Tata Persuratan

Surat
Surat

adalah

sehelai kertas atau lebih yang

digunakan untuk berkomunikasi
adalah percakapan yang tertulis
adalah komunikasi tertulis

Sifat

surat

Efektif

: sesuai dengan sumber asli tanpa ada

penyingkatan dan istilah yang tidak dimengerti
(lugas)
Praktis: bisa memeuat informasi panjang lebar
dan menyimpan rahasia
Ekonomis: biaya pembuatan dan pengiriman
lebih murah dibanding yang lain

Fungsi Surat

Sarana komunikasi yang efektif, praktis dan

ekonomis
Menjadi wakil dari pembuat surat dengan
membawa pesanatau informasi ke penerima
Dijadikan sebagai bahan bukti yang mempunyai
kekeuatan hukum
menjADI sumber data yang dapat digunakan
sebagai informasi
Menjadi surat jaminan surat gadai
Mengikat antara dua pihak surat kontrak
Menjadi alat promosi
Menghemat waktu, tenaga dan biaya

Prinsip Surat
Ringkas
Jelas

tidak boleh ada dua artia2s

Sederhana
sopan

Selain digunakan sebagai media

komunikasi, surat berfungsi sebagai
berikut.
Surat berfungsi sebagai alat bukti tertulis
yang dapat menjadi sumber legalitas dalam
sengketa hukum.
Surat berfungsi sebagai alat pengingat.
Surat bisa dijadikan sebagai bukti historis
Dalam urusan kedinasan, surat berfungsi
pula sebagai pedoman kerja dalam
bertugas atau dalam melaksanakan
kegiatan.
Surat berfungsi sebagai duta organisasi
yang mencerminkan keterpelajaran,
mentalitas, dan kewibawaan penulis.

Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan

menjadi:
surat undangan, surat pengantar, surat
pemberitahuan, surat permohonan bantuan,
surat keterangan, surat tugas, surat edaran,
surat pernyataan, surat pengumuman, surat
peringatan, surat permohonan izin, surat
perintah, surat perjanjian, surat keputusan,
surat pengusulan, surat kuasa, surat berita
acara, surat laporan, surat rekomendasi,
surat balasan, surat kawat/telegram, memo,
dan nota dinas.

Dalam kaitannya dengan urusan bisnis,

dikenal adanya;

surat permintaan barang,

surat penawaran,
surat pesanan,
surat penolakan pesanan,
surat pengiriman,
surat perjanjian.

Dalam kepentingan pribadi/keluarga

dikenal;
surat lamaran kerja,
surat ucapan terima kasih,
surat permintaan maaf,
surat ucapan bela sungkawa,
surat persahabatan.

Berdasarkan kepentingannya, surat dapat

diklasifikasikan sebagai berikut.
Surat dinas, yaitu surat yang digunakan
dalam kepentingan fungsi kedinasan,
baik dinas pemerintah maupun dinas
swasta.
Surat niaga, yaitu surat yang digunakan
dalam dunia bisnis atau perniagaan.
Surat pribadi/keluarga, yaitu surat yang
digunakan untuk kepentingan keluarga.

Dilihat dari jumlah penerimanya, surat dapat

dibedakan atas;
Surat biasa adalah surat dari seseorang pada
sutau instansi kepada seseorang suatu instansi.
Surat edaran adalah surat yang ditujukan
kepada beberapa orang atau beberapa instansi.
Pengumuman adalah surat yang ditujukan
kepada sejumlah orang atau instansi yang
identitasnya tidak diterakan secara langsung.

Dilihat dari keamanan isinya, surat dapat

dibedakan atas;
Surat biasa, yaitu surat yang apabila
dibaca pihak lain tidak akan merugikan
penerima maupun pengirimnya.
Surat rahasia (RHS), yaitu surat yang
isinya tida boleh diketahui pihak lain
kecuali oleh orang yang dimaksud dalam
surat tersebut.
Surat sangat rahasia (SRHS) umumnya
berupa surat yang berhubungan erat
dengan keamanan negara.

Berdasarkan urgensi
pengiriman/penyelesaiannya, surat
dibedakan atas;
Surat biasa, surat semacam ini tidak
memerlukan tanggapan atau penyelesaian
yang cepat.
Surat segera, surat ini menuntut secepatnya
diketahui atau ditanggapi oleh penerimanya.
Surat sangat segera, surat ini harus sesegera
mungkin diketahui dan ditanggapi oleh
penerimanya.

Syarat Surat yang baik

Surat

benar

harus disusun dengan teknik yang

Bagian-bagian

surat ditata dengan benar sesuai

pedoman
Diketik dengan betul dan jelas
Menggunkan kertas yang sesuai
Maksud

surat harus dinyatakan secara

ringkas, jelas dan eksplisit
Penerima

dapat memahami isinya

Pengirim dapat memperoleh jawaban seperti yang
dikehendaki

Bahasa

yang digunakan adalah bahasa baku

sesuai dengan EYD

Format Surat

Full block style

Block style bentuk lurus

Bentuk lurus penuh yaitu semua bagian surat diketik penuh

pada margin kiri
Sama dengan full bolock hanya saja pada bagian akhir di
margin kanan

Indented style bentuk lekuk

Semi block style semi lurus
Official style bentuk resmi
Hanging intented bentuk alinea bergantung
Square style bentuk persegi
Bentuk gaya depdiknas
Bentuk centering penuh
Bentuk centering/simetris

Bagian-Bagian Surat
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Kepala surat
Tanggal surat
Nomor surat
Lampiran
Perihal/hal
Alamat dalam/alamat
tujuan
Salam pembuka

1.

Isi surat, isi surat

terdiri dari :
a.
b.
c.

2.
3.
4.
5.
6.
7.

kalimat pembuka
Isi surat yang
sebenarnya
kalimat penutup

Salam penutup
Nama organisasi
Tanda tangan dan
nama jelas
Jabatan
Lampiran
Inisial

Surat Dinas

Segala komunikasi yang menyangkut kepentingan

tugas dan kegiatan kantor/organisasi.
Berdasarkan sifatnya dibedakan menjadi

Surat tertutup
Surat

yang harus diterima dalam keadaan tertutup

Surat terbuka
Surat

yang sebelum diterima oleh yang bersangkutan di buka

dan di catat

Berdasarkan nilai dan kepentingan isinya

dibedakan menjadi:

Surat penting
Bersifat

mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut

maslaah kebijakan dan bila hilang akan menghambat dan
merugikan organisasi

Surat biasa/rutin
Isinya

tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut dan

jika hilang informasi dapat diperoleh pada bagian lain

Surat rahasia

Memerlukan

perlindungan karena jika bocor akan

menimbulkan kerusakan/kerugian

Langkah-langkah menyusun surat dinas

adalah sebagai berikut.

Menentukan perihal surat

Menyusun kerangka surat berdasarkan urutan
urutan waktu (kronologis)
urutan kausalitas
urutan familiaritas
pola perkenalan
pola langsung
Pengumpulan informasi
Mengembangkan kerangka surat menjadi surat yang utuh
Mengetik surat
Menyunting surat maksudnya merupakan kegiatan
memeriksa surat, baik dari segi tata letak maupun bahasa
yang digunakan termasuk menyunting penggunaan
ejaannya
Melipat surat dan menyampul surat
Membubuhkan alamat surat, selain itu, juga dibubuhkan
nomor surat dan cap dinas

Surat pemberitahuan
Surat

yang berisi pemberitahuan

kepada semua anggota dalam suatu
lingkungan yang merupakan bagian
dari suatu perusahaan atau instansi
Dibagi menjadi
Surat

pengumuman
Surat edaran

Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan dapat ditandai oleh

pernyataan-pernyataan berikut.
Dengan surat ini kami beri tahukan
bahwa karyawan kami yang bernama....
Dengan ini kami beri tahukan bahwa
kami menyetujui kebijakan Saudara...
Berhubungan dengan surat kami...,
dengan ini kami beri tahukan bahwa...
Untuk memenuhi permintaan..., dengan
hormat kami beri tahukan bahwa....
Bertalian dengan surat Saudara nomor...,
kami beri tahukan bahwa...

Surat perjanjian
Surat

yang berisi pernyataan

seseorang, dua orang atau lebih yang
mengikat dirinya denagn orang lain
untuk melakukan suatu kesepakatan
hukum
Kesepakatan tersebut menimbulkan hak
dan kewajiban bagi kedua belah pihak
Jika salah satu melanggar akan di kenai
sanksi

Surat Perjanjian
Syarat sahnya surat perjanjian adalah sebagai berikut.
Surat perjanjian harus ditulis di atas kertas segel
atau kertas biasa yang dibubuhi materai.
Pembuatan surat perjanjian harus atas rasa ikhlas,
rela, tanpa paksaan.
Isi perjanjian harus disetujui oleh kedua belah pihak
yang berjanji.
Pihak yang berjanji dan termasuk saksi harus sudah
dewasa dan dalam keadaan waras dan sadar.
Isi perjanjian harus terperinci dan jelas dan tidak
mempunyai peluang untuk ditafsirkan secara
berbeda (tidak bermakna ganda).
Isi surat perjanjian tidak boleh bertentangan dengan
undang-undang dan norma susila yang berlaku.

Guna surat perjanjian adalah untuk sebagai

berikut.
Menciptakan ketenangan bagi kedua belah
pihak yang berjanji karena terdapatnya
kepastian di dalam surat perjanjian.
Mengetahui secara jelas batas hak dan
kewajiban pihak yang berjanji.
Menghindari terjadinya perselisihan/silang
pendapat.
Penyelesaian perselisihan atau perkara
yang mungkin timbul sebagai akibat suatu
perjanjian.

 Surat

perjanjian terdiri atas beberapa

macam, antara lain tentang jual-beli,
sewa beli (leasing), sewa-menyewa,
borongan pekerjaan, pinjammeminjam, dan kerja sama (bagi
hasil), serta perjanjian kerja sebagai
karyawan.

Surat Niaga
Surat-surat

yang digunakan di dunai

bisnis, niaga atau perdagangan
Untuk mendukung kelancaran niaga
Contoh
Surat

permintaan, surat penawaran, surat

jual beli, surat pesanan, surat pengiriman
barang, surat penerimaan barang
Surat pengaduan, surat penagihan
pembayaran, surat keberatan dan surat
penyelesaian pengaduandc

Surat Kuasa
Untuk

menyatakan pengalihan atau

pelimpahan kekuasaan kepada seseorang
untuk bertindak dan atau berhak bertindak
atas nama pemberi hak kuasa tersebut
Hal yang perlu diperhatikan
Ditulis

dalam kertas segel atau bermaterai

Kedua belah pihak dalam kondisi sehat
Isi surat harus jelas dan tegas tentang kedua
belah pihak
Identitas

kedua belah pihak : nama, umur, pekerjaan dan

tanda tangan

Harus

menegaskan hal atau masalah yang

dikuasakan, tanggal pembuatan dan masa berlaku

Pengrusan dan Pengendalian

Surat
Kegiatan

penanganan surat masuk

dan surat keluar yang meliputi
penerimaan, pencatatan,
pengarahan, pendistribusian,
pemrosesan lebih lanjut dan
pengiriman surat keluar
Tujuan
Agar

surat dapat dengan cepat dan

tepat sampai kepada pengolah.

Prosedur pengurusan
Surat

penting

Dicatat

dan dikendalikan dengan

menggunakan kartu kendali

Surat

biasa

Dicatat

Surat

pada lembar pengantar

rahasia

Dicatat

pada lembar pengantar surat

Penanganan Surat
Cara untuk menangani surat tergantung
pada:
Besar kecilnya organisasi
Jumlah staff yang menangani
Tipe dari penerimaan surat (internal,
external, e-mail)
Penggunaan ICT untuk komunikasi
Ruang yang tersedia untuk peralatan
Sumber daya yang tersedia di organisasi.

Mail Handling
dalam organisasi kecil:
surat biasanya akan ditangani oleh
anggota staf sebagai bagian dari
rutinitas sehari-hari mereka.

Mail Handling
Di organisasi besar:
Volume surat masuk dan keluar yang
cenderung tinggi
Mereka cenderung memiliki
departemen surat-menyurat dengan
ruang yang terpisah
Staf yang bekerja di ruang persuratan
akan menangani semua surat
organisasi

Mail Handling
Peralatan utama pada
bagian surat masuk:
Fotokopi
Tempat/kardus untuk
setiap orang / departemen
Troli untuk tempat surat
yang akan diberikan
kepada departemen
Stempel tanggal
Pembuka surat
stepler

Mail Handling
Peralatan utama pada
bagian surat keluar:
Tas surat
Form untuk Posting surat
mesin untuk Melipat dan
memasukkan
Timbangan (Manual atau
listrik)
PC yang digunakan untuk
pencetakan label alamat,
memeriksa e-mail.

Mail Handling
Bagaimana kita menangani surat yang
masuk?
Pilah/pidsahkan surat ke dalam:
Private/personal/confidential
Penting
Spesial (Recorded or Special Delivery)
First class
Second class

Mail Handling
Bagaimana kita menangani surat yang
masuk(2)?

Buka surat (not private)

Keluarkan isinya..
Stempel tanggal pada surat-bukan amplop ( jangan
sampai menutupi hal penting)
Cek dan pastikan lampiran tersedia
Pilih/pilah surat per departments
Surat kemudian di koleksi per depertemen (per waktu)
atau
Kirim ke departments

Mail Handling
Prosedur untuk
digitalisasi
(Scanning) surat
Buka surat seperti biasanya
Scan surat dan masukkan
ke dalam floppy disc/HD
atau network
Salin/kirim langsung ke
staff mail boxes
Surat rahasia di perlakuakn
secara normal (tidak dibuka)

Electronic Sources of
Incoming Mail
Voicemail
Periksa secara berkala
Perhatikan pesan pada formulir
pesan
Pilih/pilah pesan ke departemen
Sampaikan pesan seperti pada
prosedur untuk surat masuk

Electronic Sources of
Incoming Mail

E-mail

Periksa pesan secara

berkala
Cetak jumlah salinan
yang diperlukan
Menyortir dan
menyampaikan pesan
ATAU
Redirect melalui email internal pada
kotak surat para staf

Electronic Sources of
Incoming Mail
Fax
Periksa faks yang
masuk secara berkala
Fotokopi faks jika
diperlukan
Menyortir dan
memberikan faks ke
yang bersangkutan

Mail Handling
Bagaimana mengelola
surat keluar
Kumpulkan surat dari
departemen ATAU
Staf mengirim surat
keluar ke bagian
pengurusan surat dengan
waktu yang ditentukan
Mengurutkan surat ke:

kelas satu
kedua Kelas
khusus Pengiriman

Mail Handling
How do we deal
with Outgoing
Mail (2)
Timbang surat
atau paket
Cap amplop / paket
Mengirim surat ke
kantor pos

Electronic Sources of
Outgoing Mail
E-mail
Buat pesan baru
Masukkan alamat email ke orang yang
akan dikirimi pesan
Kunci pesan
periksa pesan
Lampiran (jika ada)
Kirim pesan

Dafar Pustaka
Surat-Menyurat,
Sonezza
Ladyanna, S.S.,
M.A
http://www.locha
ber.highland.sch.
uk/pupils/BusStu
ds/Unit
%202/Mail.ppt