Anda di halaman 1dari 4

ALUR SOP

PUSAT KOMUNIKASI DAN INFORMASI


1. Permintaan dan Pendelegasian Staf

KEMENTERIA
N/KEPANITIA
AN

KEPALA
PUSKOMINFO

PENGISIAN
FORMULIR

PENDELEGASI
AN STAFF

PERTIMBANG
AN &
KEPUTUSAN
Staff yang di delegasikan sepenuhnya merupakan pertimbangan
dari Puskominfo
Maksimal staff yang bisa di delegasikan adalah 4 orang, tetapi
banyaknya staff yang di delegasikan tergantung kepada besar atau
kecilnya acara

KONSULTASI

2. Permintaan Desain/Video/Website/Laman/Aplikasi

KEMENTERIA
N/KEPANITIA
AN

KEPALA
PUSKOMINFO

KONSULTASI

SELESAI

PENGISIAN
FORMULIR

PEMBERIAN
BAHAN/KEPANITIAAN
AN DESAIN DARI
KEMENTERIAN

PERTIMBANG
AN &
KEPUTUSAN
REVISI OLEH
KEMENTERIA
N/KEPANITIA
AN

PROSES
PEMBUATAN

Maksimal permintaan kompenen multimedia tersebut yaitu :


a. Desain (poster, spanduk, baliho dll) Maksimal H-3 Acara
b. Video (teaser, dokumenter dll) Maksimal H-8 Acara
c. Website Maksimal H-30 Acara
d. Aplikasi Maksimla H-60 Acara
Ketika pembuatan komponen multimedia tersebut membutuhkan
biaya, semua biaya di tanggung kementerian atau kepanitiaan yang
meminta bukan oleh puskominfo dan biaya tersebut diberikan
dimuka.

Jika komponen Multimedia tersebut di buat mandiri oleh


kementerian/kepanitiaan masing-masing maka, syarat yang
harus di penuhi yaitu :
a. Desain yang ditawarkan harus memiliki konsep segar dan
menarik.

b. Komposisi warna yang digunakan dalam unsur desain ada


baiknya menggunakan warna yang tidak bertabrakan
c. Penggunaan kata-kata wajib menggunakan kata yang
efektif, singkat, dan menarik. (pengecualian dalam
beberapa kasus ex: syarat dan ketentuan,dll)
d. Pencetakan dengan media kertas maksimal menggunakan
kertas A3+ dan minimal kertas A5
e. Pencetakan MMT (Multi Media Tools) dapat menggunakan
banner,baliho,dll selama tidak mengganggu fasilitas
umum.
f. Pengajuan Desain maksimal 3 hari sebelum maju cetak,
dikarenakan butuh waktu untuk verifikasi.
g. Dalam desain grafis wajib mencamtukan logo EM UB 2015,
UBanget, UB, UB Green Campus.
3. Permintaan Publikasi

KEMENTERIA
N/KEPANITIA
AN

KEPALA
PUSKOMINFO

KONSULTASI

PENGISIAN
FORMULIR

PERTIMBANG
AN &
KEPUTUSAN
SELESAI

PEMBERIAN
FILE
PUBLIKASI

PROSES
PUBLIKASI

Publikasi Event Internal meliputi akun sosial media EM (Twitter, FB,


Instagram)
Jumlah Publikasi yaitu :
a. Twitter :
- Maksimal lima Tweet per hari (pukul 09.00, 12.00, 15.00,
18.00, 20.00)
- Maksimal tiga Tweet untuk event Eksternal (UKM, BEM
Fakultas dll)
- Untuk Media partner Event Eksternal sesuai kesepakatan
b. Instagram :
- Maksimal dua post Perhari (Segala Event)
- Untuk Media partner Event Eksternal sesuai kesepakatan
c. Facebook :
- Maksimal tiga post Perhari (Segala Event)
- Untuk Media partner Event Eksternal sesuai kesepakatan
Untuk Kultweet materi akan di buat oleh Puskominfo dengan
konsultasi kepada pihak yang berwenang (Kementerian atau
kepanitiaan)

Setiap setelah selesai event atau acara, setiap


kementerian/keepanitaan wajib menyerahkan dokumentasi berupa
foto dan video acara serta tulisan yang menerangkan tentang acara
tersebut yang nantinya akan di post di website EM dan humas UB .

4. Permintaan Akun Sosial Media

KEMENTERIA
N/KEPANITIA
AN

KEPALA
PUSKOMINFO

PERTIMBANG
AN &
KEPUTUSAN

KEPUTUSAN

KONSULTASI

Pendirian Akun sosial media yang mencantumkan nama Eksekutif


Mahasiswa atau
turunannya harus seizin Pusat Informasi dan Komunikasi yang
dilampirkan dengan surat permintaan tertulis
Dalam Surat Permintaan Pendirian akun Sosial Media tersebut harus
mencantumkan
alasan dan maksud dari pendirian akun sosial media tersebut .
Akun sosial media bisa di buat oleh puskominfo sendiri atau bisa
oleh kementerian
Nama akun dan password akun berserta perubahannya harus seizin
dan diketahui oleh Puskominfo
Admin dari akun sosial media tersebut berasal dari kementerian
masing-masing dan atas sepengetahuan dari Pusat Informasi dan
Komunikasi.
Dalam perjalanannya, Akun tidak boleh tak aktif oleh admin.
a. Selalu Update (Tweet : 2 kali sehari, 10 kali seminggu |
Instagram : 2 kali
b. Post dari masing-masing Akun sosial media harus mencerminkan
Budaya EM
Format Akun Sosial media EM UB 2015 :
a. Kementerian : Nama Kementerian_EMUB (Contoh:
Advokesma_EMUB) dan
b. Event : Nama Akun sesuai nama acara dan dalam Biografi Akun
ersebut harus
Untuk Pendirian Akun Event Baru, Event tersebut harus merupakan
event skala besar dengan sebagian peserta berasal dari luar
Kampus dan melibatkan banyak Pihak
Untuk Akun sosial media yang sudah beredar dari kepengurusan
tahun sebelumnya
dapat di lanjutkan dengan perizinan terlebih dahulu dari
puskominfo. jika tidak, akun
tersebut tak dapat di promote oleh akun EM UB 2015
Dalam biografi akun tersebut tertulis Akun resmi kementerian ____
dikelola oleh
@EM_UBOfficial

Akun Resmi Kementerian yang sudah terdaftar :


- Twitter :
a. Akun EM dan Kementerian : @EM_UBOfficial,
@Advokesma_emub, @Sospol_emub, @Ekonomi_emub
dan @Pora_emub
b. Akun Kepanitiaan dan Event : @Maba_UBOfficial, Akun
Olimpiade Brawijaya, Akun Kampung Budaya, dan Akun
creator fest
c. Akun Media Partner : @Ubanget
- Instagram : @EM_UBOfficial
- Facebook : EM UB 2014
- Ask.FM : EM_UBOfficial

5. Permintaan Media Partner Event Eksternal Kampus


Pihak Peminta mempersiapkan proposal kegiatan yang berisi
Kontrprestasi bagi EM UB 2015 sebagai calon media partner
Memberikan gambaran singkat acara, segmen target audience dan
target jumlah peserta yang hadir.
Mengajukan penawaran kerjasama selambatnya 30 hari sebelum
Acara.
Mengirimkan email dan proposal tersebut ke
Eksekutifmahasiswa.2015@gmail.com dengan judul email: [Media
Partner / Community Partner] Nama Acara.
Pengajuan Media Partner dilayani setelah mengirim email (Tidak
melalui telepon dan SMS)
Setalah Data yang dikirimkan lengkap, maka kepastian di setujui
atau tidaknya akan diberitahukan di email selambatnya 5 hari
kerja.