BAB I

PENDAHULUAN

A. Gambaran Umum Perusahaan

1. Sejarah berdirinya PT. Taspen (Persero)
Pegawai negeri dapat dikatakan sebagai unsur di dalam
aparatur negara dan merupakan abdi masyarakat yang menjadi
salah satu sumber daya penting dalam proses pelaksanaan
tugas yang diberikan oleh pemerintah, khususnya dalam
melaksanakan tugas-tugas pembangunan nasional. Berhasil
atau

tidaknya

pegawai

negeri

dalam

mensukseskan

pembangunan nasional ditunjang oleh beberapa faktor antara

lain dengan adanya kesejahteraan atau jaminan sosial hari tua
untuk para pegawai negeri beserta keluarganya.
Sejak tahun 1960 pemerintah telah berusaha mulai
memikirkan kesejahteraan hari tua bagi para pegawai negeri
beserta keluarganya. Usaha tersebut dimulai dengan adanya
konferensi kesejahteraan pegawai negeri yang banyak dihadiri
oleh semua kepala urusan pepegawaian negeri dari seluruh
departemen. Konferensi tersebut diadakan di Jakarta pada
tanggal 25 26 Juli 1960 di ibukota Jakarta.
Didalam konferensi tersebut, keputusannya secara resmi
di tuangkan dalam: Keputusan Menteri Pertama Rebuplik
Indonesia No. 338/MB/1960 yang tertanggal 25 Agustus 1960.
Keputusan Menteri Pertama Repubik Indonesia tersebut antara
lain menetapkan tentang perlunya pembentukan Jaminan
Asuransi Sosial Pegawai Negeri sebagai bekal pegawai negeri
dan keluarganya yang akan mengakhiri pengabdiannya kepada
negara.

Keputusan

Menteri

Pertama

Repubik

Indonesia

tersebut kemudian ditingkatkan menjadi Peraturan Pemerintah

1

No. 9 Tahun 1963 yang mengatur tentang pembelanjaan

kesejahteraan pegawai negeri, dan kemudian ditetapkan melalui
Peraturan Pemerintah No. 10 Tahun 1963 tentang Tabungan
Hari Tua dan Asuransi Pegawai Negeri. Sedangkan iuran wajib
pegawai negeri maupun haknya ditetapkan berlaku sejak 1 Juli
1961.
Melalui Peraturan Pemerintah No. 15 Tahun 1963,
dibentuklah badan hukum yang menyelenggarakan program
Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri (PN Taspen) pada
tanggal 17 April 1963.
Kemudian dengan dikeluarkannya Undang-Undang No. 9
Tahun 1963 tentang 3 (tiga) bentuk golongan perusahaan
negara maka pada tahun 1970 yang berdasarkan Surat
Keputusan Menteri Keuangan No. 749/MK/IV/1970, maka PN
Taspen berubah menjadi Perusahaan Umum (Perum Taspen).
Selanjutnya berdasarkan pada Peraturan Pemerintah No. 26
Tahun 1981 tentang pengalihan bentuk Perusahaan Umum
Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri dengan Akte
Notaris Ny. Imas Fatimah, SH No. 4 Tahun 1982 yang tertanggal
4 Januari 1982 berubah menjadi perusahaan perseroan
(Persero), sehingga sebutan Perum Taspen sesuai dengan
Anggaran Dasar diganti menjadi PT. Taspen (Persero) dan
berlangsung hingga saat ini.
2. Tempat kedudukan PT. Taspen (Persero)
PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta terletak di Jalan
Veteran Nomor 305A Surakarta. Kantor Cabang ini berdiri di
atas tanah seluas 2.216 m2 dan memiliki bangunan tiga lantai
seluas 1.600 m2.

3. Maksud dan Tujuan Didirikannya PT. Taspen (Persero)

a. Maksud didirikannya PT. Taspen (Persero) adalah sebagai
berikut :
1) meningkatkan kesejahteraan para pesertanya, yaitu
Pegawai Negeri Sipil
2) menumbuhkan kepercayaan kepada peserta bahwa
perusahaan

berkemampuan

untuk

memenuhi

kewajiban.
b. Tujuan didirikannya PT. Taspen (Persero) adalah sebagai
berikut :
1) untuk

memberikan

kesejahteraan

pada

melalui pembayaran nilai manfaat (benefit)

2) untuk
meningkatkan
kesejahteraan

peserta
pegawai

perusahaan
3) untuk berperan dalam melaksanakan tanggungjawab
sosial dan kepentingan lingkungan secara selaras
dan seimbang.
4. Visi dan Misi PT. Taspen (Persero)
Visi PT. Taspen adalah Menjadikan Taspen sebagai
pengelola Dana Pensiun dan Tabungan Hari Tua (THT) berkelas
dunia yang bersih, sehat dan benar dengan pelayanan tepat
orang, tepat waktu, tepat jumlah, tepat tempat dan tepat
administrasi.
Secara lebih rinci, bentuk pelayanan yang dimaksud
dalam visi PT. Taspen (Persero) adalah sebagai berikut :
a. Tepat Orang
Manfaat dibayarkan kepada peserta yang berhak atau ahli
warisnya yang sah dengan identitas penerima yang
dibuktikan dengan kartu identitas KTP atau SIM, dan sesuai
dengan identitas peserta meliputi NIP, nama, tanggal lahir,
jenis kelamin, status, penghasilan, instansi dan domisili
yang tercantum pada Kartu Peserta Taspen (KPT), Kartu

Identitas Pensiun (KARIP), Kartu Pegawai dan dokumen

kepagawaian lainnya yang sah.
b. Tepat Waktu
Manfaat dibayarkan kepada peserta atau ahli warisnya
setelah

permohonan

klim

diterima

dan

dinyatakan

memenuhi syarat serta dibayarkan kepada pemohon dalam

waktu

tidak lebih dari

1 (satu) jam untuk Syarat

Permohonan Pembayaran (SPP) langsung dan tidak lebih

dari 2 (dua) jam untuk SPP tidak langsung.
c. Tepat Jumlah
Manfaat dibayarkan kepada peserta atau ahli warisnya
setelah dihitung berdasarkan persyaratan, jumlah dan tata
cara pembayaran manfaat yang telah ditetapkan oleh
Menteri Keuangan atau sesuai ketentuan yang berlaku dan
jumlah yang dibayarkan sesuai dengan jumlah yang
terterapada tanda penerimaan uang (tanpa dikurangi oleh
biaya-biaya lain atau dalam bentuk apapun).
d. Tepat Tempat
Manfaat dibayarkan kepada peserta atau ahli warisnya
pada Kantor Bayar yang sesuai dengan pemohon atau
klim. Kantor bayar tersebut dapat berupa Kantor Pos, Bank
Mitra Kerja TASPEN, maupun kantor taspen itu sendiri.
e. Tempat Administrasi
Setiap pemohonan/klim diterima, diperiksa, dibayarkan dan
diadministrasikan menurut prinsip-prinsip kearsipan dan
dokumentasi, sehingga dapat dengan mudah dan cepat
diketemukan,

serta

aman

dari

bahaya

kebakaran,

kebanjiran dan kehilangan.

Visi tersebut kemudian dijabarkan kedalam Misi dari PT.

Taspen, yaitu Mewujudkan hari-hari yang indah bagi Peserta
melalui pengelolaan Dana Pensiun dan Tabungan Hari Tua
(THT) secara profesional dan Akuntabel dengan berlandaskan
Etika serta Integritas yang tinggi.
5. Program PT. Taspen (Persero)
PT. Taspen (Persero) menyelenggarakan 2 (dua) jenis
program yaitu Tabungan Hari Tua dan Program Pensiun.
a. Program Tabungan Hari Tua (THT)
Program THT merupakan program asuransi yang terdiri dari
Asuransi Dwiguna dan Asuransi Kematian (ASKEM).
Asuransi Dwiguna adalah salah satu jenis asuransi yang
memberikan

jaminan

keuangan

bagi

peserta

Taspen/Pegawai Negeri Sipil, ketika yang bersangkutan

mencapai usia pensiun atau bagi ahli warisnya apabila
peserta Taspen/Pegawai Negeri Sipil meninggal dunia
sebelum usia pensiun.
Asuransi Kematian (ASKEM) merupakan asuransi jiwa
seumur

hidup

bagi

PNS

peserta

Taspen

dan

suami/isterinya kecuali janda/duda PNS yang menikah lagi.

Sedangkan bagi anak PNS, ASKEM merupakan asuransi
berjangka yang dibatasi usia anak yaitu tidak lebih dari 25
tahun (dengan catatan belum menikah dan belum bekerja)
maksimum untuk 3 (tiga) kali kejadian.
Kepesertaan

program

THT

dimulai

sejak

yang

bersangkutan diangkat sebagai pegawai/pejabat negara

sampai dengan pegawai/pejabat negara tersebut berhenti.
Tujuan dari adanya THT adalah untuk meningkatkan
kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan keluarganya

dengan

memberikan

jaminan keuangan pada waktu

mencapai usia pensiun atau bagi ahli warisnya pada waktu

peserta meninggal dunia sebelum usia pensiun.
b. Program Pensiun
Program pensiun merupakan jaminan hari tua berupa
pemberian uang duka wafat setiap bulan kepada Pegawai
Negeri Sipil yang telah memenuhi kriteria sebagi berikut :
1) mencapai usia Pensiun
2) meninggal pada masa aktif yang diberikan kepada
janda/duda atau anaknya sebelum berusia 25 tahun.
Tujuan Program pensiun adalah untuk memberikan jaminan
hari tua bagi pegawai/peserta Taspen pada saat mencapai
usia pensiun dan sebagai penghargaan atas jasa-jasa
pegawai

negeri/peserta

setelah

yang

bersangkutan

memberikan pengabdian kepada Negara.

6. Struktur Organisasi PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta
Struktur organisasi PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang
Surakarta terdiri atas :
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.

Kepala Cabang
Kepala Bidang Pelayanan
Kepala Seksi Data Peserta dan Pemasaran
Kepala Seksi Penetapan Klim
Kepala Bidang Personalia dan Umum
Kepala Seksi Personalia
Kepala Seksi Umum
Kepala Bidang Keuangan
Kepala Seksi Kas
Kepala Seksi Administrasi Keuangan
Fungsional Pengendali
Bagian-bagian

dalam

struktur

organisasi

tersebut

mempunyai tugas sebagai berikut :

a. Kepala Cabang
6

1) Merencanakan dan mengendalikan kegiatan kantor

cabang.
2) Mengelola kegiatan operasional kantor cabang.
3) Menyelenggarakan tugas yang dapat mendukung
mutu pelayanan demi kepuasan peserta untuk kantor
cabang, yang meliputi tinjauan manajemen, audit
mutu internal, tindakan koreksi dan pencegahan,
mengontrol dokumen dalam data, teknik statistik dan
pengendalian catatan mutu.
4) Melaksanakan Pembinaan Program Kemitraan dan
Bina Lingkungan di unit kerjanya.
b. Kepala Bidang Pelayanan
1) Merencanakan dan mengkoordinasi

pelaksanaan

kegiatan Pelayanan dan Pemasaran.

2) Mengelola kegiatan pengumpulan, pengolahan dan
penyajian data peserta Program Taspen.
3) Menyetujui atas keabsahan dan pembayaraan
manfaat klim yang diajukan oleh peserta.
4) Menetapkan besarnya tagihan premi peserta Program
Taspen.
5) Mengelola

kegiatan

pelayanan

sesuai

dengan

prosedur yang telah ditetapkan, memverifikasi dan

pelaporan kepada manajemen Kantor Cabang.
6) Meningkatkan kualitas pelayanan di Kantor Cabang.
7) Menindaklanjuti terhadap keluhan pelayanan yang
diterima dengan tindakan koreksi dan pencegahan
guna memperbaiki mutu pelayanan.
c. Kepala Seksi Data Peserta dan Pemasaran
1) Administrasi dan memelihara data peserta Program
Taspen.
2) Menyajikan data peserta Program Asuransi dan
Program Pensiun di Kantor Cabang yang akurat dan
up to date.
3) Mengkoordinasikan pengiriman atau penerimaan data
dari dan ke Kantor Pusat dan antar Kantor Cabang
dan atau instansi terkait.
4) Menganalisis dan mengendalikan

data

peserta

Program Taspen.
7

5) Menetapkan besarnya tagihan premi peserta Program

Taspen.
6) Mengkoordinasikan

dan

melaksanakan

kegiatan

pemasaran atas produk Program Taspen.

d. Kepala Seksi Penetapan Klim
1) Mengesahkan kebenaran pengajuan klim manfaat
Program Taspen.
2) Menyelenggarakan perhitungan hak peserta sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
3) Pelayanan pembayaran klim Pensiun dan Asuransi.
4) Menetapkan besarnya klim manfaat Program Taspen.
e. Kepala Bidang Personalia dan Umum
1) Mengelola kegiatan pengadaan barang dan jasa serta
pendistribusian ke Unit-unit Kerja di Lingkungan
Kantor Cabang sesuai kebutuhan unit kerja.
2) Mengkoordinasi dan evaluasi pengelolaan fasilitasfasilitas kerja di Kantor Cabang.
3) Mengelola kegiatan Kesekretariatan, Kehumasan dan
Keamanan, Kearsipan, Pendidikan dan Latihan Non
Kedinasan lainnya.
4) Dokumentasi terhadap seluruh kegiatan sistem mutu
yang telah disepakati.
f. Kepala Seksi Personalia
1) Menyelenggarakan kegiatan administrasi personalia
Kantor Cabang serta penetapan pemberian fasilitas
bagi karyawan dan keluarga.
2) Penyimpanan dan pemeliharaan keakuratan serta
kerahasiaan data atau dosir karyawan.
3) Mengkoordinassi pembayaran hak-hak karyawan di
Kantor Cabang, seperti gaji, tunjangan, penggantian
biaya pengobatan, dan lain sebagainya.
4) Menyelenggarakan
pendidikan
dan

latihan,

pembinaan mental karyawan, olahraga dan kegiatan

non kedinasan lainnya.
5) Menyusun daftar gaji dan kompensasi lainnya serta
pajak penghasilan.
g. Kepala Seksi Umum
1) Menyelenggarakan

kegiatan

Kesekretariatan,

Kehumasan dan Kearsipan di Kantor Cabang.

8

2) Koordinasi pemeliharaan, perawatan dan perbaikan

atas aset perusahaan, termasuk pengamatan atas
semua dokumen milik Perusahaan di Kantor Cabang.
3) Mengendalikan
pengadaan,
penyimpanan,
inventarisasi, distribusi peralatan kantor dan komputer
di Kantor Cabang.
4) Melaksanakan kegiatan pengamatan karyawan dan
aset perusahaan di Kantor Cabang.

h. Kepala Bidang Keuangan

1) Merencanakan dan

mengendalikan

fungsi-fungsi

keuangan di Kantor Cabang.

2) Merencanakan dan mengendalikan anggaran
Kantor Cabang.
3) Menyelenggarakan

kegiatan

akuntasi

di
dan

penyusunan laporan keuangan Kantor Cabang.

4) Menyelenggarakan kegiatan perbendaharaan

di

Kantor Cabang.
i. Kepala Seksi Kas
1) Merencanakan dan mengendalikan penerimaan dan
pengeluaran (cash flow) Kantor Cabang.
2) Penerimaan dan pembayaran atas perintah Kepala
Bidang Keuangan.
3) Verifikasi sebagai

langkah

pre-audit

keuangan di Kantor Cabang.

4) Menyimpan uang dan surat-surat berharga.
5) Menagih premi Kantor Cabang.
j. Kepala Seksi Administrasi Keuangan
1) Menyusun Laporan Keuangan dan

transaksi

Laporan

Manajemen Keuangan.
2) Menyelenggarakan administrasi aktiva tetap Kantor
Cabang.
3) Rekonsiliasi Bank dan pengecekan terhadap catatan
pembukuan Program Taspen.
4) Mengkaji dan menganalisis

Laporan

Keuangan

Kantor Cabang.
k. Fungsional Pengendali

1) Merencanakan kerja pengendali mutu operasional

Kantor Cabang.
2) Meneliti, menganalisa penilaian atas penyimpanan
kegiatan operasional serta penyimpanan saran-saran
perbaikan.
3) Menyusun Laporan Bulanan kepada Kepala Kantor
Cabang Utama.

B. Tujuan Magang
1. Tujuan Operasional
Penulis ingin mengetahui proses pelayanan Program
Pensiun pada PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta.
2. Tujuan Fungsional
Penyusunan

laporan

magang

ini

bertujuan

untuk

memberikan gambaran yang bermanfaat mengenai proses

pelayanan Program Pensiun pada PT. Taspen (Persero) Cabang
Surakarta pada semua pihak, serta memberikan masukan bagi
PT.

Taspen

(Persero)

dalam

melaksanakan

kegiatan

operasionalnya.
3. Tujuan Individual
Penyusunan

laporan

magang

ini

dilakukan

untuk

memenuhi tugas mata kuliah Magang Mahasiswa di Jurusan

Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas
Maret Surakarta.

10

C. Manfaat Magang
Proses kegiatan magang dan penulisan laporan magang ini
sekiranya dapat memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Penulis dapat merasakan aktivitas dunia kerja yang sebenarnya
2. Penulis dapat mengetahui secara langsung bagaimana proses
pelayanan Program Pensiun dalam PT. Taspen (Persero)
Cabang Surakarta
3. Memberikan suatu gambaran yang jelas kepada semua pihak
mengenai proses pelayanan Program Pensiun pada PT. Taspen
(Persero) Cabang Surakarta
4. Menjadi media untuk memberikan masukan kepada pihak-pihak
yang terkait dalam proses pelayanan Program Pensiun pada
PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta.

11

BAB II
PELAKSANAAN KEGIATAN MAGANG

A. Deskripsi Lokasi Magang

Kegiatan magang ini dilaksanakan di PT. Taspen (Persero)
Kantor Cabang Surakarta. Pada kegiatan magang ini penulis
bekerja di Seksi Pelayanan PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang
Surakarta berlokasi di Jalan Veteran Nomor 305A Surakarta.

B. Jadwal Magang
Kegiatan magang ini dilaksanakan dari tanggal 2 September
2013 sampai tanggal 30 September 2013. Deskripsi kegiatan
harian penulis selama magang disertakan dalam lampiran.

C. Pelaporan Hasil Pelaksanaan Magang

1. Deskripsi Tugas dari Seksi Pelayanan
Seksi pelayanan di PT. Taspen (Persero) merupakan seksi
yang bertugas menerima dan memproses data administrasi dari
para pemohon pensiun. Seksi pelayanan secara garis besar dapat
dibagi menjadi dua, yaitu bagian pelayanan yang bertugas
menerima dan melayani berbagai keluhan dan pertanyaan dari
pihak pensiunan, serta menetapkan besaran klim pensiunan; dan
bagian pelayanan yang bertugas menerima dan memproses berkas
administrasi dari para klien, baik pemohon pensiunan baru maupun
pensiunan

lama

yang

hendak

memperbaharui

data

administrasinya.

12

Pada kegiatan magang ini, penulis ditugaskan untuk

membantu di seksi pelayanan yang bertugas menerima dan
memproses berkas administrasi pensiunan. Berikut adalah tabel
proses pelayanan di PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta :
No.
1

Kegiatan
Menerima

Dokumen
dan Berkas SPP

Penanggungjawab
Customer Service

mengagendakan
Surat

Permohonan

Pembayaran (SPP)
2

Pensiun
Meneliti kebenaran Berkas SPP
dan

keabsahan

berkas

dan

menetapkan

waktu

mulainya

proses

SPP
Melakukan

update Berkas SPP

data
4

teknis

perhitungan
Melakukan
hak

peserta

dan

Petugas Perekaman
Data

Berkas SPP

perhitungan
mencetak

Petugas
Perhitungan

Lembar

Pehitungan
5

Petugas Penelitian

Hak

(LPH)
Melakukan
penelitian

Berkas

SPP, Petugas Verifikasi

atas LPH

kebenaran
6

perhitungan hak
Melakukan
pengecekan

Berkas
dan LPH

SPP, Kepala

Seksi

Penetapan Klim

membubuhkan
tanda tangan atas
pengesahan
13

Membubuhkan
tanda
sebagai
atas

Berkas

SPP, Kepala

tangan LPH

Bidang

Pelayanan

otorisator
perhitungan

hak

Dari berbagai tahapan proses pelayanan di atas, penulis

ditugaskan membantu petugas penelitian dan petugas perekaman
data untuk melakukan :
a. Penelitian kebenaran dan keabsahan berkas SPP
b. Update data teknis perhitungan
2. Deskripsi Tugas dari Seksi Keuangan
Seksi keuangan di PT. Taspen (Persero) merupakan seksi
yang bertugas mengelola dan mencatat segala aktivitas keuangan
perusahaan.
Pada kegiatan magang ini, meskipun untuk sebagian besar
waktu penulis ditempatkan di seksi pelayanan, penulis juga sempat
ditugaskan membantu di seksi keuangan. Berikut adalah tabel
proses pembayaran klim di PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta
:
No.
1

Kegiatan
Mencetak voucher

Dokumen
Penanggungjawab
Voucher, kartu Seksi
Bidang

Meregistrasi voucher

SPP
Keuangan
Voucher, kartu Seksi

Bidang

Melakukan verifikasi

SPP dan LPH

Keuangan
Voucher, kartu Seksi

Bidang

SPP dan LPH

Keuangan
Pengesahan Kepala Voucher, kartu Kepala

Bidang

Bidang Keuangan
Melakukan posting

Bidang

SPP dan LPH

Keuangan
Voucher, kartu Seksi
SPP dan LPH

Keuangan Kasir
14

Melakukan

Voucher, kartu Seksi

pembayaran

SPP dan LPH

Bidang

Keuangan Kasir

Dari berbagai proses pembayaran klim di atas, penulis

ditugaskan untuk membantu Seksi Bidang Keuangan Kasir untuk
melakukan posting dan penelusuran pengeluaran kas.

BAB III
PEMBAHASAN HASIL KEGIATAN MAGANG

A. Sistem

Pengeluaran

Kas

PT

Taspen

(Persero)

Cabang

Surakarta

15

Sistem Pengeluaran Kas pada PT. Taspen (Persero) Cabang

Surakarta adalah untuk pembayaran Program Tabungan Hari Tua
(THT) dan Pensiun. Setelah memperoleh dana dari PT. Taspen
Pusat

kemudian

PT.

Taspen

(Persero)

Cabang

Surakarta

membayarkan kepada peserta Taspen.

Prosedur Pengeluaran Kas pada PT. Taspen (Persero)
Cabang Surakarta akan dijelaskan sebagai berikut :
1. Fungsi Yang Terkait
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pengeluaran kas
dalam hal ini terhadap pembayaran Tabungan Hari Tua (THT)
dan Pensiun pada PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta
adalah sebagai berikut :
a. Bagian Customer Service
Bagian ini bertugas memberikan pelayanan kepada peserta
Taspen dan melakukan pemeriksaan dokumen-dokumen
atau data peserta sebelum dibawa ke bagian data peserta.
b. Bagian Data Peserta
Bagian ini bertugas :
1) Meneliti keabsahan dan keaslian dokumen-dokumen
yang diterima dari Customer Service.
2) Merekam data dalam komputer tentang perubahan
status diri peserta, golongan atau pangkat peserta
dan

jumlah

anggota

keluarga

yang

menjadi

tanggungan peserta.
c. Bagian Penetapan Klaim

16

Bagian ini bertugas mengecek ulang perhitungan hak

peserta dan menetapkannya, setelah itu memintakan
otorisasi kepada Kepala Bagian Pelayanan.
d. Bagian Keuangan
Bagian Keuangan terdiri dari :
1) Seksi Penetapan Voucher
Bertugas mengeluarkan voucher pengeluaran kas
sesuai

dengan

besarnya

hak

peserta

dan

mengotorisasi Lembar Perhitungan Hak Peserta

(LPHP).
2) Seksi Kasir
Bertugas mengeluarkan voucher sejumlah uang
sesuai dengan yang tercantum dalam voucher dan
menyerahkan

kepada

peserta

serta

membuat

Laporan Kas Harian (LKH).

e. Bagian Administrasi Keuangan
Bagian ini bertugas mencocokkan dan meneliti Laporan Kas
Harian dengan voucher-voucher yang dikeluarkan setelah itu
membukukannya ke dalam jurnal pengeluaran kas.

2. Dokumen Yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas
pada PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta adalah sebagai
berikut :
a. SP4A (Surat Permohonan Pembayaran Pensiun Peserta)

17

SP4A yaitu merupakan bukti bagi peserta THT dan Pensiun

untuk mengajukan permohonan pembayaran THT dan
Pensiun.
b. Lembar Perhitungan Hak Peserta (LPHP)
LPHP digunakan untuk menghitung hak peserta Program
THT dan Pensiun yang dibuat oleh Bagian Pelayanan
(Bagian Data Peserta).
c. Voucher
Voucher

adalah

dokumen

yang

dibuat

oleh

Bagian

Keuangan dan digunakan untuk memerintahkan Bagian

Kasir untuk membayarkan uang sejumlah yang tertera dalam
voucher.
d. Laporan Kas Harian (LKH)
LKH adalah dokumen yang dibuat oleh Bagian Keuangan
untuk mencatat pengeluaran kas yang digunakan untuk
pembayaran THT dan Pensiun.
3. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat
pengeluaran kas adalah jurnal pengeluaran kas berdasarkan
LPHP, voucher, dan LKH.

4. Jaringan Prosedur
a. Pencatatan data peserta, penghitungan THT dan Pensiun
dan Penetapan Klaim.
Prosedur ini dilakukan oleh Bagian Pelayanan yang terdiri
dari Bagian Customer Service, Bagian Data Peserta dan
Bagian Penetapan Klaim melalui kegiatan sebagai berikut :
18

1) Bagian Customer Service

i. Menerima SP4A rangkap dua dan lampiranlampiran masing-masing rangkap dua dari
peserta THT.
ii. Memeriksa kelengkapan pengisian SP4A dan
lampirannya.
iii. Mendistribusikan SP4A beserta lampirannya ke
Bagian Data Peserta.
2) Bagian Data Peserta
i. Menerima SP4A rangkap dua dan lampirannya
dari Bagian Customer Service.
ii. Meneliti keabsahan dan keaslian SP4A dan
lampiran-lampirannya,

antara

lain

tentang

otorisasi dan cap instansi terkait dan keaslian

tanda tangan peserta.
iii. Merekam semua perubahan yang terjadi pada
diri peserta, golongan atau pangkat peserta,
jumlah

anggota

keluarga

(anak/istri/suami/orangtua).
iv. Menghitung hak peserta dan membuat LPHP
rangkap

tiga,

penghitungan

ini

dilakukan

dengan menggunakan komputer.

v. Mendistribusikan

LPHP

dan

memintakan

otorisasi ke Bagian Penetapan Klaim beserta

SP4A dan lampiran-lampirannya.
3) Bagian Penetapan Klaim

19

i. Menerima

SP4A

rangkap

dua,

lampiran-

lampiran masing-masing rangkap dua dan

LPHP rangkap tiga dari Bagian Data Peserta.
ii. Mengotorisasi
Penetapan

LPHP
Klaim

oleh
dan

Kepala
Kepala

Seksi
Bidang

Pelayanan.
iii. Menyimpan SP4A lembar II dan LPHP lembar
II serta lampiran-lampiran lembar II, menurut
NIP (Nomor Induk Pegawai) Pegawai Negeri.
iv. Mendistribusikan SP4A lembar I, lampiranlampiran lembar I dan LPHP lembar I dan
lembar III ke Bagian Keuangan.
b. Pembayaran THT dan Pensiun
Proses ini dilakukan oleh Bagian Keuangan melalui kegiatan
sebagai berikut :
1) Menerima SP4A lembar I, lampiran-lampiran lembar I
dan LPHP lembar I dan lembar III dari Bagian
Penetapan Klaim.
2) Mengotorisasi LPHP lembar I dan lembar III oleh
Kepala Bidang Keuangan sebagai bukti persetujuan
atas pembayaran hak peserta.
3) Membuat voucher pengeluaran kas rangkap tiga oleh
Seksi Penetapan Voucher dan memintakan otorisasi
kepada Kepala Bidang Keuangan.
4) Menyimpan SP4A lembar I, lampiran-lampiran lembar
I dan voucher lembar III.

20

5) Seksi Kasir mengeluarkan sejumlah uang sesuai

dengan

jumlah

yang

tertera

dalam

voucher

pengeluaran kas dan menyerahkan uang hak peserta

tersebut sesuai dengan nama yang tertera dalam
voucher.
6) Membubuhkan cap lunas pada voucher dan LPHP
sebagai bukti telah diserahkannya uang hak peserta.
7) Menyerahkan voucher lembar I dan LPHP lembar I
kepada peserta sebagai bukti pembayaran atau
kuitansi.
8) Membuat Laporan Kas Harian kasir rangkap dua oleh
Seksi Kasir. Lembar I disimpan sebagai arsip dan
lembar II didistribusikan ke Bagian Administrasi
Keuangan beserta LPHP lembar III dan voucher
lembar II yang akan digunakan sebagai dasar
pembuatan jurnal kas keluar.
c. Pencatatan pengeluaran kas untuk pembayaran THT dan
Pensiun.
Prosedur ini dilakukan oleh Bagian Administrasi Keuangan
melalui kegiatan sebagai berikut :
1) Menerima LPHP lembar III, Laporan Kas Harian
lembar II dan voucher lembar II dari Bagian
Keuangan.
2) Mencocokkan tanggal transaksi, jumlah nominal yang
tertera dalam voucher lembar II, Laporan Kas Harian
lembar II dan LPHP lembar III.
3) Setelah dianggap cocok maka selanjutnya akan
dibukukan dan dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.

21

4) Menyimpan Laporan Kas Harian lembar I, voucher

lembar II dan LPHP lembar III menurut NIP (Nomor
Induk Pegawai) Pegawai Negeri.
5. Bagan alir
Untuk dapat memperjelas proses pengeluaran kas
terhadap pembayaran Program THT dan Pensiun pada PT.
Taspen (Persero) Cabang Surakarta dapat dilihat pada gambar
2.2

Bagan

Alir

Prosedur

Pengeluaran

Kas

Terhadap

Pembayaran THT dan Pensiun di bawah ini :

22

23

24

25

26

B. Evaluasi

Pengendalian

Internal

terhadap

Prosedur

Pengeluaran Kas pada PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta

PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta sudah menerapkan
pengendalian internal terhadap prosedur penerimaan kas dengan
baik. Berdasarkan hasil pengujian atribut terhadap dokumendokumen pengeluaran kas, ditemukan atribut-atribut berikut :
1. Adanya SP4A (Surat Permohonan Pembayaran Pensiun
Peserta) yang merupakan bukti bagi peserta taspen (THT dan
Pensiun) untuk mengajukan permohonan pembayaran THT dan
Pensiun.
2. Adanya Lembar Perhitungan Hak Peserta PT. Taspen (LPHP)
yang berfungsi sebagai permintaan pengeluaran kas dari
Bagian Pelayanan.
3. Adanya cek di PT. Taspen disebut voucher yang berfungsi
sebagai perintah pengeluaran kas kepada Bagian Keuangan.
4. Adanya bukti kas keluar di PT. Taspen Cabang disebut sebagai
Laporan Kas Harian (LKH) yang berisi rekapitulasi pengeluaran
kas.
5. Dokumen

yang

memudahkan

digunakan

selalu

penelusuran

dibuat

apabila

rangkap

terjadi

agar

kesalahan

perhitungan.
6. Adanya otorisasi pada setiap dokumen yang dibuat dari Pejabat
Yang Berwenang.
7. Adanya dokumen yang bernomor urut cetak.
PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta juga sudah
menerapkan unsur-unsur pokok sistem pengendalian internal
dengan baik, yaitu dalam bentuk :
1. Struktur

organisasi

yang

memisahkan

tanggung

jawab

fungsional secara tegas.

a. Telah dipisahkan tiga fungsi pokok berikut: fungsi
operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Di
PT.

Taspen

(Persero)

Cabang

Surakarta,

bagian

keuangan (penyimpanan), bagian pelayanan (operasi)

27

dan bagian administrasi keuangan (pencatatan) sudah

terpisah.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh
untuk melaksanakan semua kegiatan transaksional.
Dalam PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta, masingmasing bagian sudah mempunyai tugas dan fungsi
sendiri. Jadi setiap bagian hanya melakukan satu
transaksi saja.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas
dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk
menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Tidak ada satu pun
transaksi yang terjadi yang tidak diotorisasi oleh yang memiliki
wewenang untuk itu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan
dengan pembubuhan tanda tangan oleh manajer yang memiliki
wewenang untuk itu, pada dokumen sumber atau dokumen
pendukung.
Dalam

PT.

Taspen

(Persero)

Cabang

Surakarta

dokumen-dokumen dalam prosedur pengeluaran kas telah

diotorisasi oleh pejabat yang mempunyai wewenang untuk
mengotorisasi, sistem wewenang diatur sebagai berikut :
a. LPHP

(Lembar

Perhitungan

Hak

Peserta)

dan

Rancangan Proyeksi diotorisasi oleh Kepala Bagian

Pelayanan. Proyeksi, SPB (Surat Perintah Bayar) serta
voucher diotorisasi oleh Kepala Bagian Keuangan.
b. Dalam prosedur pengeluaran kas pencatatan ke dalam
catatan akuntansi berdasarkan atas LPHP (Lembar
Perhitungan Hak Peserta) dan voucher yang telah
diterima Bagian Administrasi Keuangan dari Bagian
Penetapan Klaim serta telah dicocokkan antara jumlah
uang yang tertera dalam LPHP dengan yang tertera
dalam voucher.

28

c. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi telah dilakukan

oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu yaitu
Bagian Administrasi Keuangan.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
unit organisasi
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem
wewenang serta prosedur pencatatan yang telah ditetapkan
tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan caracara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya.
Adapun cara-cara yang ditempuh oleh PT. Taspen (Persero)
Cabang Surakarta dalam menciptakan praktik yang sehat dalam
prosedur penerimaan dan pengeluaran kas adalah :
a. Penggunaan dokumen bernomor urut tercetak.
b. Rancangan proyeksi dibuat setelah bagian pelayanan
benar-benar

melakukan

melalui LPHP.
c. Proyeksi dibuat

oleh

penghitungan
Bagian

hak

peserta

Keuangan

setelah

rancangan proyeksi mendapatkan otorisasi dari Kepala

Bagian Pelayanan.
d. Fungsi pencatatan (Bagian Administrasi Keuangan)
melakukan pencatatan setelah menerima LKH (Laporan
Kas Harian) dan membandingkannya dengan proyeksi
yang ada.
e. Terdapat pengecekan terhadap keabsahan dan keaslian
SP4A (Surat Permohonan Pembayaran Pensiun Peserta)
untuk selanjutnya ditetapkan klaim atas THT dan
Pensiun.
f. Bukti pembayaran atau kuitansi dicap Lunas oleh
Bagian Keuangan setelah diotorisasi Kepala Bagian
Keuangan dan LPHP diserahkan kepada peserta.
4. Karyawan yang berkualitas

29

Hampir 95% pejabat dan karyawan PT. Taspen (Persero)

Cabang

Surakarta

telah

mengantongi

sertifikasi

service

excellent atau pelayanan prima bahkan dengan mind tune up.

C. Analisis

Hasil

Evaluasi

Pengendalian

Internal

terhadap

Prosedur Pengeluaran Kas pada PT. Taspen (Persero) Cabang

Surakarta
Setiap perusahaan memiliki tujuan tertentu yang ingin di
capai. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan suatu sistem
yang

baik,

agar

dapat

memperlancar

jalannya

kegiatan

perusahaan. Oleh karena itu PT. Taspen (Persero) Cabang

Surakarta

membuat

sistem

yang

tepat

sehingga

dapat

memperlancar jalannya kegiatan perusahaan. Walaupun sistem

tersebut sudah dibuat sedemikian rupa, akan tetapi terdapat
kelebihan dan kelemahan dari sistem tersebut.
Setelah mengevaluasi sistem pengendalian internal pada
penerimaan kas dan pengeluaran kas yang ada di PT. Taspen
(Persero) Cabang Surakarta, maka penulis menemukan adanya
kelebihan dan kelemahan dari sistem tersebut. Kelebihan dan
kelemahan dari sistem tersebut adalah sebagai berikut :
1. Kelebihan dari Sistem Pengendalian Internal pada Pengeluaran
Kas
a. Dalam prosedur pengeluaran kas, PT. Taspen (Persero)
Cabang Surakarta telah melakukan pembayaran secara
tunai kepada peserta dan juga melalui giro dan rekening
bank

sehingga

menjamin

diterimanya

pembayaran

tersebut oleh peserta Taspen.

b. Proses pengeluaran kas dari awal sampai akhir tidak
dilakukan oleh satu orang atau satu bagian saja.
c. Karyawan yang kompeten, sampai dengan saat ini
hampir 95% pejabat dan karyawan PT. Taspen (Persero)

30

Cabang Surakarta telah mengantongi sertifikasi excellent

service atau pelayanan prima.
d. Dokumen yang digunakan selalu dicek dan diotorisasi
oleh bagian yang berwenang.
e. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi dilakukan oleh
karyawan yang diberi wewenang dan didasarkan atas
dokumen sumber yang dilampiri dokumen pendukung.
f. Adanya badan pemeriksa intern yag disebut AMI (Audit
Mutu Internal) PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta
yang

bertugas

memeriksa

sebagai

seluruh

pemeriksa

kinerja

intern

masing-masing

untuk
bagian

apakah telah benar-benar melaksanakan kinerja sesuai

dengan SOP (Standard Operating Procedure) yang telah
ditetapkan.
2. Kelemahan dari

Sistem

Pengendalian

Internal

pada

Pengeluaran Kas
a. Belum adanya dana cadangan atau dana kas kecil pada
PT.

Taspen

(Persero)

Cabang

pembayaran THT dan Pensiun.

b. Belum adanya pengawasan

Surakarata

yang

ketat

untuk

terhadap

dokumen yang berkaitan dengan pengajuan klaim.

c. Pada pembuatan rancangan proyeksi maupun proyeksi
dalam prosedur pengeluaran kas berdasarkan pada
pengeluaran kas dua tahun lalu, sehingga apabila terjadi
selisih lebih ataupun selisih kurang perlu dilakukan revisi
lagi yang mungkin bisa menimbulkan kecurangan serta
menimbulkan

ketidakefisienan

dan

ketidakefektifan

operasi perusahaan.

31

BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
Setelah melakukan analisis mengenai aktivitas dan evaluasi
mengenai sistem pengendalian internal terhadap prosedur sistem
pengeluaran kas di PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta, maka
penulis menarik kesimpulan bahwa PT. Taspen (Persero) Cabang
Surakarta sudah menerapkan pengendalian intern dengan baik
terhadap prosedur pengeluaran kas sebagai berikut :
32

1. Struktur

organisasi

yang

memisahkan

tanggung

jawab

fungsional secara tegas. Ini dapat dilihat dengan adanya

pemisahan tanggung jawab antara Bagian Customer Service,
bagian Data Peserta, Bagian Penetapan Klaim, Bagian
Keuangan dan Bagian Administrasi Keuangan pada sistem
pengeluaran kas.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang cukup dapat
memberikan

perlindungan

terhadap

harta

kekayaan

perusahaan. Hal ini dapat dilihat dengan adanya otorisasi untuk

setiap dokumen pengeluaran kas oleh pejabat berwenang dan
pencatatan ke dalam catatan akuntansi yang didasarkan atas
dokumen sumber dan disertai dokumen pendukung.
3. Praktek yang sehat juga telah dilaksanakan dalam pelaksanaan
tugas dan fungsi pada setiap bagian organisasi. Hal ini dapat
dilihat dengan sudah diterapkannya dokumen bernomor urut
cetak sehingga dapat dipertanggung jawabkan pemakaiannya
oleh fungsi terkait.
4. Adanya badan pemeriksa intern yang disebut Audit Mutu
Internal (AMI) PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta yang
bertugas sebagai pemeriksa intern untuk memeriksa seluruh
kinerja masing-masing bagian apakah telah benar-benar
melaksanakan kinerja sesuai dengan Standard Operating
Procedure (SOP) yang telah ditetapkan.
5. Sudah dilakukannya rolling pegawai pada PT. Taspen (Persero)
Cabang Surakarta sehingga dapat menghindarkan kecurangan
yang dilakukan oleh pegawai PT. Taspen (Persero) Cabang
Surakarta serta untuk menghindari kejenuhan dalam bekerja.

B. Saran
Setelah melakukan analisis mengenai aktivitas sistem
pengendalian internal terhadap pengeluaran kas yang ada pada
PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta serta berdasarkan atas

33

kesimpulan yang telah diuraikan sebelumnya, maka saran yang

dapat penulis kemukakan adalah :
1. Sebaiknya dibentuk dana cadangan atau dana kas kecil untuk
pembayaran THT dan pensiun sehingga tidak perlu diadakan
koreksi apabila terjadi pembayaran diluar proyeksi.
2. Perlu dilakukan peningkatan pengawasan terhadap dokumen
yang berkaitan dengan pengajuan klaim untuk menghindari
penyalahgunaan

oleh

pihak-pihak

yang

tidak

bertanggungjawab.
3. Sebaiknya pada pembuatan rancangan proyeksi maupun
proyeksi dalam prosedur pengeluaran kas benar-benar dihitung
dengan cermat oleh Bagian Pelayanan, sehingga apabila terjadi
selisih lebih maupun selisih kurang tidak perlu diadakan revisi
yang mungkin dapat menimbulkan kecurangan.

34