Fungsi
PPIC
Production
Planning
Inventory Control )
Pendahuluan
Fungsi Planning dalam perusahaan (manufacture) dijalankan oleh bagian PPIC ( Production
Planning and Inventory Control ). Disamping memiliki fungsi production planning, PPIC juga
memiliki peranan dalam manajemen Inventory.
Inventory atau barang persediaan merupakan aset perusahaan yang berupa persediaan
bahan baku/raw material, barang-barang sedang dalam proses produksi, dan barangbarang yang dimiliki untuk dijual. Karena inventory disimpan di gudang, maka manajemen
inventory dan gudang sangat berkaitan. Pergudangan sendiri adalah kesatuan komponen
didalam Suplay Chain product. Gudang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang ya,
sampai digunakan dalam proses produksi. Fungsi penyimpanan ini sering disebut ruang
persediaan, gudang bahan baku, dll. Perusahaan besar atau kecil, untuk pengadaan dan
penyimpanan barang ini diperlukan biaya besar. Biaya penyimpanan ini setiap tahun
umumnya
mencapai
sekitar
20
40%
dari
harga
barang
(Indrajit,
R,E.,
Purchasing, dan Produksi. Disamping itu Informasi mengenai level of raw material, Work In
Process (WIP), Final Product, dan data stock opname
dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan juga termasuk dalam tanggung jawab
PPIC .Beberapa perusahaan memiliki gaya manajemen production planning yang tampak
berbeda secara teknis, tapi secara umum fungsi ini tidak jauh berbeda. Situasi Market
menuntut produsen mampu menerapkan strategi operasi yang paling tepat. Salah satu
contohnya, untuk menekan biaya penyimpanan, customer menuntut produsen menerapkan
model produksi make to order, dengan variasi item product yang tinggi dan pemesanan
dalam quantity kecil. Faktor ini akan sangat mempengaruhi model system planning
diperusahaan tersebut.
Saya mengajak anda untuk mendalami peran PPIC secara spesifik. Ada cerita yang dapat
menjelaskan pola ini, Kami memiliki model produksi MTO, dengan market Jepang sebagai
salah satu "potensial market" , pola order barang dari sisi Customer/Distributor Jepang
sangat menarik. Saat barang datang di pelabuhan, kontainer langsung didistribusikan ke
Customer mereka. Jadi produk kami tidak perlu dikeluarkan dari kontainer. Distributor ini
sudah memasukkan jadwal kedatangan atau bongkar muat saat sampai di Pelabuhan
disana, jadi mereka tidak memerlukan Gudang perantara untuk menyimpan. Tidak hanya ini,
biasanya pola MTO ini diikuti oleh variasi product yang sangat tinggi dalam Lot-lot order
yang kecil, yang dalam prakteknya akan membuat aktivitas produksi menjadi lebih sulit dan
berpotensi menaikkan cost.
Case seperti diatas menununjukkan begitu sulit bagi Manufacture untuk mengendalikan
customer. Bermain di ceruk yang ketat, kita tidak boleh hanya berbicara function, tapi
aspek-aspek lain yang dimiliki product akan menjadi nilai tambah, dalam memenangkan
persaingan. Jika anda seorang praktisi PPIC yang familiar dengan proses Make To order
(MTO), memiliki variasi item produk sangat tinggi, dan menerima oder dalam lot-lot kecil,
model order seperti ini biasanya sangat merepotkan, terutama dalam tahap realisasi
product. Entah ini kebetulan atau tidak, kondisi ini menjadi semacam bumerang bagi proses
manufacturing secara keseluruhan. Salah satu problem internal terbesar manufacture kita
yaitu fleksibilitas yang rendah, kemampuan bagian produksi dalam mengikuti strategi
marketing kadang masih masih sangat kurang. Untuk itu PPIC bertanggung jawab dalam
menentukan dan mengevaluasi sistem produksi, apakah harus dilakukan secara manual
atau menggunakan soft ware dalam mengelolanya, mutlak sistem ini ada dibawah tanggung
jawab PPIC. Terkadang, lemahnya pemahaman dan kesadaran leader-leader produksi akan
hal ini menyebabkan sering adanya konflik internal antara PPIC dan Produksi. Saya
ibaratkan hubungan PPIC dengan bagian produksi ibarat Tom and Jerry. Meskipun tidak
menutup kemungkinan, dengan pertimbangan tertentu seperti fleksibilitas perubahan arah
produksi, suplay material, dan distribusi data, antara PPIC dan Produksi berada dalam satu
atap atau Divisi Operasional. Masing-masing dipimpin oleh Level Manager. Dari contoh case
yang pernah saya temui dilapangan, model seperti ini memerlukan sosok Operasional
Manager dengan leadership & knowledge yang sangat kuat, jika tidak akan terjadi over
lapping Job, batas tanggung jawab yang tidak clear, dan yang paling bahaya yaitu konsesikonsesi atau kesepakatan negatif yang berpengaruh pada mundurnya schedulle delivery
dan konsumsi material yang relatif tinggi.
PPIC bukanlah robot, yang hanya menjalankan aktivitas sesuai prosedure yang berlaku.
Tetapi secara Tim, PPIC berisi sekumpulan orang dengan qualifikasi dasar diantaranya,
memiliki sifat pembelajar/learning people, memiliki analitycal skill, dan Sistematis. Jadi tidak
hanya menjalankan sistem yang sudah ada, tetapi lebih pada memastikan sistem yang
dijalankan efektif atau istilah saya "Rule Maker".
tambahan material, dll, pastinya akan mempengaruhi alokasi capasitas dan seluruh
penjadwalan. Pertanyaannya, mungkinkah Ms. Excel melakukannya? Jika yang saya masuk
sinkronisasi, yang saya tahu, jawabannya adalah tidak mungkin. Excel hanya bisa
mengerjakannya secara terpisah dan sangat tergantung pada operator untuk melakukan
rangkaian update.
berdasarkan order customer. Dengan pertimbangan minimalisir biaya pengadaan dan buffer,
memiliki stock M&SM dalam batas optimum dengan beberapa metode peramalan
memberikan jaminan akan kelancaran proses ( fluently production process ). Namun tidak
menutup
kemungkinan
adanya
emergency
order
atau
order
spesial
sehingga
menyebabkan keluarnya Bill of material (BOM) setelah kedatangan order customer atau
setelah arrange order ( master production schedulle/MPS )
Work In Process ( WIP ). Kondisi ideal, tahapan process dari satu station ke station lainnya
berlangsung secara continue. Namun ada beberapa proses memerlukan pengelolaan
khusus, akibatnya
produksi
Pergeseran barang jadi terkadang tidak bisa sempurna atau satu banding satu. Karena
aspek kerumitan dan ongkos pengerjaan yang ekonomis, produk dari Divisi A yang menjadi
bahan baku untuk proses di divisi B, terkadang tidak dibuat pas atau sesuai dengan order
customer, mempertimbangkan aspek yang saya sebut sebelumnya, quantity yang diproduksi
kadang berlebih. Inilah yang disebut WIP, bagian PPIC bertanggung jawab penuh dalam
mengendalikan barang persediaan jenis ini. Peranan Sistem Informasi dan penerapan logic
proses yang tepat dapat menjamin pengendalian WIP. PPIC akan selalu dapat memantau
progress produksi di semua tahapan proses.
posisinya sudah di tahap akhir, dengan manajemen ware house yang baik, pengendalian
final product bisa dilakukan dengan baik. Poinnya, PPIC harus secara real time dan up to
date dalam menerima informasi mengenai final product siap dikirim ke customer.
Logic Inventory
Gado-gado, kalo penjualnya lambat dan gak jelas kapan selesainya, setiap ditanya
jawabannya tidak tahu atau berulangkali sampaikan,maaf saya cek dulu, hampir tidak ada
kepastian kapan selesainya dan berapa banyak yang bisa diselesaikan. Ini baru masalah
gado-gado lho ya. Dalam sebuah industri, bisa saja final product perusahaan kita menjadi
material bagi industri lainnya. Misal Industri kancing dan resleting menjadi material bagi
industri Garment. Inilah salah satu konsep dari customer satisfaction . Customer tidak
bisa melihat langsung ke dalam dapur anda, tapi bagaimana meresponse datangnya
order, akan memberikan gambaran seberapa kuat kemampuan manufacturing perusahaan
anda. Disinilah vitalnya peranan PPIC dan Sistem Informasi dalam proses planning dan
monitoring .
Tahapan dalam planning dan monitoring proses produksi
Arrange Order
Ini merupakan tahap awal dari planning, yaitu menerima order dari Sales. Order ini bisa
berupa direct order dari customer, atau pembuatan stock untuk buffer saat peak season.
Kombinasi Make To order (MTO) dan Make To Stock (MTS). Beberapa perusahaan
menyebutnya Schedulling Rencana induk atau pembuatan Master Planning Schedule
(MPS). Schedulling ini masih belum detail, masih bersifat global dan memiliki periode yang
panjang 3 6 bulan. Data-data di MPS sangat penting untuk memberikan informasi ke
bagian produksi untuk mempersiapkan resourcesnya, dan ke bagian purchasing untuk
mempersiapkan material.
Meski masih didalam scope PPIC, beberapa perusahaan yang sudah terintegrasi sistem
informasinya, memberikan tugas input arrange order ke bagian sales. Lho koq bisa. Inilah
keunggulan penerapan sistem informasi yang integral. Purchase order dari Customer,
langsung diinput oleh sales, dan real time langsung masuk kedalam Master Planning
Schedulle. Bayangkan tinggal 1 klik saja, sistem sudah melakukan arrange order secara
automatis. Bagaimana melakukannya ?
Konsep dasarnya sebagai berikut. Dasar dari konsep ini, yaitu menyerahkan pekerjaan
reguler pada sistem. Karena logika manusia sulit untuk mengolah informasi yang begitu
banyak dan dalam waktu singkat, sistem menggunakan logika machine, meski masih di
back up dengan proses manual operator. Ada beberapa parameter yang harus terpenuhi :
1.
Sistem memiliki data base mengenai sistem Grouping, yaitu menyatukan item produk yang
melalui jalur proses yang sama, ibaratnya anda harus memiliki jalur seperti rel kereta api,
untuk
ini
jelasnya
saya
sudah
menulis
detail
teknisnya
dalam
artikel
di link
:http://www.dedylondong.blogspot.com/2012/01/bagaimana-cara-menentukan-lead-
time.html . Sebanyak apapun variasi produk yang anda miliki, produksi sudah terbagi
kedalam line-line / jalur imaginer, yang dapat teridentifikasi oleh sistem.
2.
3.
4.
PO
Customer
ter
input
kedalam
database,
secara
real
time
sistem
menginformasikan pada PPIC estimasi schedulling dan status component material. Seperti
yang saya sampaikan data dalam Arrange order masih sangat kasar dan belum bisa dibaca
oleh bagian processing. Perusahaan yang terdiri dari beberapa divisi-divisi yang saling
tergantung
mendekati proses akhir, pembagian grup/ Line ini semakin terpecah semakin banyak.
Disinilah pentingnya PPIC memahami total alur proses realisasi produk.
Alokasi order bertujuan untuk membagi Item yang diorder kedalam tahapan-tahapan proses
mulai awal sampai delivery. Berbeda dengan arrange order, alokasi order biasanya memiliki
periode schedulling yang lebih pendek, yaitu sekitar 2 4 minggu , kecuali jika suatu Line
benar-benar mendapat order yang kapasitasnya melebihi dari 30 hari ( tentunya ketentuan
ini bervariasi disetiap perusahaan ). Tidak semua item dimulai dari proses awal, inilah
pentingnya database WIP, beberapa komponen-komponen pendukung reguler juga distock
dalam batas optimal di masing-masing divisi. Sistem memberikan pergerakan barang
persediaan diseluruh tahapan.
Istilah lain dari Alokasi Order yaitu Dispatching, aktivitas pengeluaran work order/perintah
kerja pada bagian produksi terkait. Item-item produk yang ter-alokasi berarti sudah memiliki
raw material yang complete. Yang perlu diperhatikan dalam melakukan alokasi & Monitoring
order :
perlambatan penyelesaian.
3) Melakukan response yang cepat jika terjadi masalah yang menyebabkan keterlambatan,
denan mengambil option re-Schedulling atau mengontrol Delay.
4) Memastikan order yang sudah ter-alokasi ( dalam sistem) ter-Print out agar bisa dikerjakan
oleh bagian produksi. Ini sangat penting, karena print out Work order menjadi dasar bagi
personel di lantai produksi. Untuk itu Work Order harus memberikan Informasi-informasi
penting terkait : 1) Nama item product, 2) Component Material, 3) Code numeric atau
Barcode, 4) Quantity, 5) Tanggal mulai produksi ( start date ) , 6) Tanggal target selesai
( Finish Date), 7) Info lain terkait dengan Spesifikasi produt ( warna, dimensi, dll ), 8) No.
Regristasi Customer Order, 9) No. Regristasi Work Order, 10) Identifikasi untuk mampu
telusur proses. Konsep yang saya sampaikan ini biasa disebut dengan KANBAN
dibeberapa perusahaan Jepang. Tidak hanya informasi diatas, penerapan sistem Kanban
menuntut adanya standarisasi tempat-tempat penyimpanan. Misal, product dalam sebuah
Box berisi maksimal 400 pcs, jika order dari customer untuk item ini totalnya 1000 pcs,
maka Work Instruction
memiliki quantity 400, 400, 200 pcs/sheet. Dengan masing-masing sheet memiliki No.
Regrestasi sendiri ( angka dan barcode), dalam prosesnya, Shet-sheet ini selalu mengikuti
pergerakan produk. Sepintas memang terlihat boros kertas, tapi melihat akurasi dan
kemudahan dalam processingnya, saya pikir masih jauh lebih besar manfaatnya. Saya
rekomendasikan sistem ini untuk anda terapkan.
Kartu Kanban
5) Melakukan monitoring terhadap progress di setiap stasiun kerja (work station). Delay di
satu station akan mempengaruhi ketepatan waktu station didepannya. Jika benar-benar ini
terjadi, PPIC harus mengambil langkah-langkah untuk
Penutup
Sepanjang karir saya dalam industri manufacture, PPIC merupakan bagian yang sangat
unik.JIka melihat personel HRD, Finance, Produksi, Engineering, GA, Logistic, Continous
Improvement (CI), dan QC, mereka ini memiliki basic knowledge yang bisa terpakai jika
diterapkan di perusahaan yang bergerak dalam industri berbeda. Dengan tingkat adaptasi
relatif lebih mudah, orang-orang yang berada dalam spesialisasi yang saya sebut diatas
tingkat perputarannya relatif tinggi, apalagi bagian HRD bsia saya sebut luar biasa tinggi.
Berbeda kondisinya dengan PPIC ( dan R&D), basic knowledge tidak banyak membantu jika
orang-orang ini berpindah kerja di indsutri dengan bidang dan model operasi yang berbeda.
Tidak bisa 'Copy Paste'. Mereka seperti mulai dari awal dalam memahami total system yang
berkaitan dengan Produksi, Logistic, Marketing, bahkan Finance. Barangkali tiga fungsi
yang saya sebut terakhir relatif mudah, namun system produksi memerlukan pemahaman
yang sangat tinggi. Karena pengetahuan dan pemahaman terhadap keempat system ini
merupakan basic knowledge saat memasuki perusahaan yang baru, ini saya asumsikan
anda tidak memiliki masalah dalam komunikasi dan interpersonal saat masuk dalam
organisasi perusahaan yang baru lho ya. melihat situasi ini, saya sangat maklum jika
perpindahan orang PPIC ke perusahaan lain biasanya berada dalam bidang yang sejenis
atau mirip, akan lebih safe. Dan saya sangat kagum plus Salut bagi anda, yang berani
keluar
dan
mencoba
memasuki
bidang
industri
yang
berbeda.
industri manufacture :
1. Memahami seluruh prosedure operasional terkait dengan produksi, inventory, logistic,
marketing. Tidak hanya tekstual, tetapi kondisi actual wajib untuk dipahami. Knowledge ini
akan sangat berguna dalam menganalisa permasalahan yang melibatkan beberapa bagian.
Pemahaman mutlak akan prosedure menjamin rasa hormat personel dari bagian lain.
2. Memahami proses produksi dengan aktual & detail. Jika anda berfikir, bisa memahaminya
dengan hanya mempelajari flowchart, Instruksi kerja, SOP, dll. Ini masih sangat kurang,
Pemahaman anda sebagai orang PPIC harus sama baiknya dengan skill & knowledge
Supervisor dan Manager Produksi bahkan lebih baik, jika PPIC berperan sebagai 'Rule
Maker' .
3. Positioning yang jelas dan tepat. PPIC bukanlah perpanjangan tangan Produksi dan
Marketing. Untuk itu dengan dilandasi dua poin diatas, PPIC harus berada di posisi yang
proporsional, dengan fokus pada target utama, yaitu ketepatan Delivery dan Stabilitas
Capasitas Produksi.
Saya sadar sepenuhnya artikel ini bukanlah sebuah manual book yang berisi ratusan
halaman tentang detail alur proses, prosedure, sistem informasi, dll. Sulit bagi saya untuk
mentransfer secara lengkap ke dalam format tulisan yang singkat ini. Karena setiap
manufacture memiliki modelproduction planning yang (sedikit) berbeda, maka artikel dapat
berperan sebagai kondsep dasar dan cara berpikir. Tentunya masih banyak aspek yang bisa
dikembangkan dalam mensupport manufacture dalam memenuhi kepuasan pelanggan dari
sisi realisasi product.
Akhir kata, ditengah berbagai kekurangan, semoga artikel ini memberikan manfaat bagi
rekan-rekan dalam membangun sistem Production Planning dan Inventory. Sehingga, untuk
kedepannya, perusahaan anda memiliki grand desain sistem production planning dan
inventory yang terintegrasi dengan sistem IT yang mudah dipahami, efektif, akurat, update
dan mampu menyajikan informasi secara real time.
Terima kasih.