Syuro ( rapat ) Efektif

Saya jenuh dengan kondisi rapat di kampus saya, tidak

tepat waktu, bertele-tele, dan tidak jelas. Bagaimana
caranya agar rapat yang dilakukan dapat efektif ?
Rapat merupakan sebuah bentuk focus groups
discussion yang dilakukan oleh sekelompok orang
dalam sebuah komunitas untuk membahas suatu
kondisi atau masalah. Pada konteks lembaga dakwah
mahasiswa, rapat seringkali menjadi momok yang
melekat pada diri seorang kader. Istilah ahli syuro atau
manusia syuro melekat pada beberapa orang yang
gemar melakukan rapat. Pertanyaan yang muncul
adalah, apakah rapat yang kita lakukan sudah efektif
untuk menghasilkan sebuah keputusan.
Pada kenyataannya saya sering melihat bahwa rapat
yang dilakukan sangat jauh di nilai efektifitas yang
disampaikan Allah pada surat Al Ashr. Problematika
kecil seperti rapat tidak dimulai dan diakhiri tepat
waktu, agenda yang tidak jelas, pembahasan
berkepanjangan, ketidaktercapaian tujuan rapat, atau
bahkan alokasi waktu rapat yang kurang tepat. Sebagai
seorang
kader
dakwah
seharusnya
kita
bisa
mencontohkan bagaimana rapat yang efesien dan
efektif.
Tentu kita ingin menjalani rapat yang cepat dan
menghasilkan keputusan yang tepat. untuk sebuah
keinginan ini, perlu ada beberapa pra-syarat yang
dimiliki oleh para anggota tim sebelum melakukan
rapat, yakni :

1. Adanya
penghormatan
terhadap
waktu.
penghormatan terhadap waktu ini bertujuan agar
kita dapat lebih bisa mengatur budaya waktu yang
mungkin sudah terlalu rusak di Indonesia. akan
tetapi seorang yang bisa memberikan dedikasinya
terhadap waktu adalah seorang yang sangat
menghargai dirinya. lebih dari itu, bentuk kita
menghormati waktu adalah bagian dari kita
menghormati orang lain. kita perlu sadari bahwa
setiap orang mempunyai aktifitas lain. sehingga
bagi bangsa yang berbudaya, manajemen waktu
yang baik adalah sebuah pra syarat.
2. Fokus pada apa yang dikerjakan, rapat seringkali
menjadi tidak efektif karena peserta rapat tidak
fokus penuh pada pembahasan yang dilakukan.
Ketidakfokusan ini membuat ide ide tidak mengalir
dan pembahasa terhambat. Bahkan terkadang
pemimpin rapat terkesan berbicara sendiri, karena
para peserta rapat hanya mencatat atau
mengerjakan yang lain.
3. Mempersiapkan
bahan
rapat
dengan
baik.
Pembahasan rapat yang baik perlu di dukung oleh
data
data
yang
terkini
dan
bisa
dipertanggungjawabkan. Seorang peserta rapat
diharapkan dapat menyiapkan bahan rapat atau
usulan yang ada untuk membuat pembahasan
lebih komprehensif dan efesien. Ketidaklengkapan
data pendukung dalam sebuah rapat membuat
rapat jadi berbasis dugaan bukan pada kondisi
nyata di lapangan.
Ketiga poin diatas adalah pra-syarat yang dibutuhkan
bagi kita anggota rapat agar dapat membentuk rapat

yang baik. Selanjutnya, bagaimana tips untuk

membangun rapat yang hidup dan efektif. Seperti
yang telah kita pahami bersama bahwa rapat adalah
media penting dalam penyusunan strategi organisasi.
Efektifnya rapat juga akan mencerminkan seberapa
efektif kita dalam menjalankan tugas di lapangan.
a. Pemberitahuan rapat sejak awal. Pada kondisi
tidak mendadak, biasanya rapat sudah terencana
sebelumnya. Ada baiknya bila pemimpin rapat
memberitahu sejak dini kapan rapat akan diadakan
dan dimana tempatnya. Pemberitahuan ini
diharapkan dapat memberikan waktu untuk
berpikir para anggota rapat terkait ide yang bisa
diberikan di rapat, serta mengalokasikan waktunya
untuk hadir dan berpikir di rapat ini, sehingga
peserta rapat dapat lengkap.
b. Waktu pasti rapat. Dalam kondisi sesama kader
yang sibuk, kita perlu sekiranya mematok waktu
rapat
secara
tegas,
sebutlah
untuk
lima
pembahasan kita memerlukan waktu 60 menit,
maka saat memberi info jadwal rapat, kita akan
memberitahu waktu yang dialokasikan adalah satu
jam saja. Dengan adanya waktu yang tepat, akan
membangun budaya menghargai waktu diantara
peserta rapat.
c. Pemberitahuan agenda pembahasan. Agar
pembahasan yang dilakukan dapat menghasilkan
keputusan yang tepat, maka sebaiknya agenda
apat
diberitahukan
bersamaan
dengan
pemberitahuan jadwal rapat. Agenda rapat tidak
sekedar pembahasan umum seperti rapat panitia
ramadhan, atau rapat departemen media, akan

tetapi dengan pemberitahuan spesifik seperti

agenda
rapat
:
sinkronisasi
timeline
antardepartemen, distribusi dan alokasi dana
untuk 3 bulan kedepan, atau penentuan penerima
beasiswa organisasi. Ini merupakan contoh yang
bisa digunakan, sehingga peserta rapat akan
berpikir untuk mengeluarkan idenya sebelum
rapat, hal ini membuat pembahasan menjadi cepat
dan efektif.
d. Memulai rapat tepat waktu. Terkadang sebagai
pemimpin rapat kita segan memulai rapat ketika
anggota masih sedikit, disini perlu adanya leader
will untuk mengubah kebiasaan yang ada, dengan
memulai rapat tepat waktu berapa pun anggota
yang telah ada. Dengan adanya kebisaan ini ,
lambat laun akan adanya willingness dari peserta
rapat untuk selalu datang rapat tepat waktu.
e. Memanfaatkan media rapat secara efektif.
Media rapat penunjang minimal adalah papan tulis
dan spidol yang memungkinkan peserta rapat
mengikuti
pembahasan
secara
tepat.
Jika
memungkinkan penggunaan media pendukung
seperti laptop dan infokus untuk memudahkan
penampilan
data
pendukung
untuk
bahan
penunjang rapat. Bentuk media pada dasarnya
bisa apa saja yang terpenting dapat memenuhi
kebutuhan.
f. Hanya satu notulensi saja. Pada sebuah rapat
ada baiknya hanya satu orang saja yang
ditugaskan sebagai pencatat, agar peserta lain
dapat
fokus
pada
pembahasan.
Jika
memungkinkan, rapat direkam saja dalam MP3,
sehingga tidak ada satupun peserta rapat yang

tidak fokus. Penggunaan perangkat penunjang

seperti laptop bisa digunakan agar setelah rapat
selesai seluruh peserta rapat meng-copy data
hasil notulensi rapat.
g. Dinamisasi rapat. Seorang pemimpin rapat
diharapkan dapat mendinamisasi rapat dengan
memberikan kesempatan jika perlu dipancingpeserta
rapat
agar
bisa
mengungkapkan
pemikirannya. Secara umum pola pembahasan
bisa seperti berikut :
i. Penyampaian
masalah
/
agenda
pembahasan
ii. Pemaparan singkat data pendukung
iii. Brainstorming analisis
iv. Brainstorming solusi
v. Memilih alternatif solusi
vi. Kesimpulan
h. Ketegasan dari pemimpin rapat. Pada dasarnya
tidak ada keputusan yang terbaik, akan tetapi
yakinlah bahwa keputusan yang diambil melalui
sebuah musyawarah adalah hasil yang dinilai Allah
sebagai sebuah kebaikan, manusia ditugaskan
untuk berpikir dan bertindak, sedangkan Allah
menentukan hasilnya. Sebagai seorang pemimpin
rapat diperlukan adanya ketegasan dan kebijakan
untuk menentukan sebuah keputusan, ketegasan
ini juga akan berdampak secara psikologis
terhadap jalannya sebuah keputusan di lapangan
pasca-rapat.
i. Kesimpulan dan pembagian tugas. Setelah
semua pembahasan selesai, seorang pemimpin
rapat atau notulen diharapkan mengulang semua
hasil pembahasan dan pembagian tugas yang

perlu dilakukan setelah rapat ini. Dengan adanya

penjelasan ulang dan jobdesk yang jelas, aplikasi
dari rapat dapat berjalan dengan baik.
j. Serba aneka pendukung. Sebagai sebuah
organisasi dakwah maka tentu ada faktor nonteknis yang diperlukan untuk mendukung rapat
yang dilakukan. Dalam sebuah agenda dakwah
maka keberkahan dari Allah adalah orientasi kita,
dan selalu terisinya nilai samawi dalam diri
menjadi sebuah kekuatan tersendiri bagi kita
dalam menjalankan aktifitas dakwah. Untuk satu
hal ini saya akan memberi porsi khusus, yakni :
i. Adanya ketentuan untuk melakukan
beberapa aktifitas ibadah pendukung
sebelum rapat, seperti himbauan untuk
tilawah beberapa halam sebelum rapat,
atau kewajiban untuk Qiyamulail sebelum
rapat.
ii. Rapat diisi oleh tausiyah singkat ( tidak
lebih dari 15 % alokasi waktu rapat-untuk
efektifitas ) yang diharapkan dapat
menjadi motivasi dan pengisi ruhiyah
peserta rapat.
iii. Rapat dimulai dengan tilawah atau tasmi
untuk memberikan penyegaran diri di
awal rapat, dan rapat diakhir dengan doa
agar apa yang telah dibahas dan yang
akan dilaksanakan mendapat kemudahan
dari Allah