Inventori Kontrol di Gudang Farmasi

Penyimpanan merupakan kegiatan dan usaha untuk mengelolah barang persediaan

sehingga harus dilakukan sedemikian rupa agar:kualitas dapat diperhatikan, barang
terhindar dari kerusakan fisik,pencarian barang mudah dan cepat,Barang aman dari
pencuri dan memermudah pengawasan stock.
Penyimpanan sebagai jantung dari menjemen logistic karena sangat menetukan
kelancaran dari pendistribusian. Oleh karena itu, maka metode pengendalian
persediaan /inventori control diperlukan,dipahami dan diketahui secara baik
Tujuan:
Kualitas barang dapat dipertahankan
Barang terhindar dari kerusakan
Barang aman dari kehilangan dan pencurian
Pengawasan stock lebih mudah
Hal yang perlu diperhatikan:
Lokasi penyimpanan(gudang)
Desain penyimpanan
Jenis dan pengelompokan
Prosedur dan ADM
Pemakaian alat Bantu/ binatang
Lokasi penyimpanan:
Aksesibilitas
Utilitas
Komunikasi
Bebas banjir
Mampu menampung barang sesuai kebutuhan
Infrastruktur
Desain penyimpanan:
Kemudahan bergerak
Sirkulasi udara
Penggunaan palet
Pengaturan cahaya
Kemudahan perawatan
Penyimpanan dingin
Penympanan khusus
Mudah terbakar
Narkotika dll

 Alat pemadam kebakaran

Pengaturan kelembaban,bentuk gudang,model gudang,pengaturan gudang
Jenis pengelompokan barang:
Berdasarkan barang yang sejenis:
1. ATK/alat kebersihan/suku cadang/dll
2. Obat/ALKES/pembalut
3. Bahan baku/kesediaan jadi/volume besar
4. Sirup/tablet/Zalf/Injeksi
Berdasarkan sifat barang:
1. Barang mudah menguap/terbakar
2. Penympanan dingin
3. Penyimpanan tidak kena cahaya
Berdasarkan kecepatan bergerak:cepat(dekat pintu),sedang,lambat
Berdasarkan volume dan berat: besar(jauh dari pintu)/kecil(dekat pintu),Berat(dekat
pintu)/ringan
Berdasarkan pabrik
Berdasarkan alphabet
Penyimpanan=gudang
Fungsi:
Penerimaan,Penyimpanan,Pengeluaran
Kegiatan;
Menentukan reorder point
Menetapkan jumlah buffer stock(persediaan) pengaman
Menetapkan jumlah pesanan
Melaksanakan kegiatan penerimaan
Menetapkan jumlah yang didistribusi
Menetapkan frekuensi distribusi pengeluaran
Menetapkan jadwal distribusi
Melaksanakan kegiatan pengeluaran
Melakukan stock opname
Menilai kekayaan
Usul penghapusan penympanan
Evaluasi dan pelaporan
Penerimaan barang farmasi:
Kegiatan penerimaan merupakan kegiatan yang sangat penting jenis,jumlah dan
kualitas. Spesifikasi dan persyaratan lainnya dari barang yang diterima harus sama
dengan yang tercamtum dalam kontrak.Proses penerimaan sangat penting karena
pada proses inilah kita dapat menyaring barang-barang yang tidak bermutu dan tidak
sesuai denga spesifikasi yang telah ditetapkan:

 Kuantitas
Kualitas
Spesifikasi
Packing
Seal
Prosedur penerimaan
Dasar
1. Surat order pembelian
2. Faktur pengantar
Proses
1. Cek kehabsahan dokumen
2. Cek kehabsahan barang
3. Cek jenis barang yang sesuai dengan SOP(surat order pembelian) dan faktur
pengantar
4. Cek kualitas barang
5. Cek jumlah barang yang sesuai dengan SOP(surat order pembelian) dan faktur
pengantar
6. Bila semua sesuai, buat BA(berita acara) penerimaan
7. Buat laporan penerimaan
8. Catat pada buku masuk
9. Catat pada kolom gudang pada kolom kurang
10. lanjut dengan proses penyimpanan
Penyimpanan:
Penuhi persyaratan penyimpanan
Penyusunan dengan system FIFO
Barang ditempatkan pada tempatnya
Catatkan pada kartu barang pada kolom masuk
Cek fisik barang, bila ada rusak pisahkan
Cocokan jumlah antara fisik barang dengan kartu
Lakukan opname minimal 1X 1tahun
Buat laporan opname
Buat usulan penghapusan barang
Lakukan bongkaran minimal setiap triwulan
Penyimpanan pembekalan farmasi rumah sakit:
Pembekalan farmasi rumah sakit mempunyai arti yang sangat karena untuk
pmebekalan farmasi ini menghabiskan sekitar 40% dari anggaran rutin(diluar gaji)
tetapi mempengaruhi outcome yang diinginkan.Oleh karena itu proses penyimpanan
obat/barang farmasi baik digudang farmasi,depo farmasi,apotik,ataupun diruang
perawatan.pelayanan harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya

Prinsip dasar:
Penympanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengelolahan
barang persediaan/inventory ditempat penyimpanan. Pengelolahan tersebut harus
dilakukan sedeikian rupa sehingga;
Kualitas barang dapat dipertahankan
Barang terhindar dari kerusakan fisik
Pencarian barang mudah dan cepat
Barang aman dari pencurian
Mempermudah pengawasan stock barang
Untuk keperluan tersebut diperlukan kegiatan-kegiatan seperti:
Perencanaan ruangan penyimpanan/gudang
Perencanaan dan pengoperasiaan alat pengatur barang
Penyelenggaraan prosedur peyimpanan
Pengamanan
Dilihat dari bentuknya gudang dibagi atas:
Gudang terbuka
Gudang semi terbuka
Gudang tertutup
Dilihat dari jenisnya gudang dibagi atas:
Gudang transit
Gudang serbaguna
Gudang pendingin
Gudang tahan api
Pendistribusian juga harus sesuai dengan permintaan, tepat waktu , tepat jumalah
serta sesuai dengan spesifikasinya. Pengeluaran barang dalam pendistribusian harus
dengan persetujuan pihak yang berwenang sesuai denan perencanaan yang diterima
oleh pemakai/user.
Mekanisme pengeluaran barang adalah sesuai dengan prinsip FIFO= first in first out
artinya yang dating lebih dulu dikeluarakan lebih dulu> selain itu dilihat dari masa
kadarluarsanya walaupun datangnya lebih dulu/terakhir tapi expire date dekat
dikeluar lebih dulu. Disebut FEFO= first expire first out
Setelah diperoleh yang dikehendaki maka seluruh barang yang akan disimpan harus
dikelompokan dengan memperhatikan hal berikut:
Kelompok pelayanan
Kondisi yang diperlukan untuk menjaga kualitas
Ukuran volume

 Fast atau slow moving

Abjad dan FIFO
Penyimpanan ada 2 sistem:
Sistem abjad(mempermudah pencarian)
Sistem pabrik(mempermudah pemesanan)
Permasalahan yang sering dijumpai:
Dalam perencanaan kebutuhan barang/perbekalan farmasi serng kali unit kerja
pemakai belum/tidak data-data yang seharusnya. Banyak rumah sakit belum
mempunyai standar terapi, bahkan tidak jarang formulariumpun belum dimiliki,
kalaupun sudah ada tetapi belum dipakai
Tidak jarang untuk sediaan dengan zat aktif dengan kadar yang sama disediakan
lebih dari 2 merek
Data BOS,LOS,jumlah tindakan dll belum digunakan didalam perencanaan tidak
jarang data-data itupun belum dimiliki
Pengisian,medical record belum menjadi budaya sehingga tidak punya arti apa-apa
bagi manajemen
Sering kali data yang dipakai dalam perencanaan hanyalah data distribusi dari
periode yang lalu
Kurangnya anggaran yang tersedia menyebabkan instalansi farmasi tidak mungkin
menyediakan segala kebutuhan barang/perbekalan farmasi. Akibatnya penderitaan
harus membeli/mencari sendiri kekurangannya keapotik luar inipun dapat
menimbulkan masalah tersendiri
Sering kali pembeli dengan system tender harga belinya justru lebih tinggi dari pada
kalau beli secara langsung
Pada peenerimaan barang tidak jarang terjadi kekeliruan salah satu penyebabnya
adalah anggota panitia kurang menguasai baik spesifikasi maupun mutu dari barang
yang diterima. Hampir di seluruh Rs di Indonesia yang tidak memiliki laboratorium
kualiti kontrol
Barang kadang rusak pada penyimpanan digudang salah satu penyebabnya adalah
kurang memadai sarana dan prasarana yang dimiliki
Seharusnya dengan tidak adanya laboratorium kualiti control instalansi farmasi
tidak boleh memproduksi obat
Sisa obat pasien
Pengaturan tata ruang dan penyusunan inventory:
Gudang dapat ditata dengan model garis lurus,huruf U dan huruf L
Perhatian jenis/barang yang disimpan
Setiap jenis/kelompok disusun sesuai abjad
Jangan meletakkan barang langsung diatas lantai(sebaiknya diberi alas)
Gunakan lemari khusus untuk barang narkotika dan barang kelompok A

 Susun barang dalam rak dan berikan nomor kode

Pisahkan penyimpanan obat dalam dan obat luar
Box/dus bekas dapat digunakan untuk menympan
Barang yang voluminous dapat disimpan dalam box besar sedang yang kecil untuk
menympan barang yang kaleng atau botol
Keluarkan barang dari box secekupnya
Bila satu box berisi bermacam-macam barang maka buat daftar isi box tersebut
Pengamanan mutu:
Tablet terjadi perubahan warna,bau dan rasa,timbul noda bintik-bintik dan
lubang,sumbing,pecah dan terdapat benda asing
Wadah rusak
Kapsul terbuka atau melekat isi kapsul berubah warna
Dagree pecah,basah,lengket
Cairan menjadi keruh,timbul endapan,kekentalan berubah warna,rasa,berubah
wadah rusak dan bocor
Salep warna berubah, wadah rusak dan bocor
Obat suntik terdapat partikel asing,keruh atau terdapat endapan,warna larutan
berubah wadah bocor
Pengandalian inventori:
Merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menjamin tersedianya barang dalam
jenis dan jumlah yang sesuai kebutuhan pada tempat dan waktu yang tepat secara
berdaya guna dan berhasil guna
Menjaga keseimbangan antara besarnya manfaat(diskon membelidalam jumlah
banyak, efisiensi biaya transportasi,friuktuasi harga dapat dihindari dan dapat
menghindari kekosongan stock pengaman) yang diperoleh dari inventori dengan
biaya yang dikeluarkan
Manfaat adanya inventori ketidak pastian suppli dapat dihindari
Setelah diperoleh gudang yang dikehendaki maka seluruh barang yang disimpan
harus dikelompokan dengan memperhatikan hal berikut:
Kelompok/jenis barang
1. Barang mempunyai fungsi sejenis
2. sifat fisik seperti padat atau cair
3. Kondisi yang diperlukan untuk menjaga kualitas barang yang memerlukan
pendinginan selama penyimpanan atau yang mudah terbakar
4. Supplyer yang sama
Tiap kelompok diedakan menjadi
1. Ukurannya berat atau bervolume besar
2. Tingkat pemakain baru atau fast moving,moderat atau slow moving
Kemudian dari masing-masing kelompok baru disimpan berdasarkan abjad

 Lebih ekonomis apabila barang fast moving, berat dan voluminous diletakkan
didekat pintu
Pegeluaran setiap barangharus memakai konsep first in first out(FIFO) atau first
expire frst out(FEFO)
Pada dasarnya 2 konsep dimasudkan untuk menjaga sesuatu yang akan disalurkan
dengan asumsi:
Mutu setiap barang akan menurun selama penympanan makin lama barang
disimpan makin besar kemungkianan penurunan mutu
Barang yang masuk terlebih dahulu tentunya makin cepat umur penyimpanannya
Pengawasan dan pengamatan:
Pengawasan dan pengamatan dilakukan baik pada saat penerimaan maupun pada
penyimpanan di gudang pusat atau lainnya
Setiap barang yang masuk dan keluar harus segera dicatat dibuku penerima dan
kartu stock
Bila ada kesalahan pada kartu stock maka kesalahan tsb tidak boleh dihapus atu
dibuang
Kartu stock yang salah penuh tidak boleh dibuang
Stock opnamae bukan hanya menghitung jumlah barang tetapi juga memisahkan
barang yang hampir dan telah expire serta barang yang rusak
Selanjutnya barang diastase tersebut diproses untuk penukaran atau penghapusan
Biasanya cukup sulit untuk menilai suatu barang masih baik atau sudah rusak.
Beberapa barang bila sudah tidak berfungsi kita katagorikan sudah rusak misalnya
terjadi perubahan warna,rasa dan bau, dll
Pengeluaran barang/pendistribusian:
Dasar
1. Surat permintaan dari user
Proses
1. Buatkan surat penyerahan barang berdasarkan surat permintaan dan persediaan
2. Ambil barang dari rak
3. Catatkan pada kartu barang kolom keluar
4. Cek fisik barang dan cocokan dengan kartu barang
5. Catatkan pada buku keluar
6. catatkan pada kartu gudang kolom keluar
7. Lakukan searah terima barang
Administrasi
1. Buku defakta
2. Surat permintaan pembelian
3. Surat order pembelian
4. Buku barang masuk

5. Kartu gudang
6. Buku penerimaan barang
7. laporan penerimaan barang
8. Buku besar persediaan
9. Formulir penerimaan barang
10. Bukti penyerahan barang
11. Formulir bon
Dalam pelaksanaan adm dilakukan pemisahan adm
1. Adm persediaan bahan baku
2. Adm persediaan barang jadi
3. Adm persediaan ALKES