PENDAHULUAN
1.1
Umum
Di masa yang serba cepat ini, penggunaan komputer dan sistem-sistemnya
sudah menjadi kebutuhan yang utama dalam rangka meningkatkan kinerja suatu
Perusahaan. Setiap proses manual dari perusahaan dapat digantikan oleh komputer
karena penyediaan informasi yang lebih canggih serta dapat mendukung proses
pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
Namun pada kenyataannya masih banyak perusahaan-perusahaan yang
menggunakan sistem yang belum terkomputerisasi dengan baik. Hal ini
disebabkan karena masih kurangnya pengetahuan pegawai mengenal hubungan
manajemen perusahaannya dengan sistem komputer. Dengan menggunakan
komputer, perusahaan dapat melakukan proses penyimpanan data dengan mudah
dan cepat, karena tingkat kecepatan dan penyimpanan data pada komputer lebih
aman dan rapi, sehingga mudah menemukan kembali data yang diinginkan.
CV. Mekar Mandiri adalah salah satu perusahaan manufaktur yang
memproduksi perlengkapan interior decoration. Analisis terhadap sistem
penjualan barang yang ada dalam perusahaan dilakukan untuk mengidentifikasi
kelemahan yang ada dan mengusulkan langkah-langkah untuk perbaikannya.
Pengertian sistem penjualan sendiri yaitu sekelompok unsur atau bagian
yang saling berhubungan dan berfungsi secara bersama-sama sesuai tugas masingmasing untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sebuah perusahaan dapat
dikatakan maju jika sistem penjualan barang yang diterapkan berjalan dengan
baik.
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai permasalahan penjualan barang yang ada
pada CV. Mekar Mandiri, maka penulis tertarik untuk mengambil judul Analisa
Sistem Penjualan Barang CV. Mekar Mandiri.
1.2
1.3
Metode Penelitian
Dalam kegiatan penulisan laporan ini, penulis menggunakan metode
2. Metode Observasi
Metode ini dilakukan dengan proses pengamatan langsung terhadap kegiatan yang
berhubungan dengan penulisan laporan ini.
3. Metode Browsing
1.4
Ruang Lingkup
Agar laporan KKP ini mencapai sasaran maka ruang lingkup pembahasan
meliputi:
1.
2.
3.
4.
1.5
Sistematika Penulisan
Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan yang ada dalam penulisan
PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis mencoba menguraikan mengenai latar belakang secara
umum, ruang lingkup penelitian, maksud dan tujuan, metode penulisan yang
digunakan, serta sistematika penulisan.
BAB II
LANDASAN TEORI
PENUTUP
pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan dan saran dari
seluruh pembuatan laporan analisa sistem penjualan barang.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1
2.1.1
operasi yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan.
Komponen dari Sistem Informasi antara lain :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
2.1.2
Karakteristik Sistem
6. Proses (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukkan menjadi keluaran.
7. Keluaran (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna.
8. Sasaran/ Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau
suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi tidak akan ada gunanya.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukkan yang dibutuhkan dan
keluaran sistem yang akan dihasilkan oleh sistem itu sendiri.
2.1.3
Klasifikasi Sistem
2.2
Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem yang
baru pada penulisan tugas akhir ini adalah :
A.
proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external
entity). Selain menunjukkan arah alir data, data flow ini perlu diberikan nama
sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud.
d. Simpanan Data (Data Store)
Adalah simbol yang berbentuk persegi panjang tidak sempurna, yang
digunakan untuk pengarsipan atau penyimpanan data. Data Store ini biasanya
berkaitan dengan penyimpanan serta komputerisasi, contohnya pita magnetic,
file disket, dan file hard disk. Data Store ini juga berkaitan dengan
penyimpanan folder.
B.
katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem
informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Dengan kamus
data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan
lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang data flow diagram yang
mencakup proses, data flow dan data store. Fungsi dari kamus data adalah sebagai
suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DAD yang mencakup proses,
data flow dan data store. Selain itu juga untuk menghindari pengunaan kata-kata
yang sama, karena kamus data disusun secara abjad.
Adapun kegunaan dari kamus data adalah :
1. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.
2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporanlaporan.
3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.
4. Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD ( Diagram Alir Data )
Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang
dicatat. Maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut :
1. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow
diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka
yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang
10
suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya dengan
mudah di kamus data.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama mempunyai
nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.
3. Tipe Data atau Bentuk Data
Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk
dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan computer, laporan terarah,
tampilan layar dimonitor, variabel, parameter dan field-field adalah bentuk data
dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data.
4. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.
Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari
arus data di dalam data flow diagram.
5. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus
data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang
arus data tersebut.
6. Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat
di kamus data karena dapat digunakan untuk mendefisinikan kapan input data
harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan
kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
7. Volume
Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata
dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus
11
data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan volume puncak
menunjukkan volume yang terbanyak.
8. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari
item-item atau elemen-elemen data.
C.
Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan Notasi
Struktur Data.
1. Notasi Tipe Data
Notasi Tipe Data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari
simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut:
Notasi
X
9
A
Z
.
,
/
Keterangan
Setiap karakter
Angka Numeric
Karakter alphabet
Angka nol tampilkan sebagai spasi kosong
Titik sebagai penulisan ribuan
Koma sebagai pemecah pecahan
Hypen sebagai tanda penghubung
Slash sebagai tanda pembagi
Tabel 2.1 Notasi Tipe Data
12
Notasi
Keterangan
Terbentuk dari (IS COMPOSED) atau terdiri dari (CONSIST OF) atau
+
[]
I
N[]M
()
*atau**
@
Alias
13
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1
Umum
Proses penjualan dalam suatu perdagangan secara garis besar ditentukan
oleh adanya permintaan dari pasar dan tersedianya barang yang siap dijual.
Seiring dengan perkembangan zaman, proses penjualan ini semakin rumit dengan
adanya peraturan-peraturan baru dalam perdagangan itu sendiri.
Pada CV. Mekar Mandiri setiap penjualan yang terjadi diawasi oleh Pimpinan dari
CV. Mekar Mandiri secara tidak langsung dengan melakukan pemeriksaan
terhadap arsip-arsip yang berhubungan dengan penjualan. Arsip yang mendukung
proses penjualan tidak sedikit jumlahnya, dan semua arsip-arsip tersebut aya yang
masih bersifat manual, adapun yang sudah terkomputerisasi dengan baik. Sistem
yang sudah terkomputerisasi dengan baik memudahkan pimpinan dalam
memeriksa data yang ada. Untuk itulah pertama-tama kami akan membahas
mengenai tinjauan perusahaan sejarah berdiri serta struktur organisasi perusahaan
ini.
3.2
Tinjauan Perusahaan
Dalam pelaksanaan kegiatannya CV. Mekar Mandiri ini memiliki visi dan
misi perusahaan yang cukup baik akan tetapi struktur organisasi yang ada pada
perusahaan ini belum terkoordinasi dengan baik, struktur organisasi yang
digunakan dalam perusahaan ini yaitu struktur organisasi fungsional dimana
struktur organisasi seperti ini mempunyai kelemahan kurangnya batasan antara
14
Sejarah Perusahaan
CV. Mekar Mandiri merupakan salah satu perusahaan yang bergerak
secara
terus-menerus/
continue,
15
yaitu
setiap
transaksi
yang
3.2.2
Visi Perusahaan
Visi yaitu sasaran atau tujuan yang menjadi pandangan jauh kedepan.
a.
b.
c.
d.
e.
3.2.3
Misi Perusahaan
3.2.4
Tujuan Perusahaan
3.2.5
Pemasaran
16
3.2.6
Struktur Organisasi
Untuk mencapai tujuannya, sebuah perusahaan memerlukan organisasi.
17
a. Pimpinan
Sebagai pemimpin dan pemegang perusahaan serta
berwenang dalam memberikan pengarahan dan
18
3.3
Mandiri masih bersifat manual yakni belum terkomputerisasi dengan baik, akan
tetapi dalam data-datanya masih dicatat dalam bentuk pembukuan dan
pengarsipan. Berikut adalah prosedur sistem berjalan yang ada di CV. Mekar
Mandiri
a. Prosedur Pemesanan Barang
Proses pemesanan barang diawali dengan pengiriman surat penawaran
oleh bag. pemasaran kepada customer berdasarkan data barang. Setelah
melihat dan memutuskan barang apa saja yang akan dipesan, selanjutnya
customer memberikan PO kepada CV. Mekar Mandiri melalui bag.
Pemasaran.
b. Prosedur Pembayaran
19
3.4
20
21
22
23
24
Keterangan:
SP
: Surat Penawaran
NP
: Nota Penjualan
SJ
: Surat Jalan
PO
: Purchase Order
25
3.5
:
:
:
:
Penjelasan
Periode
Volume
Struktur Data
-Header
:
:
:
:
:
Purchase Order
PO
Manual/Cetakan Komputer
Customer - proses 1.0
Proses 1.0 - bag.pemasaran
Proses1.0 - arsip PO
Arsip PO - proses 2.0
Arsip PO - proses 4.0
Sebagai salah satu syarat pemesanan
Setiap terjadinya pemesanan
1-5 per bulan
Header + isi + footer
Judul + tahun + No_PO + tanggal + dipesan oleh + dibeli
oleh + tanggal_pakai + proyek + nama_supplier + telp_fax
-Isi
-Footer
b. Surat Jalan
Nama Arus
Alias
Bentuk Data
Arus Data
:
:
:
:
Penjelasan
Periode
Volume
Struktur Data
:
:
:
:
Surat Jalan
SJ
Manual/Cetakan Komputer
Bag. admin - proses 3.0
Proses 3.0 Bag. pemasaran
Bag. pemasaran - proses 3.0
Proses 3.0 customer
Sebagai salah satu syarat pengiriman barang
Setiap terjadi pengiriman barang
1-25 per minggu
Header + Isi + Footer
26
-Header
-Isi
-Footer
alamat_penerima + no_surat_jalan
: 1 {jumlah + satuan + nama_barang + keterangan} 1
: tanggal_terima + tanda_terima + hormat_kami + perhatian
2. Dokumen Keluaran
a. Surat Penawaran
Nama Arus
Alias
Bentuk Data
Arus Data
:
:
:
:
Penjelasan
Periode
Volume
Struktur Data
-Header
:
:
:
:
:
Surat Penawaran
SP
Cetakan Komputer
Bag. Pemasaran - proses 1.0
Proses 1.0 Customer
Surat penawaran barang dan produk yang dijual
Saat melakukan penawaran barang
1-5 per bulan
Header + Isi + Footer
Nama_perusahaan + alamat_perusahaan + telp_perusahaan
-Isi
-Footer
total}1
: Salam + ttd_pimpinan + stempel perusahaan
27
b. Nota Penjualan
Nama Arus
Alias
Bentuk Data
Arus Data
:
:
:
:
Penjelasan
Periode
Volume
Struktur Data
-Header
:
:
:
:
:
Nota Penjualan
NP
Cetakan Komputer
Bag. Admin Proses 2.0
Proses 2.0 Customer
Proses 2.0 Arsip Penjualan
Arsip Penjualan Proses 4.0
Sebagai bukti pembayaran
Setiap ada transaksi pembayaran
1-25 per hari
Header + Isi + Footer
Nama_perusahaan + alamat + produk + telp_perusahaan +
-Isi
kepada
: 1{banyaknya + nama_barang + satuan + jumlah + total +
-Footer
c. Surat Jalan
Nama Arus
Alias
Bentuk Data
Arus Data
:
:
:
:
Surat Jalan
SJ
Manual/Cetakan Komputer
Bag. admin - proses 3.0
28
Penjelasan
Periode
Volume
Struktur Data
-Header
-Isi
-Footer
3.6
:
:
:
:
:
alamat_penerima + no_surat_jalan
: 1 {jumlah + satuan + nama_barang + keterangan} 1
: tanggal_terima + tanda_terima + hormat_kami + perhatian
Permasalahan
Setelah melakukan observasi kepada pimpinan perusahaan CV. Mekar
29
3.7
Penggunaan aplikasi database, myob dan visual basic 6.0 menjadi pilihan
alternatif untuk pengolahan data, baik dalam proses penjualan dan
pembelian, maupun dalam proses pemeriksaan stok barang.
BAB IV
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Sebagai bab akhir dalam laporan ini, penulis memberi kesimpulan yang
30
dahulu, ini terjadi akibat dari kurangnya pemantauan terhadap persediaan bahan
baku.
3.2
Saran
a. Dalam kegiatannya perusahaan ini masih menggunakan sistem manual,
sebaiknya untuk penginputan dan pencarian data haruslah sudah
terkomputerisasi dengan baik.
b. Perlunya pengkoordinasian struktur organisasi dan disiplin yang baik dari
pegawai yang ada di perusahaan tersebut agar terorganisir dengan baik.
c. Sebaiknya bagian gudang menginput dan mengoutput data stok masuk dan
stok keluar sehingga tidak adanya perselisihan dalam persediaan barang.
Dan segera memberikan informasi kepada pimpinan jika stok barang
habis, sehingga tak ada kendala dalam proses produksi.
DAFTAR PUSTAKA
1. Drs.
Mardiyatmo,
2006,
Menyusun
Struktur
Organisasi,
KEWIRAUSAHAAN, yudhistira
2. Ladjamudin, Al Bahra bin.2008 Konsep Sistem Informasi.Jakarta:STMIK
Muhammadiyah Jakarta
3. H.M. Jogiyanto. 2005. Analisa & Disain Sistem Informasi.Yogyakarta : Andi
4. http://fenni.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/7724/Pengertian+Sistem+
dan+Analisis+Sistem.pdf
5. http://ericute.files.wordpress.com/2010/02/contoh-kkp1.pdf
31
Lampiran A.1
32
Lampiran A.2
33
Lampiran A.3
34
35