Anda di halaman 1dari 43

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS PENYELENGGARAAN


SPIP UNSUR KEGIATAN PENGENDALIAN
SUB UNSUR PENGENDALIAN FISIK
ATAS ASET
(3.4)

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009
TANGGAL : 7 DESEMBER 2009

KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern


Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan
Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan pasal 59
Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem
Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP). Pembinaan ini merupakan
salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas
sistem

pengendalian

intern,

yang

menjadi

tanggung

jawab

menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota sebagai


penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masingmasing.
Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan
tanggung jawab BPKP tersebut meliputi:
a. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;
b. sosialisasi SPIP;
c. pendidikan dan pelatihan SPIP;
d. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan
e. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern
pemerintah.
Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan
unsur-unsur SPIP, yaitu:
a. lingkungan pengendalian;
b. penilaian risiko;
c. kegiatan pengendalian;
d. informasi dan komunikasi; dan
e. pemantauan pengendalian intern.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP,


BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan
SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa
saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka
penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan
ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-masing sub
unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini merupakan
acuan

langkah-langkah

yang

perlu

dilaksanakan

dalam

penyelenggaraan sub unsur SPIP.


Pedoman

Teknis

Penyelenggaraan

SPIP

sub

unsur

Pengendalian Fisik atas Aset pada unsur Kegiatan Pengendalian


merupakan acuan yang memberikan arah bagi instansi pemerintah
pusat dan daerah dalam menyelenggarakan sub unsur tersebut, dan
hendaknya

disesuaikan

dengan

karakteristik

masing-masing

instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas


instansi tersebut.
Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,
masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat
diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009


Plt. Kepala,

Kuswono Soeseno
NIP 19500910 197511 1 001

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

ii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR

................................................................

DAFTAR ISI ...............................................................................

iii

BAB I

BAB II

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ........................................................

B. Sistematika Pedoman .............................................

GAMBARAN UMUM
A. Pengertian ...............................................................

B. Tujuan dan Manfaat .................................................

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait ..................

D. Parameter Penerapan .............................................

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN


A. Tahap Persiapan....................................................... 12
B. Tahap Pelaksanaan.................................................. 16
C. Tahap Pelaporan...................................................... 33

BAB IV PENUTUP

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

iii

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

iv

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam pasal 2 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun
2008

tentang

SPIP

dinyatakan

bahwa

menteri/pimpinan

lembaga, gubernur, dan bupati/ walikota bertanggung jawab atas


efektivitas

penyelenggaraan

sistem

pengendalian

intern

di lingkungan masing-masing. SPIP, yang ditetapkan dengan


Peraturan

Pemerintah

Nomor

60

Tahun

2008

tersebut,

mencakup lima unsur, yaitu lingkungan pengendalian, penilaian


risiko, kegiatan pengendalian, informasi dan komunikasi, serta
pemantauan pengendalian intern. Penerapan kelima unsur SPIP
tersebut dilaksanakan menyatu dan menjadi bagian integral dari
kegiatan instansi pemerintah. Selanjutnya, pada pasal 18
Peraturan Pemerintah tersebut mewajibkan pimpinan instansi
pemerintah menyelenggarakan kegiatan pengendalian, sesuai
dengan ukuran, kompleksitas, dan sifat dari tugas, serta fungsi
instansi pemerintah yang bersangkutan.
Dalam pasal 34 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun
2008 dinyatakan bahwa pimpinan instansi pemerintah wajib
melaksanakan

pengendalian

fisik

atas

aset.

Tujuan

pengendalian fisik atas aset yang dimiliki oleh instansi


pemerintah adalah agar aset tersebut aman dari risiko hilang,
rusak, atau digunakan tanpa hak. Untuk itu, pimpinan instansi
pemerintah
pengamanan

harus
fisik

menetapkan
atas

aset,

kebijakan

dan

prosedur

mengimplementasikan,

dan

mengomunikasikan kepada seluruh pegawai.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

Untuk mencapai tujuan pengendalian fisik atas aset,


diperlukan pedoman teknis sebagai penjabaran lebih lanjut dari
Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP. Pedoman sub
unsur ini merupakan pedoman teknis bagi pimpinan instansi
pemerintah, baik instansi pemerintah pusat maupun daerah,
guna mewujudkan pengendalian fisik atas aset yang efektif.
B. Sistematika Pedoman
Sistematika yang digunakan dalam pedoman ini adalah
sebagai berikut:
Bab I

Pendahuluan
Bab

ini

menjelaskan

pengendalian

fisik

latar

atas

belakang

perlunya

maksud

dibuatnya

aset,

pedoman, dan sistematika pedoman.


Bab II

Gambaran Umum
Bab

ini

menjelaskan

konsep

dasar

aktivitas

pengendalian dan sub unsur pengendalian, keterkaitan


pengendalian

dengan

penilaian

risiko,

keharusan

mempertimbangkan efektivitas aktivitas pengendalian,


tujuan dan manfaat pengendalian fisik atas aset
dikaitkan dengan peraturan yang berlaku, serta uraian
mengenai parameter penerapan.
Bab III Langkah-Langkah Penerapan
Bab ini menguraikan secara terinci tahap-tahap yang
harus

dijalani

oleh

instansi

pemerintah

dalam

melaksanakan pengawasan fisik atas aset, disesuaikan


dengan daftar uji pengendalian.
Bab IV

Penutup
Menguraikan kembali hal-hal penting dan menjelaskan
penggunaan pedoman ini.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

BAB II
GAMBARAN UMUM

A. Pengertian
Kegiatan pengendalian adalah kebijakan dan prosedur
yang dapat membantu memastikan dilaksanakannya arahan
pimpinan instansi pemerintah, untuk mengurangi risiko yang
telah diidentifikasi selama proses penilaian risiko. Kebijakan dan
prosedur dikembangkan untuk meminimalkan risiko, sehingga
membantu memberi keyakinan yang memadai bahwa tujuan
instansi pemerintah dapat dicapai. Kebijakan dibuat untuk
mengarahkan apa yang seharusnya dikerjakan dan berfungsi
sebagai dasar bagi penyusunan prosedur. Prosedur adalah
rangkaian urutan tindakan, dilakukan oleh satu atau beberapa
orang,

dengan

peralatan

dan

waktu

tertentu

dalam

melaksanakan kegiatan tertentu. Kebijakan dan prosedur harus


dibuat secara tertulis.
Pimpinan instansi pemerintah wajib menyelenggarakan
kegiatan pengendalian, sesuai dengan ukuran, kompleksitas,
serta sifat dari tugas, dan fungsi instansi pemerintah yang
bersangkutan.

Penyelenggaraan

kegiatan

pengendalian,

sekurang-kurangnya memiliki karakteristik sebagai berikut:


1. Kegiatan pengendalian diutamakan pada kegiatan pokok
instansi pemerintah;
2. Kegiatan

pengendalian

harus

dikaitkan

dengan

proses

penilaian risiko;
3. Kegiatan pengendalian yang dipilih disesuaikan dengan sifat
khusus instansi pemerintah;

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

4. Kebijakan dan prosedur harus ditetapkan secara tertulis;


5. Prosedur yang ditetapkan harus dilaksanakan sesuai dengan
yang tertulis;
6. Kegiatan

pengendalian

dievaluasi

secara

teratur untuk

memastikan bahwa kegiatan tersebut masih sesuai dan


berfungsi seperti yang diharapkan.
Kebijakan

dan

prosedur

pengendalian

harus

dibuat

berdasarkan hasil penilaian risiko dari kegiatan pokok dan


karakter khusus dari instansi pemerintah. Hal ini terlihat dari
kenyataan bahwa atas semua risiko yang relevan, pimpinan
instansi pemerintah telah mengidentifikasi tindakan dan kegiatan
pengendalian yang diperlukan dalam menangani risiko tersebut.
Hal tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Identifikasi

Analisis

Risiko

Tujuan
Instansi
Pemerintah

Respon/Kelola

Gambar 1: Implementasi Kegiatan Pengendalian

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

Kegiatan pengendalian meliputi kegiatan pengendalian


yang bersifat detektif dan preventif. Setelah terdeteksi adanya
penyimpangan atau kelemahan, harus dilakukan tindakan
koreksi

untuk

menyempurnakan

kegiatan

pengendalian,

sehingga diperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan


organisasi dapat tercapai.
Kegiatan pengendalian terjadi di semua tingkat organisasi,
kegiatan, unit, dan fungsi instansi pemerintah. Kegiatan
pengendalian merupakan suatu bagian yang tidak terpisahkan
dari perencanaan, penerapan, serta reviu kinerja dari instansi
pemerintah. Dalam menetapkan kegiatan pengendalian, harus
dipertimbangkan hubungannya dengan proses penilaian risiko,
dan kecukupan kegiatan pengendalian.
Penerapan pengendalian pada suatu instansi pemerintah
dapat berbeda dengan instansi pemerintah lainnya. Perbedaan
penerapan tersebut antara lain disebabkan oleh perbedaan:
1. visi, misi, dan tujuan;
2. lingkungan dan cara beroperasi;
3. tingkat kerumitan organisasi;
4. sejarah atau latar belakang serta budaya; dan
5. risiko yang dihadapi.
Meskipun instansi pemerintah

mempunyai misi, tujuan,

sasaran, dan struktur organisasi yang sama, dapat menerapkan


kegiatan

pengendalian

yang

berbeda.

Hal

ini

karena

pertimbangan pimpinan, implementasi, dan manajemen. Semua


faktor tersebut memengaruhi kegiatan pengendalian intern
sehingga

pengendalian

tersebut

harus

dirancang

untuk

memberikan sumbangan dalam pencapaian misi, tujuan, dan


sasaran instansi.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

Kegiatan pengendalian terdiri dari sebelas sub unsur, yaitu:


1. reviu atas kinerja instansi pemerintah yang bersangkutan;
2. pembinaan sumber daya manusia;
3. pengendalian atas pengelolaan sistem informasi;
4. pengendalian fisik atas aset;
5. penetapan dan reviu atas indikator dan ukuran kinerja;
6. pemisahan fungsi;
7. otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting;
8. pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan
kejadian;
9. pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya;
10.akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya; dan
11.dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern,
serta transaksi dan kejadian penting.

Dalam pasal 34 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun


2008 dinyatakan bahwa pimpinan instansi pemerintah wajib
melaksanakan pengendalian fisik atas aset. Tujuan pengamanan
fisik atas aset yang dimiliki oleh instansi pemerintah adalah agar
aset tersebut aman dari risiko hilang, rusak, atau digunakan oleh
pihak lain tanpa hak. Untuk itu, pimpinan instansi pemerintah
harus menetapkan kebijakan dan prosedur pengamanan fisik,
mengimplementasikan, serta mengomunikasikan kepada seluruh
pegawai.
Untuk mencapai tujuan pengamanan fisik atas aset,
diperlukan pedoman teknis sebagai penjabaran lebih lanjut dari
pedoman teknis penyelenggaraan SPIP.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

B. Tujuan dan Manfaat


Pedoman Sub Unsur Pengendalian Fisik atas Aset ini
merupakan pedoman teknis bagi pimpinan instansi pemerintah,
baik

instansi

mewujudkan

pemerintah

pusat

pengendalian

fisik

maupun
atas

aset

daerah,
yang

guna
efektif.

Diharapkan, pedoman teknis ini dapat diaplikasikan secara nyata


oleh pimpinan instansi pemerintah dalam mengamankan fisik
aset dari risiko hilang, rusak, dan penggunaan/pemanfaatan oleh
pihak yang tidak berhak.

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait


Pengendalian fisik atas aset yang dibangun oleh setiap
instansi pemerintah mengacu pada peraturan perundangundangan

yang

berlaku.

Peraturan

yang

terkait

dengan

pengendalian fisik atas aset instansi pemerintah antara lain:


1. Undang-Undang

Nomor

Tahun

2004

tentang

Perbendaharaan Negara;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 40 Tahun 1994 tentang Rumah
Negara;
3. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang
Standar Akuntansi Pemerintahan;
4. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang
Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah, yang telah diubah
dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2008 tentang
Perubahan Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006;
5. Peraturan Presiden Nomor 11 Tahun 2008 tentang Tata Cara
Pengadaan, Penetapan Status, Pengalihan Status, dan
Pengalihan Hak atas Rumah Negara;

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

6. Peraturan

Menteri

Keuangan

Nomor

96/PMK.06/2007

tentang Tata Cara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan,


Penghapusan, dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara;
7. Peraturan

Menteri

Keuangan

Nomor

97/PMK.06/2007

tentang Penggolongan dan Pengodifikasian Barang Milik


Negara;
8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007
tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah;
9. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Negara Nomor
38/PB/2006 tentang Pedoman Akuntansi Konstruksi dalam
Pengerjaan dan Nomor 40/PB/2006 tentang Pedoman
Akuntasi Persediaan;
10. Keputusan Menteri/Kepala Lembaga/Gubernur/Bupati terkait
dengan Pengamanan Fisik atas Aset;
Keputusan

pimpinan

instansi

pemerintah,

kepala

satuan

kerja/satuan kerja perangkat daerah, terkait pengamanan fisik


atas aset harus mengacu pada ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku.

D. Parameter Penerapan
Parameter penerapan pengendalian fisik atas aset adalah
sebagai berikut:
1. Pimpinan

instansi

mengimplementasikan,

pemerintah
dan

menetapkan,

mengomunikasikan

rencana

identifikasi, kebijakan, dan prosedur pengamanan fisik aset


kepada seluruh pegawai. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan
adalah sebagai berikut:

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

a. Kebijakan dan prosedur pengamanan fisik aset telah


ditetapkan,

diimplementasikan,

dan

dikomunikasikan

kepada seluruh pegawai.


b. Instansi pemerintah telah mengembangkan rencana untuk
mengidentifikasikan dan mengamankan aset infrastruktur.
c. Aset yang berisiko hilang, dicuri, rusak, digunakan tanpa
hak, seperti uang tunai, surat berharga, perlengkapan,
persediaan, dan peralatan, secara fisik diamankan, dan
akses ke aset tersebut dikendalikan.
d. Aset, seperti uang tunai, surat berharga, perlengkapan,
persediaan, dan peralatan, secara periodik dihitung dan
dibandingkan

dengan

catatan

pengendalian.

Setiap

perbedaan diperiksa secara teliti.


e. Uang tunai dan surat berharga yang dapat diuangkan,
dijaga dalam tempat terkunci, dan akses ke aset tersebut
secara ketat dikendalikan.
f. Formulir,

seperti blangko cek

dan Surat

Perintah

Membayar/Surat Perintah Pencairan Dana, diberi nomor


urut tercetak (prenumbered), secara fisik diamankan, dan
akses ke formulir tersebut dikendalikan.
g. Penanda tangan cek mekanik dan stempel tanda tangan
secara fisik dilindungi dan aksesnya dikendalikan dengan
ketat.
h. Peralatan yang

berisiko dicuri,

diamankan dengan

dilekatkan atau dilindungi dengan cara lainnya.


i.

Identitas aset dilekatkan pada mebeler, peralatan, dan


inventaris kantor lainnya.

j.

Persediaan dan perlengkapan disimpan di tempat yang


aman secara fisik dan dilindungi dari kerusakan.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

k. Seluruh fasilitas dilindungi dari api dengan menggunakan


alarm kebakaran dan sistem pemadaman kebakaran.
l.

Akses ke gedung dan fasilitas dikendalikan dengan pagar,


penjaga, atau bentuk pengendalian lainnya.

m. Akses ke fasilitas di luar jam kerja dibatasi dan


dikendalikan.
2. Pimpinan

instansi

mengimplementasikan,

pemerintah
dan

menetapkan,

mengomunikasikan

rencana

pemulihan setelah bencana (disaster recovery plan) kepada


seluruh pegawai.
Setiap pimpinan instansi pemerintah harus menetapkan
dan mengembangkan parameter penerapan SPIP dengan
mengacu kepada Daftar Uji Pengendalian Intern Pemerintah
dalam Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008, yang
disesuaikan dengan situasi, kondisi, dan risiko masing-masing
instansi pemerintah (lihat Lampiran Peraturan Pemerintah
Nomor 60 Tahun 2008 tentang Daftar Uji Pengendalian Intern
Pemerintah-Pendahuluan, paragraf ke-6).

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

10

BAB III
LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN
Penerapan sub unsur pengendalian fisik atas aset ditandai
dengan adanya rencana identifikasi, kebijakan dan prosedur, serta
rencana pemulihan setelah bencana (disaster recovery plan), yang
dibangun sesuai dengan karakteristik organisasi dan mengarah pada
pencapaian tujuan organisasi, serta dikomunikasikan kepada seluruh
jajaran pimpinan dan pegawai dalam organisasi instansi pemerintah.
Pedoman ini memberikan panduan dalam penerapan sub
unsur pengendalian fisik atas aset yang sesuai dalam tiga tahap
utama, yaitu:
1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi yang
ditujukan

untuk

memberikan

pemahaman

mengenai

pengamanan fisik atas aset dan pemetaan atas kondisi yang


ada, sebagai masukan dalam menentukan kebutuhan untuk
pembangunan dan penerapan infrastruktur yang diperlukan untuk
terciptanya suatu aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik
atas aset.
2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas
pemetaan, yang meliputi kegiatan pembangunan infrastruktur,
internalisasi, dan pengembangan aktivitas pengendalian dalam
pengamanan fisik atas aset yang berkelanjutan.
3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap penginformasian atas
kemajuan

pelaksanaan/implementasi

aktivitas

pengendalian

dalam pengamanan atas aset secara menyeluruh, mulai dari


tahap persiapan sampai dengan tahap pelaksanaan, yang
mencakup

kemajuan

kegiatan

pembangunan

infrastruktur,

internalisasi, dan pengembangan aktivitas pengendalian dalam


pengamanan fisik atas aset, serta hambatan yang dihadapi, dan
langkah mengatasinya.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

11

Tahapan untuk implementasi aktivitas pengendalian dalam


pengendalian fisik atas aset, mencakup langkah-langkah sebagai
berikut:
A. Persiapan
Tahap

persiapan,

merupakan

tahap

awal

dalam

penyelenggaraan SPIP, yang terdiri dari proses pemahaman dan


pemetaan, yaitu:
1. Penyiapan

Peraturan,

Sumber

Daya

Manusia,

dan

Rencana Penyelenggaraan
Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan
pelaksanaan

penyelenggaraan

SPIP

di

setiap

kementerian/lembaga dan pemerintah daerah. Berdasarkan


peraturan

penyelenggaraan

SPIP,

selanjutnya

instansi

pemerintah membuat rencana penyelenggaraan, yang antara


lain memuat:
a. jadwal pelaksanaan kegiatan;
b. waktu yang dibutuhkan;
c. dana yang dibutuhkan;
d. pihak-pihak yang terlibat.
Berdasarkan

peraturan

Penyelenggaraan

SPIP,

tersebut,
yang

diberi

Satuan
tugas

Tugas
mengawal

pelaksanaan penerapan kebijakan dan praktik pengendalian


fisik atas aset yang ditetapkan. Satgas tersebut terlebih
dahulu diberi pelatihan tentang SPIP, khususnya sub unsur
terkait agar dapat menyelenggarakan sub unsur tersebut.
2. Pemahaman (Knowing)
Tahap pemahaman adalah suatu langkah untuk
memberikan

pemahaman

bagaimana

pembentukan

pengamanan fisik atas aset dapat memberikan kontribusi


3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

12

dalam

penyelenggaraan

mendukung

secara

aktivitas

keseluruhan

pengendalian,
berfungsinya

yang
sistem

pengendalian intern instansi pemerintah.


Tahap pemahaman, diawali dengan pengomunikasian
pentingnya aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik
atas aset, yang mencakup rencana identifikasi, kebijakan,
dan prosedur yang ditetapkan dalam rangka pengamanan
fisik atas aset, serta rencana pemulihan setelah bencana
(disaster

recovery

plan).

Pengomunikasian

pentingnya

aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik atas aset


akan menghasilkan kesamaan persepsi dan kepedulian
pentingnya pengamanan fisik atas aset.
Komitmen seluruh pegawai perlu dibangun untuk
mengamankan
memberikan

fisik

aset.

pemahaman

Instansi
dan

pemerintah

membangun

dapat

komitmen

pegawai melalui sosialisasi. Metode yang dapat ditempuh


untuk melakukan sosialisasi dapat dipilih dari beberapa
metode komunikasi penyampaian informasi yang dirasa
cocok

dan

tepat

bagi

instansi

dalam

membangun

pemahaman yang dimaksudkan. Adapun metode tersebut


antara lain menggunakan:
a. metode tatap muka;
b. metode penggunaan situs jaringan (website) penyampaian
informasi;
c. metode penyampaian dengan menggunakan multimedia
interaktif;
d. metode penyampaian yang menggunakan majalah atau
buku saku;

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

13

e. metode

penyampaian

dengan

penggunaan

saluran

komunikasi yang umum; dan


f. metode pemberian akses ke jaringan informasi (network),
dengan menggunakan password.
Beberapa kasus tidak optimalnya instansi pemerintah
menyelenggarakan

aktivitas

pengendalian

dalam

pengamanan fisik atas aset, tercermin dari belum adanya


aktivitas pengendalian yang memadai, dan jika pun telah ada
kebijakan dan prosedur yang jelas dalam pengamanan fisik
atas aset, ternyata terdapat faktor lain yang kurang
mendukung berjalannya aktivitas pengendalian, yaitu tidak
dipahaminya kebijakan dan prosedur pengamanan fisik atas
aset tersebut oleh jajaran pimpinan dan pegawai. Salah satu
indikator yang tampak jelas adalah saling lempar tanggung
jawab di dalam penyelesaian masalah yang terjadi. Tidak
jelasnya siapa mengerjakan apa, siapa melapor kepada
siapa, dan siapa yang bertanggung jawab, merupakan
cerminan yang menggambarkan tidak berfungsinya aktivitas
pengendalian dalam pengamanan fisik atas aset.
Salah satu manfaat yang dapat diperoleh dari kegiatan
pengomunikasian

dan

penyebaran

informasi

mengenai

aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik atas aset


adalah adanya masukan (feedback) dari para pejabat dan
pegawai

yang

memiliki

posisi

sebagai

pemangku

kepentingan dalam pengelolaan aset, berupa dorongan


kepada pimpinan instansi pemerintah untuk melakukan
pembaruan

atau

perbaikan

atas

rencana

identifikasi,

kebijakan, dan prosedur, dalam rangka pengamanan fisik


atas aset, serta perbaikan untuk rencana pemulihan setelah
bencana (disaster recovery plan).
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

14

Dengan demikian, yang ingin dicapai dari tahap


pemahaman tersebut adalah seluruh pimpinan dan pegawai
memahami kedudukan, peran, dan tanggung jawab dalam
pengamanan fisik atas aset, serta mendorong timbulnya
kepedulian dari pimpinan instansi pemerintah, untuk selalu
melakukan koreksi atau perbaikan atas rencana identifikasi,
kebijakan, dan prosedur pengamanan fisik aset ke arah yang
lebih sempurna, serta perbaikan untuk rencana pemulihan
setelah bencana (disaster recovery plan), sehingga tujuan
organisasi dapat dicapai dengan baik, khususnya yang terkait
dengan terwujudnya pengamanan atas aset negara.
3. Pemetaan (Mapping)
Setelah dilakukan kegiatan sosialisasi, diperlukan suatu
kegiatan pemetaan atau diagnostic assessment terhadap
keberadaan infrastruktur untuk menerapkan pengendalian
fisik atas aset tersebut. Keberadaan infrastruktur diwujudkan
dalam bentuk kebijakan dan prosedur. Pemetaan juga
diarahkan untuk mendapatkan gambaran bagaimana kondisi
penyelenggaraan SPIP yang sudah berjalan, kesesuaian
penyelenggaraan dengan

kebijakan sehingga didapatkan

areas of improvement (AOI).


Pemetaan dilakukan untuk memperoleh informasi atau
gambaran mengenai:
a. Sejauh

mana

instansi

pemerintah

telah

memiliki

peraturan/ kebijakan yang mendasari pengendalian fisik


atas asset.
b. Peraturan/kebijakan yang ada telah sesuai dengan
ketentuan di atasnya.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

15

c. Instansi pemerintah telah memiliki SOP atau pedoman


untuk melaksanakan peraturan tersebut.
d. Pedoman atau petunjuk dimaksud telah sesuai dengan
peraturan yang ada dan/atau yang akan dibangun.
e. SOP atau pedoman tersebut telah dipraktikkan dan
didokumentasikan dengan baik.
Dari pemetaan ini, diharapkan dapat memberikan
masukan atas rencana tindak yang paling tepat untuk
pembentukan

infrastruktur

dan

internalisasi

aktivitas

pengendalian untuk sub unsur pengamanan fisik atas aset,


yang sesuai dengan kebutuhan instansi pemerintah.

B. Pelaksanaan
Tahapan pelaksanaan terdiri dari proses pembangunan
infrastruktur

dan

berkelanjutan

internalisasi,

mengenai

serta

aktivitas

pengembangan

pengendalian

dalam

pengamanan fisik atas aset, yang terdiri dari rencana identifikasi,


kebijakan, dan prosedur pengamanan fisik aset, serta rencana
pemulihan setelah bencana (disaster recovery plan).
1. Pembangunan Infrastruktur (Norming)
Pada tahap pembangunan infrastruktur,

pimpinan

instansi pemerintah bertanggung jawab untuk menyediakan


rencana identifikasi, kebijakan, dan prosedur pengamanan
aset berupa perangkat keras pengamanan atas fisik, yang
sesuai dengan kebutuhan instansi pemerintah. Hal-hal yang
perlu

dilakukan

dalam

membangun

infrastruktur

pengendalian fisik atas aset dapat dilakukan dengan cara:

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

16

a. Identifikasi Kebijakan dan

Prosedur Pengendalian

Fisik atas Aset


Salah satu tugas dan fungsi instansi pemerintah adalah
mengelola aset negara. Jenis fisik aset negara yang
dikelola oleh instansi pemerintah secara umum dapat
dibedakan dalam dua kategori besar, yaitu aset kas dan
aset nonkas.
Untuk mengelola aset negara, baik yang berbentuk kas
maupun nonkas, maka dalam setiap organisasi instansi
pemerintahan, secara umum harus ditetapkan satuan
kerja

yang

bertanggung

jawab

untuk

mencatat,

memantau, melakukan pengecekan fisik aset secara


periodik, dan melaporkan aset negara tersebut. Untuk
melakukan pengelolaan aset negara tersebut, diperlukan
adanya kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh
pimpinan instansi pemerintah.
Pada

tahap

pengendalian

awal
fisik

atas

pembangunan
aset,

infrastruktur

pimpinan

instansi

pemerintah harus menyusun rencana untuk melakukan


identifikasi terhadap semua kebijakan dan prosedur
tertulis yang diperlukan, dalam rangka pengamanan aset
negara. Kebijakan dan prosedur tersebut, merupakan
bagian dari komitmen pimpinan instansi pemerintah,
dalam rangka mengantisipasi hasil penilaian risiko atas
pengelolaan aset.
Dalam hal hasil identifikasi kebijakan dan prosedur
menunjukkan adanya suatu kelemahan yang dapat
memengaruhi pencapaian tujuan organisasi, pimpinan
instansi pemerintah harus segera menindaklanjuti hasil
identifikasi tersebut dengan menyempurnakan kebijakan
dan prosedur pengendalian atas fisik aset.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

17

Hasil identifikasi diharapkan juga dapat mengungkapkan


secara lebih jelas mengenai keselarasan kebijakan dan
prosedur pengendalian aset, yang berlaku untuk setiap
jenjang

organisasi

instansi

pemerintah,

serta

keselarasannya dengan peraturan perundang-undangan


yang berlaku.
b. Identifikasi Fisik atas Aset Yang Dimiliki oleh Instansi
Pemerintah
Rencana identifikasi atas aset, juga mencakup kebutuhan
aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik atas aset,
melalui kegiatan pengidentifikasian yang dilaksanakan
secara berkala, sehingga jumlah, jenis, dan
aset

instansi

pemerintah

sebaran

dari waktu ke waktu dapat

diketahui, baik kondisi maupun nilainya.


Kebijakan dan prosedur pengendalian dalam rangka
identifikasi fisik atas aset yang harus diakomodasi oleh
instansi pemerintah, sekurang-kurangnya mencakup halhal sebagai berikut:
1) Untuk fisik aset berupa kas atau setara kas, maka
pengidentifikasian

keberadaan

dan

keamanannya

harus dilakukan secara teratur, sekurang-kurangnya


sebulan sekali atau waktu yang lebih pendek, sesuai
dengan kebutuhan, melalui pembandingan fisik kas
dan setara kas dengan catatan dan laporan. Demikian
juga, dalam hal aset berupa kas dan setara kas
tersebut ditempatkan di bank, maka identifikasi melalui
prosedur rekonsiliasi dan konfirmasi perlu dilakukan
oleh pimpinan instansi pemerintah.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

18

2) Untuk mengetahui bahwa aktivitas pengendalian


dalam pengamanan fisik atas aset berupa kas dan
setara kas telah berjalan sesuai kebijakan dan
prosedur

yang

bendahara

berlaku,

pada

maka

instansi

atasan

pemerintah

langsung
melakukan

identifikasi, melalui pemeriksaan fisik kas dan setara


kas secara mendadak, tanpa diketahui lebih dulu oleh
bendahara terkait.
Demikian pula, untuk pengamanan fisik atas aset
bersifat

nonkas,

setiap

pengelola

aset

harus

melakukan identifikasi secara berkala, minimal sekali


dalam satu periode tahun buku, atau sesuai dengan
kebutuhan/ketentuan
pemerintah

yang

yang

berlaku

bersangkutan,

bagi

terutama

instansi
untuk

mengetahui keberadaan, penguasaan, kondisi, dan


kebutuhan untuk menambah, atau mengurangi fisik
aset. Identifikasi dilakukan dengan cara melakukan
pemeriksaan atau observasi atas fisik aset.
3) Untuk

memastikan

bahwa

aset

nonkas

seperti

persediaan barang pakai habis telah dijaga secara


aman,

maka

perlu

bendahara/penyimpan

ditetapkan

secara

jelas

barang,

yang

juga

berkewajiban untuk menyelenggarakan administrasi


dan pencatatan kartu persediaan. Untuk inventaris
kantor, aset tetap yang bergerak, dan tidak bergerak,
termasuk infrastruktur lain yang dikuasai instansi
pemerintah, perlu diberi tanda/label/ atau plang nama
yang dapat menunjukkan tahun perolehan, dan status
kepemilikannya.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

19

Kegiatan pengidentifikasian aset kas dan setara kas


serta aset bersifat nonkas tersebut, harus tertuang
dalam

rencana

identifikasi

yang

diketahui

oleh

pimpinan instansi pemerintah.


c. Pengendalian Fisik atas Aset dari Risiko Hilang,
Pencurian, Rusak, dan Digunakan Tanpa Hak
Pimpinan instansi pemerintah harus menjaga secara
aman semua fisik aset dari risiko kehilangan, rusak, dan
digunakan tanpa hak. Tingkat pengamanan fisik atas aset
bergantung pada sifat dari fisik aset tersebut, yaitu:
1) Fisik aset berupa perlengkapan, persediaan, dan
peralatan ditempatkan pada tempat serta ruang yang
terjaga secara aman, dibuat catatan yang dapat
menunjukkan mutasi penerimaan dan penggunaan,
serta saldonya. Barang persediaan yang rusak segera
dipisahkan, dicatat, dan dilaporkan sebagaimana
mestinya.
2) Fisik aset berupa barang bergerak dan barang tidak
bergerak harus dikendalikan, dengan cara penetapan
pejabat dan pegawai yang diberi wewenang untuk
mengelola aset bergerak dan tidak bergerak, oleh
pimpinan instansi pemerintah.
3) Pimpinan instansi pemerintah harus menjaga secara
aman semua surat-surat yang membuktikan kepemilikan
atas

aset

bergerak

dan

tidak

bergerak,

serta

menyimpannya pada tempat yang aman dan terjaga.


4) Fisik aset tidak bergerak berupa tanah dan bangunan
harus

dilindungi

batas-batasnya

dan

diberi

tanda/label/plang yang dapat dilihat secara jelas


bahwa kepemilikan aset tersebut berada pada instansi
pemerintah.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

20

d. Penanganan/Tindakan yang Dilakukan Apabila Aset


Hilang, Rusak, dan Bermasalah
Pimpinan instansi pemerintah harus menangani semua
fisik aset yang hilang, rusak, dan bermasalah, untuk
mengurangi dampak atau kerugian yang ditimbulkannya.
Proses penanganan atas aset yang hilang, rusak, dan
bermasalah

dilakukan

sesuai

dengan

ketentuan

perundang-undangan yang berlaku, antara lain:


1) Pengenaan Tuntutan Perbendaharaan dan Tuntutan
Ganti Rugi (TP/TGR);
2) Penghapusan atas fisik aset yang hilang dan rusak;
3) Penyelesaian secara hukum atas fisik aset yang
bermasalah.
Kebijakan dan prosedur untuk pengamanan terhadap
kehilangan,

kerusakan,

dan

aset-aset

bermasalah

tersebut dibuat secara tertulis dan dikomunikasikan


kepada semua unit dalam organisasi pemerintah.
e. Inventarisasi Fisik Aset Instansi Pemerintah
Pimpinan instansi pemerintah menetapkan kebijakan dan
prosedur pengendalian yang tepat untuk mencatat dan
melaporkan aset. Aset berupa kas dan setara kas,
perlengkapan, persediaan, dan peralatan, harus dicatat
secara uptodate dan teratur mengenai mutasi penerimaan
dan penggunaan, serta saldonya setiap saat. Untuk
menjaga secara aman atas fisik aset tersebut, prosedur
inventarisasi

fisik harus

dilakukan secara periodik,

sekurang-kurangnya sebulan sekali atau dalam jangka


waktu tertentu, sesuai dengan kebutuhan.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

21

Dalam hal hasil inventarisasi menunjukkan terjadi selisih


antara jumlah menurut catatan dengan jumlah fisiknya,
maka selisih tersebut harus diteliti penyebabnya, dicatat,
dan dilaporkan kepada pimpinan instansi pemerintah.
Untuk selisih fisik kurang yang berpotensi menimbulkan
kerugian keuangan negara, perlu ditindaklanjuti dengan
evaluasi terpisah (separate evaluation), sehingga dapat
ditentukan tindak lanjut yang harus diambil untuk
penyelesaian permasalahan tersebut, serta pemulihan
kerugian keuangan negara yang timbul.
Formulir berita acara inventarisasi aset yang digunakan
dalam inventarisasi fisik atas aset dibuat dan ditetapkan
oleh pimpinan instansi pemerintah.
Hasil inventarisasi diinformasikan dan dilaporkan kepada
pimpinan instansi pemerintah dan pejabat lain yang
berwenang untuk melaksanakan dan memantau tindak
lanjut yang diperlukan.
f. Pengendalian Fisik Aset Kas dan Setara Kas
Tingkat pengendalian terhadap fisik aset kas dan setara
kas menempati prioritas utama, sehingga pimpinan
instansi pemerintah harus mempunyai kepedulian yang
tinggi

dalam

terhadap

aset

melaksanakan
tersebut.

aktivitas

Kebijakan

pengendalian
dan

prosedur

pengendalian terhadap fisik aset kas dan setara kas yang


harus dibangun oleh pimpinan instansi pemerintah, yaitu:
1) Fisik aset berupa kas dan setara kas harus disimpan
pada tempat yang aman. Saldo kas berupa uang tunai
yang disimpan dalam brankas bendahara tidak boleh
melebihi jumlah yang sudah ditetapkan, sesuai
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

22

dengan

peraturan

perundang-undangan,

serta

brankas ditempatkan pada ruangan yang aman dan


mempunyai

kunci

yang

hanya

dipegang

oleh

bendahara kas.
2) Fisik aset kas berupa uang tunai yang jumlahnya
melebihi jumlah yang dapat disimpan di brankas harus
segera disimpan dalam rekening jabatan di bank yang
sudah ditetapkan, atas seizin Menteri Keuangan, atau
pejabat lain yang berwenang.
3) Setiap penerimaan kas berupa uang tunai harus
diterima fisik uangnya lebih dahulu sebelum dicatat
oleh bendahara dalam catatan/buku kas, sedangkan
untuk setiap pengeluaran kas harus dicatat lebih
dahulu sebelum uang tunai dikeluarkan/dibayarkan.
4) Fisik aset setara kas, seperti surat berharga harus
disimpan di tempat dan dijaga secara aman dari risiko
hilang, rusak, atau disalahgunakan. Dalam hal nilai
surat berharga dipandang sangat material, maka
pimpinan instansi pemerintah harus menyimpan surat
berharga tersebut di dalam safe deposit bank, atau
di lembaga custodian yang terpercaya.
5) Akses ke tempat penyimpanan aset berupa kas dan
setara kas, hanya diberikan kepada pihak-pihak
tertentu,

berdasarkan

persetujuan

dari

pimpinan

instansi pemerintah.
g. Pengendalian Terhadap Berbagai Formulir
Pimpinan

instansi

pemerintah

menetapkan

formulir-

formulir yang digunakan, sesuai dengan kebutuhan unit


kerja instansi pemerintah dalam melaksanakan kegiatan.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

23

Formulir seperti blanko cek, surat perintah membayar/


surat perintah pencairan dana, bukti voucher kuitansi
penerimaan dan pengeluaran kas, serta formulir lain yang
diperlukan, diberi nomor dan kode yang dapat melindungi
instansi pemerintah dari penyalahgunaan formulir-formulir
tersebut oleh pihak yang tidak berwenang. Formulirformulir tersebut dicatat berdasarkan tanggal pencetakan
dan disimpan pada tempat yang terjaga secara aman,
serta terlindung dari risiko rusak, hilang, atau dapat
diakses oleh pihak lain yang tidak berwenang.
Dalam hal terdapat penggunaan formulir-formulir yang
bersifat umum dan dapat diakses melalui internet atau
e-form,

maka

membuat

pimpinan

standarisasi

instansi

pemerintah

harus

formulir

tersebut,

serta

memberikan ruang dalam formulir yang memungkinkan


dilakukannya verifikasi oleh pejabat berwenang terhadap
keabsahan formulir yang digunakan.
h. Otorisasi Penanda Tangan Cek
Pimpinan instansi pemerintah harus menetapkan dua
orang pejabat yang berwenang menandatangani cek.
Untuk penandatanganan cek yang dilakukan secara
mekanik dan penggunaan stempel tanda tangan, harus
dilakukan di hadapan pejabat yang berwenang dan dibuat
daftarnya terlebih dahulu, sehingga penggunaan tanda
tangan secara mekanik dan penggunaan stempel tanda
tangan tersebut dapat dikendalikan secara tertib.
Penyimpanan mesin tanda tangan mekanik dan stempel
tanda tangan hanya dilaksanakan oleh pejabat yang
ditetapkan oleh pimpinan instansi pemerintah.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

24

Untuk menghindari penyalahgunaan cek dan berbagai


formulir lainnya, pimpinan instansi pemerintah atau
pejabat lain yang berwenang dilarang menandatangani
cek yang belum tertulis atau formulir kosong.
i. Pengendalian atas Peralatan yang Berisiko Dicuri
Pimpinan instansi pemerintah menetapkan pejabat dan
pegawai yang bertanggung jawab untuk mengelola
peralatan. Pejabat dan pegawai yang menggunakan
peralatan yang bersifat permanen, harus menandatangani
surat

pernyataan

pemakaian

peralatan,

serta

berkewajiban merawat dan mengembalikan peralatan


tersebut, apabila yang bersangkutan dipromosikan atau
dimutasikan ke unit/satuan kerja yang berbeda.
Setiap peralatan diberi label atau tanda, yang berisi kode
peralatan yang tidak mudah dilepas, tetapi mudah dilihat.
Untuk peralatan yang baru dibeli dan berlaku garansi, maka
pemberian label atau tanda tersebut secara permanen baru
dilakukan setelah masa garansinya berakhir.
Penyimpanan peralatan yang bersifat barang bergerak,
harus ditempatkan secara khusus pada ruangan yang
terjaga secara aman, serta untuk peralatan yang
mempunyai

nilai

material

sebaiknya

diasuransikan,

sehingga terlindungi dari upaya pencurian oleh pihak


yang tidak bertanggung jawab.
Pimpinan instansi pemerintah menetapkan kebijakan dan
prosedur mengenai pemeriksaan fisik atas aset secara
berkala dan memastikan bahwa kebijakan dan prosedur
tersebut dilaksanakan dan dilaporkan sesuai dengan yang
telah ditetapkan, serta jika terjadi kehilangan telah
dilakukan tindak lanjut yang tepat.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

25

j. Pengendalian Aset dengan Melekatkan Identitas Aset


Untuk

menjaga

keamanan

aset

dan

kemudahan

pengidentifikasian, maka semua mebeler, peralatan, dan


inventaris kantor lainnya diberi identitas yang jelas,
dengan melekatkan label/stiker yang tidak mudah lepas,
tetapi mudah dilihat.
Dalam hal terdapat kerusakan barang-barang seperti
tersebut di atas, penanggung jawab ruangan atau pejabat
dan pegawai yang menguasai barang segera melaporkan
kepada pimpinan instansi pemerintah, atau pejabat yang
diberikan wewenang untuk mencatat barang milik negara,
serta

pihak

yang

memantau

dan

menindaklanjuti

perbaikan yang diperlukan. Laporan kerusakan barang


sekurang-kurangnya memuat informasi mengenai kode
barang, seperti termuat dalam label/stiker.
k. Pengendalian Fisik Persediaan dan Melindungi dari
Kerusakan
Fisik aset berupa persediaan dan perlengkapan, harus
disimpan
menjamin

di

ruangan

keamanan

yang
fisiknya

tepat,
dan

sehingga
terlindungi

dapat
dari

kerusakan. Khusus untuk persediaan dan perlengkapan


yang mempunyai nilai material, sebaiknya diasuransikan.
Penyimpanan barang-barang persediaan yang mudah
rusak, seperti bahan-bahan kimia, reagen, obat-obatan,
atau barang-barang lain yang sejenis, penyimpanannya
harus dilakukan secara khusus, pada tempat yang sesuai
dengan sifat barang tersebut. Dalam hal terdapat
persediaan dan peralatan yang rusak, maka bendahara/
penyimpan barang segera melaporkan kepada pimpinan
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

26

instansi

pemerintah

dan

pejabat

yang

diberikan

wewenang untuk mencatat barang milik negara, dan


dibuatkan berita acara mengenai kondisi barang yang
rusak, sehingga memiliki dasar yang layak untuk
pencantuman kondisi fisik aset persediaan dan peralatan
dalam catatan aset instansi pemerintah.
l. Pengendalian Aset dari Bahaya Kebakaran
Aset

berupa

bangunan

atau

fasilitas

sarana

dan

prasarana yang dimiliki instansi pemerintah, harus


dilindungi dari risiko bahaya kebakaran, dengan cara
menggunakan alarm kebakaran dan sistem pemadaman
kebakaran, sesuai dengan kebutuhan.
Pimpinan instansi pemerintah juga harus melakukan
pencegahan terhadap kemungkinan timbulnya risiko
kebakaran, dengan cara:
1) membuat peraturan yang mewajibkan para pejabat
dan pegawai instansi pemerintah untuk memadamkan
semua peralatan elektrik, apabila tidak digunakan;
2) membuat peraturan larangan merokok pada semua
areal yang dianggap berbahaya dan ruangan khusus
merokok harus ditempatkan secara khusus, serta jauh
dari fasilitas-fasilitas yang mudah terbakar;
3) melakukan simulasi pengamanan bangunan dan
fasilitas, jika terjadi kebakaran;
4) mengasuransikan

semua

fasilitas

yang

mudah

terbakar; dan
5) khusus untuk instansi pemerintah yang melaksanakan
pelayanan publik, sedapat mungkin menyediakan
fasilitas cadangan untuk mengantisipasi jika bahaya
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

27

kebakaran benar-benar terjadi, namun pelayanan


publik harus tetap dapat berjalan sebagaimana
mestinya.
m. Pengendalian Berupa Pembatasan Akses ke Gedung
dan Fasilitas
Pimpinan

instansi

pemerintah

harus

memastikan

bahwa akses ke gedung dan fasilitas dikendalikan dengan


membuat pagar, menyediakan penjaga, atau dengan
pengendalian

fisik

lainnya,

sesuai

dengan

tingkat

keamanan gedung yang diperlukan. Pagar yang dibuat


harus

dapat

mencegah

pihak-pihak

yang

tidak

berkepentingan memasuki atau merusak gedung. Pagar


harus

disesuaikan

dengan

estetika

gedung,

serta

pembangunannya harus dilaksanakan secara ekonomis


dan efisien.
Penjaga

gedung

atau

satuan

pengamanan

harus

diberikan pelatihan yang cukup, sehingga dapat bertindak


secara tegas, tetapi tetap menjaga kesopanan dan
kesantunan. Jika memungkinkan, untuk pengamanan
gedung dapat memanfaatkan teknologi kamera pemantau
atau closed-circuit television (CCTV).
n. Pembatasan Akses Terhadap Fasilitas
Pimpinan

instansi

pemerintah

harus

menetapkan

kebijakan dan prosedur yang ketat atas penggunaan atau


akses

terhadap

fasilitas

yang

tersedia.

Setiap

penggunaan fasilitas di luar jam kerja atau untuk


kepentingan

di

luar

kedinasan

harus

mendapat

persetujuan dari pimpinan instansi pemerintah atau


pejabat yang berwenang.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

28

Pimpinan instansi pemerintah juga harus menetapkan


pejabat

yang

berwenang

melakukan

pemantauan

terhadap penggunaan atau akses terhadap penggunaan


fasilitas

yang

tersedia,

dan

melakukan

tindakan

pengamanan yang diperlukan.


2. Internalisasi (Forming)
Tahap

internalisasi

adalah

suatu

proses

mewujudkan

infrastruktur

menjadi

bagian

dari

untuk

kegiatan

operasional sehari-hari. Perwujudannya, dapat tercermin dalam


operasionalisasi infrastruktur yang dibangun dan memberikan
kontribusi dalam mendukung pencapaian tujuan organisasi.
Untuk tujuan internalisasi tersebut, maka pimpinan unit
organisasi/instansi dapat melakukan aktivitas sebagai berikut:
a. Mengomunikasikan Pengendalian Fisik atas Aset
kepada Seluruh Pegawai Secara Berkelanjutan
Tahap awal penginternalisasian kegiatan pengendalian
dalam

pengamanan

mengomunikasikan

fisik

atas

peraturan/kebijakan

aset

adalah

pengendalian

fisik atas aset, yang telah dibangun/disempurnakan,


secara berkelanjutan kepada seluruh lapisan pegawai
di instansi pemerintah. Komunikasi ini menjadi penting
untuk membangkitkan arti pentingnya pengendalian fisik
atas aset dan tanggung jawab yang melekat kepada
masing-masing

pegawai

yang

ditugaskan

untuk

mengelola aset, sesuai dengan kondisi lingkungan yang


ada. Misalnya, diumumkan pada papan pengumuman
resmi,

leaflet,

maupun

dimasukkan

dalam

media

informasi, komunikasi internet, dan intranet pada instansi


yang bersangkutan.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

29

b. Mendorong Jajaran Pimpinan dan Seluruh Pegawai


untuk Menerapkan Pengendalian Fisik atas Aset dan
Menyadari Tugas dan Tanggung Jawabnya dalam
Organisasi
Pengendalian fisik atas aset merupakan salah satu
bagian dari pengelolaan aset di dalam organisasi. Aset
merupakan alat bagi organisasi dalam menjalankan
aktivitas utama. Jajaran pimpinan instansi pemerintah
merupakan pemangku kepentingan, yang memiliki peran
penting dalam menjalankan aktivitas utama organisasi,
sehingga

menjadi

tugas

dan

tanggung

jawabnya

mendorong seluruh pegawai di dalam instansinya untuk


mengefektifkan kebijakan dan prosedur pengendalian fisik
aset. Masing-masing pegawai juga memiliki tugas dan
tanggung jawab melakukan pengendalian fisik aset yang
menjadi kewenangannya maupun aset instansi secara
umum.
c. Mendorong Jajaran Pimpinan dan Pegawai untuk
Memahami Hubungan antara Pengendalian Fisik atas
Aset dalam Mendukung Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern merupakan proses yang
terintegrasi.

Masing-masing

komponen

saling

berhubungan, sehingga kelemahan satu komponen dapat


menyebabkan kelemahan komponen lainnya. Dengan
demikian, apabila terjadi kelemahan dalam pengendalian
fisik

atas

aset,

pengendalian

dapat

intern

menyebabkan

yang

dibangun,

terganggunya
serta

dapat

menggangu pencapaian tujuan. Oleh karena itu, setiap


jajaran pimpinan dan pegawai yang ada di bawah
kepemimpinannya, perlu didorong untuk mengetahui
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

30

secara jelas hubungan tersebut. Media yang dapat


digunakan untuk mendorong efektivitas pemahaman ini
antara lain adalah prosedur operasi baku (standard
operating procedure/SOP) yang jelas.
d. Mendorong Jajaran Pimpinan dan Seluruh Pegawai
untuk Memahami Peran SPIP
Penerapan pengendalian intern merupakan tanggung jawab
seluruh pegawai instansi pemerintah yang bersangkutan.
Pimpinan sebagai sosok teladan (tone at the top), memiliki
kewajiban untuk mendorong dirinya sendiri dan seluruh
pegawai di lingkungannya untuk menerapkan sistem
pengendalian intern. Jajaran pimpinan harus memiliki
pengetahuan dan pemahaman yang memadai dalam
permasalahan

sistem

pengendalian

intern.

Jajaran

pimpinan memantau tingkat pengetahuan dan pemahaman


pengendalian intern atas seluruh pegawai di lingkungannya.
Sosialisasi yang efektif harus selalu diadakan untuk
mencapai tingkat pemahaman tersebut.
3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing)
Penerapan sistem pengendalian intern pemerintah
dipantau secara periodik untuk mengetahui apakah sudah
efektif diterapkan, sesuai dengan tujuan yang diharapkan.
Pemantauan ini dilakukan secara berkelanjutan atau evaluasi
secara periodik untuk dilakukan perbaikan dan pemanfaatan
umpan balik dari hasil pemantauan yang dilakukan.
a. Pemantauan dan Evaluasi
Pengendalian fisik atas aset memerlukan pemantauan
terus menerus, sebagaimana halnya dengan sistem
pengendalian intern. Kontribusi pengendalian fisik atas
aset diharapkan dapat menjaga efektivitas kegiatan
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

31

pengendalian yang terbangun. Apabila pengendalian fisik


atas aset menjadi tidak efektif, maka hal ini memberikan
sumbangan yang cukup signifikan dalam menggangu
pencapaian tujuan. Ketika tujuan tidak dapat dicapai atau
tidak mencapai hasil yang diharapkan, maka perlu
dilakukan evaluasi ulang apakah kebijakan dan prosedur
pengendalian fisik atas aset masih memadai.
Kegiatan pemantauan dan evaluasi atas pengendalian fisik
atas aset dapat dilakukan pada setiap level organisasi.
Hasil dari pemantauan dan evaluasi ini, diharapkan dapat
memberikan umpan balik untuk penyempurnaan kebijakan
dan prosedur pengendalian fisik atas aset pada instansi
pemerintah di masa yang akan datang.
b. Audit

Kinerja

atas

Kebijakan

dan

Prosedur

Pengendalian Fisik Aset


Audit kinerja atas kebijakan dan prosedur pengendalian
fisik atas aset merupakan bentuk audit yang dilaksanakan
untuk menguji lebih lanjut apakah pengendalian fisik atas
aset masih efektif. Hal ini menjadi penting, mengingat
organisasi pemerintah bersifat melayani publik, sehingga
apabila roda organisasi mengalami hambatan, maka
pelayanan kepada masyarakat pun akan terganggu.
c. Pemanfaatan Umpan Balik Hasil Pemantauan
Umpan balik dari hasil pemantauan dan evaluasi dapat
langsung ditindaklanjuti oleh jajaran pimpinan terkait,
berupa perbaikan/peningkatan pengendalian fisik atas
aset secara terus menerus. Tentunya, setiap hambatan
atau permasalahan memiliki penyebab. Jajaran pimpinan
dapat

menetapkan

alternatif

solusi

permasalahan,

sehingga tujuan pengendalian fisik atas aset akan selalu


terjaga.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

32

C. Pelaporan
Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan
penyelenggaraan sub unsur pengendalian fisik atas aset perlu
didokumentasikan.

Pendokumentasian

ini

merupakan

satu

kesatuan (bagian yang tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan


berkala dan tahunan penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian
dimaksud meliputi:
1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari:
a. Kegiatan

pemahaman,

antara

lain

seperti

kegiatan

sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan


fokus grup) mengenai pengendalian fisik atas aset.
b. Kegiatan

pemetaan

keberadaan

dan

penerapan

infrastruktur, antara lain berisi: 1) pemetaan penerapan


pengendalian fisik atas aset; 2) masukan atas rencana
tindak yang tepat untuk menyempurnakan kebijakan dan
prosedur pengendalian yang sudah ada, baik pengendalian
umum maupun pengendalian aplikasi.
c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, antara lain berisi:
1) kebijakan dan prosedur pengendalian fisik atas aset;
2) penyusunan kebijakan dan prosedur pengendalian
umum dan pengendalian aplikasi.
d. Kegiatan internalisasi, antara lain berisi: 1) kegiatan
sosialisasi kebijakan dan prosedur pengendalian fisik atas
aset; 2) kegiatan yang memastikan seluruh pegawai telah
menerima

informasi

dan

memahami

kebijakan

dan

prosedur pengendalian fisik atas aset.


e. Kegiatan

pengembangan

berkelanjutan,

antara

lain

berisi: 1) kegiatan pemantauan penerapan kebijakan dan


prosedur pengendalian fisik atas aset; 2) masukan bagi
pimpinan instansi

pemerintah untuk menyatakan asersi

(pernyataan manajemen) bahwa pengendalian fisik atas


aset telah dikelola dengan baik.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

33

2. Hambatan kegiatan
Apabila

ditemukan

hambatan-hambatan

dalam

pelaksanaan kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya


target/tujuan kegiatan tersebut, agar penyebabnya dijelaskan.
3. Saran
Saran

diberikan berkaitan dengan adanya hambatan

pelaksanaan kegiatan, dan dicarikan saran pemecahan


masalah untuk tidak berulangnya kejadian serupa, serta guna
peningkatan pencapaian tujuan. Saran yang diberikan adalah
saran yang realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan.
4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya
Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah
dilakukan atas saran yang telah diberikan pada kegiatan
periode sebelumnya.
Dokumentasi
penyusunan

ini

laporan

merupakan
berkala

dan

bahan

dukungan

tahunan

bagi

(penjelasan

penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum


Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi
tanggung jawab pelaksana kegiatan, yang hasilnya disampaikan
kepada

pimpinan

instansi

pemerintah

sebagai

bentuk

akuntabilitas, melalui Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP


di instansi pemerintah terkait.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

34

BAB IV
PENUTUP
Pedoman ini disusun dengan tujuan agar tersedia acuan bagi
instansi pemerintah pusat dan daerah dalam membangun aktivitas
pengendalian, khususnya pada sub unsur pengendalian fisik atas
aset. Lebih lanjut, dengan terwujudnya pengendalian yang baik ini
dapat mendorong kegiatan pengendalian terbangun dan bekerja
secara efektif.
Langkah-langkah
merupakan

langkah

dibangun/diteguhkan.

yang

tertuang

pelaksanaan
Instansi

dalam

minimal

pemerintah

pedoman

yang

ini

sebaiknya

hendaknya

dapat

mengembangkan lebih jauh langkah-langkah yang perlu diambil,


sesuai dengan kebutuhan organisasi, dengan tetap mengacu pada
(dan tidak boleh bertentangan dengan) peraturan perundangundangan yang berlaku.
Kami sadar bahwa pedoman ini belum sempurna, dan kami
pun mengerti bahwa perkembangan teori dan praktik-praktik sistem
pengendalian intern tidak mungkin terhentikan. Oleh karenanya,
pedoman ini akan terus diperbarui dan perlu masukan-masukan dari
pihak mana pun demi lebih baiknya pedoman ini.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset

35