MERINCI PERMINTAAN TAMU, MENDOKUMENTASIKAN DAN

MENGKONFIRMASIKAN PERMINTAAN TAMU

1) Guest loan item
Guest loan item adalah Barang atau perlengkapan hotel yang dipinjam oleh tamu. Guest loan
item terbagi menjadi 2 kelompok yakni :
o Guest loan item with additional charges (dengan tambahan biaya), yakni barang-barang
tertentu benilai tinggi dan perlu adanya perawatan khusus yang membutuhkan
biaya, contohnya : extra bed, baby cot, wheel chair, LCD/infocus, OHP, Laptop,
slide/screen, dan lain-lain.
o Guest loan item without additional charges (tanpa tambahan biaya), yakni barangbarang tertentu yang tidak terlalu membutuhkan biaya dan perawatan khusus, contohnya:
iron and iron board, adaptor/charger, electric jack, hair dryer, praying mat/sajadah,
mukenah, scissors, cutter dan lain-lain. Khusus untuk peminjaman iron and iron board
biasanya hotel membatasi lamanya waktu peminjaman maksimal 2 jam, hal ini mengingat
adanya tamu lain yang akan meminjamnya lagi.
2) Beberapa dokumen untuk mencatat permintaan/peminjaman barang Hotel oleh tamu:
a. Log book :
Diisi oleh bagian Order taker dan disimpan di housekeeping.
Berisi laporan singkat dari tamu/room attendant yang mendapat informasi langsung
dari tamu mengenai barang/perlengkapan kamar yang akan dipinjam oleh tamu.
b. Formulir permintaan tamu :
Diisi oleh room attendat yang mengantarkan permintaan tamu beserta keterangan/
kondisi barang pada saat dikembalikan oleh tamu.
Disimpan di Housekeeping.
c. Formulir peminjaman barang :
Diisi oleh tamu yang meminjam dan petugas yang mengantarkan barang permintaan
tamu.
Ditandatangani oleh kedua belah pihak.

3) Contoh Dokumen/Formulir Peminjaman Barang Hotel Untuk Tamu

a. Log Book
No
.

Tanggal

Uraian Jenis barang

Keterangan
Nama Tamu No. Kamar

Oleh
Petugas

b. Formulir Permintaan Tamu

No
uru
t

No
kamar

Tanggal
Pinjam

Kembal
i

Jenis
Barang

Keterangan
barang
Awal

Akhir

Oleh Petugas
Penganta
r

Penerim
a

c. Formulir Peminjaman Barang

Nama Tamu

: .........................................................

Nomor Kamar : .........................................................

Jenis Barang

: .........................................................

Tgl Check Out : .........................................................

Silahkan hubungi Kantor Housekeeping pada Ext ...... apabila anda telah selesai
menggunakan barang atau bagian Front Office bila anda meninggalkan hotel.
Bila ada yang hilang / rusak akan dikenakan biaya : Rp .....
Tanda tangan petugas,

Tanda tangan tamu,

............................................

.........................................

1. Tamu
2. Front office
3. Housekeeping
TIPS
Untuk permintaan barang-barang yang kecil, seperti permintaan tambahan guest supplies/
amenities, cukup dicatat ke dalam log book saja untuk mengetahui pengantarannya.
Sedangkan barang yang lainnya sebelum dicatat kedalam formulir peminjaman barang,
perhatikan baik-baik kondisi barang sebelum dikirim ke tamu, untuk memastikan kondisi yang
sama pula pada saat diambil kembali. Jangan lupa untuk mengisi formulir dengan lengkap dan
jelas!