Tugas 4: Kelas: A

Manajemen dan Organisasi

Ketrampilan Manajemen

Jurusan Sistem
Teknologi Informasi

Informasi - Fakultas
ITS 2014

Dikumpulkan Senin, 23 Nopember 2014, jam 09.00 Wib

Nama
Nolan Firdaus B
Bagus Arga Putra

Kriteria
Decision making process
Decision Manager
matrix organization structure
Pert and Gantt Chart
Managerial Role
Disain dan struktur
organisasinya

Catatan:

NRP
5214100002
5214100005

Nilai

1. Buatlah suatu studi kasus yang menarik dengan data yang

diasumsikan sendiri (data yang rasional, bisa diabil dari sumber
referensi lain) untuk kasus proses pengambilan keputusan (Decision
making process) [Robbin, 178]. Ikuti langkah langkah yang ada pada
DMP. Sertakan teorinya terlebih dahulu, berikan bagan dan tabel
untuk memperjelas kasus proses pengambilan keputusan.
JAWABAN:
Kasus pada sebuah perusahaan ecommerce terbesaar di dunia,
yaitu Amazon yang berencana untuk membuat sebuah inovasi
pengiriman barang yang lebih cepat dengan menggunakan drone
atau pesawat tanpa awak. Proyek revolusioner dari raksasa retail
online asal Amerika Serikat tersebut masih harus menjalani uji
keamnan tambahan dan mendapat persetujuan dari pemerintah
federal. Dalam sebuah videoyang diunggah Amazon, menampilkan
prototipe drone tersebut yang mampu mengankat beban sekitar 2
atau 3 kilogram, yang mencakup 86 persen dari benda-benda yang
diantar oleh Amazon. Pesawat tanpa awak tersebut beroperasi
secara mandiri dengan mengikuti koordinat GPS yang dapat
menjatuhkan benda-benda pesanan sampai lokasi yang ditargetkan,
pesawat ini juga ramah lingkungan. Dan pihak Amazon sendiri
mengatakan bahwa penggunaan drone ini dalam pengantaran
pesanan akan jauh lebih efektif daripada menggunakan truk. Dan
tempat yang paling memungkinkan untuk menggunakan drone ini
adalah India mengingat negara tersebut memiliki peraturan UAV
(Unnamed Aerial Vehicle) yang tidak terlalu ketat.
Teori pengambilan keputusan :
[Robbins, 178-182]
Decision (Keputusan) adalah pilihan diantara dua atau lebih
alternatif. Problem (masalah) adalah hambatan yang menyulitkan
untuk mencapai tujuan.
Manajer di semua tingkatan dan di semua bidang organisasi
membuat keputusan. Artinya, mereka membuat pilihan. Misalnya,
manajer tingkat atas membuat keputusan tentang organisasi
mereka tujuan, di mana untuk mencari fasilitas manufaktur, atau
apa yang pasar baru untuk pindah ke tengah dan manajer tingkat
yang lebih rendah membuat keputusan tentang jadwal produksi,
masalah kualitas produk, kenaikan gaji, dan disiplin pegawai.
Membuat keputusan bukanlah sesuatu yang hanya manajer lakukan;
semua
anggota
organisasi
membuat
keputusan
yang
mempengaruhi pekerjaan mereka dan organisasi tempat mereka
bekerja.

Dalam pengambilan keputusan terdapat proses-proses yang

dilakukan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada bagan dibawah
ini:

Gambar 1: Proses Pengambilan Keputusan

Studi Kasus:
Langkah 1: Identifying Problem (Mengidentifikasi Masalah)
Setiap keputusan dimulai dengan masalah, perbedaan antara
kondisi yang ada dan diinginkan.
Langkah 2: Identifying Decision Criteria (Mengidentifikasi
Kriteria Keputusan)
Kriteria

Alasan

Inovasi

Memberikan bentuk baru dalam jasa

pengiriman barang

Efisiensi

Mengurangi anggaran untuk kurir yang

mengantar dengan truk

Efektifitas

Pengiriman lebih cepat tanpa masalah lalu

lintas
Anggaran

Anggaran lebih banyak dikeluarkan untuk

membeli drone itu, namun tidak perlu
menggaji kurir pengiriman

Keuntungan

Lebih cepat dalam pengiriman barang

Langkah 3: Allocating Weights to the Criteria (Pemberian

Bobot pada Kriteria)
Kriteria

Bobot

Inovasi

Efisiensi

Efektifitas

Anggaran

Keuntungan

Langkah 4: Developing Alternatives (Pengembangan

Alternatif)
Inovasi

Efisiensi Efektifitas

Anggaran

Keuntungan

Drone

Truk

Langkah 5: Analyzing Alternatives (Menganalisis Alternatif)

Inovasi
(6)

Efisiensi
(8)

Efektifitas
(10)

Anggaran
(8)

Keuntunga
n (8)

Tot
al

Dro
ne

42

64

90

56

64

316

Truk

24

56

70

56

48

254

Langkah 6: Selecting an Alternative (Menentukan Sebuah

Alternatif)

Menentukan alternatif mana yang menjadi pilihan akhir dalam

pengambilan keputusan, berdasar pada analisis alternative pada
diatas, maka dapat dipilih Drone karena memiliki skor total lebih
tinggi (316)

Langkah 7: Implementing the Alternative

(Mengimplementasikan Alternatif)
Mengimplementasikan hasil pengambilan keputusan dengan
menjalankan hasil keputusan, disini akan diimplementasikan Drone
sebagai jasa kurir pengiriman barang yang baru.
Langkah 8: Evaluating Decision Effectiveness (Mengevaluasi
Keefektivitasan Keputusan)
Mengevaluasi hasil dari pelaksanaan penggunaan Drone tersebut
sebagai jasa kurir pengiriman barang yang baru apakah berjalan
dengan lancar dan sesuai harapan atau tidak.
2. Misalkan anda sebagai executive manager pada sebuah perusahaan
mutli nasional yang bergerak dalam bidang otomotif. Perusahaan
anda berada pada kondisi lingkungan yang uncontrolable dan
uncertainty, serta persaingan yang komplek karena berada pada
pasar bebas. Berikan penjabaran terkait dengan Decision Manager
terkait dengan proses; planing, organizing, leading dan controling
[Robbin, 182]. Jelaskan terlebih dahulu deskripsi umum perusahaan
anda secara lebih rinci (asumsi, boleh mengambil pada kasus riil),
baru jabarkan DM-nya untuk masing-masing proses tersebut.
3. Baca jurnal yang ada di source:
http://www.cin.ufpe.br/hermano/projetos/multiprojetos/Implementati
on%20and%20performance%20of%20a%20matrix%20organization
%20structure.pdf untuk kasus Bureau of Engineering, Los Angeles
City. Jelaskan berikut terkait dengan permasalahan implementasi
matrix organization structure (MOS) pada jurnal tersebut:
a. Jelaskan kebutuhan-kebutuhan apa
yang menyebabkan MOS
dibutuhkan. Berikan sitasi terhadap jurnal dengan menyebut
[halaman jurnal, Kolom kiri/kanan, urutan paragrap].
b. Jelaskan bagaimana proses pembentukan MOS pada kasus tersebut
c. Jelaskan keefektivan implementasi MOS pada kasus tersebut
JAWABAN:
a. Matriks dipilih karena pada penelitian sebelumnya menunjukkan
bahwa kondisi dan persyaratan yang ada pada Biro merupakan
unsur klasik yang akan membuat struktur menjadi pilihan yang
kuat. Kondisi Biro tersebut antara lain:

 Tekanan dari luar untuk focus ganda (antara penyelesaian

proyek dan keadaan desain seni)
Tekanan akan pengolahan informasi yang tinggi (banyaknya
proyek yang beragam dan pelaporan persyaratan)
Tekanan akan sumber daya bersama (untuk semua disiplin ilmu
non sipil)
[Halaman 2, kolom kanan, baris 18]
b. Kelompok-kelompok mempelajari kinerja masa lalu Biro
sehubungan dengan desain proyek modal dan membandingkan
biaya untuk organisasi rekayasa yang sama di Amerika Serikat.
Kelompok tersebut juga mempelajari struktur organisasi Biro dan
mewawancarai puluhan staf Biro untuk lebih memahami
hubungan pelaporan dan komunikasi. Semua hasil penelitian
serupa. Penelitian pertama mengidentifikasi kebutuhan sistem
pengendalian proyek yang komprehensif, rencana terkoordinasi
program Biro, dan struktur manajemen baru untuk membuat
rencana ini. Laporan kedua mengidentifikasi kebutuhan untuk
mengatur Biro sekitar program utamanya, untuk membuat
proyek manajemen organisasi pemerintah untuk meningkatkan
akuntabilitas untuk setiap proyek, dan untuk memperbaiki atau
meningkatkan tingkat tinggi insinyur senior otonomi yang
membuatnya
sulit
untuk
efektif mengelola proyek-proyek dan program-program yang
melintasi batas divisi. Laporan ketiga mengidentifikasi kebutuhan
untuk membentuk kelompok manajer proyek
(terpisah
dari insinyur proyek) untuk mengelola desain dan konstruksi
proyek modal dan kebutuhan untuk program peningkatan modal
multi-tahun (CIP) dengan prioritas yang akan digunakan untuk
mengidentifikasi jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan.
Yang sesuai dengan semua tinjauan ini adalah rekomendasi
khusus untuk memindahkan dari organisasi fungsional yang ada
ke arah gaya manajemen proyek pelaksanaan proyek dan
organisasi. Laporan menyatakan bahwa dalam sistem saat ini,
sedikit atau tidak ada kepemilikan proyek ada dan tidak ada
ukuran kinerja berada di tempat untuk mengukur status proyek.
Akibatnya, pada bulan Februari 1997, Biro Teknik staf eksekutif
dan Dewan Pekerjaan Umum mengamanatkan perubahan
dramatis untuk meningkatkan penyampaian proyek. Meskipun
kesulitan didokumentasikan dengan baik dalam penggunaan
struktur matriks [9-11] semua divisi Biro itu harus diatur dalam
sebuah organisasi matriks dengan manajer proyek yang fokus
untuk pengiriman proyek dengan proyek tanggung jawab
konsepsi
ke
kesimpulan.
Beberapa
pilihan
organisasi

dipertimbangkan sebelum struktur matriks akhir terpilih, tetapi

dalam analisis akhir, sebuah organisasi matriks dipilih.
[Halaman 2, kolom kiri, baris 33]
c. Keuntungan dari implementasi MOS antara lain:
Kebutuhan akan struktur matrix diketahui.
Langkah dalam penciptaan matriks dan pilihan organisasi juga
diperhitungkan.
Memproses masalah yang terkait dengan pelaksanaan.
Nyata, solusi telah teruji untuk memproses masalah yang
terkait dengan pelaksanaan.
Alat evaluasi untuk mengukur efektivitas proses manajemen
proyek dalam matriks.
[Halaman 11, kolom kanan, baris 14]

4. Pelajari Management by Robbin untuk Chapter 9 akhir Planning Tools

and Techniques. Kasus; Suatu proyek untuk memiliki data aktivitas dan
durasi sebagai berikut.
No

Aktivit
as

1
2

X1
X2

Anggot
a
Pelaksa
na
A
A, B, C

Durasi
(Mingg
u)

Aktivitas
sebelumn
ya

N
o

Aktivitas

Anggota
Pelaksan
a

Durasi
(Minggu)

Aktivitas
sebelumn
ya

1
3

9
1
0
1
1
1
2
1
3
1
4
1
5

X9
X10

C,D
B,C,D

2
2

3,4
5,9

X3

X11

A,B,C

5,8

X4

X12

C,D,E

7,11

X5

3,4

X13

A,C,D,E

12

X6

X14

12

X7

12

X15

C,D

11

X8

A,C,D

a. Buatlah Gantt Chart dari proyek tersebut, apabila aktivitas sebelumnya

lebih dari satu, maka dikerjakan setelah aktivitas yang paling akhir selesai.
Aktivitas mana yang merupakan 3 paling lama.
b. Buatlah load Chart dari proyek tersebut, apabila aktivitas sebelumnya
lebih dari satu dikerjakan setelah aktivitas yang paling akhir selesai.
c. Buatlag diagram jaringan PERT.
d. Hitung dan jelaskan aktivitas mana saja yang merupakan jalur kritis.

5. Misal anda sebagai Rektor yang memimpin perguruan tinggi dengan

program studi (prodi) sebanyak 30, dimana tiap prodi kondisinya
tidak sama, ada yang prodi peminatnya tiggi dan ada prodi yang
peminatnya rendah. Perguruan tinggi punya rencana untuk
membangun kerjasaman dengan perguruan tinggi lain baik yang

ada di dalam maupun di luar negeri untuk meningkatkan kualitas

akademik dan sekaligus untuk mendapatkan dana pengembangan
terutama
prodi
yang
masih
membutuhkan
dana
untuk
pengembangan. Jelaskan masing-masing peran managerial (Teori
Mintzbergs managerial roles, Robbins-halaman 11) ; figurehead,
leader, liaison, monitor, disseminator, spokesperson, entrepreneur,
disturbance handler, resource, allocator, negotiator yang harus anda
miliki sebagai seorang rektor perguruan tinggi dengan kondisi
tersebut di atas.
JAWABAN:
Di samping sebagai seorang rektor yang memimpin sebuah
universitas, rektor juga dapat diumpamakan sebagai seorang
manajer yang menjalankan sebuah perusahaan. Maju atau
mundurnya sebuah universitas adalah tanggung jawab seorang
rektor. Oleh karena itu seorang rektor harus meguasai peran-peran
seorang manajer, yaitu: figurehead, leader, liaison, monitor,
disseminator, spokesperson, entrepreneur, disturbance handler,
resource, allocator, negotiator (Teori Mintzbergs managerial roles,
Robbins-halaman 11) agar dapat membawa universitas tersebut
melewati berbagai macam masalah. Berikut adalah uraian dari Teori
Mintzbergs managerial roles:

Interpersonal Roles
Figurehead role (peran sebagai kepala)
Sebagai seorang rektor, disamping menjadi simbol dari sebuah
universitas, rektor juga harus wajib melakukan tugas-tugas rutin
yang bersifat hukum atau sosial. Artinya seorang rektor harus
paham atau melek hukum, dan mampu membawa nama
universitasnya agar baik dimata masyarakat dan juga
mempromosikannya, agar lebih dikenal dimata masyarakat.
Leader role (Peran sebagai pemimpin)
Sebagai seorang pemimpin (leader), rektor harus mampu
memotivasi bawahannya, melakukan pelatihan, dan membagi
pekerjaan secara tersruktur untuk mencapai suatu tujuan dengan
seefektif mungkin.
Liaison role (Peran penghubung)
Yaitu peranan yang mengharuskan rector dapat melakukan
interaksi dengan teman sejawat, staf, dan orang orang lain yang
berada di luar organisasinya untuk mendapatkan informasi. Dan
informasi tadi dapat digunakan untuk mengevaluasi keadaan
universitas dan akan berguna untuk sistem pengambilan
keputusan.
Informational Roles

 Monitor role (Peran pemantau)

Dengan peran ini maka seorang rektor diharuskan untuk menjadi
pencari, penerima dan pengumpul informasi agar mampu
mengembangakan pengertian yang baik dari organisasi yang
dipimpinnya.
Disseminator role (Peran Penyebar)
Rektor berwenang sebagai penyebar informasi ke seluruh jajaran
organisasi yang menjadi tanggung jawabnya. Ini dimungkinkan
karena ia memiliki akses pada semua informasi melalui peran
monitornya.
Spokesperson role (Peran Juru Bicara)
Peran ini menjadikan rektor sebagai wakil organisasi untuk
menyampaikan informasi ke luar lingkungan organisasinya. Maka
dari itu seorang rektor diharuskan memiliki keahlian dalam
berbicara dan berdiplomasi.
Decisional Roles
Entrepreneur role (Peran kewirausahaan)
Adalah peran sebagai pemrakarsa dan perancang bagi sejumlah
perubahan yang terkendali dalam organisasinya.
Disturbance handler (Peran penghalau gangguan)
Peran ini membuat rektor bertanggung jawab dan mampu
membawa organisasinya ketika organisasinya mengalami krisis
yang seringkali tidak direncanakan sebelumnya.
Resource allocator role (peran pembagi sumber-daya)
Peran rektor sebagai penentu di dalam mengalokasi sebagai
sumber daya, seperti keuangan/dana untuk kegiatan tertentu di
dalam organisasi.

Negotiator role (Peran Bernegosiasi)

Peran yang menempatkan rektor sebagai perunding (negotiator)
baik dengan pihak pihak dalam lingkungan organisasi maupun
pihak luar guna pemecahan bagi masalah masalah yang dihadapi
organisasi.
6. Cari satu kasus yang menarik tentang suatu perusahaan (cari dari
beberapa sumber dari perusahaan yang diambil contoh).
Deskripsikan secara rinci terkait dengan disain dan struktur
organisasinya pada perusahaan tersebut. Deskripsi disain dan
struktur perusahaan terkait degan masalah bukti adanya: work
specialization, Departmentalization, Chain of Command and
authority, Span of Control, centralization and Decentralization,
formalization. Dari deskripsi disain dan struktur organisasi tersebut,
jelaskan bagaian-bagian yang kurang tepat menurut anda. Dan

berikan saran perbaikan. Sebelum menjelaskan gambarkan dulu

struktur organisasinya (dibuat sendiri bukan dikopi dari sumber
lain). Dan bagian akhir penjelasan cantumkan sumber referensinya.
JAWABAN:
a. Work specialization
Seluruh pekerjaan dipecah-pecah menjadi sejumlah langkah,
dimana setiap langkah diselesaikan oleh individu yang berlainan.
Individu berspesialisasi dalam mengerjakan bagian dari suatu
kegiatan
b. Departmentalization
mengelompokkan pekerjaan sehingga tugas yang sama/mirip
dapat dikoordinasikan Berdasarkan :
Fungsi yang dijalankan
Tipe produk/jasa yang dihasilkan
Geografi/teritori
Proses
Tipe pelanggan
c. Chain of command
Garis wewenang yang terentang dari puncak organisasi sampai
ke eselon terbawah memperjelas, siapa melapor kepada siapa.
d. Span of control
jumlah bawahan yang dapat diatur manajer secara efektif dan
efisien. Hal ini sangat menentukan banyaknya tingkatan dan
manajer yang harus dimiliki oleh suatu organisasi
Rentang yang lebar :

Lebih efisien dalam hal biaya

Mempercepat pengambilan keputusan

Memberdayakan pada karyawan

Mengurangi keefektifan kinerja karyawan dirugikan karena

para penyelia tidak lagi mempunyai cukup waktu untuk
memberikan
kepemimpinan
dan
dukungan
yang
diperlukan
Rentang yang kecil :

Mempertahankan kontrol yang akrab

Mahal, karena menambah tingkat-tingkat manajemen

Membuat komunikasi vertikal dalam organisasi menjadi

lebih rumit tingkat hierarki tambahan memperlambat
pengambilan keputusan

Mendorong penyeliaaan ketat yang berlebihan dan tidak

mendorong otonomi karyawan
e. Centralization & Decentralization
sentralisasi

tingkat dimana pengambilan keputusan dipusatkan pada satu

titik tunggal dalam organisasi
desentralisasi
keleluasaan keputusan didorong ke bawah, pada tingkat
pekerja yang terendah
f. Formalization
Tingkat dimana pekerjaan di dalam organisasi itu dibakukan.
STRUKTUR PERUSAHAAN UNILEVER

Sebagai perusahaan yang memiliki banyak produk, membuat

PT.Unilever
memiliki
banyak
spesialisasi
dalam
struktur
perusahaanya. Spesialisasinya berdasarkan produk yang dihasilkan
yaitu (Director Home & personal care, Director food, dan Director Ice
Cream). Dalam PT.Unilever posisi tertinggi terletak pada presiden
direktur, presiden direktur membawahi Chief financial officer,
Director Home & personal care, Director food, Director Ice Cream,
Director Supply chain, Director customer development, Director
human resources & corporate development. Ke tujuh departemen
tersebut membawahi atau menangani apa yang menjadi spesialisasi
mereka.
Work specialization : Telah dibagi dalam beberapa Divisi sesuai
dengan tingkat potensi dari masing-masing
individu.

Chain of Command : Dipegang oleh Presiden direktur yang

bertugas sebagai pengawas utama dalam
perusahaan.
Span of Control : Sudah dibagi sesuai dengan Divisi masingmasing pembagian.
Centralization : Setelah semua keputusan dari masing-masing
Divisi telah diputuskan maka keputusan tersebut
akan disampaikan kepada atasan perusahaan.
Decentralization
: keleluasaan keputusan dapat dilihat
dengan dibaginya atau pembagian Divisi pada
suatu perusahaan.
Formalization
: Pada bagian ini belum dijelaskan secara rinci
dalam bagan struktur organisasi.