BAB IV

STUDI KASUS

IV.I. Kontraktor Duta Graha Indah (DGI)

IV.1.1. Gambaran umum proyek
Gambaran umum proyek ini memberikan penjelasan singkat tentang karakteristik
proyek pembangunan Grand Indonesia yang menjadi obyek dalam penelitian
tentang analisis supply system pada proyek konstruksi untuk menuju lean
construction.
Nama proyek

: Pembangunan Grand Indonesia / Site B

Pemilik proyek

: PT. Grand Indonesia Jakarta - Indonesia

Fungsi bangunan

: Shooping Mall, Office & Apartement Tower, Jembatan

Lokasi proyek

: Jl. MT. Thamrin no 01, Jakarta Pusat

Kontraktor struktur

: PT. Duta Graha Indah

Nilai kontrak

: Rp. 360 milyar

Luas tanah

: 29.788 m2

Luas bangunan

: 371.749 m2

Ketinggian bangunan : + 215,750

Sistem kontrak

: Kontrak terpisah

Waktu pelaksanaan

: 595 hari

Metode kontrak dalam proyek pembangunan Grand Indonesia ini menggunakan

metode kontrak terpisah, yaitu owner memberikan pekerjaan secara terpisah
kepada kontraktor-kontraktor yang diyakini memiliki kemampuan khusus dalam
yang berbeda-beda. Metode pembayarannya menggunakan sistem remeasurement,
yaitu pembayaran dilakukan berdasarkan pengukuran ulang pekerjaan yang telah
dilaksanakan oleh kontraktor sesuai dengan shop drawing yang disetujui oleh
owner. Volume pekerjaan kontrak awal tidak mengikat, sehingga pembayaran
berdasarkan volume as built drawing.
Proyek pembangunan Grand Indonesia ini sangat besar, oleh karena itu owner
membagi-bagi struktur pekerjaan seperti pada gambar IV.1.

56

Gambar IV.1. WBS Proyek Grand Indonesia

57

Jenis pekerjaan pada proyek ini dibagi menjadi tiga, yaitu pekerjaan arstiktur,
pekerjaan struktur dan pekerjaan mechanical electrical & plumbing (MEP).
Masing-masing jenis pekerjaan dikerjakan oleh 3 kontraktor yang berbeda, tetapi
tetap ada koordinasi dalam pelaksanaan proyek atas petunjuk dari owner.
Owner
PT. Grand Indonesia

Construction
Management
(CM)

Asistant
Construction
Management
(ACM)
Architecture

Asistant
Construction
Management
(ACM)
Structure

Asistant
Construction
Management
(ACM)
MEP

Owner

Kontraktor X

Kontraktor PT. DGI

Kontraktor Y

Supplier

Architecture

Structure & Wet Work Finishing

MEP

Sub Cont.

Sub Cont.

Sub Cont.

Gambar IV.2. Struktur Organisasi Proyek PT. Grand Indonesia

Lingkup pekerjaan kontraktor Duta Graha Indah pada proyek pembangunan
Grand Indonesia ini meliputi:
1. Pekerjaan persiapan
2. Pekerjaan tanah
Pekerjaan galian
Pekerjaan pembuangan
3. Pekerjaan pondasi
Meneruskan pekerjaan pilecap
4. Pekerjaan struktur beton
a. Apartemen tower
Basement 1
Ground level
Mezz. level
Upper ground level
58

 Level 1 s/d 53
Top floor
b. Office tower
Basement 1
Ground level
Mezz. level
Upper ground level
Level 1 s/d 51
Top floor
c. Podium
Basement 1
Ground level
Mezz. level
Upper ground level
Level 1 s/d 10
Top floor
d. Jembatan
Level 1 s/d 6
Top floor
Helipad
5. Pekerjaan finishing (sebagian)
Pekerjaan dinding (celcon/ hebel/ primacon)
Pekerjaan plester / ACI
Pekerjaan floor hardener
Pekerjaan keramik
Pekerjaan struktur ada yang langsung disubkontrakkan oleh owner pada proyek
pembangunan Grand Indonesia ini. Pekerjaan tersebut adalah pekerjaan borepile
dan pilecap (pekerjaan pondasi), dan pekerjaan struktur baja yang dilaksanakan
oleh kontraktor lain dengan koordinasi yang dilakukan oleh owner sendiri.
Karena proyek ini sangat besar dan luas, maka kontraktor dalam melaksanakan
proyek konstruksi membagi daerah kerja menjadi 4 daerah operasi dan 7 zona (A
59

s.d. G), di mana satu daerah operasi terdiri dari beberapa zona. Masing-masing
daerah operasi dikepalai oleh seorang site engineer.

Daerah operasi 1 meliputi zona D, zona E, zona F, dan zona G

Daerah oparasi 2 meliputi zona A, zona B, dan zona C

Daerah operasi 3 meliputi jembatan dan temporary building

IV.1.2. Struktur organisasi proyek

Dalam melakukan pelaksanaan pembangunan proyek konstruksi perlu adanya
pengorganisiran yaitu mengatur unsur-unsur sumber daya perusahaan yang terdiri
dari tenaga kerja, tenaga ahli, material, dana, peralatan dalam suatu gerak langkah
yang sinkron untuk mencapai tujuan. Untuk itu perlu dibentuk struktur organisasi
proyek. Struktur tersebut akan menggambarkan hubungan formal tentang
pembagian kelompok, adanya hirarki, wewenang, dan tanggung jawab bagi
kelompok dan pimpinan.
Struktur organisasi proyek suatu kontraktor biasanya berbeda dengan kontraktor
lain. Struktur organisasi ini tergantung dari kompleksitas suatu proyek yang
dilaksanakan. Semakin besar kompleksitas suatu proyek maka struktur organisasi
proyeknya semakin rumit, semakin kecil kompleksitas suatu proyek maka struktur
organisasi proyeknya semakin sederhana.
Struktur organisasi proyek pada proyek pembangunan Grand Indonesia ini terdiri
dari bagian cost control, engineering, operation, administrasi dan keuangan.
Bagian cost control menangani bagian pengendalian biaya, perencanaan sumber
daya, dan administrasi biaya. Bagian engineering menangani bagian perencanaan
produksi, pembagian, pembentukan tahapan dan urutan tugas, administrasi teknik,
pengujian material, dan lain-lain yang berhungan dengan teknis. Bagian operation
menangani pengaturan pelaksanaan pekerjaan fisik dan pengawasan jalannya
pelaksanaan pekerjaan fisik. Bagian administrasi dan keuangan menangani
kegiatan administrasi perkantoran, masalah keuangan dalam pelaksaan proyek
konstruksi, personalia, kegiatan logistik, dan keamanan.

60

Gambar berikut ini mengilustrasikan masing-masing struktur organisasi proyek

pembangunan Grand Indonesia di Jakarta yang dijadikan studi kasus dalam
penelitian.
DIRECTOR INCHARGE
QA & SAFETY, COST CONTROL, PROCUREMENT,
EQUIPMENT, SUB-CONT, PERSONALIA, GA

Head Office
Site Office

PROJECT MANAGER

COST CONTROL
Sub Con/Supplier/Mandor
SDBP / Cost Adm
Quantity Surveyor & Progress Claim
Bar Banding & Schedule

QUALITY CONTROL & K3

TOTAL SCHEDULE CONTROL

CHIEF ENGINEERING

Shop Drawing & Asbuilt

Drawing
Drafter
Progress Mapping
Material Testing &
Structure Eng.
Administrasi Teknik

SITE MANAGER 1

OPERATION 1
ZONE D, E, F, G
Koord. Pelaksana
Staff Pelaksana

SURVEYOR

SITE MANAGER 2

OPERATION 2
ZONE A, B, C
Koord. Pelaksana
Staff Pelaksana

SITE MANAGER 3

OPERATION 3
BRIDGE, TEMP. BUILDING

EQUIPMENT

Koord. Pelaksana
Staff Pelaksana

PEMBERSIHAN

SITE MANAGER 4

OPERATION 4
FINISHING
Koord. Pelaksana
Staff Pelaksana

ADMINISTRATION &
FINANCE
Keuangan
Personalia & GA
Gudang/Logistic, Chief
Concrete
Re-Bar & Other Mat.
Adm. Gudang
Monitor SPP/P
Oper. Mesin Foto Copy
Office Boy
Driver
Security

Mechanic
Operator TC
Operator PH
Operator CP
Operator PB
Pengelasan

Gambar IV.3. Struktur Organisasi Proyek Pembangunan Grand Indonesia

IV.1.3. Perencaanaan pelaksanaan proyek
Kontraktor mulai melakukan perencanaan proses produksi sudah dimulai pada
saat tender proyek konstruksi. Setelah memenangkan tender, ditetapkan dokumen
tender antara lain Bill of Quantity (BQ) yang berisi nilai harga kontrak, gambar
tender, spesifikasi, original schedule yang berisi batas waktu pengerjaan proyek
konstruksi, dan dan dokumen tender lainnya.
Kontraktor mempertimbangkan terlebih dahulu rencana pelaksanaan proyek
dalam membuat master schedule yang komprehensive. Dengan pembuatan
rencana pelaksanaan maka pembuatan schedule akan menjadi lebih mudah.
Kontraktor melakukan pendetailan rencana master schedule tersebut disesuaikan
dengan alokasi dana yang disediakan kantor pusat yang disebut rencana anggaran
proyek (RAP). Pembuatan master schedule pada awalnya memang memerlukan
waktu dan pemikiran yang intensive, tetapi setelah itu tidak terlalu sulit kecuali
jika dirombak secara total pada pertengahan berjalannya pelaksanaan proyek.
61

Dalam perjalanan waktu pelaksanaan adala evaluasi apakah schedule perlu

direvisi atau tidak.
Ada beberapa hal yang menjadi pemikiran kontraktor untuk membuat dan
membuat perencanaan proyek, yaitu:
1) Project goal
Project goal yang dimaksud adalah target yang diinginkan, contohnya cycle
time lantai ke lantai harus dicapai dalam tujuh hari, pekerjaan faade harus
selesai dalam tiga bulan setelah struktur sehingga gedung sudah watertight,
pekerjaan M&E sudah harus selesai dalam lima bulan setelah gedung
watertight, dan lain-lain.
2) Tahapan kerja
Tahapan kerja adalah tahap-tahap pekerjaan yang akan dilakukan mulai dari
pekerjaan galian, pekerjaan pondasi, pekerjaan basement, pekerjaan struktur
atas, dan seterusnya.
3) Sequence kerja
Sequence kerja adalah urutan pekerjaan yang harus dilakukan sehingga
pekerjaan berjalan sesuai dengan urutan yang diinginkan.
4) Milestone
Milestone adalah kejadian penting yang terjadi dalam pelaksanaan proyek.
Master schedule tersebut diterjemahkan dalam bentuk S-Curve yang berisikan
bobot produksi yang direncanakan harus dicapai setiap minggunya untuk
digunakan

sebagai

pengendalian

proses

produksi

di

lapangan.

Proyek

pembangunan Grand Indonesia ini sangat besar, oleh karena itu S-Curve dibuat
untuk beberapa pekerjaan untuk mempermudah pengendalian. Pekerjaan tersebut
antara lain:

Pekerjaan struktur office tower

Pekerjaan struktur apartement tower

Pekerjaan struktur podium

Pekerjaan struktur jembatan

Pekerjaan perkuatan struktur hotel

62

Hal-hal yang dilakukan bagian engineering dalam persiapan pelaksanaan proyek

antara lain:

Membuat gambar desain (for construction drawing)

Melakukan rapat koordinasi

Mempelajari brosur material

Menyelesaikan urusan surat menyurat

Bagian engineering kemudian membuat gambar kerja (shop drawing) yang

nantinya untuk digunakan oleh pelaksana di lapangan. Shop drawing tersebut
periksa dahulu oleh struktur, arsitek, dan ME engineering sebelum diajukan
persetujuan ke owner. Setelah mendapat persetujuan owner, shop drawing
dijadikan acuan oleh bagian operation untuk melaksanakan di lokasi proyek.
IV.1.4. Perencaanaan sumber daya
Perencanaan sumber daya pada proyek pembangunan Grand Indonesia ini dimulai
dari pemecahan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab kontraktor. Dari
pemecahan pekerjaan tersebut, kontraktor bisa menganalisa kuantitas dan jenis
sumber daya yang dibutuhkan dalam dalam periode waktu tertentu (biasanya
dalam periode mingguan) untuk masing-masing pekerjaan.
Berdasarkan hasil tersebut, bagian cost control membuat schedule pengadaan dan
schedule pendatangan sumber daya yang diperlukan untuk keperluan proyek, dan
melakukan kontrak dengan supplier untuk pendatangan material dan alat, kontrak
dengan subkontraktor, serta kontrak dengan mandor untuk pendatangan pekerja ke
proyek konstruksi.
IV.1.5. Sumber daya yang digunakan
Sumber daya yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan proyek pada proyek
pembangunan Grand Indonesia ini terdiri dari :
1. Tenaga kerja
a. Kantor
Tenaga kerja yang termasuk dalam kategori kantor adalah semua personel
yang masuk dalam organisasi proyek pembangunan Grand Indonesia.
b. Lapangan
63

Tenaga kerja yang termasuk dalam dalam kategori lapangan adalah mandor,
tukang batu, tukang besi, tukang kayu, tukang las, pekerja pembantu.
c. Jasa
Tenaga kerja yang dimaksud adalah tenaga kerja yang memberikan jasa
pelasanaan pekerjaan proyek, yaitu subkontraktor.
2. Peralatan
a. Peralatan utama
Peralatan utama yang digunakan dalam proyek pembangunan Grand
Indonesia ini terdiri dari :
Tower crane

Concrete pump

Passenger hoist

Bar cutter

Placing boom

Bar bender

b. Peralatan pendukung
Car wash + jet washer

Pompa air

Compressor

Pompa engine

Concrete bucket

Pompa jet pump

Converter vibrator

Pompa submersible

Container

Scaffolding

Generator genset

Stemper

Jack hammer

Teodolith

Mesin bor beton

Waterpass

Mesin compactor

Peralatan bantu ukur

Mesin gurinda

Peralatan perlengkapan

Peralatan penerangan

Dan lain-lain

3. Material
a. Major material
Major material adalah material utama yang digunakan dalam pelaksanaan
proyek. Major material dalam proyek pembangunan Grand Indonesia ini
terdiri dari :
Besi beton
Beton ready-mix
Metal deck
64

 Wire mesh
b. Material pendukung
Bataco press

Hebel

NH natural

Bekisting

HSD solar

Paku

Besi siku

Kabel ties

Pasir pasang

Besi plat

Kayu usuk

Pipa

Beton instant

Kayu balok

Playwood

Bohlam lampu

Kayu kaso

Primacon

Calbord

Kawat ayam

Semen PPC

Celcon

Kawat bendrat

Screed

Concrete fill

Keramik

Skim coat

Drymix ACI

Mata bor

Selang

Dolken

Mortar

Thiner

Epoxy grout

Multiplex

Dan lain-lain

Supplier yang terlibat proyek pembangunan Grand Indonesia:

PT. Cakra Steel (besi beton)

PT. Cayaco (besi beton)

PT. Master (besi beton)

PT. Jaya Mix (ready mix, beton instan)

PT. Union Metal (metal deck, wire mesh)

PT. Cipta Utama Mortar (mortar, plester ACI, perekat keramik, screed,

Owners supplier

drymix plester)

PT. Drymix (beton instan, drymix ACI, concrete fill, skim coat)

PT. Pelita Agung (bataco, multiplex, semen PPC, kawat ayam, kawat
bendrat)

PT. Fokus Karsa 9 (solar)

PT. Fosroc (nitofloor hardtop natural)

PT. Prima Rezeki Pertiwi (primacon)

PT. Sampurna Agung (pasir pasang, balok, multiplex, semen)

CV. Karya Baru (kayu balok, kaso)

CV. Bintang Baru (kayu kaso)

65

PT. Potaindo (sewa tower crane)

PT. Pondok Jagung (sewa schaffolding)

PT. Berkat Usaha Mandiri (sewa passenger hoist)

Dan lain-lain

Subkontraktor terlibat proyek pembangunan Grand Indonesia:

PT. Bower (pekerjaan pondasi)

PT. Murinda (pekerjaan struktur baja)

PT. Batu Indah (pekerjaan tanah)

PT. Beton Perkasa (pekerjaan bekisting)

PT. Nuansa (pekerjaan bekisting)

PT. Panca Mitra (pekerjaan bekisting)

PT. Multi Abadi Sarana (pekerjaan bekisting)

PT. Megah Bangun Jaya (pekerjaan bekisting)

PT. Fisher (pekerjaan chemical)

PT. Aneka Abadi (pekerjaan waterproofing, waterstop, floor hardener)

Owners subcontractor

IV.1.6. Proses pengadaan

Dalam membuat rencana pengadaan pada proyek pembangunan Grand Indonesia,
bagian cost control kantor proyek maupun kantor pusat memulai dengan
melakukan identifikasi kebutuhan untuk keperluan proyek berupa sumber daya
tenaga kerja, peralatan, material dan atau jasa sebagai input untuk proses produksi
yang dilakukan kontraktor. Setelah teridentifiksasi sumber daya tenaga kerja,
peralatan, material dan atau jasa yang dibutuhkan proyek, bagian cost control
tersebut menyusun jadwal pendatangan sumber daya tenaga kerja, peralatan,
material dan atau jasa tersebut ke lokasi proyek.
Dalam proyek pembangunan Grand Indonesia terdapat pengadaan yang dilakukan
oleh owner seperti untuk pengadaan material utama meliputi pengadaan besi
beton, beton ready-mix, metal deck, dan wire mesh serta material arsitektur
seperti keramik. Owner akan melakukan kontrak langsung dengan supplier
material utama dan supplier material arsitektur tersebut.

66

Sedangkan pengadaan yang dilakukan sendiri, kontraktor melakukan kebijakan

berimbang antara kontor pusat dan kantor proyek. Kebijakan yang dilakukan
kantor pusat meliputi pengadaan alat-alat berat, pemilihan subkontraktor,
pemilihan supplier yang memiliki kontrak dalam skala besar. Pengadaan yang
lainnya dilakukan kantor proyek, tetapi tetap melalui persetujuan kantor pusat
untuk mengotrol biaya yang dikeluarkan.
Proses pemilihan pemasok yang dilakukan kontraktor dapat dibedakan menjadi
dua jenis, yaitu pemilihan pemasok untuk penyedia barang yang dilakukan
terhadap produsen atau distributor barang, dan pemilihan terhadap pemasok untuk
penyedia jasa yang dilakukan terhadap subkontraktor. Proses pemilihan pemasok
yang dilakukan terhadap penyedia barang dan jasa pada prinsipnya sama. Ada
beberapa proses penting dalam pemilihan pemasok barang dan atau jasa, yaitu
proses pencarian, proses seleksi, proses negosiasi, dan proses evaluasi.
Proses pencarian
Proses pencarian dilakukan untuk mencari calon penyedia barang dan atau jasa
yang akan ikut seleksi pemilihan sebagai pemasok. Dalam proses pencarian ini,
calon peserta dapat berasal dari penyedia barang dan atau jasa yang sudah
terdaftar dalam daftar rekanan kontraktor, penyedia barang dan atau jasa yang
diajukan oleh owner (nominated supplier dan nominated subcontractor)
maupun penyedia barang dan atau jasa baru yang belum pernah berkerja sama
dengan kontraktor.
Proses seleksi
Proses seleksi dilakukan setelah dilaksanakannya penjelasan kepada para calon
penyedia barang dan atau jasa. Proses seleksi ini bertujuan untuk memilih
calon penyedia barang dan atau jasa kompeten yang nantinya berkesempatan
memberikan penawaran kepada kontraktor.
Proses negosiasi
Calon penyedia barang dan atau jasa yang lolos seleksi melakukan penawaran
kepada kontraktor. Pada proses negosiasi ini, calon penyedia barang dan atau
jasa memberikan contoh barang dan harga penawaran untuk dinegosiasikan.
Kontraktor akan memilih penyedia barang dan atau jasa yang cocok dan sesuai
dengan kriteria kontraktor. Pemenang penyedia barang dan atau jasa akan
67

menandatangani kontrak sebelum dilaksanakan pengiriman barang atau

pelaksanaan pekerjaan.
Proses evaluasi
Proses evaluasi dilakukan kontraktor secara periodik yaitu secara bulanan.
Penilaian pada proses evaluasi ini meliputi beberapa hal, yaitu kualitas/mutu
yang telah dilakukan penyedia barang dan atau jasa, waktu realisasi aktual
terhadap waktu rencana, service/pelayanan, dan evaluasi K3 khusus untuk
bahan-bahan berbahaya yang cukup berisiko terhadap K3. Bila hasil evaluasi
dinilai naik, maka penyedia barang dan atau jasa berhak untuk melanjutkan
sebagai rekanan. Bila hasil evaluasi dinilai cukup, maka penyedia barang dan
atau jasa akan dipantau kinerjanya. Bila hasil evaluasi dinilai kurang, maka
penyedia barang dan atau jasa akan diperiksa kinerjanya. Bila hasil evaluasi
dinilai sangat kurang, maka penyedia barang dan atau jasa akan ditolak
kinerjanya dan dikeluarkan dari daftar rekanan kontraktor.

Gambar IV.4. Proses pemilihan pemasok barang dan atau jasa

68

IV.1.7. Permintaan kebutuhan sumber daya pada proyek pembangunan

Grand Indonesia
Pelaksana atau koordinator pelaksana merencanakan kebutuhan sumber daya yang
diperlukan dengan melihat perencanaan pelaksanaan. Pelaksana atau koordinator
pelaksana tersebut kemudian mengajukan permintaan akan sumber daya kepada
cost control bagian sub-cont/supplier/mandor. Bagian cost control akan
menerbitkan

surat

permintaan

pengadaan/

penyerahan

(SPP/P)

setelah

membandingkan kesesuaian antara permintaan dari pelaksana dengan rencana

pengadaan yang telah dibuatnya.
Surat permintaan material tersebut kemudian dimintakan persetujuan site manager
yang merupakan kepala dari pelaksana yang bersangkutan. Site manager akan
menganalisa apakah permintaan tersebut sesuai dengan kebutuhan akan sumber
daya yang dibutuhkan. Setelah mendapatkan persetujuan dari site manager, surat
permintaan material tersebut dimintakan persetujuan dari project manager.
Project manager akan mengevaluasi apakah permintaan tersebut telah sesuai
dengan kebutuhan sumber daya yang diperlukan untuk jenis pekerjaan yang
bersangkutan.
Surat permintaan pengadaan / penyerahan (SPP/P) dibawa ke kantor pusat setelah
mendapat pemeriksaan dan persetujuan dari kantor proyek untuk mendapatkan
persetujuan. Bagian cost control akan menganalisa apakah permintaan
penggunaan bahan/material tersebut telah sesuai dengan tingkat kebutuhan
bahan/material yang akan diperlukankan untuk pekerjaan yang akan dilaksanakan
sebelum memberikan persetujuan surat permintaan tersebut. Persetujuan
permintaan pengadaan dari direktur perusahaan kadang kala dilakukan jika
memang diperlukan.
Surat permintaan pengadaan / penyerahan (SPP/P) diserahkan ke kantor owner
setelah mendapat persetujuan dari kantor pusat. Owner akan menganalisa apakah
sumber daya yang akan didatangkan sesuai dengan jenis dan kualitas yang
diinginkan oleh owner. Owner kemudian melakukan pengadaan barang setelah
menyetujui permintaan material tersebut. Pengadaan yang dilakukan oleh owner

69

adalah pengadaan major material seperti besi beton, beton ready-mix, metal deck,
wire mesh, serta material arsitektur seperti keramik.
Perencanaan
Pelaksanaan

Kebutuhan Material oleh

Pelaksana

Permintaan Material
kepada Cost Control bag.
Sub Cont/Supplier/Mandor

Schedule
Pengadaan

Site Manager Chief Engineering Project Manager

Penerbitan Surat
Permintaan Material
oleh Cost Control bag.
Sub Cont/Supplier/Mandor

Approval
Site Office

Tidak

Ya
Penyerahan Surat
Permintaan Material ke
Kantor Pusat

Cost Control Manager Logistik Manager

Approval
Head Office

Tidak

Ya
Penyerahan Surat
Permintaan Material ke
Pihak Owner

Pengadaan barang dilakukan

oleh owner
Approval
Owner

Tidak

Ya

Pengadaan
Barang

Gambar IV.5. Permintaan Kebutuhan Sumber Daya pada

Proyek Pembangunan Grand Indonesia

70

Kantor pusat langsung melakukan pengadaan jika barang yang akan didatangkan
bukan merupakan tanggung jawab dari owner untuk menyediakannya. Pengadaan
yang langsung dilakukan kantor pusat contohnya adalah pengadaan material
penunjang, peralatan, dan tenaga kerja.
IV.1.8. Kegiatan Logistik pada Proyek Grand Indonesia
Kegiatan penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran material pada proyek Grand
Indonesia dilakukan oleh bagian logistik/gudang yang merupakan bagian dari
bidang administrasi dan keuangan. Bagian logistik ini mempunyai beberapa subbagian yaitu: concrete, re-bar & other material, dan administrasi gudang yang
diketuai seorang chief logistic. Personel sub-bagian concrete memiliki personel
paling banyak karena pada proyek Grand Indonesia ini sangat besar sehingga
volume pekerjaan strukturnya yang berhubungan dengan pengecoran sangat
banyak.
IV.1.8.1. Penerimaan barang dari supplier pada proyek Grand Indonesia
Barang yang dikirim oleh supplier yang telah sampai di lokasi proyek diterima
oleh staff gudang yang bertugas di lapangan. Staff gudang kemudian melakukan
pemeriksaan terhadap surat jalan apakah sesuai dengan nama barang dan jumlah
barang yang dibawa supplier. Surat jalan tersebut akan ditandatangani oleh staff
gudang jika sesuai dengan nama, volume, bentuk, dan jumlah barang.
Barang yang telah diterima tersebut kemudian diperiksa tentang jenis, kuantitas,
dan kualitasnya dan disetujui oleh chief logistic. Barang akan dikompain ke
supplier jika tidak disetujui oleh

chief logistic karena jenis, kuantitas, dan

kualitasnya tidak sesuai dengan pemesanan. Barang akan disimpan jika disetujui
oleh

chief logistic di tempat yang telah ditentukan berdasarkan kemudahan

pengambilan, pengangkutan, pengangkatan, dan pemasangan. Barang yang telah

diperiksa dan disejutui tidak semua disimpan karena ada yang langsung digunakan
untuk kebutuhan proyek seperti beton ready-mix, barang yang datang langsung
terpakai untuk kebutuhan proyek.
Bagian administrasi gudang membuat laporan terhadap barang yang telah diterima
dengan membuat Laporan Penerimaan Material (LPM). Lembar putih LPM yang
71

telah diperiksa dan disetujui oleh chief logistic kemudian diberikan kepada bagian
verifikasi yaitu cost control. Lembar biru LPM sebagai arsip gudang. Lembar
merah LPM diberikan kepada bagian logistik. Bagian administrasi gudang dan
bagian administrasi cost control masing-masing melakukan pencatatan terhadap
barang yang telah diterima. Bagian administrasi gudang juga memberikan
penomoran dan pelabelan untuk mempermudah membedakan nama dan jenis
material yang disimpan.

Barang
dari Supplier

Penerimaan
Barang oleh Staf
Gudang

Pemeriksaan &
Persetujuan oleh
Chief Logistic

Terima

Pemeriksaan dan
Penandatanganan
Surat Jalan

Barang
Masuk Gudang

Tolak

Dokumentasi
Pihak Gudang

Dokumentasi
Cost Control

LPM (Laporan
Penerimaan Material)

LPM dari
Pihak Gudang

Pencatatan Material
Masuk

Pencatatan
Material
Masuk

Penyerahan LPM beserta

Surat Jalan &/ Surat
Pembelian ke Kantor Pusat

Pencatatan Kartu
Monitoring Material
Pelabelan

Gambar IV.6. Flowchart Penerimaan Barang dari Supplier pada Proyek

Grand Indonesia
Laporan Penerimaan Material (LPM) dibuat berdasarkan nomor order dan per
tanggal barang diterima atas dasar harga kontrak. Nomor LPM dan nomor gudang
ini dicatat ke dalam surat jalan. LPM beserta lampiran surat jalan dan atau nota
pembelian diserahkan ke kantor pusat/cabang paling lambat empat hari untuk
proyek dalam kota dan tujuh hari untuk proyek luar kota sejak barang diterima.
IV.1.8.2. Penyimpanan barang pada proyek Grand Indonesia
Dalam penyimpanan, bagian logistik berkoordinasi dengan bagian operation
dengan memperhatikan jarak tempat penyimpanan bahan/material dengan lokasi
kerja untuk mempercepat dan mempermudah

dalam penggunaannya. Untuk

72

menjaga keamanan barang dalam penyimpanan, bagian logistik berkoordinasi

dengan satuan petugas keamanan proyek. Tempat penyimpan barang pada proyek
Grand Indonesia dapat dilihat pada gambar IV.7.

Gambar IV.7. Tempat Penyimpanan Barang Proyek 1

73

IV.1.8.3. Pengeluaran barang dari gudang pada proyek Grand Indonesia

Bagian operasional proyek yaitu pelaksana atau koordinator pelaksana
menghubungi bagian gudang untuk meminta bahan/material yang akan digunakan.
Bagian gudang akan mengeluarkan bon permintaan dan pengeluaran gudang
(BPPG). Surat tersebut kemudian diajukan kepada pelaksana atau koordinator
pelaksana untuk diperiksa tingkat kebenaran barang yang akan dipergunakan.
Pelaksana atau koordinator pelaksana akan mengevaluasi apakah permintaan
penggunaan tersebut telah sesuai dengan tingkat kebutuhan sumber daya yang
diperlukan untuk jenis pekerjaan yang akan dilaksanakan.
Setelah diperiksa oleh pelaksana atau koordinator pelaksana, surat permintaan
tersebut dimintakan persetujuan dari site manager yang merupakan yang
merupakan kepala dari pelaksana atau koordinator pelaksana yang bersangkutan.
Bon permintaan tersebut akan dikembalikan kepada peminta (subkon atau
mandor) untuk dimintakan penjelasan atau klarifikasi lebih lanjut atas permintaan
penggunaan bahan/material jika mendapat revisi dari pemeriksaan dan atau tidak
mendapat persejutuan.
Pihak gudang akan mengeluarkan bahan/material setelah surat permintaan
penggunaan/penyerahan (SPP/P) mendapat persetujuaan dan pemeriksaan sesuai
dengan prosedur yang ada. Bagian administrasi gudang dan bagian cost control
masing-masing melakukan pencatatan terhadap barang yang keluar dari gudang.

74

Gambar IV.8. Flowchart Pengeluaran Barang dari Gudang pada Proyek

Grand Indonesia
75

IV.1.8.4. Evaluasi logistik pada proyek Grand Indonesia

Evaluasi logistik pada proyek Grand Indonesia dilakukan setiap bulan. Laporan
persediaan dibuat oleh chief logistic pada tanggal 1 untuk mendata penerimaan
dan pengeluaran barang selama satu bulan sebelumnya. Metode persediaan yang
digunakan adalah first ini first out (FIFO). Laporan ini dibuat atas sepengetahuan
site engineer.
Laporan persediaan yang dibuat oleh chief logistic kemudian diserahkan kepada
cost control untuk diperiksa. Laporan tersebut akan diserahkan kepada project
manager untuk mendapatkan persetujuan jika pemeriksaan laporan diluluskan
oleh cost control. Laporan tersebut akan dikembalikan ke chief logistic untuk
dimintakan penjelasan atau klarifikasi lebih lanjut jika terjadi perbedaan catatan
penerimaan dan pengeluaran barang yang dibuat oleh cost control. Penyebab
terjadi perbedaan catatan penerimaan dan pengeluaran barang antara lain adalah:

Barang mengalami kerusakan dalam kegiatan penyimpanan, pengambilan,

pengangkutan, dan pengangkatan.

Barang hilang karena pencurian.

Terjadi material fiktif, yaitu secara quantity ada dalam

catatan tetapi

secara fisik tidak ada.

Berkas tercecer sehingga tidak didokumentasikan oleh cost control.

Gambar IV.9. Flowchart Evaluasi Logistik pada Proyek Grand Indonesia

IV.2. Kontraktor Wijaya Karya (WIKA)
IV.2.1. Gambaran umum proyek
Gambaran umum proyek ini memberikan penjelasan singkat tentang karakteristik
proyek Lucky Square yang menjadi obyek dalam penelitian tentang analisis
supply system pada proyek konstruksi untuk menuju lean construction.
Nama proyek

: Lucky Square Project

Pemilik proyek

: PT. Lucky Sakti

76

Fungsi bangunan

: Trade Mall & Convention Hall

Lokasi proyek

: Jl. Terusan Jakarta Bandung

Kontraktor struktur

: PT. Wijaya Karya (Wika)

Nilai kontrak

: Rp. 41 milyar

Luas tanah

: 9.000 m2

Luas bangunan

: 50.000 m2

Ketinggian bangunan : +31,000

Sistem kontrak

: Design and Built

Waktu pelaksanaan

: 29 Desember 2006 s/d 28 Agustus 2007

Proyek Lucky Square Bandung ini menggunakan metode kontrak design & built,
yaitu owner membuat kontrak tunggal untuk pekerjaan perancangan dan
pelaksanaan proyek dengan satu kontraktor. Kontraktor bekerja sama dengan
konsultan dalam merancang bangunan. Metode pembayarannya menggunakan
sistem monthly progress, yaitu kontraktor dibayar setiap 1 bulan berdasarkan
volume pekerjaan yang telah dilakukan oleh kontraktor.
Dalam metode kontrak ini sebenarnya durasi proyek dapat menjadi lebih singkat
karena perancangan dan pelaksanaan dilakukan oleh satu organisasi sehingga
sebagaian pelaksaan dapat mulai dilaksanakan tanpa menunggu desain
selengkapnya untuk pelekerjaan selajutnya selesai. Tetapi proyek Lucky Square
Bandung ini menghadapi masalah dalam waktu penyelesaian proyek karena sering
terjadi perubahan desain atas permintaan owner sehingga terjadi revisi terhadap
master schedule. Revisi terhadap master schedule ini dibuat atas persetujuan
owner.
Proyek Lucky Sqaure Bandung ini lebih kecil dibandingkan proyek pembangunan
Grand Indonesia, oleh karena itu pemecahan item pekerjaan lebih sederhana. Web
breakdown structure pada poryek Lucky Sqaure Bandung ini dapat dilihat pada
gambar IV.9.

77

Gambar IV.10. WBS Proyek Lucky Square Bandung

Lingkup pekerjaan kontraktor Wika pada proyek Lucky Square Bandung ini
adalah :
1. Pekerjaan persiapan
Persiapan manajemen dan site lay-out
Mob-demob alat dan material pendukung
2. Pekerjaan tanah dan pondasi
Pekerjaan tanah
Pekerjaan pondasi pancang
Pekerjaan pilecap dan sloof
Pekerjaan bobok kepala tiang
3. Pekerjaan struktur beton
a. Lantai lower ground
b. Lantai lower P1
c. Lantai ground
d. Lantai upper ground /P2
e. Lantai P3 s/d P10
f. Pekerjaan rangka baja

78

Pekerjaan struktur dan hampir semuanya dikerjakan dan dikoordinasi sendiri oleh
kontraktor. Kontraktor dalam melaksanakan pembangunan proyek konstruksi
hanya memiliki satu daerah operasi yang dibagi menjadi tiga sektor.Pekerjaan
dalam proyek Lucky Square Bandung yang disubkontrakkan adalah pekerjaan
galian, pemasangan tiang pancang dan pekerjaan waterproofing.

Gambar IV.11. Struktur Organisasi Proyek PT. Lucky Sakti

IV.2.2. Struktur organisasi proyek
Struktur organisasi proyek pada proyek Lucky Square ini terdiri dari bagian
engineering, operation, administrasi dan keuangan. Bagian engineering
menangani bagian perencanaan produksi, pembagian, pembentukan urutan dan
tingkat tugas, dan lain-lain yang berhungan dengan teknis. Bagian operation
menangani pengaturan pelaksanaan pekerjaan fisik dan pengawasan jalannya
pelaksanaan pekerjaan fisik. Bagian administrasi dan keuangan menangani
kegiatan administrasi, masalah keuangan dalam pelaksaan proyek konstruksi, dan
kegiatan logistik.
Gambar berikut ini mengilustrasikan masing-masing struktur organisasi proyek
Lucky Square di Bandung yang dijadikan studi kasus dalam penelitian.

79

PROJECT MANAGER

SITE MANAGER

SITE ENGINEERING

KASIE KEU & ADM

PELAKSANA UTAMA

ENGINEERING

KEU & ADM

PELAKSANA SIPIL

JURU GAMBAR

AKUNTANSI

PELAKSANA ARST

JURU UKUR

GUDANG

KOMERSIAL

UMUM

DAN LAT

SUPIR & RT

SUPERVISOR

PELAKSANA K3 5R

QC

Gambar IV.12. Struktur Organisasi Proyek Lucky Square

IV.2.3. Perencanaan pelaksanaan proyek
Kontraktor mulai melakukan perencanaan proses pelaksanaan proyek sudah
dimulai pada saat tender proyek konstruksi. Pada saat memenangkan tender
tersebut, ditetapkan dokumen kontrak yang disepakati oleh owner dan kontraktor
yang isi antara lain nilai harga kontrak dan batas waktu pengerjaan proyek
konstruksi tersebut.
Dari batas waktu pengerjaan proyek konstruksi tersebut dibuat lagi suatu master
schedule yang lebih mendetail dari pada perencanaan tender. Dalam master
schedule tersebut terdapat uraian item pekerjaan dan bobot yang direncanakan
harus dicapai untuk setiap minggunya. Dari uraian item pekerjaan dan bobot yang
direncanakan harus dicapai untuk setiap minggunya, bisa dibuat suatu kurva S
yang digunakan untuk pengendalian proses di lapangan.
Kontraktor juga membuat suatu master time schedule pekerjaan dalam
perencanaannya. Master time schedule ini berisi durasi dari mulai sampai selesai
setiap item pekerjaan yang dimulai dari awal proyek sampai serah terima ke
owner.
IV.2.4. Perencaanaan sumber daya
Perencanaan sumber daya pada proyek Lucky Square Bandung ini dimulai dari
pemecahan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab kontraktor. Dari pemecahan
80

pekerjaan tersebut, bagian engineering menganalisa kuantitas dan jenis sumber

daya yang dibutuhkan dalam dalam periode waktu tertentu untuk masing-masing
pekerjaan.
Berdasarkan hasil tersebut, bagian pengadaan membuat schedule pengadaan dan
schedule pendatangan sumber daya yang diperlukan untuk keperluan proyek, dan
melakukan kontrak dengan supplier untuk pendatangan material dan alat, kontrak
dengan subkontraktor, serta kontrak dengan mandor untuk pendatangan pekerja ke
proyek konstruksi.
IV.2.5. Sumber daya proyek yang digunakan
Sumber daya proyek yang digunakan dalam proyek Lucky Square Bandung ini
terdiri dari :
1. Tenaga kerja
a. Manajemen proyek
Tenaga kerja yang termasuk dalam kategori manajemen proyek adalah
semua personel kantor, personel lapangan, personel keamanan, dan
personel pembantu.
b. Pekerja
Tenaga kerja yang termasuk dalam dalam kategori pekerja adalah mandor,
tukang besi, tukang kayu, pekerja pembantu.
c. Subkontraktor
Subkontraktor menyediakan jasa untuk melaksanakan pekerjaan yang
membutuhkan keahlian di bidang tertentu.
2. Peralatan
a. Peralatan utama
Peralatan utama yang digunakan dalam proyek pembangunan Grand
Indonesia ini terdiri dari :
Tower crane
Bar cutter
Bar bender
b. Peralatan penunjang
Concrete bucket
81

 Coventer
Genset
Pompa air
Pompa submersible
Selang vibrator
Teodolith
Waterpass
Peralatan perlengkapan
Dan lain-lain
3. Material
a. Material utama
Material utama adalah material yang paling banyak digunakan dalam
pelaksanaan proyek. Material utama dalam proyek Lucky Square Bandung
ini terdiri dari :
Besi beton
Kayu (balok, kaso)
Multiplex
Ready-mix
b. Material penunjang
Batako
Kawat ayam
Kawat beton
Mortar
Paku
Pasir pasang
Solar
Semen
Dan lain-lain
Supplier yang terlibat proyek Lucky Square Bandung:

PT. Saeti Concrete Indonesia Wahana (tiang pancang)

PT. Wika Beton (tiang pancang)

PT. Torsina Readycon (ready mix)

82

PT. Interwood (besi beton)

PT. Hasdi Utama (multiplex)

PT. Sentral Bangun Perkasa (multiplex)

PT. Fosroc (mortal)

PT. Tiga Roda (semen PPC)

PD. Halim (kayu)

Supplier lokal sebagai supplier pendamping

PT. Andas (jasa perancangan)

Sub-kontrak yang terlibat proyek Lucky Square Bandung:

PT. Bina Sarana Putra (pekerjaan galian tanah)

PT. JHS Pilling System (pekerjaan tiang pancang)

PT. Surya Mandiri (pekerjaan waterproofing)

IV.1.6. Proses pengadaan

Dalam membuat rencana pengadaan pada proyek Lucky Square Bandung, bagian
komersial memulai dengan melakukan identifikasi kebutuhan untuk keperluan
proyek berupa sumber daya tenaga kerja, peralatan, material dan atau jasa sebagai
input untuk proses produksi yang dilakukan kontraktor. Setelah teridentifiksasi
sumber daya tenaga kerja, peralatan, material dan atau jasa yang dibutuhkan
proyek, bagian pengadaan tersebut menyusun jadwal pendatangan sumber daya
tenaga kerja, peralatan, material dan atau jasa tersebut ke lokasi proyek.
Kebijakan perusahaan dalam melakukan pengadaan barang dan atau jasa, terdapat
batasan berdasarkan nilai kontrak pengadaan barang dan atau jasa. Pengadaan
dengan nilai kontrak Rp 750 juta dapat dilakukan lewat kantor proyek,
sedangkan pengadaan dengan nilai kontrak > Rp 750 juta harus melalui kantor
pusat. Berdasarkan interview, selama berlangsungnya pelaksanaan proyek Lucky
Square Bandung ini belum ada pengadaan yang nilai kontraknya > Rp 750 juta.
Dalam pengadaan material, perusahaan kontraktor menerapkan kontrak payung
yang dilakukan kantor pusat untuk pengadaan material-material yang dibutuhkan
oleh setiap divisi dan memiliki volume kebutuhan yang besar. Material tersebut
antara lain besi beton dan beton ready-mix. Selama berlangsungnya pelaksanaan
83

proyek Lucky Square Bandung ini, hanya pengadaan besi beton yang mengunakan
kontrak payung yang dilakukan kantor pusat. Sedangkan pengadaan beton readymix dilakukan oleh kantor proyek yang pemasoknya yang berasal dari supplier
lokal karena merupakan cabang dari supplier utama dari Jakarta.
Pada proses pemilihan, yang dilakukan kontraktor adalah pemilihan penyedia jasa
dan pemasok. Penyedia jasa untuk jasa pelaksanaan pekerjaan, dan jasa konsultan.
Pemasok untuk memasok material, peralatan, dan pekerja. Proses pemilihan ini
dilakukan oleh bagian pengadaan.
Beberapa proses penting dalam pemilihan penyedia jasa dan pemasok, yaitu
proses seleksi penyedia jasa/pemasok, proses penetapan penyedia jasa/pemasok
terpilih, proses klarifikasi dan negosiasi, proses pemutusan penyedia jasa/pemasok
pemenang, dan proses evaluasi.
Proses seleksi penyedia jasa/pemasok
Proses ini untuk menyeleksi calon penyedia jasa/pemasok yang ikut dalam
seleksi untuk masuk dalam daftar rekanan mampu.
Proses penetapan penyedia jasa/pemasok terpilih
Proses ini untuk menetapkan penyedia jasa/pemasok terpilih sesuai dengan
kriteria dan syarat dari kontraktor.
Proses klarifikasi dan negosiasi
Penyedia jasa/pemasok terpilih memberikan penawaran dan kontraktor
mengevaluasi penawaran tersebut. Pada proses ini penyedia jasa/pemasok
terpilih memberikan klarifikasi dan negosiasi harga dengan kontraktor.
Proses pemutusan penyedia jasa/pemasok pemenang
Proses ini untuk memutuskan pemenang penyedia jasa/pemasok yang telah
diusulkan dan direkomendasikan sebelumnya.
Proses evaluasi
Proses evaluasi dilakukan kontraktor secara periodik yaitu secara bulanan. Bila
evaluasi terhadap kinerja dari penyedia jasa/pemasok pemenang baik, maka
dilanjutkan sebagai rekanan dalam proyek tersebut. Bila evaluasi terhadap
kinerja dari penyedia jasa/pemasok tidak baik, maka kontraktor memberikan

84

peringatan. Penyedia jasa/pemasok akan dicoret dari daftar rekanan kontraktor

bila sudah mendapat tiga kali peringatan dari kontraktor.
Kontraktor memakai beberapa supplier untuk material yang sama yaitu supplier
utama dan supplier pendukung. Supplier utama biasanya berasal dari Jakarta,
sedangkan supplier lokal sebagai supplier pendukung. Supplier lokal juga
bertindak sebagai pemasok material pendukung yang tidak memungkinkan
mengambil supplier dari Jakarta karena akan membutuhkan biaya lebih dalam
pengiriman dan waktu pengiriman.

85

Mulai

Penyusunan
Dokumen
Permintaan
Penawaran (DPP)

Daftar Rekanan
Mampu (DRM)

Daftar Rekanan
Kontraktor (DRK)

Seleksi Penyedia
Jasa/Pemasok

Tidak

Menetapkan
Penyedia Jasa/
pemasok Terpilih
(PPT)
Ya

Mengirim DPP ke
PPT

Menerima
Penawaran dari
PPT
Mengevaluasi
Penawaran dari
PPT

Evaluasi I
Klarifikasi &
Negosiasi atas
Hasil Evaluasi
Penawaran
Peringatan 3 kali
Dicoret dari
Daftar Rekanan
Kontraktor

Evaluasi II

Melakukan
Negosiasi Final

Evaluasi III
Menilai &
Mengusulkan
Pemenang

Rekomendasi
Peringatan
Tidak

Pemutusan
Penyedia Jasa/
Pemasok
Pemenang
Tidak
Ya
Baik

Penandatanganan
Kontrak

Pendatangan Barang/
Pelaksanaan
Pekerjaan

Evaluasi
Bulanan

Melanjutkan
Sebagai Rekanan

Selesai

Gambar IV.13. Proses pemilihan pemasok barang dan atau jasa

86

IV.2.7. Permintaan kebutuhan sumber daya pada proyek Lucky Square

Bandung
Pemakai (user) akan meminta pendatangan barang dengan memperhitungkan
kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan berdasarkan perencanaan pelaksanaan.
Pemakai tersebut kemudian mengajukan permintaan pendatangan barang ke
bagian pengadaan. Bagian pengadaan akan mengeluarkan blangko permintaan
pendatangan material (BPPM) setelah membandingkan kesesuaian antara
permintaan dari pemakai dengan rencana pengadaan yang telah dibuatnya.
Blangko permintaan pendatangan material tersebut kemudian dimintakan
persetujuan dari atasan pemakai yang bersangkutan. Biasanya pemakai adalah
pelaksana dan atasannya adalah pelaksana utama. Pelaksana utama akan
menganalisa apakah permintaan tersebut sesuai dengan kebutuhan akan sumber
daya yang dibutuhkan. Setelah mendapatkan persetujuan dari pelaksana utama,
blangko permintaan pendatangan material tersebut dimintakan persetujuan dari
kasie komersial. Kasie komersial akan mengevaluasi manfaat, volume, dan harga
barang yang akan didatangkan. Kasie komersial berhak meluluskan, meluluskan
sebagian, atau menolak permintaan tersebut.
Setelah mendapat evaluasi dan persetujuan dari kasie komersial, blangko
permintaan pendatangan material tersebut dimintakan persetujuan dari site
manager. Site manager juga bisa melakukan analisa terhadap permintaan tersebut
sebelum memberikan persetujuan.
Project manager biasanya akan memberikan persetujuan jika site manager dan
kasie komersial telah memberikan persetujuan, walaupun kadang kala
memberikan komentar atau sedikit masukan. Jika project manager tidak ada di
tempat, maka persetujuan atas permintaan pendatangan barang hanya sampai pada
site manager. Untuk permintaan pendatangan barang yang nilai kontraknya diatas
Rp 750 juta, harus meminta persetujuan dari kantor pusat.

87

Perencanaan
Pelaksanaan

Schedule
Pengadaan

PU KsKom Site Manager Project Manager

Kebutuhan Material oleh

Pemakai (User)

Permintaan Blangko
Permintaan Pendatangan
Material ke Bag.
Pengadaan

Persetujuan

Tidak

Ya
Copy Blangko
Permintaan
Pendatangan Material
Untuk Arsip Pemakai

Penyerahan Blangko
Permintaan Pendatangan
Material ke Bagian
Pengadaan

Evaluasi Harga Satuan

dengan KsKom

Evaluasi Supplier
oleh Ks Pengadaan

Penerbitan SPB
(Surat Pembelian Barang)
oleh Ks Pengadaan

Persetujuan
PM/SM

Tidak

Ya

Penyerahan SPB ke Bag.

Pengadaan Untuk Arsip

Penyerahan SPB ke
Supplier Untuk
Ditandatangani di atas
Materai & Stempel

Penyerahan SPB ke Kasie

Adm & Keu Untuk
Menyediakan Anggaran

Pengadaan
Barang

Gambar IV.14. Permintaan Kebutuhan Sumber Daya pada

Proyek Lucky Square Bandung

88

IV.2.8. Kegiatan Logistik pada Proyek Lucky Square

Kegiatan penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran material pada proyek Lucky
Square dilakukan oleh bagian logistik/gudang yang merupakan bagian dari bidang
keuangan dan administrasi. Bagian logistik ini tidak mempunyai banyak staff atau
personel karena proyek Lucky Square tidak terlalu besar sehingga kegiatan
penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran material tidak terlalu banyak.
IV.2.8.1. Penerimaan barang dari supplier pada proyek Lucky Square
Supplier mengirim barang ke lokasi proyek. Staff gudang memberikan informasi
ke quality control (QC) ketika barang tiba di lokasi proyek. QC memeriksa
mutu/kualitas barang tersebut dan memberikan rekomendasi kepada pihak gudang
apakah barang tersebut bisa diterima atau tidak diterima.
Apabila rekomendasi dari QC tidak diterima, maka pihak gudang menolak
pengiriman barang tersebut. Apabila rekomendasi dari QC tidak diterima maka
pihak gudang memeriksa surat jalan terhadap barang yang dikirim apakah sesuai
dengan volume, bentuk, dan jumlah fisik. Apabila sesuai, maka pihak gudang
menandatangani/stempel surat jalan tersebut.
Pihak gudang membuat berita acara penerimaan barang (BAPB) sebanyak lima
rangkap. Lembar ke-1 BAPB yang asli diberikan pihak supplier sebagai dasar
lampiran faktur tagihan. Lembar ke-2 BAPB diberikan kepada Kasie Pengadaan.
Lembar ke-3 BAPB dijadikan arsip gudang. Lembar ke-4 BAPB diberikan kepada
QC. Lembar ke-5 BAPB diberikan kepada kasie keuangan dan administrasi. Pihak
gudang juga mengkopi BAPB untuk pihak akuntansi yang merupakan bagian dari
bidang keuangan dan administrasi. Pihak gudang melakukan pencatatan terhadap
barang yang masuk dalam administrasi persediaan gudang (APG) dan pihak
administrasi pencatatan terhadap barang yang masuk dalam administrasi
persediaan kantor (APK). Pihak gudang juga membuat label atas barang yang
masuk tersebut.

89

Gambar IV.15. Flowchart Penerimaan Barang dari Supplier pada Proyek

Lucky Square
IV.2.8.2. Penyimpanan barang pada proyek Lucky Square
Pihak gudang kemudian mengatur tata letak dan cara penyimpanan barang sesuai
dengan pedoman 5R (Ringkas Rapi Resik Rawat Rajin). Dalam menentukan
posisi tata letak, pihak gudang berkoordinasi dengan pelaksana utama (PU) untuk
mempermudah

dalam

pengambilan,

pengangkutan,

pengangkatan,

dan

pemasangan dalam lokasi proyek. Tempat penyimpan barang pada proyek Lucky
Square Bandung dapat dilihat pada gambar IV.16.

Gambar V.16. Tempat Penyimpanan Barang Proyek 2

90

IV.2.8.3. Pengeluaran barang dari gudang pada proyek Lucky Square

Bagian operasional proyek seperti pelaksana/subkontraktor/mandor menghubungi
pihak gudang untuk meminta bahan/material yang akan digunakan. Pihak gudang
mengeluarkan bon permintaan material (BPM). BPM sebelum diajukan kepada
kasie komersial untuk mendapat persetujuan harus sepengetahuan pelaksanan
utama (PU). Kasie komersial akan mengevaluasi apakah permohonan pemakaian
material terhadap sesuai dengan rencana pelaksanaan dan rencana pemakaian
material tersebut.
BPM akan dikembalikan kepada bagian operasional untuk dimintakan penjelasan
atau klarifikasi lebih lanjut atas permohonan pemakaian material jika tidak
mendapat persetujuan dari kasie komersial. Apabila BPM disetujui oleh kasie
komersial, maka BPM asli diserahkan kepada pihak gudang dan copy BPM
diserahkan kepada pihak akuntansi.
Pihak gudang akan mengeluarkan bahan/material dari gudang setelah menerima
BPM tersebut. Pihak gudang kemudian melakukan dokumentasi dengan
pencatatan terhadap barang yang keluar dari gudang ke dalam administrasi
persediaan gudang (APG). Pihak akuntansi juga melakukan dokumentasi dengan
pencatatan barang yang keluar dari gudang ke dalam administrasi persediaan
kudang (APK) setelah mendapatkan copy BPM.
Permohonan Untuk
Meminta Pemakaian
Material oleh Bagian
Operasional

Pengeluaran Bon
Permintaan Material
dengan Sepengetahuan
Pelaksana Utama

Persetujuan oleh
Kepala Seksi
Komersial

Ya

Penyerahan BPM
ke Pihak Gudang

Pegeluaran
Material
dari Gudang

Dokumentasi
Pihak Gudang

Tidak
Pencatatan Material
Keluar dalam APG
Pencatatan Kartu
Persediaan Barang
Penyerahan BPM
ke Pihak
Akuntansi

Dokumentasi
Pihak Akuntansi

Pencatatan
Material Keluar
dalam APK

Gambar IV.17. Flowchart Pengeluaran Barang dari Gudang pada

Proyek Lucky Square

91

IV.2.8.4. Evaluasi logistik pada Proyek Lucky Square

Evaluasi logistik pada proyek Lucky Square dilakukan setiap akhir bulan.
Evaluasi ini dinamakan stok opname. Stok opname ini dilakukan oleh kasie
keuangan dan administrasi, pihak gudang, dan pihak lain dalam organisasi yang
tidak terlibat dalam kegiatan logistik sebagai pihak independen untuk menghindari
praktek manipulasi serta membandingkan antara catatan penerimaan dan
pengeluaran barang selama satu bulan yang dibuat oleh pihak gudang dengan
catatan penerimaan dan pengeluaran barang selama satu bulan yang dibuat oleh
pihak akuntansi.
Perbedaan catatan penerimaan dan pengeluaran barang selama satu bulan yang
dibuat oleh pihak gudang dengan catatan penerimaan dan pengeluaran barang
selama satu bulan yang dibuat oleh pihak akuntansi memang kadang kala terjadi.
Hal yang mungkin terjadi disebabkan terjadi perbedaan dalam berat (kg) karena
pihak akuntansi menginput besi beton dalam kg ke dalam program Sinpro
sedangkan pihak gudang mencatat besi beton dalam hitungan batang dan
menkonversi ke berat dengan memakai pembulatan, berkas BAPB dan BPM
tercecer sehingga belum diinput oleh pihak akuntansi.
Keuangan &
Administrasi

Melakukan Stok
Opname pada Akhir
Bulan

Dokumentasi
Pihak Gudang

Dokumentasi
Pihak Akuntansi

Catatan Material
Masuk dan Keluar
oleh Pihak Gudang

Catatan Material
Masuk dan Keluar
oleh Pihak Akuntansi

Gambar IV.18. Flowchart Evaluasi Logistik pada Proyek Lucky Square

92