Anda di halaman 1dari 56

PENGANTAR KEARSIPAN

I. Pendahuluan
1.1. Pengertian Arsip
Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam
bahasa Ingris disebut "arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berarti
permulaan.Kemudian dari kata arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang berarti
catatan. Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon" yang berarti
"gedung pemerintahan". Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat
penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan
tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, dokumen-dokumen,
peta-peta, dsb. Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip,
yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar,
rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau
keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu
peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan
tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran
yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. Dalam pemahaman
sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor
(office work).
Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan
tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta.
Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau
surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan
penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai
sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi. Undang-undang Nomor 7
Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, memberikan rumusan arsip
sebagai berikut:
(a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badanbadan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun
kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
(b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Selanjutnya, UU No.7 Tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud
dengan naskah-naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip, adalah meliputi baik
yang tertulis, maupun yang tidak tertulis, hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan

yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang
berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri
mengenai masalah yang sama. Menurut Undang-undang tersebut, tujuan kearsipan ialah
untuk menjamin keselamatan bahan pertanggunjawaban nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan
bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah (Pasal 3 UU No. 7 Tahun
1971).
1.2. Arsiparis
Arsiparis adalah orang yang bertugas untuk mengelola arsip.
Kriteria yang harus dimiliki oleh arsiparis:
harus cakap dan cerdas
harus memahami dan mengerti tentang manajemen perkantoran
harus teliti dan ulet
harus sabar
harus memilki kepribadian dan sopan
harus memiliki pendidikan minimal sekolah menengah
1.3. Jenis-Jenis Arsip
Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, antara lain:
1.3.1 Berdasarkan Fungsi.
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:
(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau
sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
1.3.2 Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:

(a) Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna
primer meliputi:
Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan
untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai
kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut
transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan
teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
(b) Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip
sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar
instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti
pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai
guna sekunder, juga meliputi:
Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang
dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi
tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatankegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.
Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan
berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan
lembaga/instansi penciptanya.
(c) Berdasarkan sifat Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya
berlakuketentuan tentang kerahasian surat-surat.
Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum
(d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, Menurut tingkat
penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),atau
arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat
tertentu.

Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara
nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut
dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan
lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di
daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip
makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari
berbagai arsip unit.
Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam
suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena
khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
(e) Berdasarkan keasliannya, Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli,
arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
(f) Berdasarkan subyeknya, Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan
atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip
Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.
(g) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya., Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri
dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini
diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan
yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah
perjanjian/kontrak, akte, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan.
Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam, piringan
hitam, mikrofilm, CD, dsb.
(h) Berdasarkan Sifat Kepentingannya., Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat
dibedakan atas
Arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak
mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu
disimpan dalam waktu yang terlalu lama.
Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan,
dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih
dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan.
Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak
mutlak permanen. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan
untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.
1.4. Ciri-Ciri Arsip Dinamis

Berdasarkan uraian terdahulu, bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dengan demikian,
arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:
Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan
dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.
Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan
perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat.
Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip
dinamis dapat dibedakan atas:
Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan
pekerjaan di kantor
Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun
Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari-hari.
1.4.1 Siklus Arsip Dinamis
Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle). Tahap
pertama, adalah merupakan tahap penciptaan. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan
ke dalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film,
tape atau media lainnya. Pada tahap ini, arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh
instansi/kantor kita, atau yang dibuat oleh instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.
Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa
hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip
dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. Arsip dinamis disimpan di
kantor pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip karena
tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh akses yang cepat.
Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis
sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu,
arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip
dinamis (record center). Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan
hukum atau karena kebutuhan rujukan, dan sebagainya.
Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA). Penyusutan
adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip

yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif.


Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga sulit
ditemukan kembali (retrieval)dan sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah
mengumpul secara alami (accumulating naturally). Dengan demikian penyusutan arsip
diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat, memudahkan penemuan kernbali arsip
manakala diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk
menyusutkan arsip.
Penyusutan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang sudah tidak
memiliki nilai guna primer (hukum, fiskal, administratif, keilmuan), maupun nilai guna
sekunder. Permusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan)
atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (IRA)
yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip, beserta jangka waktu penyimpanannya,
dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip.
Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang
bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu Arsip
Nasional Rl (ANRI) (lihat PP.No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip). Menurut PP
34 tahun 1979, penyusutan arsip instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan yaitu
pemindahan, pemusnahan dan penyerahan. Pemindahan arsip maksudnya adalah
memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (reccord center) berdasarkan
jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masingmasing lembaga atau instansi yang bersangkutan. Misalnya, USU memiliki unit kearsipan
(record center) tersendiri, sehingga masing-masing Fakultas, Lembaga, UPT, dsb., akan
menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi
yang ditentukan.
Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta, yayasan, dsb. Disusutkan
berdasarkan UU. No.8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Inti dari penyusutan
dokumen perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip instansi/badan pemerintah.
Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti, Perpustakaan dan Depo Arsip
kota, Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi, atau ANRI, statusnya akan berubah menjadi
arsip statis (archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan, karena arsip
tersebut memiliki nilai informasi, historis, ilmiah, dan
pembuktian (hukum, fakta sejarah, dsb.) Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun
penyerahan arsip harus dilakukan dengan menggunakan berita acara.
1.5. Penyimpanan Arsip
Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat)
dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk
disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, di

dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik,


dan penyusutan arsip.
Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu (lihat uraian di
atas). Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana
prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah
atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah- langkah apa yang
perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut.
Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes
(fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan
kondisi masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan. Dalam penyelenggaraan
penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas sentralisasi, asas disentralisasi,
dan asas campuran atau kombinasi. Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi
adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Dengan
demikian,
penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor
dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu. Sebaliknya, penyelenggaran penyimpanan
arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan
arsip secara mandiri. Dalam hal yang demikian, masing-masing unit satuan kerja bertugas
menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. Sedangkan asas campuran, merupakan
kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit
satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi
tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan.
Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan
pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara actual menerapkan
suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan
pemberkasan
dan
penataan
arsip
dinamis
tersebut
popular
dengan
sebutan filingSystem". Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan
bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip
terdiri dari:
(a) Sistem Abjad,
(b) Sistem angka/nomor (numerik),
(c) Sistem Wilayah,
(d) Sistem subyek, dan
(e) Sistem Urutan Waktu (kronologis).

Disamping kelima sistem di atas, banyak arganisasi atau instansi yang


menerapkan sistem kombinasi.
1.6. Peralatan Kearsipan
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian
besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada
umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal
terdiri dari:
(a) Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering
disebut stopmap folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map
tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan
ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi
penempatannya
bias
tegak.
SedangkanStopmap
folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung
(bila
yang
dipakai snelhechter gantung)
di
dalam filing
cabinet,
sedangkan portapelsebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat
banyak lembaran arsip.
(b) Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi
empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau
satu kelompok arsip di dalamfiling cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap
folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi
tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu
bagian yang menonjoll dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode,
atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
(c) Guide, adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua
bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tandatanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu
sendiri.Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak
pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama
untuk menempatkan tajuk (heading)subyek utama (main subyek), guide kedua
untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi,
demikian seterusnya.
(d) Filing Cabinet (file cabinet), adalah perabot kantor berbentuk persegi
empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk
menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci
yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip
ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang

berlaci tunggal, berlacii ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing
cabinet, lateral filing cabinet, dsb.
(e) Almari Arsip, adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip.
Bentuk dan jenisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam
almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet
kesamping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan
arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.
(f) Berkas Kotak (Box file), adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan
berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk
menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya
berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal
berderet ke samping).
(g) Rak Arsip, adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk
menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara
vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan,
dan seterusnya kebawah.
(h) Rotary Filling, adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk
menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).
(i) Cardex (Card Index) Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan
arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik
keluar memanjang. Kartukartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode
agar lebih mudah dilihat.
(j) File yang dapat dilihat (Visible reference record file) Visible reference record
file adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya
berupa leflet, brosur, dan sebagainya.
1.7. Penemuan Kembali Arsip.
Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak
dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan
mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen
merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk
menemukan kembali arsip, karena akan dipergunakan dalam proses penyelengaraan
administrasi. Menemukan kembali, juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang
akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun
menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya. Menemukan kembali arsip,
tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga
menemukan informasi yang terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali
ini sangat berhubungan dengan keakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya.

Kegiatan penemuan kembali merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi


kearsipan. Siklus penemuan kembali arsip yang dibetuhkan (retrieval/finding cyclus), dan
siklus penempatan kembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan
penanganan tersendiri.
Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip ialah,
tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Kita sering mengambil arsip
tanpa melatui bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja, bahkan mungkin
menggunakannya tanpa seijin petugas, karena merasa sesame teman kantor. Akibatnya,
bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu bias hilang atau tercecer disembarang
tempat.
Oleh
karena
itu,
bila
kita
meminjam
arsip
sebaiknya
mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam melalui petugas yang
menanganinya. Untuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/ kartu pinjam arsip.
Setelah peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu dipertanyakan apakah
peminjam boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau ke
almari arsip?.
Sebelum menjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan bahwa ada 2 (dua) sistem
layanan yaitu:
(a) layanan terbuka (opened access) yaitu pengguna diperbolehkan langsung
mengambil dokumen yang diingininya dari tempatnya (rak, laci, folder, dsb.),
(b) layanan tertutup (closed access), yaitu pengguna tidak diperbolehkan mengambil
sendiri dokumen yang diinginkannya dari tempatnya melainkan harus melalui
petugas. Biasanya untuk arsip, sistem yang dipakai ialah sistem layanan tertutup.
1.8. Pemeliharaan Arsip
Dalam penjelasan umum UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan
PokokKearsipan dinyatakan bahwa untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional
kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata
benar, serta lengkap mengenai kehidupan dan penyelenggaraan pemerintahan negara baik
masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang. Penyelamatan bahan-bahan
bukti tersebut merupakan masalah yang menjadi bidang kearsipan dalam arti yang luas.
Pemeliharaan arsip mencakup usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga
arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan
arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebahkan oleh serangan-serangan dari
luar arsip. Sedangkan, pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk
meniaga arsip-arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. Usaha

pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil. langkahlangkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta
informasinya (isinya).
Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasi dan
laminasi. Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, atau yang
sulit digunakan, agar dapat dipergunakan clan dapat disimpan kembali. Sedangkan,
laminasi adalah menutup kertas arsip diantara 2 (dua) lemari plastik, sehingga arsip
terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga. Dengan
cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan. Sedangkan pengamanan atau upaya
menyelamatkan informasi yang terkandung dalam arsip (isi) dapat dilakukan dengan
mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain, seperti padamicro film, fich, dan ke
media digital.
BAB II
KEBERADAAN KEARSIPAN DALAM MANAJEMEN MODERN
Untuk memanfaatkan kreatifitas masyarakat dalam pembangunan dengan
sendirinya memerlukan penanganan dan pengendalian potensi dengan baik. Arti praktis
penanganan tersebut di atas telah dikemukakan oleh Bapak Presiden dalam amanatnya
pada pengumuman dan penjelasan pembentukan Kabinet Pembangunan VI tanggal 17
Maret 1993, bahwa dalam pelaksanaan pembangunan hendaknya diterapkan manajemen
modern. Ada tiga fungsi pokok yang dikemukakan dalam manajemen modern. Pertama
perencanaan yang matang, kedua pelaksanaan yang tepat dan ketiga pengawasan yang
ketat.
2.1 Fungsi dan Tujuan Pokok kearsipan Nasional
Untuk memahami lebih mendalam keberadaan arsip dalam manajemen modern
dapat kita pahami pasal 2 dan pasal 3 undang-undang nomr 7 tahun 1971 tentang
ketentuan-ketentuan pokok kearsipan sebagai berikut :
Pasal 2
Fungsi arsip membedakan :
Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara.

Pasal 3
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan pertanggungjawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan pertanggungjawaban
bagi kegiatan pemerintah. Beberapa unsur penting antara lain :
Perencanaan,
Pelaksanaan/penyelenggaraan,
Pertanggungjawaban.
Perencanaan :
Arsip sebagai sumber informasi dapat memberikan/menyediakan data antara lain :
Data yang bersifat umum,
Meliputi data yang bersifat kebijaksanaan dan peraturan serta keputusan.
Data yang bersifat khusus,
Meliputi keberhasilan dan ketidakberhasilan serta kendala dan solusinya.
Pelaksanaan/Penyelenggaraan :
Suatu perencanaan kegiatan adalah suatu pelaksanaan yang senantiasa taat dan
disiplin pada ketentuan yang ada. Dalam pelaksanaan kegiatan ini memperlihatkan
sebagai penunjang keputusan yang dilakukan sehingga hasilnya akan memenuhi sasaran
yang telah ditetapkan sebelumnya. Memanfaatkan/menggerakkan arsip tergantung pada
dua faktor utama yaitu :
a. Sikap setiap pimpinan terhadap fungsi arsip dalam manajemen baik di bidang
perusahaan maupun di bidang pemerintah. Sikap pemimpin yang tidak peduli
terhadap kearsipan, akan mengakibatkan organisasi/instansi yang dipimpinnya
kehilangan untuk mencapai keberhasilan yang maksimal.
b. Faktor yang kedua adalah hal yang mempengaruhi akan aktivitas-aktivitas, yaitu
luasnya tanggungjawab/fungsi yang diemban oleh organisasi/instansi yang
bersangkutan.
Dalam pelaksanaan kegiatan perlu dilakukan proses pengkajian secara kritis
bagian-bagian atau komponen kegiatan/pekerjaan. Salah satu metoda yang dipergunakan
untuk mendapatkan data analisis pekerjaan adalah dengan mengadakan suatu observasi.

Pertanggungjawaban :
Kata pertanggungjawaban mengandung arti bahwa keberadaan teknologi sistem
informasi kearsipan,secara konsisten berada di jajaran terdepan berperan sebagai alat
pengawasan dan pengendalian.
2.2 Hubungan Kearsipan Dengan Ilmu-Ilmu Yang Lain
Kearsipan sangat erat hubungannya dengan disiplin ilmu diantaranya :
a.

Ilmu Administrasi

Mempelajari kearsipan tidak dapat kita lepaskan dengan mempelajari dan


mendalami ilmu administrasi dimana kearsipan itu sendiri melekat dan terkandung di
dalamnya. Dalam abad modern ini tidak ada satu hal yamg lebih penting dari pada
administrasi, demikian pula administrasi tanpa records management akan sia-sia dan
kearsipan tanpa manajemen yang baik akan statis. Dalam proses administrasi, kearsipan
bukan merupakan fenomena masyarakat yang baru, karena arsip itu sendiri diciptakan
oleh masyarakat untuk masyarakat sehingga tujuan kearsipan tidak terlepas dari tujuan
masyarakat.
b. Ilmu Ekonomi

Ilmu ekonomi berkenaan dengan upaya apa supaya kemakmuran dapat tercapai,
baik kemakmuran bagi masyarakat maupun perorangan, dan bagaimana pula bahwa
kemakmuran yang dicapai dapat terwujud dalam keadilan sebagaimana diamanatkan oleh
pancasila.
Ilmu kearsipan membantu ekonomi dalam hal menggarap dan mengolah informasi yang
pada akhirnya akan memberikan corak kepada stabilitas perekonomian dengan
perubahan-perubahan yang dinamis dan tidak terlalu membutuhkan biaya yang terlalu
tinggi.
c.

Ilmu Politik

Ilmu politik merupakan suatu ilmu yang mempelajari seluk-beluk pemerintahan


yang berorientasi kepada kegiatan administrasi pemerintahan. untuk menelaah semua
faktor-faktor yang mempengaruhi keputusan-keputusan yang bersifat politik dan
administrasi, ilmu kearsipan dalam konsep dan pola pikir memberi warna kepada setiap
keputusan dan kebijaksanaan yang ditentukan.
d. Ilmu Informasi

Ilmu informasi adalah ilmu yang mempelajari perilaku, struktur, dinamika,


transfer informasi. Informasi merupakan pengetahuan dalam bentuk fakta atau pendapat

yang mungkin diterima oleh seseorang atau oleh banyak orang. Informasi sebagai suatu
kesatuan konsep, kesatuan intelektual, yang diterima, sebagai suatu kesatuan pikiran pada
hakekatnya adalah stimulasi yang dipahami melalui indra yang dimiliki dari seseorang.
e.

Ilmu Sejarah

Arsip berperan sebagai sumber sejarah yang memberikan pengalaman di waktu


lampau, memberi arti apa yang dikerjakan sekarang dan bagaimana rencana yang akan
datang.
Ilmu sejarah mencatat dan mengumpulkan segala kejadian-kejadian yang penting
dimasa lampau. Tanpa adanya ingatan yang kuat akan kejadian-kejadian dimasa lampau
kita tidak akan mengetahui sejarah, dan arsiplah sebagai pusat ingatan (central memory)
dan sebagai sumber sejarah.
BAB III
PRINSIP-PRINSIP DASAR KEARSIPAN
Prinsip dasar kearsipan meliputi antara lain :
Prinsip dasar pertama yaitu bahwa arsip diciptakan oleh masyarakat dan untuk
masyarakat sehingga tujuan kearsipan tidak terlepas dari tujuan masyarakat.
Prinsip dasar yang kedua adalah perlindungan dan penyelamatan arsip, yaitu
mengatur tatalaksana penyelamatan dan perlindungan arsip, di Indonesia aturan
ini dirumuskan dalam Bab IV pasal 9 dan pasal 10 Undang-undang Nomor 7
Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Dalam pasal-pasal
tersebut dirumuskan bahwa pengumpulan, pemeliharaan dan penyelamatan arsip
adalah merupakan kewajiban setiap lembaga dan badan pemerintahan.
Prinsip dasar yang ketiga adalah kearsipan dan arsip itu sendiri sebagai catatancatatan/naskah-naskah.. Arsip sebagai pusat ingatan memberikan dorongan
untuk menciptakan gagasan-gagasan rencana-rencana baru baik mengenai
kegiatan-kegiatan spiritual maupun kegiatan-kegiatan duniawi.
Prinsip dasar yang keempat adalah arsip sebagai lembaga tempat penyimpanan
naskah-naskah pemerintahan dan naskah-naskah bersejarah.
Prinsip dasar yang kelima; Arsip sebagai fungsi organik : Kearsipan sebagai
fungsi organik, atau dengan kata lain arsip merupakan kegiatan organik, hal ini
merupakan fakta sejarah kearsipan yang menunjukan keberadaan arsip dlam
pengertian arsip konvensional, identik dengan keberadaan tulisan sebagai
rekaman informasi pelaksanaan administrasi.

Prinsip dasar yang keenam adalah arsip sebagai perwujudan ide dan gagasan
manusia. Ide, gagasan, pikiran, naluri, penalaran atau dengan kata lain cipta,
rasa, karsa, dan karya merupakan media yang dapat menghasilkan budaya
sebagai karya manusia. Namun dari semua itu terdapat titik persamaan yaitu
bahwa kebudayan merupakan karya manusia (Manmande), hasil produk
kehidupan manusia dan alat penciptanya dalah manusia.
Prinsip dasar yang ketujuh adalah arsip lebih sekedar informasi baik dalam bentuk
fakta maupun detail, arsip sebagai informasi yang merupakan susunan konsep
dalam bentuk fakta dan citra yang dapat diterima oleh seseorang atau banyak
orang untuk dimanfaatkan sebagai bahan perencanaan, pelaksanaan, dan
pengendalian suatu kegiatan.
Prinsip dasar yang kedelapan adalah arsip sebagai cermin kehidupan, seandainya
terjadi kasus baik kasus yang dilakukan oleh orang lain maupun kasus yang
dilakukan oleh diri kita sendiri, dimana kasus tersebut patut disesali, maka
secara spontan terlontarlah kata-kata supaya dijadikan cermin atau cukup
menjadi cermin bagi saya dan sebagainya.
Prinsip dasar yang kesembilan adalah arsip sebagai suatu kesatuan yang utuh dan
mandiri, media apapun yang dipergunakn untuk merekam informasi tidak
menjadi masalah dan tidak akan dan/atau merubah isi/materi informasi itu
sendiri. Dengan demikian media apapun yang dipergunakan, baik media cetak
maupun media elektronik, arsip harus:
Tetap lengkap dan dapat dipercaya.
Tetap menyeluruh dan tidak dapat dibagi-bagi.
Bagian-bagian yang berada dalam arsip senantiasa saling
menjelaskan.
Bagian-bagian dalam setiap arsip merupakan hubungan yang
rasional dan merupakan suatu kesatuan yang utuh.
Prinsip dasar yang kesepuluh adalah arsip mewakili ingatan manusia. memori
yang terkandung dalam arsip nilainya lebih tinggi atau lebih kuat dari ingatan
seseorang atau sekelompok orang.
Prinsip dasar yang kesebelas adalah arsip senantiasa tetap dan dapat dipercaya :
arsip akan selalu larut dan mengikuti kontinuitas pertumbuhan Badan dan
Lembaga Pemerintahan (public sector), Badan dan Lembaga Swasta (private
sector).

Prinsip dasar yang keduabelas adalah arsip merupakan kebudayaan dan peradatan.
dalam segala dimensi arsip adalah sebagai akar budaya dan peradaban manusia,
karena ia lahir dari segala aktivitas segala kegiatan.
Prinsip dasar ketiga belas adalah arsip sebagai bukti apa yang menjadi gagasan
dan apa yang diputuskan. segala apa yang dipikirkan, segala angan-angan,
segala yang dikerjakan dan didiskusikan serta ditetapkan kenyataannya berbukti
dalam wujud arsip.
Prinsip dasar keempat belas adalah arsip sebagai ekspresi pengetahuan dan
pengalaman : arsip mengandung informasi tentang pikiran-pikiran, benda-benda
dan ide-ide serta gagasan dalam jumlah yang tidak terbatas.
Prinsip kelima belas adalah arsip sebagai suatu bahan dan arsip sebagai suatu
lembaga yang spesifik. arsip sebagai suatu bahan yang spesifik adalah karena
terbentuk dalam suatu proses kegiatan atau sutau transaksi yang hasilnya
diperuntukan untuk rujukan dan sebagai sumber asli untuk bukti
pertanggungjawaban dan sumber asli untuk kepentingan atau keperluan
penelitian.
Prinsip dasar keenam belas adalah arsip disajikan untuk setiap pemakai jasa arsip
tertentu. tidak seperti halnya perpustakaan bahwa bahan pustaka terbuka bagi
siapa saja sesuai dengan jenis perpustakaan itu sendiri, tetapi arsip hanya
diperuntukan bagi pemakai jasa informasi arsip yang dianggap berhak sesuai
dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
BAB IV
PENGELOLAAN ARSIP
Pengelolaan arsip ada dua, antara lain :
Arsip dinamis
Arsip statis
4.1 Arsip Dinamis
Arsip Dinamis adalah arsip yang dianggap masih memiliki guna penujang dalam
pelaksanaan proses administrasi sehari-hari pada lembaga-lembaga dan badan-badan
pemerintahan dimana arsip diciptakan dan diterima dalam proses kearsipan, di tiap
lembaga dan badan pemerintah kita mengenal unit pengolah dan unit kearsipan. Unit
pengolah adalah unit kerja atau staf yang bertugas melakukan pengolahan/memproses
penciptaan arsip. Unit kearsipan adalah unit kerja baik struktural maupun fungsional

melaksanakan penyimpanan, pengendalian dan pemeliharaan arsip sesuai dengan sistem


organisasi penyimpanan yang diterapkan di lembaga dan badan serta instansinya yang
bersangkutan.
Arsip dinamis pada prinsipnya terbentuk secara organis, sehingga mengandung
kerahasiaan yang bersifat tertutup dan oleh karenanya tidak boleh diketahui oleh siapa
pun termasuk kode, nomor, perihal dan isi serta disposisinya selain/kecuali untuk
kepentingan dinas.
Arsip dinamis terdiri dari dua, yaitu :
Arsip dinamis aktif
Arsip dinamis inaktif
4.1.1 Arsip dinamis aktif
Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki
nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang
berlaku.
4.1.2 Arsip dinamis inaktif
Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai
sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi
sehari-hari, walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah.
4.2 Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang dianggap sudah tidak berguna lagi dalam
menunjang proses administrasi sehari-hari pada lembaga negara dan badan-badan
pemerintah, sehingga dilihat dari segi kehidupan kebangsaan sangat bernilai.
BAB V
PROSES KEGIATAN KEARSIPAN
5.1 Klasifikasi
Pengklasifikasian pada kearsipan berdasarkan atas dua parameter, yaitu:
a. Secara umum
Suatu cara yang sistematis untuk menggolongkan arsip-arsip/ bahan
berdasarkan subjek/bentuknya.

b. Secara detail
Merupakan pengelompokan / penggolongan atas persamaan-persamaan atau
atas dasar perbedaan-perbedaan yang ada atau bisa pula dikelompokan
berdasarkan kronologis kegiatan.
Setelah diklasifikasikan, arsip disimpan disuatu tempat arsip yang baik
disimpan dalam bentuk yang asli.
Dua hal penting yang harus diperhatikan dalam mengklasifikasikan :
a. Memfile dengan baik,
mengelompokkan.

meliputi

proses

menyusun,

mengatur,

dan

b. Mengklasir dengan benar, yaitu harus logis, rasional, dan aktual.


5.1.1 Cara/macam mengklasifikasikan arsip
Ada beberapa macam cara yang dapat digunakan dalam pengklasifikasian, yaitu:
a. DDC : Decimal Dewers Clasification
b. UDC : Universal Decimal Clasification
a. 0 = umum
b. 1 = agama/religi
c. 2 = filsafat
d. 3 = pengrtahuan sosial
e. 4 = bahasa
f. 5 = ilmu murni
g. 6 = ilmu praktis/teknik
h. 7 = seni/kerajinan
i. 8 = kesusastraan
j. 9 = ilmu bumi
c. LC : Library Clasification

Selain mrnggunakan abjad digunakan dengan decimal.


d. Regional Clasification
e. Caubach : A-Z (system kartu), A-K, L-Z (surat-surat yang lain)
a) A = Umum
b) B = Personalia
c) C = Keuangan
d) D = Devisa
e) E = MPR/DPR
f) F = Surat-surat menteri
g) G = Surat rahasia
h) H = Surat perniagaan
i) I = Surat tata usaha
j) J = Surat pendidikan
k) K = Surat dokumentasi
5.2. Coding
5.2.1 Pengertian Coding
Coding merupakan suatu proses memberikan kode yang dilakukan seorang juru
indeks (indekser) dengan maksud untuk mempercepat pemsortiran dan file arsip dengan
cara memberikan kode.
Contoh : - kepegawaian B
- keuangan C
Macam-macam kode
a. Berupa huruf
tunggal : A-Z

gabungan : AB, AC, AD


singkatan : Litbang, kesra
b. Berupa angka
nomor urut : 1-100
kelemahan : - sulit diingat
sulit ditemukan
bisa terjadi data kembar
satuan angka : akan menentukan subjek
contoh : 001, 010, 1000
desimal : 10,1 , 100,1 , 200,2
c. Gabungan huruf dengan angka
huruf menunjukan heading
desimal menunjukan man subjek/subsubjek
5.2.2 Syarat membuat kode
Singkat dan jelas
Mudah dipahami
Sederhana
Mudah dibaca dan ditulis
Satuan angkanya harus bulat
5.3. Indeks
5.3.1 Pengertian indeks
Setelah bahan-bahan arsip (dokumen) diklasifikasikan maka untuk menentukan
lokasi penyimpanan dan memudahkan penemuan kembali file yang bersangkutan perlu

diberikan tanda-tanda pengenal atau ciri-ciri tertentu. Maksudnya diwujudkan dengan


kode tertentu berupa huruf, angka, atau gabungan huruf dan angka.
Pekerjaan menentukan tanda pengenal bagi bahan-bahan arsip (dokumen) ini
dikenal dengan memberikan indeks (indexing). Drs. The Liang Gie menyatakan
mengindeks adalah:
Suatu daftar perincian yang disusun menurut urutan abjad untuk menjadi kunci
petunjuk terhadap serangkaian nama-nama orang, nama-nama organisasi, nama-nama
tempat ataupun judul-judul pokok yang didaftar untuk keperluan penyimpanan warkatwarkat atau untuk menunjukan bagian-bagian dalam suatu buku pelajaran dimana hal-hal
tersebut diuraikan. 13).
Drs. Sabarman dalam ceramahnya tanggal 7 desember 77 yang diselenggarakan
Perum Telekomunikasi, menyatakan sebagai berikut :
a. Alat untuk menunjuk, menentukan keterangan isi masalah, perihal suatu
dokumen atau sekelompok dokumen.
b. Sebagai kegiatan, ialah membuat, membentuk petunjuk-petunjuk keterangan isi
masalah perihal di dalam satu atau sekelompok dokumen serta menyusunnya
secara sistematis. 14)
Jadi indexing (mengindeks) ialah cara untuk menentukan atau menentukan ciri
atau tanda-tanda bagi sesutu dokumen. Tanda petunjuk dan tanda pengenal (caption)
untuk memudahkan mengetahui susunan dokumen tertentu yang harus dimasukkan dalam
file. Tanda untuk memudahkan mengetahui suatu dokumen dapat diketemukan bila
diperlukan didalam file.
5.3.2 Peraturan indexing (indexing rule).
Indexing adalah membuat daftar rincian dengan membuat tanda pengenal bagi
bahan-bahan arsip atau dokumen yang hendak diarsipkan. Inti mengindekxing adalah
mencari caption (kata petunjuk).
Ketentuan mengindeks antara lain :
a. Nama orang terdiri dari satu kata, di indeks seperti aslinya :
Yugi - Yugi
b. Nama yang terdiri lebih dari satu kata, diindeks dengan nama belakang dahulu:
Yugi Mansyur - Mansyur, Yugi

c. Nama yang menggunakan kata sandang (prefix) pada nama keluarga (nama
akhir), penulisan aslinya dapat bermacam-macam cara :
Yugi Mansyur Syah - Mansyur Syah, Yugi
d. Nama Wanita :
Wanita yang belum menikah :
Elin Hawa Melinda - Melinda, Elin Hawa
Wanita yang telah menikah ditulis dengan nama suaminya.
Rinrin Rinawati - Rinawati, Rinrin (Baim)
nama suaminya Baim
e. Gelar Bangsawan
R.A Kartini - Kartini, R.A
f. Gelar Kesarjanaan
Ditulis di belakang nama dan di dalam kurung, apabila gelarnya lebih
dari satu, penulisannya di dalam kurung disusun secara abjad :
Dr. Hj. Rinrin Rinawati, S.H - Rinawati, Hj. Rinrin (Dr. S.H.)
g. Lembaga/Organisasi
- Departemen tenaga kerja dan transmigrasi
- Tenaga kerja, dan transmigrasi, departemen
h. Nama tempat :
Terminal Guntur - Guntur Terminal
5.4 Filling system
5.4.1 Pengertian Filling System
Berasal dari kata file (Inggris)/Filum (Yunani) yang berarti ikatan. Menurut
Prayudi file bukan hanya berupa tempat/ikatan, tetapi juga bisa berupa kabinet dan
tempat-tempat yang bisa dipergunakan untuk menyimpan dokumen.

5.4.2 Macam-macam Filling System


a. Alphabetic System (berdasarkan abjad)
Dikenal dengan nama dictionary system/system kamus.
- Kelebihan : Tidak pernah merubah system
- Kelemahan :
Arsip yang menyangkut subjek yang sama tetapi terletak pada tempat yang
berbeda
Tulisan sering diucapkan berbeda
Huruf kembar akan sulit dibedakan dalam pengucapan, ex: F dan V
Angka harus di eja sesuai ucapannya
b. Numerical System
Sistem pendapatan arsip berdasarkan nomor urut.
- Kelebihan :
Tingkat ketelitian lebih tinggi
Tanpa batas, sesuai dengan kebutuhan
Mudah dikerjakan/disusun
Kesalahan akan mudah di lihat
Dapat dipergunakan di semua bidang
Hubungan antara folder yang satu dengan yang lainnya akan terlihat jelas
secara logis
Bersifat permanen, walaupun ada perubahan tempat, nama, dan lain-lain
Biasa digunakan untuk mengatakan waktu
Berlaku universal
Paling tepat untuk menyatakan waktu

- Kekurangan :
Tidak bisa di temukan langsung dalam file
Memerlukan indeks yang terpisah
Bila dideretkan, angka yang panjang akan mempermudah terjadinya
kekeliruan
Memerlukan tanda-tanda yang lain
Perbedaan hubungan subordinasinya terlihat jelas
c. Geographycal System
Arsip di pilih berdasarkan wilayahnya masing-masing, contoh : pajak.
Susunan pembagian wilayah harus disertai abjad.
- Kelebihan :
Berbagi data arsip akan terkumpul di suatu tempat
Mulai di mengerti
Filling sistem sederhana, karena terpusat pada suatu tempat
- kekurangan :
Cenderung terdapat nama yang sama
Dalam hal mengindeks, harus hafal betul tempat, nama, tingkatan, wilayah
yang berbeda
Sangat memakan waktu dan tenaga
d. Chronological System
Sistem memfile berdasarkan waktu kejadian. Waktu memegang peranan penting,
sangat berkaitan dengan perbankan (utang piutang). Di distribusikan barang dan
lain-lain.
- kelebihan :
Memberikan keterangan yang rill untuk penyelesaian masalah

Tidak memerlukan banyak indeks / cross reference


Pencarian arsip akan lebih terarah
Arsip atau data suatu kegiatan tidak terpisah-pisah
- kelemahan :
Tidak bisa memisahkan hubungan antara subjek umum dan khusus
Harus membuat file umum dan khusus yang berhubungan dengan
penyelesaian masalah
Harus memiliki aturan khusus dalam menatanya
Memerlukan indeks gabungan
e. Combine System
Untuk menentukan mana dan apa subjek / tempatnya. Sistem ini harus memiliki
sub-masalah, sub-sub masalah sistem ini merupakan gabungan dari sistem-sistem
terdahulu. Sub-sub masalah terdiri dari :
- Title primer ( berisi subjek-subjek masalah )
- Title sekunder ( berisi sub-masalah)
- Title tertier ( terperinci, waktu dan tempat )
5.5 Penyusutan dan Penghapusan
5.5.1 Tujuan Penyusutan dan Penghapusan
Tujuan penyusutan dan penghapusan arsip karena jumlah atau volume dan potensi
arsip dari hari ke hari bertahan agar arsip tidak terlalu menumpuk. Cara menyusutkan
dengan cara melihat masa aktif dari arsip tersebut.
Rentang kehidupan arsip (life spain of reward).
a. Fase penciptaan, disajikan kepada orang dalam bentuk konsep-konsep atau
bagian-bagian.
b. Fase pengurusan, arsip atau dokumen diarahkan untuk diproses lebih lanjut

c. Fase referensi, arsip-arsip atau dokumen diklasir, diindeks, diatur cara pencarian
arsipnya agar mudah ditemukan.
d. Fase weeding, arsip dicari untuk di pilah kembali dari arsip-arsip yang banyak.
Mana arsip yang aktif, in aktif dan statis.
e. Fase statis, arsip yang sudah di weeding di seleksi kembali kelayakannya di
pakai atau tidak.
f. Fase terakhir atau fase nasional atau daerah, terjadi transfer arsip, arsip di pilihpilih, mana arsip yang mempunyai nilai sejarah dan masukkan untuk arsip
daerah atau nasional.
5.5.2 Cara pemusnahan arsip
a. Dibakar
b. Dicerca atau dirobek
Sebelum memusnahkan arsip harus di buat berita acara pemusnahannya oleh
petugas pemusnah dan harus ada saksi dari pemusnahan arsip tersebut.
5.5.3 Alasan penting arsip di susun dan di musnahkan
- Agar file yang aktif bisa digunakan dengan baik agar tidak di kacaukan oleh
arsip yang statis.
- Agar pengontrolan arsip atau file yang sedang berjalan supaya efisien dalam hal
feeling system dan menemukan arsip kembali.
- Supaya tempat file aktif longgar, agar tidak mudah rusak.
- Menentukan arsip itu sendiri apakah di awetkan atau di musnahkan.
5.5.4 Kegunaan dari penyusutan dan penghapusan
a. Untuk memilih dan memilah supaya tidak tercampurnya arsip-arsip yang
dinamis, aktif dan in aktif dan statis.
b. Untuk memudahkan kembali arsip yang diperlukan. Untuk efisiensi baik dalam
pegawaian, biaya, waktu, tempat dll.
c. Untuk memantapkan jangka waktu arsip.

d. Supaya adanya pemeliharaan bagi arsip yang sudah statis yang masih
mempunyai nilai guna, yaitu di transfer menjadi arsip nasional atau daerah.
5.5.5 Transfer arsip
Adalah pemilahan arsip yang tidak aktif lagi tapi mempunyai nilai guna menjadi
bentuk lain. Macam-macam transfer arsip, yaitu :
a. Transfer berkala
a) One periode transfer, sistem pemindahan arsip secara keseluruhan
dimana telah di tentukan waktunya.
b) Two periode transfer, system pemindahan arsip dengan cara dua kali
pemindahan yang biasanya.
c) Maximum dan minimum suatu arsip itu jangka waktunya.
b. Transfer tak berkala
Pemindahan dari file aktif ke file aktif secara dalam jangka waktu tidak tetap.
Potensi arsip adalah kegunaan arsip apakah punya nilai vital berguna atau tidak
berguna.
Potensi arsip dibagi 4 :
a. Arsip vital
Kelangsungan hidupnya harus selalu ada atau selalu dilenturkan
b. Arsip penting
Fungsinya membantu kelancaran pekerjaan
c. Arsip berguna
Memiliki nilai kegunaan sementara
d. Arsip tidak berguna
Sudah tidak digunakan
5.6 Pemeliharaan dan Perlindungan

Cara menjaga arsip :


a. menjaga kebersihan
b. menggunakan obat-obatan atau pemeliharaan arsip
c. pemeliharaan yang berulang
d. harus ada larangan bagi para arsiparis
5.6.1 pemeriksaan arsip yang berkala
a. Menata arsip secara sistematis dan efektif
e. Menemukan dan mengemb
7. Kesimpulan
Pelaksanaan rnanajemen arsip aktif atau arsip dinarnis meliputi tahapantahapan
yang satu sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menjelaskan,
sehingga mernbutuhkan penanganan secara baik, terencana, konsepsional dan secara
profesional. Pengelolaan arsip merupakan bagian dari pada wawasan dan ruang lingkup
sistem informasi manajemen. Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip akan mencapai
hasil yang baik bilamana ditunjang dengan ketersediaan fasiJita:; dan teknologi informasi
kearsipan yang handal.
PENGANTAR KEARSIPAN
I. Pendahuluan
1.1. Pengertian Arsip
Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam
bahasa Ingris disebut "arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berarti
permulaan.Kemudian dari kata arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang berarti
catatan. Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon" yang berarti
"gedung pemerintahan". Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat
penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan
tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, dokumen-dokumen,
peta-peta, dsb. Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip,
yaitu record dan warkat. Re
cords adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb.), dalam
bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan
sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian.

Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan tetapi dalam
perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi
keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. Dalam pemahaman sederhana dapat
dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work).
Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan
tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta.
Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau
surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan
penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai
sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi. Undang-undang Nomor 7
Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, memberikan rumusan arsip
sebagai berikut:
(a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badanbadan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun
kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
(b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Selanjutnya, UU No.7 Tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud
dengan naskah-naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip, adalah meliputi baik
yang tertulis, maupun yang tidak tertulis, hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan
yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang
berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri
mengenai masalah yang sama. Menurut Undang-undang tersebut, tujuan kearsipan ialah
untuk menjamin keselamatan bahan pertanggunjawaban nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan
bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah (Pasal 3 UU No. 7 Tahun
1971).
1.2. Arsiparis
Arsiparis adalah orang yang bertugas untuk mengelola arsip.
Kriteria yang harus dimiliki oleh arsiparis:
harus cakap dan cerdas
harus memahami dan mengerti tentang manajemen perkantoran

harus teliti dan ulet


harus sabar
harus memilki kepribadian dan sopan
harus memiliki pendidikan minimal sekolah menengah
1.3. Jenis-Jenis Arsip
Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, antara lain:
1.3.1 Berdasarkan Fungsi.
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:
(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau
sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
1.3.2 Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
(a) Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna
primer meliputi:
Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan
untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai
kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut
transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan
teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
(b) Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip
sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar

instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti


pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai
guna sekunder, juga meliputi:
Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang
dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi
tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatankegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.
Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan
berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan
lembaga/instansi penciptanya.
(c) Berdasarkan sifat Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya
berlakuketentuan tentang kerahasian surat-surat.
Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum
(d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, Menurut tingkat
penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),atau
arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat
tertentu.
Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara
nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut
dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan
lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di
daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip
makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari
berbagai arsip unit.
Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam
suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena
khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
(e) Berdasarkan keasliannya, Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli,
arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
(f) Berdasarkan subyeknya, Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan
atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip
Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.

(g) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya., Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri
dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini
diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan
yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah
perjanjian/kontrak, akte, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan.
Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam, piringan
hitam, mikrofilm, CD, dsb.
(h) Berdasarkan Sifat Kepentingannya., Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat
dibedakan atas
Arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak
mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu
disimpan dalam waktu yang terlalu lama.
Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan,
dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih
dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan.
Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak
mutlak permanen. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan
untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.
1.4. Ciri-Ciri Arsip Dinamis
Berdasarkan uraian terdahulu, bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dengan demikian,
arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:
Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan
dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.
Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan
perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat.
Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip
dinamis dapat dibedakan atas:
Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan
pekerjaan di kantor
Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun

Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari-hari.
1.4.1 Siklus Arsip Dinamis
Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle). Tahap
pertama, adalah merupakan tahap penciptaan. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan
ke dalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film,
tape atau media lainnya. Pada tahap ini, arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh
instansi/kantor kita, atau yang dibuat oleh instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.
Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa
hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip
dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. Arsip dinamis disimpan di
kantor pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip karena
tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh akses yang cepat.
Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis
sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu,
arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip
dinamis (record center). Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan
hukum atau karena kebutuhan rujukan, dan sebagainya.
Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA). Penyusutan
adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip
yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif.
Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga sulit
ditemukan kembali (retrieval)dan sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah
mengumpul secara alami (accumulating naturally). Dengan demikian penyusutan arsip
diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat, memudahkan penemuan kernbali arsip
manakala diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk
menyusutkan arsip.
Penyusutan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang sudah tidak
memiliki nilai guna primer (hukum, fiskal, administratif, keilmuan), maupun nilai guna
sekunder. Permusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan)
atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (IRA)
yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip, beserta jangka waktu penyimpanannya,
dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip.
Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang
bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu Arsip
Nasional Rl (ANRI) (lihat PP.No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip). Menurut PP
34 tahun 1979, penyusutan arsip instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan yaitu
pemindahan, pemusnahan dan penyerahan. Pemindahan arsip maksudnya adalah

memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (reccord center) berdasarkan
jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masingmasing lembaga atau instansi yang bersangkutan. Misalnya, USU memiliki unit kearsipan
(record center) tersendiri, sehingga masing-masing Fakultas, Lembaga, UPT, dsb., akan
menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi
yang ditentukan.
Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta, yayasan, dsb. Disusutkan
berdasarkan UU. No.8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Inti dari penyusutan
dokumen perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip instansi/badan pemerintah.
Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti, Perpustakaan dan Depo Arsip
kota, Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi, atau ANRI, statusnya akan berubah menjadi
arsip statis (archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan, karena arsip
tersebut memiliki nilai informasi, historis, ilmiah, dan
pembuktian (hukum, fakta sejarah, dsb.) Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun
penyerahan arsip harus dilakukan dengan menggunakan berita acara.
1.5. Penyimpanan Arsip
Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat)
dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk
disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, di
dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik,
dan penyusutan arsip.
Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu (lihat uraian di
atas). Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana
prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah
atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah- langkah apa yang
perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut.
Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes
(fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan
kondisi masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan. Dalam penyelenggaraan
penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas sentralisasi, asas disentralisasi,
dan asas campuran atau kombinasi. Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi
adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Dengan
demikian,
penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor
dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu. Sebaliknya, penyelenggaran penyimpanan
arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan
arsip secara mandiri. Dalam hal yang demikian, masing-masing unit satuan kerja bertugas

menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. Sedangkan asas campuran, merupakan


kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit
satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi
tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan.
Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan
pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara actual menerapkan
suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan
pemberkasan
dan
penataan
arsip
dinamis
tersebut
popular
dengan
sebutan filingSystem". Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan
bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip
terdiri dari:
(a) Sistem Abjad,
(b) Sistem angka/nomor (numerik),
(c) Sistem Wilayah,
(d) Sistem subyek, dan
(e) Sistem Urutan Waktu (kronologis).
Disamping kelima sistem di atas, banyak arganisasi atau instansi yang
menerapkan sistem kombinasi.
1.6. Peralatan Kearsipan
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian
besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada
umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal
terdiri dari:
(a) Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering
disebut stopmap folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map
tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan
ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi
penempatannya
bias
tegak.
SedangkanStopmap
folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung
(bila
yang
dipakai snelhechter gantung)
di
dalam filing
cabinet,
sedangkan portapelsebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat
banyak lembaran arsip.

(b) Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi


empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau
satu kelompok arsip di dalamfiling cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap
folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi
tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu
bagian yang menonjoll dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode,
atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
(c) Guide, adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua
bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tandatanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu
sendiri.Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak
pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama
untuk menempatkan tajuk (heading)subyek utama (main subyek), guide kedua
untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi,
demikian seterusnya.
(d) Filing Cabinet (file cabinet), adalah perabot kantor berbentuk persegi
empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk
menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci
yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip
ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang
berlaci tunggal, berlacii ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing
cabinet, lateral filing cabinet, dsb.
(e) Almari Arsip, adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip.
Bentuk dan jenisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam
almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet
kesamping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan
arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.
(f) Berkas Kotak (Box file), adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan
berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk
menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya
berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal
berderet ke samping).
(g) Rak Arsip, adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk
menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara
vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan,
dan seterusnya kebawah.
(h) Rotary Filling, adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk
menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).

(i) Cardex (Card Index) Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan
arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik
keluar memanjang. Kartukartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode
agar lebih mudah dilihat.
(j) File yang dapat dilihat (Visible reference record file) Visible reference record
file adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya
berupa leflet, brosur, dan sebagainya.
1.7. Penemuan Kembali Arsip.
Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak
dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan
mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen
merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk
menemukan kembali arsip, karena akan dipergunakan dalam proses penyelengaraan
administrasi. Menemukan kembali, juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang
akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun
menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya. Menemukan kembali arsip,
tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga
menemukan informasi yang terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali
ini sangat berhubungan dengan keakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya.
Kegiatan penemuan kembali merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi
kearsipan. Siklus penemuan kembali arsip yang dibetuhkan (retrieval/finding cyclus), dan
siklus penempatan kembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan
penanganan tersendiri.
Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip ialah,
tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Kita sering mengambil arsip
tanpa melatui bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja, bahkan mungkin
menggunakannya tanpa seijin petugas, karena merasa sesame teman kantor. Akibatnya,
bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu bias hilang atau tercecer disembarang
tempat.
Oleh
karena
itu,
bila
kita
meminjam
arsip
sebaiknya
mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam melalui petugas yang
menanganinya. Untuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/ kartu pinjam arsip.
Setelah peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu dipertanyakan apakah
peminjam boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau ke
almari arsip?.
Sebelum menjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan bahwa ada 2 (dua) sistem
layanan yaitu:

(a) layanan terbuka (opened access) yaitu pengguna diperbolehkan langsung


mengambil dokumen yang diingininya dari tempatnya (rak, laci, folder, dsb.),
(b) layanan tertutup (closed access), yaitu pengguna tidak diperbolehkan mengambil
sendiri dokumen yang diinginkannya dari tempatnya melainkan harus melalui
petugas. Biasanya untuk arsip, sistem yang dipakai ialah sistem layanan tertutup.
1.8. Pemeliharaan Arsip
Dalam penjelasan umum UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan
PokokKearsipan dinyatakan bahwa untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional
kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata
benar, serta lengkap mengenai kehidupan dan penyelenggaraan pemerintahan negara baik
masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang. Penyelamatan bahan-bahan
bukti tersebut merupakan masalah yang menjadi bidang kearsipan dalam arti yang luas.
Pemeliharaan arsip mencakup usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga
arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan
arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebahkan oleh serangan-serangan dari
luar arsip. Sedangkan, pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk
meniaga arsip-arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. Usaha
pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil. langkahlangkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta
informasinya (isinya).
Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasi dan
laminasi. Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, atau yang
sulit digunakan, agar dapat dipergunakan clan dapat disimpan kembali. Sedangkan,
laminasi adalah menutup kertas arsip diantara 2 (dua) lemari plastik, sehingga arsip
terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga. Dengan
cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan. Sedangkan pengamanan atau upaya
menyelamatkan informasi yang terkandung dalam arsip (isi) dapat dilakukan dengan
mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain, seperti padamicro film, fich, dan ke
media digital.
BAB II
KEBERADAAN KEARSIPAN DALAM MANAJEMEN MODERN
Untuk memanfaatkan kreatifitas masyarakat dalam pembangunan dengan
sendirinya memerlukan penanganan dan pengendalian potensi dengan baik. Arti praktis
penanganan tersebut di atas telah dikemukakan oleh Bapak Presiden dalam amanatnya
pada pengumuman dan penjelasan pembentukan Kabinet Pembangunan VI tanggal 17

Maret 1993, bahwa dalam pelaksanaan pembangunan hendaknya diterapkan manajemen


modern. Ada tiga fungsi pokok yang dikemukakan dalam manajemen modern. Pertama
perencanaan yang matang, kedua pelaksanaan yang tepat dan ketiga pengawasan yang
ketat.
2.1 Fungsi dan Tujuan Pokok kearsipan Nasional
Untuk memahami lebih mendalam keberadaan arsip dalam manajemen modern
dapat kita pahami pasal 2 dan pasal 3 undang-undang nomr 7 tahun 1971 tentang
ketentuan-ketentuan pokok kearsipan sebagai berikut :
Pasal 2
Fungsi arsip membedakan :
Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara.
Pasal 3
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan pertanggungjawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan pertanggungjawaban
bagi kegiatan pemerintah. Beberapa unsur penting antara lain :
Perencanaan,
Pelaksanaan/penyelenggaraan,
Pertanggungjawaban.
Perencanaan :
Arsip sebagai sumber informasi dapat memberikan/menyediakan data antara lain :
Data yang bersifat umum,
Meliputi data yang bersifat kebijaksanaan dan peraturan serta keputusan.
Data yang bersifat khusus,

Meliputi keberhasilan dan ketidakberhasilan serta kendala dan solusinya.


Pelaksanaan/Penyelenggaraan :
Suatu perencanaan kegiatan adalah suatu pelaksanaan yang senantiasa taat dan
disiplin pada ketentuan yang ada. Dalam pelaksanaan kegiatan ini memperlihatkan
sebagai penunjang keputusan yang dilakukan sehingga hasilnya akan memenuhi sasaran
yang telah ditetapkan sebelumnya. Memanfaatkan/menggerakkan arsip tergantung pada
dua faktor utama yaitu :
a. Sikap setiap pimpinan terhadap fungsi arsip dalam manajemen baik di bidang
perusahaan maupun di bidang pemerintah. Sikap pemimpin yang tidak peduli
terhadap kearsipan, akan mengakibatkan organisasi/instansi yang dipimpinnya
kehilangan untuk mencapai keberhasilan yang maksimal.
b. Faktor yang kedua adalah hal yang mempengaruhi akan aktivitas-aktivitas, yaitu
luasnya tanggungjawab/fungsi yang diemban oleh organisasi/instansi yang
bersangkutan.
Dalam pelaksanaan kegiatan perlu dilakukan proses pengkajian secara kritis
bagian-bagian atau komponen kegiatan/pekerjaan. Salah satu metoda yang dipergunakan
untuk mendapatkan data analisis pekerjaan adalah dengan mengadakan suatu observasi.
Pertanggungjawaban :
Kata pertanggungjawaban mengandung arti bahwa keberadaan teknologi sistem
informasi kearsipan,secara konsisten berada di jajaran terdepan berperan sebagai alat
pengawasan dan pengendalian.
2.2 Hubungan Kearsipan Dengan Ilmu-Ilmu Yang Lain
Kearsipan sangat erat hubungannya dengan disiplin ilmu diantaranya :
a.

Ilmu Administrasi

Mempelajari kearsipan tidak dapat kita lepaskan dengan mempelajari dan


mendalami ilmu administrasi dimana kearsipan itu sendiri melekat dan terkandung di
dalamnya. Dalam abad modern ini tidak ada satu hal yamg lebih penting dari pada
administrasi, demikian pula administrasi tanpa records management akan sia-sia dan
kearsipan tanpa manajemen yang baik akan statis. Dalam proses administrasi, kearsipan
bukan merupakan fenomena masyarakat yang baru, karena arsip itu sendiri diciptakan
oleh masyarakat untuk masyarakat sehingga tujuan kearsipan tidak terlepas dari tujuan
masyarakat.
b. Ilmu Ekonomi

Ilmu ekonomi berkenaan dengan upaya apa supaya kemakmuran dapat tercapai,
baik kemakmuran bagi masyarakat maupun perorangan, dan bagaimana pula bahwa
kemakmuran yang dicapai dapat terwujud dalam keadilan sebagaimana diamanatkan oleh
pancasila.
Ilmu kearsipan membantu ekonomi dalam hal menggarap dan mengolah informasi yang
pada akhirnya akan memberikan corak kepada stabilitas perekonomian dengan
perubahan-perubahan yang dinamis dan tidak terlalu membutuhkan biaya yang terlalu
tinggi.
c.

Ilmu Politik

Ilmu politik merupakan suatu ilmu yang mempelajari seluk-beluk pemerintahan


yang berorientasi kepada kegiatan administrasi pemerintahan. untuk menelaah semua
faktor-faktor yang mempengaruhi keputusan-keputusan yang bersifat politik dan
administrasi, ilmu kearsipan dalam konsep dan pola pikir memberi warna kepada setiap
keputusan dan kebijaksanaan yang ditentukan.
d. Ilmu Informasi

Ilmu informasi adalah ilmu yang mempelajari perilaku, struktur, dinamika,


transfer informasi. Informasi merupakan pengetahuan dalam bentuk fakta atau pendapat
yang mungkin diterima oleh seseorang atau oleh banyak orang. Informasi sebagai suatu
kesatuan konsep, kesatuan intelektual, yang diterima, sebagai suatu kesatuan pikiran pada
hakekatnya adalah stimulasi yang dipahami melalui indra yang dimiliki dari seseorang.
e.

Ilmu Sejarah

Arsip berperan sebagai sumber sejarah yang memberikan pengalaman di waktu


lampau, memberi arti apa yang dikerjakan sekarang dan bagaimana rencana yang akan
datang.
Ilmu sejarah mencatat dan mengumpulkan segala kejadian-kejadian yang penting
dimasa lampau. Tanpa adanya ingatan yang kuat akan kejadian-kejadian dimasa lampau
kita tidak akan mengetahui sejarah, dan arsiplah sebagai pusat ingatan (central memory)
dan sebagai sumber sejarah.
BAB III
PRINSIP-PRINSIP DASAR KEARSIPAN
Prinsip dasar kearsipan meliputi antara lain :
Prinsip dasar pertama yaitu bahwa arsip diciptakan oleh masyarakat dan untuk
masyarakat sehingga tujuan kearsipan tidak terlepas dari tujuan masyarakat.

Prinsip dasar yang kedua adalah perlindungan dan penyelamatan arsip, yaitu
mengatur tatalaksana penyelamatan dan perlindungan arsip, di Indonesia aturan
ini dirumuskan dalam Bab IV pasal 9 dan pasal 10 Undang-undang Nomor 7
Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Dalam pasal-pasal
tersebut dirumuskan bahwa pengumpulan, pemeliharaan dan penyelamatan arsip
adalah merupakan kewajiban setiap lembaga dan badan pemerintahan.
Prinsip dasar yang ketiga adalah kearsipan dan arsip itu sendiri sebagai catatancatatan/naskah-naskah.. Arsip sebagai pusat ingatan memberikan dorongan
untuk menciptakan gagasan-gagasan rencana-rencana baru baik mengenai
kegiatan-kegiatan spiritual maupun kegiatan-kegiatan duniawi.
Prinsip dasar yang keempat adalah arsip sebagai lembaga tempat penyimpanan
naskah-naskah pemerintahan dan naskah-naskah bersejarah.
Prinsip dasar yang kelima; Arsip sebagai fungsi organik : Kearsipan sebagai
fungsi organik, atau dengan kata lain arsip merupakan kegiatan organik, hal ini
merupakan fakta sejarah kearsipan yang menunjukan keberadaan arsip dlam
pengertian arsip konvensional, identik dengan keberadaan tulisan sebagai
rekaman informasi pelaksanaan administrasi.
Prinsip dasar yang keenam adalah arsip sebagai perwujudan ide dan gagasan
manusia. Ide, gagasan, pikiran, naluri, penalaran atau dengan kata lain cipta,
rasa, karsa, dan karya merupakan media yang dapat menghasilkan budaya
sebagai karya manusia. Namun dari semua itu terdapat titik persamaan yaitu
bahwa kebudayan merupakan karya manusia (Manmande), hasil produk
kehidupan manusia dan alat penciptanya dalah manusia.
Prinsip dasar yang ketujuh adalah arsip lebih sekedar informasi baik dalam bentuk
fakta maupun detail, arsip sebagai informasi yang merupakan susunan konsep
dalam bentuk fakta dan citra yang dapat diterima oleh seseorang atau banyak
orang untuk dimanfaatkan sebagai bahan perencanaan, pelaksanaan, dan
pengendalian suatu kegiatan.
Prinsip dasar yang kedelapan adalah arsip sebagai cermin kehidupan, seandainya
terjadi kasus baik kasus yang dilakukan oleh orang lain maupun kasus yang
dilakukan oleh diri kita sendiri, dimana kasus tersebut patut disesali, maka
secara spontan terlontarlah kata-kata supaya dijadikan cermin atau cukup
menjadi cermin bagi saya dan sebagainya.
Prinsip dasar yang kesembilan adalah arsip sebagai suatu kesatuan yang utuh dan
mandiri, media apapun yang dipergunakn untuk merekam informasi tidak
menjadi masalah dan tidak akan dan/atau merubah isi/materi informasi itu

sendiri. Dengan demikian media apapun yang dipergunakan, baik media cetak
maupun media elektronik, arsip harus:
Tetap lengkap dan dapat dipercaya.
Tetap menyeluruh dan tidak dapat dibagi-bagi.
Bagian-bagian yang berada dalam arsip senantiasa saling
menjelaskan.
Bagian-bagian dalam setiap arsip merupakan hubungan yang
rasional dan merupakan suatu kesatuan yang utuh.
Prinsip dasar yang kesepuluh adalah arsip mewakili ingatan manusia. memori
yang terkandung dalam arsip nilainya lebih tinggi atau lebih kuat dari ingatan
seseorang atau sekelompok orang.
Prinsip dasar yang kesebelas adalah arsip senantiasa tetap dan dapat dipercaya :
arsip akan selalu larut dan mengikuti kontinuitas pertumbuhan Badan dan
Lembaga Pemerintahan (public sector), Badan dan Lembaga Swasta (private
sector).
Prinsip dasar yang keduabelas adalah arsip merupakan kebudayaan dan peradatan.
dalam segala dimensi arsip adalah sebagai akar budaya dan peradaban manusia,
karena ia lahir dari segala aktivitas segala kegiatan.
Prinsip dasar ketiga belas adalah arsip sebagai bukti apa yang menjadi gagasan
dan apa yang diputuskan. segala apa yang dipikirkan, segala angan-angan,
segala yang dikerjakan dan didiskusikan serta ditetapkan kenyataannya berbukti
dalam wujud arsip.
Prinsip dasar keempat belas adalah arsip sebagai ekspresi pengetahuan dan
pengalaman : arsip mengandung informasi tentang pikiran-pikiran, benda-benda
dan ide-ide serta gagasan dalam jumlah yang tidak terbatas.
Prinsip kelima belas adalah arsip sebagai suatu bahan dan arsip sebagai suatu
lembaga yang spesifik. arsip sebagai suatu bahan yang spesifik adalah karena
terbentuk dalam suatu proses kegiatan atau sutau transaksi yang hasilnya
diperuntukan untuk rujukan dan sebagai sumber asli untuk bukti
pertanggungjawaban dan sumber asli untuk kepentingan atau keperluan
penelitian.
Prinsip dasar keenam belas adalah arsip disajikan untuk setiap pemakai jasa arsip
tertentu. tidak seperti halnya perpustakaan bahwa bahan pustaka terbuka bagi

siapa saja sesuai dengan jenis perpustakaan itu sendiri, tetapi arsip hanya
diperuntukan bagi pemakai jasa informasi arsip yang dianggap berhak sesuai
dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
BAB IV
PENGELOLAAN ARSIP
Pengelolaan arsip ada dua, antara lain :
Arsip dinamis
Arsip statis
4.1 Arsip Dinamis
Arsip Dinamis adalah arsip yang dianggap masih memiliki guna penujang dalam
pelaksanaan proses administrasi sehari-hari pada lembaga-lembaga dan badan-badan
pemerintahan dimana arsip diciptakan dan diterima dalam proses kearsipan, di tiap
lembaga dan badan pemerintah kita mengenal unit pengolah dan unit kearsipan. Unit
pengolah adalah unit kerja atau staf yang bertugas melakukan pengolahan/memproses
penciptaan arsip. Unit kearsipan adalah unit kerja baik struktural maupun fungsional
melaksanakan penyimpanan, pengendalian dan pemeliharaan arsip sesuai dengan sistem
organisasi penyimpanan yang diterapkan di lembaga dan badan serta instansinya yang
bersangkutan.
Arsip dinamis pada prinsipnya terbentuk secara organis, sehingga mengandung
kerahasiaan yang bersifat tertutup dan oleh karenanya tidak boleh diketahui oleh siapa
pun termasuk kode, nomor, perihal dan isi serta disposisinya selain/kecuali untuk
kepentingan dinas.
Arsip dinamis terdiri dari dua, yaitu :
Arsip dinamis aktif
Arsip dinamis inaktif
4.1.1 Arsip dinamis aktif
Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki
nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang
berlaku.
4.1.2 Arsip dinamis inaktif

Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai
sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi
sehari-hari, walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah.
4.2 Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang dianggap sudah tidak berguna lagi dalam
menunjang proses administrasi sehari-hari pada lembaga negara dan badan-badan
pemerintah, sehingga dilihat dari segi kehidupan kebangsaan sangat bernilai.
BAB V
PROSES KEGIATAN KEARSIPAN
5.1 Klasifikasi
Pengklasifikasian pada kearsipan berdasarkan atas dua parameter, yaitu:
a. Secara umum
Suatu cara yang sistematis untuk menggolongkan arsip-arsip/ bahan
berdasarkan subjek/bentuknya.
b. Secara detail
Merupakan pengelompokan / penggolongan atas persamaan-persamaan atau
atas dasar perbedaan-perbedaan yang ada atau bisa pula dikelompokan
berdasarkan kronologis kegiatan.
Setelah diklasifikasikan, arsip disimpan disuatu tempat arsip yang baik
disimpan dalam bentuk yang asli.
Dua hal penting yang harus diperhatikan dalam mengklasifikasikan :
a. Memfile dengan baik,
mengelompokkan.

meliputi

proses

menyusun,

mengatur,

dan

b. Mengklasir dengan benar, yaitu harus logis, rasional, dan aktual.


5.1.1 Cara/macam mengklasifikasikan arsip
Ada beberapa macam cara yang dapat digunakan dalam pengklasifikasian, yaitu:
a. DDC : Decimal Dewers Clasification

b. UDC : Universal Decimal Clasification


a. 0 = umum
b. 1 = agama/religi
c. 2 = filsafat
d. 3 = pengrtahuan sosial
e. 4 = bahasa
f. 5 = ilmu murni
g. 6 = ilmu praktis/teknik
h. 7 = seni/kerajinan
i. 8 = kesusastraan
j. 9 = ilmu bumi
c. LC : Library Clasification
Selain mrnggunakan abjad digunakan dengan decimal.
d. Regional Clasification
e. Caubach : A-Z (system kartu), A-K, L-Z (surat-surat yang lain)
a) A = Umum
b) B = Personalia
c) C = Keuangan
d) D = Devisa
e) E = MPR/DPR
f) F = Surat-surat menteri
g) G = Surat rahasia
h) H = Surat perniagaan

i) I = Surat tata usaha


j) J = Surat pendidikan
k) K = Surat dokumentasi
5.2. Coding
5.2.1 Pengertian Coding
Coding merupakan suatu proses memberikan kode yang dilakukan seorang juru
indeks (indekser) dengan maksud untuk mempercepat pemsortiran dan file arsip dengan
cara memberikan kode.
Contoh : - kepegawaian B
- keuangan C
Macam-macam kode
a. Berupa huruf
tunggal : A-Z
gabungan : AB, AC, AD
singkatan : Litbang, kesra
b. Berupa angka
nomor urut : 1-100
kelemahan : - sulit diingat
sulit ditemukan
bisa terjadi data kembar
satuan angka : akan menentukan subjek
contoh : 001, 010, 1000
desimal : 10,1 , 100,1 , 200,2
c. Gabungan huruf dengan angka

huruf menunjukan heading


desimal menunjukan man subjek/subsubjek
5.2.2 Syarat membuat kode
Singkat dan jelas
Mudah dipahami
Sederhana
Mudah dibaca dan ditulis
Satuan angkanya harus bulat
5.3. Indeks
5.3.1 Pengertian indeks
Setelah bahan-bahan arsip (dokumen) diklasifikasikan maka untuk menentukan
lokasi penyimpanan dan memudahkan penemuan kembali file yang bersangkutan perlu
diberikan tanda-tanda pengenal atau ciri-ciri tertentu. Maksudnya diwujudkan dengan
kode tertentu berupa huruf, angka, atau gabungan huruf dan angka.
Pekerjaan menentukan tanda pengenal bagi bahan-bahan arsip (dokumen) ini
dikenal dengan memberikan indeks (indexing). Drs. The Liang Gie menyatakan
mengindeks adalah:
Suatu daftar perincian yang disusun menurut urutan abjad untuk menjadi kunci
petunjuk terhadap serangkaian nama-nama orang, nama-nama organisasi, nama-nama
tempat ataupun judul-judul pokok yang didaftar untuk keperluan penyimpanan warkatwarkat atau untuk menunjukan bagian-bagian dalam suatu buku pelajaran dimana hal-hal
tersebut diuraikan. 13).
Drs. Sabarman dalam ceramahnya tanggal 7 desember 77 yang diselenggarakan
Perum Telekomunikasi, menyatakan sebagai berikut :
a. Alat untuk menunjuk, menentukan keterangan isi masalah, perihal suatu
dokumen atau sekelompok dokumen.
b. Sebagai kegiatan, ialah membuat, membentuk petunjuk-petunjuk keterangan isi
masalah perihal di dalam satu atau sekelompok dokumen serta menyusunnya
secara sistematis. 14)

Jadi indexing (mengindeks) ialah cara untuk menentukan atau menentukan ciri
atau tanda-tanda bagi sesutu dokumen. Tanda petunjuk dan tanda pengenal (caption)
untuk memudahkan mengetahui susunan dokumen tertentu yang harus dimasukkan dalam
file. Tanda untuk memudahkan mengetahui suatu dokumen dapat diketemukan bila
diperlukan didalam file.
5.3.2 Peraturan indexing (indexing rule).
Indexing adalah membuat daftar rincian dengan membuat tanda pengenal bagi
bahan-bahan arsip atau dokumen yang hendak diarsipkan. Inti mengindekxing adalah
mencari caption (kata petunjuk).
Ketentuan mengindeks antara lain :
a. Nama orang terdiri dari satu kata, di indeks seperti aslinya :
Yugi - Yugi
b. Nama yang terdiri lebih dari satu kata, diindeks dengan nama belakang dahulu:
Yugi Mansyur - Mansyur, Yugi
c. Nama yang menggunakan kata sandang (prefix) pada nama keluarga (nama
akhir), penulisan aslinya dapat bermacam-macam cara :
Yugi Mansyur Syah - Mansyur Syah, Yugi
d. Nama Wanita :
Wanita yang belum menikah :
Elin Hawa Melinda - Melinda, Elin Hawa
Wanita yang telah menikah ditulis dengan nama suaminya.
Rinrin Rinawati - Rinawati, Rinrin (Baim)
nama suaminya Baim
e. Gelar Bangsawan
R.A Kartini - Kartini, R.A
f. Gelar Kesarjanaan

Ditulis di belakang nama dan di dalam kurung, apabila gelarnya lebih


dari satu, penulisannya di dalam kurung disusun secara abjad :
Dr. Hj. Rinrin Rinawati, S.H - Rinawati, Hj. Rinrin (Dr. S.H.)
g. Lembaga/Organisasi
- Departemen tenaga kerja dan transmigrasi
- Tenaga kerja, dan transmigrasi, departemen
h. Nama tempat :
Terminal Guntur - Guntur Terminal
5.4 Filling system
5.4.1 Pengertian Filling System
Berasal dari kata file (Inggris)/Filum (Yunani) yang berarti ikatan. Menurut
Prayudi file bukan hanya berupa tempat/ikatan, tetapi juga bisa berupa kabinet dan
tempat-tempat yang bisa dipergunakan untuk menyimpan dokumen.
5.4.2 Macam-macam Filling System
a. Alphabetic System (berdasarkan abjad)
Dikenal dengan nama dictionary system/system kamus.
- Kelebihan : Tidak pernah merubah system
- Kelemahan :
Arsip yang menyangkut subjek yang sama tetapi terletak pada tempat yang
berbeda
Tulisan sering diucapkan berbeda
Huruf kembar akan sulit dibedakan dalam pengucapan, ex: F dan V
Angka harus di eja sesuai ucapannya
b. Numerical System
Sistem pendapatan arsip berdasarkan nomor urut.

- Kelebihan :
Tingkat ketelitian lebih tinggi
Tanpa batas, sesuai dengan kebutuhan
Mudah dikerjakan/disusun
Kesalahan akan mudah di lihat
Dapat dipergunakan di semua bidang
Hubungan antara folder yang satu dengan yang lainnya akan terlihat jelas
secara logis
Bersifat permanen, walaupun ada perubahan tempat, nama, dan lain-lain
Biasa digunakan untuk mengatakan waktu
Berlaku universal
Paling tepat untuk menyatakan waktu
- Kekurangan :
Tidak bisa di temukan langsung dalam file
Memerlukan indeks yang terpisah
Bila dideretkan, angka yang panjang akan mempermudah terjadinya
kekeliruan
Memerlukan tanda-tanda yang lain
Perbedaan hubungan subordinasinya terlihat jelas
c. Geographycal System
Arsip di pilih berdasarkan wilayahnya masing-masing, contoh : pajak.
Susunan pembagian wilayah harus disertai abjad.
- Kelebihan :
Berbagi data arsip akan terkumpul di suatu tempat

Mulai di mengerti
Filling sistem sederhana, karena terpusat pada suatu tempat
- kekurangan :
Cenderung terdapat nama yang sama
Dalam hal mengindeks, harus hafal betul tempat, nama, tingkatan, wilayah
yang berbeda
Sangat memakan waktu dan tenaga
d. Chronological System
Sistem memfile berdasarkan waktu kejadian. Waktu memegang peranan penting,
sangat berkaitan dengan perbankan (utang piutang). Di distribusikan barang dan
lain-lain.
- kelebihan :
Memberikan keterangan yang rill untuk penyelesaian masalah
Tidak memerlukan banyak indeks / cross reference
Pencarian arsip akan lebih terarah
Arsip atau data suatu kegiatan tidak terpisah-pisah
- kelemahan :
Tidak bisa memisahkan hubungan antara subjek umum dan khusus
Harus membuat file umum dan khusus yang berhubungan dengan
penyelesaian masalah
Harus memiliki aturan khusus dalam menatanya
Memerlukan indeks gabungan
e. Combine System
Untuk menentukan mana dan apa subjek / tempatnya. Sistem ini harus memiliki
sub-masalah, sub-sub masalah sistem ini merupakan gabungan dari sistem-sistem
terdahulu. Sub-sub masalah terdiri dari :

- Title primer ( berisi subjek-subjek masalah )


- Title sekunder ( berisi sub-masalah)
- Title tertier ( terperinci, waktu dan tempat )
5.5 Penyusutan dan Penghapusan
5.5.1 Tujuan Penyusutan dan Penghapusan
Tujuan penyusutan dan penghapusan arsip karena jumlah atau volume dan potensi
arsip dari hari ke hari bertahan agar arsip tidak terlalu menumpuk. Cara menyusutkan
dengan cara melihat masa aktif dari arsip tersebut.
Rentang kehidupan arsip (life spain of reward).
a. Fase penciptaan, disajikan kepada orang dalam bentuk konsep-konsep atau
bagian-bagian.
b. Fase pengurusan, arsip atau dokumen diarahkan untuk diproses lebih lanjut
c. Fase referensi, arsip-arsip atau dokumen diklasir, diindeks, diatur cara pencarian
arsipnya agar mudah ditemukan.
d. Fase weeding, arsip dicari untuk di pilah kembali dari arsip-arsip yang banyak.
Mana arsip yang aktif, in aktif dan statis.
e. Fase statis, arsip yang sudah di weeding di seleksi kembali kelayakannya di
pakai atau tidak.
f. Fase terakhir atau fase nasional atau daerah, terjadi transfer arsip, arsip di pilihpilih, mana arsip yang mempunyai nilai sejarah dan masukkan untuk arsip
daerah atau nasional.
5.5.2 Cara pemusnahan arsip
a. Dibakar
b. Dicerca atau dirobek
Sebelum memusnahkan arsip harus di buat berita acara pemusnahannya oleh
petugas pemusnah dan harus ada saksi dari pemusnahan arsip tersebut.
5.5.3 Alasan penting arsip di susun dan di musnahkan

- Agar file yang aktif bisa digunakan dengan baik agar tidak di kacaukan oleh
arsip yang statis.
- Agar pengontrolan arsip atau file yang sedang berjalan supaya efisien dalam hal
feeling system dan menemukan arsip kembali.
- Supaya tempat file aktif longgar, agar tidak mudah rusak.
- Menentukan arsip itu sendiri apakah di awetkan atau di musnahkan.
5.5.4 Kegunaan dari penyusutan dan penghapusan
a. Untuk memilih dan memilah supaya tidak tercampurnya arsip-arsip yang
dinamis, aktif dan in aktif dan statis.
b. Untuk memudahkan kembali arsip yang diperlukan. Untuk efisiensi baik dalam
pegawaian, biaya, waktu, tempat dll.
c. Untuk memantapkan jangka waktu arsip.
d. Supaya adanya pemeliharaan bagi arsip yang sudah statis yang masih
mempunyai nilai guna, yaitu di transfer menjadi arsip nasional atau daerah.
5.5.5 Transfer arsip
Adalah pemilahan arsip yang tidak aktif lagi tapi mempunyai nilai guna menjadi
bentuk lain. Macam-macam transfer arsip, yaitu :
a. Transfer berkala
a) One periode transfer, sistem pemindahan arsip secara keseluruhan
dimana telah di tentukan waktunya.
b) Two periode transfer, system pemindahan arsip dengan cara dua kali
pemindahan yang biasanya.
c) Maximum dan minimum suatu arsip itu jangka waktunya.
b. Transfer tak berkala
Pemindahan dari file aktif ke file aktif secara dalam jangka waktu tidak tetap.
Potensi arsip adalah kegunaan arsip apakah punya nilai vital berguna atau tidak
berguna.

Potensi arsip dibagi 4 :


a. Arsip vital
Kelangsungan hidupnya harus selalu ada atau selalu dilenturkan
b. Arsip penting
Fungsinya membantu kelancaran pekerjaan
c. Arsip berguna
Memiliki nilai kegunaan sementara
d. Arsip tidak berguna
Sudah tidak digunakan
5.6 Pemeliharaan dan Perlindungan
Cara menjaga arsip :
a. menjaga kebersihan
b. menggunakan obat-obatan atau pemeliharaan arsip
c. pemeliharaan yang berulang
d. harus ada larangan bagi para arsiparis
5.6.1 pemeriksaan arsip yang berkala
a. Menata arsip secara sistematis dan efektif
e. Menemukan dan mengemb
7. Kesimpulan
Pelaksanaan rnanajemen arsip aktif atau arsip dinarnis meliputi tahapantahapan
yang satu sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menjelaskan,
sehingga mernbutuhkan penanganan secara baik, terencana, konsepsional dan secara
profesional. Pengelolaan arsip merupakan bagian dari pada wawasan dan ruang lingkup
sistem informasi manajemen. Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip akan mencapai
hasil yang baik bilamana ditunjang dengan ketersediaan fasiJita:; dan teknologi informasi
kearsipan yang handal.