b) Scopul auditului i sfera de aplicare

Doar n cazul n care exist vreo ndoial cu privire la motivul pentru care auditul se desfoar,
precum i infrastructura din firm care va fi examinat, auditorul ef trebuie s reaminteasc
aceste puncte. n anumite situaii, entitatea auditat poate solicita dovezi sau o declaraie cu
privire la autoritatea echipei, dei aceste aspecte ar trebui s fie rezolvate n cursul fazei de
pregtire. Auditorul ef poate descrie organizaia care o reprezint.
c) Modificarea planului de audit
Planul va fi discutat, dezvoltat i convenit cu echipa de audit naintea vizitei. Cu toate acestea,
planul ar putea fi modificat uor i acesta posibilitate ar trebui s fie reglementat n acest stadiu.
Planul ar trebui s aib aprobarea organizaiei i s se asigure c din fiecare departament
programat pentru audit va exista o persoan. Eventualele modificri trebuie aduse la cunotina
auditailor. Auditorul ef ar trebui s confirme intenia de a pstra timpii de audit alocai n planul
de audit n msura n care este posibil. Se poate propune o toleran de timp fa de ora
programat.
d) Ghidul pentru auditorul sef
Auditorul ef va cere, dac acest lucru nu s-a realizat n faza pregtitoare, s fie desemnate
persoanele care vor ndeplini rolul de ghid sau nsoitor. Atribuiile i rolul ghidului ar trebui s
fie discutate. Ghidul va deine autoritatea s aprobe ncadrarea constatrilor de audit sau va avea
doar rol de escort de la o entitate organizatoric la alta.
e) Metode de audit
Metodele pe care auditorii le vor utiliza pentru a colecta probe obiective sunt interviul,
observaia, vizualizarea documentelor i nregistrrilor precum i analiza tendinelor.
f) Metodele de raportare
Metoda de nregistrare a neconformitilor i de prezentare a raportului de audit care va fi lsat
de ctre auditorii la sfritul auditului, va trebui s fie explicat de ctre auditorul ef.
Atunci cnd constatrile trebuie s obin acordul n timpul auditului, se va stabili dac un
reprezentant al organizaiei, ghidul sau reprezentantul entitii auditate trebuie s semneze pentru

recunoaterea i nelegerea dovezilor. n cazul n care procedura auditorului impune obinerea

unei semnturi n acest moment, auditorul ef va trebui s explice modul de abordare a
reprezentanilor companiei.

g) Auditul este un eantion

Auditorul ef trebuie s arate clar c procesul de audit este supus unor limitri datorit necesit ii
abordrii unor eantioane ale proceselor din organizaie. O declaraie de forma "Aceast evaluare
se bazeaz pe eantioane reprezentative i, prin urmare, pot exista neconformiti care nu au fost
identificate", este bine s fie fcut. Att aspectele conforme ct i cele neconforme vor fi
nregistrate. Auditorul ef va trebui s asigure managementul declaraiilor pentru ca alegerea
eantioanelor s se fac astfel nct s fie ct mai reprezentativ deoarece pe baza lor se vor
trage doar concluzii rezonabile.
h) Confidenialitatea
Auditul este confidenial ntre cele dou pri, precum i informaiile obinute nainte, n timpul
sau dup finalizarea auditului. Aceast confidenialitate este impus de OEC auditorilor teri.
Auditorul ef trebuie s fac o declaraie n acest sens.
i) Logistica
Logistica se refer la toate celelalte acorduri: transportul de la o entitate la alta sau la punctele de
lucru, echipamente de protecie, masa de prnz, i a echipamentelor necesare care sunt utilizate
de ctre auditori (birou, computer, imprimant, copiator). Servirea masei de prnz trebuie s fie
confirmat. De obicei acestea iau forma unui prnz de lucru la faa locului sau un prnz scurt n
afara organizaiei. Durata prnzului trebuie limitat. Deplasrile nu sunt practice i ar trebui
evitate.
j) Restricii
Restriciile majore pentru auditorii trebuie s fie clarificate nc din faza de planificare iniial.
Totui, pentru acestea este nevoie de o confirmare sau o discuie n cursul edinei de deschidere.

Astfel de restricii pot include zonele curate sau zonele periculoase, caz n care se impune
utilizarea de echipamente de protecie.
Restriciile pot include zone sensibile din punct de vedere social, cum ar fi greva n cazul n care
este n desfurare sau zone n care au fost stabilite disponibilizri. De obicei, nu exist nici o
problem n astfel de zone n cazul n care sunt explicate personalului motivele auditului. Uneori,
firmele i menin anumite zone restricionate din punct de vedere al accesului, deoarece
activitatea desfurat acolo se ocup cu dezvoltarea de produse de o importan considerabil n
poziia lor de pia.
Restriciile impuse, dac este cazul, ar trebui s fie analizate de ctre auditorul ef daca sunt
legitime i respectate.
Auditori constat c fiecare audit este diferit i este esenial un anumit grad de flexibilitate. De
exemplu, un audit efectuat la o organizaie care a mai trecut prin acest proces nu va necesita
explicaii suplimentare cu privire la audit, dei vor dori anumite explicaii. Pe de alt parte, n
cazul n care societatea nu a mai fost auditat, ar putea fi necesare explicaii suplimentare i
auditorii, prin urmare, trebuie s fie flexibili.
Uneori, auditorii ar putea gsi c reprezentanii auditatului nu au experien. n timp ce auditorul
ef s-ar atepta ca la edina de deschidere s fie ntmpinat de managementul de top, nu trebuie
s-i fac probleme dac toate pregtirea auditului a fost realizat corect. Auditorul nu poate
insista s ntlneasc pe cineva anume sau pe cineva aflat ntr-o poziie de conducere. Unii
auditori consider c aceste ntlniri demonstreaz interesul i angajamentul managementului de
top. Acest lucru poate fi adevrat. Ali auditori consider c interesul se manifest prin aciunile
desfurate de ctre managementul de top i prin modul de funcionare al sistemului.
k) Clarificri
n timpul edinei s-ar putea pune ntrebri sau cere anumite modificri ale programului iniial.
De aceste lucruri ar trebuie s se ocupe auditorul ef n timpul edinei de deschidere. Auditorul
ef ar trebui s obin confirmarea statutului i actualitatea documentelor cheie ale sistemului de
management.

5.2. Desfurarea edinei de deschidere

Atunci cnd toate cele de mai sus, precum i orice alte aspecte au fost tratate, auditorul ef ar
trebui s nceap edina de deschidere prin a mulumi sistemului de management i prin
obinerea confirmrilor referitoare la date, ora i locaia edinei de nchidere, precum i orice
alt ntlnire intermediar.
n funcie de amploarea i complexitatea auditului, poate fi necesar utilizarea unui sistem formal
de comunicare n cadrul echipei de audit i cu entitatea auditat n timpul auditului.
Echipa de audit ar trebui s se ntlneasc periodic pentru schimbul de informaii, s evalueze
progresele nregistrate de audit i s realoce locul de munc ntre membrii echipei de audit, dup
cum este necesar.
n timpul auditului, auditorul ef ar trebui s comunice periodic progresele nregistrate de audit,
precum i orice se refer la entitatea auditat i clientul de audit, dup caz.
Dovezile colectate n timpul auditului, care sugereaz faptul c exist un pericol imediat i
semnificativ pentru auditat i, dup caz, pentru a clientului de audit (de exemplu, securitate,
mediu sau de calitate) ar trebui s fie raportat fr ntrziere. Orice ngrijorarea cu privire la o
problem n afara domeniului de aplicare de audit ar trebui s fie remarcat i raportat la
auditorul ef pentru posibila comunicare ctre clientul de audit i auditat.
n cazul n care probele de audit disponibile indic faptul c obiectivele auditului sunt de neatins,
auditorul ef trebuie s raporteze motivele clientului de audit i entitii auditate pentru a stabili
msurile adecvate. Astfel de aciuni pot include reconfirmarea sau modificarea planului de audit,
modificri ale obiectivelor de audit,modificri ale sferei de audit sau ncetarea procesului de
audit.
Orice modificare necesar n domeniul de aplicare al auditului care devine evident la faa
locului ar trebui s fie modificat i aprobat de ctre clientul auditului i, dup caz, de auditat.
5.3. Comunicarea pe parcursul auditului

Procesul de audit se desfoar pe baza comunicrii i a relaiilor cu oamenii. Oamenii sunt

imprevizibili n comportamentul lor, emoii i dispoziie. Un auditor bun trebuie s tie cum s
interacioneze i s obin informaii de la oameni ntr-o manier eficient.
5.3.1. Competenele de comunicarea ale auditorului:
ncearc s nu pun ntr-o situaie stnjenitoare auditatul
ntreab i ascult
Pune ntrebri scurte de interes
Afieaz ncredere n oameni, n ceea ce spun ei
Exprim o atitudinea corect i i controleaz tonul vocii
Este plin de tact i politicos
Este atent la limbajul corpului i expresiile faciale
Arat rbdare i nelegere
Zmbete i pstreaz contactul cu ochii
Nu ine seama de probleme personale
Evit ntreruperile i contradiciile
i amintete s spun v rugm i v mulumesc
Evit ntreruperile sau comentariile condescendente
Adreseaz ntrebri n concordan cu pregtirea persoanei i discut cu persoanele avizate.
Laud atunci cnd este cazul
Nu spunei c ai neles dac nu ai neles.
5.3.2. Interviul
Poate c cea mai mare provocare pentru auditor este s gseasc informaii care depind, printre
altele, de abilitile de comunicare. ntr-un timp foarte scurt de la ntlnirea cu o persoan,
auditorul trebuie s aib un grad dezvoltat de empatie cu acea persoan pentru a obine dovezi
eseniale pentru audit, rmnnd, n acelai timp, obiectiv. Dac aceste dovezi indic o lips a
controlului din partea sistemului de management, atunci auditorul trebuie s aib suficient tact n
modul n care prezint aceste fapte.

Metoda principal de solicitare a informaiilor este

adresarea de ntrebri sub forma unui

interviu. Dei nu este ntotdeauna apreciat, cei mai buni auditori sunt cei care adreseaz ntrebri
puine i au capacitatea de a asculta sau a auzi ceea ce se spune. Prin combinarea acestui lucru cu
atitudinea i tonul convorbirii, auditorii genereaz o atmosfer n care se stabilete o comunicare
bun.
S-a specificat faptul c auditorul trebuie s chestioneze oamenii potrivii, persoanele avizate, cu
acei oameni care dein controlul asupra tuturor aspectelor ce au legtur cu procesul auditat.
Astfel, ar fi greit s solicite Responsabilului cu achiziiile s precizeze cum decurge procesul de
proiectare (desigur, cu excepia cazului n care acest manager are i asemenea atribuii).
Auditatul nu trebuie s se simt ameninat de ctre auditor. Muli oameni sunt uor de intimidat
de ctre auditori. Auditorul poate evita producerea acestui tip de sentiment prin a fi politicos,
rbdtor, uor informal i s nu uite s zmbeasc. A arata interes n ceea ce spun oamenii este
esenial.
Meninerea contactului cu privirea auditatului, mpreun cu mici mulumiri verbale, "vd", "ah",
"da" i aa mai departe, va arta c primirea i transmiterea mesajului se efectueaz. La limbajul
verbal se va aduga i limbajul nonverbal cum ar fi expresia facial i micarea afirmativ a
capului. Mimica, expresii faciale sau alte micri ale capului sunt dezvoltate de fiecare auditor
devenind astfel un stil propriu.
Se poate ntmpla ca auditatul s neleag greit o ntrebare sau este determinat s rspund
auditorului despre alt problem. Ei pot spune chiar i ceva de care auditorul tie c nu este
adevrat. n cazul n care auditorul ntrerupe brusc sau contrazice direct auditatul, comunicarea
va fi mult mai dificil i este posibil sa nu continue.
La sfritul interviului, auditorul trebuie s le mulumesc tuturor celor auditai pentru ajutorul
lor i pentru timpul acordat, indiferent dac acest ntlnire a fost benefic sau nu.
5.3.3. Tehnici de interviu

Orice audit efectuat are un obiectiv. Auditorii care pierd din vedere acest lucru nu vor fi eficienti.
Este mai bine s se pun dou ntrebri dect s se piard informai pentru c s-a adresat o
singur ntrebare. Calitatea auditului poate fi luat n considerare numai dac s-au atins
obiectivele de audit. Capacitatea de a descoperi informaii relevante (fapte legate de obiectivul de
audit) depinde de capacitatea de a pune ntrebrile corecte.
ntrebrile urmtoare, considerate ca parte a ntrebrilor de baz asigur un interviu de succes:
ce, de ce, cnd, cum, unde i cine.
ntrebrile care ncep cu aceste cuvinte vor obine mai mult dect rspunsuri de Da sau Nu. Cu
ajutorul lor se formeaz ntrebri deschise. Este nevoie de mai mult timp pentru a rspunde la o
astfel de ntrebare n raport cu timpul de formulare, astfel nct auditorul obine ceva timp de
gndire.
Auditorul i poate controla ritmul discuiilor n avantajul lui atunci cnd utilizeaz aceste
ntrebri, deoarece rspunsurile la ntrebrile necesit rspunsuri ample. Este imposibil s se
rspund corect la o astfel de ntrebare deschis, cu un rspuns Da sau Nu.
Exist diferite tipuri de ntrebri:
ntrebri tematice pentru a stabili o tem destul de clar nainte de o prezentare, cum ar fi de
exemplu:
"Vorbind de validare proiectului, cum faci ...?"
ntrebri expansive care vor extinde o conversaie i vor crea un nivel ridicat de empatie,
deoarece acestea arat c auditorul este interesat de cele spuse de auditat mai nainte. Se poate
clarifica aspectele care sunt vag nelese de auditor, precum i, pentru a clarifica percepia
auditatului, de exemplu,
"Ct de important este pentru tine s fi informat prin acest tip de procedur?"
"De ce crezi c este nevoie de ...?"
"Cum poi fi sigur c furnizorul poate livra ...?"
"La ce zone te gndeti?"
ntrebrile care cer opinii sunt adesea neglijate. Cu acest tip de ntrebare exist pericol n a ne
ndeprta de realitatea existent, dar acest tip de ntrebare poate fi foarte util pentru a atrage
atenia cuiva sau pentru obinerea de noi abordri pentru rezolvarea problemelor. Ele indic

faptul c auditorul privete punctul de vedere al auditatului ca fiind important, acordnd astfel
atenie auditatului i n plus ncurajeaz auditatul s se considere ca expert i s spun mai multe
lucruri care ar ajuta mbuntirea. Ei pot, de asemenea, s ncurajeze personalul fr experien
dintr-o organizaie s spun mai multe.
"Care credei c ar fi cea mai eficient ...?"
"Cum ai proceda ...?"
ntrebrile de investigaie sunt utile atunci cnd auditorul nu este sigur dac auditatul a neles pe
deplin ceea ce s-a spus i evit s fac acest lucru in mod evident i anume faptul c auditorul a
realizat c ntrebarea nu a fost neleas. Auditatul se poate simi n largul su i auditorul este
capabil s clarifice un punct, fr ca auditatul s se simt jenant.
"Poate poi sa-mi spui de ce aceast unitate marcat cu o etichet roie este ntr-un palet de
produse finite testate?"
ntrebrile non-verbale pot fi utilizate atunci cnd nu nasc controverse. De exemplu, ridicarea
sprncenelor n timp ce se menine contactul vizual poate indica o dorina pentru persoana
auditat pentru a continua. De asemenea, dup ce s-a dat un rspuns iar auditatul nu mai
vorbete, meninerea contatului vizual nseamn ncurajarea ca auditatul s continue rspunsul. O
astfel de tehnic trebuie s fie folosit cu grij pentru a evita aparena c aceasta se desfoar ca
un interogatoriu.
ntrebrile repetitive sunt utilizate pentru a ctiga timp, deoarece acestea pstreaz o
conversaie. De exemplu, o persoan auditat ar putea spune, "Eu nu cred c o procedur scris
este necesar", i auditorul ntreab: "Tu de ce crezi c o procedur scris nu este necesar?"
Auditatul este obligat s rspund la ntrebarea.
Acest tip de ntrebri ar trebui s fie utilizate ca "post" problema. Nici o ntrebare ar trebui s fie
considerate prea prost pentru ca auditorul s ntrebe dac obiectivele de audit vor fi ndeplinite.
Cu toate acestea, ntrebri repetitive sau prost ar trebui folosite cu moderaie. Dac
suprasolicitate, ntrebri repetitive poate fi vzut ca o incapacitatea de a comunica, i prea multe
ntrebri prost poate provoca entitatea auditat s ne ntrebm dac aceasta este n mod deliberat
sau nu.

ntrebrile ipotetice ar trebui s fie, de asemenea, folosite cu grij. Este rezonabil n a cere
angajailor s spun ce ar face dac o instruciune nu este primit sau dac persoanele cheie au
fost indisponibili. Nu este rezonabil s se ncerce adugarea unui set complicat de posibiliti
deoarece analiznd riscul acest lucru ar provoca o posibil problem.
Cu ajutorul unor astfel de ntrebri se poate, totui, s fie stabilit o modalitate bun de a afla
care sunt prioritile i ce fel de planificare pentru situaii de urgen a avut loc n cadrul
sistemului, de exemplu:
"Ce se ntmpl dac calculele nu sunt corecte ?"
"S presupunem c alimentarea cu energie electric se oprete..."
ntrebrile nchise sunt cele care pot primi rspunsuri de tipul Da sau Nu. Ele sunt ipotetice i pot
fi foarte puternice. Ele trebuie s fie folosite numai n cazul n care auditurile la care rspunsurile
Da i Nu permit continuarea auditului. Acestea ar trebui s fie utilizate pentru a verifica faptul c
auditorul a neles clar ceea ce a fost explicat.
n cazul n care un auditor dorete un rspuns de la cineva, de exemplu, "Rata reclamaiilor
clienilor a crescut" (Da). "Deci, dac am analiza cauzele acestor reclamaii i am aciona s-ar
putea reduce?" (Da). Astfel de ntrebri pot economisi timp, dar de asemenea, acestea nu ar
trebui s fie utilizate pentru acest motiv, n timpul unui audit.
Un alt tip de ntrebare nchis este ntrebarea care sugereaz rspunsul, utilizat atunci cnd un
rspuns rapid este necesar i auditorul dorete s sugereze rspunsul corect. De exemplu, "Deci,
se va merge mai departe cu aceast aciune corectiv i se vor raporta rezultatele n termen de
dou sptmni?" n acest fel, auditorul conduce ntrebare la un rspuns evident i (probabil),
angajamentul de a realiza aciunea.
ntrebrile care sugereaz rspunsul sunt comune mai degrab unor audituri caracterizate ca fiind
incorecte. Auditorul nu ar trebui s determine un anumit rspuns pentru auditat, cu excepia,
poate, dac dup ncercri exhaustive l-au determinat s ajung la o concluzie, prin alte mijloace.

O serie de organizaii, constat c o nelegere a acestor tehnici de chestionare este deosebit de

util nainte de a trece printr-un audit extern de secund sau ter parte.
Fr ndoial, capacitatea de a pune ntrebri este unul dintre instrumentele cele mai puternice
aflate la dispoziia auditorului. Este considerat ca o abilitate, dar auditorii trebuie s nvee s
identifice i s utilizeze tehnici adecvate prin care s formuleze i s pun ntrebri. n acest fel,
prin ntrebri se va mbunti comunicarea i desfurarea mai eficient a auditurilor.
5.4. Definirea rolurilor i responsabilitile participanilor de audit
Un audit adecvat poate ncepe acum. n orice audit, numrul de persoane care particip la un
grup de audit poate fi destul de numeroase i includ:
Echipa de audit
Auditorul ef i membri
Auditor stagiar i Auditor ef
Observatori interni
Interpret, Expert
Observatori externi
Auditat
Ghidul
Managerul de departament i de personal
Observatori, Cursanii
Consultant
1. Formarea auditorilor - este n interesul auditorului ef s pstreze la un nivel minim numrul
de persoane dintr-o echip, dar cu rbdare, cu un management bun i o idee clar a obiectivelor
de audit, auditorii poate efectua audit chiar i ntr-o echip mai mare.
2. Trebuie s fie destul de clar pentru toi din echip c numai doi oameni ar trebui s vorbeasc
n timpul auditului: auditorul i persoana intervievat la momentul respectiv.

3. Membrii echipei efectueaz auditul n conformitate cu planul de audit i sprijin n toate

activitile auditorul ef. Auditorul ef asigur managementul echipei de audit i, de asemenea,
aciunile i volumul de munc n cadrul auditului.
4. Observatorii nu particip la audit. Ei pot doar observa, s ia notie dup cum este necesar i
clarifice problemele n timpul ntlnirilor echipei de audit.
5. n cazul n care sunt necesari translatori, atunci ar fi de preferin s fie adui de auditor. Este
necesar o oarecare pruden n cazul n care entitatea auditat ofer s asigure traducerea prin
translatorul propriu.
6. Experii pot fi utilizati atunci cnd se auditeaz o firm n care se desfoar activiti extrem
de specializate. Rolul lor nu este acela de a audia, ci s furnizeze orientri tehnice pentru
nelegerea produselor, proceselor i activitilor.
7. Observatorii externi pot fi din partea RENAR, a organismelor de reglementare, agenii sau
juriti. Rolul lor nu este de a audita, ci de a asista la procesul de audit efectuat de ctre echipa de
audit i s ofere un feedback relevant.
8. Din partea auditatului, ghizii sunt considerai membri ai echipei de audit care particip la audit
n anumite pri ale organizaiei i asigur legtura auditorilor cu entitile auditate n funcie de
orele programate conform planului de audit. Ghizii ar trebui s se asigure c echipa de audit este
contient i n conformitate cu respectarea normele de securitate i de siguran ale organizaiei.
Ei nu ar trebui s participe la interviu dect dac sunt invitati s fac acest lucru de ctre auditor,
i pot s clarifice o ntrebare sau s asiste la obinerea de informaii. Acestia ar trebui s ia notie
i s asigure asisten, ca martor, atunci cnd auditorul face observaii. Observatorii i auditorii n
formare (stagiarii) nu trebuie s participe direct la interviul de audit. Ei trebuie s ia doar notie i
s nvee.
9. Consultani trebuie s declare relaia lor cu entitatea auditat i nu trebuie s participe la
oricare dintre activitile de audit, cu excepia cazului n care le este permis s fac acest lucru de
ctre auditorul ef.
Echipele formate din una / dou persoane
Un auditor care desfoar auditul poate fi considerat de succes i satisfctor pentru toate
prile. Este foarte tipic, n auditul intern (prim parte) ca auditul s fie efectuat de ctre o
singur persoan. Este la fel de tipic n auditurile de ter parte ca auditul de certificare s fie

efectuat de o singur persoan. Se are n vedere c utiliznd o singur persoan acest lucru este
mult mai rentabil pentru client.
ntr-o situaie tipic de audit, n care sunt dou sau mai multe persoane, auditorul ef trebuie s-i
ndrepte atenia spre reprezentantul departamentului i asupra sistemului auditat. n acest timp,
cea de a doua persoan are mai mult libertate i poat viziona ceea ce se ntmpl, nu doar la
punctul de audit, ci i n zonele periferice. Percepia lor asupra evenimentelor i proceselor va fi
de multe ori mai larg dect cea a auditorului ef.
Ei sunt, prin urmare, adesea n msur s comenteze i s informeze auditorul ef asupra
expresiilor i reaciilor entitilor auditate, cu privire la valoarea sau modalitatea de urmrire a
chestionrii i eventual asupra altor aspecte aflate n afara zonei de observaie a auditorului ef,
care ar merita o continuare. Auditorii participani vor face consemnri iar la final le pot compara.
Dac este necesar, membrii echipei pot confirma consemnrile atunci cnd apar obiecii. Auditul
poate fi destul de obositor. Din acest motiv, la intervale de timp selectate, n timpul unui audit, un
alt auditor poate prelua rolul de lider de echip i s dea astfel auditorului ef un timp de odihn.
Utilizarea a mai mult de o persoan poate fi de asemenea considerat ca necesar pentru auditat.
Interpunerea activitilor n timpul unui audit, ntre doi auditori care lucreaz mpreun poate fi
foarte eficient n obinerea informaiilor. Auditurile pot fi, de asemenea, foarte consumatoare de
timp i a doua persoan poate aciona ca cronometrul, amintind auditorului ef periodic asupra
timpului alocat pentru o anumit zon.