KETUA SETIAUSAHA. SECRETARY GENERAL Kementerian Pendidikan Malaysia Ministry of Education Malaysia Aras 8, Blok EB Kompleks & Tel: 03-8884 6072 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, Faks: 03-8888 5124 62604 PUTRAJAYA Lame @ Web: www.moe.gov.my Ruj. Kami: KP(BKEW)(DK)1587/6/A-4 Jid.3(y ) Tarikh fy September 2014 Semua Ketua Bahagian Semua Pengarah Pendidikan Negeri Semua Pengarah IAB/IPGK/Kolej Matrikulasi Kementerian Pendidikan Malaysia Y.Bhg. Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan, SURAT PEKELILING KEWANGAN BILANGAN 2 TAHUN 2014 PERATURAN MENGENAI KEMUDAHAN ALAT KOMUNIKASI MUDAH ALIH DI SEKTOR PELAJARAN, KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA (KPM) TUJUAN 1. Surat Pekeliling Kewangan ini bertujuan untuk menetapkan peraturan dan prosedur permohonan kemudahan bantuan pembelian dan caj bulanan alat komunikasi mudah alih bagi tujuan rasmi di Sektor Pelajaran, Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). LATAR BELAKANG 2. Bagi memperkemas pemakaian dan pelaksanaannya di KPM, Surat Pekeliling Kewangan (SPK) ini dikeluarkan bagi menetapkan pegawai yang layak menerima bantuan kemudahan pembelian alat komunikasi mudah alih dan caj bulanan untuk kegunaan rasmi di KPM.TAFSIRAN 3. Melainkan sesuatu itu terjelas maksudnya dalam SPK ini, maka tafsiran di bawah hendaklah diikuti: 3.1 “Ibu Pejabat” bermaksud semua Bahagian di KPM; 3.2. “Ketua Jabatan” bermaksud ketua bagi sesebuah Jabatan termasuk ketua di peringkat negeri, daerah, wilayah, cawangan dan bahagian yang ditetapkan oleh Pegawai Pengawal. 3.3 “Pegawai Pelulus” bermaksud pegawai yang diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal 3.4 “Alat komunikasi mudah alih” bermaksud sebarang alat mudah alih yang dilengkapi sekurang-kurangnya dua (2) ciri asas komunikasi iaitu menerima/membuat panggilan dan sistem pesanan ringkas (SMS); dan 3.5 “Caj bulanan” bermaksud caj panggilan suara, caj penggunaan data (mengakses Internet, muat turun dan seumpamanya), penggunaan e-mel, SMS, MMS dan sebarang bentuk caj perkhidmatan data yang dikenakan oleh syarikat telekomunikasi, PEGAWAI YANG LAYAK MENERIMA KEMUDAHAN BANTUAN PEMBELIAN DAN CAJ BULANAN ALAT KOMUNIKASI MUDAH ALIH 4, Kelulusan pembelian kemudahan alat komunikasi mudah alih dan tuntutan caj bulanan adalah bagi pegawai yang tugasnya sentiasa memerlukan panggilan rasmi dibuat dengan serta-merta secara berterusan dan alat komunikasi mudah alih merupakan bentuk komunikasi yang paling berkesan bagi melaksanakan tugas dengan cekap.Pegawai berikut layak menerima kemudahan bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih dan tuntutan caj bulanan untuk kegunaan rasmi iaitu ; 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 Semua Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi kecuali Guru Cemerlang; Setiausaha/Pengarah Bahagian dan Timbalan Setiausaha/ Timbalan Pengarah Bahagian di Gred 53/54; Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri (JPN), Institut Pendidikan Guru Kampus (IPGK), Kolej Matrikulasi (KM), Institut Aminuddin Baki (IAB) di Gred 53/54; Timbalan Pengarah di JPN, IPGK, KM, IAB, Pegawai Pendidikan Daerah (PPD)/Timbalan PPD/Ketua Sektor dan Pengetua di Gred 53/54; Timbalan Pengarah/Ketua Sektor/Seksyen/Unit Gred 47 hingga 52 di peringkat ibu pejabat sahaja yang jawatannya perlu membuat panggilan serta-merta; Pegawai di Pejabat Anggota Pentadbiran termasuk Setiausaha Sulit Kanan, Setiausaha Sulit, Pegawai Khas, Pegawai Tugas-tugas Khas, Pengarah/ Pengurus Sistem Pengurusan Maklumat, Penolong Pegawai Khas, Penolong Pegawai Tugas-tugas Khas, Setiausaha Akhbar, Pegawai Kanan Perhubungan Awam, Pegawai Penerangan dan Penolong Setiausaha Akhbar kepada Anggota Pentadbiran; Juruiring/Pengiring Rapat/Pegawai Peribadi yang dikhaskan kepada Anggota Pentadbiran dan pegawai lain yang layak disediakan dengan Juruiring/Pengiring Rapat/Pengawal Peribadi; dan Pemandu Kereta Rasmi Jawatan kepada Anggota Pentadbiran dan Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi Gred Utama ‘B’/Khas ‘A’ dan ke atas atau yang setarat.PEGAWAI YANG LAYAK MENERIMA KEMUDAHAN TUNTUTAN CAJ BULANAN SAHAJA 6. Pegawai berikut layak menerima kemudahan tuntutan caj bulanan untuk kegunaan rasmi iaitu ; 68.1 Pemandu Kereta Jabatan yang tugas jawatannya perlu membuat panggilan rasmi serta-merta, layak memohon kelulusan untuk panggilan pasca bayar atau tambah nilai pra bayar sehingga maksimum RM30 setiap bulan SYARAT-SYARAT KEMUDAHAN BANTUAN PEMBELIAN DAN CAJ BULANAN ALAT KOMUNIKASI MUDAH ALIH 10. Pembelian alat komunikasi mudah alih adalah secara tuntutan bayaran balik tertakluk kepada had maksimum kelayakan pegawai. Permohonan baru bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih hanya akan dipertimbangkan sekiranya tarikh resit pembelian alat komunikasi mudah alih tersebut telah mencukupi atau melepasi tempoh dua tahun daripada tarikh kelulusan sebelumnya Permohonan berserta resit dan dokumen di Lampiran A dan B hendaklah dikemukakan serta merta kepada Pegawai Pelulus. Lain-lain syarat berhubung kemudahan bantuan alat komunikasi mudah alih seperti di perenggan 3.3.1 hingga 3.3.5 dan kemudahan caj bulanan alat komunikasi mudah alih seperti di perenggan 4.1.1 hingga 4.1.8 di dalam PP WP2.2/2013 hendaklah dirujuk. Semua talian alat komunikasi mudah alih yang ditanggung oleh kerajaan diwajibkan menggunakan kaedah e-billing atau bil atas talian kecuali bagi kawasan pedalaman yang tidak mempunyai akses kepada Internet.KADAR BAGI BANTUAN PEMBELIAN ALAT KOMUNIKASI MUDAH ALIH DAN BANTUAN CAJ BULANAN 11 Kadar maksimum bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih termasuk aksesori yang ditanggung oleh kerajaan bagi pegawai yang layak menerima kemudahan alat komunikasi mudah alih adalah terhad kepada kadar seperti berikut Jawatan Kadar maksimum caj panggilan bulanan yang ditanggung oleh kerajaan bagi pegawai yang layak menerima kemudahan tuntutan caj bulanan adalah tethad kepada kadar seperti berikut: KADAR | PEGAWAI (TERMASUK (eee AKSESOR!) | Turus III dan ke atas / setaraf serta Ketua Pree Setiausaha Kementerian | Gred Utama / Khas ‘C’ hingga ‘A’ dan setaraf RM2,000 | Pegawai di Pejabat Anggota Pentadbiran RM2,000 | Gred 53 dan 54 RM1,000 Gred 41 hingga 52 RM750 Juruiring / Pengiring Rapat / Pengawal Peribadi dan Pemandu Kereta Rasmi RM375 PEGAWAI HAD CAN | BULANAN YANG DITANGGUNG KERAJAAN (SEBULAN) OLEH Turus Ill dan ke atas / setaraf serta Ketua Setiausaha Kementerian RMS500 Gred Utama / Khas ‘C’ hingga ‘A’ dan setaraf RM350 Gred 53 dan 54 RM200[ i z HAD CAJ BULANAN YANG DITANGGUNG PEGAWAI ate | KERAJAAN |: BaN RRS cesar se aipemiee Sone Tee: (SEBULAN) | Gred 41 hingga 52 RM150 | Juruiring / Pengiring Rapat / Pengawal RM50 Peribadi ee Pegawai di Pejabat Anggota Pentadbiran: i) Turus Ill dan ke atas / setaraf | RM500 ii) Gred Utama / ‘C’ hingga ‘A’ dan setaraf RM350 ili) Lain-lain gred untuk jawatan seperti di RM200 dalam tafsiran Bagi pemandu Kereta Rasmi Jawatan, pemandu perlu mendaftar dan menanggung sendiri kos pendaftaran talian alat komunikasi masing-masing. Pemandu berkenaan dibenarkan untuk membuat tuntutan caj panggilan pasca bayar atau tambah nilai pra bayar sehingga RM30 setiap bulan. Sekiranya caj bulanan melebihi had seperti di perenggan 12, pegawai hendaklah terlebih dahulu memohon kelulusan daripada Pegawai Pengawal atau Pegawai Pelulus dengan mengesahkan butir caj bulanan rasmi melalui bil bulanan yang dikeluarkan oleh syarikat telekomunikasi berserta justifikasi yang kukuh PROSEDUR PERMOHONAN 15. Semua permohonan bagi mendapatkan kelulusan tuntutan bayaran balik kemudahan alat komunikasi mudah alin dan caj bulanan hendaklah menggunakan borang seperti di Lampiran A berserta dokumen-dokumen yang disenaraikan seperti di Lampiran B. Semua permohonan pegawai yang lengkap dan disahkan oleh Ketua Jabatan hendaklah dikemukakan ke Bahagian Kewangan, untuk pertimbangan dan kelulusan 617. Carta alir bagi proses permohonan tuntutan kemudahan komunikasi mudah alih adalah seperti di Lampiran C. TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN 18. Ketua Jabatan hendaklah memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi:- 18.1 18.2 18.4 18.5 18.6 18.7 Memastikan permohonan bagi kategori pegawai yang layak seperti di perenggan 5 dan 6 sahaja diperakukan: Meneliti dan mengesahkan bahawa tuntutan bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih yang dikemukakan oleh pegawai adalah teratur dan mematuhi syarat yang ditetapkan; Menyemak dan memastikan semua dokumen disertakan dengan lengkap sebagaimana senarai semak di Lampiran B Memastikan Bahagian/Jabatan mempunyai peruntukan yang mencukupi; Memastikan kelulusan telah diperolehi sebelum pembayaran tuntutan pembelian dan caj bil bulanan alat komunikasi mudah alih dibuat; Merekodkan kelulusan pembelian bantuan alat komunikasi mudah alih di dalam Buku Perkhidmatan Kerajaan pegawai; dan Menyediakan sistem rekod yang teratur dan sentiasa dikemas kini bagi setiap kemudahan bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih yang diluluskan dan pembayaran caj bulanan yang ditanggung oleh Kerajaan.TARIKH KUATKUASA 419. SPK ini berkuat kuasa mulai tarikh ia dikeluarkan. la hendaklah dibaca bersekali dengan Pekeliling Perbendaharaan WP2.2/2013 - Peraturan Mengenai Kemudahan Alat Komunikasi Mudah Allin. PEMBATALAN 20. Dengan berkuatkuasanya SPK ini, maka SPK Bil. 5 Tahun 2009 adalah dibatalkan. Sekian, terima kasih “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” (TAN SRI DROWADINAH a INT! MOHAMAD) Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia s.k: i. Ketua Setiausaha Il ii, Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia iii, Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan), KPM iv. Timbalan Ketua Setiausaha (Pembangunan Pelajaran), KPM v. Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran, Sektor Dasar dan Pembangunan Pendidikan, KPM vi. Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran, Sektor Operasi Pendidikan, KPM vi, Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran, Sektor Pembangunan Profesionalisme Keguruan, KPM viii. Setiausaha Bahagian Kewangan, Sektor PelajaranLAMPIRAN A BORANG PERMOHONAN KEMUDAHAN BANTUAN PEMBELIAN DAN CAJ BULANAN ALAT KOMUNIKASI MUDAH ALIH [ MAKLUMAT PEGAWAI YANG MEMOHON | Nama (Huruf Besen ara nua Fen No. Kad Pengenalan Jawatan Gred/ Kategori! Kumpulan Jabatan/ Bahagian Jenis Tuntutan: | Pembelian Alat Komunikasi Mudah Aly i Pembayaran Caj Bulanan MAKLUMAT ALAT KOMUNIKASI MUDAH ALIH YANG DIBELI DAN CAJ BULANAN Jenama & Model: [ No. Siti Telefon | Herga Belian’ No. Resit Pembelian: TTarikh Dibel Tuntutan Bantuan (RM): Kelayakan Caj Bulenan (RM) A PENGAKUAN ‘Saya mengaku bahawa i telah menggunakan alat komunikasi mudah alih melebihi dua (2) tahun’; ATAU kerosakan kehilangan alat komunikasi mudah allh bukan disebabkan oleh kecuaian saya"; tuntutan ini dibuat mengixut kadar dan syarat yang ditetapkan di bawah peraturan berhubung I alat komunikasi mudah alih yang sedang berkust kuasa; dan i semua butir tuntutan yang dinyatakan di atas adalah benar. ‘pio yargFeforaan Tarik. Tandatangan Pemohon PENGESAHAN KETUA JABATAN Permohonan ini telah disemak dan disahkan bahawa tuntutan tersebut: (2) memenuhi peraturan sebagaimana kelayakan pegawei dan disyorkan diuluskan; atau (b) tidak memenuhi syarat di bawah Pekelling Perbendaharaan WP 2.212013 dan Surat Pekelling Kewangan Bil. 2 Tahun 2014 serta disyorkan ditolak kerana: Tandatangan Nama / Jawatan KEPUTUSAN PEGAWAl PENGAWAL/PEGAWAI PELULUS Permohonan ini diluluskan / tidak diluluskan. Tarikh Tandatangan Nama / Jawatan:LAMPIRAN B SENARAI SEMAK DOKUMEN YANG DIPERLUKAN UNTUK PERMOHONAN KEMUDAHAN ALAT KOMUNIKASI MUDAH ALIH NAMA PEMOHON NOKIP JAWATAN GRED JAWATAN BAHAGIANIJABATAN KELULUSAN : Pembelian Alat Pembayaran Caj TUNTUTAN BAG = Komunikasi Mudah Alin Bulanan Pasca Bayar/ Tambah Nilai Pra Bayar 1, | Semua dokumen sokongan hendaklah disahkan 2, | Borang Permohonen - Lampiran A (2 salinan) (Tandatangan asal bagi setiap salinan) Surat lantikan ke jawatan sekarang Salinan Kad Pengenatan Tarich kelulusan begi permohonan sebelum ini (Nyatakan tarikh) olals Carta Organisasi yang menunjukkan kedudukan pemohon 7._ | Senarai Tugas Pemohon | Salinan Buku Perkhidmatan Kerajaan bagi tempoh 2 tahun "| sebelum tarikh permohonan Salinan Resit Pembelian - Hendakiah lengkap dengan maklumat berikut: 9, | i Nama Pegawai iv. Harga Betian ji, Jenamaf Model Telefon |_| v. No. Resit Pembetian ii, No. Siti Telefon vi. Tarikh Pembelian 10. | Salinan tempoh jaminan kerosakan alat (atas nama pegawai) ‘Alat Kamunikasi mudah alih yang dibeli mesti mempunyai fungsi 44, | Menerima atau membuat panggilan dan sistem pesanan ringkas | (SMS). Sekiranya tiada dua fungsi berkenaan, kemudahan ini tidak dapat dipertimbangken, 12, | Salinan buku log pemandu bagi tempoh 3 bulan terkini bagi “| tuntutan caj pasca bayar / tambah nilal pra bayar. “Tandakan ¢ pada yang berkaltan EEEREES Dokumen yang tidak diperiukan mengikutjonis tuntutan permohonanLAMPIRAN C CARTA ALIR PERMOHONAN KEMUDAHAN TELEFON MUDAH ALIH BAHAGIAN/JABATAN DI SEKTOR PELAJARAN (SP) Pegawaimengisi borang | permohonan Lampiran A dan melengkapkan dokumen sokongan seperti di Lampiran B pee eeeeeeeeeee eee Kemuka kepada Ketua Bahagian/Jabatan untuk pengesahan eee Kemuka kepada Bahagian Kewangan Layak? Tid2k F Bahagian Kewangan keluarkan surat/memo tidak lulus ¥ Bahagian Kewangan keluar suratimemo kelulusan Sees Bahagian/Jabatan merekod kelulusan di dalam BPK ¥ Pemohon/Bahagian/Jabatan membuat tuntutan di PTJ masing-masing Ya