Anda di halaman 1dari 9

Pertemuan 5

Penulisan Laporan Manajerial


1. PENDAHULUAN
Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara
tertulis atau lisan mengenai seuatu hal tertentu sesuai dengan tujuan
penulisannya. Dalam dunia perkantoran modern, bentuk laporan tertulis
merupakan bentuk laporan yang digunakan. Hal ini mengingat dalam
laporan tertulis secara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat
pertanggungjawaban, dan alat pengambilan keputusan dalam kehidupan
organisasi.
Menurut Odgers (2005) ada beberapa komunikasi tertulis yang
dilakukan oleh organisasi, yaitu surat, memo, laporan, proposal dan
intinerary. Surat dibuat dengan tujuan untuk berkomunikasi dengan
organisasi maupun orang di luar organisasi. Surat biasanya terdiri dari
kepala surat, tanggal, alamat, salam pembuka, isi, penutup dan tanda
tangan. Memo merupakan komunikasi tertulis yang informal ditujukan
untuk anggota internal organisasi. Saat ini penggunaan memo semakin
berkurang digantikan dengan e-mail. Laporan merupakan dokumen yang
menganalisis

dan

mengevaluasi

semua

aktivitas

organisasi

dan

menyediakan informasi penting yang berkaitan dengan pengambilan


keputusan. Langkah yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan
adalah merencanakan apa yang akan dilaporkan, mengumpulkan data,
mengorganisasikan data dan menulis draf awal sebuah laporan.Proposal
merupakan dokumen yang digunakan untuk mengusulkan rencana baru
atau pemecahan masalah yang ada.
Proposal biasanya memuat masalah yang akan diselesaikan, cara
penyelesaiannya, kapan diselesaikan dan berapa biaya pelaksanaan serta
siapa

personal

yang

akan

melaksanakannya.

Itinerary

merupakan

dokumen yang mencatat rencana perjalanan. Itinerary umumnya berisi


Office Management (5) 46 | P a g e
Author : Jessi Benu

tanggal, waktu, lokasi keberangkatan, tujuan maupun janji pertemuan


yang dilakukan dalam perjalanan tersebut.
Apa peranan laporan dalam organisasi? Laporan merupakan salah
satu bentuk pertanggungjawaban pelaksana suatu kegiatan (biasanya
bawahan) kepada atasannya. Penyusunan laporan bisa bersifat rutin
ataupun instruksional (perintah atasan). Penyusunan laporan merupakan
salah satu bentuk komunikasi vertikal dari bawah ke atas (bottom up)
sebagai konsekuensi pelimpahan tanggung jawab dan wewenang dari
pimpinan kepada bawahan. Quible (2001) mendefiniskan laporan sebagai
perwujudan pertanggungjawaban dari bawahan kepada atasan atas
pemberian kepercayaan dalam melaksanakan tanggung jawab dan
pelimpahan wewenang untuk mendukung pelaksanaan tanggung jawab
tersebut.
Untuk menyusun suatu laporan tidak hanya dibutuhkan ketrampilan
tetapi juga kompetensi dan kreativitas, karena laporan tidak hanya terdiri
dari penyampaian informasi tapi juga membutuhkan gagasan atau
pemikiran penyusun laporan. Oleh karena itu perlu pengembangan
kemampuan pegawai administrasi berkaitan dengan penulisan laporan
manajerial.
2. MANFAAT, FUNGSI DAN SYARAT LAPORAN BERKUALITAS
Laporan memiliki beberapa manfaat yang berkaitan satu dengan
yang lain. Locker (2000) menyatakan beberapa manfaat tersebut yaitu (1)
sebagai sarana komunikasi vertikal, (2) sebagai alat pertanggungjawaban;
(3) memberikan infomasi penting; (4) sebagai bahan untuk pengambilan
keputusan.
Berdasarkan beberpa manfaat tersebut, maka laporan memiliki
beberapa

fungsi.

Fungsi-fungsi

tersebut

yaitu

fungsi

komunikasi,

pertanggungjawaban, informasi, pengawasan dan pengambilan keputusan


Mengingat

fungsi

laporan

yang

cukup

penting,

maka

untuk

menyusun laporan yang berkualitas harus memenuhi beberapa syarat.


Syarat tersebut menurut Gie (2000) adalah sebagai berikut:
Office Management (5) 47 | P a g e
Author : Jessi Benu

1. Kecermatan (accurancy).
Laporan manajerial merupakan salah satu bahan yang akan digunakan
oleh seorang pimpinan untuk mengambil keputusan berkaitan dengan
operasi organisasi yang menjadi wewenangnya. Oleh karena itu,
laporan harus cermat dan sesuai dengan kondisi yang ada di lapang,
sehingga keputusan yang diambil pimpinan akan tepat.
2. Ketepatan waktu (timelines)
Faktor waktu merupakan faktor penting dalam

pengambilan

keputusan. Laporan merupakan sumber informasi dalam pengambilan


keputusan. Oleh karena itu penyusunan laporan harus pada waktu
yang tepat, tidak molor. Jika laporan diselesaikan melampaui waktu
yang ditentukan, maka laporan tersebut akan menurun derajat
kepentingannya

karena

tidak

bisa

digunakan

sebagai

dasar

pengambilan keputusan pada saat dibutuhkan.


3. Kecukupan (adequacy)
Sebagai salah satu sumber informasi, laporan diharuskan mempunyai
informasi yang cukup baik, benar-benar mencakup beberapa hal
informasi yang dibutuhkan secara tepat sehingga dapat digunakan
sebagai dasar pengambilan keputusan.
4. Kesederhanaan (simplicity)
Laporan diharuskan menggunakan bahasa yang lugas dan mudah
dimengerti serta mengurangi penggunaan istilah-istilah teknis serta
lebih menonjolkan pemahaman pimpinan terhadap tujuan penulisan
laporan.
5. Kejelasan (clarity)
Laporan akan dikatakan berkualitas jika isi laporan tersebut jelas dan
tepat serta rinci tentang suatu hal. Hal ini penting karena pimpinan
hanya mempunyai waktu yang terbatas untuk melihat data sehingga
akan sangat membantu jika laporan sudah merubah data menjadi
informasi.
3. JENIS LAPORAN
Terdapat beberapa klasifikasi laporan. Berdasarkan klasifikasinya
laporan dapat digolongkan dalam beberapa macam (Quible, 2001).
1. Berdasarkan waktu penyampaian
Jika dilihat dari segi waktu, laporan dapat dibagi menjadi dua yaitu:
Office Management (5) 48 | P a g e
Author : Jessi Benu

a. Laporan rutin. Laporan ini sering pula disebut laporan berkala


atau periodic. Laporan rutin merupakan laporan yang dibuat
secara periodik menurut periode waktu tertentu, misalnya
mingguan, bulanan, tahunan. Laporan ini biasanya memuat
informasi yang berhubungan dengan pelaksnaan aktivitas pada
satuan unit organsiasi atau tugas seseorang dalan organisasi.
b. Laporan insidental. Laporan incidental merupakan laporan yang
dibuat dan disampaikan dengan waktu yang tidak terjadwal tetap
tetapi berdasarkan suatu peristiwa tertentu yang dianggap
penting oleh organisasi.
2. Berdasarkan cara penyampaian
Jika dilihat dari segi penyampaian, laporan dapat diklasifikasikan
menjadi 3, yaitu:
a. Laporan lisan. Laporan ini tidak memerlukan bentuk penulisan
khusus karena laporan ini bersifat langsung ke pimpinan baik
melalui telepon maupun bertatap muka. Perlu diperhatikan dalam
administrasi perkantoran modern, laporan lisan melalui telepon
dianggap kurang sopan. Laporan lisan bisa disampaikan jika hal
yang

disampaikan

bersifat

informatif,

singkat

dan

tidak

berdampak hal yang fatal. Laporan lisan sulit untuk dasar


pengambilan keputusan karena tidak ada bukti tertulis yang
dapat dipertanggungjawabkan. Sehingga laporan lisan hanya
bersifat informatif saja.
b. Laporan tertulis. Laporan ini bisa berbentuk formal atau informal.
Laporan tertulis formal mempunyai bentuk yang standar mulai
dari permasalahan, tujuan, sampai dengan biaya.
c. Laporan visual. Laporan ini disajikan dalam bentuk gambar bisa
berupa lukisan, foto, film atau slide. Laporan ini biasanya kita
temui

pada

berita

yang

ditayangkan

televise

atau

film

dokumentasi yang dibuat untuk melaporkan kejadian tertentu


yang membutuhkan biaya yang relative lebih besar.
3. Berdasarkan bentuk
Dilihat dari segi bentuk, laporan dapat dibagi menjadi 3 yaitu:
Office Management (5) 49 | P a g e
Author : Jessi Benu

a. Berbentuk surat. Laporan dalam bentuk surat memuat informasi


yang terbatas hanya poin-poin terpenting saja yang ditulis di
dalamnya.
b. Berbentuk formulir. Laporan dalam bentuk ini disajikan dalam
bentuk dan format yang tetap. Dengan kata lain, yang berubah
adalah isinya, tetapi materi yang dilaporkan tetap. Laporan
bentuk ini biasanya dilakukan dalam laporan rutin.
c. Berbentuk karangan atau naskah. Laporan ini menyampaikan
informasi

yang

cukup

banyak.

Biasanya

digunakan

dalam

menulis laporan formal misalnya skripsi, thesis dan disertasi.


4. Berdasarkan sifat penyajian
Dilihat dari sifat penyajian, laporan dapat dibagi menjadi dua yaitu
laporan informal dan laporan formal. Laporan informal biasanya
dibuat berdasarkan keinginan penyusun sendiri tanpa mengikuti
aturan-aturan pembuatan laporan dan tanpa didukung dokumendokumen yang terkait. Laporan formal dibuat sesuai dengan aturanaturan dan dokumen-dokumen yang jelas.
5. Berdasarkan maksudnya
Berdasarkan maksud dibuatnya laporan dapat dibagi menjadi 6
yaitu:
a. Laporan informatif
Laporan ini hanya bersifat informatif tidak melakukan analitis
atau rekomendasi terhadap suatu fenomena
b. Laporan rekomendasi
Laporan yang memberikan informasi sekaligus pendapat si
penyusun berupa penilaian atau tindak lanjut dari penilaian
terhadap suatu hal atas dasar pengamatan sekilas bukan dari
penelitian mendalam.
c. Laporan pertanggungjawaban
Laporan ini menyampaikan informasi kepada atasan mengenai
pelaksanaan suatu program kerja tertentu baik dari proses,
keberhasilan atau kegagalan (hasil), faktor penghambat dan
pendukungnya.
d. Laporan analistis
Laporan ini selain memberikan informasi juga memberikan
sumbangan pemikiran berdasarkan analitis yang mendalam.
e. Laporan perkembangan
Office Management (5) 50 | P a g e
Author : Jessi Benu

Laporan ini dibuat untuk menginformasikan perkembangan atau


kemajuan

suatu

pelaksanaan

kegiatan/program

atau

perkembangan organsiasi secara keseluruhan. Laporan ini juga


berupa

evaluasi

terhadap

pelaksanaan

kegiatan

tersebut.

Laporan ini berguna untuk mengetahui sejauh mana suatu


pekerjaan/program telah dilaksanakan dan dampaknya. Laporan
ini berguna untuk melakukan perencanaan tahap selanjutnya.
f. Laporan studi kelayakan
Laporan ini dibuat atas dasar adanya permasalahan khusus
terhadap

suatu

program

yang

dijalankan

dan

diupayakan

pemecahannya. Dalam laporan disajikan beberapa alternative


solusi suatu masalah dan dievaluasi guna menentukan pilihan
yang terbaik dari berbagai alternative tersebut.
4. SISTEMATIKA LAPORAN
Secara umum laporan manajerial terdiri dari beberapa bagian, yaitu
pendahuluan, isi laporan dan pembahasan, penutup serta kesimpulan.
Pendahuluan memuat latar belakang masalah dan rumusan
masalahnya, tujuan penulisan laporan, ruang lingkup dan sistematika
laporan.
Isi laporan sering disebut tubuh laporan. Isi laporan ditentukan oleh
masalah atau tujuan laporan. Isi dalam laopran informative akan berbeda
dengan

laporan

rekomendasi,

laporan

analitis

atau

yang

lainnya.

Pembahasan dalam laporan juga harus disesuaikan dengan jenis laporan.


Laporan informatif tidak perlu memuat analisis, begitu juga dengan jenis
laporan yang lain, pembahasan harus disesuaikan dengan jenisnya.
Penutup digunakan untuk menandai berakhirnya suatu laporan yang
tidak mengandung analisis. Tetapi jika laporan analitik, bagian akhir
laporan (penutupnya) berupa kesimpulan yang berisi penilaian positif atau
negative, baik atau buruk, berhasil atau kurang berhasil, untung atau rugi
dan sebagainya. Apabila bagian kesimpulan menyebutkan kekurangan,
pelapor harus memberikan solusi pemecahannya (saran), dan saran yang
diberikan harus jelas dan bersifat operasional serta diungkap beberapa
konsekuensinya.
Office Management (5) 51 | P a g e
Author : Jessi Benu

Urutan lengkap laporan formal menurut Lesikar dkk (1999) terdiri


dari bagian-bagian sebagai berikut:
a. Halaman judul. Halaman ini merupakan bagian pertama dari suatu
laporan yang memuat judul laporan, nama pembuat laporan, nama
organisasi, dan tahun pembuatan. Judul laporan hendaknya dibuat
menarik sehingga pembaca laporan terkesan dan ingin segera
mengetahui isi laporan tersebut.
b. Daftar isi. Daftar isi merupakan daftar rincian laporan yang terdiri
dari bab dan subbab yang ada. Fungsi daftar isi adalah untuk
mempermudah pembaca mengetahui bagian mana yang ingin
dibaca langsung dengan melihat halam daftar isi. Hal ini akan
mempermudah pimpinan yang mempunyai waktu yang sangat
terbatas.
c. Pengantar. Pengantar ditulis untuk menuntun dan mengantarkan
pembaca memahami isi laporan. Pengantar juga bisa berisi ucapan
terima kasih kepada pihak-pihak yang telah mendukung penulis
dalam membuat laporan.
d. Abstraksi. Abstrasi merupakan ringkasan dari keseluruhan informasi,
data

atau

fakta

kesimpukan/rekomendasi.

yang
Fungsi

dibahas
abstraksi

sampai

pada

adalah

untuk

mempermudah pembaca mengetahui isi laporan.


e. Pendahuluan. Pendahuluan merupakan bab pertama dari suatu
laporan yang memuat latar belakang masalah, permasalahan yang
dibahas, tujuan penulisan, metode pengumpulan data, pendekatan
yang dipakai untuk membahas data atau fakta dalam laporan serta
sistematika laporan.
f. Isi laporan. Bagian ini memuat data dan fakta selengkapnya, yang
disusun secara sistematika dari bab ke bab serta dibahas secara
mendetail/rinci.

Argumen

dan

dokumen

pendukung

perlu

dikemukakan untuk menunjang pembahasan.


g. Kesimpulan. Kesimpulan merupakan catatan akhir dari pembahasan
laporan atau jawaban permasalahan yang dibahas dalam laporan.
h. Rekomendasi atau Saran. Untuk laporan rekomendasi, setelah
kesimpulan maka akan ditarik suatu rekomendasi atau saran
Office Management (5) 52 | P a g e
Author : Jessi Benu

dengan beberapa alternative dan konsekuensinya serta harus


disesuaikan dengan kondisi organisasi
i. Daftar pustaka. Daftar pustaka merupakan kumpulan sumber data
sekunder khususnya dari buku-buku yang digunakan sebagai
rujukan dalam pembahasan dalam laporan.
j. Lampiran. Lampiran berisi data primer yang diolah, pedoman
wawancara, kuisioner, data sekunder, foto kegiatan dan dokumendokumen lain yang mendukung keakuratan laporan.

Office Management (5) 53 | P a g e


Author : Jessi Benu

REFERENSI
Gie, T.L. (2000), Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Ketujuh, Liberty
Offset, Yogyakarta.
Lesikar, R.V.,Pettit, J.D., dan Flatley,M.E., Basic Business Communication,
Edisi Kedelapan, Irwin:MCGraw Hill.
Locker, K.O, (2000), Business and Administrative Communication, Edisi
Kelima, Irwin: McGraw Hill.
Odgers,P.(2005), Adminitrative Office Management, Edisi Ketigabelas,
Thomson: South-Western.
Quible,Z.K. (2001). Administrative Office Management, An Introduction.
Edisi Ketujuh. Prentice Hall. Upper Saddle River. New Jersey.

Office Management (5) 54 | P a g e


Author : Jessi Benu

Anda mungkin juga menyukai