Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP

Nota Peserta

PROSES BAUCAR BAYARAN (BB) MANUAL DAN ELEKTRONIK

ALIRAN PROSES BAYARAN MANUAL

DAFTAR
(ZRAP004)

KEMASKINI
(ZRAP007)

>= RM20K
< RM20K

SEMAK
(ZRAP008)
(ZRAP004)

LULUS
(ZRAP009)

SEMAK & LULUS

(ZRAP009)

PAYMENT RUN
F110 / F110S / F-53

3 - Proses Baucar Bayaran Manual dan Elektronik

page 3 - 1

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP

Nota Peserta

A) PROSES BAUCAR BAYARAN (BB) MANUAL

1) Daftar BB Manual

Kod transaksi : ZRAP004

Daftar baucar bayaran manual ke dalam GFMAS.

Hanya maklumat pada tab Data Asas sahaja yang perlu diisi.

PERHATIAN:
i) Pastikan kod pejabat perakaunan betul. Sistem akan terima semua kod pejabat
perakaunan yang valid walaupun bukan kod A0 sendiri.
ii) Masukkan kod panjar di medan Kod Penerima bagi jenis dokumen KY (Panjar
Apungan) dan K5 (Panjar Rekupmen). Rujuk kod transaksi FK03 bagi memastikan
kod vendor panjar tersebut telah diwujudkan atau maklumat kod jab/ ptj pembayar
adalah betul.
iii) Maklumat perihal baucar bayaran hendaklah tepat seperti yang diperlukan oleh
penerima bayaran. Contoh : Bayaran Kepada Pembekal - no invois/bulan & tahun
invois dikeluarkan.(Maksima 20 aksara)
(Rujuk Surat ANM (OC) 07/7 Jld. 6 (24) bertarikh 10 Julai 2007)

3 - Proses Baucar Bayaran Manual dan Elektronik

page 3 - 2

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP

2) Kemaskini BB Manual

Nota Peserta

Kod Transaksi : ZRAP007

Kunci masuk maklumat terperinci BB : cajline, maklumat invois, maklumat

penerima bayaran (single / berganda) dan jenis bayaran.

Semak data sekiranya terdapat ralat.

Simpan - Simpan sahaja di skrin yang sama bagi mengelakkan data yang telah
dikuncimasuk hilang.
Simpan Lengkap - Simpan dan dihantar ke skrin Semak/Post BB Manual.

PERHATIAN:
i) Bagi BB Manual yang melibatkan kod amanah subsidiari, wajib mengisi 3 medan
iaitu medan kad pengenalan (tanpa -), id peminjam, dan kod amanah/hasil yang
betul.
ii) Jika BB Manual yang melibatkan pembayaran dikenakan cukai, pastikan masukkan
no gaji di medan no gaji. Jika tidak melibatkan pendapatan bercukai, jangan
masukkan no gaji.

3 - Proses Baucar Bayaran Manual dan Elektronik

page 3 - 3

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP

Nota Peserta

iii) Pastikan salah satu maklumat penerima di medan faks, emel dan alamat penerima
dikuncimasuk. Makluman pembayaran juga akan dihantar melalui SMS sekiranya
no telefon bimbit dikuncimasuk.new!

iv) Sekiranya ralat mesej dipaparkan:

Kod penerima bukan dari Jabatan XXX, sila rujuk kod transaksi FK03
Display Vendor di mana kod penerima tersebut telah wujud tetapi bukan
kepunyaan jab ptj tersebut. Kebiasaannya ralat ini berlaku pada kod
penerima panjar.

Baris 001 Jab/PTJ tiada sila rujuk profil pengkodan jabatan Kod transaksi
ZRFM026 samada mengikut profil atau tidak.

Baris 001 Jab/PTJ tiada semak kod jab ptj di kod transaksi KS03 samada
valid atau tidak.

3 - Proses Baucar Bayaran Manual dan Elektronik

page 3 - 4

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP

3) Semak BB Manual

Nota Peserta

Kod Transaksi : ZRAP008

Proses ini hanya dilakukan bagi baucar bayaran >= RM20,000 sahaja.

Semak BB Manual.
Sekiranya terdapat ralat semasa,disemak, hantar ke Tidak Tepat atau Kuiri.
Kuiri akan dimasukkan ke dalam skrin Kuiri BB Manual Kod Transaksi
ZRAP010 untuk dipastikan samada perlu dikemaskini kembali di GFMAS
atau dihantar ke PTJ.
Tidak Tepat BB Manual akan dihantar ke skrin Kemaskini BB Manual Kod
Transaksi ZRAP007 untuk diperbaiki

PERHATIAN:
i) Penyemak perlu melihat samada salah satu maklumat penerima di medan faks,
emel atau alamat penerima dikuncimasuk.Penyemak juga perlu memastikan perihal
dibuat mengikut arahan BPOC. Sekiranya tidak dimasukkan, sila klik tidak tepat
untuk dikemaskini kembali atau kuiri baucar bayaran tersebut.
ii) Pengawai Penyemak dan Pelulus BB adalah berbeza.

3 - Proses Baucar Bayaran Manual dan Elektronik

page 3 - 5

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP

4) Semak dan Lulus BB Manual

Nota Peserta

Kod Transaksi : ZRAP009

Semak dan lulus BB Manual yang < RM 20,000.

Lulus bagi BB Manual yang >=RM20,000.
Setelah dipost, satu no dokumen GFMAS akan diberikan. Peruntukan akan ditolak.

Skrin Semak & Lulus BB (< RM 20K)

3 - Proses Baucar Bayaran Manual dan Elektronik

page 3 - 6

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP

Nota Peserta

Skrin Lulus BB (>=RM 20K)

PERHATIAN:
i) Pelulus boleh menukar jenis bayaran C,T,D,M sebelum klik butang Post. Pastikan
jenis bayaran bukan S / P / E.
ii) Pastikan kod bank yang dimasukkan adalah betul. Sekiranya tidak, mesej ralat
Code bank XXXXXX has been marked for deletion.
iii) Semak dokumen yang telah dipost di FBL1N (Rujuk C untuk tatacara menyemak
dokumen di FBL1N)

3 - Proses Baucar Bayaran Manual dan Elektronik

page 3 - 7

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP

Nota Peserta

iv) Klik butang Maklumat Peruntukan untuk melihat samada baki peruntukan
mencukupi atau tidak. Sekiranya terdapat mesej ralat :
a) Budget exceededbaki peruntukan bagi meluluskan baucar ini tidak
mencukupi.Hanya super user sahaja yang boleh meluluskan baucar yang
melebihi peruntukan sekiranya diperlukan;
ATAU
b) FM Account assignment
P42251/254159900/840201/P4200203000/251159901* cannot be posted
in posting ledger; atau
The budget structure settings do not allow posting to the FM account
Assignment B06111/111114200/13000/B06261200/111114221
Sila semak waran peruntukan samada telah disediakan atau tidak. Boleh
rujuk di Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot T, B, P kod transaksi
ZRFM038 ataupun FMRP_RW _BUDCON. AO boleh menyediakan waran
kosong F0 sekiranya memerlukan pembayaran segera iaitu melibatkan
gaji/pukal. Jika tidak, semak waran peruntukan dengan kementerian.

3 - Proses Baucar Bayaran Manual dan Elektronik

page 3 - 8

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP

5) Kuiri BB Manual

Nota Peserta

Kod Transaksi : ZRAP010

BB Manual yang mempunyai ralat. Klik pada tab Catatan untuk melihat sebab
dikuiri sebelum membuat sebarang tindakan.

Boleh dihantar ke kemasukan data @ dihantar ke PTJ (BATAL).

PERHATIAN:
Pastikan setiap hari tiada BB Manual berstatus 5 (kuiri) bagi mengelakkan BB manual
lambat diproses.

3 - Proses Baucar Bayaran Manual dan Elektronik

page 3 - 9

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP

Nota Peserta

ALIRAN PROSES BAYARAN ELEKTRONIK

BB diterima dari
eSPKB
(WEB METHOD)

< RM20K

>= RM20K
SEMAK
(ZRAP015)

SEMAK & LULUS

(ZRAP016)

(ZRAP004)

LULUS
(ZRAP016)

POST
(ZRAP017)

PAYMENT RUN
F110 / F110S / F-53

3 - Proses Baucar Bayaran Manual dan Elektronik

page 3 - 10

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP

Nota Peserta

B) PROSES BAUCAR BAYARAN ELEKTRONIK

Setelah perakuan 2 dibuat di peringkat eSPKB, BB akan terus dihantar ke GFMAS
melalui Web Method.Rujuk Web Method setiap hari bagi melihat samada BB dihantar
delivered atau failure.
Path : Management JANM GFMAS AO System eSPKB Reports Transaction
Type : Incoming Message

Delivered
Failure

= ESPKB Status 4 (Telah diterima oleh GFMAS)

= ESPKB Status 6 (Ditolak oleh GFMAS)

6) Semak Baucar Bayaran Elektronik

Kod Transaksi : ZRAP015

Proses ini hanya dilakukan bagi baucar bayaran >= RM20,000 sahaja.
Semak BB Elektronik yang dihantar daripada eSPKB ke GFMAS samada lengkap
dan tepat.
Pengesahan dibuat menggunakan tandatangan digital (Isign).

3 - Proses Baucar Bayaran Manual dan Elektronik

page 3 - 11

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP

Nota Peserta

PERHATIAN:
i) Semak kandungan senarai semak samada lengkap atau tidak. Klik butang Senarai
Semak.
ii) Pastikan kod pejabat perakaunan betul. Sistem akan terima semua kod pejabat
perakaunan yang valid walaupun bukan kod A0 sendiri.

iii) Kuiri : BB eSPKB akan dibatalkan di GFMAS dan status pembatalan akan dihantar
ke eSPKB pada sebelah malam (scheduled job).

3 - Proses Baucar Bayaran Manual dan Elektronik

page 3 - 12

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP

7. Semak dan Lulus Baucar Bayaran Elektronik

Nota Peserta

Kod Transaksi : ZRAP016

Semak dan lulus BB Elektronik yang < RM 20,000.

Lulus bagi BB Elektronik yang >=RM20,000.
Kelulusan dibuat menggunakan tandatangan digital (Isign).

Skrin Lulus BB (<RM 20K)

3 - Proses Baucar Bayaran Manual dan Elektronik

page 3 - 13

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP

Nota Peserta

Skrin Lulus BB (>=RM 20K)

PERHATIAN:
i) Pelulus boleh menukar jenis bayaran C, T, D, M sebelum post baucar bayaran
elektronik. Pastikan jenis bayaran bukan S / P / E.
ii) Klik butang Maklumat Peruntukan untuk melihat samada baki peruntukan
mencukupi atau tidak. Sekiranya terdapat ralat :
Budget exceededbaki peruntukan bagi meluluskan baucar ini tidak
mencukupi.Hanya super user sahaja yang boleh meluluskan baucar yang
melebihi peruntukan.
ATAU
FM Account assignment P42251/254159900/840201/P4200203000/251159901*
cannot be posted in posting ledger ATAU The budget structure settings do not
allow posting to the FM account Assignment
B06111/111114200/13000/B06261200/111114221 Sila rujuk waran
peruntukan samada telah disediakan atau tidak. Boleh merujuk di Laporan
Terperinci Perbelanjaan Vot T,B,P kod transaksi ZRFM038 ataupun FMRP_RW
_BUDCON. AO boleh menyediakan waran kosong F0 sekiranya memerlukan
pembayaran segera melibatkan gaji. Jika tidak, semak waran peruntukan
dengan kementerian.
ATAU
Field BSEC-NAME4 input value is longer than screen field
Semak alamat emel yang dimasukkan samada betul atau tidak.

3 - Proses Baucar Bayaran Manual dan Elektronik

page 3 - 14

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP

Nota Peserta

iii) Post Baucar Bayaran

Kod Transaksi : ZRAP017
Pegawai Penyemak dan Pelulus adalah berbeza (Baucar >=RM 20,000)

Post Baucar Bayaran Elektronik.

Setelah dipost, satu no dokumen GFMAS akan diberikan. Peruntukan akan ditolak.

PERHATIAN:

Boleh klik pada butang Select All untuk post semua BB yang terdapat di skrin
ini.Klik sahaja butang post dan proses post dokumen akan dijalankan.Setelah
selesai,satu senarai jumlah rekod, jumlah rekod telah diproses dan jumlah rekod
tidak diproses akan dipaparkan.Rujuk mesej ralat di sebelah kanan senarai bagi
setiap BB.

Sekiranya terdapat mesej ralat :

No dokumen tidak dapat diwujudkan Pengguna perlu post di dalam BB.
Mesej ralat yang sebenar akan didapati.

Ralat Field BSEC-NAME4 input value is longer than screen field Semak
alamat emel yang dimasukkan samada betul atau tidak.

3 - Proses Baucar Bayaran Manual dan Elektronik

page 3 - 15

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP

Nota Peserta

C. SEMAKAN OPEN ITEM DI FBL1N

Dokumen yang telah dipost akan menjadi open item di FBL1N dan bersedia
untuk proses bayaran.
FBL1N memaparkan maklumat-maklumat item (line items) penerima bayaran.
Semak open item dengan pilihan berikut:

Vendor account: 1 to Z999999999

<kod agensi/ kod penerima>
Company code: FGOM

Status:
Open item (untuk item yang masih
belum dibayar)
Open at key date: <tarikh semasa>
Cleared item (untuk item yang telah
dibayar)
Clearing date: <tarikh pembayaran
dibuat>
Open at key date: <tarikh sebelum
pembayaran dibuat>
All item (untuk memaparkan open
item dan cleared item)
Posting date: <tarikh dokumen
dipost>

3 - Proses Baucar Bayaran Manual dan Elektronik

page 3 - 16

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP

Nota Peserta

Untuk carian lebih

spesifik klik pada
ikon
dan isikan
pilihan pada skrin

Klik execute

dan line item berstatus open item akan dipaparkan

3 - Proses Baucar Bayaran Manual dan Elektronik

page 3 - 17

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP

Nota Peserta

D. ISU
Bil
1

Masalah
Status BB Elektronik adalah 0, sepatutnya
status BB Elektronik diterima :
status 1 (Baucar >=RM20K)
atau
status 2 (Baucar<=RM20K)

Tindakan

Semak BB di eSPKB samada

masih berstatus 4 atau 6.
Jika berstatus 4, log ke SOLMAN
dan helpdesk akan membantu
memproses baucar ini ke status 1
@ 2 di GFMAS.
Jika berstatus 6, log ke SOLMAN
dan helpdesk akan membantu
untuk kuiri baucar ini ke status 7
di GFMAS.

No dokumen telah diwujudkan tetapi status

masih tidak berubah ke 3.

Log ke SOLMAN dan helpdesk akan

mengambil tindakan.

Status baucar tidak berubah daripada 3 ke 8

(Telah dikemaskini oleh GFMAS).

Log ke SOLMAN dan helpdesk akan

membantu.

3 - Proses Baucar Bayaran Manual dan Elektronik

page 3 - 18