PROPOSAL PROYEK

APLIKASI SISTEM INFORMASI KOMUNIKASI

ORGANISASI ON CAMPUS
UIVERSITAS ISLAM SULTAN AGUNG BERBASIS
WEB

Jenis Kegiatan:
Pengembangan Cyber Organisasi Kampus
Disusun Oleh :

UNIVERSITAS ISLAM SULTAN AGUNG

4 Juni 2014

Semarang, 4 Juni 2014

Hal : Proposal
Kepada Yth,
Kepala Biro Sistem Informasi Universitas Islam Sultan Agung
Di tempat
Dengan hormat,
Alhamdulillah hirobbilalamin senantiasa dihaturkan kepada Allah SWT,
karena berkat hidayah serta inayahnya kami bisa melakukan berbagai inovasi
teknologi dalam pengembangan sebuah system. Ucapan terimakasih kepada pihak
Universitas yang telah memberikan kesempatan untuk pengajuan proposal dalam
proses pengembangan sebuah system infomasi .
Tujuan melakukan pengembangan system informasi ini berpartisipasi
mengembangkan system informasi

sebagai sarana komuikasi dan interaksi

oraganisasi antar fakultas yang notabennya masing-masing organisasi perfakultas

kurang bekerjasama untuk membangun kegiatan-kegiatan mahasiswa dalam
lingkupan seluruh universitas, jadi selama ini semua kegiatan mahasiswa yang
sudah dikembangakan masih bersifat individualis perfakultas dalam satu
universitas. Jadi dalam adanya system informasi ini diharapkan adanya
komunikasi yang baik antar organisasi perfakultas dalam lingkupan satu
universitas.
Berdasarkan perkembnagan system yang sudah ada pada saai ini, akan
dikembangakn sebuah aplikasi system informasi organisasi on campus untuk
Universitas Islam Sultan Agung. Untuk membuat sebuah apliakasi system
informasi tersebut dibuat seperti dalam bentuk webbase dengan menggunakan
bahasa java dan php karena user interfacenya bisa diakses lewat handphone dan
PC.
Demikian proyek pengembangan system informasi yang kami tawarkan,
jika bapak atau ibu berminat dengan proposal penawaran kami, kami tunggu kabar

baik bapak atau ibu melalui email atau telephone yang sudah tersedia 10 hari
kedepan setelah penerimaan proposal. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami
ucapkan terimakasih.

Hormat Kami
Tim pengembang

Daftar Isi
Latar Belakang
Sekolah tak bisa dipisahkan dari kegiatan-kegiatan siswanya, begitupun
sekolah tinggi yang tidak dapat dipisahkan dengan segudang aktifitas mahasiswamahasiswanya. Dalam konteks Universitas itu terdiri beberapa fakultas dimana di
dalamnya terdapat banyak jenis lembaga pengembangan minat dan bakat untuk
menampung kreatifitas mahasiswa. Dalam kasus ini, banyak lembaga yang
mengadakan berbagai acara untuk menunjang kegiatan external mahasiswa, tetapi
sering kali kurang peminat di dalam kampus sendiri, dan kurangnya komunikasi
antar lembaga yang menyebabkan promote acara juga kurang maksimal di dalam
kampus itu sendiri. Contoh lain, perihal surat menyurat yang terlalu berbelit-belit
dalam penyampaiannya juga menjadi salah satu kendala dalam kelancaran acara.
Universitas islam Sultan Agung merupakan salah satu perguruan tinggi
swasta di Kota Semarang. Perguruan Tinggi yang membangun dunia cyber untuk
menunjang kegiatan mahasiswa dibidang akademik ini tidak sertakan pula
pengembangan dunia system informasi teknologi untuk menunjang kreatifitas
eksternal mahasiswa di dalam kampus.
Dengan

menganalisa

gejala-gejala

permasalahan

tersebut,

sapat

disimpulkan mengenai suatu peluang pengembangan sebuah aplikasi komunikasi

organisasi on campus yang diterapkan pada perguruan tinggi ini. Aplikasi tersebut
berbentuk web base yang berisi kegiatan-kegiatan acara seluruh lembaga
mahasiswa yang terdapat di kampus. Tidak hanya tampilan kegiatan saja, di
aplikasi ini juga akan disediakan jendela untuk discus antar mahasiswa, ktitik
saran untuk menunjang lancarnya kegiatan serta jendela untuk kegiatan surat
menyurat baik antar lembaga dan terhadap birorektorat. Aplikasi ini dibangun
dengan 2 bahasa yaitu bahasa PHP dan Java sehingga akan memunculkan 2
tampilan yaitu tampilan di handphone serta PC. Tampilan user interface yang
friendly membuat semua mahasiswa dapat mengakses lebih mudah dengan
didukungnya jaringan internet yang memadai sehingga dapat diakses dimanapun
dalam lingkupan kampus Unissula.

Pengembangan system ini dimaksutkan untuk meningkatkan kelancaran kegiatankegiatan lembaga di dalam kampus, mempermudah komunikasi baik antar
lembaga dan biro rektorat serta sebagai sarana discus juga untuk mengembangkan
ide kreatifitas mahasiswa serta mendukung Unissula menjadi perguruan tinggi
yang tidak hanya perguruan tinggi berbasis cyber learning juga menjadi perguruan
tinggi berbasis teknologi infomasi kedepannya.
Rumusan Masalah
Aplikasi ini dibuat untuk menunjangnya komunikasi antar lembaga dalam suatu
kampus, sehingga semua kegiatan yang diadakan dalam satu lembaga dapat
dikerjakan bersama atau dapat ditunjang dalam satu kampus, sehingga kegiatan
yang dihasilkan semakin berhasil dalam pelaksanaannya, yang sebelumnya suatu
promote kegiatan kurang walaupun itu dalam cakupan satu kampus, serta surat
menyurat antar lembaga dan ke biro rektorat masih terlalu manual dalam
penyampaiannya sekarang dengan adanya aplikasi yang kita kembangkan dapat
membantu untuk melancarkan suatu kegiatan serta dapat dikembangakan kembali
aspirasi para mahasiswa. Aplikasi ini berbentuk web base dengan 2 interface yaitu
pada tampilan handphone dan tampilan PC yang penggunanya diperuntukan oleh
semua anggota yang terlibat dalam suatu organisasi di semua fakultas dalam
cangkupan kampus. System ini dibangun menggunakan beberapa software ;
1. Coding pemrograman menggunakan bahasa PHP dan Java
2. Database menggunakan MySql
3. Tampilan system informasi menggunakan Macromedia Dreamweaver 8
Batasan Masalah
Batasan masalah dari perumusan masalah diatas adalah sebagai berikut :
1. Membahas tentang proses :
a. Surat menyurat yang langsung terkoneksi ke e-mail resmi masingmasing lembaga yang ada di kampus, baik perlembaga maupun biro
rektorat.
b. Media promote acara yang akan dilaksanakan
c. Media discus perlembaga
d. Summary kegiatan yang sudah berlangsung

2. Sistem

informasi

berbasis

web

base

yang

penggunanya

hanya

diperuntukan semua mahasiswa kampus yang aktif dalam organisasi.

Pada proposal ini kami tim pengembang ingin memberikan batasan
masalah. Dalam membangun system informasi komunikasi organisasi on
campus yitu hanya pembuatan aplikasi web. Aplikasi ini ditujukan untuk
berlangsungnya komunikasi yang baik dalam perorganisasian baik
lembaga perfakultas maupun lembaga pusat dan tidak menutup
kemungkinan lembaga biro rektorat secara online dan mudah diakses oleh
mahasiswa.
Ruang Lingkup Proyek Sistem
Proyek system informasi komunikasi organisasi on campus yang akan
dikembangkan memiliki beberapa ruang lingkup yang harus dikerjakan yaitu
sebagai berikut :
1. Menganalisis setiap jobdes-jobdes dan kegiatan tahunan per lembaga
2. Mendesain system utama aplikasi system informasi komunikasi organisasi
on campus
3. Pembuatan aplikasi system informasi organisasi on campus
4. Pemeliharaan system pada aplikasi yang akan dibuat
5. Dokumentasi system pada aplikasi yang telah dibuat
Menerapkan serta melakukan percobaan system informasi ini sampai
dengan penerapan system informasi dapat berjalan dengan baik dan segera
diimplementasikan pada cyber kampus.
Modul Pengembangan
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Modul kegiatan
Modul discus
Modul surat-menyurat
Modul saran kritik
Modul pengorganisasian
Modul promote kegiatan

Manfaat Pengembangan Sistem

Manfaat dari pengembangan system ini adalah sebagai berikut :
1. Meningkatkan kerjasama antar lembaga perfakultas dan lembaga pusat
biro rektorat

2. Memudahkan mahasiswa menyampaikan inspirasi dan aspirasi dalam

forum sehingga lebih leluasa dalam penyampaian
3. Lebih mudah mendapatkan pengembangan kegiatan dalam forum discus
4. Lembaga lain dapat belajar organisasi juga kepada lembaga lain
5. Mempermudah melakukan promote kegiatan dalam lingkupan kampus
Tujuan Perancangan Proyek
Tujuan dirancangnya proyek system informasi komunikasi organisasi on campus
antara lain :
1. Terbentuknya kerjasama untuk melaksanakan kegiatan kampus
2. Proses organisasi dapat dilakukan dengan melalui media handphoen atau
PC sehingga mudah diakses oleh mahasiswa dan pemeliharaannya lebih
mudah
Solusi Yang Diusulkan
1. Mudah digunakan dehgan berbagai fasilitas menu yang terintegrasi mulai
dari kegiatan mahasiswa, forum discus, dll
2. Praktis dan cepat
3. Fungsional dan efektif
4. Jaminan pemeliharaan yang mudah, murah dan praktis
Hal Yang Diharapkan
Menghasilkan beberapa laporan atau hasil print out yang dibutuhkan, antara lain :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Surat menyurat yang dikirim

Keanggotaan organisasi setiap lembaga
Random kegiatan yang akan diselenggarakan
Promosi dalam bentuk softfile
Ticket acara (jika ada HTM acara)
Laporan kedanaan
Laporan pertanggungjawaban

Waktu Pelaksanaan Proyek

Kegiatan&waktu

Bulan

Bulan

Bulan

Bulan

Bulan

Bulan

Bulan

pelaksanaan
Analis kebutuhan

Design program
Pemrograman
Pengujian
Instalasi
Pelatihan
Pemeliharaan
Dokumentasi
Biaya Pengerjaan
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Perincian
Kesekretariatan
Hardware
Software Aplikasi
Koneksi Jaringan
Beban Listrik
Sewa Tempat
Gaji Programmer
Gaji Analis
Gaji Desain
Gaji Humas
Biaya lain-lain
Anggaran Pubdepdok
Total

Biaya (Rupiah)
5.000.000
30.000.000
40.000.000
10.000.000
12.000.000
15.000.000
20.000.000
70.000.000
18.000.000
15.000.000
40.000.000
10.000.000
250.000.000

Tenaga Pelaksana
Untuk mengembangkan system informasi komunikasi organisasi on campus
Universitas Islam Sultan Agung berbasis web site maka dibutuhkan tim
pengembang yang kompeten di bidangnya masing-masing, antara lain sebagai
berikut :
1. Project Manager

:
a. Sofia Murtiani
b. Ayundha M
c. Artariawati

2. System Analis

:M.Latif.M

3. Graphich
4. Programmer

:Wahyu Risgiyanto
:
a. Wa Ode Kanartianingsih
b. Nungki Novanti
c. Septi

5. Humas

:
a. Nur Rizki A
b. Tyas Dyah I

6. Pubdekdok

: Catur Andi

Metodologi
Metedologi merupakan elemen yang paling mendasar dari suatu proses bisnis.
Berikut ini adalah suatu metodologi untuk merealisasikan proyek. Aplikasi system
informasi komunikasi organisasi on campus berbasis web site tahapannya adalah
sebagai berikut :
1. Analis Kebutuhan
Mempelajari proses-proses dan identifikasi data-data yang dibutuhkan
dalam perancangan suatu aplikasi informasi percetakan berbasis web site.
Sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan kemudahan dalam hal ini utnuk
meningkatkan pelayanan efesiensi dan keputusan.
2. Desain Fungsi
Melakukasn desain system secara detail, mulai dari Context Diagram,
Data Flow Diagram (DFD), desain fitur, desain table, relasi table dan
sebagainya sehingga membentuk system lengkap sesuai dengan fungsifungsi bisnis yang dikehendaki.
3. Pemrograman
Melakukan coding untuk merealisasikan desain fungsi yang telah dibuat.
Lama pengerjaan, kerumitan dan jumlah baris coding menentukan besar
kecilnya harga aplikasi yang dibuat.
4. Pengujian
Melakukan beberapa testing dengan uji perilaku (behavior testing), focus
terhadap input dan output serta testing terhadap fungsional system.
5. Instalasi
Mengganti system lama dengan menempatkan system baru yang telah
dibuat, jika hasil dari suatu proses pengujian sudah sesuai dengan
fungsinya.
6. Pelatihan
Sebelum aplikasi program dijalankan/dikunjungi oleh user, pihak
developer proyek perangkat lunak bertanggung jawab melatih calon user
yang hendak mengoperasikan program aplikasi yang telah dibuat. Pihak

pengembang juga berkewajiban memberikan informasi yang benar dan

terbuka sehingga tidak menyulitkan para pengguna apliasi selajutnya.
7. Pemeliharaan
Proyek perangkat lunak tidak bisa sekali begitu saja setelah
diserahterimakan, tetapi masih berlanjut hingga tenggang waktu yang
cukup untuk memastikan bahwa produk perangkat lunak yang telah
diserahkan tersebut bisa beroperasi dengan baik dan tidak ada kendali
yang berarti.
8. Domuntasi
Dalam sebuah proyek bisa terdiri dari beberapa dokumen. Dokumen
dibuat untuk melihat kemajuan proyek yang sedang dikembangkan,
sebagai referensi untuk bug bila terjadi kendala, sehingga pedoman
operasional dan sebagainya.
Kelayakan Hukum
Secara hokum, seluruh peranglat lunak software maupun hardware termasuk
prosedur-prosedur yang akan digunakan tidak menyalahi ketentuan yang berlaku
di Negara Indonesia serta ketetntuan perusahaan.