ITS sebagai institut yang berdiri berdasarkan asas Tridharma Perguruan

Tinggi, yang mencakup pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat serta

manajemen berbasis TIK, memanfaatkan ilmu pengetahuan dan teknologi sebagai
penunjang dalam menjalankan tujuannya. Untuk mewujudkan misi tersebut terdapat
sebuah badan bernama Badan Teknologi dan Sistem Informasi (BTSI) ITS yang
berfungsi mengelola, mengkoordinasikan, mengendalikan, serta mengembangkan
TSI secara terpadu. ITS hendaklah mengikuti perkembangan Teknologi Informasi
dan Komunikasi dalam membantu proses bisnis yang ada didalamnya. Proses bisnis
yang ada di ITS dapat dipetakan menjadi Master Plan pengembangan sistem
informasi yang diharapkan dapat membantu proses management di ITS baik pada
bidang pendidikan, penelitian, maupun pengabdian masyarakat.
Tim Pengembang Master Plan dibawah pengawasan BTSI telah membuat
sebuah master plan pengembangan TIK di ITS. Dari master plan tersebut kami
menganalisa dan menyimpulkan beberapa poin kelebihan dan kekurangan secara
umum.
Kelebihan :
o Adanya ide single sign on
Single sign on dinilai sebagai suatu terobosan baru yang dinilai cukup
efektif untuk mengatasi masalah keamanan akun pengguna sistem informasi.
o Perancangan sistem informasi yang terperinci
Sudah mencakup pemetaan secara detail terhadap fungsi-fungsi tiap
lembaga.
o Perancangan sistem sudah mencakup kebutuhan akses management,
pendidikan, dan penelitian
Master plan sistem telah dipetakan untuk memenuhi kebutuhan akses
management, pendidikan, dan penelitian dengan dikhususkan pada sistem
informasi tertentu.
o Master plan sudah memetakan badan/biro yang menggunakan sistem
informasi tersebut
Master plan sudah dibagi bagi berdasarkan kebutuhan badan atau
biro yang ada di ITS.
Kekurangan :
o Masih banyaknya kebutuhan fungsional yang lingkupnya kecil tapi berdiri
sendiri.
Masih banyak terdapat usulan sistem yang memilki ruang lingkup
terlalu sempit untuk dijadikan sebuah sistem informasi. Seharusnya cukup
disertakan sebagai modul pada sistem informasi yang berhubungan,
sehingga sistem informasi yang dibuat memiliki ruang lingkup yang jelas.
o Kurang ada integrasi antar sistem atau antar database
Sistem yang ada masih mengacu pada database yang berbeda,
sehingga belum terdapat integrasi informasi antar sistem yang dapat
membantu dalam pemrosesan data secara terpusat.
o Tidak adanya punishment / motivator dalam setiap kebutuhan fungsional
yang dibuat
Tidak ada keharusan supaya user menggunakan sistem tersebut
sehingga sistem informasi tersebut tidak dapat memberikan manfaat secara
maksimal.

o Belum ada perbandingan yang jelas antara sistem yang sudah ada, yang
ingin dikembangkan kembali, serta akan dikembangkan / baru
Tidak terdapat pemetaan yang jelas mengenai tujuan pembuatan
sistem informasi. Apakah sistem informasi tersebut dibangun untuk
menyempurnakan sistem yang telah ada sebelumnya atau sistem informasi
baru, sehingga akan sulit untuk membuat skala prioritas pembangunan
sistem informasi.
o Sistem dianalisis berdasarkan fungsi tiap lembaga atau biro dan tidak fokus
pada kebutuhan / masalah yang ingin diselesaikan
Sistem dianalisis berdasarkan tupoksi ( tujuan pokok dan fungsi ) tiap
lembaga, sehingga analisis yang dihasilkan terperinci namun kurang dapat
mengatasi masalah yang terdapat pada sistem saat ini.
o Kurang tepatnya pemetaan terhadap keseluruhan perencanaan, seperti
jadwal pengerjaan, sistem yg dibuat, biaya, dll
Belum terdapat penjelasan secara rinci mengenai jadwal pengerjaan,
biaya, ruang lingkup sistem yang dipaparkan.
o Kurang adanya koordinasi dengan stakeholder
Tim Pengembang Master Plan belum melaksanakan survey
kebutuhan pengguna secara menyeluruh. Survey yang telah dilakukan hanya
terbatas pada kebutuhan tiap unsur. Hasil survey tidak dikomunikasikan lagi
dengan stakeholder utama (BTSI), sehingga perumusan kepentingan dan
kebutuhan sistem menjadi kurang tepat.
o Kurang adanya pemetaan terhadap pemeliharaan, keberlangsungan, dan
kepentingan pihak tertentu terhadap sistem
Belum terdapat rencana jangka panjang setelah master plan
dijalankan. Pengembangan sistem informasi tidak berhenti sampai
pemasangan sistem. Pengelolaan sistem juga merupakan proses yang perlu
diperhatikan ke depannya
.
o Kebutuhan mahasiswa sebagai salah satu stakeholder belum terakomodasi
dengan baik
Kebutuhan yang telah direncanakan lebih banyak mencakup
kepentingan lembaga maupun birokrasi yang ada di its. Mahasiswa kurang
merasakan dampak kemudahan yang ditimbulkan oleh keberadaan sistem
informasi.
Dilihat dari sudut pandang EFQM, terdapat beberapa aspek yang
dapat dianalisis antara lain.
1.
Leadership
Ditinjau dari sistem-sistem yang diusulkan pada Master Plan ITS,
aspek leadership telah terdapat pada setiap sistem informasi yang
diusulkan. Hal ini disebabkan, setiap lembaga atau biro yang akan
menggunakan Sistem Informasi tersebut memiliki Leader (Pemimpin).
2. People
Aspek people dilingkungan its melingkupi mahasiswa, pegawai, dan
3. Strategi
3. Partnership and Resource

3.
3.
3.
3.
3.

Process, Product and Service

People Result
Costumer Result
Society Result
Business Result