10

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Umum Tentang Manajemen Logistik

1. Manajemen
Istilah manajemen berasal dari kata to manage yang artinya
mengatur. Pengaturan dilakukan melalui proses dan diatur
berdasarkan urut dari fungsi-fungsi manajemen. Jadi, manajemen
merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang di inginkan
(SP. Hasbuan, 2005).
Mary Parker Tollet mendefinisikan manajemen sebagai seni
menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain (Aditama, 2003). Definisi
ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan
mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W.
Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengontrolan
sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan
efisien berarti bahwa tudag yang ada dilaksanakan secara benar,
terorganisir dan sesuai jadwal.
Menurut George R.Tery manajemen adalah proses sesuatu atau
yang khas yang terdiri dari tindakan planning, actuating, controling,
dimana pada bidang digunakan baik ilmu pengetahuan maupun
keahlian dan yang diikuti secara berurutan dalam rangka usaha
mencapai sasaran yang telah ditetapkan (Aditama, 2003).

11

Manajemen kesehatan adalah suatu kegiatan atau suatu seni

untuk mengatur para petugas kesehatan dan non petugas kesehatan
guna meningkatkan kesehatan masyarakat melalui program
kesehatan (Azrul Azwar, 1996). Menurut H. Koonzs Donnel manjemen
berhubungan dengan pencapaian suatu tujuan, yang dilakukan
melalui orang lain. Dalam defenisi ini manajemen di titik beratkan
pada usaha memanfaatkan orang lain dalam pencapaian tujuan.
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka orang-orang dalam
organisasi harus jelas wewenang, tanggung jawab dan tugas
pekerjaan. Manejemen kesehatan masyarakat adalah penerapan
manejemen umum dalam sistem pelayanan kesehatan masyarakat
yang menjadi obyek atau sasaran. Manajemen mempunyai tujuan
tertentu dan tidak dapat diraba. Ia berusaha untuk mencapai hasilhasil tertentu yang biasanya diungkapkan dengan istilah objectivitas
atau hal-hal nyata.
2. Logistik
Istilah logistik secara etimologi berasal dari bahasa Yunani yaitu
logostikos yang artinya terdidik atau pandai dalam
memperkirakan/berhitung. Istilah logistik bersumber dari ilmi
kemiliteran yang menganduk dua aspek yaitu perangkat lunak dan
perangkat keras. Termasuk perangkat lunak yaitu kegiatan-kegiatan
meliputi perencanaan dan pelaksanaan dalam lingkup kegiatankegiatan produksi, pengadaan, penyimpanan, distribusi, evaluasi

12

termasuk kontruksi. Sedangkan yang termasuk perangkat keras

adalah personil persediaan (supplies) dan Peralatan (equipment)
(Nora Tristyana, 2012).
Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan atau seni serta
proses perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan,
penyimpanan, penyaluran, dan pemeliharaan serta penghapusan
materil atau alat-alat. Lebih lanjut logistic diartikan sebagai bagian dari
instansi yang bertugas menyediakan bahan atau barang yang
dibutuhkan untuk kegiatan operasional suatu instansi dalam jumlah,
kualitas, dan pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga
serendah mungkin (Aditama, 2003).
3. Manajemen Logistik
Manajemen logistik merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai
dari perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu
dengan yang lain. Kegiatannya mencakup perencanaan, pengadaan,
penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian,
pencatatan, dan pelaporan, penghapusan, monitoring dan evaluasi
(Kemenkes RI, 2010).
Manajemen logitik juga dapat diartikan sebagai bagian dari proses
supply chain yang berfungsi untuk menrencanakan, melaksanakan
dan mengendalikan keefesienan dan keefektifan aliran dan
peyimpanan barang, pelayanan dan informasi terkait dari titik
permulaan (point of origin) hingga titik konsumsi (point of consumtion)

13

dalam tujuannya untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan

(Miranda dan Tunggal, 2006).
Konsep supply chain merupakan konsep baru dalam melihat
persoalan logistik. Konsep lama melihat logistik lebih sebagai
persoalan intern masing-masing perusahaan dan pemecahannya di
titik beratkan pada pemecahan secara intern diperusahaan masingmasing. Dalam konsep baru ini, melihat persoalan logistik jauh lebih
luas yang terbentang sangat panjang sejak dari bahan dasar sampai
barang jadi yang dipakai konsumen akhir, yang merupakan mata
rantai penyediaan barang (Indrajit dan Djokopranoto, 2010).
4. Tujuan Manajemen Logistik
Tujuan dari manajemen logistik adalah tersedianya bahan logistik
setiap saat dibutuhkan, baik mengenai jenis, jumlah maupun kualitas
yang dibutuhkan secara efektif dan efisien. Ketersediaan setiap saat
dibutuhkan ini sering dirancukan dengan istilah Just In Time, yang
sebenarnya adalah salah satu metode untuk mengendalikan
penyediaan bahan dalam proses produksi sesuai pentahapannya.
Dengan demikian manajemen logistik dapat dipahami sebagai proses
penggerakan dan pemberdayaan semua sumber daya yang dimiliki
dan atau yang potensial untuk dimanfaatkan untuk operasional
secara efektif dan efisien.

14

Adapun, tujuan manajemen logistik menurut Aditama

(Nurillahidayati, 2009) dapat diuraikan dalam tiga tujuan, yaitu :
1) Tujuan operasional
Yaitu tersedianya barang serta bahan dalam jumlah yang tepat
dan mutu memadai.
2) Tujuan Keuangan
Yaitu meliputi upaya tujuan operasional dapat terlaksana dengan
biaya yang serendah-rendahnya.
3) Tujuan Pengamanan
Yaitu dimana persediaan tidak terganggu oleh kerusakan,
pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian dan penyusutan
yang tidak wajar, serta nilai persediaan yang sesungguhnya
dapat tercermin di dalam system akuntansi.
Oleh karena itu untuk menilai apakah pengelolaan logistik sudah
memadai, menjadi sangat sederhana, yaitu dengan menilai apakah
sering terjadi keterlambatan dan atau bahan yang dibutuhkan tidak
tersedia, berapa kali frekuensinya, berapa banyak persediaan yang
mengganggur (idle stock) dan berapa lama hal itu terjadi. Berapa
banyak bahan yang kadaluarsa atau rusak atau tidak dapat dipakai
lagi.

B. Tinjauan Umum Tentang Pengelolaan Logistik Obat

Pengelolaan logistic obat merupakan satu aspek manajemen
yang sangat penting dalam pelayanan kesehatan. Oleh karena
ketidakefesiennya akan memberi dampak negative terhadap
pelayanan kesehatan secara medis maupun ekonomis.

15

Pengelolaan obat meliputi tahap-tahap perencanaan,

penganggaran, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan
penghapusan yang saling terkait satu sama lainnya, sehingga
harus terkoordinasi dengan baik agar masing-masing dapat
berfungsi dengan optimal. Jika tidak terkoordinasi dengan baik
maka akan mengakibat tidak efesiennya system suplai dan
penggunaan obat yang ada.
Obat sebagai salah satu unsur penting bagi pengobatan,
mempunyai kedudukan sangat strategis dalam upaya
penyembuhan dan operasional pelayanan kesehatan. Pengelolaan
obat terdiri atas beberapa kegiatan yaitu :
1. Perencanaan
Perencanaan obat adalah suatu proses kegiatan seleksi obat
untuk menetapkan jenis dan jumlah obat yang sesuai dengan pola
penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar termasuk
program kesehatan yang telah ditetapkan (Depkes RI, 2010).
Adapun tujuan dari perencanaan kebutuhan obat adalh untuk
mendapatkan :
a) Jenis dan jumlah yang tepat sesuai kebutuhan
b) Menghindari terjadinya kekosongan obat
c) Meningkatkan penggunaan obat secara rasional
d) Meningkatkan efesiensi penggunaan obat
Menurut Depkes RI (2010), berbagai kegiatan yang
dilakukan dalam perencanaan kebutuhan obat meliputi :
a. Tahap Pemilihan Obat
Fungsi dari pemilihan atau menyeleksi obat adalah untuk
menentukan apakah obat benar-benar diperlukan dan sesuai
dengan jumlah penduduk serta pola penyakit. Untuk mendapatkan

16

pengadaan obat yang baik, sebaiknya diawali dengan dasar-dasar

seleksi kebutuhan obat yaitu meliputi :
1) Obat merupakan kebutuhan untuk sebagian besar
pupolasi penyakit.
2) Obat memiliki keamanan, kemanjuran yang didukung
dengan bukti ilmiah.
3) Obat memiliki manfaat yang maksimal dengan risiko
yang minimal.
4) Obat mempunyai mutu yang terjamin baik ditinjau dari
segi stabilitas maupun biovaibilitasnya.
5) Biaya pengobatan mempunyai rasiao antara manfaat
dengan biaya yang baik.
6) Apabila pilihan dari satu, maka dipilih yang paling baik,
banyak diketahui dan farmakokinetiknya yang paling
menguntungkan.
7) Mudah diperoleh dengan harga terjangkau.
8) Obat sedapat mungkin merupakan sediaan tunggal.
Pada tahap seleksi obat harus pula dipertimbangkan antara
lain seperti : dampak administrative, biaya yang ditimbulkan,
kemudahan dalam mendapatkan obat, kemudahan dalam
penyimpanan obat, kemudahan obat untuk di distribusikan, dosis
obat sesuai dengan kebutuhan terapi, obat yang dipilih sesuai
dengan standar mutu yang terjamin. Sedangkan untuk
menghindari risiko yang dapat terjadi harus pula
mempertimbangkan kontra indikasi, peringatan dan perhatian juga
efek samping obat.
b. Tahap Kompilasi Pemakaian Obat

17

Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk mengetahui

pemakaian bulanan tiap-tiap jenis obat selama setahun dan
sebagai data pembanding bagi stok optimum. Informasi yang
didapatkan dari kompilasi pemakaian obat adalah :
1) Jumlah pemakaian tiap jenis obat pada tiap Unit Pelayanan
Kesehatan.
2) Presentase pemakaian tiap jenis obat terhadap total
pemakaian setahun Unit Pelayanan Kesehatan.
3) Pemakaian rata-rata untuk setiap jenis obat untuk tingkat
kabupaten/ kota.
c. Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat
Menentukan kebutuhan obat merupakan tantangan berat
yang harus dihadapi oleh Apoteker yang bekerja di Unit
Pelayanan Kesehatan maupun Di Gudang Obat / Farmasi.
Masalah kekosongan obat atau kelebihan obat dapat terjadi
apabila informasi semata-mata hanya berdasarkan informasi
yang teoritis kebutuhan pengobatan. Dengan koordinasi dan
proses perencanaan untuk pengadaan obat secara terpadu serta
melalui tahapan seperti diatas, maka diharapkan obat yang
direncanakan dapat tepat jenis, tepat jumlah serta tepat waktu.
Pendekatan dalam menentukan kebutuhan obat dapat
dilakukan dengan berbagai metode, yaitu antara lain :
a. Metode Konsumsi
Didasarkan atas analisis konsumsi atau pemakaian
obat tahun sebelumnya. Untuk menghitug jumlah obat
yang dibutuhkan berdasarkan metode konsumsi perlu
diperhatikan hal-hal sebagai berikut, yaitu :
1) Pengumpulan dan pengolaan data.

18

2) Analisis data untuk informasi dan evaluasi.

3) Perhitungan perkiraan kebutuhan obat.
4) Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi
dana.
Jenis-jenis data yang perlu dipersiapkan dalam metode
konsumsi yaitu alokasi dana, daftar obat, stok awal, penerimaan,
pengeluaraan, sisa stok, obat hilang/rusak, kadaluarsa
kekosongan obat, pemakaian rata-rata atau pergerakan obat
pertahun, lead time, stok pengamanan dan perkembangan pola
kunjungan.
Langkah-langkah perhitungan kebutuhan dengan metode
konsumsi adalah (Depkes RI, 2010) :
1) Hitung pemakaian rata-rata obat X perbulan pada tahun
sebelumnya. (a)
2) Hitung pemakaian obat X pada tahun sebelumnya. (b)
3) Hitung stok pengaman, pada umunya stok pengaman berkisar
10%-20% dari pemakaiaan obat X dalam satu bulan. (c)
4) Menghitung kebutuhan obat X pada waktu tunggu (lead time),
pada umunya lead time berkisar antara 3-6 hari.(d)
5) Kebutuhan obat X tahun sebelumnya adalah = b+c+d. (e)
6) Rencana pengadaan obat X tahun selanjutnya adalah hasil
perhitungan kebutuhan obat X tahun sebelumnya (f) sisa
stok.

b. Metode Morbiditas

19

Didasarkan atas perhitungan kebutuhan obat berdasarkan pola

penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan lead time. Langkahlangkah dalam metode ini adalah :
1) Menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani.
2) Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan frekuensi
penyakit.
3) Menyediakan standar / pedoman pengobatan yang digunakan.
4) Menhitung perkiraan kebutuhan obat.
5) Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia.
Adapun langkah-langkah di dalam melakukan perhitungan
kebutuhan obat berdasarkan Metode Morbiditas, adalah (Depkes
RI, 2010) :
1) Mennghitung masing-masing jumlah obat yang diperlukan per
penyakit berdasarkan pada pedoman pengobatan.
2) Pengelompokkan dan penjumlahan masing-masing obat.
3) Menghitung jumlah kebutuhan obat yanga akn dating dengan
mempertimbangkan factor, antara lain : peningkatan kunjungan,
lead time, dan stok pengaman.
4) Menghitung jumlah yang harus diadakan pada tahun anggaran
yang akan datang dengan rumus : Kebutuhan obat yang akan
datang sisa stok.
c. Perbandingan Metode Konsumsi dan Metode Morbiditas
Perbandingan metode konsumsi dan metode morbiditas seperti
tercantum pada table 1 dibawah ini :
Konsumsi
1. Pemilihan pertama dalam
perencanaan dan pengadaan.
2. Lebih mudah dan cepat dalam
perhitungan.
3. Kurang teapt dalam penentuan
jenis dan jumlah.

Morbiditas
1. Lebih akurat dan
mendekati kebutuhan
yang sebenarnya.
2. Pengobatan lebih
rasional.
3. Perhitungan lebih

20

4. Mendukung ketidakrasionalan
dalam penggunaan.

rumit.
4. Tidak dapat digunakan
untuk semua penyakit.
5. Data yang diperlukan :
a. Kunjungan pasien
b. Sepuluh besar pola
peyakit
c. Presentase dewasa
anak

Sumber : Depkes RI, 2010

d. Tahap Proyeksi Kebutuhan Obat
Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah :
1) Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan
datang. Rancangan akhir diperkurakan sama dengan hasil
perkalian antara waktu tunggu dengan estimasi pemakaian
rata-rata/ bulan ditambah stok penyangga.
2) Menghitung rancangan pengadaan obat periode tahun yang
akan datang.
3) Perencanaan pengadaan obat tahun yang akan datang
dapat dirumuskan sebagai berikut, yaitu : a= b+c+d-e-f.
Keterangan :
a: Rancangan pengadaan obat tahun yanga akn datang.
b: Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan (januariDesember).
c: Kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang.
d: Rancangan stok akhir.
e: Stok awal periode berjalan/stok per 31 desember Gudang
obat (farmasi)
f: Rancangan penerimaan obat pada periode berjalan
(Januari-Desember).
4) Menghitung rancangan anggran untuk total kebutuhan obat
dengan cara :
a. Melakukan analisis VEN.
b. Meyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian.
c. Menyusun prioritas kebutuhan dasar dan penyesuaian
kebutuhan berdasarkan data 10 penyakit terbesar.

21

Pengalokasian kebutuhan obat per sumber anggaran dapat

dilakukan kegiatan berikut, yaitu (Depkes RI, 2010) :
1) Menetapkan kebutuhan anggaran untuk masing-masing
obat bersumber per anggaran.
2) Menghitung presentase belanja untuk masing-masing
obat terhadap masing-masing sumber anggaran.
3) Menghitung presentase anggaran masing-masing obat
terhadap total anggaran dari semua sumber.
e. Tahap Penyesuaian Rencana Pengadaan Obat
Dengan melaksanakan penyesuaian rencana pengadaan
obat dengan jumlah dana yang tersedia, maka informasi yang
didapat adalah jumlah rencana pengadaan, skala prioritas
masing-masing jenis obat dan jumlah kemasan untuk rencana
pengadaan obat tahun yanga akan datang.
Beberapa teknik manajemen untuk meningkatkan efektifitas
dan efesiensi adalah dengan cara :
1) Analisis ABC
Merupakan pengelompokan item obat berdasarkan
kebutuhan dananya. Dimana dibagi beberapa kelompok,
yaitu :
a. Kelompok A adalah kelompok jenis obat yang jumlah
rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana
sekitar 70% dari jumlah dana obat keseluruhan.
b. Kelompok B adalah kelompok jenis obat yang jumlah
nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan
dana sekitar 20% dari jumlah dana obat keseluruhan.

22

c. Kelompok C adalah kelompok jenis obat yang jumlah

nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan
dana sekitar 10 % dari jumlah dana obat keseluruhan.

2) Analisis VEN
Merupakan pengelompokan obat didasarkan kepada
dampak tiap jenis obat pada kesehatan. Bertujuan untuk
meningkatkan efesiensi penggunaan dana obat yang
terbatas dengan semua jenis obat yang tercantum yang
tercantum dalam daftar obat dikelompokkan kedalam tiga
kelompok berikut (Depkes RI, 2010) :
a. Kelompok V
Kelompok obat-obatan yang harus tersedia (vital)
karenal dipakai untuk tindakan penyelamatan hidup
manusia, atau untuk pengobatan penyakit yang
menyebabkan kematian. Obat yang termasuk dalam
kelompok ini antara lain, obat penyelamat (lifesaving
drug), obat untuk pelayanan kesehatan dasar dan obat
untuk mengatasi penyakit-penyakit penyebab kematian
terbesar.
b. Kelompok E
Kelompok obat-obatan esensial yang banyak digunakan
dalam tindakan atau dipakai diseluruh unit di Rumah
Sakit dan Puskesmas, biasanya merupakan obat yang

23

bekerja secara kausal atau obat yang bekerja pada

sumber penyebab penyakit.
c. Kempok N
Kelompok obat penunjang atau pelengkap yaitu obat
yang kerjanya ringan dan biasa dipergunakan untuk
menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi
keluhan ringan.
3) Analisis ABC-VEN
Selain Menggunakan analisis ABC atau VEN dalam
penyesuaian jumlah obat dengan dana yang tersedia untuk
mengatasi perkiraan kebutuhan yang lebih besar dari dana
yang tersedia dapat digunakan pula analisis ABC-VEN yaitu
merupakan analisis yang menggabungkan analisis ABC dan
VEN ke dalam suatu matriks sehingga analisis menjadi lebih
tajam.
2. Penganggaran
Penganggaran (budgeting), adalah semua kegiatan dan usaha
untuk merumuskan untuk merumuskan perincian penentu
kebutuhan dalam suatu skala tertentu / skala standar yaitu skala
mata uang dan jumlah biaya (Subagya, 1994). Dalam fungsi
penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi perencanaan
dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan
besarnya biaya dari dana-dana yang tersedia.
Dengan mengetahui hambatan-hambatan dan keterbasan yang
dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan
anggaran yang reliable. Segala rencana dari fungsi perencanaan

24

dan penentuan kebutuhan dikaji lebih lanjut yang akhirnya akan

disesuaikan dengan besarnya pembiayaan dari dana yang
disediakan. Dengan harapan diketahuinya hambatan dan
keterbatasan yang dikaji secara seksama, shingga menghasilkan
anggaran yang dapat diandalkan.
Proses penyusunan anggran dimulai ketika para manajer
menerima hasil ramalan (forecast) ekonomi, penjualan dan
sasaran laba yang datang dari manajer puncak. Semuanya
digunakan sebagai pedoman untuk menyusun anggaran. Apabila
semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek berulang
kali dan ketahui untung ruginya serta diolah dalam renacana biaya
keseluruhan, maka penyedian dana tersebut tidak boleh diganggu
lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa. Pengaturan keuangan yang
jelas, sederhana dan tida rumit akan sangat membantu kegiatan.
Dalam menyusun anggaran terdapat bebarapa hal yang perlu
diperhatikan anatara lain adalah :
1) Peraturan-peraturan terkait.
2) Petimbangan politik.
3) Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran.
4) Pengaturan anggran seperti ; sumber biaya pendapatan sampai
dengan pengaturan logistic.
Menurut Henry L. Tosi dalam Sabardi (1992) pada emapt
reaksi penting terhadap kekuatiran terhadap penyusunan
anggaran, yaitu :
1) Prerilaku Politik.
Aktivitas politik mungkin menaikkan secara tajam perilaku
para manajer untuk mempengaruhi alokasi sumber daya.

25

Para manajer mungkin menunggu informasi sampai detik

terakhir dalam rangka memperbesar kepentigan mengambil
muka atasannya atau mencoba memperoleh pengaruh
dengan cara lainnya.
2) Reaksi peran-peran terhadap satuan anggaran.
Para atasan yang tidak senang dengan alokasi-alokasi
sumber daya tidak benar-benar dalam posisi untuk
melepaskan kemarahannya terhadap para atasannya.
Malahan mereka akan memusuhi staf personalia yang
mengumpilkan data anggaran dan menyusun anggaran
akhir.
3) Perkiraan kebutuhan yang berlebihan.
Untuk mengulangi keadaan yang tidak terduga dan inflasi,
anggaran sering dibuat lebih besar. Beberapa manajer,
bagaimanapun juga menambah estimasi anggaran mereka
untuk melindungi diri dalam perjuangan mendapat sumber
daya.
4) Sistem informasi tersembunyi.
Ketika anggaran-anggaran masih dirahasiakan, para
manajer akas selalu mencoba untuk mengetahui alokasi
mereka bila dibandingkan dengan alokasi yang lain, dengan
cara sembunyi-sembunyi atau melalui sumber daya dan
adanya pengurangan dari atasan pada saat anggran
tersebut dimintakan pengesahan.
Anggaran anggaran ornasasional dapat dibedakan menjadi
dua macam yaitu :

26

1. Anggaran Operasional.
Tipe-tipe paling umum dari anggaran operasional sama dengan
tiga pusat tanggung jawab, yaitu anggaran biaya, penghasilan
dan laba.
2. Anggaran Biaya.
Anggran ini terdiri atas dua tipe yaitu :
a. Engineered Cost Budgets, digunakan khusus dalam pabrik
industry tetapi dapat digunakan juga oleh setiap satuan
organisasional dimana penegluaran dapat diukur secara
tepat. Anggaran-anggaran tersebut biasanya
menggambarkan biaya bahan mentah dan tenaga kerja yang
ada dalam setiap produksi, seperti juga estimasi biaya-biaya
overhead. Anggaran ini dirancang untuk mengukur efisigal,
anggaran yang melebihi akan berarti bahwa biaya-biaya
operasi lebih tinggi daripada yang seharusnya.
b. Discretionary Cost Budgets, digunakan khususnya untuk
administrasi, akuntansi, penelitian, dan macam departemen
lainnya dimana keluaran dapat diukur secara tepat.
3. Anggaran Penghasilan.
Anggaran ini dimaksudkan untuk mengukur efektifitas pemasaran
dan penjualan, yang terdiri dari kuantitas penjualan yang
diharapkan dikalikan dengan harga jual perunit untuk setiap produk.
4. Anggaran Laba.
Anggaran ini memuat anggaran biaya dan penghasilan dalam suatu
laporan.
5. Anggaran Finansial.
Anggaran pembelanjaan modal, kas, pembelanjaan dan neraca
mengintegrasikan perencanaan keuangan organisasi dengan
perencanaan operasionalnya.

27

6. Anggaran Pembelanjaan Modal.

Anggaran ini menunjukkan rencana investasi dalam gedung baru,
tanah, peralatan dalam organisasi lainnya pada masa yang akan
datang dalam rangka memperbaharui dan memperlakukan
kapasistas produktifitasnya.
7. Anggaran Kas.
Anggaran kas menyatukan estimasi-estimasi organiasi dianggarkan
tentang penghasilan, biaya dan pembelanjaan modal baru.
8. Anggaran Pembelanjaan
Anggaran ini disusun untuk meyakinkan adanya dana-dana
organisasi untuk memenuhi kebutuhan biaya diatas penghasilan
dalam jangka pendek dan mengatur pinjaman atau pembelanjaan
jangka menengah dan panjang.
9. Anggaran Neraca
Anggaran ini menyatukan semua anggaran lainnya untuk
memproyeksi bagaimana neraca tersebut akan tampak pada akhit
periode jika hasil-hasil yang direncanakan.
3. Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan dan usaha untuk
menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa
berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu
yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam
usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam
batas-batas efisiensi (Subagya, 1994).
Pengadaan perbekalan farmasi merupakan suatu kegiatan
yang dilakukan untuk mendapatkan pasokan perbekalan kesehatan

28

dari pemasok eksternal melalui proses pembelian dari distributor

atau pedagang besar farmasi.
Pengadaan merupakan kagiatan untuk merealisasikan
kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui, melalui :
1) Pembelian.
2) Produksi/ pembuatan sediaan farmasi.
3) Sumbangan/dropping/hibah.
Pembelian dengan penawaran yang kompetitif (tender)
merupakan suatu metode penting untuk mencapai keseimbangan
yang tepat antara mutu dan harga, apabila ada dua atau lebih
pemasok, apotker harus mendasarkan pada kriteria berikut : mutu
produk, reputasi produsen, harga dan nerbagai syarat, ketepatan
waktu pengiriman, mutu pelayanan pemasok, dapat dipercaya,
kebijakan tentang barang yang dikembalikan dan pengemasan.
Adapun, tujuan pengadaan yaitu perbekalan farmasi dengan harga
yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin
dan tepat waktu, proses berjalan lancer dan tidak memerlukan
tenaga serta waktu yang berlebihan.
Pada proses pengadaan ada 3 elemen penting yang harus
diperhatikan, yaitu :
1) Doelmatig, artinya sesuai tujuan dan rencana kebutuhan
yang telah ditetapkan sebelumnya.
2) Rechmatig, artinya sesuai hak atau sesuai kemampuan
anggaran
3) Wetmatig, artinya sistem atau cara pengadaannya haruslah
sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

29

Beberapa jenis obat, bahan aktif yang memiliki masa

kadaluarsa relative pendek harus diperhatikan waktu
pengadaannya. Untuk itu harus dihindari pengadaan dalam jumlah
besar. Guna menjamin tata kelola perbekalan farmasi yang baik,
dalam proses pengadaan harus diperhatikan adanya :
1) Prosedur yang transparan dalam proses pengadaan.
2) Mekanisme penyanggahan bagi peserta tender yang ditolak
penawarannya.
3) Prosedur tetap untuk pemeriksaan rutin consignments
(pengiriman).
4) Pedoman tertulis mengenai metode pengadaan bagi petugas
pengadaan.
5) Pernyataan dari anggota petugas pengadaan bahwa yang
bersangkuta tidak mempunyai konflik kepentingan.
6) SPO (Standar Prosedur Operasional) dalam pengadaan.
7) Kerangka acuan bagi panitia pengadaan misalnya maksimal
3 tahun.
8) Pembatasan masa kerja anggota panitia pengadaan
misalnya maksimal 3 tahun.
9) Standar kompetensi bagi anggota tim pengadaan, panitia
harus mempuyai Sertifikat Pengadaan Barang dan Jasa.
10)Kriteria tertentu menjadi petugas pengadaan terutama :
integritas, kredibilitas, rekam jejak yang baik.
11) Sistem yang efesien untuk memonitor post tender dan
pelaporan kinerja pemasok kepada petugas pengadaan.
12)System manajemen informasi yang digunakan untuk
melaporkan produk perbekalan farmasi bermasalah.
13)Audit secara rutin pada proses pengadaan.

30

Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi tehnis yang

menyagkut pihak luar maka pengendalian fungsi pengadaan perlu
mendapatkan perhatian. Pengendalian dilaksanakan dari awal
kegiatan sampai dengan pemeliharaan. Kebijakan pemeritah yang
mengatur tentang pengadaan barang yakni Keppres (Keputusan
Presiden) No. 80 Tahun 2003. Menurut Sarmini yang yang dikutip
oleh Maimun (2008), pengadaan obat dengan pembeliaan langsung
sangat menguntungkan karena disamping waktunya cepat, juga
volume obat tidak begitu besar sehingg tidak menumpuk atau
macet digudang, harganya lebih murah karena langsung dari
distributor atau sumbernya, mendapatkan kualitas sesuai yang
diinginkan, bila da kesalahan mudah mengurusnya, memperpendek
lead time , sewaktu-waktu kehabisam atau kekurangan obat dapat
langsung menghubungi distributor.
Proses pengadaan yang efektif harus dapat menghasilkan
pengadaan obat yang yang tepat jenis maupun jumlahnya,
memperoleh harga yang murah, menjamin semua obat yang beli
memenuhi standar kualitas, dapat diperkirakan waktu pengiriman
sehingga tidak terjadi penumpukan atau kekurangan obat, memilih
supplier yang handal dengan pelayanan memuaskan, dapat
menentukan jadwal pembelian untuk menekan biaya pengadaan
dan efisien dalam proses pengadaan. Menurut WHO ada 4 strategi
dalam pengadaan obat yang baik :

31

1) Pengadaan obat-obatan dengan harga mahal dengan jumlah

yang tepat.
2) Seleksi terhadap supplier yang dapat dipercaya dengan
produk yang berkualitas.
3) Pastikan ketepatan waktu pengiriman obat.
4) Mencapai kemungkinan termurah dari harga total.
4. Penyimpanan
Menurut Menkes RI (2005), penyimpanan adalah suatu
kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang
ditetapkan yang disertai dengan system informasi yang selalu
menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.
Fungsi penyimpanan ini sebenarnya termasuk juga fungsi
penerimaan barang, yang juga memiliki peran strategi. Kesalahan
yang sering terjadi dalam proses peyimpanan yaitu penerimaan
barang hanya mencocokkan dengan surat pengantar barang
(fraktur barang), bukan terhadap surat perintah kerja/surat pesanan
(Phurchase Order = PO). Secara garis besar maka yang harus
diperhatikan :
a. Kesesuaian dengan jenis, jumlah dan spesifikasi bahan serta
waktu penyerahan barang terhadap surat pesan (SP), surat
perintah kerja (SPK) atau Puechase Order (PO).
b. Kondisi fisik bahan, apakah tidak ada perubahan warna,
kemasan, bau, noda, dan sebagainya yang mengindikasikan
tingkat kualitas bahan.
c. Kesesuaian waktu penerimaan bahan terhadap batas waktu
SP/PO.
Fungsi penyimpanan ini dapat diibaratkan sebagai jantung
manajemen logistik, karena sangat menentukan kelancaran

32

pendistribusian. Oleh karena itu maka teknik-teknik pengendalian

persediaan perlu diketahui dan dipahami secara baik. Beberapa
keuntungan melakukan fungsi penyimpanan ini adalah :
1) Untuk mengatisipasi keadaan yang fluktuatif, Karena sering
terjadi kesulitan memperkirakan kekosongan bahan (out of
stock).
2) Untuk menghemat biaya, serta mengantisipasi fluktuasi
kenaikan harga bahan.
3) Untuk menjaga agar kualitas bahan dalam keadaan setiap
dipakai.
4) Untuk menjaga agar kualitas bahan dalam keadaan siap
dipakai.
5) Untuk mempercepat pendistribusian.
Penyimpanan obat bertujuan mengatur perbekalan farmasi
sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan, yaitu :
1) Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya.
2) Dibedakan menurut suhunya, kestabilannya.
3) Mudah tidaknya terhadap cahaya disertai dengan system
informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan
farmasi sesusi kebutuhan.
Menurut WHO dalam pengaturan penyimpanan obat
persediaan adalah sebagai berikut :
a. Simpan obat-obatan yang mempunyai kemasan secara
bersamaan diatas rak. Kemasan dalam berarti dalam cara
pemberian obat ( luar, oral, suntikan) dan bentuk ramuannya
(obat kering atau cair).
b. Simpan obat sesuai tanggal kadaluarsa dengan menggunakan
prosedur FEFO (First Expiry First Out . Obat dengan tanggal

33

kadaluarsa yang lebih pendek ditempatkan di depan obat yang

berkadaluarsa lebih lama. Bila obat mempunyai tanggal
kadaluarsa sama, tempat obat yang baru diterima dibelakang
obat yang sudah ada.
c. Simpan obat tanpa tanggal kadaluarsa dengan menggunakan
prosedur FIFO (First In First Out). Barang yang baru diterima
dibelakang obat yang sudah ada.
d. Buang obat yang kadaluarsa dan rusak dengan dibuatkan
catatan pemusnahan obat, termasuk tanggal, jam, saksi,dan
cara pemusnahan.
Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan,
penyusunan, pencarian dan pengawasan perbekalan farmasi,
diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik. Faktor
faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang bangunan
gudang adalah sebagai berikut :
1. Kemudahan Bergerak
Untuk kemudahan bergerak, gudang perlu ditata sebagai
berikut :
a. Gudang menggunakan system satu lantai, jangan
menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi
pengaturan ruangan. Jika digunakan sekat, perhatikan posisi
dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.
b. Berdasarkan arah urus penerimaan dan pengeluaran
perbekalan farmasi, ruang gudang dapat ditata berdasarkan
system arus garis lurus, arus U atau arus L.

34

2. Sirkulasi udara yang baik

Salah satu faktor penting dalam merancang bangunan
gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam
ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan
umur hidup dari perbekalan farmasi sekaligus bermanfaat
dalam memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja.
Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biaya akan
menjadi mahal untuk ruang gudang yang luas. Alternative lain
adalah menggunakan kipas angin, apabila kipas angina belum
cukup makan perlu ventilasi melalui atap.
3. Rak dan Pallet
Penempatan rak yang dapat dan penggunaan pallet akan
dapat meningkatkan sirkulasi udara dan perpustakaan stok
perbekalan farmasi. Keuntungan penggunaan pallet :
a. Sirkulasi udata dari bawah dan perlindungan terhadap
banjir.
b. Peningkatan efisiensi penanganan stok.
c. Dapat menampung perbekalan farmasi lebih banyak.
d. Pallet lebih murah dari rak.

4. Kondisi Penyimpanan Khusus

Perbelakan farmasi memiliki beberapa jenis barang yang
dalam proses penyimpanannnya harus di tempatkan di tempat
khusus, diantaranya :

35

a. Vaksin memerlukan Cold Chain khusus dan harus

dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.
b. Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam
lemari khusus dan selalu terkunci.
c. Bahan- bahan mudah terbakar seperti alkhohol dan eter
harus disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan
di bangunan khusus terpisah dari gudang induk.
5. Pencegahan Kebakaran
Perlu dihidari adanya penumpukan bahan-bahan yang
mudah terbakar seperti dus, karton dan lain-lain. Alat pemadam
kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah dijangkau
dan dalam jumlah yang cukup. Tabung pemadam kebakaran
agar diperiksa secara berkala, untuk memastikan masih
berfungsi atau tidak.
Perbekalan farmasi disusun menurut bentuk sediaan dan
alfabetis. Untuk memudahkan pengendalian stok maka
dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :
1) Gunakan prinsip FEFO (First Expiry First Out) dan FIFO
(First In First Out) dalam menyusun perbekalan farmasi
yaitu perbekalan yang masa kadaluarsanya lebih awal atau
diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab
umumnya perbekalan farmasi yang datang lebih awal
biasanya juga di produksi lebih awal dan umumnya relative
lebih tua dan masa kadaluarsanya lebih awal.
2) Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar di atas
pallet secara rapid an teratur.
3) Gunakan lemari khusus untuk penyimpanan narkotika.

36

4) Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh

temperature, udara, cahaa dan kontaminasi bakteri pada
tempat yang sesuai.
5) Simpan perbekalan farmasi dalam rak dan berikan nomor
kode, pisahkan perbekalan farmasi dalam dengan
perbekalan farmasi untuk luar.
6) Canyumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pad
arak dengan rapi.
7) Apabila persediaan perbekalan farmasi cukup banyak, maka
biarkan perbekalan farmasi tetap dalam box masing-masing.
8) Perbekalan farmasi memiliki batas waktu penggunaan perlu
dilakukan rotasi stok agar perbekalan farmasi tersebut tidak
selalu berada dibelakang sehingga dimanfaatkan sebelum
masa kadaluarsa habis.
9) Item perbekalan farmasi yang sama ditempatkan pada satu
lokasi walaupun dari sumber anggaran yang berbeda.
Aktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam fungsi
penyimpanan adalah :
1) Pemilihan Lokasi.
Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu
menampung barang yang disimpan, keamanan dan
sirkulasi udara yang baik.
2) Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan).
3) Pengatur Ruang.
Bentuk bentuk tempat penyimpanan, rencana
penyimpanan, penggunaan ruang secara efisien dan
pengawasan ruangan.
4) Prosedur / system penyimpanan.

37

Formulir-formulir transaksi, kartu-kartu catatan, kartu-kartu

pemeriksaan cara pengambilan barang, pengawet dll.
5) Penggunaan alat bantu.
6) Pengamanan dan keselamatan.
7) Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan
terhadap kecelakaan, gangguan terhadap penyimpanan
dan tindakan keamanan.

5. Pendistribusian
Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi
dari gudang obat menuju unit pelayanan kesehatan. Tujuan
pendistribuasian yaitu tersedianya perbekalan farmasi di unit-unit
pelayanan kesehatan secara tepat wakti dan tepat jenis dan
jumlah. Buat alur barang dan proses yang terjadi pada setiap titik
monitor. Pendistribusian merupakan kegiatan atau usaha untuk
mengelola pemindahan barang dari suatu tempat ketempat lainnya
(Subagya, 1994). Faktor yang mempengaruhi pendistribusian
barang antara lain :
1) Proses administrasi.
2) Proses penyampaian berita (data-data informasi).
3) Proses pengeluaran fisik barang.
4) Proses angkutan.
5) Proses pembongkaran dan pemuatan.
Efisiesnsi pelaksanaan fungsi pendistribusian ini juga secara
tidak langsung akan mempengaruhi kecermatan dan kecepatan
penyediaan, oleh karena itu harus ditetapkan prosedur baku
pendistribusian bahan logistic, meliputi :

38

1) Siapa yang berwenang dan bertanggung jawab mengenai

kebenaran dan kewajaran permintaan bahan, baik mengenai
jumlah, spesifikasi maupun waktu penyerahannya. Hal ini
sangat penting agar tidak terjadi pemborosan atau
pengeluaran yang tidak perlu.
2) Siapa yang berwenang dan bertanggung jawab menyetujui
permintaan dan pngeluaran barang dari gudang. Dirumah
sakit pemerintah biasanya penanggung jawab gudang
sekaligus bertindak selaku Bendaharawan barang.
Ada beberapa metode yang dapat digunakan oleh Instalasi
Farmasi dalam mendistribusikan perbekalan farmasi
dilingkungannya. Adapun metode yang dimaksud antara lain :
1) Sistem Distribusi Persediaan Lengkap Di Ruangan.
Definisi sistem distibusi persediaan lengkap diruangan
adalah tatanan kegiatan pengantaran sediaan perbekalan
farmasi sesuai dengan yang ditulis dojter pada order
perbekalan farmasi, yang disiapkan dari persediaan di
ruang oleh perawat dengan mengambil dosis/ unit
perbekalan farmasi dari wadah persediaan yang langsung
diberikan kepada pasien di ruang tersebut.
Dalam sistem persediaan lengkap diruangan, semua
perbekalan farmasi yang dibutuhkan pasien tersedia
dalam ruang penyimpanan perbekalan farmasi, kecuali
perbekalan farmasi yang jarang digunakan.
Keuntungan persediaan lengkap di ruangan, yaitu :
a. Penyediaan lebih cepat.

39

b. Menghindari pengambilan perbekalan farmasi yang

tidak terpakai.
c. Mengurangi penyalinan order perbekalan farmasi.
Kelemahan persediaan lengkap diruangan, yaitu :
a. Kesalahan perbekalan farmasi sangat meningkat
karena order perbekalan farmasi tidak dikaji oleh
apoteker.
b. Persediaan perbekalan farmasi di unit pelayanan
meningkat, dengan fasilitas ruangan yang sangat
terbatas. Pengendalian persediaan dan mutu, kurang
diperhatikan oleh perawat.
c. Kemungkinan hilangnya perbekalan farmasi yang
tinggi.
d. Penambahan modal investasi, untuk menyediakan
fasilitas penyimpanan perbekalan farmasi yang sesuai
disetiap ruangan perawatan pasien.
e. Maningkatnya kerugian dan bahaya karena kerusakan
perbekalan farmasi.

2) Sistem Distribusi Dosis Unit ( Unit Dose Dispensing)

Definisi perbekalan dosis unit adalah perbekalan farmasi
yang di order oleh dokter untuk pasien, terdiri atas satu
atau beberapa jenis perbekalan farmasi yang masingmasing dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah
persediaan yang cukup unutuk suatu waktu tertentu.
6. Penghapusan

40

Penghapusan adalah proses penghapusan tanggung jawab

bendahara barang atas bahan atau barang tertentu sekaligus
mengeluarkan dari catatan/pembukuan yang berlaku.
Penghapusan barang diperlukan karena (Karlin, 2009) :
1) Bahan/barang rusak tidak dapat dipakai lagi.
2) Bahan/barang tidak dapat didaur ulang atau tidak ekonomis
untuk didaur ulang.
3) Bahan/barang sudah melewati masa kadaluarsa.
4) Bahan/barang hilang karena pencurian atau sebab lain.
Penghapusan barang dapat dilakukan dengan :
1) Pemusnahan, yaitu dibakar atau dipendam/ ditanam.
2) Dijual/ dilelang.Untuk RS pemerintah, hasil penjualan dan
pelelengan harus disetor kekas Negara. Setelah
penghapusan dilaksanakan, maka dibuat acara
penghapusan, yang tembusannya dikirim ke instansi yang
berkompeten.
C. Tinjauan Umum Tentang Pelayanan Gudang Obat Dinas
Kesehatan Kota
Keberadaan Gudang Farmasi di Kabupaten/Kota yang
sifatnya seragam di seluruh Indonesia pada dasarnya untuk
menjamin pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan
khususnya dipelayanan kesehatan dasar, dapat menjamin
ketersediaan obat serta aksesibilitas publik terhadap obat.
Akan tetapi organisasi yang seragam mungkin di era otonomi
daerah dianggap tidak cocok lagi mengingat masing-masing
daerah mempunyai kebutuhan lokal spesifik yang berbeda
antara satu Kabupaten/Kota dengan yang lainnya.

41

Sehingga perubahan organisasi pengelolaan obat banyak

dilakukan oleh masing-masing Kabupaten/Kota maupun Provinsi.
Kebutuhan dimaksud misalnya adalah pengelolaan obat public
tidak hanya mencakup pelayanan kesehatan dasar tetapi
termasuk juga pelayanan rujukan. Disisi lain ada keterbatasan
tenaga apoteker terlatih, sementara ada keinginan terciptanya
pengelolaan obat yg efektif dan efisien. Maka pengembangan
organisasi membutuhkan cukup banyak apoteker dan asisten
apoteker. Ditempat lain mungkin keberadaan Gudang Farmasi
sudah dianggap memadai untuk mengelola obat publik dan
perbekalan kesehatan yang ada di wilayahnya.
Tugas Gudang Farmasi di Kabupaten/kota yaitu melaksanakan
perencanaan, penganggaran, penyimpanan, pendistribusian dan
penghapusan perbekalan farmasi dan alat kesehatan yang
diperlukan dalam rangka pelayanan kesehatan,pencegahan dan
pemberantasan penyakit dan pembinaan kesehatan masyarakat di
Kabupaten/ Kota madya sesuai dengan petunjuk Kakandepkes
Kabupaten/Kodya. (BP3K, 2012)
1. Pengelolaan Obat Dinas Kesehatan Kota
Ruang Lingkup Pengelolaan Obat di Kabupaten atau Dati II
Pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang
meliputi aspek perencanaan pengadaan, pengadaan,
penyimpanan, pendistribusiaan dan penggunaan obat. Aspek
Pengelolaan Obat meliputi:

42

a. Perencanaan Pengadaan : meliputi kegiatan penentuan

jenis perhitungan dan penetapan jumlah untuk setiap jenis
obat yang akan disediakan dengan metode perhitungan
yang akan telah ditetapkan.
b. Pengadaan meliputi perencanaan pengadaan, pelaksanaan
pembelian,pemantauan status pesanan, pemeriksaan
penerimaan dan pemeliharaan mutu obat.
c. Penyimpanan meliputi kegiatan menjaga dan merawat
persediaan obat.
d. Distribusi meliputi kegiatan pengendaliaan persediaan,
penyimpanan, pengeluaran dan pengiriman obat.
e. Penggunaan meliputi peresepan, dispesing dan
penerimaan pasien. Proses perencanaan pengadaan obat
di Kabupaten/Kota diawali di tingkat Puskesmas dengan
menyiapkan dan menyediakan data yang diperlukan dan
selanjutnya dikompilasi menjadi data Kab/Kodya dengan
teknik perhitungan yang telah ditentukan.
Dokumen-dokumen formulir yang harus ada di Gudang Farmasi
pengelolaan obat di Dati II sebagai berikut:
a.) Dokumen pada saat perencanaan pengadaan obat.
Formulir I
: Kartu kompilasi pemakaian obat
Formulir II
: Data 10 Penyakit terbesar
Formulir III : Lembar kerja perencanaan pengadaan obat
Formulir IV : Penyesuaian rencana pengadaan obat (untuk
semua sumber anggaran.
b). Dokumen pada saat pengadaan barang.
Formulir V
: Berita acara pemeriksaan penerimaan obat.
Formulir V
:Lampiran berita acara pemeriksaan
Formulir VI
Formulir VII

penerimaan obat.
: Buku harian penerimaan obat.
: Formulir realisasi pengadaan obat.

43

c). Dokumen pada saat penyimpanan barang.

Formulir VIII : Kartu stok
Formulir IX
: Kartu stok induk.
d). Dokumen pada saat distribusi obat.
Formulir X
Formulir XI
Formulir XII

: Kartu rencana distribusi

: Buku harian pengeluaran obat
: Lembaran pemakaian dan lembar

permintaan obat (LPLPO)

Formulir XIII : Form surat kiriman obat.
e). Dokumen pada saat pencatatan dan pelaporan.
Formulir XIV : Laporan mutasi obat
Formulir XV : Laporan kegiatan distribusi
Formulir XVI :Berita acara pencacahan akhir tahun
anggaran
Formulir XVIa :Laporan pencacahan obat akhir tahun
anggaran
Formulir XVII : Berita acara pemeriksaan/penelitian obat
untuk dihapus
Formulir XVIIa : Lampiran laporan berita acara
pemeriksaan / penelitian obat untuk dihapus.
Tahapan Kegiatan Pengelolaan Obat/Perbekalan Farmasi di
Gudang Farmasi Kabupaten meliputi : Perencanaan, Pengadaan,
Penyimpanan, Distribusi, Pencatatan, Penggunaan dan
Penghapusan obat. (Manajemen farmasi kelas XII edisi 2009)
Pengelolaan obat di gudang farmasi di tingkat kabupaten kota
dilakukan sebagai berikut:

44

1) Melakukan penerimaan, penyimpaan, pemeliharaan, dan

pendistribusikan obat, alat kesehatan dan perbekalan
farmasi.
2) Melakukan penyimpanan, penyusunan, rencana pencatatan
dan pelaporan mengenai mengenai persediaan dan
penggunaan obat,alat kesehatan dan perbekalan farmasi.
3) Melakukan pengamatan terhadap mutu dan khasiat obat
secara umum dan baik yang ada dalam persediaan maupun
yang akan didistribusikan.d. Melakukan urusan tata
usaha,keuangan,kepegawaian dan urusan dalam (undangundang kesehatan jilid 1 kelas 1).
2. Fungsi Gudang Farmasi di Kabupaten/ Kodya:
1) Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan
pendistribusian obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi.
2) Melakukan penyiapan ,penyusunan rencana,pencatatan dan
pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan obat,alat
kesehatan dan perbekalan farmasi.
3) Melakukan pengamatan mutu dan khasiat obat secara
umum baik yang ada dalam persedian maupun yang
didistribusikan.
4) Melakukan urusan tata usaha keuangan kepegawaian dan
urusan dalam. GFK merupakan titik sentral pengelolaan obat
di Daerah tingkat II. Untuk meningkatkan efektifitas dan
efisien pengelolaan obat diperlukan adanya koordinasi
dengan unit-unit yang terkait langsung antara lain Pemda
Dati II,Dinas Kesehatan Dati II,Kandep Trans,PHB Cabang.
3. Landasan Pengelolaan

45

Untuk mencapai tujuan KONAS ditetapkan landasan

kebijakan yang merupakan penjabaran dari prinsip dasar SKN,
yaitu :
a) Obat harus diperlakukan sebagai komponen yang tidak
tergantikan dalam pemberian pelayanan kesehatan. Dalam
kaitan ini aspek teknologi dan ekonomi harus diselaraskan
dengan aspek sosial dan ekonomi.
b) Pemerintah bertanggung jawab atas ketersediaan,
keterjangkauan dan pemerataan obat esensial yang
dibutuhkan masyarakat.
c) Pemerintah dan sarana pelayanan kesehatan bertanggung
jawab untuk menjamin agar pasien mendapat pengobatan
yang rasional.
d) Pemerintah melaksanakan pembinaan, pengawasan dan
pengendalian obat, sedangkan pelaku usaha di bidang obat
bertanggung jawab atas mutu obat sesuai dengan fungsi
usahanya. Tugas pengawasan dan pengendalian yang
menjadi tanggung jawab pemerintah dilakukan secara
profesional, bertanggung jawab, independen dan
transparan.
e) Masyarakat berhak untuk mendapatkan informasi obat
yang benar, lengkap dan tidak menyesatkan. Pemerintah
memberdayakan masyarakat untuk terlibat dalam
pengambilan keputusan pengobatan.