Anda di halaman 1dari 48

Ragil.BPTPK. Gombong.

tujuan
pembelajara
n umum

Setelah proses belajar


mengajar diharapkan linatih
paham terhadap dokumen
akreditasi Puskesmas
Ragil.BPTPK. Gombong.

tujuan
pembelajara
n khusus

Setelah proses belajar mengajar linatih dih


Sistem dokumentasi akreditasi Puskesm
Sistem pengendalian dokumen.
Proseur di dalam akreditasi Puskesmas,
Instruksi Kerja di dalam akreditasi Puske
Kerangka acuan di dalam akreditasi Pusk
Ragil.BPTPK. Gombong.

Jenis dokumen
1. PEDOMAN MUTU/MANUAL MUTU,
2. RENCANA MUTU,
3. PERSYARATAN (SPESIFIKASI),
4. REKOMENDASI/SARAN
(PANDUAN),
5. PROSEDUR/ SPO DAN GAMBAR,
6. REKAMAN (BUKTI OBYEKTIF
KEGIATAN YG DILAKUKAN)

dokumen
Manual Mutu:dokumen yang memberi informasi
yang konsisten ke dalam maupun keluar tentang
sistem manajemen mutu,
Rencana mutu: dokumen yang menguraikan
bagaimana sistem manajemen mutu diterapkan
pada suatu produk,proyek/ kontrak tertentu,
Spesifikasi: dokumen yang menyatakan
persyaratan mutu,
Panduan: dokumen yang memberikan informasi
tentang bagaimana melaksanakan kegiatan dan
proses secara konseistendokumen
terdokumentasi, SPO, dan gambar,
Rekaman: dokumen yang memberi bukti obyektif
dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang
dicapai.
Pemberi informasi tentang bagaimana
melaksanakan kegiatan dan proses secara
konsisten: Prosedur/ SPO, gambar.

Dokum
en

Kebijakan dan
Pedoman,

Kerangka Acuan,
Prosesur
(SPO/SOP),
Program,
Ragil.BPTPK. Gombong.

Doku
men

Semua dokumen yg

harus disiapkan Puskesmas untuk


memenuhi instrumen Akreditasi.
Jenis & macam dokumen mengacu
kpd. standar & Kriteria, definisi
operasional, serta cara pembuktian
dan telusur dokumen yg ada dlm
instrumen akreditasi
Ragil.BPTPK. Gombong.

Prinsip Penyusunan
Dokumen
Menulis yg dikerjakan, mengerjakan yg
ditulis, bisa dibuktikan ditindak- lanjuti,
ditelusuri, proses kegiatan yan.ditulis
menjadi Prosedur (SPO), melaksanakan
kegiatan yan. Mengacu pd SPO, hasil
evaluasi (pembuktian)proses kegiatan
yan.sesuai dg SPO.
Mangacu apa yg diminta didlm standar/
instrumen Akred. Puskesmas.
Ragil.BPTPK. Gombong.

Jenis &
Macam
Dokumen
Akreditasi .

Kebijakan,
Prosedur/ SPO,
Kerangka Acuan,

Bukti tertulis kegiatan/ rekam


kegiatan,
Dokumen pendukung lainnya: Ex:
Ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat
perijinan, dll.
Ragil.BPTPK. Gombong.

Dokumen Akreditasi
Dokumen Peraturan Kebijakan,
Pedoman/ Juklak, Prosedur/
SPO/SOP, Juknis, Manual, dokumen
ekternal (referensi, acuan),
Dokumen Kegiatan Program, data
pelaksanaan kegiatan, data
evaluasi, & tindak lanjut kegiatan
serta data- data pendukung
(sertifikat pelatihan, sertifikat ijinijin, dll).
Ragil.BPTPK. Gombong.

10

Kebij
Kebijakan
aan Puskesmas adalah:

Keputusan Puskesmas/ Pimpinan/


Puskesmas pd.tataran strategis/
yang sifat garis besar mengikat
pegawai,
Bentuk doc.bisa SK, Ka.
Puskesmas Ttg. Kebijakan tsb,
sedangkan isi kebijakan sesuai
apa yg ditetapkan.
Ragil.BPTPK. Gombong.

11

Contoh
Kebijakan
Admen.
2.1.11.Ep. d.

Ragil.BPTPK. Gombong.

12

Prosedur
SPO.SOP.
Protap

Ragil.BPTPK. Gombong.

13

Akred.Pakai SPO

Standard
Operating
Procedure
(SOP)

Prosedu
r Tatap
(Protap)
Prosedur
Tindakan

Prosedur
Penatalaks
anaan

Istilah
Lain
Algoritma/
Clinical
Patway
Ragil.BPTPK.
Gombong.

Standard
Procedure
Operasional
(SPO)

Prosedur
Kerja
Juklak/
Juknis.
14

Penge
rtian
Suatu perangkat instruksi/ langkah yg
dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses
kerja rutin ttt,
Sustu perangkat instruksi yg memberikan
langkah-langkah berurutan yg benar &
terbaik berdasarkan konsensus Puskesmas
untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan
fungsi yan.
Suatu perangkat instruksi yg memberikan
langkah-langkah berbagai kegiatan,
sehingga membantu mengurangi
kesalahan.
Ragil.BPTPK. Gombong.

15

Tujua
n proses kerja rutin
Agar
terlaksana dg efektif,
konsisten/ uniform &
aman dlm. Rangka
meningkatkan mutu
yan. Melalui pemenuhan
standar yg berlaku.
Ragil.BPTPK. Gombong.

16

Manfaa
t
1. Memenuhi Persyarratan standar Yan.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Puskesmas/ akreditasi Puskesmas,


Mendokumentasi alur kegiatan,
Memastikan karyawan Puskesmas
mengetahui pekerjaannya,
Meminimalisasi duplikasi wewenang
& tg-jawab,
Memastikan tdk.adanya daerah abuabu,
Overlapping & underlapping
wewenang tdk ada,
Bukti adanya manajemen mutu.
Ragil.BPTPK. Gombong.

17

Prinsip
SPO.

1. Memuat aturan formal segala indikasi & syarat


yg ada di Puskesmas dipenuhi pd setiap
upaya,&tahapan yg dilalui setiap kegiatan yan,
2. Memberikan arah kegiatan yg langsung/ tdk
langsung berhub. Dg. ps,
3. Menggunakan bhs. Sehari-hari, Puskesmas
memudahkan pemakaian , mempunyai urutan,
tdk bermakna ganda,
4. Selalu berubah mengikuti perubahan standar
profesi, serta perkembangan IPTEK profesi ybs,
serta kebijakan & serta peraturan formal,
5. Harus selalu didokumentasikan.
Ragil.BPTPK. Gombong.
18

Prinsip
SPO.

6. Agar dilakukan evaluasi paling lama 3 tahun,


7. Penggantian Kepala/ pimpinan tidak harus
mengganti SPO,
8. Kumpulan setiap SPO disetiap unit kerja harus
dibuatkan SK., Kepala. Untuk pemberlakuannya,

Jenis:
SPO Profesi: yan medik, Keprw., medik,
lab, rekam medik, dll.
SPO pelayanan,
SPO Administrasi.
Ragil.BPTPK. Gombong.

19

Ciri-ciri prosedur yang baik


Tidak menggunakan kalimat
majemuk
Mengenal dengan jelas siapa
yang melakukan apa, dimana,
kapan, dan mengapa
Menggunakan bahasa yang
dikenal oleh pemakai
Merupakan flow-charting dari
proses kegiatan

Ex.
SPO.

SPO pelayanan profesi: mengatur tata cara


penanganan terhadap pasien:
SPO untuk aspek keilmuan: proses kerja untuk
diagnosis dan terapi (contoh: biopsi, dsb)
SPO untuk aspek manajerial: proses kerja
menunjang keilmuan dan pelayanan pasien non
keilmuan (contoh: prosedur konsul)
SPO administrasi: mengatur tata kerja kegiatan
dalam organisasi termasuk hubungan antar unit
kerja (contoh: prosedur mutasi pegawai
Ragil.BPTPK. Gombong.

21

Syarat Menyusun SPO

1. Identifikasi kebut apakah kegiatan yg dilakukan


saat ini sudah ada SPOnya blm, bila sudah apakah
masih efektif/ tdk, bila blm susun,
2. Harus ditulis oleh mereka yg melakukan pekerjaan
tsb/ unit kerja tsb. Tim/ panitia yg ditunjuk Kepala.
Puskesmas hanya untuk menanggapi/ mengkoreksi
SPO tsb. Krn komitmen thd SPO hanya diperoleh
dg adanya keterlibatan dlm penyusunan,

3.Merupakan bagan alir dr suatu kegiatan,


pelaksana/ unit kerja mencatat proses itu ,
membuat alurnya, tim/ panitia diminta
memberikan tanggapan,
4. Jelas, ringkas & mudah dilaksanakan.
Ragil.BPTPK. Gombong.

22

Logo

Judul SPO.

Nama Organisasi
SPO

No. Dokumen

No. Revisi

Ditetapkan Oleh Kepala Puskesmas

Tanggal Terbit :
Halaman

Nama. NIP.

1. Pengertian

2. Tujuan

3. Kebijakan

4. Referensi

5. Prosedur/ Langkah- langkah

6. Unit terkait

Ragil.BPTPK. Gombong.

23

Contoh SPO
Pengumpulan
Informasi
Harapan
Ragil.BPTPK. Gombong.

24

Diagram Alir (Flow Chart):


- Membantu mencari masalah & sebab masalah,
- Mencari variasi-variasi dalam Proses,
- Mencari penyimpangan2 yang ada dalam proses.
Ada dua macam flow chart :
1. Makro Flow chart
2. Mikro Flow chart

Mikro flow chart :


Menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari
tiap tahapan diagram makro,
Bentuk simbol :
- Awal kegiatan =
- Akhir kegiatan =

Makro flow chart :


Menunjukkan kegiatan-kegiatan secara
garis besar dari proses yang ingin kita
tingkatkan.
Hanya mengenal satu simbol ,
bentuk balok :

- Simbol Keputusan =
Ya

?
Tidak

- Simbol Penghubung =

- Simbol Kegiatan =

- Simbol Dokumen =

- Diarsipkan =

Bagan Alur Makro :

Kegiatan
A

Kegiatan
B

Kegiatan
C

Kegiatan
D

Bagan Alur Mikro :

Ya
Tidak

Contoh Diagram Makro :

Pasien
Datang

Pasien
Didaftar

Pasien
Diperiksa

Pasien
Ke Apotik

Pasien
Membayar

Pasien
Pulang

Contoh Diagram Alur Mikro :


Pasien
Datang

12

Mempersilah kan
Pasien
Mendaftar

Pasien
dipersilahkan
ke Lab.

Mempersilahkan
Pasien
Menunggu

Pasien diberi
pengantar

Ya

Pasien
Diperiksa

Perlu
Lab ?

Tidak
Pasien
Disuntik

Ya

Perlu
Suntik ?

Tidak
Pasien
pulang

Pasien
dipersilahkan
ke Apotik

Pasien
Diberi R/

Evaluasi
SPO.
Evaluasi bisa dg ceklist
Tujuan: membudayakan internal audit,
Evaluasi dilaksanakan:
Berkala, maksimal 3 th sekali,
Sesuai kebut. misal karena ada kesulitan dlm
melaksanakan SPO tsb,
Tetapkan pelaksana evaluasi bisa tim
akreditasi,
Buat SPO, cara evaluasi,
Kembangkan format/ check list untuk evaluasi,
Hasil evaluasi revisi/ pembaharuan.
Ragil.BPTPK. Gombong.

34

Daftar tilik
Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang
dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam
pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat,
dikerjakan, dan diberi tanda (check-mark).
Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen
mutu untuk mendukung standarisasi suatu proses
pelayanan.
Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk prosedur
yang kompleks.
Daftar tilik digunakan untuk mendukung,
mempermudah pelaksanaan dan memonitor prosedur,
bukan untuk menggantikan prosedur itu sendiri.

Langkah-langkah menyusun
daftar tilik
Identifikasi prsedur yang membutuhkan daftar
tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan
monitoringnya
Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut
Buat daftar kerja yang harus dilakukan
Susun urutan kerja yang harus dilakukan
Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan
format tertentu
Lakukan uji-coba
Lakukan perbaikan daftar tilik
Standarisasi daftar tilik.

Daftar tilik (Check List)


No.

Urutan kegiatan

Ya

Tidak

TB

Contoh
Cek.LIst.

Ragil.BPTPK. Gombong.

38

Compliance rate (CR) =


Ya
x 100 %
Ya+Tidak

Revisi
SPO.
Revisi
adalah: kegiatan/ usaha untuk
memperbaiki SPO, yg perlu diperbaiki isinya
baik sebag.maupun seluruh isi,
Revisi perlu dilakukan bila:
Prosedur kerja/ urutan kerja, tdk sesuai lagi
dg keadaan yg ada,
Adanya perkembangan ilmu & Teknologi,
Adanya perubahan organisasi/ kebijakan
baru.
Peninjauan ulang setiap 2 tahun.
Penggantian Ka Puskesmas. Tidak perlu
diganti .
Ragil.BPTPK. Gombong.

40

Penulisan KA .

Prog.ram
Tujuan Umum
& Khusus: Merupakan tujuan
program. Tujuan Umum: adalah grs. Besar ,
khususrinciannya,
Kegiatan pokok & rincian kegiatan: langkahlangkah kegiatan dilaksanakan shg.
Tercapainya tujuan prog. Karena itu antara
tujuan & kegiatan harus berkaitan &
sejalan,
Cara melaksanakankegiatan: metode untuk
melaksanakan kegiatan pokok & rincian
kegiatan:Ex: membentuk tim, melakukan
rapat, dll.
Ragil.BPTPK. Gombong.

41

Penulisa
n KA .

Jadual:
Perencanaan waktu melaksanakan
Prog.ram
langkah-langah kegitan,
Evaluasi pelaksanaan kegiatan &
pelaporannya: Evaluasi dr jadual kegiatan,
setiap bbrp . Bln.jadual dievaluasi,
Pencatatan, pelaporan & Evaluasi
kegiatan: Catatan kegiatan, bag.
Melakukan pencatatan kegiatan prog.tsb.
Pelaporan: Bag membuat &Kapan dibuat,
Evaluasi pelaksanaan
prog.secaramenyeluruh.
Ragil.BPTPK. Gombong.

42

Evaluasi
Evaluasi: Kegiatan yg berupa audit internal
dan/ management review,
Audit internal: kegiatan untuk menilai apakah
staf Puskesmas telah memberikan yan.sesuai
standat, pedoman & prosedur yg berlaku yg
dibuktikan dg.adanyadokumen-dkumen audit,
Management review: kegiatan mgn dlm
mengevaluasi hasil temuan audit internal,
mengevaluasi standart-standart/ pedoman/SPO
yg berlaku & mengevaluasi pelaksanaan prog.
Yg dpt dibuktikan dg adanya risalah
rapat/dokumen evaluasi lainnya.
Ragil.BPTPK. Gombong.

43

Rekomendasi
Format Baku: Tdk. Ada,
Bentuk doc. Rekomendasi & Tindak
lanjut sesuai hasil evaluasi,
Ex: Hasil evaluasi SPO., belum
dilaksanakan dg. Baik karena banyak
petugas yg tdk.tahu , SPO
Puskesmasebut rekomendasi: agar
dilakukan sosialisasi SPO, Tindak Lanjut:
dilakukan sosialisasi SPO (doc.nya
undangan, presensi, jadual, dll).
Ragil.BPTPK. Gombong.

44

Notulen.
Format Baku: Tdk. Ada,
Bentuk doc. isinya langkahlangkah yang dilakukan/
rekaman didalam kegiatan
pertemuan/ rapat yang
dibahas lebih dari satu
orang,
sesuai rekaman pertemuan
Ragil.BPTPK. Gombong.

45

Contoh
Format
Notulen.

Ragil.BPTPK. Gombong.

46

Pengendalian Dokumen
Tidak ada ketentuan baku, prinsip konsisten.:
2.1.11...Admen

Contoh: B/ IV/SPO/ 6/ 13/ 005 (B:


Kode pelayanan program, IV:
Bab IV, SPO: Standar Prosedur
Operasional,6: bulan 6/ Juni, 13
tahun 2013, 005: nomor urut
SPO),

Ragil.BPTPK. Gombong.

48