CAPTULO V: PROPUESTA

SISTEMA DE INDICADORES DE CONTROL DE

GESTIN PARA EL DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIN DEL REA DE POSTGRADO
DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL
EXPERIMENTAL FRANCISCO DE MIRANDA

FUNDAMENTACIN
El Objetivo es disear un Sistema de indicadores de control de gestin
para el departamento de administracin del rea de postgrado de la
Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda.

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El sistema tendr como soporte terico la metodologa propuesta por

Beltrn (2005:33), el cual considera que para lograr una gestin eficaz y
eficiente es conveniente disear un sistema de control de gestin que
soporte la administracin y le permita evaluar el desempeo de la empresa.
Con este sistema se le facilitar al Gerente Evaluador la planeacin y control
de cada grupo operativo, la informacin permanente, integral y veraz sobre
su desempeo lo que permitir autoevaluar su gestin administrativa y
financiera y tomar los correctivos necesarios.
Un indicador de gestin se define como la relacin entre variables
cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situacin y las tendencias
de cambio generadas en el objeto o fenmeno observado, respecto de
objetivos y metas previstos e influencias esperadas. (Beltrn, 2005:36).
Igualmente los indicadores constituyen fuentes de informacin necesarias
para la gerencia de las organizaciones. Tales indicadores son valor agregado
para la institucin. Esto es, que no son simples datos. As, los indicadores
deben caracterizarse por:
- Ser exactos: presentar la situacin como realmente es.
- Su forma: existen diversas formas de presentacin (cualitativa, cuantitativa,
numrica, grfica, impresa y otras). La eleccin depende de la situacin y
necesidades.
- Frecuencia: que tan a menudo se requiere, se produce o se analiza.
- Extensin: referente al alcance por su cobertura del rea de inters.
- Origen: la informacin puede ser de origen interno o externo. Importante es
que la fuente generadora sea la correcta.
- Temporalidad: registra hechos o situaciones pasadas, actuales o proyecta el
futuro, segn se requiera.
- Relevancia: la informacin es relevante si es importante para una situacin
concreta.
- Integral: lo es si proporciona a quien lo requiere con un panorama completo
del fenmeno determinado que se intenta entender y analizar.
- Oportuna: se refiere a estar disponible cuando se necesita.

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La propuesta est estructurada en fases y, a su vez, cuenta con un plan

de accin que contiene las actividades que derivan de los objetivos, los
indicadores, responsables y el tiempo estipulado para las acciones.
VENTAJAS
Existen diversas ventajas que posee el uso de indicadores de gestin;
Beltrn (2005:44) aporta los siguientes:
- Generar un proceso de innovacin y enriquecimiento del trabajo diario.
- Impulsar la eficiencia, eficacia y productividad de las actividades de cada
uno de los negocios.
- Disponer de una herramienta de informacin sobre la gestin de negocio,
para determinar qu tan bien se estn logrando los objetivos y metas
propuestas.
- Identificar oportunidades de mejoramiento en actividades que por su
comportamiento requieren reforzar o reorientar esfuerzos.
- Contar con informacin que permita priorizar actividades basadas en la
necesidad del cumplimiento, de objetivos de corto, mediano y largo plazo.
- Evaluar y visualizar peridicamente el comportamiento de las actividades
clave de la organizacin y la gestin general de las unidades del negocio con
respecto al cumplimiento de sus metas.
- Reorientar polticas y estrategias, con respecto a la gestin de la
organizacin.

FASES
La siguiente metodologa a seguir para elaborar el sistema de indicadores
de gestin est basada en la propuesta por Beltrn (2005).
FASE 1.- DISPONER DE OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS.
Significa contar con objetivos claros, precisos, cuantificables y adems,
con las estrategias para lograrlos. Cabe sealar que un objetivo cuantificado
es una meta, o el punto de llegada esperado. A esa meta deben asociarse
patrones que permitan tornarla verificable. Tales patrones incluyen:
significado de la meta, escala o unidades de medida especificas de la meta,

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valor actual de la escala, el umbral o el valor a lograr, el horizonte o el

periodo en el que se espera alcanzar la meta, la fecha inicial y de
terminacin y el responsable que tendr a su cargo el logro de la meta.
OBJETIVO
Mejorar los procesos de apoyo del departamento de administracin del rea
de postgrado de la Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda

ESTRATEGIA
Aplicar el Sistema de Indicadores de Control de Gestin al departamento de
administracin del rea de postgrado de la Universidad Nacional
Experimental Francisco de Miranda.
FASE 2.- IDENTIFICAR FACTORES CRTICOS PARA EL XITO.
Para el desarrollo de esta fase se tienen en cuenta los que harn parte de
la concepcin, monitoreo y evaluacin de la gestin. Tal y como se indic, los
factores comprenden: eficiencia, eficacia, efectividad y productividad y su
monitoreo debe ser integral. Es un aspecto que es necesario mantener bajo
control para lograr el xito de la gestin, el proceso o la labor.
FACTORES CRTICOS PARA EL XITO
INSTITUCIONAL

EFICACIA

PROCESOS DE APOYO

OPERACIONAL

EFICIENCIA

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FASE 3.- ESTABLECER INDICADORES PARA CADA FACTOR DE XITO.

Una vez identificados los factores crticos de xito, es necesario
establecer unos indicadores que permitan hacer el monitoreo antes del

EFICACIA

proyecto, durante ste y despus de la ejecucin del proceso respectivo.

FACTOR

INDICADOR

Entrega de los materiales

TMEN
TMES

rdenes de pago

NSOP
TOE.
TIC
TCR
NSOC
TOCE

Inspeccin de Compras
rdenes de compra

Leyenda:
TMEN: Total de materiales entregado.
TMES: Total de materiales esperado.
NSOP: Nivel de seguimiento de rdenes de pago.
TOE: Total de rdenes ejecutadas.
TIC: Total de impresiones de Compras.
TCR: Total de Compras realizadas.
NSOC: Nivel de seguimiento de rdenes de compras.

EFICIENCIA

TOCE: Total de rdenes de compras expedidas.

FACTOR

INDICADOR

Cobertura de
mantenimiento

CPCMR
CPCMP

Tiempo promedio de
entrega de dotaciones

TPEDR
CPEP

Tiempo promedio de
mantenimiento

TPMR
TPMP

Leyenda:

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CPCMR: Costo promedio de cobertura de mantenimiento real.

CPCMP: Costo promedio de cobertura de mantenimiento presupuestado.
TPEDR: Tiempo promedio de entrega de dotaciones real.
CPEP: Costo promedio de entrega presupuestado.
TPMR: Tiempo promedio de mantenimiento real.
TPMP: Tiempo promedio de mantenimiento presupuesto.

FASE 4.- DETERMINAR PARA CADA INDICADOR ESTADO, UMBRAL Y

RANGO DE GESTI
El estado: corresponde al valor inicial o actual del indicador. En algunos
casos no existe la informacin necesaria para calcular el valor inicial o actual
del indicador, que ocurre cuando no se tienen registros sobre el
comportamiento de las variables que conforman el indicador
El umbral se refiere al valor del indicador que se requiere lograr o
mantener.
El rango de gestin es el espacio comprendido entre los valores mnimo y
mximo que el indicador puede tomar. Son los valores de referencia para

UMBRAL

SATISFACTORIO

SOBRESALIENTE

MXIMO

0.0

1.0

0.95 0.96

1.0

1.0

1.0

rdenes de pago

0.0

1.0

0.95 0.96

1.0

1.0

1.0

Inspeccin de Compras

0.0

1.0

0.85 0.90 0.95

1.0

1.0

rdenes de compra

0.0

1.0

0.95 0.96

1.0

1.0

75

ACEPTABLE

ESTADO

Entrega de los materiales

FACTOR

EFICACIA

MNIMO

establecer el rango deseado para el comportamiento del indicador.

1.0

SATISFACTORIO

SOBRESALIENTE

MXIMO

MNIMO

ACEPTABLE

EFICIENCIA

UMBRAL

0.0 1.0 0.95

0.96

1.0

1.0

1.0

Tiempo promedio de
entrega de dotaciones

0.0 1.0 0.75

0.95

1.0

1.0

1.0

Tiempo promedio de
mantenimiento

0.0 1.0 0.80

0.85

0.9

1.0

1.0

ESTADO

Cobertura de
mantenimiento

FACTOR

FASE 5.- DISEAR LA MEDICIN.

Consiste en determinar fuentes de informacin, frecuencia de medicin,
presentacin de la informacin, asignacin de responsables para la
recoleccin, tabulacin, anlisis y presentacin de informacin.

C
MXIMO
A
N
SOBRESALIENTE
T
I
SATISFACTORIO
D
AUTONOMA
A
ACEPTABLE
C
MXIMO
D
A
MNIMO ALARMA!
N
ACEPTABLE ALARMA!
T
I
SATISFACTORIO
D
AUTONOMA
A
SOBRESALIENTE
TIEMPO
D
MNIMO ES QUE EL VALOR DEL INDICADOR
CUANDO LO CONVENIENTE
SE INCREMENTE O SEA CADA VEZ MAYOR

TIEMPO
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CUANDO LO CONVENIENTE ES QUE EL VALOR DEL INDICADOR
SE REDUZCA O SEA CADA VEZ MENOR

FASE 6.- DETERMINAR Y ASIGNAR RECURSOS.

A partir de las medidas a establecer, se determinan los requerimientos. En
ese sentido, conviene que la medicin sea realizada por quien ejecuta el
trabajo correspondiente y de otro, que los recursos utilizados sean parte de
los necesarios para el desarrollo del trabajo o del proceso en medicin.
RECURSOS HUMANOS
-Jefe del Departamento de administracin.
-9 Personal administrativo

RECURSOS MATERIALES
-Instrumentos de evaluacin.
-Fotocopiadora.
-Hojas.
-Lpices.
-Calculadora.
-Computador.
-Impresora

RECURSOS FINANCIEROS
-10000 Bs. (2012)
- 20000 Bs. (2013)

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FASE 7.- MEDIR, PROBAR Y AJUSTAR EL SISTEMA DE INDICADORES.

Es importante resaltar que la precisin adecuada de un sistema de
indicadores de gestin no se logra a la primera vez.

Existen factores

necesarios de ajustar y cambiar:

-Pertinencia del indicador.
-Valores y rangos establecidos.
-Fuentes de informacin seleccionados.
-Proceso de toma y presentacin de la informacin.
-Frecuencia de la toma de la informacin.
-Destinatario de la informacin, etc.
ACCIONES
-Aplicar el Sistema en forma Bimensual al inicio, esto obligar a realizar la
evaluacin en ese mismo perodo y no como se est haciendo de forma
semestral.
-Revisar los indicadores en la primera aplicacin para reestructurarlos si es
necesario y as se adapten a las exigencias de las metas establecidas en el
POA, a nivel administrativo y financiero de la Universidad Nacional
Experimental Francisco de Miranda.
-Verificar los valores que arroje la aplicacin del sistema de indicadores de
control gestin.
-Reajustar el sistema de indicadores de forma anual.

FASE 8.- ESTANDARIZAR Y FORMALIZAR.

Consiste en el proceso de especificacin completa, documentacin,
divulgacin e inclusin entre los sistemas de operacin del negocio de los
indicadores de gestin. En esta fase se desarrolla y quedan en limpio las
cartillas o manuales de indicadores de gestin de la organizacin.
ACCIONES

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-Someter a revisin el Sistema de Indicadores de Gestin por parte del Jefe

del departamento de administracin del rea de postgrado.
-Someter a revisin del Sistema de Indicadores de Gestin por parte del
Decano del rea de postgrado y someterlo a evaluacin en el consejo.
-Luego de la revisin y aprobacin, entregarlo a la Direccin de
Administracin, adscrito al Vicerrectorado administrativo de la UNEFM para
su aplicacin.

FASE 9.- MANTENER Y MEJORAR CONTINUAMENTE.

Esta fase es la ltima y obedece al hecho de que lo nico que es
constante es el cambio. Como est probado, tal realidad genera una
dinmica especial en la actividad de las organizaciones, por lo que los
indicadores deben revisarse, junto con sus objetivos, estrategias y procesos.
Coincide esto con el mantenimiento, particularmente el preventivo, a que
deben someterse los equipos y los procesos de las empresas, para evitar
sorpresas indeseables. En ltimas eso, en buena parte, es lo que transmite
el significado de mejorar continuamente.

ACCIONES
-Revisar regularmente los objetivos, estrategias e indicadores para verificar
que se adaptan a la realidad del Departamento.
-Darle continuidad operativa a la propuesta y efectuar los ajustes que se
deriven del permanente monitoreo del sistema en el departamento y su
entorno.
-Sensibilizar a todo el personal, el valor que posee el sistema, con el fin de
que sea cada vez ms preciso, oportuno, confiable y sencillo.

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80

Cuadro 11.
Plan de Accin
REA: Departamento de administracin del rea de Postgrado de la UNEFM.
OBJETIVO: Mejorar los procesos de apoyo del departamento de administracin del rea de postgrado de la
Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda
META

ESTRATEGIA

ACCIONES

INDICADORES

RESPONSABLE

TIEMPO

Mejora de los
procesos
de
apoyo
del
departamento
de
administracin
del rea de
postgrado de la
Universidad
Nacional
Experimental
Francisco
de
Miranda

Aplicar
el
Sistema
de
Indicadores de
Control
de
Gestin
del
departamento
de
administracin
del rea de
postgrado de la
Universidad
Nacional
Experimental
Francisco
de
Miranda.

-Aplicar
los
Indicadores de
control
de
gestin para la
mejora de los
procesos
de
apoyo
del
departamento
de
administracin
del rea de
postgrado de
la Universidad
Nacional
Experimental
Francisco de
Miranda

-Total de materiales entregado/

Total de materiales esperado.
-Nivel de seguimiento de rdenes
de pago/ Total de rdenes
ejecutadas.
-Total de impresiones de
Compras/Total de Compras
realizadas.
-Nivel de seguimiento de rdenes
de compras/Total de rdenes de
compras expedidas.
-Costo promedio de cobertura de
mantenimiento real/ Costo
promedio de cobertura de
mantenimiento presupuestado.
-Tiempo promedio de entrega de
dotaciones real/
Costo promedio de entrega
presupuestado.
-Tiempo promedio de
mantenimiento real/ Tiempo
promedio de mantenimiento
presupuesto.

Jefe
del
Departamento del
administracin del
rea de postgrado
de la UNEFM

Cada 2
meses

Fuente: Gutirrez (2013)

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RESULTADO
ESPERADO
-Eficacia en los proceso
de
apoyo
del
departamento.
-Eficiencia
en
proceso
apoyo
departamento.

los
del

-Sensibilizar al personal
al logro de metas del
POA.
-Reorientar esfuerzos
para
mejorar
las
actividades
administrativas
y
financieras realizadas.