Anda di halaman 1dari 5

CH 4 Planning Business Messages

Undestanding the 3 step writing process :


3 steps for writing process messages to ensure to be effective (meeting your audiences
needs and getting your point across) and efficient (making the best use of your time and your
audiences time) :
1. Planning business messages, untuk merencanakan pesan, pertama kita harus
1. Menganalisa situasi dengan menentukan tujuan dan megetahui profil audience kita.
Setelah mengetahui tujuan dari pesan kita.
2. Kita mencari informasi untuk meet our audiences need (gatau nih bahasa indo nya).
Selanjutnya.
3. Pilih mediumnya (oral, tertulis, visual atau elektronik).

Dengan tiga faktor itu, kita bisa menyusun informasi dengan menentukan ide pokok,
limiting scope, memilih pendekatan langsung atau tidak langsung, dan meng outline
konten.

2. Writing Business Messages, setelah plan, kita harus:


1. Menyesuaikan diri dengan audience, memakai you attitude, sopan, emphasize positif,
mengurangi bias dalam pemakaian bahasa
2. Compose your message, menggunakan strong words, menggunakan kalimat efektif,
menggunakan paragraf yang mudah dimengerti (koheren)

3. Completing Business Messages, setelah menulis draft,


1. Revisi pesan, dengan evaluasi konten, melihat readibility, lalu review sampai ringkas
clear.
2. Produce message, tuangkan kedalam bentuk , review desain dan layout agar menarik
dan profesional. l
3. proofread( mengkoreksi setelah dicetak) untuk typo spelling error.
4. kirim pesan, menggunakan kombinasi tool personal dan technological.

Mengoptimalkan waktu menulis


Untuk awal, latihan menggunakan setengah dari waktu untuk plan, 1/4 untuk writing, dan
1/4 untuk completing. Lama kelamaan akan semakin ahli. Akan berbeda juga untuk project
berbeda.

Planning Effectively
planning membuat efektif, banyak orang lansgung writing, itu justru akan membuat lebih
lama. bila kita mempunyai 20-30 menit pun, usahakan menggunakan alokasi diatas.

Analyzing your situation


Defining your purpose
Semua pesan bisnis mempunyai tujuan umum (general purpose), untuk menginformasikan,
mengajak (persuasif), atau berkolaborasi dengan audience.
Tujuan umum membantu menentukan overall approach, juga menentukan partisipasi
audiens dan communication control kita.

Pesan juga memiliki tujuan spesifik, yang melihat apa yang kita harapkan dapat dicapai
dari pesan kita dan yang kita harapkan audiens lakukan setelah menerima pesan.
Setelah menentukan tujuan spesifik, kita bisa menguji tujuan kita dengan bertanya 4
pertanyaan :
1. Apa akan ada yang berubah dari hasil pesan?
2. apakah tujuan kita realistis?
3. Apakah waktunya tepat?
4. Apakah tujuanmu dapat diterima organisasi?

Developing an audience profile


Sebelum audiens membaca atau mendengar, mereka harus tertarik dulu.
untuk menganalisis audiens :
1. Identifikasi audiens primer, untuk beberapa pesan, terkadang lebih penting dibanding
lainnya.
2. Menentukan ukuran audiens dan geographic distribution, menyampaikan pada 10000
orang dengan 50 orang akan mempunyai cara yang berbeda
3. Menentukan komposisi audiens, mencari kesamaan dan perbedaan audiens.
4. Estimasi pemahaman audiens,
5. Mengerti ekpsketasi dan preferen audiens
6. memprediksi kemungkinan reaksi audiens

Gathering information
Setelah mengtahui audiens kita seperti apa, langkah selanjutnya adalah mengumpulkan
informasi yang akan dimasukan di dalam pesan.
Kita bisa teknik informal untuk mengumpulkan insight dan fokus pada riset :
1. Memikirkan pandangan lainnya.
2. Membaca laporan dan dokumen perusahaan lainnya.
3. Bebicara dengan supervisor, kolega, dan pelanggan
4. Bertanta pada audiens untuk input

Uncovering audience needs


Bagaimana mengetahui kekurangan dari sebuah produk, yaitu dengan adanya informasi
yang kurang lengkap (how to use the equipment), dan terlalu banyak informasi yang salah (how
the equipment work). Sebelum memberikan respons kepada audiens, audiens tidak dapat
mengekspresikan secara jelas kekurangan yang mereka butuhkan. Sehingga, kita sebagai
pebisnis harus dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan audiens dengan secara lengkap dan
jelas.

Providing Required Information


Sebelum menyediakan informasi mengenai kebutuhan audiens, harus dipastikan bahwa
kita mengerti apa yang dibutuhkan audiens dan informasi apa yang dibutuhkan audiens. Dengan
menggunakan 5W+1H informasi yang diberikan kepada audiens akan lebih jelas dan secara tidak
langsung menggunakan 5W+1H akan menjawab semua pertanyaan audiens. Untuk menentukan
kualitas informasi pesan yang disediakan, pastikan bahwa informasinya:
1. Akurat
2. Sesuai dengan etika
3. Pertinent atau relevan

Selecting The Right Medium


Pemilihan media dalam menyampaikan pesan komunikasi, harus dipastikan bahwa medium
tersebut merupakan medium yang tepat dalam menyampaikan informasi secara eketif, pemilihan
medium yang kurang tepat akan membuat pesan diterima secara tidak efektif. Medium merupakan
cara bagaimana pesan ditransmisikan sesuai dengan konteksnya.

Oral Media
Oral media merupakan medium berkomunikasi yaitu tatap muka langsung, wawancara, pidato, dan
presentasi dan rapat orang ke orang. Menggunakan indera penglihatan, pendengaran, dan juga

kemampuan berinteraksi dengan orang lain. Namun penggunakan oral media tidak selamanya
dinilai efektif dalam berkomunikasi, seperti contohnya dalam melakukan pemecatan terhadap
karyawan lebih efektif untuk menggunakan media lain selain tatap muka langsung.

Written Media
Dengan menggunakan media tertulis seperti memo dan surat. Namun memo dan surat memiliki
perbedaan tersendiri, seperti memo bersifat lebih informal dibandingkan surat. Sekarang,
kebanyakan organisasi lebih condong untuk menggunakan e-mail, blogs, dan elektronik media
lainnya. Sedangkan, surat lebih formal dibandingkan memo dimana surat dijadikan sebagai
medium komunikasi massa yang dapat juga untuk me-maintain hubungan dengan customers,
supplier, dll. Contohnya, CRM.

Visual Media
Meskipun menggunakan visual media sepenuhnya tanpa teks tidak efektif dalam proses
komunikasi, namun penggunaan visual media sangatlah diperlukan dalam melakukan proses
komunikasi. Penggunaan visual seperti gambar, tabel, chart, simbol, dsb dapat menstimulus
indera-indera manusia khususnya indera penglihatan.

Electronic Media
Elektronik media berkembang pesat dan mendukung proses komunikasi menjadi lebih efektif.
Elektronik media juga terbagi dalam beberapa versi yaitu:
- Electronic versions of oral media, termasuk telephone calls, teleconferencing (dimana tiga atau
lebih tergabung dalam call yang sama), voice-mail messages, audio recording termasuk
compact disk dan podcast.
- Electronic versions of written media, termasuk email dan instant message untuk blogs, websites,
dan wikis.
- Electronic versions of visual media, termasuk presentasi menggunakan powerpoint dan software
lainnya, animasi komputer menggunakan adobe flash, dan video.

Factors to Consider When Choosing Media


Beberapa faktor untuk memilih media yang tepat sehingga, pesan yang ingin disampaikan lebih
tepat:
1. Media richness
Kekayaan media yang menjadi kemampuan untuk (1) mendapatkan pesan secara langsung
seperti visual, verbal, dan vocal, (2) facilitate feedback, (3) establish personal focus.
2. Message formality
Penggunaan media yang dipilih mencerminkan gaya dan pola pesan sender.
3.
4.
5.
6.

Media limitations
Sender intentions
Urgency and cost
Audience preferences

Organizing your information


1.
2.
3.
4.
5.

kiita bisa mengatur pesan secara logis dan juga mendorong audiens dengan
mengetahui pentingnya pengaturan yang baik
menjelaskan main idea
limiting scope
memilih pendekatan langsung atau tidak langsung*
meng-outline content

*pendekatan langsung = message baru evidence, tidak langsung = evidence baru message