MANUAL PENGGUNAAN

SISTEM MANAJEMEN SURAT

DI UNIVERSITAS INDONESIA

A B S T RAK
Dokumen ini berisi petunjuk penggunaan aplikasi Sistem Manajemen Suart
(SMS) yang berbasis Web untuk seluruh organisasi struktural UI. Dokumen ini
membahas dan memberikan petunjuk tentang penggunaan fitur-fitur yang terdapat
pada aplikasi SMS beserta contoh-contoh penerapannya sesuai dengan regulasi
yang berlaku di Universitas Indonesia.

Manual Sistem Manajemen Surat

DAFTAR ISI
Abstrak ....................................................................................................................... i
Daftar Isi ....................................................................................................................ii
Daftar Gambar ........................................................................................................iii
Daftar Revisi Dokumen ........................................................................................... iv
Sekilas Pandang ........................................................................................................ 1
Fungsi Sistem Manajemen Surat .......................................................................... 1
Manfaat Sistem Manajemen Surat ........................................................................ 1
Proses Login .............................................................................................................. 2
Menu Utama .............................................................................................................. 3
Menu Surat................................................................................................................ 4
Upload Surat ......................................................................................................... 4
Daftar Surat........................................................................................................... 6
Edit Surat .............................................................................................................. 7
Hapus Surat........................................................................................................... 8
Kirim Surat ........................................................................................................... 8
Surat Masuk ........................................................................................................ 10
Disposisi Surat/Teruskan Surat .......................................................................... 12
Penutup .................................................................................................................... 13

ii

Manual Sistem Manajemen Surat

DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.
Gambar 2.
Gambar 3.
Gambar 4.
Gambar 5.
Gambar 6.
Gambar 7.
Gambar 8.
Gambar 9.
Gambar 10.
Gambar 11.
Gambar 12.

Halaman Login Sistem Manajemen Surat ............................................. 2

Halaman Utama Untuk Pengguna ......................................................... 3
Halaman Daftar Surat ............................................................................ 4
Halaman Upload Surat........................................................................... 5
Halaman Daftar Surat ............................................................................ 6
Halaman Data Surat ............................................................................... 7
Halaman Konfirmasi Hapus Surat ......................................................... 8
Halaman Proses Pengiriman Surat ........................................................ 9
Konfirmasi Pengiriman Surat .............................................................. 10
Notifikasi Surat Masuk (1).............................................................. 11
Notifikasi Surat Masuk (2).............................................................. 11
Data Surat Masuk ............................................................................. 12

Manual Sistem Manajemen Surat

iii

DAFTAR REVISI DOKUMEN

No.
1

Tanggal
2008

Versi
00

2012

01

iv

Deskripsi
Dokumen ini pertama kali
dibuat
Perubahan
tampilan
dan
penyederhanaan proses bisnis,
yaitu:
1. Perubahan
screenshot
(tampilan aplikasi DMS)

Penulis

Dina Mardia

Manual Sistem Manajemen Surat

SEKILAS PANDANG
Dalam kegiatan organisasi tak lepas dari surat-menyurat dan dokumen sebagai
pendukung vital pelaksanaan tugas, baik yang diciptakan maupun yang diterima.
Surat dan dokumen yang disebut arsip tersebut merupakan bahan kerja dalam
rangka pencapaian tujuan. Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin pesat
mendorong kita untuk senantiasa mengiringi pesatnya teknologi. Dengan
menggunakan sistem komputerisasi maka mendukung proses komunikasi dan
pengarsipan, yaitu dengan membuat aplikasi mengenai proses surat masuk dan surat
keluar.
Sistem Manajemen Surat (SMS) adalah aplikasi yang berbasiskan web yang
digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi dilingkungan Universitas
Indonesia dan membantu otomatisasi pencatatan surat masuk dan surat keluar yang
semula dilakukan secara manual. Aplikasi ini bersifat online dan dapat diakses oleh
pengguna yang terhubung ke jaringan Internet dari mana saja.
SMS memiliki 2 kategori pengguna, yaitu :
Pimpinan
Staf/ Sekretaris

Fungsi Sistem Manajemen Surat

Dokumen ini khusus membahas mengenai petunjuk pemakaian untuk seluruh
pengguna yang telah terdaftar di SMS yaitu:
Proses digitalisasi data surat yang dirubah dari bentuk kertas.
Proses pengiriman surat dan perolehan surat dapat dilakukan secara online.
Pengarsipan surat masuk dan surat keluar

Manfaat Sistem Manajemen Surat

Fungsi diatas memiliki manfaat langsung terhadap pengguna sistem ini, yaitu :
Menyediakan media disposisi dan eskalasi, agar surat bisa segera ditindak
lanjuti.
Dapat menelusuri keberadaan surat yang dikirim dan mengetahui status
surat.
Mempermudah dan mempercepat dalam pengolahan data dan pencarian.
Tertib administrasi, data surat masuk dan surat keluar dapat disimpan dalam
database dengan rapi.

Manual SI Pengadaan Soal

PROSES LOGIN
Untuk menggunakan aplikasi SMS, setiap pengguna harus melakukan proses login
yang bertujuan melakukan otentifikasi sah atau tidaknya account yang digunakan
untuk mengakses SMS. Dalam proses login juga dilakukan identifikasi hak akses
sehingga isi yang ditampilkan sesuai dengan keperluan pengguna. Halaman untuk
login dapat diakses di URL http://dms.ui.ac.id/login seperti tampak pada Gambar 1.

Gambar 1.

Halaman Login Sistem Manajemen Surat

Pengguna memasukkan username pada kolom pertama dan password pada kolom
kedua sesuai dengan account JUITA yang telah dimiliki, kemudian klik tombol
untuk proses otentifikasi.

Manual Sistem Manajemen Surat

MENU UTAMA
Ketika pengguna sudah berhasil login, maka sistem akan menampilkan halaman
awal yang ditampilkan seperti pada Gambar 2. Pada bagian kanan dari menu bar
terdapat sekilas informasi yang berkaitan dengan penggunaan SMS.

Gambar 2.

Halaman Utama Untuk Pengguna

Menu-menu yang terdapat pada menu bar di bagian atas antara lain:
Menu Home
Menampilkan sekilas informasi yang berkaitan dengan pengguna Sistem
Manajemen Surat.
Menu Surat
Daftar Surat
1. Menampilkan data surat yang sudah terkirim.
2. Dapat melakukan fungsi hapus data surat terkirim dan menelusuri keberadaan
dan status surat yang dikirim.
Upload Surat
1. Menampilkan data surat yang telah di-upload.
2. Dapat melakukan fungsi meneruskan ke Menu Kotak Surat dan mengirim surat
ke pengguna lain.

Manual Sistem Manajemen Surat

MENU SURAT
Pada menu ini, akan menampilkan data surat yang dikirim dan diterima, juga dapat
melakukan terusan surat yang diterima ke pihak lain yang berwenang. Untuk
mengaksesnya pilih menu Surat seperti terlihat pada Gambar 3.

Gambar 3.

Halaman Daftar Surat

Upload Surat
Pengguna dapat meng-upload surat yang akan didistribusikan kepada yang
berkepentingan. Untuk mengaksesnya dapat dilakukan 2 cara yaitu:
1. Pilih menu Surat Upload Surat, atau
2. Klik gambar seperti terlihat pada Gambar 3.
3. Akan tampil halaman Upload Surat seperti Gambar 4.

Manual Sistem Manajemen Surat

Gambar 4.

Halaman Upload Surat

4. Lengkapi data-data yang dibutuhkan untuk mengupload surat, yaitu:

a. Klasifikasi Surat : Internal UI, Dalam Negri, Luar Negri.
b. Nomor Surat
c. Asal Surat
d. Tujuan Surat
e. Derajat Surat : Segera, Amat Segera, Kilat
f. Tanggal Surat
g. Perihal Surat
h. Penandatangan Surat
i. Keterangan : diisi jika ada keterangan tambahan surat
untuk mengupload file scan surat, dan tombol
5. Tekan tombol
jika mengupload lebih dari satu surat.
Manual Sistem Manajemen Surat

6. Tekan tombol
untuk melakukan upload surat, dan tombol
ingin membatalkan proses.

jika

Daftar Surat
Menu Daftar Surat menampilkan daftar surat yang masuk dan daftar surat yang
diupload. Untuk mengaksesnya pilih menu Surat
Daftar Surat seperti terlihat
pada Gambar 5.

Gambar 5.

Halaman Daftar Surat

Manual Sistem Manajemen Surat

Edit Surat
Data surat yang sudah diupload dapat dirubah dengan cara tekan tombol
pada
Daftar Surat yang akan diubah datanya, akan tampil halaman Data Surat seperti
Gambar 6.

Gambar 6.

Halaman Data Surat

Lakukan perubahan data surat sesuai dengan yang diinginkan, jika telah yakin
dengan perubahan data yang dilakukan, tekan tombol
untuk menympan
perubahan data.

Manual Sistem Manajemen Surat

Hapus Surat
Dokumen surat yang telah diupload tidak dapat dirubah pada halaman Data Surat,
untuk mengubah dokumen surat yang sudah diupload, lakukan langkah berikut:
1. Lakukan upload surat yang baru seperti langkah Upload Surat. (Copy paste
data surat yang lama ke yang baru, dan upload Dokumen Surat yang baru)
2. Tekan tombol
pada Daftar Surat yang lama, dan akan tampil halaman
konfirmasi seperti Gambar 7.

Gambar 7.

3. Tekan tombol
membatalkan proses.

Halaman Konfirmasi Hapus Surat

untuk menghapus surat, atau

untuk

Kirim Surat
Surat yang sudah diupload dan dicek kebenaran data suratnya dapat dikirim ke
penerima surat, langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Pilih menu Surat
Daftar Surat seperti yang dijelaskan pada bagian Daftar
Surat.
2. Pilih surat yang akan dikirim dengan menekan tombol
, kemudian akan
tampil halaman pilihan tujuan surat, keterangan disposisi surat dan file surat yang
akan dikirim seperti terlihat Gambar 8.

Manual Sistem Manajemen Surat

Gambar 8.

Halaman Proses Pengiriman Surat

3. Lengkapi isian data pengiriman surat seperti Tujuan Surat, Keterangan Disposisi
Surat, beserta file surat yang akan dikirim.
4. Tekan tombol Kirim untuk mengirim surat. Sistem Manajemen Surat akan
meneruskan surat ke tujuan, akan tampil halaman konfirmasi pengiriman seperti
Gambar 9.

Manual Sistem Manajemen Surat

Gambar 9.

Konfirmasi Pengiriman Surat

Surat Masuk
Notifikasi surat masuk akan tampil di email sesuai dengan account yang terdaftar di
Sistem Manajemen Surat, seperti terlihat pada Gambar berikut.

10

Manual Sistem Manajemen Surat

Gambar 10.

Notifikasi Surat Masuk (1)

Gambar 11.

Notifikasi Surat Masuk (2)

Untuk melihat detil surat, klik link yang diberikan pada email notifikasi surat masuk.
Sistem Manajemen Surat akan menampilkan data surat yang masuk seperti Gambar
12. Klik Dokumen Surat untuk melihat file scan surat.

Manual Sistem Manajemen Surat

11

Gambar 12.

Data Surat Masuk

Disposisi Surat/Teruskan Surat

Surat yang sudah diterima dapat didisposisikan/diteruskan kepada pihak berwenang,
yaitu dengan cara sebagai berikut:
1. Pilih menu Kirim pada halaman Data Surat, proses selanjutnya mengikuti
proses Pengiriman Surat yang telah dijelaskan di bagian Kirim Surat

12

Manual Sistem Manajemen Surat

PE N U T U P
Tim Pengembang Sistem Manajemen Surat
Project Manager & Coordinator
Fernan

System Analyst & Designer

Fernan
Jefri Pakpahan

Database & Designer

Fernan
Jefri Pakpahan

Web Programmer
Jefri Pakpahan

Technical Writer
Dina Mardia

Pengembangan dan Pelayanan Sistem Informasi Universitas Indonesia

Gd. A Fakultas Ilmu Koputer, Kampus UI Depok
Telp : 021-7863419 ext. 1136

Manual Sistem Manajemen Surat

13