

(iii)

Peralatan/Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/

Penyiaran/Perubatan/Pejabat/Makmal/Bengkel/
Dapur/Sukan.

28

5. Kategori bagi Inventori

(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000
dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual:(i) Peralatan/Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/
Penyiaran/Perubatan/Pejabat/ Makmal/ Bengkel/
Dapur/ Sukan
(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:(ii) Perabot;
(iii) Hamparan, Hiasan dan Langsir; dan
(iv) Pinggan Mangkuk
29

6. Bekalan Pejabat
Harta benda/barang tak luak yang
terlalu rendah nilainya serta tidak
ekonomik untuk dikesan satu
persatu.
Contoh :
Stapler,puncher,gunting,pisau,tray,p
ensil/pen,alat pengasah dll.
30

Stok Dalam Stor

Item stok yang disimpan di dalam
sesebuah stor jabatan untuk diedarkan
kepada pengguna dari semasa ke semasa
mengikut keperluannya.
Contoh :
Alat ganti kenderaan/mesin, alatulis,
hardware,pakaian,peralatan pelbagai dll.

31

BAB A - PENERIMAAN

Pegawai Penerima ialah pegawai yang

dibertanggungjawab untuk menerima
dan mengesahkan aset yang diperolehi
Pegawai Bertauliah ialah pegawai
yang memiliki
kepakaran dalam bidang tertentu.

32

OBJEKTIF PENERIMAAN
(a) Memastikan setiap aset yang diterima
menepati spesifikasi yang ditetapkan;
(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar
mengikut pesanan; dan
(c) Memastikan aset diterima dalam keadaan
yang baik, sempurna dan selamat untuk
digunakan.

33

PERATURAN PENERIMAAN
A. Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan
dengan teliti bagi memastikan ia menepati
spesifikasi yang ditetapkan.
B. Pemeriksaan Teknikal oleh pegawai-pegawai
Kerajaan yang bertauliah hendaklah dilakukan
apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian.
C. Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi
semasa menerima aset:i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah
bagi memastikan aset yang diterima adalah
betul.

34

ii. Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau

diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya.
iii. Sekiranya pengesahan tidak dilakukan dengan serta merta
maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan Diterima

dengan syarat ianya disahkan kemudian

secara diperiksa, dikira, diukur, di timbang
atau diuji

iv. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/ penerima adalah

bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan
Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW. PA-1 jika terdapat
kerosakan atau peselisihan.
v. Borang KEW. PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani
oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta
kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.

35

vi. Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa

aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada
pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya
menepati spesifikasi saperti dalam perjanjian
pembelian
vii.Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset
yang diterima disertakan manual penggunaan
dan penyelenggaraan jika ada.

36

37

BAB B - PENDAFTARAN
OBJEKTIF
Pendaftaran aset adalah bertujuan untuk
a.

Mewujudkan pengkalan data yang lengkap,

tepat dan kemaskini
b. Memudahkan pengesanan dan
pemantauan
c. Membolehkan keadaan aset diketahui
d. Memudahkan penyelenggaraan ,
pelupusan dan penggantian aset

38

TEMPOH PENDAFTARAN
Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua
minggu dari tarikh pengesahan penerimaan
PENDAFTARAN ASET HADIAH
Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran
dan Latihan/Pembelajaran tidak perlu didaftarkan.
Walaubagaimana pun Kementerian/ Jabatan/PTJ
hendaklah mewujudkan satu senarai daftar aset
berkenaan bagi tujuan rekod

39

PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

4.1. Aset lucuthak hendaklah didaftarkan jika
Kem./Jab. Berkenaan bercadang
menggunakannya.
4.2. Aset lucuthak yang telah dikategorikan
di bawah akta tertentu adalah menjadi
tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk
menentukan tindakan yang diambil ke atas
aset berkenaan bagi maksud tertentu sahaja
.

40

PUNCA MAKLUMAT
Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:1.

Aset yang dibeli:a.

b.
c.
d.
e.
f.
g.

Pesanan Rasmi Kerajaan

Nota Serahan
Invois
Dokumen Kontrak
Kad Jaminan
Manual Pengguna
Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.

41

2.

Aset yang disewa beli :-

a.
b.

Surat Ikatan Perjanjian

Dokumen-dokumen lain yang berkaitan

3.

Aset yang diterima daripada sumber lain:-

a.
b.

Salinan daftar jika aset diterima secara pindahan

Surat kelulusan menerima hadiah mengikut
peraturan yang sedang berkuatkuasa berserta
maklumat lengkap aset berkaitan (P.P. 3/1998)
c.
Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima
berikutan Perintah Lucuthak oleh Mahkamah

42

Aset yang belum berdaftar:Sekiranya tiada punca maklumat seperti di

para.1, 2 dan 3, pendaftaran hendaklah berasaskan
maklumat di fizikal aset berkenaan atau sumbersumber lain yang
berkaitan

43

DOKUMEN PENDAFTARAN
1. Bagi memudahkan urusan merekod dan mengesan
sesuatu aset, dokumen yang digunakan adalah seperti
berikut :
a.
b.

Daftar Harta Modal KEW. PA-2

Daftar Inventori KEW. PA-3

2. Bagi pendaftaran melalui sistem berkomputer,

perkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi :
a.
b.
c.

Format yang sama hendaklah diguna pakai

Daftar hendaklah dicetak
Ditandatangani oleh Ketua Jabatan
44

URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH

1. Pendaftaran
(a) Semua aset hendaklah didaftarkan oleh
Pegawai Aset diKementerian/Jabatan/PTJ
dengan menggunakan dokumen KEW.PA-2
dan KEW.PA-3;
(b) Satu Senarai Daftar Harta Modal dengan
menggunakan KEW.PA-4 dan Senarai
Daftar Inventori KEW.PA-5 perlu disediakan;

45

(c) Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 hendaklah

dikemukakan secara tahunan seperti berikut:(i) Pendaftaran di peringkat PTJ Kemukakan
senarai daftar kepada Jabatan atau Ibu Pejabat.
(ii) Pendaftaran di peringkat Jabatan Kumpulkan
senarai daftar PTJ berserta senarai daftar
Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian.
(iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian
Kumpulkan senarai daftar PTJ, Jabatan dan
Kementerian bagi membolehkan Kementerian
mengetahui dan memantau keseluruhan aset
di bawah kawalannya.

46

(d) Daftar aset hendaklah dikemaskini

apabila berlaku perkara perkara berikut:(i)

Penambahan/ penggantian/penaiktarafan aset;

(ii) Pemeriksaan aset;

(iii) Pelupusan; dan
(iv) Hapus kira.

47

2. Pelabelan Aset
(a) Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan
dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi
menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia
(HKM) dan nama Kementerian/Jabatan
berkenaan di tempat yang mudah dilihat dan
sesuai pada aset berkenaan. Bagi kenderaan khas
yang digunakan untuk tujuan penyamaran
dan risikan hendaklah ditandakan di tempat
yang tidak mudah dilihat.

48

(b) Setiap aset hendaklah ditanda dengan Nombor Siri

Pendaftaran. Panduan menyediakan Nombor Siri
Pendaftaran mengikut susunan seperti di bawah:i Kod
ii

Berasaskan sistem fail

Kementerian/Jabatan/Pejab = yang
at
dikeluarkan oleh Unit
Kod Jabatan/Bahagian
Pemodenan Tadbiran
dan
Perancangan
Pengurusan
Malaysia (MAMPU)

iii Kod Kumpulan Aset sama

ada:
Harta Modal

= (H)

49

Contoh melabelkan aset Harta Modal

adalah seperti di bawah:Kementerian Pelajaran
Sek.Men.Keb.Taman Molek JB
Harta Modal
Tahun Pembelian
Nombor Siri

KPM / JEA 1067 153 / H / 07 / 1

50

Contoh melabelkan aset Inventori

adalah seperti di bawah:Kementerian Pelajaran
Sek.Men.Keb.Taman Molek JB
Inventori
Tahun Pembelian
Nombor Siri

KPM / JEA 1067 153 / I / 07 / 1

51

Pergerakan Aset
Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan
sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar
Pergerakan Harta Modal/Inventori KEW.PA-6.
Penyimpanan Daftar
(a) KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan
dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci;
(b) Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam
kabinet berkunci; dan
(c) Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan
salinan disimpan di lokasi.
52

Senarai Aset Di Lokasi

(a)

Senarai Aset mengikut lokasi aset itu

ditempatkan hendaklah disediakan oleh
Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7
dalam dua (2) salinan.

(b)

Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah

disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu (1)
salinan lagi disimpan oleh pegawai yang
bertanggungjawab.

(c)

Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini

dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan
kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.

53

LAPORAN TAHUNAN
HARTA MODAL & INVENTORI
Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori
KEW.PA-8 hendaklah dikemukakan ke
Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun
berikutnya.

54

PENJELASAN CARA
PENGISIAN
1. LAPORAN PENERIMAAN KEW. PA-1
1. DAFTAR HARTA MODAL BHG. A KEW. PA-2
1. DAFTAR HARTA MODAL BHG. B KEW. PA-2
3.1. BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN
DAN NAIKTARAF
4. DAFTAR INVENTORI KEW. PA-3
5. SENARAI DAFTAR HARTA MODAL KEW. PA-4
6. SENARAI DAFTAR INVENTORI KEW. PA-5
7. DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN
DAN INVENTORI KEW. PA-6
8. SENARAI ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA-7
9. LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN
INVENTORI KEW. PA-8
55

KEW PA-1

BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN

(Hendaklah diisi dalam 2 salinan jika terdapat kerosakan/perselisihan)
Nama Pembekal : _______________________________________
Alamat Pembekal : _______________________________________
_______________________________________
No. Telefon
No Faks

Bil

: _______________________________________
: _______________________________________

Nota Hantaran
No.

Tarikh

Nama
Aset

Kuantiti
Dipesa
n

Pegawai Penerima
Tandatangan
: _____________________________
__________________________
Nama
: _____________________________
Jawatan
: _____________________________
Tarikh
: _____________________________

Diteri
ma

Perselisih
an

Ketua Jabatan
Tandatangan
Nama
Jawatan
Tarikh

Perihal
Kerosak
an

Catata
n

: __________________________
: __________________________
: __________________________

56

KEW.
PA2
(No Siri Pendaftaran : KPM/ JEA 1067 153/H/07/1 )
DAFTAR HARTA MODAL
: KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
: SEK.MEN.KEB. TAMAN MOLEK , PASIR GUDANG, JOHOR
BAHAGIAN A

Kementerian/Jabatan
Bahagian
Kod Nasional
Kategori

PERALATAN PEJABAT

Sub Kategori

MESIN

Jenis/Jenama/Model

MESIN PENCETAK DIGITAL-RISO-RZ 330M

Buatan

JEPUN

Harga Perolehan Asal

RM 3989.00

Jenis Dan No. Enjin

79021558

Tarikh Diterima

10/4/2007

No Casis/Siri Pembuat

No Pesanan Rasmi Kerajaan

PK 75572234 1/4/2007

No Pendaftaan (Bagi Kenderaan)

Tempoh Jaminan kearajaan dan tarikh

Tempoh jaminan

2010-3 Tahun

KOMPONEN / AKSESORI

Nama Pembekal Dan Alamat : SYARIKAT AKRIZ SDN.BHD KL

.
Tandatangan Ketua Jabatan

KABINET KAYU BERODA

Nama
:
Jawatan :
Tarikh : 10/4/2007
PENEMPATAN
Cop
:
Lokasi

PEJABAT

Tarikh

10/4/2007

Nama Pegawai

SANI B. MOHD

Tandatangan
PEMERIKSAAN
Tarikh

5/4/08

Status Aset

DIGUNAKAN

Nama Pemeriksa

ISA B. ABU

Tandatangan

PENEMPATAN
Rujukan
Kelulusan

Tarikh

Kaedah Pelupusan

Tandatangan

57

KEW.
PA2
DAFTAR HARTA MODAL
BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN,PENGGANTIAN DAN NAIK TARAF
BAHAGIAN B
BIL

Tarikh

Butiran

Tempoh
Jaminan

Kos (RM)

Nama Dan Tandatangan

58

KEW.
PA3
(No Siri Pendaftaran :
KPM/JEA 1067 153/I/07/1-2)
DAFTAR INVENTORI
Kementerian/Jabatan
Bahagian

:
:
BAHAGIAN A

Kod Nasional
Kategori

PERABUT

Sub Kategori

RAK

Jenis

KAYU BERTINGKAT

Kuantiti

Harga Perolehan Asal

RM595.00/ 1 BUAH

Unit Pengukuran

BUAH

Tarikh Diterima

2/8/2007

Tempoh Jaminan

No Pesanan Rasmi
Kerajaan

CJB 262478/29/7/2007

Nama Pembekal Dan Alamat

KEDAI PERABUT BANDAR SELATAN
111 JALAN INDAH 4/2
TAMAN BUKIT INDAH
80100 JOHOR BAHRU

.
Tandatangan Ketua Jabatan
Nama
:
Jawatan :
Tarikh :2/8/2007
Cop
:
PENEMPATAN

Kuantiti

No Siri
Pendaftaran

Lokasi

PEJABAT

MAKMAL

Tarikh

10/8/07

10/8/07

Nama Pegawai

SANI BIN MOHD

MUSA BIN
ALI

Tandatangan
PEMERIKSAAN
Tarikh

25/7/08

Status Aset

DIGUNAKAN

Nama Pemeriksa

ISA BIN ABU

Tandatangan

PENEMPATAN
Rujukan
Kelulusan

Tarikh

Kaedah Pelupusan

Tandatangan

59

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL

BIL
1.

NOMBOR SIRI
PENDAFTARAN
KPM/ JEA 1067
153/H/07/1

NAMA ASET
MESIN PENCETAK
DIGITAL RISO RZ 330
M

TARIKH
PEROLEHAN
1/4/2007

KEW. PA-4
HARGA
PEROLEHAN ASAL
(RM)
3989.00

60

KEW. PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI

BIL
1

NOMBOR SIRI
PENDAFTARAN

KP-M/JEA
1067
153/I/07/1-2

NAMA ASET
RAK KAYU BERTINGKAT

TARIKH PEROLEHAN
29/7/2007

HARGA PEROLEHAN ASAL

(RM)
1190/ 2 BUAH

61

KEW. PA6

DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

Jenis

Jenama dan Model

No Siri Pembuat

No Siri Pendaftaran

Pegawai Pengeluar

Tarikh

Bil

Nama Peminjam

Dikeluarkan

Jangka
Dipulangkan

Tandatangan
Peminjam

Ketika Dikeluarkan

Tandatangan

Tarikh

Catatan

Ketika Dipulangkan

Tandatangan

Tarikh

62

KEW..PA-7
BAHAGIAN
LOKASI

SENARAI ASET ALIH KERAJAAN

: SEK.MEN.KEB TAMAN MOLEK PASIR GUDANG, JOHOR
: PEJABAT

BIL
1

(a)

KETERANGAN ASET

KUANTITI

MESIN PENCETAK DIGITAL RISO

1 UNIT

Disediakan oleh :

..

Tandatangan
Nama
: ________________________
Jawatan : ________________________
Tarikh
: ________________________

(b) Disahkan oleh :

Nama
Jawatan
Tarikh

Tandatangan
: ________________________
: ________________________
: ________________________

Nota : a) Disediakan oleh Pegawai Aset

b) Pegawai yang mengesahkan ialah pegawai yang bertanggungjawab
ke atas aset berkenaan contohnya :
i) Lokasi bilik Setiausaha Bahagian disahkan oleh Setiausaha Bahagian
ii) Lokasi bilik mesyuarat disahkan oleh pegawai yang menguruskan bilik mesyuarat.
c) Dikemaskini apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab

63

KEW. PA-8

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI BAGI TAHUN .

KEMENTERIAN : _________________________________________________________

BIL

KEMENTERIAN / JABA TAN

DIBAWAHNYA

BILANGAN KEW.
PA-2

JUMLAH NILAI
HARTA MODAL
(RM)

BILANGAN
KEW.PA-3

JUMLAH NILAI
INVENTORI (RM)

Jumlah

Tandatangan Pegawai Pengawal

Nama
: _____________________________________
Jawatan : _____________________________________
Tarikh
: _____________________________________
* laporan merangkumi semua aset alih yang dipegang sehingga tahun
semasa.

64

BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN

DAN PEMERIKSAAN
OBJEKTIF
Semua aset Kerajaan hendaklah diguna dan
dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur
bagi tujuan :(a) Mengurangkan pembaziran;
(b) Menjimatkan kos;
(c) Mencapai jangka hayat;
(d) Mencegah penyalahgunaan; dan
(e) Mengelakkan kehilangan.

65

1. Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi peraturan

berikut :(a) Bagi tujuan rasmi sahaja;
(b) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat
dalam manual/buku panduan pengguna;
(c) Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan
berkelayakan;
(d) Perlu direkodkan; dan
(e) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang
AduanKerosakan Aset KEW.PA-9.

66

KEW.PA-9

BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH KERAJAAN

Bahagian I (Untuk diisi oleh Pegawai Aset)
1. Jenis Aset
:
2. Keterangan Aset
:
3. Nombor Siri Pendaftaran
:
4. Kos penyelenggaraan
terdahulu (jika ada)
:
5. Pengguna Terakhir
:
6.Tarikh Kerosakan
:
7. Perihal Kerosakan
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
8. Syor Pegawai Aset
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
Nama:..
Jawatan:.
Tarikh:.
Bahagian II (Keputusan Ketua Jabatan)
Diluluskan / Tidak Diluluskan*

67

PENGGUNAAN
-

Aset yang dibawa keluar dari pejabat

hendaklah mendapat kebenaran bertulis
daripada Ketua Jabatan. Aset berkenaan
hendaklah dipulangkan semula sebaik
selesai penggunaannya atau mengikut
tempoh kelulusan mana yang lebih awal.

Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan

dan penyelenggaraan kenderaan adalah
mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.

68

KEW.PA-6

DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

Jenis
Jenama dan
Model

PEGAWAI PENGELUAR

No. Siri
Pembuat

Catatan

No. Siri
Pendaftaran

Bil.

Nama
Pemijam

Tarikh
Dikeluark
an

Jangka
Dipulangk
an

Tandatang
an
Peminjam

Ketika
Dikeluarkan
Tandatang
an

Tarik
h

Ketika
Dipulangkan
Tandatang
an

Tarik
h

69

PENYIMPANAN

1. Aset Kerajaan hendaklah disimpan di tempat yang

selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai
yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan
hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak
berlakunya kerosakan atau kehilangan aset.
2. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa
kekurangan, kerosakan atau kehilangan
aset di bawah tanggungjawabnya.
3. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah
kepada risiko kehilangan, maka hendaklah
sentiasa di bawah kawalan yang maksima.

70

PEMERIKSAAN
1) Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:(a) Fizikal;
(b) Rekod; dan
(c) Penempatan.
2) Tujuan pemeriksaan adalah untuk:(a) Mengetahui keadaan dan prestasinya;
(b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod
yang lengkap, tepat dan kemaskini; dan
(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama
seperti yang tercatat dalam daftar.
71

PEMERIKSAAN
3) Pegawai Pengawal hendaklah melantik
sekurang-kurangnya dua (2) orang Pegawai
Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung
dalam pengurusan aset dan hendaklah dilaksanakan
sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.
4) Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan
Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10
dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11
kepada Ketua Jabatan.

72

PEMERIKSAAN
5) Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan
KEW.PA-10 dan KEW.PA- 11 bersama-sama
dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal
dan Inventori KEW.PA-12 kepada Pegawai Pengawal.
6) Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki
mengemukakan KEW.PA- 12 kepada
Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
7) Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri
pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa
bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

73

KEW. PA-10
LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL
(diisi oleh Pegawai Pemeriksa)
Kementerian / Jabatan : ____________________________________________
Bil

No Siri
Pendaftaran

Jenis Harta
Modal

Lokasi
Mengiku
t Rekod

.
..
(Tandatangan)
.
(Nama Pegawai Pemeriksa 1)
Pegawai Pemeriksa 2)
.
(Jawatan)
.
(Tarikh Pemeriksaan)
Pemeriksaan)

Sebena
r

Bahagian : ______________________________

Daftar ( KEW. PA-2)

Lengkap
Ya

Tida
k

Kemaskini
Ya

Keadaan Harta
Modal
Catatan

Tida
k

Nota :
(Tandatangan)
.
(Nama

(Jawatan)

(Tarikh

Lokasi : Nyatakan lokasi harta modal mengikut rekod dan

lokasi harta modal semasa pemeriksaan.
Daftar : Tandakan ( / ) pada yang berkenaan.
Keadaan Harta Modal : Nyatakan samaada sedang
digunakan atau tidak digunakan.
Catatan : Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan.

74

KEW. PA-11
LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI
(diisi oleh Pegawai Pemeriksa)
Daftar
Lengkap
Bil

Jenis
Inventori

Ya

.
(Tandatangan)
.
(Nama Pegawai Pemeriksa 1)
.
(Jawatan)
.
(Tarikh Pemeriksaan)

Tidak

Lokasi

Kuantiti

Kemaskini
Ya

Tidak

Mengik
ut
Rekod

Seben
ar

Mengik
ut
Rekod

Seben
ar

Keadaa
n
Invento
ri

Catata
n

Nota :
..
Lokasi : Nyatakan lokasi harta modal mengikut rekod dan
(Tandatangan)
lokasi harta modal semasa pemeriksaan.
.
Daftar : Tandakan ( / ) pada yang berkenaan.
(Nama Pegawai Pemeriksa 2)
Keadaan Inventori : Nyatakan samaada sedang digunakan

atau tidak digunakan.

(Jawatan)
Catatan : Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan.

(Tarikh Pemeriksaan)

75

KEW. PA-12
SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
Tahun : .................

Kementerian

: ___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di
____________________________________________________
( Jabatan / Bahagian / PTJ )
telah diperiksa pada ______________________
(tarikh pemeriksaan)

Tandatangan
Nama Pegawai Pengawal
Tarikh
Cop Kementerian / Jabatan

: .
: .
: .
: .

76

BAB D
PENYELENGGARAAN

77

Penyelenggaraan aset Kerajaan bertujuan:(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar

secara berterusan dan selamat digunakan;
(b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;
(c) Meningkatkan keupayaan;
(d) Mengurangkan kerosakan;
(e) Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan;
(f) Menjamin keselamatan pengguna;
(g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta
produktif; dan
(h) Memelihara imej Kerajaan.

78

JENIS
PENYELENGGARAAN
Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:(a)

Penyelenggaraan Pencegahan ( Preventive Maintenance)

ialah tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil
untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti
komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya
dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dan

(b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance)

ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen
atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut
standard yang ditetapkan.

79

MANUAL PENYELENGGARAAN
Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset
hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tujuan
penyelenggaraan.

80

PANDUAN PENYELENGGARAAN
Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk
melaksanakan langkah-langkahberikut:(a)

Menyediakan Senarai Aset Yang Memerlukan

Penyelenggaraan KEW.PA-13.

(b)

Merancang Penyelenggaraan

(c)

Melaksanakan Program Penyelenggaraan

(d)

Merekodkan Penyelenggaraan

(e)

Menilai Program Penyelenggaraan

(f)

Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta

81

STOK BEKALAN PEJABAT

Maklumat dalam Daftar Stok Bekala Pejabat

(KEW 314) hendaklah dipindahkan ke Kad
Kawalan Stok (KEW 300 J3) dan Kad Petak (KEW
300 J4) mengikut Panduan Perbendaharaan
Tatacara Pengurusan Stor.

82

Bekalan
Pejabat

Harta benda/barang tak luak yang terlalu

rendah nilainya serta tidak ekonomi untuk
dikesan satu persatu.
Contoh :
Stapler, puncher, gunting, pisau, tray,
pensil/pen, alat
pengasah dll.

83

Stok Dalam Stor

Item stok yang disimpan di dalam sesebuah stor
jabatan untuk diedarkan kepada pengguna dari
semasa ke semasa mengikut keperluannya.
Contoh :
Alat ganti kenderaan/mesin,
alatulis,hardware,pakaian,peralatan pelbagai dll.

84

AT 1

[Lampiran J-3]

LAMPIRAN J-3
Kew 300 J3

(Panduan 85)
KAD KAWALAN STOK (3)
Keluaran
Tahunan

19-

19-

19
-

RM

Harga
Keluara
n Seunit

Paras Stok

Unit

Unit

Kuantiti Pesanan:
(Ekonomi/Tetap)

Maksima

No Vokeb:

Pembelian
Tahunan

Unit
Terimaa
n/
Keluara
n
19-

19-

RM

23/12/
07

No
Rujukan

AT

23/12/
07
2/1/08
2/1/08

Tempat
Hantaran/
No
Pesanan
Kerajaan

DITERIN
DRP B/S
AT M/S 1

50

Jumla
h

9.00

450.0
0

Ketiga

Keempat

RM

RM

RM

RM

KEW 300
J4
INV 3005

P 2265
KEW 300 J 4

keluaran

Baki Stok

Pesanan yang dibuat tetapi belum

diterima

RM

Tarik
h

50

450.0
0

150

1425.0
0

50

150

9.50

Tempat :

Kedua

Harga
Seunit

Minima

Pertama

Terimaan
K

No Kod:

Keluara
n Suku
Tahun
Semasa

Tarikh

19
-

Memesan

RM

450.0
0

1425.00
15
0

1425.0
0

No
Rujukan

Kuanti
ti

Kuantiti
Diterim
a

85

[Lampiran J-4]
LAMPIRAN J-4
(Panduan 92)
KAD PETAK
Nombor Kod
Perihal Barang

KEW 300 J4

AT 1
Lokasi ..STOR PEJABAT
KERTAS PHOTOSTAT PUTIH
SAIZ A4 80 GSM
Kumpulan ALATULIS
Nombor

Rujukan ........................................

No Garisan

No BTB
atau BPPB

Terima

Keluar

50

Baki

Tarikh dan
tandatanga
n
Penyelengg
ara Stor

50

23/12/07

KEW J3
B660349

1/08

10

40

1/1/08

2/08

30

10

2/1/08

KEWJ3
B660349

160

2/1/08

22/08

150

15/1/08

150
10

6
7
8
9
10
11
12
13
14
Baki dipindahkan ke hadapan

86

VERIFIKASI STOK
SPP KPPM BIL 4/2003

1. Perlantikan Pemverifikasi Stok

Dilantik oleh Pegawai Pengawal yang terdiri
daripada pegawai-pegawai yang bukan bekerja
dalam organisasi stor.
Tempoh perlantikan 2 tahun (TPS 187,188)

87

2. Tugas-tugas Pemverifikasi Stok

- Membuat lawatan ke stor secara mengejut
berasaskan kepada rancangan Verifikasi
Stok fizikal yang disediakan (TPS 189-193)
3. Pertimbangan Pegawai Pengawal ke atas
Laporan Verifikasi Stok.
- Pegawai Pengawal hendaklah memberi
pertimbangan yang sewajarnya kepada syorsyor
dalam Laporan Verifikasi Stok. (TPS 194-196)

88

Pengkelasan Barang-Barang
a)

Tidak Menarik - diverifikasi tiap-tiap dua tahun

sekali.
b) Menarik - diverifikasi setahun sekali
(Perabut,pakaian dan alat kelengkapan)
c)
Sangat menarik diverifikasi 2 kali setahun
(dadah,perkakas elektrik & kain)

89

Pengiraan Stok
1. Tanggungjawab Pegawai Penjaga Stor
- Pegawai Penjaga Stor bertanggungjawab menjaga
keselamatan stor dan barang-barang di bawah
kawalannya.
- Satu rancangan pusingan pengiraan stok yang
formal yang dijalankan terus menerus sepanjang
tahun dan barang-barang tersebut diperiksa
secara
fizikal sekurang-kurangnya sekali dalam setahun.

90

Laporan Tahunan Pengurusan

Stor
-

Hendaklah dikemukakan ke Kementerian Pelajaran

sebelum 15 Februari tahun berikutnya.

Lampiran N (Kew 300N) Penyata Kadar Pusingan

Stok/Inventori
Lampiran S (Kew 300S) Senarai Verifikasi Stok
Lampiran T (Kew 300 T) Sijil Verifikasi Stok
Lampiran U (Kew 300U) Laporan Verifikasi Stok
Lampiran W (Kew 300W) Sijil Tahunan

Pemeriksaan Stok

/ Inventori

91

KEW 300-N
LAMPIRAN N
(Panduan 121)
KADAR PUSINGAN STOK
PENYATA KADAR PUSINGAN STOK
PADA 31hb Disember 20 .....
(a) Nilai stok pada akhir tahun lalu ...................................
= RM ..............................................
(b) Nilai terimaan bagi tahun semasa ................................
= RM ..............................................
(c)
Nilai keluaran bagi tahun semasa ................................
= RM ...............................................
(d)
Nilai stok pada hujung tahunini (a+b-c) .....................
= RM ...............................................
(e)
Kadar Pusingan : c/
.......................
= RM ...............................................

A+d
2

Keterangan :
Inventori stok pada hujung tahun lalu (a) dan inventori stok pada hujung tahun semasa (d) adalah
dianggap mewakili dua penyimpanan stok untuk tujuan pengiraan purata bulanan penyimpanan stok
bagi tahun semasa.

92

CONTOH
KEW 300-N
LAMPIRAN N
(Panduan 121)
KADAR PUSINGAN STOK
PENYATA KADAR PUSINGAN STOK
PADA 31hb Disember 20 .....
(a) Nilai stok pada akhir tahun lalu ...................................
= RM 700,000
(b) Nilai terimaan bagi suku tahun pertama.......................
= RM 200,000
(c)
Jumlah nilai stok pada akhir suku tahun pertama (a+b)
= RM 900,000
(d)
Nilai keluaran sehingga akhir suku tahun pertama
= RM 500,000
(e)
Nilai baki stok pada akhir sukutahun pertama (c-d)
= RM 400,000
(f)
Nilai keluaran tahunan yang diramalkan ini diperolehi
dengan mendarabkan keluaran sehingga akhir sukutahun
pertama i.e (d) dengan empat (4) ; (RM 500,000 x 4)
= RM 2,000,000
(g) Kadar pusingan : ini diperileh dengan membahagikan nilai
keluaran tahunan yang diramalkan i.e (f) dengan nilai stok pada
akhir sukutahun pertama (e)
= RM 2,000,000
RM 400,000
kadar Pusingan
=5
Keterangan :
Inventori stok pada hujung tahun lalu (a) dan inventori stok pada hujung tahun semasa (d) adalah
dianggap mewakili dua penyimpanan stok untuk tujuan pengiraan purata bulanan penyimpanan
stok bagi tahun semasa.

93

KEW 300-S

LAMPIRAN S
(Panduan 192)
SENARAI VERIFIKASI STOK
Disediakan oleh pemverifikasi stok yang dilantik pada ...................................... Untuk memeriksa barang-barang
di..........................
Folio
Lejar

Perihal
Barang

Stok
Sebenar

Stok
Mengikut
Rekod

Tandatangan : .......................................
Tandatangan : .................................
Nama
: .......................................
: .................................
Jawatan
: .......................................
Jawatan
: .................................

Lebihan

Nilai
Lebihan

Kekurang
an

Nilai
Kekurang
an

Catitan

Nama
Tarikh Pemeriksaan Stok Sebenar : ...................

94

KEW 300-T

LAMPIRAN T
(Panduan 199)
SIJIL VERIFIKASI STOK
Saya mengesahkan bahawa dalam suku tahun berakhir pada ....................................... Barang-barang di
bawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendak-kehendak Panduan 198 seperti berikut :
(i) Barang-barang Tidak Menarik diverifikasi pada
..........................................
(ii) Barang-barang Menarik diverifikasi pada ..........................................
(iii) Barang-barang Sangat Menarik diverifikasi pada
..........................................
Tiada perselisihan / Laporan Verifikasi Stok (Kew 300 U1) disertakan dalam tiga salinan

Tarikh : ..............................
.........................................
Ketua Jabatan / Bahagian
* Potong yang mana tidak berkenaan.

95

LAMPIRAN U-1

(Panduan 200)
LAPORAN VERIFIKASI STOK

KEW 300 U

LAPORAN PEGAWAI PENGAWAL KE ATAS VERIFIKASI STOK

No
Kod

Perihal
Barang

Tarikh
Periks
a

Uni
t

Kuanti
ti

Nila
i

Sebabsebab

Syor-syor
Pegawai
Pengawal

Ulasan Ketua
Setiausaha
Perbendaharaa
n/ Pegawai
Kewangan

Catita
n

A. Stok Lebih
B. Stok Kurang
C. Stok Tak
Boleh
Guna
D. Stok Usang

Tandatangan : .......................................................
Kementerian / Jabatan : ......................................................

96

KEW 300-W

LAMPIRAN W
(Panduan 221,239)
SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN STOK / INVENTORI
Saya mengesahkan bahawa dalam suku tahun berakhir pada ................................... Semua barangbarang dalam stok / inventori di bawah jagaan saya telah diverifikasikan mengikut kehendakkehendak Panduan 187,198 dan 238 tidak terdapat sebarang perselisihan / laporan Verifikasi Stok
(Kew 300 U1) dilampirkan dalam tiga salinan *

Tarikh : ..............................
Ketua Jabatan / Bahagian

..........................................

* Potong mana yang tidak berkenaan

97

TATACARA ASET ALIH

KERAJAAN
PELUPUSAN - BAB E

98

DIFINISI PELUPUSAN
Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan,
kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

OBJEKTIF
Pelupusan aset Kerajaan bertujuan untuk:(a) Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak boleh
diguna atau tidak diperlukan;
(b) Menjimatkan ruang simpanan/pejabat;
(c) Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan
(d) Membolehkan aset milik Kementerian/Jabatan dipindahkan ke
Kementerian/Jabatan yang lain atas sebab-sebab tertentu.
99

JUSTIFIKASI PELUPUSAN
Aset boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(f)
(g)
(h)
(i)
(j)
(k)

Tidak Ekonomi Dibaiki;

Usang/obselete;
Rosak dan tidak boleh digunakan;
Luput tempoh penggunaan;
Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum;
Tiada alat ganti;
Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan;
Disyor selepas pemeriksaan aset;
Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan;
Perubahan teknologi; dan
Melebihi keperluan.

100

KUASA MELULUS
Kuasa untuk meluluskan pelupusan adalah seperti berikut:1. Perbendaharaan
(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000
atau jumlah keseluruhannya melebihi RM500,000; dan
(b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai
perolehan asal seperti berikut:(i) Hadiah;
(ii) Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri;
(iii) Tukar Beli (trade-in);
(iv) Tukar Barang (barter-trade); dan
(v) Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan
dalam tatacara ini.
101

KUASA MELULUS
2. Kementerian/Jabatan
(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau
jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan
(b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai
perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau
jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.
3.

Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17,

Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa
selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain sebagaimana Arahan
Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.

102

U
R
U
S
S
E
T
I
A
P
E
L
U
P
U
S
A
N

1.

Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan

adalah bertanggungjawab sebagai Urus Setia Pelupusan.

2.

Tugas-tugas Urus Setia Pelupusan adalah seperti

berikut:(a)
(b)
(c)
(d)

Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa

mengikut KEW. PA-15;
Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16;
Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17;
Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan
lengkap dan teratur;

103

U
R
U
S
S
E
T
I
A
P
E
L
U
P
U
S
A
N

(e) Mengemukakan permohonan pelupusan kepada

Kuasa Melulus:(i) Perbendaharaan melalui Pegawai Pengawal; dan
(ii) Pegawai Pengawal atau pegawai-pegawai yang
diwakilkan kuasa.
(f) Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk
tindakan;
(g) Memohon pelanjutan tempoh pelupusan;
(h) Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan;

Melantik dua orang saksi yang terdiri daripada

sekurangkurangnya Pegawai Kumpulan Sokongan I
bagi pelupusan melalui kaedah pemusnahan;

104

U
R
U
S
S
E
T
I
A
P
E
L
U
P
U
S
A
N

(j)

Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan

Aset KEW.PA-18;

(k) Memperolehi Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19

bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan;
(l)

Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus;

dan

(m) Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset

KEW.PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac
tahun berikutnya.

105

KEW. PA-15
No. Rujukan
Tarikh

Kepada :

(Nama Pegawai yang dilantik)

LANTIKAN SEBAGAI LEMBAGA PEMERIKSA
PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik Tuan/Puan sebagai Pengerusi/Ahli Lembaga
Pemeriksa untuk memeriksa aset yang dicadangkan untuk dilupuskan bagi tempoh selama
(tahun) mulai dari hingga .
2. Laporan pemeriksaan hendaklah disediakan dengan menggunakan borang Laporan Lembaga
Pemeriksa (KEW. PA-17) dan dikemukakan kepada Urusetia Pelupusan Jabatan dalam tempoh dua (2)
minggu selepas pemeriksaan dijalankan.

(Tandatangan Pegawai Pengawal)

Nama : .
Jawatan : .

106

KEW. PA-16
KERAJAAN MALAYSIA
PERAKUAN PELUPUSAN (PEP)
ASET ALIH KERAJAAN
Kementerian/Jabatan
:
Alamat
:
No Siri Pendaftaran Aset
:
(KEW. PA-2/PA-3)
No Kodifikasi Nasional
:
Jenis,Jenama dan Model
:
No Chasis/Siri Pembuat
:
No Enjin
:
No Pendaftaran (kenderaan) :
Tarikh dibeli
:
Harga Perolehan Asal
:

Jumlah jarak perjalanan (km)/

Tempoh penggunaan (jam)
Tahap Penyampaian Perkhidmatan (%) :
Jumlah Kos Penyelenggaraan Semasa
:
Nilai Semasa :
Anggaran Nilai Selepas Dibaiki
Anggaran Tahan Selepas Diperbaiki
:

LAPORAN PEMERIKSAAN
Butir-butir penambahbaikan yang perlu :
..
..
..
Disahkan bahawa aset tersebut telah diperiksa dan diperakukan untuk pelupusan atas sebab-sebab berikut :
.
.
.
.
( Tandatangan )
Nama :
Jawatan :
Tarikh
:
Cop
:

(Tandatangan)
Nama
:
Jawatan :
Tarikh
:
Cop
:

Ruangan inim hendaklah diisi jika PEP melebihi tempoh satu (1) tahun.
Aset telah dibuat penilaian semula dengan nilai semasa RM ..
.
(Tandatangan)
Nama
:
Jawatan : .
Tarikh
: .

Cop :

107

KEW. PA17

LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA ASET ALIH KERAJAAN

KEMENTERIAN/JABATAN : _______________________________________________________________
HARGA
PEROLEHAN
ASAL
B
I
L

JABATA
N/
BAHAGI
AN

KETERA
NGAN
ASET

UN
IT

KUANT
ITI

TARIKH
PEMBELIA
N

TEMPOH
DIGUNA
KAN/
SIMPANA
N

Tarikh pelantikan Lembaga

Pemeriksa
:
JUMLAH
KESELURUHAN
Tarikh Pemeriksaan
Tempoh pemeriksaan

NILAI SEMASA

SEU
NIT

JUML
AH

SEU
NIT

JUMLAH

(RM
)

(RM)

(RM
)

(RM)

NYATAKAN
KEADAAN
ASET
DENGAN
JELAS

SYOR KAEDAH
PELUPUSAN DAN
JUSTIFIKASI

Tandatangan (Pengerusi)
Nama

Jawatan

Tandatangan

Nama
.
Jawatan
.
* (Ruangan boleh ditambah jika ahli LEmbaga Pemeriksa lebih daripada 2

108

KEW. PA-18
KEMENTERIAN/JABATAN : ________________________________________________________
SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH KERAJAAN
Disahkan aset seperti maklumat berikut telah dimusnahkan.
Jenis Aset :
Kuantiti :
Secara
: (Tanam/Bakar/Buang/Tenggelam)
Tarikh
:
Tempat :

Tandatangan
Nama : .
Jawatan : .

Tandatangan
Nama : ..
Jawatan : ..

Cop :

Cop :

*Pilih mana yang berkenaan

109

KEW. PA-19

KEMENTERIAN/JABATAN : ______________________________________________________
SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Merujuk surat kelulusan No. Rujukan . bertarikh
.., saya mengesahkan tindakan pelupusan telah dilaksanakan seperti berikut :
1. Aset berikut telah dilupuskan secara pindahan/hadiah
Bilangan item . dipindahkan/hadiah kepada
..
(Sura Akuan Terima disertakan)
2. Aset berikut telah dilupuskan secara dijual.
Bilangan item .. No Resit
(salinan resit disertakan)
3. Aset berikut telah dilupuskan secara musnah
Bilangan item : ..
Cara dimusnahkan : ..
(Sijil Menyaksikan Pemusnahan disertakan)
4. Aset berikut telah dilupuskan melalui kaedah-kaedah lain.
Bilangan item : .
Kaedah pelupusan :
(Dokumen berkaitan disertakan)
5. Aset berikut telah dimasukkan ke dalam stok.
Bilangan item : ..
(Salinan Kad Kawalan Stok Disertakan )
Tandatangan Ketua Jabatan :
Nama
:
Jawatan
:
Tarikh
:
Cop Jabatan/Bahagian
:

110

KEW. PA-20
LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
TAHUN : .
KEMENTERIAN/JABATAN :

BIL

KEMENTERIAN/JABATAN

JUMLAH NILAI
PEROLEHAN
ASAL (RM)

HASIL
PELUPUSAN
(RM)

JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL ASET SECARA (RM)

JUALAN

PINDAHAN

Nota : Laporan ini hendaklah dihantar ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya
Tandatangan Pegawai Pengawal
: ..
Nama
: ..
Jawatan
: .
Tarikh
: .

MUSNAH

KAEDAH LAIN

Cop Jabatan :

111

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16

1. PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Teknikal,
Elektrikal dan Elektronik seperti di KEMBARAN A
dan perkakasan komputer seperti di KEMBARAN B.
2. Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada JKR atau Jabatan yang
mempunyai worksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus
dalam peralatan-peralatan tertentu untuk mendapatkan PEP.
3. PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh
Pegawai Sistem Maklumat Kementerian/Jabatan.

112

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16

4 . Setiap PEP hendaklah disahkan oleh dua (2)pegawai yang
mempunyai pengalaman sekurang-kurangnya tiga (3) tahun
dan tidak terlibat dengan pengurusan aset berkenaan.
5.

Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan

untuk tempoh satu (1) tahun sahaja. Sekiranya
melebihi tempoh tersebut, Kementerian/Jabatan
perlu mendapatkan pengesahan nilai semasa
yang baru di PEP.

113

LEMBAGA PEMERIKSA
Pelantikan Lembaga Pemeriksa
(a) Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan perlu melantik Lembaga
Pemeriksa bagi membuat pemeriksaan ke atas asetyang hendak
dilupuskan.
(b) Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh
pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun.
Keanggotaan Lembaga Pemeriksa hendaklah terdiri daripada:(i) Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai ( seorang pengerusi
dan seorang ahli ) yang tidak terlibat secara langsung dalam
pengendalian aset berkenaan;

114

PERLANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA

(ii) Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa
aset, jika perlu;
(iii) Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional
dan Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf; dan
(iv) Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh
dilantik jika perlu.

115

TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA

(a) Menyedia dan mengemukakan jadual pemeriksaan
kepada Urus Setia Pelupusan Jabatan;
(b) Memeriksa aset dan rekod yang berkaitan dalam
tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan;
(c) Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam
peralatanyang hendak dilupuskan telah dikeluarkan;
(d) Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17;
(e) Mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai; dan
(f) Menandatangani KEW.PA-17 dan mengemukakan kepada
Urus Setia Pelupusan.

116

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah
dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari
tarikh surat kelulusan.

PERLANJUTAN TEMPOH
1. Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah
dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu
sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya
dibenarkan sekali sahaja.
2. Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas
tempoh pelanjutan, maka kelulusan adalah
terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan
kerana pengurangan nilai semasa aset dan kaedah pelupusan
mungkin tidak lagi sesuai.
117

PINDA KAEDAH PELUPUSAN

Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah
dikemukakan kepada Kuasa Melulus. Permohonan hendaklah
dikemukakan sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan.
Sekiranya tempoh
pelupusan telah tamat, kelulusan adalah terbatal
dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

KAEDAH PELUPUSAN
Dalam urusan pelupusan aset, kriteria pulangan hasil hendaklah
sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai tujuan ini, Kuasa
Melulus boleh menetapkan kaedah pelupusan yang sesuai dan
paling menguntungkan Kerajaan.

118

KAEDAH PELUPUSAN
(a) Jualan secara:(i) Tender
(ii) Sebut harga
(iii) Lelong
(b) Jualan Sisa
(c) Tukar Barang (Barter Trade)
(d) Tukar Beli (Trade In)
(e) Tukar Ganti (Cannibalize)

119

KAEDAH PELUPUSAN

(g) Pindahan
(h) Hadiah
(i) Musnah secara:(i) Ditanam
(ii) Dibakar
(iii) Dibuang
(iv) Ditenggelam
(j) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.

120

PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT

Jika terdapat pelupusan melalui

kontrak pusat Kementerian/Jabatan
hendaklah menggunakan peraturan
berkenaan.

121

TINDAKAN SEMASA
MELAKSANAKAN PELUPUSAN
(a) Label Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kementerian/
Jabatan pada aset hendaklah dipadamkan;
(b) Jabatan Pengangkutan Jalan hendaklah diberitahu mengenai
pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan Kementerian/
Jabatan dibatalkan;
(c) Kad Pendaftaran kenderaan bermotor diserahkan kepada pembeli
kecuali pelupusan secara jualan sisa; dan
(d) Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus adalah
dikecualikan daripada semua jenis cukai.

122

TATACARA ASET ALIH

KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA
BAB F

123

TAFSIRAN KEHILANGAN

KEHILANGAN bermaksud aset yang tiada

lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian,
kemalangan, kebakaran, bencana alam,
kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai
awam.

124

TAFSIRAN HAPUSKIRA

Hapus kira ialah proses untuk

membatalkan rekod aset yang
hilang.

125

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah:

Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua
Pengarah Jabatan

126

TAFSIRAN KETUA JABATAN

Ketua Jabatan termasuk:

Ketua sesuatu cawangan, daerah,
daerah kecil, pejabat atau pejabat
wilayah.

127

OBJEKTIF
Hapus kira aset kerajaan bertujuan untuk:(a)
Mengawal kerugian yang ditanggung oleh
Kerajaan akibat kehilangan aset;
(b)
Menyelaraskan rekod aset;
(c)
Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab
terhadap kepentingan keselamatan aset
kerajaan; dan
(d)
Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib
dikenakan ke atas kecuaian pegawai.

128

KUASA MELULUS PERINGKATAN

PERBENDAHARAAN

(a)

Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000

atau keseluruhannya melebihi RM500,000.

(b)

Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT

seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal:
Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera
video, komputer riba, palmtop/pocket PC,
Personal Digital Assistant (PDA),LCD Projektor,
Pemain CD/DVD dan smartphone.

(c)

Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian

pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.

129

KUASA MELULUS PERINGKAT

PEGAWAI PENGAWAL
(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi

RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak

melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan
peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan
(b) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa
hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal
kecurian, penipuan atau kecuaian tidak
melibatkan pegawai awam.

130

URUS SETIA KEHILANGAN

DAN HAPUS KIRA
Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan
bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan
dan Hapus kira.
(a)

Mendapatkan maklumat mengenai aset

yang hilang
Melalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan
Daftar Inventori Kew. PA-3.

(b)

Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripada

Ketua Jabatan.

(c)

Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis

kepada Pegawai Pengawal.

(d)
Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat
dengan menggunakan contoh format Kew. PA-29.
131

KEW. PA-28
LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Nyatakan ;1.Keterangan Aset yang hilang
(a) Jenis Aset
(b) Jenama dan Model
Kuantiti
(d) Tarikh Perolehan
(e)Harga Perolehan Asal
2. Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku
3. Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui.
4. Cara bagaimana kehilangan berlaku.
5. Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/mengguna aset yang hilang.
6. Sama ada seseorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab ke atas kehilangan itu.
Jika ya, nama dan jawatannya.
7. sama ada seseorang pegawai difikirkan telah ditahan kerja.
8. No Rujukan dan Tarikh Laporan Polis.
9. Langkah-langkah sedia ada untuk mengelakkan kehilangan itu berlaku.
10.Langkah-langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini.
11.Catatan :
.
Tandatangan Ketua Jab tan
Nama
:
Jawatan
:
Tarikh
:
Cop Jabatan
:

132

KEW. PA-29
No Rujukan Fail :
Tarikh :
Kepada:

(Nama dan Jawatan Pegawai yang dilantik)

PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN
ASET ALIH KERAJAAN
Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik tuan/puan sebagai Pengerusi/Ahli Jawatankuasa Penyiasat
untuk menyiasat kehilangan (nama aset) di
.. (Kementerian/Jabatan/PTJ) mulai dari tarikh surat ini.
( No Rujukan Laporan Awal .)
2. Tuan/Puan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat mengenai kes
kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal
dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai panduan.
3. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (KEW. PA-30) seperti yang dilampirkan. Laporan
ini mestilah dikembalikan sebelum (tarikh).
Tandatangan : .
Nama Pegawai Pengawal : .
Kementerian/Jabatan
: .
s.k Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia

133

URUS SETIA KEHILANGAN

DAN HAPUS KIRA
(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.
(f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripada
Jawatankuasa Penyiasat.
(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan
syor daripada Pegawai Pengawal.
(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan
hapus kira lengkap dan teratur.
(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa
Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal
dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum
diperolehi.

134

KEW. PA-30
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Nyatakan :
1. Keterangan aset yang hilang
(a) Jenis Aset
(b) Jenama dan Model
(c) Kuantiti
(d) Tarikh Perolehan
(e) Harga Perolehan Asal
(f) Anggaran Nilai Semasa
2. Perihal Kehilangan
(a) Tarikh diketahui
(b) Tarikh sebenar berlaku
(c) Tempat kejadian
(d) Bagaimana kehilangan diketahui
(e) Bagaimana kehilangan berlaku
3. Sama ada Laporan hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan.
4. (a) Nama pegawai yang :
(i) Secara langsung menjaga aset tersebut.
(ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia.
(iii) Bertanggungjawab ke atas kehilangan itu.
(b) Mengenai setiap pegawai di atas, nyatakan :(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan
(ii) Tugasnya (sertakan senarai tugas)
(iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak)

135

(iv) Sama ada di tahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan tarikh kuatkuasa hukuman.
(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan
(vi ) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukuman. (Jika ada,berikan butir-butir
ringkas dan rujukannya)
(vii) Maklumat lain, jika ada.
5. Nyatakan adakah Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain
termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan
tersebut.
6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini.
7. Rumusan Siasatan.
8. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi.
Tandatangan : .. (Pengerusi)
Nama
: ..
Jawatan
: ..
Tarikh
: ..
Tandatangan: .. (Ahli)
Nama
: ..
Jawatan
: ..
Tarikh
: ..
Tandatangan: .. (Ahli)
Nama
: ..
Jawatan
: ..
Tarikh
: ..

136

Syor dan Ulasan Pegawai Pengawal : Syor :

Ulasan :

Tandatangan
:
Nama
:
Jawatan
:
Tarikh
:
Cop Kementerian/Jabatan

:
137

URUS SETIA KEHLANGAN

DAN HAPUS KIRA
(j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk kemaskini rekod
daftar aset.
(k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia
Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya.
(l) Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada Kuasa
Melulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan
hapus kira.
(m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan
surcaj/tatatertib
daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkan
kepada Perbendaharaan.
(n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan
Surcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke -Perbendaharaan tidak lewat dari
15 Mac tahun berikutnya.
138

KEW. PA-31

SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN

(diisi oleh Pegawai Aset)
Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil . Bertarikh
Aset berikut telah dihapus kira dan Daftar Harta Modal/Inventori
berkenaan telah dikemaskini.
Bil

Jenis Aset

No Pendaftaran

Tandatangan Ketua Jabatan

:
.
Nama
: .
Jawatan
:
.
Tarikh
: .
Cop Kementerian/Jabatan
:
139

KEW. PA-32
LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET ALIH KERAJAAN
TAHUN ...................
KEMENTERIAN

Bil

Ruj.
Kelulusan
Perbendahara
an

Kemente
rian/Jaba
tan

Jenis
Aset

Punca
Kehila
ngan

Nilai
Perolehan
Asal (RM)

Nilai
Sema
sa
(RM)

Tindakan Surcaj

Tindakan
Tatatertib

Amaun
Surcaj
(RM)

Jenis
Huku
man

Tarikh
Dikena
kan

JUMLAH

Tandatangan Pegawai Pengawal : .

Nama
: .
Jawatan
: .
Tarikh
: .

140

Tar
ikh
Dik
en
ak
an

PROSES HAPUSKIRA
1. Melaporkan Kehilangan
(a)Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada
Ketua Jabatan dengan serta merta.
(b)
Ketua Jabatan atau pegawai yang
bertanggungjawab ke atas kehilangan
atau yang menjaga aset atau yang
mengetahui kehilangan berlaku hendaklah
melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24
jam
dari waktu kehilangan diketahui.

141

2. Laporan Awal Kew. PA-28

(a)Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan
Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang
Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan
oleh pegawai atasannya di peringkat
Kementerian/Ibu Pejabat

142

(b)

(c)

Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku

hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari
bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan
Laporan Polis terus kepada:
(i)

Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana

kehilangan aset berlaku; dan

(ii)

Ketua Setiausaha Perbendaharaan

Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar

kepada Ketua Setiausaha Kementerian,
Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan
wakil tempatan Ketua Audit Negara.

143

3. Jawatankuasa Penyiasat
(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara
bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh
Laporan Awal ditandatangani.
(b)

Keanggotaan:

(a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu

dan bukan daripada bahagian/unit yang sama;
(b) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai
yang terlibat;
(c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai
lebih kanan sebagai Pengerusi.
144

3. Jawatankuasa Penyiasat
(c)

Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia,

Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai
dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat
dengan kehilangan itu di negara berkenaan
sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

145

4.Tugas Dan Tanggungjawab

Jawatankuasa Penyiasat
1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas
perlantikan,
2. Memeriksa sendiri tempat kejadian,
3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai
kehilangan,
4 Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang,
5. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih
(TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi,
6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud,
7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi
mengelak berulangnya kejadian kehilangan.
8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.
146

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab
menyediakan Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus
Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan
dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada
pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan
Akhir, jika ada.
(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan
Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

147

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(c)
Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen
sokongan seperti salinan Daftar Harta
Modal/ Daftar
Inventori, salinan Daftar
Pergerakan Harta Modal dan
Inventori, gambar
lokasi kejadian (jika perlu) dan
dokumen berkaitan
ke Perbendaharaan.
(d)
Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh
yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil
Penyiasatan
Polis belum diperolehi.

148

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(e)

Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil

siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab
untuk:
(i)

Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset

yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau
kedua-duanya sekali, atau

(ii)

Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset

yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan

(iii)

Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

149

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(f)
Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati
dengan hasil siasatan di Laporan Akhir maka
Pegawai
Pengawal boleh mengarahkan siasatan
semula.
(i)

Mengarahkan siasatan semula oleh

Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau

(ii)

Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang

baru untuk menjalankan siasatan.

150

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(g)

Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan

ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan
untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus
dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal
dikemukakan.

151

TINDAKAN KEMENTERIAN/
JABATAN SELEPAS KELULUSAN
(a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal
atau Inventori.
(b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa
Melulus
dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Kew. PA-31 dalam
tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.
(c) Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa
Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari
tarikh kelulusan Perbendaharaan.
(d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib kepada
Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan
Perbendaharaan.

152

PEMATUHAN

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh

dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen
18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

153

ISU/MASALAH PENGURUSAN
ASET KERAJAAN

Tiada rekod/rekod yang ada tidak

sempurna
Tiada sistem maklumat di jabatan atau
secara bersepadu di peringkat kementerian
atau agensi pusat
Penyimpanan rekod rumit kerana
melibatkan banyak aset
Pemeriksaan tidak pernah dibuat oleh
pegawai yang bertanggungjawab atau
pegawai pengawal.
154

Sambungan

Tahap penggunaan harta modal dan

inventori secara ekonomik tidak difahami
dan diselaraskan.
Penyelenggaraan ke atas harta modal
tidak dilaksanakan mengikut jadual atau
pun tidak dilaksanakan langsung.

155

156