Planificacin como proceso administrativo

La planificacin es la primera funcin administrativa porque sirve de base para las dems
funciones. Esta funcin determina por anticipado cules son los objetivos que deben
cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo terico para actuar
en el futuro. La planificacin comienza por establecer los objetivos y detallar los planes
necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificacin determina donde
se pretende llegar, debe hacerse, como cuando y en qu orden debe hacerse.

La planificacin desde el punto de vista de diferentes pioneros de la

administracin:
La planificacin es seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al futuro para
formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales. George
Terry.
La planificacin es una tcnica para minimizar la incertidumbre y dar ms consistencia al
desempeo de la empresa. David, Ewing.
La planificacin es en gran medida la tarea de hacer que sucedan cosas que de otro modo
no sucederan

Caractersticas de la planificacin:
Las caractersticas ms importantes de la planificacin son las siguientes:
1. La planificacin es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningn plan de
accin, sino que se realiza continuamente en la empresa.
2. La planificacin est siempre orientada hacia el futuro: la planificacin se halla ligada a
la previsin.
3. La planificacin busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas
para el futuro, la planificacin funciona como un medio orientador del proceso decisorio,

que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de

decisin.
4. La planificacin busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas: la
planificacin constituye un curso de accin escogido entre varias alternativas de caminos
potenciales.
5. La planificacin es sistemtica: la planificacin debe tener en cuenta el sistema y
subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organizacin como totalidad.
6. La planificacin es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que
forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.
7. La planificacin es una tcnica de asignacin de recursos: tiene por fin la definicin, el
dimensionamiento y la asignacin de los recursos humanos y no humanos de la empresa,
segn se haya estudiado y decidido con anterioridad.
8. La planificacin es una tcnica cclica: la planificacin se convierte en realidad a medida
que se ejecuta. A medida que va ejecutndose, la planificacin permite condiciones de
evaluacin y medicin para establecer una nueva planificacin con informacin y
perspectivas ms seguras y correctas.
9. La planificacin es una funcin administrativa que interacta con las dems; est
estrechamente ligada a las dems funciones organizacin, direccin y control sobre las
que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la
recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organizacin.
10. La planificacin es una tcnica de coordinacin e integracin: permite la coordinacin e
integracin de varias actividades para conseguir los objetivos previstos
.
11. La planificacin es una tcnica de cambio e innovacin: constituye una de las mejores
maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y
seleccionados con anticipacin y debidamente programados para el futuro.

Ventajas de la planificacin:
Existen muchas ventajas para la planificacin que deben estimular a todos los gerentes en
todos los niveles de cualquier organizacin. Entre las cuales podemos mencionar las
siguientes:
1. Requiere actividades con orden y propsito. Se enfocan todas las actividades hacia los
resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos.
2. Seala la necesidad de cambios futuros. La planificacin ayuda al gerente a visualizar las
futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para una posible participacin.
3. Contesta a las preguntas y que pasa si Tales preguntas permiten al que hace la
planificacin, a travs de una complejidad de variables ver e intuir los posibles planes de
contingencia.
4. Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse que la planificacin
est dando los resultados buscados.
5. Estimula la realizacin. El hecho de poner los pensamientos en papel y formular un plan,
proporciona al que hace los planes la orientacin y el impulso de realizar y lograr los
objetivos.
6. Obliga a la visualizacin del conjunto. Esta comprensin general es valiosa, pues
capacita al gerente para ver las visualizaciones del conjunto. Esta comprensin general es
valiosa, pues capacita al gerente para ver las relaciones de importancia, obtiene un
entendimiento ms pleno de cada actividad y aprecia la base que apoya a las actividades
administrativas.
7. Aumenta y equilibra la utilizacin de las instalaciones. Se hace un mejor uso de lo que se
dispone.
8. Ayuda al gerente obtener status. La planificacin adecuada ayuda al gerente a
proporcionar una direccin confiada.

Desventajas de la planificacin:
Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del uso de la planificacin.
1. La planificacin est limitada por la exactitud de la informacin y de los hechos futuros.
La utilidad de un plan est afectada por la correccin de las premisas utilizadas como subsecuentes. Si las condiciones bajo las cuales fue formulado el plan cambian en forma
significativa, puede perderse gran parte del valor del plan.
2. La planificacin cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo de la planificacin
excede a su contribucin real. Creen que sera mejor gastar el dinero en ejecutar el trabajo
fsico que deba hacerse.
3. La planificacin tiene barreras psicolgicas. Una barrera usual es que las personas tienen
ms en cuenta el presente que el futuro.
4. La planificacin ahoga la iniciativa. Algunos creen que la planificacin obliga a los
gerentes a una forma rgida de ejecutar su trabajo.
5. La planificacin demora las acciones. Las emergencias y apariciones sbitas de
situaciones desusadas demandan decisiones al momento. No puede dejar pasar el tiempo
valioso reflexionando sobre la situacin y diseando un plan.
6. La planificacin es exagerada por la situacin y diseando un plan.
7. La planificacin es exagerada por los planificadores. Algunos crticos afirman que
quienes hacen la planificacin tienden a exagerar su contribucin.
8. La planificacin tiene limitado valor prctico. Algunos afirman que la planificacin no
solo es demasiada terica.

Principios de la planificacin:
Los principios de la planificacin ms importantes son los siguientes:
Principio de objetivos: el objetivo de los planes y sus componentes es lograr y facilitar los
objetivos de la organizacin.
Principio de la primaca de la planificacin: la primera funcin administrativa que
desempea la gerencia es la planificacin, que facilita la organizacin, la direccin y el
control.
Principio de la alta gerencia: la planificacin tiene su origen en la alta gerencia, porque esta
es responsable de alcanzar los objetivos de la organizacin y la forma de lograrlos es por la
planificacin.
Principio de la planificacin abarca todos los niveles de la empresa.

Principio de la flexibilidad de la planificacin:

El proceso de planificacin debe ser adaptable a las condiciones cambiantes; por tanto,
debe haber flexibilidad en los planes de la organizacin.

Principio de sincronizacin de la planificacin:

Los planes a largo plazo estn sincronizados con los planes a mediano plazo, los cuales, a
su vez lo estn con los a corto plazo para alcanzar los objetivos de la organizacin.

Principio de los factores limitantes:

Los planificadores deben tomar en cuenta los factores limitantes (mano de obra, dinero,
mquinas, materiales cuando elaboren los planes.
PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN APLICADOS A LA PLANIFICACIN.
En su enfoque prescriptivo y normativo, los autores clsicos y neoclsicos defienden la
aplicacin de principios universales que deben ser el norte de la planificacin. Estos
principios se refieren a la mejor manera de realizar la planificacin. Entre los innumerables

principios sealados por los diversos autores destacan dos:

1. Principio de la definicin del objetivo:
La planificacin que comienza luego de determinar la idea de lo que pretende realizar, o de
la fijacin del objetivo que se pretende alcanzar, se basa en esa idea u objetivo. La finalidad
de la planificacin es determinar quien, cuando y como se alcanzara la idea o el objetivo.

2. Principio de la flexibilidad de planificacin:

La planificacin no termina con el comienzo de la actividad que se pretende llevar a cabo,
sino que es permanente y aplicable a las actividades que no estn en funcionamiento como
a las que si lo estn. Debe tener cierta flexibilidad, puesto que su ejecucin puede mostrar
ciertos defectos o fallas no previstas que pueden corregirse durante el desarrollo.

Importancia de la planificacin:
En los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones reconocen la importancia
de la planificacin para su crecimiento. Se ha demostrado que si los gerentes definen
eficientemente la misin de su organizacin estarn en mejores condiciones de dar
direccin a sus actividades. Supone un marco temporal de tiempo ms largo que otros tipos
de planificacin. La planificacin en una administracin de alto nivel en el sentido que la
alta gerencia debe participar activamente ya que ella desde su punto de vista ms amplio,
tiene la visin necesaria para considerar todos los aspectos de la organizacin.

TIPOS DE PLANES.

Segn su clase:
El plan es un producto de la planificacin, es un resultado inmediato, es el evento
intermedio entre el proceso de planificacin y el proceso de implementacin del mismo. El
propsito de los planes se encuentra en: La previsin, la programacin y la coordinacin de
una secuencia lgica de eventos. Los planes deben responder al que (objeto), cmo
(medios), cundo (secuencia), dnde (local) y por quin (ejecutante o persona).
Entre los diversos tipos de planes figuran: objetivos metas, polticas, procedimientos,
mtodos, programas y presupuestos. Al respecto, algunos tratadistas consideran que de los

anteriores planes, las ms importantes son las polticas y los programas, dentro de los que
se incluyen los objetivos y los procedimientos.

Objetivos:
Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirige las actividades
de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos, secciones o funciones. Por lo
regular los objetivos de mayor jerarqua representan el fin hacia el cual se dirige la
empresa, la direccin, el staff. Los objetivos son las metas que se quiere alcanzar con
relacin a los inversionistas, a los consumidores, al personal, entre otros.
Un departamento puede tener sus propios objetivos, siendo diferentes a los que constituyen
el plan bsico de la empresa, pero no por ello dejan de contribuir al alcance de los de la
organizacin. Los objetivos o metas son planes y requieren de un proceso de planeacin al
igual que el resto de los planes.

Polticas:
Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten conducir el
pensamiento y la accin de quienes se tenga a cargo. Es en este punto donde los
administradores deben ser sagaces para que los subordinados no acepten como polticas una
serie de pequeas decisiones que no se tomaran con este objetivo. Y usualmente las
polticas se apoyan y precisan los objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto. Las
polticas generales de la empresa son tomadas por el consejo de administracin, en las
cuales se basaran las polticas de los departamentos.
Todas estas delimitan un rea o marco dentro del cual se debe decidir asegurando que las
decisiones sean slidas y contribuyan al alcance los objetivos. Al igual que hay diversos
tipos de objetivos, tambin los hay de polticas, entre ellas tenemos: polticas de promocin
interna, de competir con base en los precios, polticas en publicidad o polticas
departamentales, como el contratar los ingenieros egresados de las universidades o
impulsar la participacin de los empleados para contribuir con la cooperacin.

Con respecto a las polticas se debe tener en cuenta que:

a. Cuando se elaboren las polticas debe tenerse en cuenta la opinin de quienes a

aplicarlos.
b. Las polticas deben declararse por escrito.
c. Debe ser difundidos y revisadas peridicamente, la interpretacin de estas debe ser
uniforme en toda la organizacin.
d. Existen polticas sobre produccin, finanzas, relaciones pblicas, etc.
e. Existen polticas relacionas con planeacin, control, organizacin,
Favorecen, la coordinacin y el trabajo en equipo, las consultas sobre asuntos
fundamentales y la elaboracin de criterios e iniciativa pero dentro de unos lmites.

Procedimientos:
Son planes por que establecen un mtodo o forma habitual para manejar actividades
futuras, es decir, son planes relacionados con mtodos de trabajo o ejecucin. Sirven como
guas de accin ms que de pensamiento pues sealan el cmo deben hacerse ciertas
actividades. Usualmente los procedimientos corresponden a planes operacionales y se
representan a travs de flujo gramas.

Cmo se relacionan los procedimientos y los planes?

Ilustrativamente podemos explicar esta relacin apelando a otro ejemplo ms de Koontz:
La poltica de la compaa X concede vacaciones a los empleados, los procedimientos
establecidos para llevar a cabo esta poltica deben distribuir las vacaciones para evitar
interrupciones en el trabajo, establecer salarios de vacaciones y proveer los medios para que
soliciten sus vacaciones, etc.
Es importante recordar que los procedimientos sobrepasan la lnea departamental, es decir,
que pasan del departamento de produccin al departamento de ventas, al de finanzas, etc.

Mtodo:

El mtodo es fundamental para toda accin, el cual puede definirse como la manera
prescrita para el desempeo de una tarea dada con consideracin adecuada del al objetivo,
instalaciones disponibles y gastos totales de tiempo, dinero y esfuerzo.
Un mtodo trata con una tarea que comprende un paso en un procedimiento y especfica
como se va ejecutar este pas. Por lo general est confinado a un departamento y con
frecuencia a los esfuerzos de un empleado que se dedica a una tarea especfica
.
Presupuesto:
Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en trminos numricos,
estn relacionados con dinero, ya sea a travs de ingresos o gastos de un determinado
periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en trminos financieros o
en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de
gasto, de inversin, de operaciones o de caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de
control, no sirve como una medida fiel de ste, si antes no ha reflejado los planes.
Los presupuestos pueden ser planes estratgicos si cubren la totalidad de la empresa y un
largo periodo de tiempo; pueden ser planes tcticos cuando cobijan una unidad o
departamento a mediano plazo y pueden ser planes operacionales. Si su dimensin es local
y de corto plazo.
Programas:
Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlacin que se da entre este
ltimo con las actividades que deban llevarse a cabo. Tambin pueden definirse como un
conjunto de metas, polticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una
accin especfica, la programacin puede variar ampliamente e ir desde programas de
pequeo tamao o simples por ejemplo es uso de un calendario para programar actividades,
hasta programas complejos o de gran tamao, en donde ya se requieren tcnicas
matemticas, bases de datos, etc.
Un programa primario puede requerir muchos programas derivados de la planeacin de los
negocios, por ejemplo es extrao encontrar un programa que se sostenga a s mismo, por lo
general se subordinan unos con otros, lo que hace muy difcil la planeacin. Es por esto que
la planeacin coordinada requiere de ciertas habilidades administrativas que permitan el
logro de los objetivos.
SEGN SU FIN

Nuevos:
Es aquella planificacin que se pretende plantear, por lo tanto aun no existe y se necesita de
un estudio previo, es donde se identifica un nuevo objetivo por lo tanto se desarrolla un
nuevo plan.
Vigentes:
Son aquellos planes que ya estn establecidos, y se estn ejecutando.
Estos ya han sido elaborados y se encuentra en estudio para determinar su de efectividad a
trabes de otro funcin administrativa el control y poder saber si se lograra cumplir con el
objetivo, en caso de presentar posibles fallas este podr ser corregido.
Correctivos:
Son aquellos planes que se ejecutan para ajustar a los ya establecidos con anterioridad, por
lo general son correcciones en pequeas fallas en los planes actuales. En estos planes se
determina las posibles fallas que no permitiran alcanzar los objetivos establecidos. Son
complementarios de los planes vigentes.
SEGN SU USO
Una sola vez:
Estos planes hacen referencia a los que se establecen para lograr un objetivo especifico en
un momento especifico, es decir aquellos que se laborar para realizar una actividad o tarea
nica, que no se repetir o por los menos no se repetir en un periodo de tiempo largo.
Varias veces:
Son los planes que se desarrollan con la finalidad de ser ejecutados en varias ocasiones, es
un estilo de planificacin cclica por al ser ejecutada en su totalidad no finaliza
Sino por el contrario comienza de nuevo, es una planificacin continua.
SEGN SU PERODO DE REALIZACION

Los diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente en los siguientes perodos:

Corto plazo:
Tambin llamada planificacin operativa; se lleva a efecto en cada planta y almacn. Es una
extensin de la planificacin a mediano plazo, con gran nfasis en los presupuestos
flexibles, los relacionados con los niveles de produccin especficos durante el perodo no
mayor a un ao.
Incluye el uso de pronsticos trimestrales de ventas suministrados por mercadotecnia.
Mediano plazo:
Es un subconjunto de la planificacin a largo plazo.
Se centra en las mismas reas que la planificacin a largo plazo, pero dentro de un marco
de tiempo menor (de dos a cinco aos). Los estados financieros pro forma en este perodo
son ms detallados que aquellos para la planificacin a largo plazo. En definitiva se refinan
los planeas estratgicos a largo plazo de la organizacin al desarrollar planes financieros
ms especficos. El resultado de este nivel de planeacin sirve como entrada para la
planeacin a corto plazo.
Se relaciona primordialmente con la planificacin financiera, de manera que pueda colocar
a la organizacin en la mejor postura financiera para materializar las oportunidades
descubiertas por la planificacin a largo plazo.
Largo plazo:
Su parte central est formada por las consideraciones estratgicas en cuanto a
oportunidades futuras de mercado y a productos nuevos para satisfacerlas. Una
caracterstica distintiva de este tipo de planificacin es el descubrir oportunidades, y
Despus desarrollar estrategias y programas efectivos para capitalizar dichas
oportunidades.
Se concentra en la extrapolacin de datos recopilados de fuentes externas e internas para
proyectar la informacin relacionada con la comercializacin y distribucin, tcnica y de
instalaciones, financiera, de recursos humanos y otros aspectos. Comienza con un
entendimiento realista de los mercados, productos, plantas, almacenes, mrgenes,
utilidades, retorno sobre la inversin, flujo de efectivo, disponibilidad de capital,
capacidades de ingeniera y habilidades y capacidades del personal.

BIBLIOGRAFA
CHIAVENATO, Idalberto. Introduccin a la teora general de la administracin. Quinta
edicin. Editorial Mc Graw Hill Interamericana .Mxico 1999. Paginas. 320 - 321,342 344.
TERRY, George. Principios de administracin. Quinta edicin. Editorial Continental 1986.
Paginas. 195-198, 229-235.
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Graw Hill Interamericana .Mxico 1994. Pginas 29-31
THIERAUF, Robert. Principios y aplicaciones de administracin. Quinta edicin. Editorial
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes
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http://www.monografias.com/trabajos30/planeacion-financiera/planeacionfinanciera.shtml#import
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/datosinfocomunicacion2.htm

INTRODUCCIN

La planificacin cumple dos propsitos principales en las organizaciones: el

protector y el afirmativo. El propsito protector consiste en minimizar
el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y
definiendo las consecuencias de una accin administrativa determinada. El
propsito afirmativo de la planificacin consiste en elevar el nivel
de xito organizacional. Un propsito adicional de la planificacin consiste en
coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho
que la planificacin es como una locomotora que arrastra el tren de las
actividades de la organizacin, la direccin y el control. Por otro lado, se puede
considerar a la planificacin como el tronco fundamental de un rbol
imponente, del que crecen las ramas de la organizacin, la direccin y el
control. Sin embargo, el propsito fundamental es facilitar el logro de los
objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del mbito
futuro en el cual debern ejecutarse las acciones planificadas.
La planificacin es un proceso continuo que refleja los cambios
del ambiente en torno a cada organizacin y busca adaptarse a ellos.
Uno de los resultados ms significativos del proceso de planificacin es
una estrategia para la organizacin.

CONCLUSIN
Si una organizacin aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos
realistas. La planificacin est comprometida en la fijacin de los objetivos de
la organizacin y en las formas generales para alcanzarlos. La opcin frente a
la planificacin es la actividad aleatoria, no coordinada e intil. Los planes
efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes.
Debe hacerse notar que ni la planificacin estratgica ni la operativa es un
esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva y logre los resultados
deseados. Ms bien es un crculo continuo que nunca debe terminar en una
organizacin; debe ser vigilada peridicamente, revisada y modificada de
acuerdo con los resultados internos, y externos y los eventos.