Buku Panduan Penggunaan Aplikasi SIKD Versi 2.0

Panduan Penggunaan Aplikasi
SIKD versi 2.0
Pendahuluan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
Pengenalan SIKD
Pengenalan SIKD versi 2.0
Sistem Pengolahan Arsip berbasis Teknologi Informasi atau yang dikenal dengan nama SIKD (Sistem
Informasi Kearsipan Dinamis) versi 2.0 adalah suatu aplikasi yang dirancang dan dikembangkan oleh
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk menangani pengelolaan arsip dinamis di sebuah Instansi
atau Organisasi sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan.
Tampilan Aplikasi SIKD

Halaman Masuk Aplikasi SIKD v2.0

Berkas & Item pada Aplikasi SIKD v2.0
Fitur Aplikasi SIKD versi 2.0
Kelompok Pengguna Biasa

Kelompok Pengguna Biasa adalah Pengguna yang dapat melakukan tindakan terhadap arsip yang diterima dari
pengguna lain, me-registrasi Arsip ke dalam Berkas yang menjadi kewenangannya, serta mengirim Naskah/Arsip
kepada Pengguna lain.
Pengguna Biasa tidak bisa membuat Berkas sendiri, untuk dapat membuat Berkas yang baru di Unit kerjanya maupun
Unit kerja di bawahnya, Pengguna harus mengajukan permintaan pembuatan berkas baru kepada seorang
Administrator Unit/Administrator Sistem.
Masuk dan Keluar Aplikasi SIKD versi 2.0
Masuk ke dalam Aplikasi SIKD
Untuk menggunakan Aplikasi SIKD pengguna harus melakukan:

a) Menjalankan Browser (Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, dsb.);
b) Memasukkan alamat URL
Aplikasi SIKD sesuai alamat server sebuah instansi/organisasi. (tanyakan kepada

Administrator Unit Kearsipan di instansi/organisasi anda!);
c) Setelah muncul tampilan Login
SIKD, masukkan 'Nama Pengguna' dan 'Kata Sandi' yang telah diberikan
oleh administrator Unit Kearsipan, lalu tekan tombol Masuk;
d) Menu-menu yang ditampilkan dan dapat dipilih oleh pengguna yaitu:

i)
Beranda
ii)
Berkas dan Item
iii) Registrasi Arsip

iv) Kirim Naskah
v) Kotak Masuk
vi) Bantuan
vii) Keluar
Keluar dari Aplikasi SIKD

a) Klik link Keluar;
b) Tampilan akan kembali pada Halaman Masuk Aplikasi SIKD.
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Memeriksa Naskah/Arsip yang Baru Diterima
Memeriksa apakah terdapat naskah/arsip baru yang diterima, untuk selanjutnya naskah dapat diberkaskan ke
dalam berkas yang sesuai atau langsung ditindaklanjuti oleh pengguna .
Secara default akan ada notifikasi berupa angka (jumlah naskah masuk yang baru diterima) di samping tab
Kotak Masuk yang akan di-refresh setiap 2 (dua) menit pada halaman yang sama.
Atau dapat dilakukan secara manual dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik Menu Kotak Masuk,
akan ditampilkan daftar naskah/arsip yang diterima.
b) Untuk mengetahui naskah/arsip yang baru diterima , ditandai dengan Huruf tebal (BOLD) pada baris daftar
naskah-nya,
c) Baris berwarna putih merupakan kiriman Naskah,
d) Baris berwarna hijau merupakan kiriman arsip,
Melihat Metadata Naskah/Arsip

b) Klik 'Pilih' pada salah satu item ,
c) Secara Default Metadata akan dimunculkan pada Tab 'Metadata' di bagian tengah sebelah kiri.
Melihat Sejarah Naskah/Arsip

c) Klik Tab 'Sejarah' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Metadata'.
d) Sejarah Arsip dapat dilakukan filter berdasarkan Kejadian yang terekam.
Melihat Info Relasi

c) Klik Tab 'Info Relasi' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Sejarah'.
d) Sejarah Arsip dapat dilakukan filter berdasarkan Nomor Item, Hal, serta Lokasi Item yang ber-relasi.
Melihat File Digital

c) Klik Tab 'File Digital' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Info Relasi'.
d) Klik File Digital untuk melihat isi File Digital.
Memberkaskan Naskah/Arsip yang Baru Diterima
a) Pengguna dapat memberkaskan Naskah/Arsip yang baru diterima pada berkas yang sesuai
dengan cara memilih berkas pada Tab 'Berkaskan' di bagian tengah sebelah kanan
Berkaskan;
, lalu tekan tombol
b) Naskah masuk yang telah diberkaskan akan masuk kedalam tab Berkas & Arsip .
Membuat Disposisi

c) Klik Tab 'Disposisikan' di bagian tengah sebelah kanan disamping Tab 'Berkaskan'.
d) Pilih Pejabat / Pengguna dengan cara Klik tombol '...'
e) Isikan 'Pesan Disposisi' jika diperlukan (opsional).
f)
Klik tombol 'Kirim Disposisi'.
di samping kanan baris 'Kepada',
Melihat Lembar Disposisi

Tab 'Disposisi' yang merupakan Lembar Disposisi akan muncul jika Naskah/Arsip di dalam kotak masuk merupakan
hasil dari Disposisi dari pengguna lain (dalam hal ini atasan). Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai
berikut :

c) Klik Tab 'Disposisi' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Sejarah'.
d) Lembar Disposisi dapat dilakukan Filter di kolom Dari, Ke, dan Pesan.
e) Untuk melihat Lembar Disposisi pada arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip
sebelumnya, kemudian klik
'Pilih' pada arsip yang baru.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Membuat Revisi
a) Klik Tab Kotak Masuk,

c) Klik Tab 'Revisi' di bagian tengah sebelah kanan disamping Tab 'Disposisikan'.
e) Klik tombol 'Pilih File' untuk melampirkan Kopi Digital/File Elektronik,

f)
Isikan 'Pesan Hasil Revisi' jika diperlukan (opsional).
g) Klik tombol 'Kirim Revisi'.
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Memeriksa Arsip yang telah Diberkaskan
Memeriksa seluruh Arsip yang telah diberkaskan oleh pengguna, atau memeriksa arsip yang telah diberkaskan
ke dalam berkas yang menjadi kewenangannya.
Untuk memeriksa Arsip dan berkas yang menjadi kewenangannya dapat dilakukan dengan langkah-langkah
sebagai berikut :
a) Klik Menu Berkas & Arsip,
secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah
dipilih sebelumnya,
d)
Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan tindak lanjut yang dapat
dipilih, yaitu :
- Metadata
- Disposisikan
- Sejarah
- Check-Out
- Info Relasi
- Kirim
- File Digital
- Kopi
- Pindah Berkas
e)
Untuk melihat arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik
Melihat Metadata Arsip

dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Untuk melihat Metadata arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian
klik
Melihat Sejarah Arsip

dipilih sebelumnya,
e) Klik Tab 'Sejarah' di samping Tab 'Metadata'
f)
Untuk melihat 'Sejarah' arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian
klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Melihat Info Relasi

dipilih sebelumnya,
e) Klik Tab 'Info Relasi' di samping Tab 'Sejarah'
f)
Untuk melihat 'Info Relasi' arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya,
kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Membuat Relasi Arsip
Pembuatan Relasi Arsip dapat dilakukan untuk memberikan hubungan keterkaitan antara 2 (dua) atau lebih Arsip yang
berada dalam sebuah Berkas. Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
dipilih sebelumnya,
d) Pilih 2 (dua) atau lebih Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Tindakan terhadap
beberapa Arsip tersebut.

e) Klik Tab 'Relasikan' yang berada di samping Tab 'Kirim', kemudian klik 'Relasikan'.

dipilih sebelumnya,
e) Klik Tab 'File Digital' di samping Tab 'Info Relasi'
f)
Klik Nama File digital untuk membukanya.
g) File Digital yang ditampilkan merupakan File Digital yang terakhir jika telah terdapat Versi-versi arsip yang
pernah dibuat oleh pengguna (ditandai dengan adanya Tab 'Versi' di samping Tab 'File Digital')
h) Untuk melihat 'File Digital'
kemudian klik
arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya,
Membuat Disposisi
dipilih sebelumnya,
e) Klik Tab 'Disposisikan' di Bagian Kanan di samping Tab 'Check-Out'
f)
Pilih Pejabat / Pengguna dengan cara Klik tombol '...'
g) Isikan 'Pesan Disposisi' jika diperlukan (opsional).

h) Klik tombol 'Kirim Disposisi'.
i)
Untuk melakukan Disposisi terhadap arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip
sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Melihat Lembar Disposisi Arsip

Tab 'Disposisi' yang merupakan Lembar Disposisi akan muncul jika Arsip di dalam Berkas yang bersangkutan sudah
pernah mengalami proses Disposisi dari pengguna lain (dalam hal ini atasan). Langkah-langkahnya dapat dilakukan
dengan cara sebagai berikut :
dipilih sebelumnya,
e) Klik Tab 'Disposisi' di Bagian Kanan di samping Tab 'Sejarah'
f)
Untuk melihat Lembar Disposisi arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya,
Cek-Out Arsip
dipilih sebelumnya,
e) Klik Tab 'Cek-Out' di Bagian Kanan di samping Tab 'Disposisikan'
f)
Klik tombol 'Cek Out'.
g) Maka Tab 'Cek-Out' akan berubah menjadi Tab
'Cek-In'
h) Download/Unduh dan simpan File Digital yang ingin di Cek-Out pada Tab 'File Digital' kemudian ubah
sesuai keinginan lalu simpan.

i)
File digital ini akan dibutuhkan (diupload/unggah) untuk proses Cek-In.
Cek-In Arsip
a) Pastikan File Digital yang akan diupload/diunggah telah siap.
b) Klik Menu Berkas & Arsip,
c) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
d) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah
dipilih sebelumnya,
e) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
f)
Klik Tab 'Cek-In' di Bagian Kanan di samping Tab 'Disposisikan'
g) Klik tombol 'Pilih File' untuk memilih File yang akan diupload/unggah, klik 'OK' / 'Open'
h) Isikan 'Keterangan Hasil Pemeriksaan' jika diperlukan, lalu klik tombol 'Cek-In'
i)
Maka Tab 'Cek-In' akan berubah menjadi Tab
'Cek-Out' kembali.
Melihat
Versi
Arsip & Hasil Revisi
dipilih sebelumnya,
e) Tab 'Versi' akan muncul jika Versi Arsip yang bersangkutan
pernah dibuat oleh salah seorang pengguna,

baik dengan cara Revisi Arsip di Tab 'Naskah Masuk' maupun dengan cara Cek-Out/Cek-In di Tab 'Berkas &
Arsip'.
f)
Klik Tab 'Versi' yang berada di samping Tab 'File Digital', maka akan ditampilkan Versi 'Original' beserta
versi-versi yang pernah dibuat.
g) Pilih salah satu Versi dengan klik tanda panah ke atas (
) dan ke bawah (
) untuk melihat File
Digital lalu membukanya.

h) Untuk melihat Versi arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik
Kirim Arsip yang telah Diberkaskan

Arsip yang akan dikirim di sini akan berakibat hilangnya arsip pada berkas yang bersangkutan, jika arsip masih
diinginkan berada di dalam berkas, salin terlebih dahulu dengan melakukan 'Copy' ! . Maka arsip atau hasil salinannya
dapat dikirim dengan langkah sebagai berikut :
dipilih sebelumnya,
e) Klik Tab 'Kirim' yang berada di samping Tab 'Cek-In'
f)
g) Klik Tombol 'Kirim Item' untuk mengirim Arsip.


Melakukan Salin Arsip dengan 'Copy'

Arsip yang akan disalin dengan 'Copy' ini akan merubah pula metadata hasil salinan-nya menjadi 'Kopi Biasa' .
Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
dipilih sebelumnya,
e) Klik Tab 'Copy' yang berada di samping Tab 'Pindah Berkas'
f)
Isikan Jumlah yang akan di 'Copy' dengan angka, maksimal 50 .
g) Klik Tombol 'Copy' untuk memulai salin Arsip.

Melakukan Pemberkasan Ulang dengan 'Pindah Berkas'
Pemberkasan Ulang dapat dilakukan untuk memindahkan Arsip ke Berkas yang lain di dalam suatu unit kerja, atau ke
Berkas yang menjadi kewenangan akses seorang pengguna dikarenakan sesuatu hal, misalnya kesalahan Pemberkasan
sebelumnya dsb. Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
dipilih sebelumnya,
e) Klik Tab 'Pindah Berkas' yang berada di samping Tab 'Copy'
f)
Pilih Berkas yang lain yang dapat diakses dengan klik tanda panah ke bawah
g) Klik Tombol 'Berkaskan' untuk memulai
Pemberkasan Ulang.
).
Melakukan Registrasi Arsip
Registrasi Arsip dapat dilakukan pada Berkas Pengguna sendiri maupun Berkas Bawahan atau yang diberikan hak akses
yang telah menjadi kewenangannya. Untuk melakukan Registrasi Arsip dapat dilakukan dengan langkah-langkah
sebagai berikut :
a) Klik Menu Registrasi Arsip.
b) Isikan Metadata Arsip sebagai berikut :
- Jenis Arsip
- Tingkat Perkembangan
- Tanggal Arsip
- Nomor Arsip
- Hal
- Tingkat Urgensi
- Klasifikasi Keamanan
- Tingkat Akses Publik
- Kategori Arsip
- Berkaskan di
- Nama Kopi Digital/File Elektronik
- Aplikasi Pembuka
- Media Arsip
- Bahasa
- Isi Ringkas
- Vital/Tidak Vital
- Jumlah
c) Klik Tombol 'Simpan' untuk memulai proses Registrasi,
d) Hasil dari proses Registrasi Arsip dapat dilihat pada Menu 'Berkas & Arsip'
Melakukan Kirim Naskah
Kirim Naskah dapat dilakukan kepada beberapa Pengguna dengan beberapa Lampiran File Elektronik.
Pilihan untuk Kirim Naskah adalah:
- Internal ke Internal Instansi (antar Unit Kerja)
- Eksternal ke Internal Instansi
- Internal ke Eksternal Instansi
Kirim Naskah Internal ke Internal
Untuk melakukan Kirim Naskah antar Unit (Internal ke Internal) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai
berikut :
a) Klik Menu Kirim Naskah , pilih Internal ke Internal.
b) Isikan Metadata Naskah sebagai berikut :
- Jenis Naskah
- Tanggal Naskah
- Nomor Naskah
- Hal
- Tingkat Urgensi
- Kategori Naskah
- Kepada
- Tembusan
- Pertinggal
- Berkaskan di
- Aplikasi Pembuka
- Media Naskah
- Bahasa
- Isi Ringkas
- Vital/Tidak Vital
- Jumlah
c) Klik Tombol 'Kirim' untuk memulai proses Kirim Naskah,
Kirim Naskah Eksternal ke Internal
Untuk melakukan Kirim Naskah antar Unit (Eksternal ke Internal) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai
berikut :
- Jenis Naskah
- Tanggal Naskah
- Nomor Naskah
- Hal
- Tingkat Urgensi
- Kategori Naskah
- Dari
- Jabatan Pengirim
- Instansi Pengirim
- Kepada
- Tembusan
- Pertinggal
- Aplikasi Pembuka
- Media Naskah
- Bahasa
- Isi Ringkas
- Vital/Tidak Vital
- Jumlah
Kirim Naskah Internal ke Eksternal
Untuk melakukan Kirim Naskah antar Unit (Internal ke Eksternal) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai
berikut :
- Jenis Naskah
- Tanggal Naskah
- Nomor Naskah
- Hal
- Tingkat Urgensi
- Kategori Naskah
- Pertinggal
- Aplikasi Pembuka
- Media Naskah
- Bahasa
- Isi Ringkas
- Vital/Tidak Vital
- Jumlah
Melakukan Pencarian Arsip (Konten)

Pencarian ini dapat digunakan untuk mencari Konten (Isi) File Elektronik/Kopi Digital Arsip Pada Berkas yang menjadi
kewenangan seorang Pengguna. Untuk melakukan Pencarian Konten File Elektronik/Kopi Digital Arsip dapat dilakukan
dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik Menu Pencarian Arsip
b) Ketikkan Kata Kunci
c) Pilih Cara Pencarian yaitu :
- Seluruh Kata
- Salah satu dari kata
- Frase yang sama
- Perbandingan Kata
d) Kemudian klik tombol Cari
e) Jika ditemukan , maka akan tampil daftar item arsip sesuai kriteria pencarian.
Mengubah Kata Sandi
Pengguna dapat mengubah Kata Sandi jika diinginkan. Untuk mengubah kata sandi dapat dilakukan dengan
langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik link 'Ganti Kata Sandi di Pojok Kanan Atas pada layar pengguna.
b) Masukkan
Kata Sandi Lama
c) Masukkan
Kata Sandi Baru
d) Masukkan Verifikasi Kata Sandi Baru

e) Klik Tombol 'Ganti Kata Sandi' untuk memproses.
f)
Jika Kata Sandi Hilang atau Lupa, segera Hubungi Administrator Sistem.
Menggunakan Bantuan
Pengguna dapat memanfaatkan Bantuan yang telah disediakan yang berisi Panduan Penggunaan Aplikasi SIKD. Untuk
meng-akses halaman bantuan dapat dilakukan dengan Klik Tombol 'Bantuan' yang terdapat di Pojok Kanan Atas di
bawah link 'Keluar' Sistem. Pengguna dapat keluar dari Halaman Bantuan dengan cara menutup browser dan membuka
aplikasi kembali, atau dengan klik Tombol 'Back' pada Browser.
Kelompok Administrator Unit

Kelompok Administrator Unit adalah Pengguna yang diberikan hak khusus untuk Pengaturan terhadap Berkas-Berkas
yang berada di sebuah Unit Kerja.
Fitur Aplikasi SIKD versi 2.0 yang bisa dimanfaatkan seorang Administrator Unit adalah seluruh Fitur Pengguna Biasa
ditambah dengan
Pengaturan Berkas & Kewenangan khusus di Unit lainnya Jika menduduki 2 (dua) atau lebih Jabatan
tertentu.
Seorang pengguna yang melakukan log-in merupakan Administrator Unit jika di Pojok Kanan Atas disamping Menu
'Bantuan' terdapat sebuah Menu berupa Menu 'Admin'. Klik Menu ini jika ingin melakukan Pengaturan Berkas.
Untuk Kembali Ke Menu Pengguna, Klik Menu 'Pengguna' di Pojok Kanan Atas Menu Admin.
Kelompok Pengguna Unit
Masuk ke dalam Aplikasi SIKD
Untuk menggunakan Aplikasi SIKD pengguna harus melakukan:

a) Menjalankan Browser (Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, dsb.);
b) Memasukkan alamat URL
Aplikasi SIKD sesuai alamat server sebuah instansi/organisasi. (tanyakan kepada

Administrator Unit Kearsipan di instansi/organisasi anda!);
c) Setelah muncul tampilan Login
SIKD, masukkan 'Nama Pengguna' dan 'Kata Sandi' yang telah diberikan
oleh administrator Unit Kearsipan, lalu tekan tombol Masuk;
d) Menu-menu yang ditampilkan dan dapat dipilih oleh pengguna yaitu:

i)
Beranda
ii)
Berkas dan Item
iii) Registrasi Arsip

iv) Kirim Naskah
v) Kotak Masuk
vi) Bantuan
vii) Keluar
Keluar dari Aplikasi SIKD

a) Klik link Keluar;
b) Tampilan akan kembali pada Halaman Masuk Aplikasi SIKD.
Memeriksa Naskah/Arsip yang Baru Diterima
Memeriksa apakah terdapat naskah/arsip baru yang diterima, untuk selanjutnya naskah dapat diberkaskan ke
dalam berkas yang sesuai atau langsung ditindaklanjuti oleh pengguna .
Secara default akan ada notifikasi berupa angka (jumlah naskah masuk yang baru diterima) di samping tab
Kotak Masuk yang akan di-refresh setiap 2 (dua) menit pada halaman yang sama.
Atau dapat dilakukan secara manual dengan langkah-langkah sebagai berikut :
akan ditampilkan daftar naskah/arsip yang diterima.
b) Untuk mengetahui naskah/arsip yang baru diterima , ditandai dengan Huruf tebal (BOLD) pada baris daftar
naskah-nya,
c) Baris berwarna putih merupakan kiriman Naskah,
d) Baris berwarna hijau merupakan kiriman arsip,
Melihat Metadata Naskah/Arsip

c) Secara Default Metadata akan dimunculkan pada Tab 'Metadata' di bagian tengah sebelah kiri.
Melihat Sejarah Naskah/Arsip

c) Klik Tab 'Sejarah' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Metadata'.
d) Sejarah Arsip dapat dilakukan filter berdasarkan Kejadian yang terekam.
Melihat Info Relasi

c) Klik Tab 'Info Relasi' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Sejarah'.
d) Sejarah Arsip dapat dilakukan filter berdasarkan Nomor Item, Hal, serta Lokasi Item yang ber-relasi.

c) Klik Tab 'File Digital' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Info Relasi'.
d) Klik File Digital untuk melihat isi File Digital.
Memberkaskan Naskah/Arsip yang Baru Diterima
a) Pengguna dapat memberkaskan Naskah/Arsip yang baru diterima pada berkas yang sesuai
dengan cara memilih berkas pada Tab 'Berkaskan' di bagian tengah sebelah kanan
Berkaskan;
b) Naskah masuk yang telah diberkaskan akan masuk kedalam tab Berkas & Arsip .
, lalu tekan tombol
Membuat Disposisi

c) Klik Tab 'Disposisikan' di bagian tengah sebelah kanan disamping Tab 'Berkaskan'.
e) Isikan 'Pesan Disposisi' jika diperlukan (opsional).

f)
Klik tombol 'Kirim Disposisi'.
Melihat Lembar Disposisi

Tab 'Disposisi' yang merupakan Lembar Disposisi akan muncul jika Naskah/Arsip di dalam kotak masuk merupakan
hasil dari Disposisi dari pengguna lain (dalam hal ini atasan). Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai
berikut :

c) Klik Tab 'Disposisi' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Sejarah'.
d) Lembar Disposisi dapat dilakukan Filter di kolom Dari, Ke, dan Pesan.
e) Untuk melihat Lembar Disposisi pada arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip
sebelumnya, kemudian klik
Membuat Revisi
a) Klik Tab Kotak Masuk,

c) Klik Tab 'Revisi' di bagian tengah sebelah kanan disamping Tab 'Disposisikan'.
e) Klik tombol 'Pilih File' untuk melampirkan Kopi Digital/File Elektronik,

f)
Isikan 'Pesan Hasil Revisi' jika diperlukan (opsional).
g) Klik tombol 'Kirim Revisi'.
Memeriksa Arsip yang telah Diberkaskan
Memeriksa seluruh Arsip yang telah diberkaskan oleh pengguna, atau memeriksa arsip yang telah diberkaskan
ke dalam berkas yang menjadi kewenangannya.
Untuk memeriksa Arsip dan berkas yang menjadi kewenangannya dapat dilakukan dengan langkah-langkah
sebagai berikut :
dipilih sebelumnya,
d)
Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan tindak lanjut yang dapat
dipilih, yaitu :
- Metadata
- Disposisikan
- Sejarah
- Check-Out
- Info Relasi
- Kirim
- File Digital
- Kopi
- Pindah Berkas
e)
Untuk melihat arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik
Melihat Metadata Arsip
dipilih sebelumnya,
e) Untuk melihat Metadata arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian
klik
Melihat Sejarah Arsip

dipilih sebelumnya,
e) Klik Tab 'Sejarah' di samping Tab 'Metadata'
f)
Untuk melihat 'Sejarah' arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian
klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Melihat Info Relasi

dipilih sebelumnya,
e) Klik Tab 'Info Relasi' di samping Tab 'Sejarah'
f)
Untuk melihat 'Info Relasi' arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya,
Membuat Relasi Arsip
Pembuatan Relasi Arsip dapat dilakukan untuk memberikan hubungan keterkaitan antara 2 (dua) atau lebih Arsip yang
berada dalam sebuah Berkas. Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
dipilih sebelumnya,
d) Pilih 2 (dua) atau lebih Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Tindakan terhadap
beberapa Arsip tersebut.

e) Klik Tab 'Relasikan' yang berada di samping Tab 'Kirim', kemudian klik 'Relasikan'.

dipilih sebelumnya,
e) Klik Tab 'File Digital' di samping Tab 'Info Relasi'
f)
Klik Nama File digital untuk membukanya.
g) File Digital yang ditampilkan merupakan File Digital yang terakhir jika telah terdapat Versi-versi arsip yang
pernah dibuat oleh pengguna (ditandai dengan adanya Tab 'Versi' di samping Tab 'File Digital')
h) Untuk melihat 'File Digital'
kemudian klik
arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya,
Membuat Disposisi
dipilih sebelumnya,
e) Klik Tab 'Disposisikan' di Bagian Kanan di samping Tab 'Check-Out'
f)
g) Isikan 'Pesan Disposisi' jika diperlukan (opsional).

h) Klik tombol 'Kirim Disposisi'.
i)
Untuk melakukan Disposisi terhadap arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip
sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Melihat Lembar Disposisi Arsip

Tab 'Disposisi' yang merupakan Lembar Disposisi akan muncul jika Arsip di dalam Berkas yang bersangkutan sudah
pernah mengalami proses Disposisi dari pengguna lain (dalam hal ini atasan). Langkah-langkahnya dapat dilakukan
dengan cara sebagai berikut :
dipilih sebelumnya,
e) Klik Tab 'Disposisi' di Bagian Kanan di samping Tab 'Sejarah'
f)
Untuk melihat Lembar Disposisi arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya,
Cek-Out Arsip
dipilih sebelumnya,
e) Klik Tab 'Cek-Out' di Bagian Kanan di samping Tab 'Disposisikan'
f)
Klik tombol 'Cek Out'.
g) Maka Tab 'Cek-Out' akan berubah menjadi Tab
'Cek-In'
h) Download/Unduh dan simpan File Digital yang ingin di Cek-Out pada Tab 'File Digital' kemudian ubah
sesuai keinginan lalu simpan.

i)
File digital ini akan dibutuhkan (diupload/unggah) untuk proses Cek-In.
Cek-In Arsip
a) Pastikan File Digital yang akan diupload/diunggah telah siap.
b) Klik Menu Berkas & Arsip,
c) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
d) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah
dipilih sebelumnya,
e) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
f)
Klik Tab 'Cek-In' di Bagian Kanan di samping Tab 'Disposisikan'
g) Klik tombol 'Pilih File' untuk memilih File yang akan diupload/unggah, klik 'OK' / 'Open'
h) Isikan 'Keterangan Hasil Pemeriksaan' jika diperlukan, lalu klik tombol 'Cek-In'
i)
Maka Tab 'Cek-In' akan berubah menjadi Tab
'Cek-Out' kembali.
Melihat
Versi
Arsip & Hasil Revisi
dipilih sebelumnya,
e) Tab 'Versi' akan muncul jika Versi Arsip yang bersangkutan
pernah dibuat oleh salah seorang pengguna,

baik dengan cara Revisi Arsip di Tab 'Naskah Masuk' maupun dengan cara Cek-Out/Cek-In di Tab 'Berkas &
Arsip'.
f)
Klik Tab 'Versi' yang berada di samping Tab 'File Digital', maka akan ditampilkan Versi 'Original' beserta
versi-versi yang pernah dibuat.
g) Pilih salah satu Versi dengan klik tanda panah ke atas (
) dan ke bawah (
) untuk melihat File
Digital lalu membukanya.

h) Untuk melihat Versi arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik

Kirim Arsip yang telah Diberkaskan

Arsip yang akan dikirim di sini akan berakibat hilangnya arsip pada berkas yang bersangkutan, jika arsip masih
diinginkan berada di dalam berkas, salin terlebih dahulu dengan melakukan 'Copy' ! . Maka arsip atau hasil salinannya
dapat dikirim dengan langkah sebagai berikut :
dipilih sebelumnya,
e) Klik Tab 'Kirim' yang berada di samping Tab 'Cek-In'
f)
g) Klik Tombol 'Kirim Item' untuk mengirim Arsip.

Melakukan Salin Arsip dengan 'Copy'

Arsip yang akan disalin dengan 'Copy' ini akan merubah pula metadata hasil salinan-nya menjadi 'Kopi Biasa' .
Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
dipilih sebelumnya,
e) Klik Tab 'Copy' yang berada di samping Tab 'Pindah Berkas'
f)
Isikan Jumlah yang akan di 'Copy' dengan angka, maksimal 50 .
g) Klik Tombol 'Copy' untuk memulai salin Arsip.

Melakukan Pemberkasan Ulang dengan 'Pindah Berkas'

Pemberkasan Ulang dapat dilakukan untuk memindahkan Arsip ke Berkas yang lain di dalam suatu unit kerja, atau ke
Berkas yang menjadi kewenangan akses seorang pengguna dikarenakan sesuatu hal, misalnya kesalahan Pemberkasan
sebelumnya dsb. Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
dipilih sebelumnya,
e) Klik Tab 'Pindah Berkas' yang berada di samping Tab 'Copy'
f)
Pilih Berkas yang lain yang dapat diakses dengan klik tanda panah ke bawah
g) Klik Tombol 'Berkaskan' untuk memulai
Pemberkasan Ulang.
).
Melakukan Registrasi Arsip
Registrasi Arsip dapat dilakukan pada Berkas Pengguna sendiri maupun Berkas Bawahan atau yang diberikan hak akses
yang telah menjadi kewenangannya. Untuk melakukan Registrasi Arsip dapat dilakukan dengan langkah-langkah
sebagai berikut :
a) Klik Menu Registrasi Arsip.
b) Isikan Metadata Arsip sebagai berikut :
- Jenis Arsip
- Tanggal Arsip
- Nomor Arsip
- Hal
- Tingkat Urgensi
- Kategori Arsip
- Berkaskan di
- Aplikasi Pembuka
- Media Arsip
- Bahasa
- Isi Ringkas
- Vital/Tidak Vital
- Jumlah
c) Klik Tombol 'Simpan' untuk memulai proses Registrasi,
d) Hasil dari proses Registrasi Arsip dapat dilihat pada Menu 'Berkas & Arsip'
Kirim Naskah dapat dilakukan kepada beberapa Pengguna dengan beberapa Lampiran File Elektronik.
Pilihan untuk Kirim Naskah adalah:
- Internal ke Internal Instansi (antar Unit Kerja)
- Eksternal ke Internal Instansi
- Internal ke Eksternal Instansi
Kirim Naskah Internal ke Internal
Untuk melakukan Kirim Naskah antar Unit (Internal ke Internal) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai
berikut :
- Jenis Naskah
- Tanggal Naskah
- Nomor Naskah
- Hal
- Tingkat Urgensi
- Kategori Naskah
- Kepada
- Tembusan
- Pertinggal
- Berkaskan di
- Aplikasi Pembuka
- Media Naskah
- Bahasa
- Isi Ringkas
- Vital/Tidak Vital
- Jumlah
Kirim Naskah Eksternal ke Internal
Untuk melakukan Kirim Naskah antar Unit (Eksternal ke Internal) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai
berikut :
- Jenis Naskah
- Tanggal Naskah
- Nomor Naskah
- Hal
- Tingkat Urgensi
- Kategori Naskah
- Dari
- Jabatan Pengirim
- Instansi Pengirim
- Kepada
- Tembusan
- Pertinggal
- Aplikasi Pembuka
- Media Naskah
- Bahasa
- Isi Ringkas
- Vital/Tidak Vital
- Jumlah
Kirim Naskah Internal ke Eksternal
Untuk melakukan Kirim Naskah antar Unit (Internal ke Eksternal) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai
berikut :
- Jenis Naskah
- Tanggal Naskah
- Nomor Naskah
- Hal
- Tingkat Urgensi
- Kategori Naskah
- Pertinggal
- Aplikasi Pembuka
- Media Naskah
- Bahasa
- Isi Ringkas
- Vital/Tidak Vital
- Jumlah
Melakukan Pencarian Arsip (Konten)

Pencarian ini dapat digunakan untuk mencari Konten (Isi) File Elektronik/Kopi Digital Arsip Pada Berkas yang menjadi
kewenangan seorang Pengguna. Untuk melakukan Pencarian Konten File Elektronik/Kopi Digital Arsip dapat dilakukan
dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik Menu Pencarian Arsip
b) Ketikkan Kata Kunci
c) Pilih Cara Pencarian yaitu :
- Seluruh Kata
- Salah satu dari kata
- Frase yang sama
- Perbandingan Kata
d) Kemudian klik tombol Cari
e) Jika ditemukan , maka akan tampil daftar item arsip sesuai kriteria pencarian.
Mengubah Kata Sandi
Pengguna dapat mengubah Kata Sandi jika diinginkan. Untuk mengubah kata sandi dapat dilakukan dengan
a) Klik link 'Ganti Kata Sandi di Pojok Kanan Atas pada layar pengguna.
b) Masukkan
Kata Sandi Lama
c) Masukkan
Kata Sandi Baru
d) Masukkan Verifikasi Kata Sandi Baru

e) Klik Tombol 'Ganti Kata Sandi' untuk memproses.
f)
Jika Kata Sandi Hilang atau Lupa, segera Hubungi Administrator Sistem.
Menggunakan Bantuan
Pengguna dapat memanfaatkan Bantuan yang telah disediakan yang berisi Panduan Penggunaan Aplikasi SIKD. Untuk
meng-akses halaman bantuan dapat dilakukan dengan Klik Tombol 'Bantuan' yang terdapat di Pojok Kanan Atas di
bawah link 'Keluar' Sistem. Pengguna dapat keluar dari Halaman Bantuan dengan cara menutup browser dan membuka
aplikasi kembali, atau dengan klik Tombol 'Back' pada Browser.
Melakukan Pengaturan Berkas

Salah satu hak yang diberikan kepada seorang Administrator Unit adalah Melakukan Pengaturan Berkas, dimana
Fiturnya adalah sebagai berikut:
- Membuat Berkas Baru
- Membuat Sub Berkas
- Mengubah Berkas
- Melakukan Tutup Berkas
- Membuka Berkas yang telah ditutup
- Menghapus Berkas (yang tidak memiliki item dan atau Sub Berkas)
Klik Menu 'Admin' di Pojok Kanan Atas di samping Menu 'Bantuan'
jika ingin melakukan Pengaturan Berkas,
Kemudian Klik Menu 'Pengaturan Berkas'.

Melihat Daftar Berkas Sendiri dan Bawahan
a) Masuk ke Menu Pengaturan Berkas , jika sudah terdapat Berkas di Unit Kerjanya, maka akan ditampilkan
Daftar Berkas Sendiri .

b) Untuk Melihat daftar Berkas Bawahan, Klik Radio Button (
) di bawah daftar Unit Kerja (Berkas
Sendiri / Berkas Sendiri & Berkas di bawahnya) , Kemudian baru Klik Unit Kerja nya .
Membuat Berkas Baru
a) Masuk ke Menu 'Pengaturan Berkas' .

b) Klik Tombol 'Buat Berkas Baru'.
c) Pilih dan isikan Metadata Berkas yang terdiri dari :
- Unit Kerja
- Nama Pimpinan Unit Pengolah
- Klasifikasi
- Mulai Retensi
- Nomor Berkas
- Retensi
- Judul Berkas
- Tindakan Penyusutan Akhir
- Tingkat Akses Pengguna
- Isi Ringkas
d) Klik Tombol 'Tambah' untuk membuat Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.
Membuat Sub Berkas

b) Pilih Berkas yang akan dibuatkan Sub Berkas dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang
bersangkutan.
c) Akan dimunculkan Tombol-tombol
tindakan terhadap Berkas di bawah Daftar Berkas. Klik Tombol
'Tambah Sub Berkas'.

d) Isikan Metadata
Sub Berkas yang terdiri dari :
- Judul Berkas
- Isi Ringkas
e) Klik Tombol 'Tambah' untuk membuat Sub Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.
Menampilkan Sub Berkas

b) Pilih Tombol Panah ke Kanan (
) di sebelah kiri Daftar Berkas.
c) Akan muncul Daftar Sub Berkas Jika ada.
Mengubah Berkas

b) Pilih Berkas yang akan Diubah dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang bersangkutan.
d) Ubah Metadata
tindakan terhadap Berkas di bawah Daftar Berkas. Klik Tombol 'Ubah'.
Berkas yang ingin diubah :
- Unit Kerja
- Klasifikasi
- Mulai Retensi
- Nomor Berkas
- Retensi
- Judul Berkas
- Isi Ringkas
e) Klik Tombol 'Ubah' untuk mengubah Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.
Melakukan Tutup Berkas

b) Pilih Berkas yang ingin Ditutup dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang bersangkutan.
'Tutup'.
d) Klik Tombol 'Tutup' untuk menutup Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.
Membuka Berkas yang telah Ditutup

b) Pilih Berkas yang telah Ditutup dan ingin Dibuka, dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang
bersangkutan.
tindakan terhadap Berkas di bawah Daftar Berkas. Klik Tombol 'Buka'.
d) Klik Tombol 'Buka Berkas' untuk membuka Berkas.
Menghapus Berkas
Berkas akan dapat dihapus jika Tidak memiliki Item didalamnya, dan atau Tidak memiliki Sub Berkas. Penghapusan
Berkas dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

'Hapus'.
d) Klik Tombol 'Hapus' untuk menghapus Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.
Berpindah ke Jabatan Lainnya (Plt.)

a) Pengguna yang dapat berpindah jabatan adalah Pengguna yang pada saat log-in tengah memangku 2 (dua)
jabatan atau Lebih, yaitu 1 (satu) Jabatan Utama dan Jabatan lain yang menjadi kewenangannya, dalam hal
ini adalah Pelaksana Tugas (Plt.).
b) Saat Pengguna tersebut melakukan login , akan dimunculkan Tombol 'Pindah jabatan' di Pojok Kanan Atas
disamping Tombol 'Bantuan',

c) Klik Tombol tersebut serta pilih Jabatan yang ingin dijalankan.
d) Setelah Pengguna tersebut berpindah jabatan, maka dengan sendirinya pula Kewenangan atas berkas
beserta hak aksesnya akan dapat di jalankan oleh Jabatan yang Baru.
e) Lakukan dengan Klik Tombol yang sama untuk kembali ke Jabatan Utama.

Kelompok Administrator Pengguna
Kelompok Administrator Pengguna adalah Pengguna yang diberikan seluruh hak Administrasi untuk mengelola seluruh
sistem dengan perangkat-perangkatnya yang meliputi :
1. Pengaturan Umum
2. Pengaturan Klasifikasi
3. Pengaturan Pengguna
4. Pengaturan Berkas
5. Laporan
Seorang pengguna yang melakukan log-in merupakan Administrator Pengguna jika di Pojok Kanan Atas disamping
Menu 'Bantuan' terdapat sebuah Menu berupa Menu 'Admin'. Klik Menu ini jika ingin masuk Menu 'Admin' yang Menu
Pengaturan di atas.
Sebelum Aplikasi SIKD dapat dipergunakan, Administrator Pengguna melakukan beberapa pengaturan, meliputi
Pengaturan Umum, Pengaturan Klasifikasi, Pengaturan Pengguna, dan Pengaturan Berkas. Konfigurasi ini dilakukan
oleh Administrator Pengguna pada saat inisiasi aplikasi ataupun sesuai kebutuhan saat aplikasi telah dipergunakan
untuk mengelola arsip dinamis, misalnya terdapat kebutuhan untuk menambah atau mengubah klasifikasi, pengguna
maupun berkas.
Modul Administrator Pengguna

Pengaturan Umum
Pengaturan Umum meliputi :
- Pengaturan Tingkat Akses Pengguna,
- Penetapan Jenis Naskah,
- Jenis Media Arsip,
- Pengaturan Bahasa,
- Pengaturan Tampilan Awal Aplikasi.
Pengaturan umum
Pengaturan umum
Mengatur & Mengelola Tingkat Akses Pengguna

Pengaturan & Pengelolaan Tingkat Akses Pengguna dimaksudkan untuk mengatur & mengelola hak akses pengguna
terhadap arsip sesuai dengan Struktur Organisasi dari sebuah Instansi.
Untuk mengatur & mengelola tingkat akses pengguna dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a) Pada Posisi berada di Menu 'Admin', Arahkan Mouse/Kursor ke Menu 'Pengaturan Umum' yang berada di
samping Menu 'Laporan';

b) Kemudian akan muncul sub-sub menu Pengaturan Umum, klik Sub-Menu 'Tingkat Akses Pengguna';
c) Untuk menambah Tingkat Akses Pengguna, pilih Tombol Tambah Data Baru;
d) Isikan 'Nama Tingkat Akses Penguna dengan Jenjang Jabatan dalam Struktur Organisasi, misalnya Kepala,
Sestama, Deputi, Eselon II dsb.

e) Isikan pula Tingkat Akses Pengguna dengan Angka mulai 1-99 ;
f)
Kemudian klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
g) Untuk melakukan Perubahan, Klik Tombol bergambar pensil (
), Ubah Data yang diinginkan, lalu klik
Tombol Ubah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.

h) Sedangkan untuk melakukan Penghapusan, Klik Tombol bergambar silang (
untuk memproses, 'Cancel' Untuk membatalkan.

), lalu klik Tombol OK
Pengaturan umum
Pengaturan umum
Mengatur & Mengelola Jenis Naskah

b) Kemudian akan muncul sub-sub menu Pengaturan Umum, klik Sub-Menu 'Jenis Naskah';
c) Untuk menambah Jenis Naskah, pilih Tombol Tambah Data Baru;
d) Isikan 'Nama
Jenis Naskah.
e) Kemudian klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.

f)
Untuk memudahkan pemeriksaan, tampilan Jenis Naskah dapat diatur dengan cara Klik Angka di samping
'Besaran Tampilan' , Pilih 10, 20 atau 50.

Pengaturan umum
Pengaturan Umum
Mengatur & Mengelola Media Arsip
Media Arsip merupakan elemen data untuk pengelompokkan arsip dalam kaitannya dengan jenis media simpan arsip.
Contoh media arsip adalah kertas, CD, tape, hardisk, foto, dan lain-lain. Untuk mengatur & mengelola Media Arsip
dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

b) Kemudian akan muncul sub-sub menu Pengaturan Umum, klik Sub-Menu 'Media Arsip';
c) Untuk menambah Media Arsip, pilih Tombol Tambah Data Baru;
d) Isikan 'Nama
Media Arsip'.

f)
Untuk melakukan Perubahan, Klik Tombol bergambar pensil (

g) Sedangkan untuk melakukan Penghapusan, Klik Tombol bergambar silang (
Pengaturan Umum
Pengaturan Umum
Mengatur & Mengelola Bahasa
Bahasa di sini merupakan elemen data yang dimaksudkan untuk memberi deskripsi bahasa dari kandungan/isi arsip
yang disimpan. Untuk mengatur & mengelola Bahasa dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

b) Kemudian akan muncul sub-sub menu Pengaturan Umum, klik Sub-Menu 'Bahasa';
c) Untuk menambah Bahasa, pilih Tombol Tambah Data Baru;
d) Isikan 'Nama
Bahasa'.

f)
Untuk memudahkan pemeriksaan, tampilan Jenis Naskah dapat diatur dengan cara Klik Angka di samping
'Besaran Tampilan' , Pilih 10, 20 atau 50.

Pengaturan Umum
Pengaturan Umum
Mengatur & Mengelola Tampilan Awal Aplikasi
Tampilan Awal Aplikasi atau disebut juga Site management / Manajemen Situs dimaksudkan sebagai fasilitas untuk
mengubah Identitas pada Tampilan Awal Aplikasi (Halaman Login) sesuai dengan Instansi yang menerapkan atau
menggunakan Aplikasi SIKD versi 2.0. Untuk mengatur & mengelola Tampilan Awal Aplikasi dapat dilakukan dengan

b) Kemudian akan muncul sub-sub menu Pengaturan Umum, klik Sub-Menu 'Pengaturan Tampilan Awal';
c) Untuk mengubah Gambar/ Logo Instansi Klik Tombol Pilih File, Pilih lokasi simpan file yang akan diunggah,
kemudian klik Tombol 'Open' untuk memproses, atau 'Cancel' untuk membatalkan;
d) Untuk Mengubah Tulisan Visi dan Misi Instansi, Isikan / Ketikkan teks pada Kotak yang tersedia, atur dan
percantik teks tersebut seperti layaknya Dokumen Editor semisal MS Word dsb.
Pengaturan teks dapat
pula dilakukan dengan Tag HTML pada tombol 'HTML' di bagian bawah kotak. Klik 'Preview' untuk melihat
contoh tampilan.
e) Kemudian klik Tombol Simpan untuk memproses.
f)
Periksa Perubahan yang terjadi dengan melakukan Keluar Aplikasi , kemudian Masuk kembali .
Pengaturan Klasifikasi
Klasifikasi Arsip merupakan salah satu tool utama dalam pengelolaan arsip dinamis. Klasifikasi arsip membantu
mengelompokkan arsip berdasarkan fungsi-fungsi tertentu sehingga memudahkan dalam penataan dan pengelolaan
arsip sejak proses penciptaan hingga penyusutannya.
Dalam penggunaan Aplikasi SIKD, Skema atau Daftar Klasifikasi ini harus di input kedalam Aplikasi oleh Administrator
Pengguna sebelum Aplikasi digunakan.
Untuk mengatur & mengelola Tampilan Awal Aplikasi dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Siapkan Daftar Klasifikasi yang telah dimiliki oleh Instansi.

b) Pada Posisi berada di Menu 'Admin', Klik Menu 'Pengaturan Klasifikasi' yang berada di samping Menu
'Pengaturan Umum';
c) Untuk menambah Klasifikasi, pilih Tombol Tambah Klasifikasi Baru;
d) Isikan 'Judul Klasifikasi, 'Kode Klasifikasi' , 'Karakter Pemisah' , 'Uraian' sesuai Daftar Klasifikasi yang telah
ada.
e) Klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
f)
Untuk Membuat Sub-Klasifikasi di bawahnya (Sekunder/Tertier) Klik Klasifikasinya, kemudian akan muncul
Tombol 'Tambah Sub', Klik Tombol tersebut, lalu isikan 'Judul Klasifikasi, 'Kode Klasifikasi' , 'Karakter
Pemisah' , 'Uraian' untuk Sub Klasifikasi Sekunder, Klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal'
Untuk membatalkan. Lakukan Hal yang sama untuk Sub Klasifikasi Tertier.
g) Untuk Mengubah Klasifikasi/Sub-Klasifikasi di bawahnya Klik Klasifikasi yang dimaksud, kemudian akan
muncul Tombol 'Ubah', Klik Tombol tersebut, lalu Ubah sesuai Keinginan, Klik Tombol Ubah untuk
memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
h) Untuk Menghapus Klasifikasi, diharuskan menghapus terlebih dahulu Sub-Klasifikasi di bawahnya
(Sekunder/Tertier-nya), caranya Klik Sub Klasifikasi Terkecil, kemudian akan muncul Tombol 'Hapus', Klik
Tombol tersebut, lalu Klik Tombol Hapus berikutnya untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
i)
Untuk memudahkan pemeriksaan, tampilan Daftar Klasifikasi dapat diatur dengan cara Klik Angka di bagian
bawah, disamping 'Page Size' , Pilih 10, 20 atau 50.

Sebelum Aplikasi SIKD digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis, terlebih dahulu dilakukan konfigurasi pengguna dari
Aplikasi tersebut. Pengguna akhir (end user) dari aplikasi pada dasarnya adalah Pejabat yang ada dari organisasi yang
bersangkutan. Pengaturan Pengguna didahului dengan mengkonfigurasi jabatan sesuai dengan struktur organisasi yang
ada. Selanjutnya diikuti dengan pembuatan akon pengguna.
Pengaturan Pengguna
Pengaturan Pengguna merupakan salah satu kebutuhan Sistem SIKD versi 2.0 lainnya sebelum dapat digunakan. Pada
Menu Pengaturan Pengguna ini akan dibagi menjadi 2 Bagian yaitu :
1. Pengaturan Jabatan dan Unit Kerja
2. Pengaturan Pengguna itu sendiri.
Sedangkan tool yang dibutuhkan untuk Pengaturan Pengguna adalah Struktur Organisasi Instansi & Daftar
Pejabat/Pengguna yang akan menggunakan sistem berikut dengan hak kewenangannya. Sama halnya dengan Daftar
Klasifikasi, Daftar Jabatan dan Unit Kerja serta Daftar Pengguna ini harus di input kedalam Aplikasi oleh Administrator
Pengguna sebelum Aplikasi digunakan.
Pengaturan Pengguna
Pengaturan Pengguna
Pengaturan Jabatan dan Unit Kerja

Untuk
memulai Pengaturan Jabatan dan Unit Kerja dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Siapkan Daftar Jabatan dan Unit Kerja sesuai Struktur Organisasi yang akan dimasukkan ke dalam aplikasi
SIKD versi 2.0.

b) Pada Posisi berada di Menu 'Admin', Arahkan Mouse/Kursor ke Menu 'Pengaturan Pengguna' yang berada
di samping Menu 'Pengaturan Klasifikasi';

c) Kemudian akan muncul 2 (dua) Sub-Menu Pengaturan Pengguna, klik Sub-Menu 'Jabatan dan Unit Kerja';
d) Untuk menambah Jabatan dan Unit Kerja, pilih Tombol Tambah Data Baru;
e) Pilih 'Jabatan Atasan (Untuk Jabatan yang paling tinggi, kosongkan field ini).
f)
g)
Isikan 'Nama Jabatan misalnya: Kepala, 'Nama Unit Kerja misalnya: UK Kepala.
Pilih 'Tingkat Akses Pengguna sesuai yang telah dimasukkan di Menu Pengaturan Umum.
h) Isikan 'Deskripsi Jabatan dan 'Deskripsi Unit Kerja.

i)
Kemudian klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
j)
Untuk Membuat Jabatan di bawahnya Klik Nama Jabatannya, kemudian baru klik Tombol 'Tambah Jabatan
Baru', maka secara otomatis Pilihan 'Jabatan Atasan' akan terisi dengan Nama Jabatan tersebut , lalu isikan
'Jabatan Atasan, 'Nama Unit Kerja dan Pilih 'Tingkat Akses Pengguna, Isikan pula 'Deskripsi Jabatan
dan 'Deskripsi Unit Kerja. Kemudian klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
Lakukan Hal yang sama untuk Jabatan dibawahnya lagi.
k) Untuk Mengubah Jabatan dan Unit Kerja maupun Jabatan dan Unit Kerja di bawahnya, Klik Jabatan dan
Unit Kerja yang dimaksud, kemudian akan muncul Tombol 'Ubah', Klik Tombol tersebut, lalu Ubah sesuai
Keinginan, Klik Tombol Ubah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
l)
Untuk Menghapus Jabatan dan Unit Kerja, caranya Klik Jabatan dan Unit Kerja yang dimaksud, kemudian
akan muncul Tombol 'Hapus', Klik Tombol tersebut, lalu Klik Tombol Hapus berikutnya untuk
memproses, 'Batal' Untuk membatalkan. Tombol 'Hapus' tidak akan muncul jika pada Jabatan dan Unit
Kerja tersebut telah/sedang dijabat oleh seorang Pengguna yang diinput pada Sub-Menu 'Pengaturan
Pengguna'. Kosongkan dahulu data Jabatan Utama/Wewenang Jabatan pada Pengguna di Sub-Menu
'Pengaturan Pengguna' jika ingin tetap menghapus Jabatan dan Unit Kerja tersebut.
m) Untuk memudahkan pemeriksaan, tampilan Pengaturan Jabatan dan Unit Kerja
Klik Angka di samping 'Page Size' , Pilih 10, 20 atau 50.
dapat diatur dengan cara
Pengaturan Pengguna
Pengaturan Pengguna
Pengguna (Sub-Menu)
Untuk menuju ke Sub-Menu 'Pengguna' dan mengelolanya dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Siapkan Daftar Nama Pejabat/Pengguna yang akan dimasukkan ke dalam aplikasi SIKD versi 2.0.
b) Pada Posisi berada di Menu 'Admin', Arahkan Mouse/Kursor ke Menu 'Pengaturan Pengguna' yang berada
di samping Menu 'Pengaturan Klasifikasi';

c) Kemudian akan muncul 2 (dua) Sub-Menu Pengaturan Pengguna, klik Sub-Menu 'Pengguna';
d) Untuk menambah Pengguna Baru, pilih Tombol Tambah Data Baru;
e) Isikan 'Nama Lengkap , 'Nama Pengguna' , 'Kata Sandi', 'Konfirmasi Kata Sandi' , 'Tanggal Mulai Aktif' ,
serta Pilih 'Jabatan Utama.

f)
Isikan 'Wewenang Jabatan' hanya untuk fasilitas Plt. (Pelaksana Tugas).
g) Pilih 'Kelompok Pengguna sesuai dengan kewenangannya.

h) Kemudian klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
i)
Untuk melakukan Perubahan Data Pengguna, Klik Tombol bergambar pensil (

), Ubah Data yang
diinginkan, lalu klik Tombol Ubah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
j)
Sedangkan untuk melakukan Penghapusan, Klik Tombol bergambar silang (

untuk memproses, 'Cancel' Untuk membatalkan. Namun Perlu diperhatikan untuk Penghapusan Nama
Pengguna ini sebenarnya tidak dapat dilakukan pada kondisi normal sekalipun dengan alasan untuk
menyimpan histori dari pengguna yang bersangkutan.
k) Untuk memudahkan pemeriksaan, tampilan Pengaturan Jabatan dan Unit Kerja
Klik Angka di samping 'Page Size' , Pilih 10, 20 atau 50.
dapat diatur dengan cara
Pengaturan Berkas
Salah satu hak yang diberikan kepada seorang Administrator Pengguna adalah Melakukan Pengaturan Berkas, dimana
Fiturnya adalah sebagai berikut:
- Membuat Berkas Baru
- Membuat Sub Berkas
- Mengubah Berkas
- Melakukan Tutup Berkas
- Membuka Berkas yang telah ditutup
- Menghapus Berkas (yang tidak memiliki item dan atau Sub Berkas)
Klik Menu 'Admin' di Pojok Kanan Atas di samping Menu 'Bantuan'
jika ingin melakukan Pengaturan Berkas,
Kemudian Klik Menu 'Pengaturan Berkas'.

Pengaturan Berkas
Pengaturan Berkas
Melihat Daftar Berkas Sendiri dan Bawahan
a) Masuk ke Menu Pengaturan Berkas , jika sudah terdapat Berkas di Unit Kerjanya, maka akan ditampilkan
Daftar Berkas Sendiri .

b) Untuk Melihat daftar Berkas Bawahan, Klik Radio Button (
) di bawah daftar Unit Kerja (Berkas
Sendiri / Berkas Sendiri & Berkas di bawahnya) , Kemudian baru Klik Unit Kerja nya .
Pengaturan Berkas
Pengaturan Berkas
Membuat Berkas Baru

b) Klik Tombol 'Buat Berkas Baru'.
c) Pilih dan isikan Metadata Berkas yang terdiri dari :
- Unit Kerja
- Klasifikasi
- Mulai Retensi
- Nomor Berkas
- Retensi
- Judul Berkas
- Isi Ringkas
d) Klik Tombol 'Tambah' untuk membuat Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.
Pengaturan Berkas
Pengaturan Berkas
Membuat Sub Berkas

b) Pilih Berkas yang akan dibuatkan Sub Berkas dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang
bersangkutan.
'Tambah Sub Berkas'.

d) Isikan Metadata
Sub Berkas yang terdiri dari :
- Judul Berkas
- Isi Ringkas
e) Klik Tombol 'Tambah' untuk membuat Sub Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.
Pengaturan Berkas
Menampilkan Sub Berkas

b) Pilih Tombol Panah ke Kanan (
) di sebelah kiri Daftar Berkas.
c) Akan muncul Daftar Sub Berkas Jika ada.
Pengaturan Berkas
Pengaturan Berkas
Mengubah Berkas

b) Pilih Berkas yang akan Diubah dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang bersangkutan.
d) Ubah Metadata
tindakan terhadap Berkas di bawah Daftar Berkas. Klik Tombol 'Ubah'.
Berkas yang ingin diubah :
- Unit Kerja
- Klasifikasi
- Mulai Retensi
- Nomor Berkas
- Retensi
- Judul Berkas
- Isi Ringkas
e) Klik Tombol 'Ubah' untuk mengubah Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.
Pengaturan Berkas
Pengaturan Berkas
Melakukan Tutup Berkas

'Tutup'.
d) Klik Tombol 'Tutup' untuk menutup Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.
Pengaturan Berkas
Pengaturan Berkas
Membuka Berkas yang telah Ditutup

b) Pilih Berkas yang telah Ditutup dan ingin Dibuka, dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang
bersangkutan.
tindakan terhadap Berkas di bawah Daftar Berkas. Klik Tombol 'Buka'.
d) Klik Tombol 'Buka Berkas' untuk membuka Berkas.
Pengaturan Berkas
Pengaturan Berkas
Menghapus Berkas
Berkas akan dapat dihapus jika Tidak memiliki Item didalamnya, dan atau Tidak memiliki Sub Berkas. Penghapusan
Berkas dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

'Hapus'.
d) Klik Tombol 'Hapus' untuk menghapus Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.
Laporan
Menu 'Laporan' dalam Aplikasi SIKD versi 2.0 berisi 3 (tiga) Sub-Menu Laporan yaitu :
1. Laporan Seluruh Berkas dan Arsip
2. Laporan Berkas dan Arsip Inaktif
3. Laporan Penindakan Akhir
Dari ke-tiga Sub Menu tersebut dapat dilakukan Filter berdasarkan Metadatanya di setiap Sub Menu, sehingga akan
didapatkan 8 (delapan) Laporan Utama dan beberapa laporan lain , hasil dari memaksimalkan fungsi filter tersebut,
Laporan utama yang dimaksud adalah:
Seluruh Tabel yang terbentuk dalam laporan ini dapat di-ekspor ke dalam 4 (empat) bentuk File yaitu :
1. MS Excel
2. MS Word
3. PDF
4. CSV
File-file tersebut dapat diunduh (download) dengan Klik tombol-tombol yang berada di bagian Bawah Tabel (Footer).
Laporan
Sub-Menu Seluruh Berkas dan Arsip
Untuk Masuk ke Sub-Menu ini :

Pada Posisi berada di Menu 'Admin', Arahkan Mouse/Kursor ke Menu 'Laporan' yang berada di samping Menu
'Pengaturan Klasifikasi', Kemudian akan muncul 3 (tiga) Sub-Menu Laporan, klik Sub-Menu 'Seluruh Berkas
dan Arsip'. Maka akan muncul Daftar seluruh Berkas dan Arsip yang masih dalam masa Aktif.
Pada Sub-Menu 'Seluruh Berkas dan Arsip' ini dapat dibentuk menjadi 4 (empat) Laporan Utama yaitu :
1. Daftar Arsip Vital
Caranya :
a) Pada Daftar Berkas dan Arsip di layar,akan ditampilkan kolom-kolom pada Bagian Atas Tabel berupa
sebuah Header yang cukup panjang.

b) Cari kolom bertuliskan 'Vital/Tidak Vital', geser Scrollbar Horisontal yang berada di bagian Bawah untuk ke
bagian Kanan Tabel.

c) Ketikkan 'Vital' di Kotak di bawah judul kolom 'Vital/Tidak Vital'.
d) Maka akan tersortir menjadi sebuah Laporan Arsip Vital.
e) Klik Tombol-tombol di bawah Tabel untuk melakukan ekspor ke MS Excel, MS Word, PDF dan CSV.
f)
Browser akan menampilkan sebuah jendela Download, Pilih 'Simpan Berkas' , lalu 'OK' untuk memulai
Download, 'Batal' untuk membatalkan.
2. Daftar Arsip Terbuka

Caranya :
a)
Pada Daftar Berkas dan Arsip di layar,akan ditampilkan kolom-kolom pada Bagian Atas Tabel berupa
b)
Cari kolom bertuliskan 'Tingkat Akses Publik', geser Scrollbar Horisontal yang berada di bagian Bawah
untuk ke bagian Kanan Tabel.

c)
Ketikkan kata 'Terbuka' di Kotak di bawah judul kolom 'Tingkat Akses Publik'.
d)
Maka akan tersortir menjadi sebuah Laporan Arsip Terbuka.
e)
Klik Tombol-tombol di bawah Tabel untuk melakukan ekspor ke MS Excel, MS Word, PDF dan CSV.
f)
3. Daftar Arsip Tertutup

Caranya :
a)
b)
Cari kolom bertuliskan 'Tingkat Akses Publik', geser Scrollbar Horisontal yang berada di bagian Bawah
untuk ke bagian Kanan Tabel.

c)
Ketikkan kata 'Tertutup' di Kotak di bawah judul kolom 'Tingkat Akses Publik'.
d)
Maka akan tersortir menjadi sebuah Laporan Arsip Tertutup.
e)
f)
4. Daftar Arsip Terjaga

Caranya :
a)
b)
Cari kolom bertuliskan 'Kategori Arsip', geser Scrollbar Horisontal yang berada di bagian Bawah untuk ke
bagian Kanan Tabel.

c)
Ketikkan 'Terjaga' di Kotak di bawah judul kolom 'Kategori Arsip'.
d)
Maka akan tersortir menjadi sebuah Laporan Arsip Terjaga.
e)
f)
Laporan
Laporan
Sub-Menu Berkas dan Arsip Inaktif

'Pengaturan Klasifikasi', Kemudian akan muncul 3 (tiga) Sub-Menu Laporan, klik Sub-Menu 'Berkas dan Arsip
Inaktif'. Maka akan muncul Daftar seluruh Berkas dan Arsip yang telah berada dalam masa Inaktif.
Pada Sub-Menu 'Berkas dan Arsip Inaktif' ini dapat dibentuk menjadi sebuah Laporan Utama yaitu :
Daftar Arsip Inaktif

- Klik Tombol-tombol di bawah Tabel untuk melakukan ekspor ke MS Excel, MS Word, PDF dan CSV.
- Browser akan menampilkan sebuah jendela Download, Pilih 'Simpan Berkas' , lalu 'OK' untuk memulai
Laporan
Laporan
Sub-Menu Penindakan Akhir

'Pengaturan Klasifikasi', Kemudian akan muncul 3 (tiga) Sub-Menu Laporan, klik Sub-Menu 'Penindakan Akhir'.
Maka akan muncul Daftar seluruh Berkas dan Arsip yang telah habis masa Aktif dan Inaktif -nya dan telah
Ditutup Berkasnya. Pada Arsip-arsip ini harus segera dilakukan penilaian berkaitan dengan Status Penindakan
akhirnya, untuk dapat diusulkan apakah akan dimusnahkan, diserahkan ke Lembaga Kearsipan , atau Dinilai
Kembali.
Pada Sub-Menu 'Penindakan Akhir' ini dapat dibentuk menjadi 3 (tiga) Laporan Utama yaitu :
1. Daftar Arsip Usul Musnah
Caranya :
a) Pilih 'Tindakan Akhir Berkas' menjadi 'Musnah' .
b) Maka akan dihasilkan sebuah Laporan Arsip Usul Musnah.
c) Klik Tombol-tombol di bawah Tabel untuk melakukan ekspor ke MS Excel, MS Word, PDF dan CSV.
d) Browser akan menampilkan sebuah jendela Download, Pilih 'Simpan Berkas' , lalu 'OK' untuk memulai

2. Daftar Arsip Usul Serah
Caranya :
a) Pilih 'Tindakan Akhir Berkas' menjadi 'Serah' .
b) Maka akan dihasilkan sebuah Laporan Arsip Usul Serah.

3. Daftar Arsip Dinilai Kembali
Caranya :
a) Pilih 'Tindakan Akhir Berkas' menjadi 'Dinilai Kembali' .
b) Maka akan dihasilkan sebuah Laporan Arsip Dinilai Kembali.
Pertanyaan & Solusi
Pertanyaan & Solusi

Kontak Kami
Untuk memperoleh informasi atau dukungan teknis lebih lanjut mengenai penerapan dan pengembangan aplikasi SIKD
versi 2.0 silakan menghubungi:
Arsip Nasional Republik Indonesia

Jl. Ampera Raya No. 7
Jakarta 12560
Telp. +62 21 7805851
Fax. +62 21 7810280
Website ANRI
: http://www.anri.go.id
Dukungan Teknis
: skid-anri@gmail.com
Glosarium Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) versi 2.0

Glosarium Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)

Aplikasi Pembuka
Nama aplikasi yang dapat digunakan untuk membuka atau melihat arsip yang diregistrasi.

Bahasa
Bahasa utama dari isi arsip yang diregistrasi.
Berkaskan
Merupakan fungsi yang Dimiliki oleh seluruh Pengguna. Fungsi ini dipergunakan untuk meregistrasi
atau memberkaskan suatu arsip yang diterima ke dalam Berkas miliknya, Berkas Bawahan, atau
Berkas yang menjadi kewenangannya. Dalam hal ini Pengguna terlebih dahulu menentukan berkas
yang akan dipakai. Arsip yang diregistrasikan akan masuk pada berkas yang dituju.

Check-In
Pengembalian suatu Naskah/Arsip yang telah di-check-out sehingga dapat pergunakan secara penuh
oleh pengguna yang berhak lainnya. Proses check-in menghasilkan sebuah versi dokumen baru.
Check-in suatu dokumen hanya dapat dilakukan oleh pengguna yang melakukan Check-out terhadap
dokumen tersebut.
Check-Out
Pengambilan suatu Naskah/Arsip tertentu untuk digunakan dalam rangka membuat versi dokumen
yang baru, misalnya jika terdapat koreksi. Check-out dipergunakan dalam rangka membuat versi
suatu Naskah/Arsip. Jika suatu Naskah/Arsip sedang di-check-out oleh pengguna yang berhak
mengakses, Naskah/Arsip tersebut tidak dapat di-check-out oleh pengguna lainnya, hanya bisa
dibaca saja. Check-out dapat juga dilakukan dalam rangka mengunci suatu arsip elektronik agar tidak
dapat di-check-out oleh pengguna yang berhak lainnya.
Copy
Membuat kopi dari arsip yang ada.

Daftar Arsip Dinilai Kembali
Daftar yang memuat semua arsip yang perlu dinilai kembali retensinya dalam Aplikasi SIKD versi 2.0.
Daftar Arsip Inaktif
Daftar yang memuat semua arsip yang telah memasuki retensi in-aktif dalam Aplikasi SIKD versi 2.0.
Daftar Arsip Terjaga
Daftar yang memuat semua arsip terjaga yang terdapat dalam Aplikasi SIKD versi 2.0.
Daftar Arsip Terbuka
Daftar yang memuat semua arsip terbuka yang terdapat dalam Aplikasi SIKD versi 2.0.
Daftar Arsip Tertutup
Daftar yang memuat semua arsip tertutup yang terdapat dalam Aplikasi SIKD versi 2.0.
Daftar Arsip Usul Musnah
Daftar yang memuat semua arsip usul musnah yang telah jatuh tempo in-aktif dalam Aplikasi SIKD
versi 2.0.
Daftar Arsip Usul Serah
Daftar yang memuat semua arsip usul serah yang telah jatuh tempo in-aktif dalam Aplikasi SIKD versi
2.0.
Daftar Arsip Vital
Daftar yang memuat semua arsip vital yang terdapat dalam Aplikasi SIKD versi 2.0.
Deskripsi Jabatan
Dalam konteks saat Membuat Jabatan Baru adalah uraian singkat mengenai jabatan sedang dibuat.
Deskripsi Unit Kerja
Dalam konteks saat Membuat Jabatan Baru adalah uraian singkat mengenai Unit Kerja yang
memangku jabatan yang sedang dibuat.
Disposisi
Disposisi adalah catatan tambahan dari suatu pejabat ke pejabat lain di bawahnya yang melekat
dengan suatu arsip yang tercipta dalam proses tindak lanjut terhadap suatu arsip yang diterima.
Pihak yang menerima dapat melihat disposisi untuknya pada Lembar Disposisi.

Hal
Hal adalah subjek dari isi arsip yang biasanya sudah terdapat dalam arsip tersebut. Pada naskah
korespondensi/surat terdapat pada Hal/Prihal di bagian awal surat.

Isi Ringkas
Uraian isi dari Naskah/Arsip yang diregistrasi. Isi ringkas sebaiknya dibuat cukup jelas mewakili
informasi yang terdapat dalam isi arsip agar dapat dengan mudah dipahami pengguna.

Jabatan Atasan
Dalam konteks saat Membuat Jabatan Baru adalah nama jabatan atasan dari pengguna yang
jabatannya sedang dibuat.
Jabatan Utama
Dalam konteks saat Membuat Pengguna Baru adalah nama jabatan dari pengguna yang sedang
dibuat.
Jenis Naskah
Jenis atau format intelektual dari naskah yang akan diregistrasi.
Jumlah
Jumlah fisik arsip.

Kata Sandi
Kode atau sandi tertentu yang akan dipakai pada saat Login ke Aplikasi SIKD versi 2.0. Kata sandi
dapat diganti oleh pengguna sendiri pada saat yang bersangkutan Login. Jika seorang pengguna lupa
akan kata sandinya, yang bersangkutan dapat meminta Administrator Pengguna untuk
memperbaharui kata sandinya.
Kategori Arsip
Kategori arsip apakah termasuk arsip umum atau arsip terjaga yang harus mendapat perlakuan
khusus.
Kelompok Pengguna
Kategori pengguna apakah dalam kompetensi sebagai Administrator Pengguna, Administrator Unit,
atau sebagai Pengguna Biasa.
Kirim Naskah/Arsip
Merupakan fungsi yang dapat dipergunakan baik oleh Administrator Pengguna, Administrator
Unit, maupun Pengguna Biasa.
Dalam konteks penggunaan oleh Administrator Pengguna, fungsi ini dapat dipergunakan untuk
mengirim arsip yang diterima oleh Adminstrator Pengguna atau Unit Kearsipan dari pihak luar
instansi untuk seorang pengguna tertentu, namun tidak dapat menentukan pada berkas mana
arsip tersebut akan diberkaskan.
Dalam konteks penggunaan oleh Pengguna Biasa, fungsi ini dapat dipergunakan untuk mengirim
suatu naskah dari satu pengguna untuk pengguna lainnya. Pihak yang melakukan pengiriman
dokumen dapat menyimpan kopi dari dokumen tersebut dalam sebagai pertinggalnya.
Dokumen yang dikirim akan masuk pada Menu 'Kotak Masuk' dalam Aplikasi SIKD versi 2.0 pihak
yang dituju, untuk selanjutnya dapat diberkaskan atau langsung ditindaklanjuti oleh yang
bersangkutan.
Klasifikasi pada Berkas
Kode klasifikasi dimana berkas yang akan dibuat termasuk didalamnya.
Klasifikasi Keamanan
Kategori keamanan dari isi informasi yang terkandung dalam naskah berdasarkan peraturan
perundangan mengenai kerahasiaan negara.

Lembar Disposisi
Lembar yang berisi informasi disposisi atas suatu arsip dari satu pejabat kepada pejabat lainnya.
Lokasi Fisik Item
Lokasi dimana arsip tersebut secara fisik disimpan.

Media Arsip
Jenis media fisik dimana arsip disimpan atau direkam.
Menu Naskah Masuk
Tab untuk melihat dokumen/arsip yang dikirim oleh pengguna lain atau oleh Administrator
Pengguna. Fungsi ini untuk mempermudah pengelolaan berkas kerja dari pengguna.

Nama Jabatan
Dalam konteks saat Membuat Jabatan Baru adalah nama jabatan dari pengguna yang jabatannya
sedang dibuat.
Nama Unit Kerja
Dalam konteks saat Membuat Jabatan Baru adalah nama Unit Kerja dimana jabatannya sedang
dibuat berada.
Nama Kopi Digital/File Elektronik
Nama file elektronik dari arsip elektronik atau kopi digital dari arsip kertas yang diregistrasi.
Nama Lengkap
Nama resmi pengguna umum sebagaimana tercantum dalam sturktur organisasi.
Nama Pengguna
Nama yang akan dipakai pada saat Login ke Aplikasi SIKD.
Nomor Berkas
Nomor berkas adalah kode suatu berkas yang nilainya diperoleh dari Kode Klasifikasi ditambah
nomor urut dari berkas yang bersangkutan.
Nomor Naskah/Item
Nomor naskah/Arsip, biasanya yang tertera dalam Naskah/Arsip yang diregistrasi.

Pencarian Arsip
Pencarian arsip berdasarkan konten atau isi yang terdapat dalam arsip tersebut. Pencarian ini hanya
dapat dilakukan terhadap arsip dalam format elektronik.
Pengaturan Klasifikasi
Menu Administrator untuk mengatur atau memasukkan Klasifikasi Arsip.
Pengaturan Umum
Menu Administrator untuk mengatur atau menetapkan nilai-nilai yang harus ditetapkan terlebih
dahulu sebelum Aplikasi SIKD versi 2.0 dapat dipergunakan oleh Pengguna. Menu Pengaturan Umum
mencakup pengaturan terhadap Tingkat Akses Pengguna, Jenis Arsip, Media Arsip, Bahasa, serta
Pengaturan Tampilan Awal Aplikasi SIKD versi 2.0.
Penghapusan Klasifikasi
Penghapusan klasifikasi/sub-klasifikasi hanya dapat dilakukan jika dalam klasfikasi/sub-klasifikasi
tersebut sudah tidak terdapat arsipnya.
Peregistrasi
Nama entitas yang melakukan registrasi, dalam hal ini adalah nama pengguna yang melakukan login
ke sistem.
Pindah Berkas
Memindahkan berkas dari satu Unit Kerja ke Unit Kerja lain. Fungsi ini hanya dapat dilakukan oleh
Administrator Pengguna.
Pindah Jabatan
Pindah Jabatan adalah fungsi bagi pengguna yang memangku lebih dari satu jabatan (Plt.) untuk
berpindah ke Jabatan lainnya dalam sekali login.

Relasikan
Membuat tunjuk silang suatu arsip dengan arsip lainnya yang mungkin memiliki keterhubungan
informasi.
Registrasi Arsip
Merupakan fungsi yang dimiliki oleh Pengguna Biasa untuk memasukkan Arsip ke dalam Berkas yang
menjadi kewenangannya.

Status
Status arsip yang diregistrasi.
Sub Berkas
Pengelompokkan secara fisik/kategori tertentu untuk suatu arsip dalam sebuah berkas tertentu.

Tanggal Akhir Aktif
Tanggal seorang pengguna dinyatakan tidak dapat lagi menggunakan aplikasi. Pada saat saat
Pembuatan Pengguna, jika tanggal ini tidak ditetapkan, yang bersangkutan dinyatakan telah non-aktif
setelah 35 tahun sejak pengguna tersebut dibuatkan.
Tanggal Mulai Aktif
Tanggal seorang pengguna dinyatakan dapat mulai aktif menggunakan aplikasi. Pada saat saat
Pembuatan Pengguna, jika tanggal ini tidak ditetapkan, yang bersangkutan dinyatakan telah aktif saat
pengguna tersebut dibuatkan.
Tanggal Naskah
Tanggal pembuatan naskah/dokumen, biasanya yang tertera dalam naskah yang bersangkutan.
Tanggal Registrasi
Tanggal saat registrasi dilakukan yang nilainya secara otomatis dimasukkan dalam sistem.
Tindakan Penyusutan Akhir
Nasib akhir dari suatu arsip setelah tanggal jatuh tempo in-aktifnya berakhir, apakah musnah, serah
atau dinilai kembali.
Tingkat Akses Pengguna
Kategori level keamanan dalam rangka pengaturan hak akses pengguna. Tingkat atau level yang ada
dipresentasikan dalam bentuk angka 1 hingga 99. Pengguna yang memiliki Tingkat Akses Pengguna
dengan angka yang lebih tinggi dalam suatu hirarki secara defolt dapat mengakses arsip yang dimiliki
oleh pengguna dengan Tingkat Akses Pengguna lebih rendah pada hirarki yang bersangkutan.
Pengguna yang memiliki Tingkat Akses Pengguna yang sama secara defolt tidak dapat saling
mengakses arsipnya. Dalam konteks saat Membuat Jabatan Baru adalah tingkat atau level hak akses
dari jabatan yang sedang dibuat.
Tingkat Akses Publik
Kategori keterbukaan atau ketertutupan isi informasi yang terkandung dalam naskah berdasarkan
peraturan perundangan mengenai keterbukaan informasi publik.
Tingkat Perkembangan
Tingkat perkembangan arsip, apakah berupa asli, kopi, tembusan, tindasan, dan lain-lain.
Tingkat Urgensi
Tingkat kepentingan bagi kecepatan pemrosesan atau pengurusan naskah yang bersangkutan.

Versi
Versi atau perkembangan pembuatan suatu dokumen, misalnya dari draf awal hingga final.
Vital/Tidak Vital
Kategori arsip apakah termasuk Vital atau Tidak Vital. Jika suatu arsip ditandai sebagai arsip Vital,
maka berkas dari arsip yang bersangkutan secara otomatis akan ditandai sebagai Berkas Vital.

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi SIKD Versi 2.0

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi SIKD Versi 2.0

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Panduan Penggunaan Aplikasi

SIKD versi 2.0

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Tampilan Aplikasi SIKD

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Tampilan Aplikasi SIKD

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Tampilan Aplikasi SIKD

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Fitur Aplikasi SIKD versi 2.0

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Fitur Aplikasi SIKD versi 2.0

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Kelompok Pengguna Biasa

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Kelompok Pengguna Biasa

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Masuk dan Keluar Aplikasi SIKD versi 2.0

Masuk ke dalam Aplikasi SIKD

Untuk menggunakan Aplikasi SIKD pengguna harus melakukan:

Aplikasi SIKD sesuai alamat server sebuah instansi/organisasi. (tanyakan kepada

c) Setelah muncul tampilan Login

d) Menu-menu yang ditampilkan dan dapat dipilih oleh pengguna yaitu:

Berkas dan Item

iii) Registrasi Arsip

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Masuk dan Keluar Aplikasi SIKD versi 2.0

Keluar dari Aplikasi SIKD

Kelompok Pengguna Biasa

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk

Memeriksa Naskah/Arsip yang Baru Diterima

akan ditampilkan daftar naskah/arsip yang diterima.

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk

Melihat Metadata Naskah/Arsip

Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk

Melihat Sejarah Naskah/Arsip

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk

Melihat Info Relasi

Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk

Melihat File Digital

a) Klik Menu Kotak Masuk,

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk

Memberkaskan Naskah/Arsip yang Baru Diterima

, lalu tekan tombol

Copyright Arsip Nasional RI - 2011

Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk

Copyright Arsip Nasional RI - 2011