III.

Bidang Kesekretariatan
III.V.I Pendahuluan

Bidang Kesekretariatan merupakan suatu bidang yang dibentuk

untuk membantu kinerja Sekretaris. Bidang Kesekretariatan memiliki peran yang
sangat penting dalam serangkaian kegiatan HNP 2015. Dalam Bidang
Kesekretariatan dibutuhkan kegiatan karena tugasnya menyangkut urusan
administrasi yang apabila terdapat kesalahan dapat menyebabkan dampak yang
buruk bagi bidang-bidang lainnya.

III.V.II Program Kerja

Program kerja Bidang Kesekretariatan adalah :
a. Membuat time schedule bidang untuk memudahkan kinerja
Bidang Kesekretariatan.
b. Mengestimasikan dana aman Bidang Kesekretariatan untuk
seluruh rangkaian kegiatan HNP 2015.
c. Membantu Sekretaris dalam penyelanggaraan urusan yang
berkaitan dengan proses administrasi kegiatan seperti
pembuatan surat, proposal, dan laporan pertanggung jawaban.
d. Menginventarisir barang-barang yang berkaitan dengan proses
penyelanggaraan administrasi selama kegiatan berlangsung.
e. Bertanggung jawab terhadap Ketua Panitia dan berkoordinasi
dengan seluruh bidang di kepanitiaan HNP 2015.
III.V.III Kondisi Objektif
-

Internal
Kondisi objektif internal Bidang Kesekretariatan secara umum

sudah cukup
baik. Mengenai penggunaan dana aman, Bidang Kesekretariatan
sudah meminimalisirpenggunaan estimasi dana aman untuk seluruh
kegiatan yang telah disusun pada awal pelaksanaan kegiatan.
Bidang Kesekretariatan juga telah mengajukan permohonan
bantuan material ke agen-agen dan toko-toko ATK untuk kebutuhan
panitiaselama kegiatan berlangsung.
Mengenai keanggotaan, anggota Bidang Kesekretariatan
tidak semuanya dapat berperan aktifdikarenakan minimnya tingkat
kesadaran beberapa anggota dan urusan perkuliahan yang
membuat beberapa anggota bidang tidak dapat membantu kerja
bidang pada waktu tertentu. Selain itu, kendala yang dihadapi
bidang Kesekretariatan adalah cukup seringnya inventaris yang
bermasalah, hal ini disebabkan karena kurangnya pemahaman
dalam perawatan inventaris.
- Eksternal
Kondisi objektif eksternal Bidang Kesekretariatan secara
umum juga sudah cukup baik. Mengenai administrasi selama
kegiatan Bidang Kesekretariatan sudah memenuhi urusan
administrasi setiap bidang panitia dengan cukup baik. Hanya saja
terkadang terdapat masalah yang muncul yaitu keterlambatan

dalam pembuatan surat yang berdampak pada bidang lain.

Mengenai proprosal kegiatan, tidak mengalami maslaah karena
proposal yang diperlukan dapat dibuat sesuai permintaan bidang
lain yang membutuhkan. Dalam hal administrasi lainnya, Bidang
Kesekretariatan
sudah
melaksanakan
sesuai
target
yang
direncanakan.
III.V.IV Realisasi Program Kerja
Realisasi program kerja yang terlaksana selama berlangsungnya kegiatan
HNP 2015 secara umum sudah baik. Keadaan tersebut terbukti dengan
penyelenggaraan administrasi kegiatan HNP 2015 seperti membuat surat-surat
dan proposal yang diperlukan oleh bidang-bidang lain, membuat buku hadir
tamu, membuat buku registrasi panitia dan membuat buku registrasi peserta
berjalan lancar dan sesuai target dan waktu yang direncanakan Bidang
Kesekretariatan sudah berusaha semaksimal mungkin untuk kegiatan HNP 2015.
Kepanitiaan HNP 2015 yang telah terbentuk, Bidang Kesekretariatan
membuat surat permohonan SK dengan nomor () yang ditujukan kepada Ketua
BEM Fakultas Teknik Universitas Tanjungpura. Selain itu, Bidang Kesekretariatan
bekerja dan berkoordinasi dengan bidang-bidang yang terbentuk di HNP 2015
seperti :
a. Membuat 88 Proposal dengan rincian sebagai berikut:
No
Nama Bidang
Jumlah Proposal
.
1
Kesekretariatan
6 Proposal
2
Hubungan Masyarakat (HUMAS)
17 Proposal
3
Pengabdian Pada Masyarakat (PPM)
Proposal
4
Acara
8 Proposal
5
Konsumsi
Proposal
6
Perlengkapan
Proposal
7
Usaha Dana
55 Proposal
Tabel 2.1 Tabulasi Proposal per Bidang
b. Berkoordinasi dengan Bidang Perlengkapan mengenai pengadaan barangbarang kesekretariatan. Adapun barang-barang kesekretariatan adalah
sebagai berikut:
No
Nama Bidang
Jumlah
.
1
CPU
1 Buah
2
Monitor
1 Buah
3
Keyboard
1 Buah
4
Mouse
1 Buah
5
Meja Komputer
1 Buah
6
Printer
3 Buah
7
Terminal
1 Buah
Tabel 2.2 Tabulasi Barang Kesekretariatan Umum
c. Berkoordinasi dengan Bidang Usaha Dana mengenai pengajuan proposal
permohonan bantuan material dan mendapatkan bantuan berupa:
No
Donator
Nama Barang
Jumlah
.
TTC Computer
Kertas A4 70 gsm
2 rim

Tabel 2.3 Tabulasi Bidang Kesekretariatan Pemberian dari Donatur

III.V.IV.I Donor Darah
Kegiatan Donor Darah, Bidang Kesekretariatan telah mencetak
registrasi panitia dan merekap data peserta pendonor darah. Adapun data
peserta pendonor darah terlampir.
III.V.IV.II PPM Kampus
Kegiatan PPM Kampus, keterbatasan jumlah anggota Bidang
Kesekretariatan yang aktif dan urusan perkuliahan menyebabkan
kurangnya anggota Bidang Kesekretariatan yang ikut berpartisipasi dalam
kegiatan pembuatan Gapura di sekitar Komplek UKM.
III.V.IV.III Seminar Penyaluran Air Bersih di Panti Asuhan Darul Falah Sungai
Ambawang
Kegiatan Seminar Penyaluran Air Bersih , Bidang Kesekretariatan
telah mencetak 3 piagam untuk pengisi acara, 55 sertifikat untuk peserta
dan meregristrasi tamu yang hadir. Adapun piagam, sertifikat dan data
tamu terlampir.
III.V.IV.IV Malam Puncak
Kegiatan Malam Puncak, Bidang Kesekretariatan telah mencetak
tiket masuk sebanyak 1214 lembar dan 6 piagam media partner. Adapun
data peserta Malam Puncak terlampir.
III.V.V Hambatan dan Saran
III.V.V.I Hambatan
Segi penggunaan dana, Bidang Keskretariatan mengalami
hambatan pada awal-awal kegiatan berlangsung. Karena keterbatasan
dana pada awal pelaksanaan HNP 2015 sehingga masalah dana cukup
menjadi penghambat selama kegiatan. Namun, hambatan yang sering
dihadapi Bidang Kesekretariatan adalah anggota tidak sepenuhnya dapat
ikut serta dalam menjalankan tugas-tugas Bidang Kesekretariatan.
Keadaan ini berakibat pada pengerjaan tugas-tugas Bidang
Kesekretariatan yang tidak berjalan sesuai rencana dan target yang
disusun.
III.V.V.II Saran
Keterbatasan dana menjadi hal yang perlu dititik beratkan dalam
pelaksanaan rangkaian kegiatan HNP 2015. Dalam hal ini, Bidang
Kesekretariatan sudah berusaha semaksimal mungkin menekan
pengeluaran tersebut dengan mengajukan permohonan bantuan material
ke agen-agen dan toko-toko ATK. Hal ini cukup efektif karena dalam
pelaksanaan kegiatan, bantuan material dapat mengatasi kebtuhan
Bidang Kesekretariatan. Maslah lainnya mengenai sistim kerja anggota
Bidang Kesekretariatan HNP 2015. Untuk mengatasi masalah tersebut,
perlunya pembagian waktu yang efektif dan efisien di Bidang
Keskretariatan. Selain itu, masalah konsultasi dengan Steering Committee
(SC) yang perlu diingat adalah kesadaran anggota dalam pelaksanaan
pengerjaan di Bidang Kesekretariatan agar dalam realisasinya tidak terjadi
masalah. Masalah ini dapat diselesaikan dengan seringnya anggota
berkumpul guna membahas rencana kerja yang akan dilaksanakan. Hal
terpenting adalah koordinasi antar panitia HNP 2015, sehingga dalam
pelaksanaan tiap-tiap item kegiatan tidak terjadi hal-hal yang tidak
diinginkan yang bisa berdampak langsung pada kelancaran kegiatan HNP
2015.

III.V.V.III Penutup
Bidang Kesekretariatan secra umum dapat dikatakan telah cukup
baik dalam melakukan penyelenggaraan administrasi selama kegiatan
berlangsung. Hal ini perlu dilihat dari pelaksanaan pengerjaan bidang
yang cukup efektif. Selain itu, Bidang Kesekretariatan memiliki peran
terpenting dalam proses administrasi kegiatan.