oleh

NOR KAMSIAH JAAPAR

PPBIP

OBJEKTIF
Di akhir kursus dapat:

menjelaskan kerangka konsep Pengurusan Projek.

mengenalpasti dan merancang projek dengan
sistematik.
mengguna pelbagai alat dalam Pengurusan Projek.
memantau pelaksanaan projek secara berkesan
menilai keseluruhan projek untuk penambahbaikan.

 A project is a job that is

done once.
(Lewis, 1995)

A project is problem

scheduled for solution

(Juran)

Bezanya Projek denganTugasan

Tugasan adalah kerja-kerja yang dapat

dilakukan oleh satu atau lebih tenaga kerja

dengan menggunakan senarai kerja yang
ringkas.

merupakan kerja yang lebih ringkas

berbanding dengan projek kerana mempunyai

aktiviti yang pelbagai.
(Weiss & Wysocki, 1992)

Bezanya Projek dengan Program

Program pula adalah meliputi skop yang

lebih besar dan mengandungi pelbagai

projek-projek lain.

Contohnya : Program Pembinaan Taman

Teknologi yang mempunyai projek-projek

lain di dalamnya seperti Taman Ekologi,
Taman Robotik, Taman Cyber dan lain-lain.
(Weiss & Wysocki, 1992)

PROGRAM
PROJEK

TUGASAN

APAKAH PROJEK ?
Kompleks dan aktiviti yang pelbagai
Finit ada mula dan akhir
Sumber-sumber kewangan dan sumber

lain yang terhad

Ramai tenaga kerja
Aktiviti tersusun
Berorientasikan matlamat
Menampakkan hasil akhir

(Weiss & Wysocki, 1992)

Apakah Pengurusan Projek ?

Pengurusan projek adalah aplikasi
pengetahuan , kemahiran, alatan dan
teknik kepada aktiviti projek supaya
dapat mencapai keperluan projek
(PMI*, Project Management Body of Knowledge (PMBOK
Guide), 2000, p. 6)
*The Project Management Institute (PMI) adalah Persatuan
Professional Antarabangsa. http://www.pmi.org.

Apakah Pengurusan Projek ?

memfokuskan proses dan kaedah yang

meliputi set teknik-teknik tertentu

berasaskan prinsip-prinsip pengurusan yang
digunakan untuk merancang, mengelola,
menganggar dan mengawal kerja-kerja /
aktiviti-aktiviti
mementingkan juga hasil akhir
menekankan masa yang ditetapkan,
mengikut anggaran belanjawan dan
spesifikasi yang dirancang.

KERANGKA PENGURUSAN PROJ EK

Kitaran Pengurusan Projek

Identifikasi

Tamat

Kawalan

Perancangan

Pelaksanaan

PERANCANGAN

REFLEKSI

PENGURUSAN
PROJEK

PENGAWALAN

PELAKSANAAN

Project Life Cycle

Initiation
Phase

Definition
Phase

Planning
Phase

Implementation
Phase

Deployment
Phase

Closing
Phase

Avneet Mathur

Scoping the
Scoping the Project
Project
Developing the Plan
Launching the Plan

Closing Out
the Project

Monitoring &
Controlling

Adapted from Weiss, J.W., and Wysocki, R.K. 1992. 5-Phase Project
Management: A Practical Planning and Implementation Guide. Reading, MA:
Addison Wesley.

Five Phases of Project Management

Initiating

LIFE CYCLE
FOR A PROJECT

Specifying
Producing

Closing

Joseph Eby Ruin, DBA

The Art and Soul of
Project Management
January 2011

Project Management Framework

18

Information Technology Project

Management, Fourth Edition

How It Should Go
Requirements
Requirements
Analysis
Analysis
Design
Design
Implementation
Implementation
SystemTesting
Testing
System
Deliveryand
andInstallation
Installation
Delivery

Project Life Cycles Are Like Snowflakes!

Simple Three-Phase Project Life Cycle

Project
Initiation

Execution

Close-Out

Nine-Phase Project Life Cycle

Project
Formulate Concept

Evaluate Concept

Verify Scope

Design

Construct

Deploy

Maintain

Close

KERANGKA PENGURUSAN PROJ EK

PENGURUSAN PROJEK
Melibatkan :

- Perancangan : objektif jelas

- Pengelolaan : struktur berkesan
- Kepimpinan : stail
- Pengawalan: laporan& prestasi
- Perlu buat scanningpersekitaran
Menitikberatkan kos, kualiti dan jadual
pelaksanaan.

Kemahiran
&
Ilmu
Yang
Diperlukan

KEMAHIRAN YANG DIPERLUKAN UNTUK

MENGURUS PROJEK
KEPIMPINAN
PENGURUSAN
MENGENAL PASTI PUNCA MASALAH
TEAM BUILDING
TEORI & AMALI PENGURUSAN PROJEK
ALAT-ALAT DALAM PENGURUSAN

PROJEK
PENGAWALAN DAN PENILAIAN
LAPORAN DAN DOKUMENTASI

Triple Constraint
Time

Cost

Scope

oleh
NOR KAMSIAH JAAPAR

PPBIP

Kenapa Merancang?

kurangkan risiko
jelas tentang objektif dan hala tuju projek.
standard / piawai dalam prestasi kerja projek.
struktur asas menjalankan tanggungjawab tertentu.
prosedur-prosedur/ laksana kerja yang efektif.
hasil optimum dengan usaha minimum
tapi kos & masa yang minimum.

8 SEBAB UTAMA PROJEK SELALU GAGAL

1. Kurang jelas tentang spesifikasi atau arahan atau

tugas yang diberikan.
2. Kurang maklumat.
3. Dokumentasi tidak teratur.
4. Lemah dalam komunikasi.
5. Objektif yang ditetapkan terlalu ambitious
6. Terkeluar dari perancangan asal.
7. Ahli pasukan tidak melaksanakan tugas dengan
baik.
8. Kepemimpinan untuk menguruskan projek lemah.

CARTA ALIR PROSES PERANCANGAN PROJEK

Apa isu / Bagaimana kritikal?

Kenalpasti punca masalah
SWOT / TOWS
Strategi
Pelan Tindakan ( review / rujuk PS )
Pelan Operasi
Pelaksanaan/ Pemantauan / Pengawalan
Review / Penilaian / Refleksi

Projek diadakan bertujuan untuk :

penambahbaikan
inovasi

FASA 1 :
PERANCANGAN PROJEK

a) Identifikasi Projek
DATA

ISU /
POTENSI

Rekod
Dapatan
Ujian

SUMBANG
SARAN

Minit
mesyuarat
Laporan

CONSTRAINTS

TINJAUAN

Soal selidik
Kajian

FASA 1 :
PERANCANGAN PROJEK

a) Identifikasi Projek

ALAT

PERT
Pareto
Jadual
Pemberatan

SWOT/
TOWS

SENARAI
ISU /
POTENSI

KEKANGAN
CONSTRAINTS

KRITIKAL

Jadual
Perancangan
Sekolah

Bajet
Kepakaran
Masa

MENGENALPASTI MASALAH
Pastikan masalah/cabaran yang perlu

ditangani atau yang ingin dibuat

penambahbaikan atau inovasi.

Cth: Pencapaian akademik rendah

Sistem fail bercelaru
Keadaan fizikal sekolah daif
Tahap membaca murid rendah
Tahap penguasaan BI murid rendah

FASA 1 :
PERANCANGAN PROJEK

a) Identifikasi Projek

KENAL
PUNCA
MASALAH

ALAT
CONSTRAINTS

Cause & effect

Tulang Ikan
Ishikawa
etc

Mengenalpasti Punca Masalah

Pilih SATU punca masalah sahaja

Contoh :
Murid tidak yakin untuk bertutur
dalam Bahasa Inggeris

Penjanaan Strategi bagi

Cadangan Projek

Contoh :
Melalui SWOT dan TOWS

PENJANAAN
STRATEGI

Matriks
TOWS
PELUANG (O) SMKPP 11 (1)
O1: Sokongan padu PIBG
O2: Hubungan baik dengan komuniti
O3: Progam Bersama-sama Komuniti
pada setiap hari Khamis
O4: Program Sarana Ibu Bapa dan
Sarana Sekolah berupaya.
meningkatkan kecemerlang an
sekolah.
O5: Rakan jalinan dan jaringan aktif
CABARAN (T)
T1: angka masa pelaksanaan
program terhad.
T2: Pengaruh muzik yang tinggi .
T3: Pengaruh negatif persekitaran.
T4 Pengaruh rakan sebaya di luar
sekolah. Yang tinggi

KEKUATAN (S) SMKPP 11 (1)

S1 Sekolah pada kedudukan Band 3.
S2 Pelbagai aktiviti/program
akademik
S3 Kelas-kelas tambahan berterusan
bagi semua mata pelajaran
S4 Pentadbir memberikan sokongan
padu
S5 Para guru bersedia memberikan
bimbingan dan bantuan

KELEMAHAN (W) SMKPP 11 (1)

W1 Tidak fokus pada pelajaran
W2 Ponteng kelas, ponteng sekolah
W3 Tidak yakin berbahasa Inggeris
W3 Tidak serius
W4 Tiada tumpuan ketika p&p
W5 Budaya berbahasa asing kurang
diamalkan.
W6 Budaya belajar yang tidak
konsisten
W7 Guru terlibat dengan pelbagai
aktiviti luar sekolah

PEMILIHAN STRATEGIK
Strategi S-O

Strategi W-O
.

S3 + S4 + S5 + O1 + O4 + O5 W1 + W4 + W6 + O1 + O4 +
Meningkatkan kemahiran
O5
asas berbahasa Inggeris
Meningkatkan tahap disiplin
dalam kalangan murid lemah dan keyakinan murid lemah
melalui kerjasama rakan
melalui penampilan diri dan
sebaya, guru, ibu bapa dan
gaya bercakap.
tenaga profesional.
Strategi S-T

S2 + S3 + S5 + T1 + T2
Menyelaras dan
meningkatkan mutu
program/aktiviti akademik.

Strategi W-T

W1 + W4 + W6 + T1 + T4
Meningkatkan kemahiran
pengurusan masa dalam
kalangan murid lemah. 42

Contoh Analisis SWOT/tows(Amend)

Strengths, Weaknesses
(Kekuatan, Kelemahan)

Opportunities,, Threats
(Peluang, Ancaman)
O=Opportunities (Peluang)

O1-Persatuan Ibu Bapa - Guru memberi

sokongan
O2-Sokongan daripada komuniti sekitar
seperti IPDA, IAB, UUM dan PSPN yang
sedia memberi latihan dalam bidang
berkaitan dengan ICT
O3-Sumber kewangan daripada Jabatan
Pendidikan Negeri dan tenaga profesional

S=Strengths (Kekuatan)

W=Weaknesses (Kelemahan)

1.S1+S2+S5 = Meningkatkan
kompetensi/literasi ICT murid dengan
kerjasama institusi pengajian tinggi
(contoh program : kursus, kelas
bimbingan)
2. S3+O1=Meningkatkan kemahiran
kejurulatihan ICT dalam kalangan
guru yang mahir ICT dengan
sokongan kewangan PIBG (contoh:
program mantap ICT, kursus JU ICT,
kursus pemudahcaraan kursus)

1.W2 + W3 + O3 = memantapkan
pengurusan sekolah bestari dengan
kerjasama Jabatan Pendidikan Negeri
melalui kursus dan bengkel (Contoh
program: kursus pengurusan berkesan
melalui ICT)
2.W4 + O1 + O2 = Meningkat kemahiran
penyenggaraan dengan kerjasama
pakar daripada UUM, IPDA (contoh :
Bengkel Troubleshooting,Bengkel
Preventive & Corrective Maintainance)

S1-Kebanyakan guru terlatih dan berdedikasi

S2-Murid cemerlang dalam bidang akademik
S3-Ada beberapa orang guru yang mahir dalam
bidang ICT
S4-Guru dan Penyelaras IT berpengalaman
S5-Murid berkemahiran dan berminat tinggi
dalam ICT

1.S1+S2 +T2= Menstrukturkan

pengkhususan kerja dalam kalangan
T=Threats (Ancaman)
warga sekolah (contoh program: Carta
T1-Kekangan masa
Organisasi JK ICT Sekolah, Gunasama
T2-Program ad hoc daripada Pejabat
tenaga)
Pendidikan Daerah dan Jabatan
2.S4,+
S5 +T1 = mengoptimumkan
Pendidikan Negeri
penggunaan
aplikasi Sistem Pengurusan
T3-Pelayan tidak berfungsi dari semasa ke
Sekolah
Bestari
dalam guru dan
semasa
pentadbir
(contoh
program:
T4-Sekolah mempunyai dua sesi,
Jadual
penggunaan
makmal,
kemasukan murid ramai
penyenggaraan berkala, pembimbing
rakan ICT Muda)

W1-Masih ada guru yang kurang latihan ICT

W2-Penyelarasan antara pihak pentadbiran,
Penyelaras IT, Guru Sumber, dan guru mata
pelajaran kurang memuaskan
W3-Maklumat terkini tentang sistem bestari
lambat disampaikan kepada guru
W4-Motivasi guru terjejas apabila berlaku
gangguan pada sistem

1.W5 + T1+ T2= Melaksanakan

pemantauan berkesan dengan kerjasama
barisan pentadbir dan JPN (contoh
program: sistem pemantauan berkala,
Bengkel monitoring & controlling)
2.T1+ T2+ W2 +W3=Memantapkan
infrastruktur bagi memastikan sebaran
maklumat terkini dilaksana(contoh:ebulletin,website,emel rasmi)
3.T3, W4 = Memantapkan ICT technical
support dengan kerjasama JPN dan
warga sekolah( contoh : Juruteknik ,
juruteknik Muda, It Brigade, Cyber
Brigade)

CONTOH
Punca
Masalah

MURID TAK
YAKIN
BERBAHASA
INGGERIS

Jenis
Projek

Strategi

TOWS
CONSTRAINTS

DJ Corner
Klinik B.I.
Kem B.I.

Senaraikan Projek Pilihan

Menyenaraikan projek-projek yang mungkin

dipilih untuk dijadikan projek pilihan

Cth : Projek-projek yang mungkin boleh

menyelesaikan masalah murid tidak yakin untuk
bertutur dalam Bahasa Inggeris.
1. English Enrichment Program
2. DJ Corner
3.
4. .
Daripada senarai projek, pilih SATU projek untuk
dilaksanakan

Projek yang ingin dilaksanakan

Pilih satu projek yang boleh memberi

impak yang bermakna kepada

keberkesanan (boleh mencapai

objektif)
2. kecekapan (bertambah mahir) , atau
3. produktiviti atau kualiti hasil
1.

Contoh : Projek DJ Corner

FASA
PERANCANGAN

MATLAMAT
OBJEKTIF

PROJEK

SKOP

KOS
CONSTRAINTS

MASA

PENILAIAN

WBS

Matlamat Projek
Mestilah jelas
Dapat meningkatkan kualiti dan

produktiviti kerja atau prestasi

Berupaya memberi rangsangan kepada
mereka yang berkenaan
Contoh: Matlamat Projek DJ Corner
Untuk memberi keyakinan kepada
murid untuk berkomunikasi

Objektif Projek
Guna petua s.m.a.r.t dalam

menentukan objektif projek.

S : specific
M : measurable (boleh diukur)
A : attainable (boleh dicapai)
R : realistic
T : time frame (tempoh masa)

Contoh Objektif Projek DJ Corner

1. menggunakan 75% daripada 20 minit

yang diperuntukkan untuk

menyampaikan maklumat (berkomunikasi
di udara) dalam bahasa Inggeris dengan
yakin

2.

menghasilkan skrip sendiri tanpa

kesalahan tatabahasa yang serius dan
ketara

1. Murid terpilih menggunakan 75% daripada

20 minit yang diperuntukkan untuk
menyampaikan maklumat (berkomunikasi di
udara) dalam Bahasa Inggeris dengan yakin
dari bulan Mei 2011 sehingga Jun 2011.
2. menghasilkan 2 buah skrip sendiri ( tempoh
60 minit ) dengan penggunaan 80%
tatabahasa yang betul

realistic
attainable
measurable

spesific

1. Pelajar terpilih menggunakan 75% daripada

20 minit yang diperuntukkan untuk
OUTPUT
menyampaikan maklumat (semasa
berkomunikasi di udara) dalam Bahasa
Inggeris dengan yakin dari bulan Mei 2011
sehingga Jun 2011.
Time frame

2. menghasilkan 2 buah skrip sendiri ( tempoh

60 minit ) dengan penggunaan 80%
tatabahasa yang betul pada ujian bulan Julai
2011.
OUTCOME

spesific

realistic
attainable
measurable

3. Murid terpilih mendapat A dalam ujian lisan

Bahasa Inggeris akhir tahun 2014.
Time frame

4. Meningkatkan bilangan murid (8 orang) yang

yakin berbahasa Inggeris pada hujung tahun
2011.
OUTCOME

5. Meningkat kepada 80 peratus murid lulus

Bahasa Inggeris UPSR 2015.
OUTCOME

TOV

Murid terpilih telah mendapat B+ dalam

ujian lisan Bahasa Inggeris akhir tahun
2013.
ETR

Murid terpilih mendapat A dalam ujian lisan

Bahasa Inggeris akhir tahun 2014.

 PENETAPAN KPI

TOV

RESOS

ETR

KPI

PERANCANGAN

JK
PELAKSANA

RESOS

RANGKAIAN
KERJA

WBS

MASA

MATRIKS
TGJAWAB

CONSTRAINTS

PROJECT
TEAM

LALUAN
KRITIKAL

CARTA GANTT

JADUAL
PENDAHULU

b) BINA KERANGKA KERJA :

STRUKTUR PECAHAN KERJA
(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)
Membahagikan projek kepada sub unit

atau aktiviti-aktiviti yang lebih banyak

dan berhirarki.

Memberi gambaran yang lebih jelas

tentang aktiviti yang terlibat dan boleh

menjangka masa, kos dan spesifikasi
tertentu mengikut kompleksiti aktiviti
yang ditentukan.

KEPENTINGAN SPK (WBS)

Memberikan matriks tanggungjawab
Menghubungkaitkan jaringan kerja
Menganggar masa
Penyediaan kos
Analisis risiko

DJ
CORNER
Pembelian
peralatan

Bengkel
penulisan
skrip

Bengkel
latihan DJ

Pengendalian
konti

Pemantauan

Penilaian

Pemilihan
murid

Keluar surat
kepada waris

Jadual bertugas
DJ

Sedia jadual
pemantauan

Pengumpulan
borang
pemantauan

CD lagu

Keluar surat
kepada waris

Sedia kumpulan
murid

Pasangan DJ

Buku log DJ

Borang
penilaian

Konti DJ

Sedia kumpulan
murid

Sedia fasilitator
kumpulan

Kerusi dan meja

DJ

Sedia fasilitator
kumpulan

Sedia bahan

Sedia bahan

Sedia tempat

Set Karaoke

Sedia tempat

Buku log DJ

Borang
pemantauan

Borang soal
selidik

Analisis
maklumat

STRUKTUR PECAHAN KERJA (CONTOH)

Qiamullail

Kenalpasti
ustaz /
motivator

Keluar surat

Persiapan
tempat

Kesedaran
Berorganisasi

Sediakan
surat
Sediakan
bahan
edaran /
taklimat
Sediakan
tempat /
peralatan

Jamuan

Penandaarasan

Kenalpasti
sekolah
cemerlang

Senarai semak

Borang

Penjadualan
Atur lawatan

Maklum
balas
Kenalpasti
kriteria untuk
penanda
arasan

Pengumpulan
borang
Borang
penilaian
Analisis
maklumat

Analisis
borang
pemarkahan
Borang
pemantauan
Sediakan
jadual

Surat
jemputan
Persiapan
tempat
Jamuan

Hadiah

Teks ucapan

Rujuk Contoh Jadual Pendahulu DJ Corner

PERISTIWA

AKTIVITI

PENDAHULU

MASA

TARIKH MULA TARIKH

HARI

AKHIR

1.

Penubuhan AJK

21/10/06

21/10/06

2.

Mesyuarat AJK

28/10/06

28/10/06

3.

Pembelian alatan

30

01/11/06

11/12/06

4.

Penyediaan borang dan jadual

11

12/12/06

25/12/06

5.

Bengkel menulis skrip oleh guru

26/12/06

26/12/06

6.

Pemilihan murid

10

03/01/07

16/01/07

7.

Bengkel 1 penulisan skrip

18/01/07

18/01/07

8.

Bengkel 2 latihan DJ

25/01/07

25/01/07

9.

Bengkel 3 penulisan skrip

14/06/07

14/06/07

10.

Bengkel 4 Latihan DJ

28/06/07

28/06/07

11.

Sedia soalan kuiz

19/01/07

19/01/07

12.

Beli hadiah

26/01/07

26/01/07

13.

Pengendalian konti

12

185

01/02/07

17/10/07

14.

Pemantauan guru

12

185

01/02/07

17/10/07

15.

Pengedar an soal selidik 1

12

21/03/07

21/03/07

16.

Pengedar an soal selidik 2

15

23/05/07

23/05/07

17.

Pengedar an soal selidik 3

16

22/08/07

22/08/07

18.

Pengedar an soal selidik 4

17

17/10/07

18/10/07

19.

Penilaian 1

15

22/03/07

22/03/07

20.

Penilaian 2

16

24/05/07

24/05/07

21.

Penilaian 3

17

23/08/07

23/08/07

Peristiwa

AKTIVITI

(WBS) Pendahulu Masa(M)

10

10

10

4,5,6

FASA PELAKSANAAN
SENARAI SEMAK

GAMBAR FOTO

PELAKSANAAN

AGIHAN PAKEJ KERJA

SPEC TUGAS
MATRIKS TGJAWAB
JARINGAN KER JA
sebelum,
semasa,
selepas

CARTA GANTT

JADUAL
PENDAHULU

CONSTRAINTS

LAPORAN
PROGRES

Setiap j/k kerja

Jika ada perubahan
(laporkan)

FASA 2 :
PELAKSANAAN PROJ EK
menentukan keperluan sumber manusia untuk
melaksanakan projek
memastikan sumber manusia mempunyai:
kewibawaan sebagai pemimpin
kepakaran yang releven
pengalaman
komited
pengetahuan

PELAKSANAAN PROJ EK
BENTUK TINDAKAN
memastikan sumber manusia
(rujuk SPK/WBS)
tenaga kerja ;
berapa ramai?
siapa?
menentukan masa pelaksanaan;
tempoh?
bila?

PELAKSANAAN PROJ EK
Mengelola pasukan melalui:
membahagikan pakej-pakej kerja
menyediakan spesifikasi tugas
secara terperinci mengikut pakejpakej kerja
Menyediakan matriks tanggungjawab

PELAKSANAAN PROJ EK
Lain-lain sumber yang perlu ditentu pasti:
kemudahan yang diperlukan seperti tempat, alat
atau perkakasan dan sebagainya.
bahan-bahan
bahan apa, bila, berapa banyak
sumber kew angan
berapa yang diperlukan, dari sumber mana,
bila diperlukan

MENGENAL PASTI AKTIVITI KRITIKAL

Kenalpasti aktiviti-aktiviti yang dianggap

kritikal bagi sesuatu projek dengan;

Mengenalpasti aktiviti-aktiviti yang tidak

boleh tertangguh atau slack/float

Mengenalpasti aktiviti-aktiviti yang

mempunyai jaringan hubungan yang

kritikal / penting.

Jaringan Kerja (Network Diagram)

Contoh : Projek K2K

Rajah Jaringan Kerja Bahagian 1.

Rajah Jaringan Kerja Bahagian 2

Rajah Jaringan Kerja Bahagian 3

REFLEKSI MINI

KOMITMEN/
MANUSIA

KOS

OBJEKTIF

MASA

BIROKRASI
CONSTRAINTS
BEBAN TUGAS/SKOP

CONTROLLING GROUP
DIRECTIVE
DETECTIVE

CONTROL

CONSTRAINTS

PREVENTIVE

CORRECTIVE

COMPENSATING

FASA
KAWALAN

SKOP/AKTIVITI
KOS

KAWALAN

MASA

KUALITI

CONSTRAINTS

RESOS

RISIKO
+
ALAT

Pengawalan Dalam Pengurusan

Projek
BALLPARK 25%
COMPARATIVE 15%
FEASIBLE 10%
DEFINITIVE 5%

COST

RISK

POLICY

DASAR :
Sedia ada
Pelaksanaan

CONTROL

S.O.P

People Risk
Cost Risk
System Risk
Operational

ISO

DOC

Pengurusan Risiko Sebagai Kawalan

Dalam Pengurusan Projek
COST

Contoh
RISK
MGMT

WHAT
IF

BALLPARK 25%
COMPARATIVE 15%
FEASIBLE 10%
DEFINITIVE 5%

RISK
POLICY

S.O.P

ISO

People Risk
Cost Risk
System Risk
Operational
DASAR :
Sedia ada
Pelaksanaan

DOC

FASA 3 : PENGAWALAN PROJ EK

kenal pasti sistem/polisi dan gaya pengurusan
dalam organisasi yang dapat membantu
menentukan bentuk pengawalan projek
Menetapkan alat kawalan untuk memantau
projek

PENGAWALAN PROJEK
menyediakan laporan status
projek

menyatakan sejauh manakah projek

telah dilaksanakan
membandingkan status projek
melalui carta Gantt atau alat lain
yang digunapakai

PENGAWALAN PROJEK
Mengkaji semula jadual projek
menganalisis perbezaan di
antara aktiviti yang dirancang
dengan aktiviti sebenar

PENGAWALAN PROJEK
Tindakan pengawalan
kenalpasti tindakan-tindakan yang masih
perlu dilakukan dalam aktiviti projek
tersebut
kenalpasti tindakan untuk
penambahbai kan
Tujuan penambahbaikan
mencapai hasil yang ditetapkan

PENGAWALAN PROJEK
Tindakan penambahbaikan atau perubahan
dalam aktiviti projek
mengeluarkan arahan perubahan
sekiranya perlu:
guna pendekatan seperti:
lisan
memo
surat
mesyuarat

FASA
PENUTUP

OBJ

KPI

PENILAIAN

OUTPUT

OUTCOME
CONSTRAINTS

KAEDAH

DAPATAN

FASA
PENUTUP

KEKUATAN
KELEMAHAN

REFLEKSI
CADANGAN
PENAMBAH
BAIKAN
LAPORAN
CONSTRAINTS
POST
MORTEM

FASA 4 : REFLEKSI PROJEK

Penilaian projek merujuk kepada menilai

pencapaian objektif dan indikator prestasi

bagi setiap aktiviti dan keseluruhan projek

Melaksanakan audit pasca pelaksanaan

dengan

Menganalisis maklumat mengenai aktiviti

dijalankan
Mengenalpasti faktor-faktor kejayaan / kegagalan
bagi aktiviti tertentu dan juga keseluruhan projek

REFLEKSI PROJEK
Mencadangkan tindakan -tindakan

penambahbaikan bagi projek akan datang

Menyediakan laporan akhir projek
Mendokumentasikan bahan-bahan atau

hasil projek yang telah berjalan

CONTOH

FORMAT

PENULISAN
CONSTRAINTS

VERIFIKASI

MUATNAIK
DI PORTAL
e-LEARNING IAB

PROSES
PPBIP PKPGB

KURSUS /
TAKLIMAT

KOMUNIKASI MELALUI
PORTAL e-LEARNING
IAB

KERTAS
CADANGAN

PROSES

VERIFIKASI

PELAKSANAAN

CONSTRAINTS

PENULISAN

 Pilih satu yang kritikal yang perlu ditangani

Cth: Tahap penguasaan BI murid rendah

Contoh alat yang boleh digunakan:

- Carta Pareto
- Dapatan analisa keperluan
- Minit mesyuarat

 Contoh alat yang boleh digunakan:

- sumbangsaran
- soal selidik
- maklumat dari pelbagai pihak
- rekod
- dapatan analisa keperluan

Gantt Chart

Responsibility Matrix
Creates accountability by assigning each task to a person
Task
Activity 1

Joe

Activity 2

Activity 3

Mary
x

Renee

PERT Chart

Progress

2/3 Time - 3/4 Progres s

1/3 time - 1/4 progres s

Time

Standard S Curve

Progress

About 30% of the work done

70% to 80% of the time gone by

Time

The Curve To Avoid!

Jurang ini masalah

Amalan
Semasa

Langkah
Tindakan

Analisis Jurang

Amalan
dikehendaki

Bukti
Kejayaan

Persepsi
Pelanggan

Gaps Model

Baik

Pembaziran
Masa (4)

Kekuatan (1)

Kepentingan
/Harapan
Tinggi

Rendah
Kekurangan
kecil
(3)

Ruang
penambahba
ikan (2)

Lemah

SMK Taman Connaught 3POS

Status
Quo
Contoh

Analisis Jurang Jangkaan

Projek
Peningkatan
Olahraga
40 atlet
sedia ada
(sederhana & Prestasi
40 atletPasukan
cemerlang sehingga
akhir 2010
cemerlang)
Sekolah 3POS
Latihan secara bermusim

Latihan secara berterusan sepanjang

tahun

Atlet terlibat dalam lebih 2 acara

Maksimum 2 acara sahaja

Tiada peruntukan khas bagi melahirkan

atlet berprestasi tinggi

Peruntukan khas diwujudkan

Bidang olahraga hanya satu aktiviti

biasa dalam sukan

Olahraga menjadi fokus sabagai satu

niche sekolah

Bakat atlet tamat apabila tiba tahun

peperiksaan awam / tamat
persekolahan

Wujud barisan atlet yang mantap dan

melangkaui peringkat sekolah untuk
jangka masa panjang

Pemakanan dan pengambilan nutrisi

tambahan atlet merupakan
tanggungjawab atlet sendiri

Pemakanan dan pengambilan nutrisi

tambahan atlet terancang berdasarkan
keperluan

Contoh Jadual Pengawalan Projek

Aktiviti

Anggaran
Kos

Kos
Sebenar

Varian
Kos

Tempoh
Dalam
Pelan

Tempoh
Sebenar

Varian
Tempoh

Mesyuarat

200.00

200.00

5 hari

5 hari

Ceramah

600.00

500.00

+100.00

3 hari

3 hari

Kertas
cadangan
pakar
pemakanan

2 hari

6 hari

+4 hari

Matriks Tanggungjawab
Peristiwa

Aktiviti

Tanggungjawab
P

PK PK SU
HE Ko Suka
M ku
n

Mesyuarat J/K Sukan

Melantik JK Pelaksana

Mesyuarat JK Pelaksana

Pembahagian kumpulan
atlet

Senarai Semak
Contoh Projek 3POS
Aktiviti: Ceramah

Bil Peristiwa
1
Mengenal pasti
penceramah
2
Menjemput penceramah
3
Persediaan dewan
4
Laporan ceramah

Ya

Tidak

KERTAS CADANGAN PROJEK

MESTI MENYATAKAN PERKARA BERIKUT:
Nama Projek
Latar Belakang Organisasi
Masalah ( ISU, POTENSI, MANDAT) Jadual Pemberatan,

PERT, PARETO dan Punca Masalah (Ishikawa)

Matlamat dan Objektif
Aktiviti-aktiviti projek (boleh juga ditulis dalam bentuk
SPK/WBS , KPI, Jadual Pendahulu, Jaringan Kerja
Anggaran kos (Jenis Anggaran)
Jadual projek (Carta Gantt), Carta Alir.
Pelan kontigensi
Penilaian projek kaedah penilaian / indikator pencapaian

hank
nkj