BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Kata Administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari atas kata ad
dan ministate, kata ad mempunyai art KE atau KEPADA, dan ministate yang
berarti melayani, membantu atau mengarahkan, jadi kata Administrasi dapat
disatukan sebagai suatu kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani,
mengarahkan atau mengatur semua kegiatan didalam mencapai suatu tujuan.
Perkembangan ilmu administrasi yang mulanya bergerak didalam dunia industri
perusahaan, kemudian menjalar kedalam pemerintahan atau Negara, shingga kini
kita mengenal adanya administrasi pada umumnya.
Pendidikan adalah usaha sadar atau suatu aktifitas untuk mengembangkan
seluruh aspek kepribadian manusia yang berjalan seumur hidup dengan kata lain
pendidikan tidak hanya berlangsung dalam kelas tetapi pada diluar kelas,
pendidikan bukan bersifat formal saja tetapi mencakup pula non formal.
1.2 Rumusan Masalah
1.
2.
3.
4.
5.

Apakah arti, fungsi dan ruang lingkup tata usaha sekolah?

Bagaimanakah organisasi pengelolaan surat menyurat?
Apasajakah pedoman pengelolaan surat masuk?
Apasajakah pedoman pengelolaan surat keluar?
Apasajakah pedoman penataan berkas surat dinas?

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Arti, Fungsi dan Ruang Lingkup Tata Usaha Sekolah

Inti dari kegiatan-kegiatan tata usaha mencakup 6 pola perbuatan (fungsi),
yaitu:
1. Menghimpun: yaitu kegiiatan-kegiatan mecari data mengusahakan
tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada, sehingga siap
untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
2. Mencatat: yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis
keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat
dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern
maka dapat termasuk alat-alat perekam suara.
3. Mengolah: yaitu bermacam kegiatan mengerjakan keteranganketerangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih
berguna.
4. Meggandakan: yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan
alat.
5. Mengirim: yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat
dari satu pihak kepada pihak lain.
6. Menyimpan: yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di
tempat yang tertentu yang aman.
Sedangkan pengertian tata usaha menurut Pedoman Pelayanan Tatat Usaha
untuk Perguruan Tinggi sebagai berikut: Tata usaha ialah segenap kegiatan
pengelolaan surat-menurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat,
mengolah, mengadakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang
diperlukan oleh organisasi. Tata usaha merupakan salah satu unsur administrasi.
Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu
organisasi tentu mempunyai segi ketatausahaan.
Selanjutnya kantor dimana tata usaha dilaksanakan kini tidak lagi dapat
dipandang sebagai tempat kerja tambahan bagian yang tidak terpisahkan dalam
setiap organisasi yang ingin mencapai suatu tujuan. Jadi, pada pelaksanaan setiap
pekerjaan operatif apapun dan dalam sesuatu organisasi maupun tentu
dilaksanakan tata usaha.
Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan sebagai
berikut:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai
tujuan dari sesuatu organisasi.
2

2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu untuk

membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.
Tata usaha melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan
menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan. Keterangan itu memudahkan
tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan
operatif yang bersangkutan secara lebih baik. Misalnya: tata usaha pada sebuah
rumah sakit, tata usaha ini akan melayani pekerjaan-pekerjaan dokter yang
mengobati pasien-pasien yang dirawat. Dengan menyiapkan kartu-kartu yang
membuat keterangan-keterangan tentang riwayat penyakit, kemajuan dari
pengobatan setiap hari atau obat-obatan yang telah disuntikan dari masing-masing
penderita.
Tanpa kartu pasien itu tidak dapat dokter mengingat semua keterangan
tersebut dan dengan demikian tujuan penyembuhan juga menjadi sulit.
Mengenai peranan pokok yang pertama dari tata usaha ini Litleflield dan
Peterson menegaskan sebagai berikut: Pekerjaan kantor sama sekali tidak dapat
dibandingkan dengan fungsi-fungsi produksi, penjualan, keuangan, teknik,
pembelian, kepegawaian atau fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam sesuatu
orgaisasi tertentu.
Sebaliknya ini adalah suatu proses atau sekelompok proses yang
dipergunakan guna melaksanakan salah satu dari fungsi-fungsi tersebut.
Sumbangannya yang khas ialah menyediakan keterangan yang diperlukan dalam
melakukan salah satu fungsi itu.
Selanjutnya tata usaha membantu pihak pimpinan sesuatu organisasi dalam
membuat keputusan dan melakukan tindakan yang tepat. Pencatatan keteranganketerangan itu selain untuk keperluan informasi juga bertalian dengan fungsi
pertanggung jawaban dan fungsi kontrol.
Akhirnya tata usaha juga mempunyai perncanaan melancarkan kehidupan
dan perkembangan sesuatu organisasi dalam keseluruhannya karena fungsinya
sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
Ruang lingkup
Pada hakikatnya, administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan
pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi untuk digunakan
sebagai bahan keterangan bagi pimpinan.

Surat memegang peranan penting dalam organisasi sekolah karena ternyata

tidak hanya berfungsi sebagai alat tata usaha, melaikan juga berfungsi sebagai alat
dan bukti komunikasi/ informasi.
Berbicara tentang surat, maka dapat kita tinjau melalui jenis surat:
1. Surat Dinas
2. Nota Dinas
3. Memorandum (memo)
4. Surat Pengantar
5. Surat Kawat
6. Surat Keputusan
7. Surat Undangan
8. Surat Instruksi
9. Surat Tugas
10. Surat Pengumuman
Dalam pembahasan lebih lanjut akan diuraikan satu persatu mulai dari surat dinas,
nota dianas, memorandum, surat pengantar, surat kawat, surat keputusan, surat
undangan, surat instruksi, surat tugas, surat pengumuman,mulai dari susunan,
penyusunan, dan pengetikan sampai model surat.
1. Surat dinas
Pada dasarnya membuat surat sama dengan mengarang. Karenanya
maka semua ketentuan mengenai kerangka dan komposisinya berlaku juga
untuk surat.
Ketentuan-ketentuan itu antara lain:
a. Penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar harus dilakukan.
b. Gaya bahasa dalam surat hendaknya sederhana, sopan, tegas, dan
menarik.
c. Sejauh mungkin dikurangi penggunaan kata asing, kecuali memang
belum ada pada namanya dalam Bahasa Indonesia.
Susunan
Susunan surat dinas terdiri dari tiga bagian, yaitu:
a. Kepala Surat
1. Sesuai dengan instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
No. 20/ 0/ 1976. Kepala surat untuk surat-surat yang dibuat oleh
sekolah terdiri atas tiga baris, yaitu:
Baris pertama: Tulisan Departeman Pendidikan dan
Kebudayaan (ditulis dengan menggunakan huruf besar semua).
4

Baris kedua: Tulisan Sekolah diikuti dengan jenis dan

tingkatannya.
Baris ketiga: Alamat.
Kepala surat ini dapat dicetak pada blangko kertas paling atas.
Disebelah kiri diberi dengan simbol Departeman Pendidikan dan
Kebudayaan, yaitu yang bertuliskan Tut Wuri Handayani.
2. Nomor Surat
Pembukaan tentang nomor surat itu dituangkan dalam instruksi
Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia
Nomor 7/ 0/ 1977 Tanggal 31 Maret 1977.
Nomor surat untuk sekolah terdiri dari:
a. Nomor urut surat.
b. Nomor kode sekolah, yang terdiri atas: Nomor kode kantor
wilayah, kantor kabupaten atau kantor kecamatan.
Nomor kode urut wilayah di mana sekolah itu bernaung.
Kode urut sekolah, yang lebih jauh ditetapkan oleh kantor
wilayah yang bersngkutan.
c. Kode prihal surat.
d. Kode tahun.
Untuk nomor kode kantor wilayah ditetepkan dengan
angka satu romawi (I) untuk nomor kode kantor kabupaten
adalah angka dua romawi (II), dan untuk nomor kode
kecamatan adalah angka tiga romawi (III).
Sedangkan untuk nomor kode tahun, cukup dituliskan
dengan dua angka terakhir dari tahun yang bersangkutan.
Contoh nomor surat selangkapnya menjadi sebagai berikut:
027/104.X/F83
Nomor urut surat keluar
Kode kantor wilayah
Kode urut Kantor Wilayah Provinsi Jawa Timur
Kode urut salah satu Sekolah Menengah di Provinsi Jawa
Timur
Kode prihal: Ketatausahaan
Kode tahun 1983
3. Sifat surat
Sifat surat dapat dibedakan menjadi:
a. Surat Rahasia: Dibedakan menjadi sangat rahasian dan
rahasia. Sangat rahasia: dipakai untuk dokumen, naskah dan
surat yang sangat erat hubungannya dengan keamanan
negara, yaitu apabila disiarkan secara tidak sah dan jatuh

ketangan yang tidak berhak, dapat membahayakan

keamaman negara.
Rahasia: Dipakai untuk dokumen, naskah dan surat yang
apabila disiarkan secara tidak sah atau jatuh ketangan yang
tidak berhak dapat merugikan kepentingan martabat pejabat
dan perguruan tinggi yang bersangkutan.
b. Surat penting: ialah surat yang isinya mengandung
mengikat, memerlukan tindak lanjut dan mengandung
informasi yang diperlukan dalam waktu lama.
c. Surat biasa: ialah surat yang informasinya tidak penting,
tidak memerlukan tindak lanjut. Sifat surat dinyatakan
dengan cap, diletakkan di tempat kosong di bagian atas isi
surat.
4. Lampiran
Lampiran merupakan lembaran atau berkas yang diikutsertakan
bersama surat dan untuk menunjukkan jumlah macam, nama
dari bahan yang disertakan atau mungkin juga permasalahannya.
5. Hal
Hal adalah isi singkat yang mencerminkan inti surat keseluruhan
secara ringkas dan jelas.
6. Alamat
Alamat adalah nama pihak atau instansi yang dituju pengirim
surat. Pada kertas surat unsur-unsur alamat yang ditulis hanya
pejabat, jabatan dan kota tempat pejabat instansi yang
bersangkutan.
Pada amplop unsur-unsur tersebut dilengkapi dengan jalan,
gang, nomor, gedung lantai berapa, dan sebagainya, dan yang
terakhir kota dan provinsinya.
Kota dan provinsi pada amplop dibubuhkan dengan huruf besar
semua. Untuk perhatian dipergunakan apabila masalahnya
cukup dapat diselesaikan oleh pejabat yang tersebut dalam u.p.
tanpa menentukan penentuan kebijaksanaan langsung dari
pimpinannya.
b. Isi surat
Isi surat terdiri dari:
1. Pendahuluan, yaitu kalimat pembukaan isi surat dan tulisan
secara singkat dan jelas.
2. Isi pokok, yakni uraian dari inti isi surat.
3. Penutup, yakni kalimat yang mengakhiri isi surat.
c. Penutup
Bagian terakhir dari sebuah surat, yang biasanya juga disebut
dengan istilah kaki surat. Ketentuan tentang cara penulisan diatur
sebagai berikut:
6

2.

1. Nama instansi dan nama jabatan pejabat penandatangan yang

bersangkutan.
2. Nama terang penandatangan diketik dengan huruf besar tanpa
diberi kurung buka dan kurung tutup dan tidak diberi garis
bawah.
3. Nomor Induk Pegawai (NIP), ditulis dengan huruf besar di
bawah nama terang penandatangan.
4. Kata Tembusan, yakni tindasan dari surat asli, diketik dengan
huruf besar semuanya dan tidak diberi garis bawah, kemudian
diikuti dengan titik dua jika yang ditembusi lebih dari satu
alamat.
5. Sedang cap dinas dibubuhkan dengan menyinggung sedikit pada
tanda tangan.
6. Pengiriman tembusan surat dibatsi hanya kepada pejabat atau
instansi yang benar-benar memerlukan dalam rangka
penyelesaian masalah yang tercantum dalam surat tersebut.
7. Penggunaan singkatan A.n dan U.b.
A.n (atas nama) dipergunakan jika yang berwanang
menadatangani surat telah mengusahakan kepada pejabat
singkat
dibawahnya.
Akan
tetapi
pada
asasnya
pertanggungjawabannya tetap ditangan yang memberikan kuasa.
Pejabat yang menandatangani dapat diminta untuk
mempertanggungjawabkan tentang isi surat oleh yang memberi
wewenang.
U.b (untuk beliau) dipergunakan jika yang diberi kuasa memberi
kuasa kepada pejabat satu tingkat di bawahnya dalam masalahmasalah yang rutin menjadi tanggung jawabnya
8. Surat dinas yang terdiri dari satu halama, lemabar pertamanya
menggunakan
kertas
berkepala,
halaman
berikutnya
menggunakan kertas tidak berkepala. Pemotongan kalimat ini
dipindahkan ke halaman berikutnya diusahakan tidak mengenai
hanya bagian kaki suratnya saja.
Nota dinas
Nota dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan antar
pejabat atau unit organisasi di lingkungan (dalam-intern) depatemen yang
sifatnya meninta penjelasan dan keputusan.
Susuna
Susunan nota dinas terdiri dari tiga bagian:
a. Kepala nota dinas terdiri dari:

1. Nama instansi
2. Kata Nota Dinas
3. Nomor
4. Kepada
5. Dari
6. Hal
7. Tanggal,bulan, dan tahun
b. Isi nota
Isi nota pada dasarnya sama dengan surat dinas hanya lebih
singkat tetapi jelas.
c. Kaki nota terdiri dari:
1) Nama jabatan pejabat yang mengirim nota, disusul dengan
tandatangannya.
2) Nama terang (tidak perlu disusul dengan NIP).
3) Tembusan.
Model
a. Ukuran kertas: Kwarto (8,5 x 11 inci atau 21 x 29 cm)
b. Jenis kertas: HVS untuk surat asli, (kertas tembus atau doorslag
untuk tembusan)
c. Warna kertas: Putih.
3. Memorandum (memo)
Memorantum, merupakan salah satu alat komunikasi di lingkungan
lembaga, yang bersifat penyampaian tidak resmi, memo dapat ditulis tangan
dan diketik.
4. Surat Pengantar
Surat pengantar adalah surat yang dipergunakan untuk mengantarkan
sesuatu. Adapun bentuknya dapat berupa surat-surat biasa atau lembar
formulir.
Susunan
Pada surat pengantar yang berbentuk surat biasa baerlaku ketentuanketentuan seperti yang berlaku untuk surat dians. Sedangkan surat pengantar
yang lainnya, yaitu yang berkolom-kolom seperti contoh terlampir.
Model
a. Ukuran kertas: 0,5 folio (103/4 x 133/4 cm)
b. Jenis kertas: bebas
c. Warna: putih

5. Surat edaran
Surat edaran merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada
pejabat-pejabat tertentu tanpa membuat sesuatu kebijaksanaan pokok,
melainkan hanya memebrikan penjelasan atau petunjuk-petunjuk tentang
cara pelaksanaan sesuatu peraturan atau perintah yang telah ada.
6. Surat undangan
Surat undangan merupakan surat pemebritahuan yang meninta agar
yang bersangkutan datang pada waktu, tempat dan acara yang ditentukan.
Model:
a. Ukuran kertas: Kwarto (8,5 x 11 inci atau 21 x 29 cm)
b. Jenis kertas: HVS
c. Warna kertas: putih
2.2 Organisasi Pengelolaan Surat-Menyurat
Dalam organisasi pengelolaan surat menyurat akan dikenal petugas
penghimpun (penerima), penyortir, pencatat, pengarah, dan penata arsip.
Pembagian tugas penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, dan
penata berkas secara umum dalam pengurus surat masuk, diatur sebagai berikut:
a. Penerima bertugass:
1. Menerima surat.
2. Memeriksa jumlah dan alamat surat.
3. Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/ lembar
pengantar surat.
4. Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta
kesahan surat.
5. Meneruskan surat kepada penyortir.
b. Penyortir, bertugas:
1. Menerima surat masuk.
2. Mengelompokan surat ke dalam kelompok surat dinas dan kelompok
surat pribadi.
3. Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat.
4. Membuka surat dianas berdasarkan jenis surat penting dan surat
biasa, dan tidak boleh membuka jenis surat rahasia (tertutup) dan
surat pribadi.
5. Meneliti lampiran surat.
6. Membukukan tanda penerimaan pada setiap surat.

c.

d.

e.

f.

7. Menyampaikan surat yang telah terbuka atau yang massih tertutup

kepada pencatat surat dengan melampirkan amplopnya.
Pencatat, bertugas:
1. Menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti.
2. Mencatat surat tersebut kepada pengantar surat, kartu kendali,
lembar pengantar surat rahasia.
3. Menyampaikan surat di atas setelah dilampiri lembar pengantar dan
kartu kendali kepada pengarah.
Pengarah, bertugas:
1. Menerima, meneliti surat yang sudah dilampiri lembar pengantar
atau kartu kendali, untuk diarahkan dengan menunjukkan siapa
pengolah surat.
2. Menyampaikan surat di atas kepada pengolah, dengan melalui
petugas tata usaha pengolah.
3. Menyimpan arsip kartu kendali (1 lembar)
Pengolah, bertugas:
1. Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan
memberikan disposisi pada lembar disposisi yang tyersedia.
2. Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui
petugas tata usaha yang ditempatkan padanya. Dalam pengendalian
ini disertakan tindasan pengendalian surat dan lembar-lembar
pengantar surat. Sedang surat rahasia hanya lembar pengantarnya
saja yang dikembalikan.
Penata arsip, bertugas:
1. Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan
pada almari berkas sesuai dengan sistem klassifikasi yang berlaku.
2. Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya.
3. Mengirim kartu kendali lain kepada pengolah, sebagai bukti bahwa
surat yang telah diolah sudah disimpan di bagian arsip.

2.3 Pedoman Pengelolaan Surat Masuk

Peneglolaan surat masuk dapat digolongkan menurut penggolongan jenis
surat.untuk mudahnya maka pengelolaan surat dapat dilakukan secara sederhana
berdasarkan tiga golongan sebagai berikut:
a. Surat Penting
Surat penting adalah semua surat yang mengemukakan masalahmasalah pokok yang mempengaruhi langsung atau pun tidak langsung
terhadap berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi. Surat yang
termasuk golongan ini, kegunaanya akan bbertahan relatif agak lama,
tidak sekali selesai lalu dibuang.

10

Yang termasuk golongan ini antara lain:

Semua surat yang menyangkut kebijaksanaan pokok organisasi.

Semua surat yang menyangkut kebijaksanaan pelayanan
kepegawaian, keuangan peralatan, perencanaan dan lain-lain.
Semua surat yang jika informasi yang dikemukakannya tidak
diketahui atau tidak sampai kepada yang bersangkutan akan
menimbulkan kerugian organisasi.
b. Pengurusan Surat Penting
Semua surat masuk jenis ini harus diserahkan kepada satuan kerja
pengarah untuk diproses. Ketika surat diterima oleh satuan kerja
pengarah ini seterusnya oleh pengarah dilampiri 3 lembar kartu kendali
dan satu lembar diposisi. Ketiga kartu kendali itu dikolom-kolomnya
kemudian diisi. Lembar pertama ditinggal pada pengarah, lembar kedua
dan ketiga disampaikan kepada satuan kerja pengolah untuk diminta
tanda tangan. Lembar ketiga ditinggal dissatuan kerja pengolah, lembar
kedua kembali ke pengarah untuk disimpan di penata arsip.
c. Batas Waktu Penyelesaian Surat
Setiap surat masuk dan yang keluar harus diselesaikan dalam
batas waktu tertentu. Demikian pula kapan setiap surat harus dijawab
(dibalas), ditentukan batas waktunya. Sebagai kode etik persuratan
dinas batas waktu surat harus dapat diselesaikan dalam waktu 3 hari.
Surat yang tidak dapat dijawab atau diselesaikan dalambatas
waktu yang ditentukan, karena memerlukan perlengkapan informasi
(data) yang cukup banyak, hendaknya dibahas terlebih dahulu dengan
kartu pos yang berkop yang menyatakan bahwa jawabannya yang
lengkap, belum bisa dikirim saat itu karena masih memerlukan
penyelesaian dan atau kelengkapan lebih lanjut.
d. Surat Rahasia dan Pribadi (Tertutup)
1. Surat rahasia yang biasnya beramplop dua dan surat pribadi ini
pemrosesannya dilakukan dalam keadaan tertutup kepada si alamat.
Surat rahasia tidak boleh dibuka oleh penerima surat. Surat ini
harus disampaikan kepada pimpinan dalam keadaan masih
terbungkus oleh sampulnya (yang dalam). Surat pribadi ialah jika
surat tersebut disampilnya tercantum macam-macam dari pribadi
walaupun disertai jawaban formalnya.
2. Pengurusan surat tertutup.

11

Surat tertutup ini ada dua macam, yakni pribadi ddan

rahasia. Surat surat pribadi langsung diberikan kepada masingmasing pribadi tanpa diproses seperti surat penting. Jika nanti durat
pribadi tersebut ternyata bersifat dinas kemudian dilihat termasuk
penting atau biasa. Kalau penting maka pengurusannya seperti
surat penting dengan menggunakan kartu kendali. Surat rahasia,
penyampainannya tetap dengan sampul tertutup (yang dalam) dan
tidak mempergunakan kartu kendali melainkan dengan lembar
pengantar.
e. Surat Biasa
1. Surat biasa, adalah surat yang tidak tergolong penting dan bukan
rahasia, juga bukan surat pribadi. Saat ini kegunaanya relatif singkat
dan tidak perlu disimpan.
Contoh: surat biasa, surat undangan rapat, pembukaan, seminar,
ceramah, pengguntingan pita dan sebagainya.
2. Pengurusan surat biasa sama seperti pengurusan surat tertutup
rahasia. Hanya bedanya, lembar pengantarnya disebut lembar surat
rutin.
Identitas surat biasa ini secara lengkap dapat diketahui
sebelummnya. Karena itu dapat dicatat secara lengkap pula dalam
lembar pengantar.
2.4 Pedoman Pengelolaan Surat Keluar
Yang dimaksud dengan surat keluar adalah semua surat yang dibuat oleh
suatu instansi atau unit kerja yang ditujukan atau dikirimkan kepada instanssi atau
seseorang. Proses pengurusan surat keluar melalui beberapa tahap seperti:
pembuatan konsep, pengetikan,pencatatan identitasnya, penandatanganan,
pengiriman, penyimpanan arsip.
1. Pembuatan Konsep
Semua surat keluar konsepnya dibuat oleh satuan kerja pengolah.
Sesuai dengan instruksi Mentri Pendidikan dan Kebudayaan No. 16/ 0/
1976, tanggal 29 November 1976 bentuk konsep itu telah dibakukan
dalam bentuk lembar konsep surat.
Sesudah konsep dibuat, pembuat konsep menadatangani konsep
ditempat yang tersedia dalam lembar konsep surat dan mengemukakan
konsep kepada pejabat lain yang tersebut dalam lembar konsep untuk
dimintakan persetujuan. Kemudian konsep yang telah disetujui,
diteruskan kepada petugas yang mengurusi agenda surat keluar untuk

12

memperoleh nomor. Langkah selanjutnya konsep diserahkan kepada

pimpinan tata usaha untuk diketik menjadi surat dinas.
2. Pengetikan Surat
Pimpinan tata usaha menugaskan kepada petugas urusan tata surat
untuk mengetik. Kemudian setelah menjadi surat dinas dicatat
identitasnya dan selanjutnya diserahkan kepada penjabat yang
berwenang menandatangani untuk ditandatangani.
3. Penandatanganan Surat
Surat yang sudah ditandatangani itu dibubuhi cap jabatan pada
sebelah kiri tanda tangan dengan menutupi sedikit tanda tangan
tersebut. Setelah ditandatangani oleh pejabat tersebut surrat itu
dikembalikan kepada pimpinan tata usaha untuk diproses.
Dalam proses ini surat tembusan dan konsep surat sebagai arsip
bersama kartu kendali lembar ke-2 dan ke-3 diserahkan kepada satuan
kerja pengolah. Setelah kartu kendali ditandatangani oleh pejabat satuan
kerja pengolah, lembar ke-2 kembali ke petugas penata arsip. Lembar
pertama disimpan oleh pimpinan tata usaha sebagai pejabat pengarah
surat. Kartu kendali lembar ke-3 bersama tembusannya disimpan oleh
satuan kerja pengolah.
4. Pengitiman Surat
Setelah surat ditandatangani kemudian dilakukan penyelesaian
sehingga siap untuk dikirim. Surat aslinya kemudian dikirim keluar
oleh petugas ekspedisi.
Yang perlu diperhatikan sebelum surat dikirim ialah:

Alamat, alamat yang ada pada sampul harus sama dengan alamat
surat.
Sampul dibubuhi dengan cap instansi. Selain itu dapat pula
dibubuhi lagi dengan cap lain yang menunjukan sifat surat
misalnya segera cap itu dibubuhkan pada sebelah kiri sebelah
atas cap jabatan.

Khusus surat rahasia dimasukan ke dalam sampul rangkap dua.

Pada sampul luar diberikan alamat, cap dan nomor surat, sedang sampul
yang di dalamnya hanya dibubuhi cap rahasia.

13

Ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat yang

memuat tentang:

Nomor surat
Tanggal pengiriman
Alamat surat
Tandatangan penerima surat atau stampel pos dan tanggal
diterima
Keterangan (bila perlu)

Pengiriman surat dilakukan melalui tiga kemungkinan yaitu:

a. Pengaruh, untuk surat-surat dalam kota
b. Kantor pos, untuk surat-surat luar kota
c. Biro ekspedisi swasta, untuk surat-surat di luar kota

5. Penyimpanan Arsip
Arsip surat yang telah dikirim diberikan kepada petugas yang
bertanggung jawab untuk menyimpan agar mudah ditemukan kembali.
Dengan demikian, proses pengelolaan surat keluar selesai.
2.5 Pedoman Penataan Berkas Surat Dinas
Penata berkas surat dians dalam organisasi atau lembaga merupakan bagian
dari keseluruhan pengelolaan surat baik masuk maupun keluar. Penataan berka
surat ini mengarah ke penyimpanan dan merupakan kegiatan lanjutan setelah surat
tersebut diselesaikan oleh satuan kerja pengarah. Untuk terbitnya penyimpanan itu
perlu diikuti cara-cara yang dituangkan dalam bentuk pedoman.
a. Sistem Penataan Berkas
Untuk menuju ke arah penataan yang sistematis para petugas
kearsipan wajib memahami hal-hal sebagai berikut:
1. Pengertian
Yang dimaksud dengan berkas atau lazim disebut arsip adalah
segala surat, naskah, warkat, dan sejenisnya yang dihasilkan dan
diterima oleh lembaga. Baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok.
Dari pengertian tersebut, terdapat bagian kalimat bentuk corak

14

apapun maksudnya baik yang tertulis atau didengar seperti hasil

rekaman, maupun yang dapat dilihat seperti film, gambar, peta, foto,
dan sebagainya. Kata kelompok maksudnya adalah naskah yang
informasinya (isinya) berkaitan satu sama lain yang dihimpun dalam
sati berkas mengenai naskah yang sama.
2. Fungsi
Menurut fungsinya berkas ataupun arsip dibedakan sebagai
berikut: arsip dinamis ialah berkas yang masih dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau
dalam penyelenggaraan ketatausahaan.
Arsip dinamis selanjutnya dibedakan menjadi:
Arsip aktif ialah berkas yang masih dipergunakan terus menerus bagi
kelangsungan pekerja lembaga.
Arsip semi akrif ialah berkas frekuensi penggunaannya sudah mulai
menyrun.
Arsip in-aktif ialah berkas yang tidak dipergunakan lagi secara teusmenerus dan hanya dipergunakan sebagai referensi.
Arsip statis ialah berka yang tidak dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan, pelaksanaan kegiatan maupun penyelenggaraan
pelayanan ketatausahaan.
3. Tugas dan kewajiban
Untuk penyelwnggarakan fungsi tersebut dengan baik, maka
petugas penata arsip mempunyai kewajiban sebagai berikut:
Menyimpan berkas surat dinas
Memelihara dan mengendalikan berkas surat dinas
Pemusnahan surat dinas yang tidak diperlikan lagi
Penemuan kembali berkas surat dinas.
4. Klasifikasi
Kalsifikasi merupakan sarana dan juga kegiatan untuk
mengolong-golongkan berkas/surat, disesuaikan dengan fungsi dan
kegiatan sekolah.
Supaya efektif diperlukan syarat-syarat sebagai berikut:

15

Harus ditulis
Penggolongan masalah
Perinciannya tidak teralalu terurai
Istilah untuk masalah singkat tetapi mampu memberikan
pengertian luan dan mudah dipergunakan secara teknis ilmiah
tertentu.
Dilengkapi dengan indek subjek yang disusun secra alphabetis.
Dilengkapi dengan kodeb baik huruf maupun angka. Misalnya
penggolongan maslah kepegawaian yang mendapat kode C.

Yang penting klasifikasi itu hendaknya dibakukan secara resmi

oleh sekolah yang bersangkutan sehingga dapat dipergunakan secara
tepat walaupun petugsnya berbeda-beda.
b. Penyusunan dan Penyimpanan
1. Penyusunan
Yang dimaksud dengan penyususna adalah usaha menerbitkan
kumpulan dengan cepat apabila diperlukan. Jadi kegiatan ini tidak
hanya sekedar membuat kumpulan berkas atau arsip itu rapi dan
sistematis, tetapi juga harus sesuai dengan pola klasifikasinya yang
telah ditentukan.
2. Penyimpanan
Proses penyimpanan (filling). Sebelum surat disimpan dengan
file, beberapa tindakan tertentu harus dilakukan untuk menjamin
kecepatan dan ketelitian.
Tindakan tersebut ialah:
a. Pemberian relase mark (pemeberian tanda pelepas atau tanda
penggung jawab)
Suatu surat dapat di file oleh petugas filling bila pada surat itu
sudah dibubuhi cap, paraf atau tanda lain, asal saja dapat
dikenal oleh juru simpan sebagai tanda yang sah. Ada kalanya
surat-surat itu tidak perlu dijawab, surat demikian cukup
diberikan TPD = tidak perlu dijawab (NRR = no replay
required).
b. Tanda bagaimana harus disimpan (coding)
Sebuah surat yang hendak disimpan diberi tanda-tanda
tertentu (coding). Ini dilakukan dengan memberi garis bawah
suatu nama atau subjek yang terdapat dalam surat itu.

16

c. Penggolongan (sorting)
Sorting merupakan langkah pertama untuk memasukkan
surat-surat pada tempatnya. Surat-surat disortir di dalam bak,
sesuai dengan sistem yang dipakai cara ini untuk
memudahkan dan sebagai persiapan memasukkan surat ke
dalam folder (map).
d. Prosedur penyimpanan (storage)
Surat yang telah diteliti, disortir disiapkan dalam bak, segera
dipindahkan masuk kedalam folder (map) yang bersangkutan
(sesuai dengan kodenya). Cara memasukan kedalam folder
adalah sebagai berikut:
Muka surat menghadap kedepan folder
Kepala surat harus disebelah kiri
Disimpan menurut urutan tanggal (yang baru berada di
depan)
Arsip jawaban surat dijepitkan pada surat yang
bersangkuan.
Sasaran yang diperlukan untuk menyimpan berkas atau arsip,
yaitu:
a. Folder atau map ialah alat untuk menyimpan berkas atau
arsip.
b. Filling cabinet, untuk menempatkan folder dan guide.
c. Guide ialah petunjuk penumpanan berkas sesuai dengan pola
klasifikasi.
d. Rak arsip.
e. Kotak kartu kendali.
3. Pengambilan
Ada kalanya berkas atau surat yang telah disimpan, diperlikan
kembali. Maka surat harus dikeluarkan lagi dari tempat
penyimpanannya. Untuk itu pejabat yang memerlukan diwajibkan
untuk mengisi formulir tanda pinjam. Formulir ialah yang akan
memerlukan berkas yang sama, dan juga menunjukkan bahwa berkas
tersebut dipinjam atau digunakan.
4. Pengembalian
Setiap pejabat meminjam arsip wajib mengembalikan tepat pada
waktunya ialah pada hari dan tanggal yang dicantumkan pada formulir
pinjaman. Apabila karena sesuatu hal arsip tersebugt belum dapat
dikembaolak,
pejabat
peminjam
memberitahukan
kepada
17

penaggungjawab kearsipan. Semuanya itu guna menjaga agar jangan

sampai sesuatu berkas/arsip lepas dari ppengawasan. Berkas yang
sedang dipinjam untuk digunakan informasinya, tempat kedudukannya
dalam keseluruhan sistem kearsipan digantikan oleh kartu pinjam arsip.
c. Pedoman Penyusunan Berkas Surat
Ketentuan perundangan yang berlaku mengenai kearsipan telah diatur dalam
Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan, yang
dimuat dalam Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 1971, nomor 32.
Peraturan mengenai kearsipan yang membuat pokok-pokok masalah yangv
berkaitan dengan:

Pengarsipan dan fungsi arsip

Tugas pemerintah
Organisasi
Kewajiban kearsipan

Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 perlu dilengkapi dengan pedoman

penyususna berkas surat. Tata cara penyusunan sebagai bagian yang termasuk
dalam kearispan itu dimaksudkan untuk mencegah pembocoran dan juga untuk
menghindakan terjadinya kemacetan di dalam administrasi.
1. Pedoman penilaian berkas surat
Sebelum dilaksanakan penyusunan perlu diadakan penilaian berkas
surat dimaksud. Berkas surat menurut fungsi dan kegunaannya dapat
digolongkan menjadi berkas surat dinamis dan berkas surat statis.
a. Penggolongan berkas surat dinamis
Berkas surat dinamis digolongkan menjadi:
1. Berkas surat aktif, berkas-berkas surat yang masih sering
dipergunakan bagi kelangsungan kerja dan masih dikelola oleh
unit pengolah.
2. Berkas surat semi aktif, berkas yang frekuensi penggunaannya
sudah mulai menurun dan masih dikelola oleh unit pengolah.
3. Berkas surat in-aktif, berkas-berkas surat yang jarang digunakan
dalam proses pekerjaan sehari-hari dan dikelola oleh peyimpanan
berkas.
b. Pemindahan berkas surat

18

Pemindahan berkas surat dari file ke aktif in-aktif sebaliknya diatur

dengan cara tertentu.
Pada umumnya ada dua cara, yaitu:
1) Pemindahan secara berkala
a. Satu kali dalam waktu tertentu
b. Dua kali dalam jangka waktu tertentu
c. Atas dasar waktu minimum/ maksimum
2) Pemindahan secara teus-menerus
Pemindahan berkas berkala in-aktif tidak didasarkan atas jangka
waktu tertentu dari file aktif ke file in-aktif, melainkan secara
terus-menerus. Cara pemindahan berkas ini dilaksnakan bila
mengenal suatu massalah (subkjek), misalnya masalah
kepegawaian, keuangan, perlengkaran, data statistik.
2. Masa berlakunya arsip
Salah satu masalah penting lainnya yang perlu mendapat perhatian
ialah:
a. Penentuan jangka waktu berlakunya sesuatu arsip.
b. Penentuan jenis yang mana dan kapan sesuatu arsip boleh
dimusnahkan.
Hal ini merupakan tanggung jawab pimpinan kearsipan, yang
merupakan kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam jengka
penyelenggaraan kegiatan administrasi. Hal ini bertalian dengan klasifikasi,
distribusi atau diposisi dari arsip untuk menetukan:
a. Arsip mana yang berlaku adil
b. Arsip mana yang berlaku dalam jangka waktu tertentu.
c. Arsip mana yang harus dimusnahkan segera.
3. Proses penghapusan berkas ssurat
Proses penghapusan berkas surat dilakukan dengan cara pembentukan
panitia, diikuti dengan berita acara pembuatan inventaris data arsip. Panitia
dibentuk dengan mengikutsertakan segala unsur yang berkepentingan dan
berwenang, yaitu pejabat-pejabat yang banyak sangkut pautnya dengan
penggunaan arsip ditambah wakil dari kepolisian dan kerjasama setempat.
Dalam hali ini arsip nasional cukup diberitahu dengan mengirimkan daftardafrtar yang akan dimusnahkan.

19

Setiap pelaksanaan penghapusan berkas surat, dibuat daftar usul

pemusnahan berkas surat dan berkas surat yang akan dimusnahkan harus
dibuat berita acaranya.
Inventaris data arsip yang dimusnahkan dituliskan bertutut-turut
menurut bidang masalahnya, macam warkat, pembuatan berkas, jumlah
satuan dan keterangan tentang perusahaan.

BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Ruang lingkup administrasi pendidikan disekolah berperan penting dalam
mewujudkan suatu arah dan landasan etis yang diperoleh dari kemampuan
klimaks suatu staf / instansi dalam menghadapi pengadministrasian yang
menjunjung nilai-nilai daripada kegiatan kerjasama yamg dilakukan oleh sejumlah
orang untuk mengarahkan, melayani secara sistematis dan universal dalam
mencapai tujuan yang efektif dan fesien terutama dalam administrasi pendidikan
dilingkungan sekolah yang mengarah kedepannya untuk mencapai yang terbaik
dan dapat diterima oleh masyarakat luas.
3.2 Saran
Untuk mewujudkan administrasi pendidikan disekolah diperlukan kerjasama
tiap golongan maupun masyarakat dan didukung pula oleh perwujudan sejumlah
pihak yang terlibat didalamnya, maka dari itu makalah ini hadir bukan tanpa cela,
maka dari itu pembuat dari makalah ini menyadari bahwa makalah ini masih jauh

20

dari kesempurnaan, maka dari itu saya harapkan adanya kritik dan saran yang
sifatnya membangun demi perbikan dan kesempurnaan dari makalah ini.

DAFTAR PUSTAKA
Daryanto, H. M. Administrasi Pendidikan. Jakarta: Rineka Cipta, 2011
http://syukurpaskemstai.blogspot.com/2013/01/pengertian-tujuan-dan-fungsi.html

21