Anda di halaman 1dari 45

SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI)

LKM KOPERASI PMK DKI JAKARTA


Aslichan Burhan, SE., MPI.
__________________________________________________________

A. TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Tujuan Pembelajaran Umum


Meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan peserta dalam memahami Sistem
Pengendalian Intern di bidang Usaha Koperasi

2. Tujuan Pembelajaran Khusus


Setelah membaca modul ini dengan baik, peserta mampu menjelaskan :
1. Menjelaskan tentang Pengertian Sistem Pengendalian Intern (SPI)
2. Menjelaskan tentang Ruang Lingkup Sistem Pengendalian Intern (SPI).
3. Menjelaskan tentang Tujuan Sistem Pengendalian Intern (SPI)
4. Menjelaskan Faktor-faktor Perlunya Penggunaan Sistem Pengendalian
Intern (SPI).
5. Menjelaskan Prinsip-prinsip Pengendalian Intern
6. Menjelaskan Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern (SPI)
7. Menjelaskan Persyaratan Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang baik.

B. KERANGKA PEMBELAJARAN
1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern (SPI)
2. Ruang Lingkup Sistem Pengendalian Intern (SPI)
3. Tujuan Sistem Pengendalian Intern dan Manfaat SPI
4. Faktor-faktor Perlunya Penggunaan Sistem Pengendalian Intern (SPI).
5. Prinsip-prinsip Pengendalian Intern
6. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern (SPI)
7. Persyaratan Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang baik

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 1
POKOK BAHASAN
PENDAHULUAN

a. Pengendalian Intern KJK


KSP/USP-Koperasi, Koperasi Kredit dan Koperasi Jasa Keuangan Syariah (istilah
generiknya adalah Koperasi Jasa Keuangan) yang bergerak di sektor jasa keuangan
mempunyai kedudukan sangat sentral dalam menunjang pemberdayaan ekonomi
rakyat di sektor riil dengan tujuan untuk meningkatkan pelayanan dan kesejahteraan
para anggota/calon anggota. Koperasi Jasa Keuangan (KJK) berperan sebagai
penghimpun, pengelola dana untuk disalurkan guna membiayai dan
mengembangkan usaha ekonomi anggota/calon anggota di semua sektor dan
kebutuhan lainnya. Untuk dapat melakukan ekspansi penyaluran
pinjaman/pembiayaan/pembiayaan kepada anggota/calon anggota, di samping
memupuk permodalan sendiri dapat melakukan penghimpunan dana dalam bentuk
produk tabungan dan simpanan berjangka serta dapat memupuk dana yang berasal
dari modal penyertaan.

Usaha penghimpunan simpanan anggota hanya dapat berhasil apabila penyimpan


dan calon penyimpan mempunyai kepercayaan yang tinggi terhadap keamanan
dananya yang tersimpan pada KJK. Untuk itu pengelolaan KJK harus dikelola
secara kompeten dengan berpegang teguh pada prinsip-prinsip koperasi dan
prudential (kehati – hatian) serta pengelolaan yang sehat, sehingga KJK senantiasa
dapat memenuhi layanan terbaiknya sekaligus memberikan keuntungan yang lebih
menarik.

Dalam melaksanakan pengendalian intern, seorang manager harus memiliki


keterampilan, sikap kerja dan pengetahuan yang harus dikuasainya, yaitu meliputi :
• Dasar-dasar akuntansi, sistem dan prosedur serta sistem komputerisasi
akuntansi yang digunakan KJK dalam menerapkan pembukuan.
• Dasar-dasar perkoperasian, dengan pertimbangan bahwa lembaga
yang menjalankan kegiatan usaha jasa keuangan adalah menggunakan entitas
”Koperasi”.
• Manajemen audit, merupakan modal dasar dan sebagai alat yang dapat
digunakan untuk melaksanakan kegiatan pengendalian dan pemeriksaan
transaksi – transaksi laporan keuangan.
• Interpersonal skill sangat menunjang dalam pelaksanaan
pengendalian, karena interpersonal skill merupakan suatu keahlian khusus yang
dikuasai seseorang yang dapat menunjang percepatan perolehan data yang
dibutuhkan dari pihak – pihak terkait.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 2
Keterkaitan dasar-dasar manajemen KJK terhadap pengendalian intern pada KJK,
sebagai berikut :
a. Perencanaan pengelolaan organisasi dan manajemen KJK
b. Pengorganisasian struktur organisasi KJK
c. Pengarahan sumber daya organisasi KJK
d. Pengawasan penyelenggaraan organisasi KJK

Keterkaitan unit kompetensi ”melaksanakan prinsip-prinsip manajemen SDM”


dengan unit kompetensi ”melaksanakan pengendalian intern” pada Koperasi Jasa
Keuangan ini adalah terletak pada pekerjaan yang saling mendukung (terkait) dan
bersifat langsung, yaitu : elemen ”pengawasan penyelenggaraan organisasi
KJK”. Pada pekerjaan / elemen di atas mengandung maksud bahwa pengelolaan
operasional KJK harus didukung dengan suatu sistem dan prosedur yang dapat
mencegah kemungkinan terjadinya penyimpangan pada KJK.

Keterkaitan mengerjakan buku besar dan buku pembantu terhadap pengendalian


intern pada KJK, sebagai berikut :
a. Menyiapkan pekerjaan buku besar dan buku pembantu
b. Menyusun buku besar dan buku pembantu
c. Melaporkan hasil pengerjaan buku besar dan buku pembantu

Keterkaitan unit kompetensi ”mengerjakan buku besar dan buku pembantu” dengan
unit kompetensi ”melaksanakan pengendalian intern” pada koperasi jasa keuangan
ini adalah terletak pada pekerjaan yang saling mendukung (terkait) dan bersifat
langsung, yaitu : elemen ”menyusun buku besar dan buku pembantu” Pada
pekerjaan / elemen tersebut mengandung maksud bahwa semua transaksi
keuangan yang dicatat melalui kas dan non kas, secara prosedural ditindaklanjuti
dengan memasukkannya ke dalam buku besar dan buku pembantu. Kebenaran data
terjadinya pemindahan kas dan non kas ke dalam.buku besar dan buku pembantu
hanya dapat dibuktikan oleh unit kompetensi melaksanakan pengendalian intern
pada KJK.

Setelah mempelajari modul melaksanakan pengendalian intern peserta


mampu:
• Menyusun perencanaan Pengendalian Intern
• Melaksanakan Pengendalian Intern
• Menangani Tindakan Penyimpangan

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 3
b. Beberapa Pengertian dalam Pengendalian Intern
• Koperasi Jasa Keuangan disingkat KJK adalah koperasi yang dalam kegiatan
usahanya menghimpun dana dari anggota dan calon anggota dan
menyalurkannya kembali dalam bentuk pinjaman/pembiayaan kepada anggota
dan calon anggota serta masyarakat yang memenuhi persyaratan tertentu.

• Pengendalian intern dapat mempunyai arti sempit dan luas :


a) Dalam arti sempit pengendalian intern merupakan pengecekkan,
penjumlahan baik jumlah mendaftar (cross footing) maupun penjumlahan
menurun (footing).
b) Dalam arti luas, pengendalian intern tidak hanya meliputi
pengecekkan tetapi meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen
untuk mengadakan pengawasan.
• Sistem Pengendalian Intern disingkat SPI, merupakan
rencana organisasi serta semua metode dan ketentuan – ketentuan yang
terkoordinir yang diatur dalam perusahaan untuk melindungi harta miliknya,
memeriksa kecermatan dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya,
meningkatkan efesiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan
perusahaan yang telah digariskan
• Program Pemeriksaan adalah rangkaian yang sistematik dari
langkah-langkah pemeriksaan untuk mencapai tujuan pemeriksaan. Program
pemeriksaan hendaknya disusun sesuai dengan tujuan yang ditetapkan dan
keadaan obyek pemeriksaan, luas sempitnya suatu program pemeriksaan
tergantung dari tujuan tersebut dan kondisi-kondisi yang ada.
• Tanggung jawab adalah tanggungjawab untuk menyusun
suatu sistem pengendalian intern itu terletak pada manajemen, begitu juga
halnya dengan kegiatan mengawasi sistem pengendalian intern itu sendiri

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 4
BAB I
MENYIAPKAN PELAKSANAAN PENGENDALIAN INTERN

1.1. Mengidentifikasi Peraturan, Kebijakan, Sistem dan Prosedur


Organisasi
Sistem pengendalian intern itu meliputi : struktur organisasi dan semua cara-cara
serta alat-alat yang digunakan dengan tujuan untuk melindungi harta milik KJK,
pemeliharaan, ketelitian dan kecermatan data akuntansi, informasi keuangan serta
laporan-laporan, menanamkan dan meningkatkan efisiensi di dalam operasional
dan membantu menjaga dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan
oleh pengurus KJK.

Tujuan "Pengendalian intern" adalah untuk memastikan bahwa KJK menerima


seluruh pendapatannya tanpa ada yang hilang akibat pemborosan, penipuan,
karyawan yang tidak jujur, atau hanya karena kesembronoan. Bahkan sebuah KJK
yang sehat dalam segala aspek dapat sangat rentan terhadap kegagalan dari
dalam karena kurangnya pengendalian intern.

Mengapa di KJK perlu SPI ?


Sistem Pengendalian Intern merupakan alat yang dapat digunakan untuk
mengendalikan manajemen dari penyalahgunaan wewenang dan prosedur
sehingga tingkat resiko yang mungkin terjadi dapat diminimalisir seefisien
mungkin, hal ini bisa terjadi karena dinamika personil dalam menjalankan proses
manajemen dan media akuntansi sewaktu-waktu dapat disalahgunakan oleh
siapapun yang terlibat dalam kegiatan dimaksud, oleh karenanya penerapan
kebijakan manajemen KJK harus didukung dengan sistem akuntansi yang
accountable dan responsible.

Sistem pengendalian intern yang baik mempunyai manfaat untuk :


1. Melindungi harta kekayaan perusahaan.
2. Pemeliharaan kecermatan dan ketelitian data akuntasi, informasi
keuangan serta laporan-laporan.
3. Menanamkan dan meningkatkan efisiensi dalam operasi.
4. Mendorong dipatuhinya peraturan kebijakan manajemen yang
telah ditetapkan untuk memenuhi tujuan di atas terdapat beberapa elemen
yang merupakan ciri-ciri pokok dari suatu sistem pengendalian intern

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 5
Kegiatan usaha apapun jenisnya pasti mempunyai titik kerawanan. Titik
kerawanan tersebut dapat bersumber dari unsur intern maupun ekstern.

Unsur–unsur Intern
1. Adanya sifat manusia yang curang, ambisi, malas, ceroboh, mau
menang sendiri, sekongkol (kolusi)
2. Organisasi melibatkan banyak orang yang mempunyai karakter
berbeda; otoriter, demokratis, independen, laizes faire.
3. Harta kekayaan/ KJK relatif besar kecilnya nilai, tetap harus
diamankan.
4. Kegiatan Usaha yang semakin kompleks, perlu diatur prosedur,
pelaksanaan dan otoritasnya.

Unsur-Unsur Ekstern
1. Adanya oknum yang selalu mencari keuntungan dengan
memanfaatkan kelemahan manajemen atau faktor-faktor lain.
2. Adanya kecenderungan dari oknum yang ingin mendahulukan
kepentingannya, antara lain :
a. Memperoleh haknya
b. Menolak tanggung jawab dan mengabaikan kewajibannya,
c. Prosedurnya mudah / cepat.
d. Harga murah.
e. Menolak dikenai sanksi dan lain sebagainya.

Ruang Lingkup SPI dapat dibagi menjadi dua bidang yakni SPI Manajemen dan
SPI Akuntansi :
1. Bidang SPI Manajemen : Tujuannya untuk memastikan apakah
pelaksana mentaati semua prosedur yang ada dengan benar?, apakah
prosedur yang ada telah menjamin efisiensi?. Sasarannya adalah “Tiga
Tepat”, yakni :
1) Tepat Prosedur, dan juga dinilai dari kecepatan menyelesaikan pekerjaan
dan biaya lebih murah.
2) Tepat Pelaksana, berpengetahuan dan trampil, dapat dinilai dari tingkat
kerajinan, ketelitian/kesalahan, kejujuran, jumlah pekerjaan yang
diselesaikan.
3) Tepat Otoritas, pemisahan wewenang, delegasi, tanggung jawab, dapat
dinilai dari tingkat kepemimpinan, tanggung jawab terhadap pekerjaannya
(dirinya) maupun pekerjaan bawahannya

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 6
2. Bidang SPI Akuntansi : Tujuannya untuk memastikan apakah semua
transaksi telah dicatat dengan benar sesuai PAI?, apakah Laporan Keuangan
telah disusun sesuai PAI? Sasarannya adalah “Lima Tepat” yakni :
1) Tepat Prosedur,
2) Tepat Jumlah/Nilai,
3) Tepat Waktu,
4) Tepat Pencatatannya, dan
5) Tepat Otoritasnya.

Perlu diketahui bahwa dalam penyusunan dan penerapan SPI pada KJK harus
didukung dengan kebijakan pengurus KJK yang ditetapkan dan disyahkan rapat
anggota. Mengapa SPI perlu dibuat secara tertulis ?
Sebab ada : TIDAK ADA KESALAHAN, TIDAK ADA SANKSI, TANPA ADANYA
SUATU PERATURAN YANG MENDAHULUI, HARUS ADA KATA SEPAKAT DARI
ORANG YANG BERWENANG, dalam hal ini dapat diputuskan oleh Rapat Anggo-
ta, Pengurus, Pengawas atau oleh orang yang ditunjuk untuk itu.

Prinsip-prinsip Penyusunan SPI, merupakan ciri pokok dari suatu sistem


pengendalian intern. Suatu sistem pengendalian intern yang baik, harus memiliki
prinsip-prinsip penyusunan SPI, yakni :
1. Perencanaan Organisasi yang baik,
2. Penetapan tanggung jawab perseorangan,
3. Sistem otorisasi dan prosedur akuntansi,
4. Praktek yang sehat,
5. Pegawai yang cakap dan penempatan yang tepat
6. Pengawasan oleh atasan
7. Penciptaan situasi dan kondisi kerja yang kondusif / positif

Sebelum melaksanakan pengendalian intern perlu diketahui kendala yang harus di


atasi dengan syarat setiap pimpinan harus menyadari pentingnya pengawasan
sebagai salah satu fungsi manajemen yang dalam pelaksanaannya telah
membudaya pada semua lapisan /jenjang.

Sarana / prasarana yang terkait dengan peraturan KJK harus diidentifikasi, antara
lain :
a. Peraturan
Semua peraturan-peraturan tertulis yang diterbitkan KJK harus diidentifikasi
dan dipelajari sampai kepada SDM Pengelola dapat memahami, mengetahui
semua peraturan yang berlaku sehingga mereka dalam menjalankan tugasnya
secara efektif dan efisien.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 7
b. Kebijakan
Kebijakan yang dibuat KJK hendaknya :
• Tertulis dengan jelas
• Tidak bertentangan dengan peraturan
yang lebih tinggi
• Harus dikomunikasikan kepada fihak-fihak
yang berkepentingan.
• Secara periodik harus direview.

c. Sistem dan prosedur organisasi


• Sistem akuntansi telah dijalankan sesuai dengan PSAK No.
27 tentang akuntansi koperasi dan PSAK 59 tentang akuntansi lembaga
keuangan untuk KJKS.
• Prosedur organisasi, meliputi :
a) Struktur organisasi meliputi :
- Pemisahan fungsi dan tugas (jobs)
- Pemberian wewenang dan tanggung jawab
b) Rencana kerja dan biaya
c) Prosedur kerja
d) Pencatatan hasil kerja serta pelaporan
e) Pembinaan personil :
- Kursus
- Informasi yang jelas mengenai tugas dan tanggung jawab
- Supervisi oleh atasan

Peraturan untuk melaksanakan pengendalian intern pada Koperasi Jasa


Keuangan adalah :
• Undang-undang nomor 25 Tahun 1992 tentang perkoperasian.
• PP. Nomor 9 Tahun 1995 tentang Pelaksanaan kegiatan usaha simpan
pinjam oleh koperasi.
• Keputusan Menteri Koperasi dan PKM nomor 351/Kep/M/XII/1998
tentang Petunjuk pelaksanaan kegiatan usaha simpan pinjam oleh koperasi.
• Keputusan Menteri Koperasi dan UKM nomor 91/Kep/M.KUKM/IX/2004
tentang Petunjuk pelaksanaan kegiatan usaha Koperasi Jasa Keuangan
Syariah.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 8
• Keputusan Menteri Koperasi dan UKM nomor 96/Kep/M.KUKM/IX/2004
tentang Pedoman Standar Operasional Manajemen Koperasi Simpan Pinjam
dan Unit Simpan Pinjam Koperasi.
• Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga dan ketentuan khusus lain
yang berlaku di masing-masing KJK.

Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 5 (lima) komponen, yaitu :


(1). Lingkungan Pengendalian
Merupakan dasar dari komponen pengendalian yang lain yang secara
umum dapat memberikan acuan disiplin. Meliputi : Integritas, Nilai Etika,
Kompetensi personil perusahaan, Falsafah Manajemen dan gaya
operasional, cara manajemen di dalam mendelegasikan tugas dan
tanggung jawab, mengatur dan mengembangkan personil, serta, arahan
yang diberikan oleh dewan direksi.
(2). Penilaian Resiko
Identifikasi dan analisa atas resiko yang relevan terhadap pencapaian
tujuan yaitu mengenai penentuan “bagaimana resiko dinilai untuk kemudian
dikelola”. Komponen ini hendaknya mengidentifikasi resiko baik internal
maupun eksternal untuk kemudian dinilai. Sebelum melakukan penilain
resiko, tujuan atau target hendaknya ditentukan terlebih dahulu dan
dikaitkan sesuai dengan level-levelnya.
(3). Aktivitas Pengendalian
Kebijakan dan prosedur yang dapat membantu mengarahkan manajemen
hendaknya dilaksanakan. Aktivitas pengendalian hendaknya dilaksanakan
dengan menembus semua level dan semua fungsi yang ada di
perusahaan. Meliputi : aktifitas-aktifitas persetujuan, kewenangan,
verifikasi, rekonsiliasi, inspeksi atas kinerja operasional, keamanan
sumberdaya (aset), pemisahan tugas dan tanggung jawab.
(4). Informasi dan Komunikasi
Menampung kebutuhan perusahaan di dalam mengidentifikasi, mengambil,
dan mengkomunikasikan informasi-informasi kepada pihak yang tepat agar
mereka mampu melaksanakan tanggung jawab mereka. Di dalam
perusahaan (organisasi), Sistem informasi merupakan kunci dari komponen
pengendalian ini. Informasi internal maupun kejadian eksternal, aktifitas,
dan kondisi maupun prasyarat hendaknya dikomunikasikan agar
manajemen memperoleh informasi mengenai keputusan-keputusan bisnis
yang harus diambil, dan untuk tujuan pelaporan eksternal.
(5). Pengawasan
Pengendalian intern seharusnya diawasi oleh manajemen dan personil di
dalam perusahaan. Ini merupakan kerangka kerja yang diasosiasikan
dengan fungsi internal audit di dalam perusahaan (organisasi), juga
dipandang sebagai pengawasan seperti aktifitas umum manajemen dan
aktivitas supervise. Adalah penting bahwa defisiensi pengendalian intern

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 9
hendaknya dilaporkan ke atas. Dan pemborosan yang serius seharusnya
dilaporkan kepada manajemen puncak dan dewan direksi.

Bagaimana peranan SPI berinteraksi dengan unit-unit yang terdapat dalam KJK,
sebagaimana digambarkan dalam bagan berikut ini:

PERANAN SPI UMUM &


PERKOPERAS
FUNDING IAN

AKUNTANSI
DAN
ALMA SPI KEUANGAN

LENDING KESEHATAN

Tanggung jawab untuk menyusun suatu sistem pengendalian intern itu terletak
pada manajemen, begitu juga halnya dengan kegiatan mengawasi sistem
pengendalian intern itu sendiri.

Suatu sistem pengendalian intern yang memuaskan, harus meliputi:


• Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tepat.
• Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan baik yang berguna untuk
melakukan pengawasan cukup terhadap harta milik, hutang , pendapatan
dan biaya
• Penerapan dilaksanakan sesuai dengan tugas fungsi dan tanggung jawab setiap
bagian.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 10
• Kecakapan pegawai sesuai dengan tanggung jawabnya.

Keempat element tersebut di atas merupakan ciri pokok dari suatu sistem
pengendalian intern. Disamping itu ciri-ciri tersebut ada cara pengawasan yang
menambah ciri-ciri pokok SPI. Pengawasan tersebut dapat dilakukan dengan
menggunakan dokumen anggaran (budget) dan laporan auditing intern.

Tujuan penyusunan sistem sistem akuntansi mempunyai beberapa prinsip yaitu:


1. ‘Cepat” artinya mampu menyediakan data yang diperlukan tepat pada
waktunya dan dapat sesuai dengan kebutuhan.
2. “Aman” yaitu bahwa sistem akuntansi harus dapat menjaga keamanan
harta milik koperasi. Agar dapat menjaga harta milik koperasi maka sistem
akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip
pengawasan intern (internal control)
3. ‘Murah” yang berarti bahwa biaya yang dikeluarkan untuk
menyelenggarakan sistem akuntansi relatif tidak mahal.
4. “Mudah” maksudnya dengan sistem ini pekerjaan pencatatan akan
menjadi semakin mudah.

1.2. Menyiapkan Program dan Kertas Kerja Pengendalian Intern

Pengelola yang bertanggungjawab terhadap pengendalian intern, sebelum


pelaksanaan pengendalian intern harus disiapkan terlebih dahulu: ketentuan,
kebijakan dan Standar Operasional Prosedur serta peralatan seperti ATK, dll.
Peraturan khusus dalam rangka menunjang program pengendalian kegiatan
operasinal KJK harus ada. Berdasarkan Prinsip-prinsip Penyusunan SPI, pihak
manajemen KJK berkewajiban untuk membuat aturan tertulis, yang formatnya
dapat disusun sebagai berikut :

Contoh : Surat Keputusan Pengurus tentang Sistem Pengendalian Intern di bidang


jasa keuangan.

LKM KPMK ”ARTHA BAROKAH”


Kelurahan ..................... Kecamatan.................. Jaksel
-------------------------------------------------------------------------------

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 11
Keputusan Pengurus LKM KPMK Artha Barokah
Nomor : 03/KEP/MB /III/ 2009
Tentang :
Sistem Pengendalian Intern Bidang Jasa Keuangan

1. MENIMBANG : reason perlunya SPI Bidang Jasa Keuangan.


2. MENGINGAT : Payung hukum yang mendukung SPI Bidang Jasa
Keuangan dengan prinsip bagi hasil.

MEMUTUSKAN :

MENETAPKAN :

-------Dengan ketentuan sebagai berikut :


terdiri dari : bab ---> pasal ---> ayat :
------ 1. Obyek yang ditetapkan,
------ 2. Isi, rincian keputusan,
------ 3. Prosedur - prosedur,
------ 4. Persyaratan pengelola
---- 5. Uraian tugas /otoritas,
------ 6. Persyaratan pinjaman/pembiayaan
------ 7. Jenis pinjaman/pembiayaan dan plafond pinjaman/pembiayaan,
------ 8. Jaminan (agunan) pinjaman/pembiayaan,
------ 9. Ketentuan bagi hasil/marjin pembiayaan,
-----10. Persyaratan simpanan/tabungan
-----11. Ketentuan bagi hasil simpanan/tabungan
-----12. Ketentuan jangka waktu dan tatacara pengembalian, etc.
-----13. Klausula khusus,
-----14. Sanksi - sanksi. dan lain sebagainya.
----- 15 Penutup
.
Ditetapkan di : ..............
Pada tanggal : ..............

KJK Artha Barokah,


Ketua, Sekretaris,

Aslichan Burhanson Sanusi Pane

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 12
Menyusun Program dan Kertas Kerja Pengendalian Intern

Program pengendalian adalah suatu rangkaian sistematik dari langkah-langkah


pengendalian untuk mencapai tujuan. Program pengendalian hendaknya disusun
sesuai dengan tujuan yang ditetapkan dan keadaan obyek pemeriksaan. Jadi
cakupan atau ruang lingkup yang menjadi obyek pengendalian sangat tergantung
dari tujuan dan kondisi-kondisi yang ada.

Tahapan terakhir dalam perencanaan pengendalian intern adalah membuat


Program Kerja Pengendalian Intern sebagai panduan agar pelaksanaan
pengendalian intern dapat lebih terarah. Program kerja disusun berdasarkan
tahapan-tahapan dalam perencanaan pengendalian intern yang telah dilakukan
sebelumnya.

Program kerja pengendalian intern harus memuat antara lain:


a. Langkah kerja pengendalian intern, yang merupakan langkah-langkah
yang harus dilakukan dalam melaksanakan pengendalian intern;
b. Teknik pengendalian intern, yang merupakan cara-cara yang dapat
dilakukan dalam melaksanakan langkah kerja pengendalian intern. Teknik
pengendalian intern meliputi antara lain: wawancara, pengisian kuesioner,
prosedur analitis, dan teknik pengendalian intern lainnya yang dianggap perlu;
c. Sumber data, yang merupakan bahan-bahan yang diperlukan dalam
melakukan teknik pengendalian intern. Sumber data dapat berasal dari data
yang disediakan oleh entitas pelaporan;
d. Pelaksana, yang merupakan nama tim pengendalian intern yang akan
melakukan langkah-langkah pengendalian intern;
e. Waktu pelaksanaan, yang menjelaskan kapan langkah-langkah
pengendalian intern harus dilakukan.

Kertas kerja pengendalian intern disusun dengan berisikan langkah-langkah kerja


yang dihubungkan dengan tujuan pengendalian, yakni mengandung unsur – unsur
dan tahapan kegiatan sebagai berikut :
• Amati data
• Hitung
• Bandingkan
• Dapatkan
• Catat, dll.

Contoh :
”Hitung uang tunai dan kertas-kertas berharga lainnya yang ada dalam peti uang
(brand kas) dan bandingkan jumlahnya dengan yang tercantum pada saldo buku
kas pada tanggal pemeriksaan.” Dari contoh tersebut di atas tindakan mengetahui

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 13
kondisi adalah dengan menghitung uang yang ada dalam peti uang, sedangkan
usaha menghadapkan dengan kriteria adalah tindakan membandingkan uang itu
dengan jumlah yang tercantum dalam buku kas.

CONTOH PROGRAM KERJA PENGENDALIAN INTERN

No Langkah Kerja Pengendalian Teknik Sumber


Pelaksana Waktu
Pelaks
intern Data
anaan

1 Dapatkan laporan keuangan (Neraca, LK,


LRA, Laporan Arus Kas dan Catatan LBMK
atas Laporan Keuangan) dan LBMK
(laporan barang, catatan ringkas
barang milik KJK, laporan kondisi
barang)
2 Dapatkan laporan hasil audit yang LHA
dilaksanakan oleh Pengawasan
Intern maupun oleh pihak ekstern
3 Pastikan bahwa neraca KJK Analitis LK,
bersambung dengan neraca audited LBMK
tahun sebelumnya (jika ada)
4 Pastikan bahwa laporan Aset tetap Analitis LK,
dan Aset lainnya antara laporan LBMK
Akuntansi sama dengan laporan
pengelola barang/Aset
5 Pastikan bahwa pengklasifikasian, Analitis LK,
pengukuran, dan pengungkapan LHA
akun pada Neraca, LRA, dan LAK
telah disusun sesuai dengan Standar
Akuntansi Keuangan (SAK)
6 Lakukan analisis atas hasil langkah Analitis
kerja di atas untuk mengidentifikasi
permasalahan yang ada sebagai
dasar memberi pernyataan
pengendalian intern

Program dan Kertas Kerja Pengendalian Intern bagi KJK dapat dilihat pada
Lampiran - 1.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 14
BAB II
MELAKSANAKAN PENGENDALIAN INTERN

2.1. Bukti-bukti Transaksi Kas dan Non Kas


Pengendalian Intern harus memberi keyakinan bahwa seluruh transaksi telah
mendapat otorisasi dan dilaksanakan dengan benar sesuai kebijakan perusahaan,
serta pencatatan transaksi tersebut dengan benar. Dibawah ini terdapat 5 tujuan
pengendalian Intern atas transaksi, yaitu :
1. Otoritas ( wewenang)
Setiap transaksi harus mendapat otorisasi semestinya berdasarkan struktur
dan kebijakan perusahaan. Dalam keadaan atau masalah-masalah tertentu
sangat mungkin diperlukan otorisasi khusus.
2. Pencatatan
Pencatatan atas transaksi harus dilaksanakan sebagaimana mestinya dan
pada waktu yang tepat dengan uraian yang wajar. Transaksi yang dicatat
adalah transaksi yang benar-benar terjadi dan lengkap.
3. Perlindungan
Harta fisik berwujud tidak boleh berada di bawah pengawasan/ penjagaan dari
mereka yang bertanggung jawab. Dalam hal ini Pengendalian Intern
memperkecil resiko terjadinya kecurangan oleh karyawan atau manajemen
sekalipun.
4. Rekonsiliasi
Rekonsiliasi secara kontinu dan periodik antar pencatatan dengan harta fisik
harus dilakukan misalnya mencocokkan jumlah persediaan barang antara kartu
persediaan dengan persediaan fisik di gudang.
5. Penilaian
Harus dibuat ketentuan agar memberikan kepastian bahwa seluruh harta
perusahaan dicatat berdasarkan nilai yang wajar. Tidak boleh terjadi over
maupun undervalued atas harta tersebut.

Dokumen transaksi keuangan diverifikasi secara rutin dan dapat diketahui


keabsahannya dengan cara mengecek kebenaran dari :

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 15
• Tanggal pembuatan harus ada
• Tanda tangan dari nasabah melalui slip penyetoran dan
pengambilan
• Tanda tangan petugas kasir
• Paraf atau tandatangan manajer.
• Tanda validasi/posting

Dokumen transaksi tersebut diperiksa kebenarannya, dan diposting ke dalam buku


besar masing-masing. Verifikasi dalam transaksi kas dan non kas adalah sebuah
proses yang sistematis dalam mengumpulkan dan mengevaluasi bukti-bukti untuk
menentukan bahwa pengelolaan transaksi sesuai dengan standar operasional
prosedur (SOP). Contoh kertas kerja pengendalian intern terhadap transaksi kas
dan non kas, lihat lampiran - 2.

2.2. Penempatan dan Pelaksanaan Tugas Masing


- Masing SDM
Sumber daya manusia merupakan aset KJK merupakan aset yang tak ada
nilainya, namun jika penempatan yang bukan pada tempatnya justru berpotensi
menjadi kontra produktif. Pengendalian intern harus memastikan bahwa
penempatan dan pelaksanaan tugas masing-masing SDM dengan cara
membandingkan antara struktur organisasi dan job desk dengan job masing-
masing SDM. Jika terjadi ketidak sesuaian maka sebaiknya direkomendasikan
agar dilakukan mutasi. Demikian pula jika terjadi rangkapan harus menganut
prinsip tetap memisahkan antara jabatan yang memegang keuangan dengan yang
mengadministrasikan, misalnya kasir tidak boleh dirangkap oleh bagian
pembukuan, demikian sebaliknya.

Melakukan pemeriksaan terhadap pengendalian sistem dan prosedur sumberdaya


dengan seksama, apakah evaluasi sistem dan prosedur di KJK telah dijalankan
dengan baik sesuai dengan aturan yang berlaku. Apakah sistem yang ada dapat
memacu kinerja dan produktivitas, apakah reward dan punishment dapat
meningkatkan motivasi dan performance SDM.
Lakukan pemeriksaan atas sistem penempatan dan pelaksanaan kinerja SDM,
apakah sudah dilaksanakan sesuai dengan apa yang telah dilakukan oleh kepala
cabang / manajer terhadap penempatan SDM Pengelola KJK ke posisi tugas yang
tepat dengan jobnya.

Lakukan pengukuran terhadap kinerja SDM secara objektif dengan menggunakan


pendekatan secara kuantitatif (kinerja diukur sesuai past performance dari masing-
masing SDM), dan secara kualitatif dengan menggunakan metode penilaian
kinerja 380 derajat, yakni SDM dinilai oleh atasannya dan teman satu level serta
bawahannya (jika ada).

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 16
SPI Keuangan juga mengatur pemisahan antara pemegang uang dengan pembuat
pelaporan (informasi) mengenai uang. Sebagai contoh pemegang uang (kasir)
memiliki tugas untuk menerima atau pun mendistribusikan uang dan
mendokumentasikannya dalam buku yang tersedia. Sedangkan bendahara
bertanggung jawab atas pembuatan laporan keuangan yang berdasarkan bukti-
bukti dan informasi yang diperolehnya dari buku kas, buku jurnal serta perangkat
akuntansi lainnya yang lazim digunakan.

Mengapa perlu pemisahan tugas, padahal kedua fungsi tersebut bisa dilakukan
oleh satu orang saja? bayangkan saja seandainya seseorang diberi kewenangan
mengatur lalu lintas keuangan, mendistribusikan uang, mengambil keputusan atas
segala hal mengenai keuangan, dan menyusun laporannya, apa yang akan
terjadi? Dalam kondisi normal oragnisasi tidak punya masalah keuangan, dan
orang yang diberi tugas pun secara pribadi tidak punya masalah keuangan
mungkin segala dapat berjalan dengan baik. Namun dalam kondisi tidak normal
baik organisasi maupun individu, atau individu yang diberi tugas tersebut saja
dapat diduga terjadi kekacauan dalam pengelolaan. Katakanlah orang yang diberi
tugas keuangan tersebut sangat butuh uang, sementara uang koperasi
digenggamnya atau dalam lingkup kewenangannya, apapun hal yang tidak
diinginkan koperasi bisa terjadi. Dengan kata lain, pembagian tugas dan prosedur
yang jelas dan tegas dalam mengelola keuangan salah satu fungsi kontrol untuk
mengontrol diri sendiri maupun interaksi antar mereka yang terlibat langsung
dengan perihal keuangan.

Jadi yang diinginkan oleh SPI Keuangan dalam hal ini bukan hanya melihat keluar
masuknya uang dengan benar dan bukti-bukti yang dapat dipertanggung jawabkan
tetapi juga kebenaran itu bisa transparan, dikomunikasikan kepada pihak-pihak
yang berkepentingan bahkan anggota pun dapat mengaksesnya dengan mudah.

2.3. Pelaksanaan Kebijakan, Perlakuan Akuntansi


dan Laporan Keuangan
Lakukan pemeriksaan atas pelaksanaan kebijakan dan perlakuan akuntansi
keuangan, apakah telah dilaksanakan sesuai dengan PSAK No. 27 tentang
akuntansi koperasi dan PSAK No. 59 untuk pola syariah. Pemantauan terhadap
kegiatan proses akuntansi harus dijalankan sesuai dengan ketentuan, antara lain
kebijakan dan perlakuan akuntansi yang menyangkut dengan :

a. Penyisihan pinjaman/pembiayaan/pembiayaan.
b. Penyusutan Aktiva Tetap.
c. Amortisasi Aktiva Lain – lain.
d. Cadangan Resiko
e. Pendapatan yang masih harus dibayar dan atau diterima.
f. Biaya yang masih harus dibayar dan atau diterima.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 17
g. Penghapusan pinjaman/pembiayaan macet.

Lakukan pemeriksaan atas Laporan keuangan yang telah disusun oleh bagian
akunting, apakah telah sesuai dengan PSAK No. 27 dan PSAK 59. Apakah
Laporan keuangan yang meliputi : Neraca, Perhitungan Hasil Usaha, Perubahan
Kas (Modal) dan Laporan Promosi Ekonomi Anggota, datanya telah valid dan
dapat dipertanggung jawabkan. Pengecekan dilakukan dengan mencocokan
jumlah-jumlah saldo masing-masing rekening pada neraca, perhitungan hasil
usaha dengan jumlah saldo yang terdapat pada Buku Besarnya.

2.4. Pelaksanaan Program Kerja dan RAPB


Bandingkan secara berkala antara realisasi dengan program kerja dan RAPB -
KJK tahun buku yang sedang berjalan, seberapa jauh pencapaian hasil-hasilnya.
Kemudian dilakukan tindak lanjut dari hasil evaluasi dengan mendiskusikan
kepada para Kepala Bagian atau bawahannya yang lain, sehingga terhadap fokus
untuk penyelesaian, misalnya jika pencapaian target pemberian
pinjaman/pembiayaan belum berhasil, maka bagian pinjaman/pembiayaan akan
lebih giat meningkatkan kinerjanya.

Analisa laporan keuangan merupakan kewajiban untuk dikerjakan secara periodik


yaitu bisa dilakukan dengan cara bulanan, triwulanan, semesteran dan atau
tahunan, hal ini dilakukan untuk mengetahui keadaan / kondisi keuangan KJK yang
sebesarnya. Jika terdapat hal-hal yang merugikan lembaga KJK dengan cepat
dapat ditanganinya.

Dengan digunakannya Sistem Informasi Akuntansi dan Keuangan “KJK Online” (di
antara yang populer adalah versi IBS buatan PT. Ussi Pinbuk Prima Software),
maka penyusunan laporan keuangan secara otomatis dapat di cetak setiap saat,
oleh karena itu periode dalam melakukan analisis laporan keuangan hendaknya
dilakukan secara konsisten. Analisis dilakukan dengan dua pendekatan yakni
analisis secara vertical, yakni dengan membandingkan elemen-elemen
neraca/SHU dalam satu periode, dan secara horizontal dengan membandingkan
laporan keuangan lebih dari dua periode.

2.5. Pengendalian Terhadap Pengelolaan Operasi


Salah satu kegiatan dalam pemeriksaan atas sistem pengendalian aset dari
kegiatan penghimpunan, pengelolaan dan penyaluran dana, apakah telah sesuai
dengan sesuatu yang dilaksanakan sehari-hari oleh kepala cabang/manajer pada
kegiatan usaha KJK.
• Apakah aset telah memberikan pendapatan yang optimal
• Apakah resiko aset telah ada covernya (pencadangan, asuransi, dll)

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 18
• Apakah penghimpunan dana telah dilaksanakan sesuai ketentuan
yang ada dan telah mencapai target.
• Apakah pengelolaan dana telah optimal, dimana likuiditas minimum
terjamin, disisi lain memberikan pendapatan yang tinggi.
• Apakah penyaluran pinjaman/pembiayaan telah dilaksanakan
sesuai ketentuan yang ada dan menghasilkan secara optimal dan aman
(pinjaman/pembiayaan bermasalah rendah) .

Perkembangan operasional usaha dan keuangan harus dipantau secara terus


menerus, disamping untuk tujuan pencapaian target, kepatuhan terhadap Standar
Operasional Manajemen (SOM) Usaha dan Keuangan menjadi perhatian khusus
yang tidak boleh diabaikan oleh pengelola, karena kalau kepatuhan tidak
dipantau dan atau dikendalikan maka akan terjadi mismach dalam
pelaksanaannya, dan hal ini akan berdampak kepada ketidak berhasilan dalam
menjalankan kebijakan yang telah ditetapkan KJK.

Lakukan pemeriksaan rutin terhadap pengelolaan operasi usaha, dengan


membandingkan apakah penanganan transaksi-transaksi yang terjadi telah
dilakukan sesuai dengan pelaksanaan tugas sehari-hari yang dilakukan petugas
atas kegiatan usaha KJK dengan SOP dan SOM Usaha dan Keuangan.

SPI Jasa Keuangan. Dalam KJK SPI Jasa Keuangan sangat penting, karena
kegiatan tersebut merupakan ruh dari kelangsungan hidup suatu KJK. SPI Jasa
Keuangan meliputi:

1. Pengeluaran uang
a. Ada surat permohonan piutang (SPP) yang harus disetujui oleh anggota
atau pengajuan pinjaman/pembiayaan harus mendapat persetujuan
anggota.
b. Besarnya pinjaman/pembiayaan harus berdasar plafon yang
dikaitkan dengan simpanan pokok dan simpanan wajib.
c. Pelayanan pinjaman/pembiayaan diutamakan untuk
pinjaman/pembiayaan tanggung renteng.
d. Penerimaan pinjaman/pembiayaan harus diterima oleh angota
sendiri tidak boleh diwakilkan.
e. Bagi anggota yang melakukan transaksi pinjaman/pembiayaan khusus
diatas wewenang manajer (jika ada manajer) maka bukti KK harus ada
persetujuan pengurus minimal satu orang.
f. Prosedur pinjaman/pembiayaan khusus diatur sesuai dengan
pinjaman/pembiayaan biasa dengan pengesahan diketahui oleh pengurus
lain.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 19
g. Pinjaman/pembiayaan khusus harus disertai dengan jaminan
yang disesuaikan dengan ketentuan yang ada.

2. Penerimaan uang
a. Anggaran pinjaman/pembiayaan dibayar melalui kelompok masing-
masing
b. Anggota harus tanda tangan di lembar tagihan kelompok.
c.Petugas harus menyetorkan ke koperasi paling lambat 1 x 24 jam setelah
pertemuan.
d. Uang setoran harus dibuatkan bukti Km dan dibukukan pada hari
yang sama.
e. Hasil penerimaan setoran harus disetorkan ke bank paling lama 1
x 24 jam.
(1) Menggunakan metode imprest semua hasil setoran disetorkan ke bank.
(2) Menggunakan metode fluktuasi sisa penerimaan disetorkan ke bank.

SPI Jasa Keuangan

1. Tujuan
Melayani anggota terhadap kebutuhan untuk menyimpan dan meminjam uang.

2. Simpanan

a. Jenis simpanan
Yang ada di koperasi bisa terdiri dari beberapa simpanan antara lain:
1) Simpanan Pokok. Simpanan yang harus dibayar pada waktu masuk
menjadi anggota koperasi dan tidak boleh diambil selama masih menjadi anggota.
2) Simpanan Wajib. Simpanan yang dibayar rutin setiap bulan selama
menjadi anggota koperasi dan tidak diambil selama yang bersangkutan, masih menjadi
anggota.
3) Tabungan Koperasi. Tabungan yang didapat dari anggota maupun non
anggota yang diambil sewaktu-waktu jika dibutuhkan.
4) Simpanan Berjangka. Simpanan yang didapat dari anggota maupun
non anggota yang dapat diambil sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati
bersama.

b. Bagi Hasil Simpanan/Tabungan


Untuk menentukan besarnya bagi hasil simpanan/tabungan pada
prinsipnya harus bersaing dengan tingkat suku bunga yang ada pada bank

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 20
pemerintah, namun tetap memperhatikan kebutuhan biaya operasional
koperasi dan cadangan SHU.

3. Pinjaman/Pembiayaan
a. Jenis Pinjaman/pembiayaan terdiri dari:
1) Pinjaman/pembiayaan Anggota. Yang dimaksud pinjaman/pembiayaan
anggota yaitu pinjaman/pembiayaan yang diberikan hanya kepada
anggota koperasi dan jumlah maksimal pinjaman/pembiayaan sesuai
simpanan anggota dan atau kelompok di koperasi, dengan jaminan
Tanggung Renteng (TR) di kelompok.
2) Pinjaman/pembiayaan Khusus. Yang dimaksud pinjaman/pembiayaan
khusus yaitu pinjaman/pembiayaan yang diberikan pada anggota di
atas maksimal pinjaman/pembiayaan atau pinjaman/pembiayaan yang
diberikan kepada non anggota koperasi. Pinjaman/pembiayaan khusus
ini boleh diberikan apabila pinjaman/pembiayaan anggota sudah
terlayani semua dan masih ada sisa dana.

b. Bagi Hasil/Marjin Pembiayaan


Tingkat bunga simpanan hendaknya lebih rendah dari tingkat bunga
pinjaman/pembiayaan yang diberikan pada anggota. Beberapa hal yang
harus diperhatikan untuk menentukan tingkat bunga:
1) Bunga modal
2) Resiko pinjaman/pembiayaan
3) Biaya operasional
4) SHU yang dibayar

c. Plafon Pinjaman/pembiayaan
Dalam rangka menciptakan pengamanan terhadap dana maupun barang
yang beredar, perlu dibuat batasan-batasan khususnya mengenai besarnya
pinjaman/pembiayaan. Salah satu model yang dikembangkan adalah
ketentuan plafon pinjaman/pembiayaan, baik untuk perorangan maupun
kelompok.
1) Plafon Perorangan. Kelipatan dari simpanan pokok atau simpanan, di
mana nilai kelipatan tergantung kebijaksanaan yang ada dimasing-
masing koperasi primer. Misalnya plafon pinjaman/pembiayaan 3 kali,
berarti besarnya hak pinjaman/pembiayaan anggota yang bersangkutan
yaitu 3 X jumlah simpanan pokok atau simpanan wajib yang dimiliki.
2) Plafon Kelompok. Kelipatan dari jumlah simpanan pokok dan simpanan
wajib seluruh anggota di kelompok tersebut. Hasilnya menunjukan
besarnya hak pinjaman/pembiayaan bagi kelompok yang
bersangkuutan. Umumnya plafon kelompok lebih kecil dari plafon
perorangan. Misalnya: kalau plafon perorangan 3X, plafon kelompok
2X.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 21
4. Sistem pengendalian intern Simpan
Pinjam
a. Prinsip Internal Control
1) Kasir tidak boleh merangkap mengerjakan buku pembukuan piutang
atau sebaliknya.
2) Pemegang kas harus benar-benar terpisah dengan buku
3) Pelaksanaan (pembuatan rekonsiliasi bank) tidak boleh pemegang
kas.
4) Bendahara dan kasir bertanggung jawab terhadap keaslian surat-
surat berharga yang disimpan dalam almari besi.
5) Kasir harus membubuhkan cap “lunas” pada bukti kas dokumen-
dokumen pendukungnya jika pembayarannya sudah selesai.
6) Kasir harus membubuhkan cap “Receipt” pada bukti kas dokumen-
dokumen pendukungnya jika uang diterima.
7) Semua cek harus urut nomor dan setiap nomor harus
dipertanggung jawabkan, baik dipergunakan atau tidak.
8) Dana kas kecil diisi dengan menggunakan sistem Imprest
9) Semua pengeluaran kas kecil harus disetujui oleh manajer
(koperasi tertentu) selebihnya disetujui oleh bendahara atau ketua.
10) Surat pengajuan pinjaman/pembiayaan (SPP) harus ditandatangani
oleh kelompok.
11) Pinjaman/pembiayaan setiap anggota harus disesuaikan dengan
plafon pokok, simpanan wajib dan simpanan wajib khusus kalau ada
12) Pelayanan pinjaman/pembiayaan diutamakan untuk
pinjaman/pembiayaan Tanggung Renteng
13) Penerimaan pinjaman/pembiayaan harus dilakukan oleh anggota
sendiri.
14) Setiap realisasi harus ditindak lanjuti dengan penandatanganan
surat pengakuan hutang (SPH).
15) Penerimaan kas dicatat pada hari yang sama, saldo maksimal kas
perharinya dan harus dimasukan ke bank.

b. Dokumen
1) Buku-buku
- Buku simpan pinjam anggota
- Buku kas keluar (Harian kas)
- Kartu pinjaman/pembiayaan anggota
2) Formulir-formulir

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 22
- Bukti Kas Keluar (KK)
- Surat Pengajuan Pinjaman/pembiayaan (SPP)
- Surat Pengakuan Hutang (SPH)
- Kartu Hutang
- Surat Panggilan

BAB III
MENANGANI TINDAKAN PENYIMPANGAN

3.1 Pemeriksaan Kegiatan Penyimpangan


Suatu pengendalian intern bisa dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan KJK
dapat dicapai, yaitu dengan kondisi :
a) Pengelola KJK mendapat pemahaman akan arah pencapain tujuan KJK,
dengan, meliputi pencapaian tujuan atau target KJK, termasuk juga kinerja,
tingkat profitabilitas, dan keamanan sumberdaya KJK.
b) Laporan Keuangan yang dipublikasikan adalah handal dan dapat dipercaya.
c) Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh KJK sudah ditaati dan
dipatuhi dengan semestinya.

Pihak-pihak yang bertanggungjawab terhadap Sistem Pengendalian Intern adalah


semua pihak di dalam KJK bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem
pengendalian intern. Namun demikian, secara struktural pihak-pihak yang
bertanggung jawab dan terlibat langsung dalam perancangan dan pengawasan
Sistem Pengendalian Intern meliputi : Manajer, Kabag dan Staf Pengawasan
Intern.

Atribut dalam Pengendalian Internal, meliputi:


• Pemisahan fungsi
• Autorisasi transaksi
• Dokumen dan sarana pencatatan yang memadai
• Keamanan fisik aset yang memadai
• Kualifikasi pegawai yang sepadan

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 23
• Rotasi tugas dan pemberian cuti
• Pemeriksaan mendadak
• Verifikasi internal

Mengidentifikasi Potensi Terjadinya Tindak Penyimpangan, dalam setiap


melakukan pemeriksaan, tidak menutup kemungkinan masih berpotensi terjadinya
tindak penyimpangan sebagai akibat dari kelemahan dan sifat manusia yang :
kurang teliti, lalai, curang, tidak jujur dan lain-lain. Hal ini diantara pengelola harus
saling mengingatkan atas tugas pekerjaannya, sehingga dengan berjalannya
penerapan sistem pengendalian intern yang baik akan mengurangi kemungkinan
terjadinya kesalahan/kecurangan dimaksud. Jika terjadi tindak penyimpangan
maka segera diidentifikasi untuk selanjutnya dicari solusinya untuk segera
diperbaiki. Laporan dan pengaduan yang masuk segera ditindaklanjuti, demikian
juga hasil pengendalian intern segera diteliti ulang, sehingga kita dapat
mengetahui hal-hal yang akan menjadi potensi terjadinya tidak penyimpangan.

Jika dalam pemeriksaan ditemukan adanya penyimpangan yang kemungkinan


akan menimbulkan kerugian bagi KJK, maka saat itu pula harus segera dilakukan
pencegahan sesuai dengan akar permasalahan yang sebenarnya, agar supaya
tidak mengganggu kegiatan KJK lainnya.. Contoh : Kasir tidak diperkenankan
menyimpan buku tabungan anggota dengan alasan apapun.

3.2 Pemeriksaan dan Koreksi Terhadap Potensi Terjadinya


Tindak Penyimpangan
Dengan terjadinya tindak penyimpangan, harus segera dilakukan koreksi sehingga
tidak berlarut-larut berdasarkan sistem yang berlaku. Jika sistem yang dipakai
sudah tidak sesuai lagi dengan kondisi yang ada, maka sistemnya harus
diperbaharui. Lakukan pemeriksaan secara rutin dan konsisten seperti melakukan
cash opname secara rutin pada akhir hari kerja, jika terjadi selisih, maka langsung
dapat dikoreksi pada saat itu juga.

Contoh : Dalam hal manager memberi tugas kapada juru tagih untuk menagih
tunggakan pinjaman/pembiayaan anggota, selama ini hanya diberi surat tugas
dengan membawa slip setoran. Misalkan kepada 5 orang anggota penunggak,
dan setelah selesai menagih yang disetor ke kasir hanya 1 orang anggota sisanya
4 anggota yang sudah setor uangnya dipakai dahulu, dan akan disetorkan ke kasir
akhir bulan bertepatan dengan waktu gajihan juru tagih. Untuk mengatasi hal
tersebut, terlebih dahulu manager melakukan pemeriksaan khusus untuk
mengetahui permasalahan yang sebenarnya terjadi. Untuk mengatasi
penyimpangan dimaksud manager selain memberi surat tugas kepada juru tagih
kepada 5 anggota penunggak sekaligus diberikan slip setoran yang ditandatangani
sebanyak 5 lembar rangkap dua. Setelah selesai menagih tanyakan berapa

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 24
anggota yang telah menyetor dengan meminta kembali ke lima slip setoran
dimaksud, dengan demikian maka tindak penyimpangan segera terdeteksi.

3.3 Evaluasi Tindakan Penyimpangan


Kelemahan-kelemahan dari sistem pengendalian intern yang ada seperti
perangkapan jabatan, perekrutan karyawan, perilaku Korupsi, Kolusi, Nepotisme
(KKN) karyawan yang diketahui mempunyai sifat tidak jujur, mementingkan diri
sendiri, ceroboh dan sebagainya, maka kelemahan SPI harus segera di perbaiki
sedini mungkin.

Hasil pengendalian internal harus dicatat dan dibuatkan laporan pelaksanaan


kegiatan tersebut sesuai format yang sudah ditentukan. Form dari laporan hasil
pelaksanaan kegiatan pengendalian intern memuat hal-hal yang ditemukan selama
pemeriksaan termasuk didalamnya kesimpulan dan rekomendasi,

Jika dari hasil pemeriksaan ditemukan tindak penyimpangan, maka manager harus
melakukan tindakan perbaikan sesuai dengan aturan KJK, dan kemudian
melaporkannya kepada Pengurus KJK, termasuk di dalamnya sikap yang harus
ditempuh dalam mengambil tindakan dimaksud.

Laporan dimaksud termasuk kesimpulan dan rekomendasi merupakan wujud dari


pelaksanaan tugas pengendalian intern yang harus ditindak lanjut, dengan cara
melaporkannya kepada pengurus. Semua temuan, kesimpulan dan rekomendasi
yang dilaporkan dicatat dalam : Buku Monitoring Pengendalian Intern,
sebagaimana contoh lampiran - 3

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 25
BAB IV
MELAPORKAN HASIL PELAKSANAAN
PENGAWASAN INTERN

Format Laporan

Secara umum yang mengelola dan bertanggungjawab terhadap pelaksanaan


Pengawasan Intern dan pelaporannya terutama dalam pemberian rekomendasi
adalah manajer. Maka setelah dilakukan pelaksanaan pengawasan intern sesuai
prosedur yang berlaku pada KJK, Manajer melaporkan kepada pengurus.

Hasil pelaksanaan pengawasan intern Koperasi Jasa Keuangan dilaporkan


dengan menggunakan:
1) Form Laporan Evaluasi
2) Form Laporan Hasil Kegiatan secara berkala

Laporan Pelaksanaan Pengawasan Intern

1) Pelaporan
Teknik Pelaporan Pelaksanaan Pengawasan Intern. Manajer KJK
mendiskusikan dengan para kepala bagian mengenai Hasil Pelaksanaan
Pengawasan Intern, maka manajer atau pengelola KJK menuangkannya
dalam form laporan Pelaksanaan Pengawasan Intern, untuk mempermudah
dalam mengidentisifikasi Pelaksanaan Pengawasan Intern manajer KJK perlu
menyiapkan format laporan penyusunan pelaksanaan pengawasan intern.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 26
Pengertian Laporan adalah penyampaian informasi dari seorang manajer
kepada petugas/pejabat lain dalam suatu sistem administrasi. Isi laporan
dapat berupa hasil kegiatan pelaksanaan pengawasan intern Koperasi Jasa
Keuangan. Laporan memiliki fungsi informasi, pengawasan, pengambilan
keputusan, dan fungsi pertanggung jawaban.
Syarat- syarat Laporan adalah :
• Isi laporan harus terperinci dan jelas.
• Harus mengandung data dan fakta serta informasi yang diperlukan.
• Isi laporan tidak boleh berbelit-belit.

Jenis Laporan dapat dibagi menjadi beberapa macam, berikut ini akan
diuraikan sebagai berikut :
a. Laporan menurut isinya :
• Laporan Informatif
• Laporan Rekomendasi
• Laporan Analitis
• Laporan pertanggungjawaban
• Laporan Kelayakan
b. Laporan menurut bentuknya :
• Laporan berbentuk Memo
• Laporan berbentuk Surat
• Laporan berbentuk Naskah

Laporan harus bersifat operasional, artinya laporan memiliki sifat-sifat


sebagai berikut :
• Penyampaian laporan dapat dilakukan secara lisan atau tertulis.
• Laporan berisi informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam
proses pengambilan keputusan.
• Laporan harus faktual, didukung oleh data dan fakta yang dapat
dipertanggungjawabkan .

Kriteria laporan yang efektif harus memenuhi kreteria sebagai berikut :


• Mudah dimengerti dan dipahami oleh penerima laporan.
• Mampu menguraikan masalah serta analisanya secara jelas bagi
pembaca laporan
• Mampu menyajikan permasalahan secara logis, konsisten, dan sistematis

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 27
• Persuasif, yaitu mampu mendorong pembaca untuk memberikan
perhatian dan mengambil keputusan sesuai dengan yang dikehendaki
oleh yang mempersiapkan laporan
• Meyakinkan, yaitu berdasar pada data dan informasi yang dapat
diandalkan

2) Penyusunan Laporan

Hasil pelaksanaan pengawasan intern disusun rekomendasi atas


permasalahan yang dihadapi KJK dan menuangkannya dalam form yang
telah tersedia, kemudian bersama memo dikirimkan kepada pengurus untuk
ditindaklanjuti pengurus jika diperlukan.

Langkah-langkah dalam menyusun laporan dan rekomendasi, yakni:


1. Menyusun persiapan penulisan laporan, menyiapkan bahan penyusunan
laporan berupa data dan fakta serta sarana pendukungnya seperti
peralatan ATK (Komputer, printer) dan bahan ATK (kertas, toner, dll)
2. Menyusun sistematika laporan dengan membuat struktur laporan seperti
berikut ini :
• pendahuluan
• isi laporan
• uraian / analisis
• penutup/ saran
3. Membuat isi Laporan dapat berupa pertanggung jawaban. Isi laporan
(rincian kegiatan secara kronologis beserta biaya yang sudah dikeluarkan
dengan menunjukkan nomor –nomor tanda bukti pengeluaran, jika
diperlukan).
4. Membuat Evaluasi (bila ada), kemudian
5. Menyusun Penutup/Rekomendasi

3) Bertanggung Jawab Terhadap Hasil Pelaksanaan


Pengelola KJK harus bertanggung jawab terhadap hasil pelaksanaan
Pengawasan Intern KJK, dalam bentuk :
1) Laporan evaluasi yang akurat
2) Laporan hasil kegiatan secara berkala tepat waktu

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 28
Sumber-sumber Kepustakaan (Buku Informasi)
a. Judul : Auditing Pemeriksaan Akuntan Jilid I
• Penulis : Drs/ Sukrisno Agoes, Ak. M.M.
• Penerbit :
• Tahun publikasi :

b. Judul : Intermediate Accounting edisi 7


• Penulis : Dr. Zaki Baridwan M.Sc Akuntan
• Penerbit :
• Tahun publikasi :

c. Judul : Manajemen Keuangan edisi 3


• Penulis : Drs. R. Agus Sartono MBA
• Penerbit :
• Tahun publikasi :

d. Judul : Teori Akuntansi Perekayasaan Pelaporan Keuangan


• Penulis : Suwarjono
• Penerbit :
• Tahun publikasi

e. Judul : Sistem Pengendalian Intern


• Penulis : Kementrian Koperasi dan UKM Republik Indonesia
• Penerbit :
• Tahun publikasi

f. Judul : Sistem Informasi Akuntansi, Edisi pertama,


• Penulis : Wing Wahyu Winarto
• Penerbit : STIE YKPN, Yogyakarta STIE YKPN, Yogyakarta.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 29
• Tahun publikasi : 1994

g. Judul : Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Indonesia


• Penulis : James A. Hall
• Penerbit : Salemba Empat, Jakarta
• Tahun publikasi : 2001

h. Judul : Sistem Informasi Akuntansi


• Penulis : Soetoyo Suparlan
• Penerbit : Gunadarma, Jakarta Gunadarma, Jakarta
• Tahun publikasi : 1995

Lampiran - 1

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 30
Lampiran - 2
DAFTAR HASIL PENGENDALIAN INTERN
LKM PMK “ARTHA BAROKAH” JAKARTA
Periode : Agustus 2008

I. Daftar Outstanding Memo/Masalah


A. Outstanding Memo
No. No. dan Tgl. Memo Kepada Perihal
1. 001/Mm 15-08-2006 Bendahara Selisih kas lebih sebesar
Rp.100.000,00
2.

B. Outstanding Masalah
No. Perihal Langkah Penyelesaian oleh Keterangan
PI
1. Selisih kas Sementara ditampung di rek. Ditunggu sampai
lebih sebesar Selisih Kas 3 (tiga) bulan
Rp.100.000,00
2.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 31
II. Daftar Masalah Bulan Ini
No. Perihal Penyelesaian Masalah
1. Selisih kas Sementara ditampung di rek. Selisih Kas,
lebih sebesar selama 3 (tiga) bulan)
Rp.100.000,00
2.

Lampiran - 3
BUKU MONITORING PENGENDALIAN INTERN
LKM PMK “ARTHA BAROKAH” JAKARTA

No. Tanggal Perihal Uraian Masalah Tindak Lanjut

1. 15-08-2006 Selisih kas Setelah tutup kas Ditampung


lebih sebesar dilakukan sementara di rekg.
Rp.100.000,00 pencocokan saldo Selisih Kas
rek. Kas sebesar Rp. Acc. Kabag PI.
15.123.500,- dengan
fisiknya ternyata ada
sebesar
Rp.15.223.500,-

Buku ini dimaksudkan untuk mencatat permasalahan yang timbul dan memerlukan
langkah tindak lanjut. Masalah yang timbul oleh petugas PI dicatat dan diuraikan,
kemudian diparaf yang selanjutnya masalah dimaksud diberitahukan kepada manajer

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 32
untuk dapat dibuatkan langkah-langkah tindak lanjut penanganannya dan langsung
diberikan tenggang waktu penyelesaian oleh manajer, kemudian manajer
membubuhkan paraf di buku tersebut.

K E S I M PU L A N

1. Dengan mengimplementasikan Sistem Pengendalian Intern (SPI) dengan


baik dan benar pada kondisi koperasi sekarang, maka perlu dicatat dan
dibina perbaikan organisasi koperasi dengan melibatkan kemampuan
pengurus, pengawas, manager dan karyawan koperasi sesuai dengan
tugas pokok dan fungsi-fungsi masing-masing, sehingga dicapai hasil
pengelolaan yang sehat, transparan, terpertanggungjawab
(acountability) dan bersikap adil dalam pencapaian tujuan bersama yang
ditetapkan dalam rencana strategis untuk menuju good corporative
governance (GCG).

2. Sesuai dengan Undang-undang Nomor 25 tahun 11992 tentang


Perkoperasian, Pengawas mempunyai fungsi dan wewenang
pengendalian / pengawasan kegiatan koperasi untuk menjamin
kepentingan anggota, karena itu keterlibatannya yang disertai
kemapmpuan pengawas, akan sangat membantu mencipatakan Sistem
pengendalian Intern (SPI) koperasi yang baik.

2. Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang baik pada koperasi akan sangat
membantu dalam hubungannya dengan pemeriksaan dan pembinaan
yang dilakukan pejabat koperasi atau yang dilakukan auditor koperasi.

4. Melalui Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang profesional akan


memberikan dampak terhadap kepercayaan diri sendiri dan penanaman

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 33
kompetensi serta tanggungjawab atas pekerjaan untuk menghasilkan
yang terbaik, merupakan salah satu kunci keberhasilan implementasi
pengendalian intern.

5. Aplikasi sistem pengendalian intern yang handal akan memberikan


kepercayaan pihak luar, dapat menjadikan koperasi memperoleh
berbagai dukungan dari anggota, yang mencakup dukungan modal,
dukungan usasha sehingga usaha- usaha koperasi menjadi lebih
berkembang

DAFTAR PUSTAKA

Anonymous, (1990). Norma Pemeriksaan Akuntan (NPA), Ikatan Akuntan Indonesia


(IAI), Penerbit PT. Rineka Cipta. Jakarta.

__________, Auditing Comap – PAU Buku V b, Ditjen Bina Lembaga Koperasi,


Departemen Koperasi – Proyek PAU, Jakarta.

__________, Internal Control. Departemen Perdagangan dan Koperasi. Ditjen Koperasi-


Puslapenkopm, Jakarta.

Bambang Muridno, (1996). Paket Pelatihan Manajemen Perkreditan (Usaha Simpan


Pinjam Bagi Koperasi), Kantor Wilayah Departemen Koperasi dan Pembinaan
Pengusaha Kecil Propinsi Jawa Timur.

Ign Sukamdiyo, (1996). Manajemen Koperasi, Penerbit Erlangga, Jakarta.

Kementerian Koperasi dan Usaha kecil dan Menengah Republik Indonesia, (2003).
Tentang Sistem Pengendalian Intern (SPI), Deputi Bidang Kelembagaan,
Jakarta.

Kementerian Koperasi dan Usaha kecil dan Menengah Republik Indonesia, (2002).
Tentang Himpunan Kebijakan Koperasi dan UKM di Bidang Akuntabilitas,
Jakarta.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 34
Nuril Huda, (2003). Bahan Diklat Sistem Pengendalian Intern (SPI) Koperasi, UPTD
Balai Diklat Koperasi, Pengusaha kecil dan Menengah Propinsi Jawa Timur.

Simangunsong, M.P, (1989). Pokok-pokok Pengendalian Interen, Cetakan I, Penerbit


karya Utama, Jakarta

Suhartoyo, (2003). Bahan Diklat Sistem Pengendalian Intern (SPI) Koperasi, UPTD
Balai Diklat Koperasi, Pengusaha Kecil dan Menengah Propinsi jawa Timur.

MODUL VERSI 2

BAB I

PENDAHULUAN
Sebagai organisasi bisnis atau perusahaan yang dikelola atas dasar azas
kekeluargaan, koperasi harus taat pada prinsip pengelolaan yang sehat, transparan,
kemampuan mempertartanggung jawabkan atas tugas-tugas yang telah dijalankan
(accountability) dan bersikap adil dalam pencapaian tujuan bersama yang telah
ditetapkan dalam rencana strategis. Pengelolaan yang demikian saat ini lebih dikenal
dengan good corporative governance (GCG). Pengurus atau manajemen koperasi harus
bertanggung jawab dalam penggunaan sumber daya ekonomi (assets) koperasi secara
efisien untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Pertanggung jawaban pengurus harus
dapat disampaikan secara berkala kepada pihak yang memiliki kepentingan
(stakeholders), antara lain anggota dan kreditur serta pemerintah yang menanamkan
modal dan atau yang memberikan peluang dan fasilitas kepada koperasi.

Laporan pertanggung jawaban harus dapat mencerminkan bagaimana pengurus


mendesain pengelolaan usaha agar semua kekayaan koperasi aman dari semua
tindakan yang dapat merugikan, penggunaannya dilakukan secara efisien dan efektif,
dan semua aktivitas koperasi tidak bertentangan dengan peraturan dan ketentuan yang
berlaku, pelaporan keuangan mencerminkan fakta yang sesungguhnya dan bebas dari

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 35
salah saji material. Untuk dapat mewujudkan hal ini, pengurus memerlukan alat
manajemen sebagai media pengendali, yakni Pengendalian Intern. Pengendalian intern
merupakan suatu sistem yang dibangun melalui organisasi dan mekanisme operasi
dalam koperasi, sehingga melekat pada setiap aktivitas yang dijalankan oleh setiap
personel di dalam koperasi, mulai dari pengawas, pengurus, manajer, asisten manager
atau kepala bagian dan karyawan.

Membangun kepercayaan diri sendiri dan penanaman kompetensi serta


tanggung jawab atas pekerjaan untuk menghasilkan yang terbaik, merupakan salah satu
kunci keberhasilan implementasi pengendalian intern. Dengan implementasi
pengendalian intern yang memadai diharapkan keamanan atas kekayaan koperasi dan
pengelolaan yang efisien serta efektivitas pencapaian tujuan menjadi lebih terjamin,
sehingga kepercayaan para pihak terhadap koperasi dapat ditumbuh kembangkan.
Kepercayaan pihak luar dapat menjadikan koperasi memperoleh berbagai dukungan
dari anggota, yang mencakup dukungan modal, dukungan usaha, sehingga usaha-
usaha koperasi menjadi lebih meningkat.

Pengalaman menunjukkan, bahwa pengamanan atas kekayaan koperasi masih


rentan dan penggunaan kekayaan juga banyak yang tidak tepat, sehingga menjadikan
koperasi kurang mendapat kepercayaan dari berbagai pihak. Untuk mengatasi hal ini,
salah satu yang perlu dilakukan adalah setiap koperasi harus membangun pengendalian
intern yang memadai, mengingat luasnya kegiatan usaha koperasi, untuk itu perlu suatu
desain siatim pengendalian intern (SPI) yang handal berkaitan upaya manajemen dalam
meningkatkan keakuratan informasi akuntasi yang disajikan dalam laporan keuangan.

(1). PENGERTIAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI)


Pengertian Sistem Pengendalian Intern, (muncul sebelum dekade 1980-an)
adalah Merupakan rencana organisasi dan semua sistem, prosedur dan ketentuan yang
terkoordinasi, yang dianut oleh suatu koperasi untuk menjamin keamanan harta
koperasi, keakurasian data akuntansi, mendorong peningkatan efisiensi dan efektifitas
serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Sedangkan pada dekade 1980-an,
muncul istilah baru, yakni Struktur Pengendalian Intern Kebijakan dan prosedur yang
dijalankan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang
pencapaian tujuan, yakni keandalan informasi laporan keuangan, kepatuhan terhadap

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 36
peraturan dan ketentuan perundang-undangan, efektifitas dan efisiensi. Pada sisi lain
dengan memasuki abad 21, sebutan sistem dan struktur dihilangkan hanya tinggal
sebutan Pengendalian Intern, yang didifinisikan sebagai suatu proses yang dijalankan
oleh pengawas, pengurus dan karyawan yang untuk memberikan keyakinan yang
memadai tentang pencapaian tujuan yakni keandalan pelaporan keuangan, efektivitas
dan efisiensi operasi serta kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Pengertian Pengendalian Intern

1. Pengertian Sempit.

Pengendalian Intern/ Pengawas Intern dalam arti sempit disebut juga dengan
internal check. Ialah merupakan prosedur mekanisme untuk memeriksa ketelitian
dari data-data administrasi pembukuan/ akuntansi.

Misalnya : Pencocokan penjumlahan secara mendatar (horizontal) dan secara


melurus (vertikal)

2. Pengertian Luas.

Sistem Pengendalian Intern (SPI), adalah pengendalian yang bersifat


(mencakup) Administrasi dan Akuntansi.

3. Pengertian Sistem Pengendalian Intern (Menurut Theodorus M.


Tuanakotta), dalam bukunya ”Auditing:) ;

Meliputi rencana organisasi serta methode dan ketentuan-ketentuan yang


terkoordinir yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta miliknya,
memeriksa kecermatan dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya,
meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan
yang telah digariskan.

3. Pengertian Sistem Pengendalian Intern (Menurut American Institute


of Certified Public Accountant / AICPA)

Meliputi rencana organisasi serta semua methode dan peraturan-peraturan yang


terkoordinir dan dibuat didalam suatu unit usaha dengan tujuan untuk :

• Menjaga agar kekayaan perusahaan selalu aman

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 37
• Mengecek ketelitian serta kebenaran dari data akuntansi

• Mengusahakan agar perusahaan bekerja dengan efisiensi

• Mendorong adanya ketaatan untuk melaksanakan kebijaksanaan yang


telah ditetapkan oleh pimpinan.

4. Pengertian Sistem Pengendalian Intern (SPI) Koperasi

Meliputi rencana organisasi dan semua methode serta prosedur yang diterapkan
oleh suatu koperasi dalam rangka membantu pengurus koperasi mencapai
tujuan koperasi, sebagai akibat penyelenggaraan semua semua kegiatannya
secara teratur dan berdaya guna (efisiensi), termasuk ketaatan terhadap
kebijakan (policy) yang telah ditetapkan koperasi yang bersangkutan,
perlindungan terhadap harta, kecermatan dan kelengkapan data akuntansi dan
penyiapan informasi keuangan yang dapat dipercaya pada waktunya.

(2). RUANG LINGKUP SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI)

Secara garis besar Sistem Pengendalian Intern (SPI) dapat dibedakan atas :

1). Bidang Sistem Pengendalian Intern (SPI) Manajemen

Tujuannya untuk memastikan apakah pelaksana mentaati semua


prosedur yang ada ?

Apakah prosedur yang ada telah menjamin efisiensi ?

2). Bidang Sistem Pengendalian Intern (SPI) Akuntansi

Pengendalian akuntansi ini meliputi rencana organisasi dan semua


methode serta prosedur yang berkaitan dengan pengamanan harta
kekayaan perusahaan dan penciptaan data akuntansi dan informasi
keuangan yang dapat dipercaya. Tujuannya bidang SPI akuntansi untuk
memastikan apakah semua transaksi telah dicatat dengan benar sesuai
Prinsip-prinsip Akuntansi Indonesia (PAI) ? dan apakah laporan
keuangan telah disusun sesuai PAI ?

Sasaran Bidang Sistem Pengendalian Intern ( SPI ) akuntansi ada 5


(lima) tepat sebagai berikut :

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 38
• Tepat prosedur

• Tepat jumlah/ nilai

• Tepat waktu

• Tepat pencatatannya

• Tepat otoritasnya.

(3). TUJUAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN DAN MANFAAT SPI

Dalam pengertian pengendalian intern telah dinyatakan tujuan penegndalian


intern, yakni :

a. Keandalan informasi dan pelaporan keuangan

Adalah keakuratan data akuntansi yang disajikan dalam laporan


keuangan. Pengendalian intern dapat meningkatkan keandalan data
akuntansi, karena setiap transaksi keuangan diproses melalui sistem dan
prosedur yang melibatkan paling tidak tiga personel, antara lain adalah
pemegang otorisasi, pelaksana transaksi dan yang melaksanakan
pencatatan dan pelaporan (akuntansi). Dengan demikian semua
transaksi akan terpertanggungjawabkan, (accountability), karena ada
personel yang diberi wewenang untuk mengotorisasi dan semua
transaksi akan tercatat, karena ada personel yang berwenang untuk
mencatat dan melaporkannya dalam laporan keuangan.

b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

Koperasi atau organisasi berada dalam lingkungan suatu negara yang


operasinya diatur hukum (undang-undang) dan peraturan-peraturan lain.
Peraturan dan hukum tersebut mencakup aspek operasi dan
administrasi. Semua peraturan dan hukum harus menjadi acuan oleh
pengawas, pengurus, manager dan personel, agar koperasi tidak
menanggung risiko. Pengedalian intern akan menegaskan kebijakan
manajemen yang mesti dipatuhi, kebijakan mana selalu memperhatikan
aspek peraturan dan hukum yang berlaku.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 39
c. Peningkatan efektifitas dan efisiensi operasi

Peningkatan intern mengatur aktivitas operasi sedemikian rupa, yang


dimulai dengan perencanaan kegiatan dan penyusunan budget,
penetapan sistem dan prosedur operasi. Setiap kegiatan operasi
diarahkan untuk mematuhi rencana, budget, sistem dan prosedur yang
ditetapkan. Kepatuhan terhadap sistem pengendalian intern, berarti
mematuhi rencana, budget, sistem dan prosedur, sehingga mendorong
tercapai efektivitas dan efisiensi.

MANFAAT SISTEM PENGENDALIAN INTERN ( SPI )

a. Mengamankan harta kekayaan, mencegah kebocoran

b. Meningkatkan efisiensi perusahaan/ koperasi

c. Meningkatkan kepastian hukum dalam aturan main mekanisme perusahaan


/koperasi

d. Memudahkan penelusuran, jika terjadi pelanggaran, sebagai alat penyelidikan /


auditing.

(4). FAKTOR- FAKTOR PERLUNYA PENGGUNAAN SISTEM


PENGENDALIAN INTERN ( SPI )

Adalah sebagai berikut :

a. Volume kegiatan

Meningkatnya volume kegiatan usaha, sehingga akan mencapai suatu


tingkat dimana pengurus koperasi sulit untuk mengawasi jalannya
perusahaan secara efektif, banyak tergantung pada kebenaran akan
data-data dari laporan dan analisa yang diperolehnya.

b. Tanggung Jawab

Meningkatnya volume usaha, perlu adanya pembagian tugas (Job


Description)

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 40
c. Kelemahan Sifat Manusia

Sifat manusia antara lain bisa : kurang teliti, lalai, curang, tidak jujur dan
lain-lain. Adanya saling mengecek dalam suatu Sistem Pengendalian
Intern (SPI) yang baik akan mengurangi kemungkinan usaha untuk
melakukan kesalahan/kecurangan. Dengan demikian pengurus koperasi
dapat menaruh kepercayaan akan kebenaran/ kelayakan suatu data yang
diperoleh.

d. Biaya Pemeriksaan

Pemeriksaan yang mendetail oleh Akuntan Publik, akan mengeluarkan


biaya yang cukup besar. Dengan adanya Sistem Pengendalian Intern
(SPI) yang baik, maka kesalahan-kesalahan dapat dihindarkan dan biaya
pemeriksaan akan lebih kecil dan ringan.

(5). PRINSIP-PRINSIP PENGENDALIAN INTERN

Ada beberapa prinsip-prinsip pengendalian intern yang harus dipenuhi oleh


koperasi yaitu :

1. Pembagian tugas diantara pengelola koperasi.

Pembagian tugas tersebut harus berlandaskan pada prinsip ”Pemisahan


Fungsi-fungsi” , yaitu :

• Fungsi pelaksana oleh :

Ketua, manager, kepala unit, dan karyawan

• Fungsi pencatatan oleh :

Juru buku, pembantu juru buku, sekretaris

• Fungsi penyimpan oleh :

Kasir, bendahara dan juru gudang

• Fungsi pengawasan oleh :

Pengurus, pengawas dan manager

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 41
Apabila ada dua fungsi atau lebih dipegang oleh seorang petugas,
memungkinkan terbukanya peluang untuk melakukan kecurangan atau
penyelewengan

Misal : Juru buku (fungsi pencatatan) merangkap tugas sebagai kasir


(fungsi penyimpanan).

2. Penetapan Tanggung Jawab Perseorangan

Perlu ditetapkan tanggung jawab para petugas secara pasti dan teliti. Hal
ini dapat dilakukan dengan membuat suatu bagan organisasi dan uraian
tugas (job description), wewenang dan tanggung jawab. Dimana bagan
organisasi, akan memnunjukkan posisi masing-masing pimpinan dan
akan menjelaskan kepada siapa, kepada pimpinan mana seorang wajib
melapor serta memberikan pertanggung jawaban.

3. Adanya Azasa Otorisasi (Persetujuan)

Setiap pengeluaran atau penggunaan uang dan atau barang harus ada
orang berwenang memberikan rekomendasi (persetujuan) secara tertulis.
Pengeluaran uang dalam jumlah tertentu oleh kasir harus ada
persetujuan (ACC) dari yang berwenang (atasan kasir).

Misalnya : manager atau ketua/bendahara.

4. Harus Menghindari Sistem Kelompok (KKN)

Sistem kelompok yang dimaksud disini adalah cara pengangkatan


petugas yang mengutamakan hubungan keluarga, agama, kesukuan dan
sebagainya, dalam satu garis komando/ pengawasan.

Misalnya : Ketua koperasi mengangkat anaknya sebagai manager/ kasir,


karena hubungan yang sangat erat, mengakibatkan pengendalian intern
tidak dapat dilaksanakan secara efektif, akan tetapi kalau bapak sebagai

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 42
ketua, anak sebagai kepala unit, sedangkan manager orang lain, tidak
menjadi persoalan, karena bapak dan anak tidak dalam satu garis
komando.

5. Jangkauan pengawasan harus memadai

Kemampuan seorang pimpinan unit organisasi (kepala) dalam koperasi


harus sesuai dengan kemampuan menguasai atau memimpin sejumlah
bawahan.

Misalnya : seorang kepala unit usaha cukup memadai memiliki bawahan


antara 7 sampai 15 orang karyawan.

6. Adanya tenaga yang terampil

Harus menggunakan tenaga-tenaga yang mempunyai kemampuan,


kecakapan dan keterampilan yang cukup untuk menyelesaikan
pekerjaannya.

7. Harus diciptakan komando yang jelas

Garis komando dalam struktur organisasi yang simpar siur


memungkinkan petugas dalam melaksanakan pekerjaannya kurang jelas
wewenang dan tanggung jawabnya, sehingga kalau terjadi kesalahn atau
kegagalan saling melempar kesalahan. Ini berarti mengurangi efektifitas
pengendalian intern.

(6). UNSUR- UNSUR SISTEM PENGENDALIAN INETRN ( SPI )

Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern meliputi antara lain :

1. Anggaran dasar / anggaran rumah tangga

2. Peraturan khusus usaha yang dikelola (Misal. USP)

3. Struktur organisasi

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 43
4. Uraian tugas ( job description )

5. Prosedur operasional

6. Proses akuntansi

7. RK /RAPBK

(7). SISTEM PENGENDALIAN INTER (SPI) YANG BAIK

Untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik/ memuaskan perlu


diperhatikan 3 (tiga) persyaratan sebagai berikut :

1. Prosedur

Harus ada prosedur tertentu dan prosedur ini harus dijalankan. Prosedur
yang telah ditentukan tetapi tidak dijalankan tidak mempunyai arti apa-
apa dari segi pengendalian.

Prosedur disini dapat dibagi 2 (dua) yaitu :

a. Prosedur Administarsi

b. Prosedur Akuntansi

2. Pelaksana

Prosedur yang telah ditetapkan itu, harus dilaksnakan oleh orang-orang


yang cakap

Kecakapan meliputi kombinasi dari keahlian, pengetahuan, ketelitian dan


adanya wewenang yang cukup.

3. Pemisahan Tugas

Pada dasarnya wewenang harus melakukan tugas sesuai kewajiban


yang dibebankan, karena itu harus ada uraian tugas masing-masing
petugas. Seseorang tidak boleh melakukan beberapa tugas yang
prosedurnya satu sama lain bertentangan.

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 44
Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 45