Gambaran siklus pembelian dan pengeluaran kas PT X
Dalam proses pembeliannya, PT X telah memiliki standard operating procedure yang dirumuskan secara tertulis. Kebijakan yang diterapkan oleh perusahaan dalam setiap pembelian harus memastikan bahwa semua keputusan pembelian dibuat secara konsisten dan menggunakan prosedur yang ditetapkan, sehingga dapat memberikan nilai terbaik kepada perusahaan. Dalam proses pembeliannya, PT X menggunakan suatu sistem pembelian, persediaan, dan maintanance yang terintegerasi yaitu EMPAC system, dan sistem akuntansi keuangan menggunakan software Peoplesoft. Pihak pihak yang terkait dalam melakukan pengidentifikasian siklus pembelian dan pembayaran di PT X adalah supply chain manager, controller, account payable staff, dan tax accountant. Selain itu diperlukan juga pemeriksaan dokumendokumen terkait dengan siklus pembelian dan pembayaran. 1.
Proses Pembelian
Pembelian material yang dilakukan oleh PT X pada umumnya merupakan pembelian
untuk material yang dibutuhkan dalam aktivitas pengeboran di Rig. Proses pembelian barang dapat dimulai dengan dua hal, yaitu: (1) permintaan pembelian dari departemen pengguna, (2) ketika material di gudang telah mencapai titik maksimum stok (order point). Sebelum meminta material, departemen pengguna akan memeriksa ketersediaan barang di gudang. Jika barang tidak tersedia di gudang, maka supervisor departemen pengguna akan menyiapkan purchase requisition. Jika barang tersedia di gudang, maka departemen pengguna akan langsung meminta barang dari gudang dengan mengisi Log Book. Ketika barang yang ada di gudang telah mencapai tingkat minimum stok, Offshore Material Coordinator (OMC = pihak yang in charge di Gudang Rig Pengeboran PT X) akan membuat purchase requisition. Order point ini akan diupdate setiap minggunya oleh OMC. Permintaan pembelian dalam jumlah berapapun harus mendapat persetujuan dari kepala departemen bersangkutan. Untuk tambahan persetujuan berdasarkan authority limit matrix yaitu: a) permintaan dibawah $10,000 diperlukan tambahan persetujuan dari Offshore Instalation Manager (OIM = manajer yang bertanggungjawab atas aktivitas instalasi aset di Rig pengeboran di PT X.), b) permintaan dengan nilai $10,000 - $50,000 diperlukan tambahan persetujuan dari Rig Manager, c) permintaan dengan nilai $50,000 persetujuan dari District Manager, dan
$100,000
diperlukan
tambahan
d) permintaan diatas $100,000 diperlukan tambahan persetujuan dari Region
Manager.
Setelah purcase recquisition disetujui oleh pihak yang berwenang, kemudian
purchase recquisition dimasukkan ke dalam sistem EMPAC. Sistem EMPAC akan mengecek apakah barang yang diminta telah mempunyai perjanjian harga (price agreement) dengan beberapa supplier. Untuk pembelian barang dimana perusahaan telah mempunyai perjanjian harga dengan supplier, maka tidak perlu dilakukan penawaran (quotation), sistem EMPAC akan secara otomatis membuat purchase order dengan harga yang tertera pada perjanjian dan departemen pembelian akan langsung mengirimkan purchase order ke supplier melalui sistem EMPAC (jika supplier terhubung dengan sistem EMPAC) atau melalui fax/mail (jika supplier tidak terhubung dengan sistem EMPAC).