Bab II
Kesimpulan Audit
Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat
menyimpulkan sebagai berikut:
Kondisi:
1. Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan (terutama untuk produk berbahan dasar sutra
yang masih diimpor) sering tidak tepat, sehingga kedatangan bahan baku sering terlambat.
Dari catatan penerimaan bahan baku 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan baku sebanyak
15% dari kebutuhan produksi, sehingga proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas
90% dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai jadwal
pengiriman yang ditetapkan.
2. Karena proses produksi harus terus berjalan, supervisor memerintahkan untuk memproduksi
terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik, walaupun belum
waktunya diproses, yang menyebabkan terjadinya penumpukan persediaan rata-rata sampai
15% untuk produk nonsutra.
3. Jadwal pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya, sehingga pada
saat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap karena masih diperbaiki, yang
berakibat terjadinya waktu tunggu rata-rata 1 jam setiap hari.
4. Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan yang
sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah ditetapkan,
yang menyebabkan tertundanya pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk
setiap pesanan.
5. Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak disesuaikan dengan
terjadinya perubahan pesanan dari pelanggan, yang menyebabkan terhambatnya proses
produksi rata-rata 18 jam dalam seminggu.
Kriteria:
1. Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana penjualan, yang secara ketat menghubungkan
rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi setiap jenis produk.
2. Jadwal produksi harus mampu meminimumkan :
Biaya persediaan, dimana persediaan maksimum 5% dari produksi setiap bulan untuk
setiap jenis barang,
Biaya penyetelan (setup) mesin,
Upah lembur, dan Pengangguran sumber daya.
3. Jadwal produksi harus terintegrasi dengan :
Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan siap dilokasi pabrik 6 jam
sebelum proses produksi dimulai.
Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioperasikan.
Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja sejak pesanan diterima.
4. Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas produksi.
5. Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang lain.
6. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang
diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu
rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.
Penyebab:
1. Beberapa kali terjadi keterlambatan pemenuhan pesanan
2. Saat beberapa komponen mesin dibutuhkan dalam proses produksi sering belum siap karena
masih diperbaiki
3. Perusahaan tidak (belum) memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan
perubahan jadwal produksi jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari pelanggan.
4. Tidak ada mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi, pembelian
bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya keterlambatan
produksi.
Akibat:
1. Laba menurun selama 2 tahun terakhir secara signifikan
2. Pengiriman barang yang terjadwal tertunda rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan
3. Proses produksi terhambat rata-rata 18 jam dalam 1 minggu
4. Terjadi pembatalan pesanan dan beberapa pelanggan dikawasan Timur Tengah menunda
pembayaran sebagai jaminan bahwa perusahaan akan memenuhi pesanan berikutnya.
5. Proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk
memenuhi pesanan pelanggan sesuai dengan jadwal pesanan yang telah ditetapkan.
6. Pasar dalam negeri mengalami penurunan sebesar 7,5% dari volume penjualan tahun lalu
yang mencapai 525 miliar.
Pejabat yang bertanggung jawab:
Direktur Utama dan Manajer Produksi
Bab III
Rekomendasi
Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian
manajemen dimasa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:
1. Kelemahan yang terjadi pada perubahan penjadwalan produksi yang tidak memiliki pedoman
tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan jadwal jika ada tambahan (perubahan)
pesanan dari pelanggan
2. Kelemahan yang terjadi pada bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan
fasilitas yang tidak melakukan mekanisme penyesuaian program
3. Kelemahan yang terjadi pada jadwal pemeliharaan mesin yang tidak selalu tepat dengan
jadwal penggunaannya
Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau
langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.
Rekomendasi:
1. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang
diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu
rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.
2. Perusahaan harus membuat jadwal produksi yang disusun berdasarkan rencana penjualan,
yang secara ketat menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi setiap
jenis produk.
3. Perusahaan harus membuat mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian
produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah
terjadinya keterlambatan produksi.
4. Perusahaan harus membuat jadwal pemeliharaan mesin yang tepat dengan jadwal
penggunaannya
Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen,
tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih
buruk pada Keterlambatan Produksi.
Bab IV
Ruang Lingkup Audit
Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah
Keterlambatan Produksi PT. Serat Sutra untuk periode tahun 2011/2012. Audit kami mencakup
penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen proses produksi, personalia yang
bertugas dalam proses produksi, dan aktivitas proses produksi yang dilaksanakan