Anda di halaman 1dari 28

RESIDENSI

UNIT REKAM MEDIS


RS. Dr. SUYOTO
PUSREHAB KEMENTRIAN PERTAHANAN

PROGRAM PASCA SARJA


PROGRAM STUDI ADMINISTRASI RUMAH SA
UNIVERSITAS RESPATI INDONES

STRUKTUR ORGANISASI

Lampiran 1
KARUMKIT

WAKA PELAYANAN
MEDIK

KOMITE MEDIK

WAKA PENUNJ ANG


MEDIK

SPI

Eselon pemimpin
Eselon Pelayanan

Subbag Tata
Usaha

Urusan
Datin

Urusan
Keuangan

Urusan
Umum
Eselon pelaksana

Dept.Rehabilitasi
medik

dept. bedah
anastesi &
ortopedi

Instalasi Gadar
& Siaga
Kesehatan

Dept. obgyn
& anak

Dept. Peny.
Syaraf J iwa,
Ketergantungan
Obat

Dept. mata,
tht, kulkel

Dept. Peny.Dalam,
J antung& Paru

Dept. Gigi &


Mulut

Dept.
Keperawatan

Instalasi
Radiologi

Instalasi
Patologi

Instalasi
Penunjang
Perawatan

Instalasi
farmasi

Dept. Wastif
& Rikkes

17
Kelompok J abatan
Fungsional

18

Peraturan Menteri Kesehatan


republik Indonesia No.
269/menkes/Per/III/2008

Rekam Medis
berisi catatan dan dokumen antara lain
identitas pasien,hasil pemeriksaan, pengobatan
yang telah diberikan, serta tindakan pelayanan
lain yang telah diberikan kepada pasien
Sbg anamnesa,penentuan fisik
laboratorium,diagnosa segala pelayanan dan
tindakan Medis yang diberikan kepada pasien,
dan pengobatan baik rawat inap,rawat jalan
maupun gawat darurat

Sistem Penyelenggaraan Rekam Medis

Sejak pasien diterima


Mendapat pelayanan medis
Pasien di rujuk
Pasien pulang

Tujuan dan manfaat Rekam Medis

aspek
aspek
aspek
aspek
aspek
aspek

administrasi
medis
hukum
penelitian
pendidikan
dokumentasi

Falsafah Rekam Medis

Adalah mencantumkan nilai administrasi


legal, finansial, riset, edukasi, dokumen,
akurat, informatif, dan dapat dipertanggung
jawabkan

Tujuan Rekam medis

adalah untuk menunjang tercapainya tertib


administrasi dalam rangka upaya
peningkatan pelayanan kesehatan di rumah
sakit

Manfaat Rekam Medis secara umum

Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli


lainnya yang ikut ambil bagian di dalam pemberian
pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien.
Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan
yang harus diberikan kepada seorang pasien.
Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan,
penyakit, dan pengobatan selama pasien berkunjung/dirawat
dirumah sakit dr. Suyoto Jakarta.
Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan
evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada
pasien.
Melindungi kepentingan hukum bagi pasien RS dr. Suyoto
Pusrehab Kemhan maupun dokter dan tenaga kesehatan
lainnya.

Manfaat Rekam Medis secara Khusus

Aspek Administrasi. Mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut


tindakan berdasakan wewenang dan tanggung jawab serta tenaga Medis dan
para Medis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
Aspek Medis. Mempunyai nilai medis, karena catatan tersebut dipergunakan
sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan.
Aspek Hukum. Mempunyai nilai hukum, karena menyangkut adanya jaminan
kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum
serta penyediaan bahan tanda bukti penegakkan keadilan.
Aspek Keuangan. Mempunyai nilai uang, karena mengandung data/informasi
yang dapat digunakan sebagai aspek keuangan/anggaran.
Aspek Penelitian. Mempunyai nilai penelitian karena menyangkut
data/informasi yang dapat digunakan untuk penelitian dan pengembangan di
bidang kesehatan.
Aspek pendidikan. Mempunyai nilai pendidikan, karena menyangkut
data/informasi tentang pengembangan kegiatan pelayanan Medis yang dapat
digunakan sebagai bahan/referensi pendidikan profesi.
Aspek dokumentasi. Mempunyai nilai dokumen, karena menyangkut sumbersumber yang harus didokumentasikan yang dipakai sebagai bahan laporan dan
pertanggung jawaban rumah sakit dalam pelayanan pasien

Struktur Organisasi Unit Rekam Medis


RS dr. Suyoto
KEPALA RUMAH SAKIT

KASUBAGTU

KEPALA URUSAN DATA


INFORMASI

SUB KOMITE
REKAM MEDIS

PELAKSANA
REGISTRASI
REKAM MEDIS

KOORDINATOR
REKAM MEDIS

PELAKSANA
KODING&
INDEXING

PELAKSANA
ASSEMBLING

PELAKSANA
FILLING&
RUNNINGBOY

Penanggung Jawab Rekam Medis

Menghimpun, mengestimasi dan memelihara catatan rekam


medis rumah sakit
Menyelenggarakan kegiatan rekam medis
Menyiapkan bahan dalam rangka analisa data
Menyajikan informasi mrngenai rekam medis
Menyusun prosedur standar operasional rekam medis
Merencanakan peningkatan dan kebutuhan SDM di rekam medis
Membuat uraian tugas bagi petugas rekam medis
Membuat dan menentukan jadwal kerja petugas rekam medis
Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan rekam
medissehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat
diselesaikan oleh bawahan
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

Pelaksana Registrasi RM

Melaksanakan registrasi pasien masuk rawat


inap
Pembuatan Kartu Index Utama Pasien (KIUP)
Menerima sensus harian pasien rawat inap
Menerima dokumen rekam medispasien
keluar rumah sakit
Melaksanakan tugas lain dari atasan

Pelaksana Coding dan


Indexing

Melaksanakan coding pasien rawat inap dan


rawat jalan
Melaksanakan tugas lain dari atasan

Sistem Penyimpnanan
Menggunakan Terminal Digit Filing
pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke
100 kelompok/seksi didalam rak penyimpanan
petugas penyimpan tidak berdesak-desakan di satu tempat
penyimpanan
petugas dapat diberi tanggung jawab untuk sejumlah kelompok rak
penyimpanan tertentu
jumlah rekam medis untuk tiap-tiap kelompok terkontrol dan bisa
terhindarkan adanya rak-rak yang kosong
kekeliruan penyimpanan dapat dicegah, karena petugas
penyimpanan hanya memperhatikan dua angka saja di dalam
memasukkan rekam medis ke dalam rak penyimpanan
sistem penyimpanan ini lebih dianjurkan untuk dipakai karena lebih
mudah, efisien dan efektif.

SENTRALISASI
tidak terjadi duplikasi rekam medis baik
penomoran pemeliharaan maupun
penyimpanan
mengurangi biaya yang digunakan untuk
ruangan dan peralatan
aturan-aturan dan tata kerja mudah
distandarisasi
memungkinkan peningkatan efisien kerja
petugas penyimpanan

Isi Rekam Medis


Sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia no 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis
data identitas diri pasien
anamnesa
riwayat penyakit
Pengkajian Keperawatan
Catatan perkembangan dan pemberian terapi
Observasi klinis
Hasil pemeriksaan
Diagnosis
Persetujuan tindakan medis
Resume medis

Alur Rekam Medis Rawat Jalan


TPP RS -TPP
GADAR
NOMOR
REKAM
MEDIS
NOMOR
REKAM
MEDIS

POLIKLINIK

RAWAT INAP

RUANG
PENGELOLA
AN BAG REK
MEDIS

DILENGKAPI

CEK
KELENGKAP
AN REKAM
MEDIS

INDEKS
PENYAKIT

INDEKS
NAMA
RANAP
ULANG

FILE

BEROBAT
ULANG

PINJAM
UNTUK
PENELITIAN
/
PENDIDIKAN

Alur Rekam Medis Rawat Inap


TPP RAWAT
INAP
NOMOR
REKAM
MEDIS

NOMOR
REKAM
MEDIS

COPY
LEMBAR
RESUME
RESUME
KELUAR
DIKIRIM KE
RS
RS RUJUKAN
RUJUKAN

DILENGKAPI

POLIKLINIK
POLIKLINIK

RAWAT INAP

RUANG
PENGELOLA
AN BAG REK
MEDIS
MEDIS
CEK
KELENGKAP
AN REKAM
MEDIS
MEDIS

INDEKS
INDEKS
PENYAKIT

INDEKS
INDEKS
NAMA

FILE

BEROBAT
BEROBAT
JALAN
RAWAT
RAWAT
ULANG

PINJAM
UNTUK
PENELITIAN
//
PENDIDIKAN
DLL

SDM di Rekam Medis


No

Jenis Tenaga

Organik

Koordinator

Non Organik

Jumlah
1

RM
2

Seksi Koding

Seksi

11

12

Asembling
4

Seksi filling dan


runningboy

Jumlah

Laporan Kunjungan Pasien


Pasien Dinas dan BPJS
Rajal
11393; 22%
11969; 23%
27997; 55%

2012.0
2013.0

2012.0
2013.0
2014.0

Pasien Dinas dan BPJS


Ranap
750; 26%
726; 26%
1370; 48%

Pasien Umum RaJal

2012.
0
2013.
0

31184; 28%
39831; 36%

2014.0

40315; 36%

Pasien Umum Ranap


2012.0
2013.0

3241; 40%
3147; 39%
1760; 22%

2014.0

Identifikasi Masalah
MAN

METHODE

MONEY
SDM yg
tersedia
Belum
mencukup
i

Blum
ada
Alokasi
dana
Untuk
pelatiha
n

Luas ruang
penyimpanan terbatas

Sarana dan prasarana


belum lengkap

MATERIAL

MACHINE

Belum ada
Program
pelatihan
Dan SIMRS
belum
optimal

Computer dan printer


belum cukup

Rak penimpanan RM
belum memadai

Kinerja
unit RM
belum
optimal

Penentuan Prioritas Masalah


Tabel 5.1 Penentuan Prioritas Masalah
Jumlah

I =PXSXRI
No

Aspek

Masalah

I XTX

Prioritas

RI

432

144

162

108

Kurangnya sumber daya


1

MAN

manusia yang kompeten di


unit rekammedis
Kurangkerjasama antara
rekammedis dari pihak
dokter dalampengisian
resume medis

MONEY

Dana untuk diklat staf rekam


medis belumteralokasi
Belumada program

METHODE

pengembangan dan
pendidikan staf rekammedis

Adanya keterlambatan
pengiriman berkas rekam

243

96

216

48

11

324

72

10

192

mediske poli rawat jalan


Keterlambatan
pengembalian berkas rekam
medis melebihi batas 1x24
jam
Belum sepenuhnya
menjalankan SIMRS bagi
dokter dan perawat
4

MATERIAL

Sarana dan prasarana ada


tapi belum lengkap
Ruang penyimpanan

MACHINE

dokumen terlalu penuh


sehingga sering
terselip/ hilang
Sistem Penyimpanan Rekam
Medis belum sepenuhnya
menggunakan Roll o'Pack
Pengelolaan Rekam medis
sudah terkomputerisasi tapi
pemberkasannya masih
belum bisa diinput di
komputer

Hasil setelah dilakukan penentuan prioritas masalah maka masalah utama di


unit rekam medis RS dr. Suyoto adalah kurangnya Sumber Daya Manusia.

Analisa Penyebab dan Pemecahan Masalah


Tabel 5.2 AnalisaPenyebab Masalah dan Pemecahan Masalah
No

Penyebab

Analisa Masalah

Pemecahan Masalah

MAN

Pekerjaan yang

Menambah Sumber Daya Manusia

Kurangnya Sumber

dilakukan belum

melalui perekrutan baru sehingga

Daya Manusia

maksimal

pos dan shift yangada menjadi


optimal

MONEY

Adanya hambatan

Menyediakan anggaran khusus

Belumadanya

dalam bekerja

untuk meningkatkan kompetensi

pengalokasian dana
3

SDM di rekam medis

METHODE

Peningkatan jumlah

Pelaksanaan diklat menyeluruh

Belumadanya

pasien menambah

agar pengetahuan dan

programdiklat bagi

beban pekerjaan

ketrampilan SDM yangada

SDM yangsudah ada

menjadi optimal dan profesional


di bidangnya

MATERIAL

Ruangpenyimpan-

Penambahan rak rollo pack, dan

Sarana & prasarana

an berkas/

pemilahan berkas rekammedis

sudah ada namun

dokumen rekam

yang sudah inaktif

belum lengkap

medis sudah penuh

MACHINE

Sullitnya mealukan

Fasilitas dan peralatan harus

Perangkat

pemberkasan bukti

disediakan agar tercapai

komputerisasi

pendaftaran pasien

pelayanan pasien yang efektif dan

sudah ada namun

efisien, sehingga meninkatkan

belum lengkap

kinerja SDM di rekammedis

Alternatif Penyelesaian Masalah

Efektifitas Program

adalah kemampuan program dalam mengatasi penyebab maslah yang


ditemukan. Semakin tinggi kemampuan tersebut, maka semakin efektif
suatu program

Untuk dapat mengukur efektifitas program, ada beberapa pedoman


yang dipakai, yaitu :

besarnya masalahyang dapat diselesaikan (magnitude)


semakin besar/ banyak penyebab masalah yang dapat diselesaikan,
maka semakin efektif cara penyelesaian masalah tersebut

pentingnya cara penyelesaian masalah (importancy)


semakin penting cara penyelesaian masalah dalam mengatasi
penyebab masalah, maka semakin efektif cara penyelesaian
masalah tersebut

sensitifitas cara penyelesaian masalah (vulnerability)


semakin sensitif cara penyelesaian masalah dalam mengatasi
penyebab masalah, maka semakin efektif
cara penyelesaian

efisiensi Program
adalah program yang menunjuk pada
pemakaian sumber daya. Bila program
penyelesaian masalah mampu menyelesaikan
penyebab masalah dengan biaya yang
minimal maka penyelesaian tersebut
dinyatakan efisien.

KESIMPULAN dan SARAN

SOP sdh ada


SDM perlu ditambah
Ruangan Penyimpanan diperluas
Kelembaban dan sirkulasi udara
Diklat
Optimalisasi sarana dan prasarana
Keamanan ruang pemnyimpanan
digitalisasi