1

BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Pengelolaan terhadap suatu arsip penting perlu dilakukan mengingat arsip
tersebut masih sangat dibutuhkan keberadaannya. Keberadaan arsip sering
digunakan sebagai sumber informasi yang benar oleh pihak-pihak yang
membutuhkan. Arsip sendiri menurut UU No.43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2 yaitu:
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga Negara. Pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupanbermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1
Dari uraian pengertian arsip dalam undang-undang tersebut dapat disimpulkan
bahwa arsip diciptakan oleh semua kelompok masyarakat baik swasta maupun
negeri dengan berbagai bentuk arsip. Dengan demikian arsip yang tercipta harus
dikelola dengan baik apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Arsip yang tercipta
mungkin saja masih digunakan sehari-hari oleh organisasi sendiri sebagai
kebutuhan pelayanan terhadap masyarakat maupun untuk kebutuhan instansi itu
sendiri sehingga harus memperhatikan pola penyimpanan yang benar dan dapat
menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar serta efektif dan efisien
apabila ditemukan kembali.
Banyak organisasi pemerintahan yang kurang memperhatikan pola
pengelolaan terhadap arsipnya, padahal arsip tersebut masih sering digunakan
1

Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1,ayat 2.

dalam kepentingan organisasi. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi
kegunaannya untuk penyelenggaraan kerja masih tinggi atau masih sering
digunakan sebagai berkas kerja.2 Sedangkan menurut UU No.43 tahun 2009 pasal
1 ayat 5 Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunannya tinggi dan atau
terus menerus. Dari kedua pengertian tersebut bahwa arsip dinamis aktif masih
berada di kantor pemerintah maupun swasta karena masih dipergunakan secara
langsung untuk pelaksanaan, perencanaan dan kegiatan administrasi.
Melihat peranan arsip dinamis salah satunya sebagai kegitan administrasi
maka perlu adanya penanganan arsip sesuai kaidah penyimpanan. Kegiatan
administrasi salah satunya adalah penyajian informasi atau pelayanan bagi
pemimpin maupun masyarakat luas. Dengan demikian sebuah kantor pelayanan
seperti kelurahan yang kegiatannya banyak berhubungan dengan pelayanan
terhadap masyarakat diharapkan mempunyai prosedur penataan yang nantinya
dapat berjalan efisien dan efektif. Apabila dalam penataan arsipnya tidak
maksimal artinya apabila akan membutuhkan kembali susah dalam pencariannya
yang mengakibatkan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat akan lamban
dan tidak memuaskan.
Permasalahan-permasalahan dalam bidang pelayanan juga dialami oleh
Pemerintah Desa Caturtunggal bagian Sekretariat Desa. Sekretariat Desa
mempunyai tugas membantu Kepala Desa dalam menyusun kebijakan,
mengkoordinasikan tugas bagian, mengelola ketatausahaan dan perencanaan.
2

Budi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam

Manajemen Kearsipan (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994), hlm. 104

Fungsi Sekretariat Desa yaitu perencanaan penyelenggaraan pemerintah desa,

perumusan kebijakan penyelenggaraan pemerintah desa, mengkoordinasikan
pelaksanaan tugas bagian, pelaksanaan urusan surat menyurat, kearsipan dan
perpustakaan. Dari uraian tugas dan fungsi yang tertera dalam penjelasan tersebut
maka bagian Sekretariat Desa banyak menciptakan arsip setiap harinya. Untuk itu
dalam penataan arsipnya harus dengan kaidah yang benar. Namun pada
kenyataannya arsip yang tercipta tidak tertata dengan baik karena banyak kendala
salah satunya yaitu tidak adanya Sumber Daya Manusia (SDM) bidang kearsipan
sendiri serta sarana prasarana dan tidak menjalankan sosialisasi kearsipan yang
pernah diberikan dari Kantor Arsip Daerah Sleman. Dampaknya banyak arsip
yang masih terbengkalai padahal arsip tersebut masih digunakan setiap harinya.
Maka dari itu tata kearsipan bagian Sekretariat masih sangat membutuhkan teori
serta ajaran praktik yang nantinya bertujuan agar dapat membantu dalam proses
pencarian kembali arsip dengan cepat, tepat, efisien dan efektif.
B. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang tersebut dapat dirumuskan permasalahan
sebagai berikut :
1. Bagaimanakah pengelolaan arsip dinamis aktif di bagian Sekretariat?
2. Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan dalam pengelolaan
arsip dinamis aktif di bagian Sekretariat?
3. Apa kendala yang dihadapi dalam melaksanakan penataan arsip
dinamis aktif?

C. TUJUAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Praktik Kerja Lapangan yang dilakukan oleh penulis tentunya mempunyai
beberapa tujuan yang hendak dicapai. Praktik Kerja Lapangan yang dilakukan di
Pemerintah Desa Caturtunggal dengan judul Pengelolaan arsip administrasi
penduduk di bagian pelayanan umum Pemerintah Desa Caturtunggal Kecamatan
Depok Kabupaten Sleman Yogyakarta. Tujuan yang ingin dicapai pertama
adalah untuk memenuhi persyaratan kelulusan dengan menulis Laporan Penelitian
atau disebut juga Laporan Tugas Akhir dengan tema yang telah ditentukan oleh
penulis.
Tujuan yang kedua yaitu untuk memperdalam tentang dunia kearsipan
khususnya dalam hal pengelolaan arsip dinamis aktif, maka dengan hal tersebut
tentunya akan menambah wawasan pengetahuan yang luas karena dengan tema
pengelolaan arsip dinamis aktif penulis menganggap bahwa seseorang yang
hendak menjadi ahli kearsipan dalam bidang pengelolaan harus mempunyai
keahlian khusus karena untuk mengelola arsip yang dipakai sehari-hari tidak
mudah dilakukan butuh ketelitian dan kesabaran yang tinggi.
Tujuan ketiga yaitu penulis dalam sebuah laporan yang akan ditulis,
penelitian ini bertujuan untuk menambah wawasan yang luas serta ilmu yang
bertambah mengenai pengelolaan arsip aktif.
Tujuan yang keempat yaitu dapat mengimplementasikan teori ilmu
kearsipan khususnya pada mata kuliah pemberkasan yang diterapkan pada saat
PKL tersebut.

D. METODE PENGUMPULAN DATA

Untuk mendapatkan data-data yang diinginklan serta relevan antara
kenyatannya dengan teori maka dilakukan beberapa metode untuk pengumpulan
data diantaranya metode observasi partisipasi, metode wawancara dan metode
studi pustaka. Penulis memilih ketiga metode tersebut karena ketiga metode
tersebut merupakan metode dasar dan standar yang digunakan untuk penelitian.
1.

Metode observasi partisipasi, metode ini merupakan metode yang dilakukan

oleh penulis karena dengan observasi partisipasi data-data akan diperoleh
secara langsung di Sekretariat Desa Pemerintah Desa Caturtunggal dengan
melihat serta praktik secara langsung sehingga data yang sesungguhnya
didapat selama melakukan PKL.

2.

Metode wawancara, yaitu pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis

dengan melakukan tanya jawab (interview) kepada pihak yang berwenang
pada bidang yang terkait di Sekretariat Desa Pemerintah Desa Caturtunggal,
baik secara formal maupun informal. Dalam hal ini pertanyaan yang diajukan
berhubungan dengan permasalahan yang mengacu pada pokok persoalan.

3.

Metode studi pustaka adalah penulis mengumpulkan data dari berbagai

sumber bahan pustaka, literatur-literatur dan buku-buku yang berkaitan
dengan manajemen arsip dinamis lebih khusus lagi adalah arsip dinamis aktif,
yang digunakan sebagai referensi untuk merumuskan konsep, untuk
melengkapi data dan sebagai perbandingan.

E. TINJAUAN PUSTAKA
Ada beberapa bahan pustaka terpilih secara ketat dan yang paling relevan
dengan topik penelitian. Buku pertama adalah buku T.R.Schellenberg Modern
Archive terbitan The University Of Chichago tahun 1975. Secara keseluruhan
buku tersebut membahas tentang pengelolaan arsip pemerintahan mulai dari
praktek perawatan arsip, penataan arsip, sampai layanan arsip. Adapun bagian
yang relevan dan sangat membantu dalam penelitian ini adalah bab prinsip
penataan bahwa penataan arsip harus ada pengawasan artinya arsip yang ditata
harus diperhatikan secara khusus karena masih dipergunakan sebagai proses
administrasi. Bab ini juga membahas tentang penataan yang memudahkan dalam
penemuan kembali arsip dinamis aktif yaitu dengan sistem kronologis, geografi
dan alphabetis. Pada bab perawatan dijelaskan bahwa Arsiparis modern harus
mempertimbangkan faktor yang mempengaruhi kerusakan-kerusakan terhadap
arsip

juga

mengetahui

perawatan

arsip

yang

berada

dalam

tempat

penyimpanannya dan juga harus menyediakan fasilitas penyimpanan yang akan

menjauhkan atau mengurangi akibat kerusakan-kerusakan tersebut. Dengan
pernyataan tersebut bahwa arsip dinamis aktif perlu perawatan karena masih
sering digunakan. Dengan demikian pemeliharaan serta perawatan terhadap arsip
perlu dilakukan dengan fasilitas yang memadai juga.
Buku kedua adalah Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital Dalam
Manajemen Kearsipan dari Boedi Martono terbitan Pustaka Sinar Harapan tahun
1994. Buku ini terdiri dari 3 bab, bab yang pertama yaitu pendahuluan, secara
garis besar bab ini membahas keseluruhan manajemen kearsipan. Bab kedua yaitu

program penyusutan yang secara garis besar membahas tentang jadwal retensi
arsip dan tujuan penyusutan. Pada bab ketiga yaitu pemeliharaan dan pengamanan
terhadap arsip. Bab ini membahas tentang perbaikan arsip serta pemeliharaannya.
Di antara bab yang ada, bab yang paling relevan yaitu pada Bab 1 yang membahas
tentang manajemen kearsipan mulai dari tahap penciptaan sampai dengan
Lembaga yang menyimpan arsip. Boedi Martono pada tahap penciptaan ini
menjelaskan bahwa arsip yang tercipta harus dipelihara dan disimpan karena
dipergunakan untuk melaksanakan tugas dan fungsi organisasi. Pada tahap
penggunaan dan pemeliharaan secara garis besar membahas tentang arsip aktif
digunakan sebagai berkas kerja dan diperlukan untuk memperlancar roda
organisasi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Dengan begitu Boedi
Martono menjelaskan bahwa agar arsip aktif yang digunakan harus diorganisir,
disimpan secara sistematis dengan berbagai filing sistem sesuai dengan jenis dan
tipe yang ada. Selanjutnya pada tahap penyimpanan arsip dinamis aktif. Pada
tahapan ini dijelaskan bahwa penyimpanan arsip dinamis aktif disimpan secara
desentral, artinya masing-masing unit kerja menyimpan dan mengelola arsip
aktifnya yang tujuannya agar lebih efisien mengingat arsip aktif masih diperlukan
untuk menyelesaikan urusan pada masing-masing unit kerja. Dengan demikian
setiap unit kerja harus mempunyai tempat penyimpanan arsip aktifnya.
Buku yang ketiga yang digunakan sebagai landasan teori yaitu Manajemen
Kearsipan dari Zulkifli Amsyah terbitan P.T. Gramedia Pustaka Utama tahun
1991. Secara garis besar buku ini membahas tentang sistem yang digunakan
dalam penyimpanan arsip. Yang pertama adalah Bab 1 yang membahas tentang

ruang lingkup kearsipan mulai dari pengertian arsip dan pengorganisasian arsip.
Zulkifli dalam bab ini menjelaskan arsip aktif adalah arsip yang masih aktif dan
banyak dipergunakan di dalam pekerjaan. Dengan demikian arsip dinamis aktif
harus diperhatikan dan disimpan agar apabila dalam penemuan kembali dapat
dilaksanakan dengan cepat dan tepat pula. Bab kedua yaitu mengindeks dan
mengabjad yang secara garis besar rmembahas tentang peraturan mengindeks.
Pada bab keempat sampai kesembilan yaitu membahas sistem yang digunakan
yaitu, sistem kronologis, sistem abjad, sistem nomor, sistem geografis, dan sistem
subyek.
Buku yang keempat adalah Manajemen Arsip Dinamis Pengantar
Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen tulisan Sulistyo Basuki yang
diterbitkan oleh PT Gramedia Pustaka Utama pada tahun 2003. Ada dua bagian
yang berkaitan dengan topik penelitian, yang pertama tentang dasar arsip dinamis
aktif yang sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan organisasi karena
digunakan sebagai perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan, dan
keperluan lain seperti sebagai memori organisasi. Selain penjelasan mengenai
manajemen surat edaran atau tembusan terdapat pula metode pemberkasan dan
sistem temu balik berdasarkan klasifikasi dan pengindekan. Pada bagian yang lain
dijelaskan oleh Sulistyo Basuki tentang administrasi program manajemen arsip
dinamis, dan segala hal yang berkaitan dengan pengamanan arsip serta
penyimpanan akan dibahas lebih mendalam.

F. SISTEMATIKA PENULISAN
Untuk memberikan gambaran secara jelas dan memudahkan pembahasan
serta pemahaman isi tugas akhir, maka isi dari tugas akhir yang berjudul
Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Sekretariat Pemerintah Desa Caturtunggal
Kabupaten Sleman Yogyakarta ini secara keseluruhan disajikan dalam empat bab
yang masing-masing mempunyai urutan tertentu dan saling terkait untuk
membentuk pengertian yang utuh. Bab I adalah pendahuluan yang terdiri dari
subbab Latar Belakang dan Permasalahan, Tujuan PKL, Metode Pengumpulan
Data, Tinjauan Pustaka, dan Sistematika Penulisan. Ulasan dalam latar belakang
dan permasalahan berisi tentang alasan penulis memilih tema yang dijadikan
dalam Tugas Akhir ini dan rumusan masalah sebagai pedoman, penentu arah atau
fokus dari penelitian yang dilakukan. Untuk menambah informasi dan menambah
data, penulis melakukan dengan cara wawancara, observasi, dan studi pustaka.
Pada subbab selanjutnya adalah Tinjauan Pustaka sebagai penunjang penulisan
Tugas Akhir ini dengan menggunakan buku yang relevan dengan tema yang
penulis ambil.
Bab II adalah gambaran umum Pemerintah Desa Caturtunggal, terdapat
empat subbab yang terdiri dari sejarah singkat yang menguraikan dari awal
berdirinya kantor tersebut hingga sekarang. Subbab kedua adalah tugas pokok
fungsi, visi dan misi, dan struktur organisasi. Subbab ketiga adalah organisasi
kearsipan di Pemerintah Desa Caturtunggal yang membahas antara unit kearsipan
dan unit pengolah serta asas pengorganisasian yang digunakan.

10

Bab III adalah Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Sekretariat Pemerintah

Desa Caturtunggal yang terdiri dari 6 subbab. Subbab pertama adalah kondisi
arsip di Sekretariat Desa. Subbab kedua adalah pengurusan dan pengendalian
surat, di dalam subbab ini diuraikan berdasarkan surat masuk dan surat keluar.
Subbab ketiga adalah penataan dan penyimpanan arsip dinamis aktif yang yang
menguraikan metode pemberkasan terhadap arsip dinamis aktif yang ada di
Sekretariat Desa. Subbab keempat adalah Sarana daan prasarana penataan , yang
membahas tentang peralatan pendukung dalam penataan kearsipan. Subbab
kelima adalah peminjaman arsip dinamis aktif dan penemuan kembali yang
membahas tentang prosedur tata cara peminjaman arsip dan uraian proses-proses
temu balik arsip yang sudah tertata di dalam filing cabinet. Subbab keenam adalah
kendala penataan arsip dinamis aktif yang menguraikan tentang kendala-kendala
yang dihadapi selama proses pengelolaan arsip dinamis aktif.
Bab keempat adalah penutup, pada bab ini terdiri dari dua subbab yaitu
kesimpulan dan saran. Pada subbab kesimpulan berisi simpulan jawaban dari
rumusan masalah yang sudah di tuliskan pada bab pendahuluan. Subbab kedua
adalah saran yang berisi tentang ide gagasan dari penulis.