IV Microsoft Excel

BAB IV
MICROSOFT EXCEL
4.1. Sekilas Tentang Microsoft Excel

Microsoft Excel adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu
menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mempresentasikan data. Adapun
bentuk lembar kerja dari microsoft excel adalah sebagai berikut.

Baris Rumus
Kolom (Column)
Penunjuk Sel
(Cell Pointer)

Baris Penggulung Tegak

(vertical scroll bar)

Baris (Row)

Baris Penggulung Mendatar

(horizontal scroll bar)

Tab Lembar Kerja

Baris Status

(Gambar Lembar Kerja Excel)

4.2. Bekerja Dengan Microsoft Excel

24

Memasukkan Data Ke Lembar Kerja

Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks, nilai,
tanggal, jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel,
dapat mengikuti langkah sebagai berikut :
1. Klik sel tempat yang akan dimasukkan data
2. Ketikkan data yang diinginkan
3. Enter

UPT Komputer dan Teledukasi

IV Microsoft Excel

Memperbaiki Kesalahan Pengetikan

Bila ada kesalahan pengetikan data, dapat diperbaiki dengan melakukan langkah
sebagai berikut :
1. Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki lalu tekan tombol F2
2. Perbaiki data yang salah kemudian Enter

Membuat Range / Blok Sel

Pada saat menggunakan excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu sel saja.
Terkadang menggunakan kumpulan sel / grup. Misalnya ingin merubah jenis
huruf, rumus atau mengcopy serta menghapus dalam beberapa kolom dan (atau)
baris. Dalam kondisi yang seperti tersebut, dapat menggunakan range/blok sel
untuk lebih memudahkan
Range dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai ujung kanan
bawah. Contoh range dari sel B2 sampai F5 dituliskan sebagai range B2:F5

Range sel
B2:F5

(Gambar Range B2:F5)

Menghapus Data
Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, dapat menggunakan
tombol delete. Dan bila ingin menghapus format tampilan data/sel dapat dilakukan
dengan memilih menu Edit Clear Formats.

Mengatur Lebar Kolom

Kolom dalam excel dapat dirubah sesuai dengan keinginan ataupun sesuai
dengan lebar dari teks yang ada di dalam sel. Adapun caranya adalah sebagai
berikut :
- Menggunakan Mouse
1. Arahkan pointer pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga tanda
plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.
2. Drag (klik tahan) mouse sampai lebar kolom yang diinginkan
- Sesuai Dengan Data Terpanjang
1. Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan diubah
lebarnya

Modul IT Literacy

25

IV Microsoft Excel
2.

Klik dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti data
terpanjang yang ada pada kolom.

Meratakan Tampilan Data

Bila diperlukan, tampilan data yang tersimpan dapat diatur pada suatu sel atau
range tertentu agar posisinya ditampilkan rata kanan, kiri, ditengah sel atau
ditengah beberapa kolom tertentu.
Cara yang dapat dilakukan adalah dengan menggunakan baris menu (menubar)
atau toolbar formatting.
- Meratakan Data dengan Perintah di Baris Menu (MenuBar)
1. Blok sel atau range yang akan diubah
2. Klik menu Format Cells pilih Alignment
3. Setelah muncul kotak dialog format cell, pilih tab Alignment
4. Lakukan pemilihan sesuai dengan keinginan

Vertical : digunakan untuk memilih perataan secara vertikal (atas bawah)

Top
Rata atas
Center
Rata tengah
Bottom
Rata bawah
Justify
Data ditampilkan pada sel secara penuh

5.

Horizontal : beberapa pilihan yang dapat dilakukan :

General
Huruf rata kiri dan angka rata kanan
Left (Indent)
Rata kiri
Center
Rata tengah
Right
Rata kanan
Fill
Mengisi seluruh sel dengan mengulang data
Justify
Data ditampilkan pada sel secara penuh
Center Across Selection Data ditampilkan ditengah2 beberapa kolom
Orientation : untuk mengatur orientasi data dan derajat kemiringannya.
Klik OK

Gambar
Format Cells (Aligment)

26

UPT Komputer dan Teledukasi

IV Microsoft Excel
- Meratakan Data dengan Perintah di Toolbar Formatting
Untuk mengetahui simbol-simbol gambar yang ada, tempatkan pointer diatas
gambar simbol tersebut, maka akan muncul keterangan fungsi dari gambar
simbol tersebut.

Gambar Toolbar Formatting

Text Alignment

Membuat atau Memberi Garis pada Sel

Untuk memperindah atau untuk lebih memudahkan dalam pembacaan, dapat
juga sel atau range diberikan garis pemisah. Dalam memberikan garis, dapat
dilakukan sebagai berikut :
1. Pilih sel atau Blok range sel yang akan diberikan garis pembatas
2. Klik menubar Format Cell pilih Border

Gambar Format Cells (Border)

3.
4.
5.
6.
7.

Pada bagian Presets, pilih salah satu tombol

Pada bagian Border, pilih garis pembatas yang diinginkan
Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan
Pada kotak pilihan Color, pilih jenis warna untuk garis yang diinginkan
Bila sudah selesai, klik OK

Menyisipkan Sel, Baris Dan Kolom

Adakalanya dalam memasukkan data ada yang terlewatkan. Untuk itu perlu kita
menyisipkan baris atau kolom. Adapun langkah-langkah yang ditempuh adalah
sebagai berikut :
1. Pilih sel atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom baru akan disisipkan
2. Klik pada menu bar :

Modul IT Literacy

27

IV Microsoft Excel

Insert Rows
Insert Columns
Insert Cells

: untuk menyisipkan baris baru

: untuk menyisipkan kolom baru
: untuk menyisipkan sel baru

4.2. Menggunakan Rumus / Fungsi

Dalam menggunakan Rumus atau Fungsi diharuskan menulis atau memberi tanda =
(sama dengan) di awal rumus yang akan digunakan. Tanda tersebut mempunyai arti
bahwa rangkaian teks yang kita tulis adalah berbentuk rumus bukan berbentuk
naskah teks biasa.
Beberapa fungsi yang biasa atau sering digunakan dalam lembar kerja excel yaitu :

Fungsi Matematika
- Sum
: Untuk menjumlahkan isi dari range sel
Bentuk fungsi : =sum(number1, number2, ) atau =sum(<range data>)

Fungsi Statistik
- Max
: Untuk mencari nilai maksimum dari range sel
Bentuk fungsi : =max(number1, number2, ) atau =max(<range data>)
- Min

: Untuk mencari nilai minimum dari range sel

Bentuk fungsi : =min(number1, number2, ) atau =min(<range data>)

- Average

: Untuk mencari nilai rata-rata dari range sel

Bentuk fungsi : =average(number1, number2, )
atau =average(<range data>)

- Count

: untuk menghitung jumlah data dari suatu range sel

Bentuk fungsi : =count(number1, number2, ) atau =count(<range data>)

Catatan :

contoh :

(number1, number2,.) adalah alamat sel

(<range data>) adalah range sel atau alamat sel secara berurutan
dari sel pertama sampai sel terakhir
penjumlahan (dalam gambar)

Menggunakan Number
=sum(B2,B3,B4)

Menggunakan Range data

=sum(B2:B4)

28

UPT Komputer dan Teledukasi

IV Microsoft Excel

Fungsi Logika
- If

: Menentukan nilai dengan membandingkan yang didasarkan

pada kondisi tertentu
Bentuk fungsi : =if(logical_test, value_if_true, value_if_false)

- And

: Menentukan nilai kebenaran dengan argumen atau kondisi

yang kedua-duanya harus terpenuhi (bernilai benar)
Bentuk fungsi : =and(logical1, logical2, )

- Or

: Menentukan nilai kebenaran dengan argumen atau kondisi

yang salah satu atau keduanya harus terpenuhi (bernilai
benar)
Bentuk fungsi : =or(logical1, logical2, )

Catatan :

Fungsi AND( ) dan fungsi OR( ) biasanya terangkai dengan fungsi

IF( )
Logical_test adalah logika yang akan menjadi pernyataan apakah
bernilai benar atau salah
Value_if_true adalah nilai/isi yang akan diberikan bila pernyataan
bernilai benar
Value_if_false adalah nilai/isi yang akan diberikan bila pernyataan
bernilai salah
(Logical1, Logical2 .) adalah argumen atau kondisi

Contoh : penggunaan fungsi if

Jika nilai angkanya 4 maka nilai hurufnya adalah A dan jika nilai angka
angkanya 3 maka nilai hurufnya adalah B.
Maka fungsi if yang harus ditulis adalah
=IF(A2=4,A,B)
A2 adalah alamat sel dari nilai
angka
yang
akan
di
konversikan (dibandingkan)
4
adalah
pembanding

sebagai

nilai

A adalah nilai / isi yang akan

diberikan jika isi dari alamat sel
A2
sama
dengan
nilai
pembanding
B adalah nilai / isi yang akan diberikan jika isi dari alamat sel A2 tidak sama
dengan nilai pembanding

Contoh : penggunaan fungsi if berganda

Fungsi ini akan digunakan bila terdapat 3 atau lebih kondisi.

Modul IT Literacy

29

IV Microsoft Excel
Jika nilai angkanya 4 maka nilai hurufnya adalah A dan jika nilai angka
angkanya 3 maka nilai hurufnya adalah B dan jika nilai angkanya 2 maka
nilai hurufnya adalah C.
Maka fungsi if yang harus ditulis adalah
=IF(A2=4,A,IF(A2=3,B,C))

Keterangan : penulisan fungsi if yang kedua adalah pengembangan dari

value_if_false. Sementara untuk nilai pembanding dituliskan dari kondisi yang
kedua yaitu 3 (dalam contoh nilai 3 = B) sedangkan nilai 2 tidak usah ditulis
karena kalau kedua kondisi (nilai 4 = A dan nilai 3 = B) tidak terpenuhi atau salah
maka otomatis kondisi ketiga (nilai 2 = C) yang akan diberikan.
Bila terjadi sampai beberapa kondisi maka untuk value_if_false harus
dikembangkan menjadi fungsi if baru.

Contoh : penggunaan fungsi and

Fungsi ini dibutuhkan bila ada dua kondisi yang harus dipenuhi, misal :
Keterangan Ulang akan diberikan bila SKS sama dengan 4 dan Nilai
Huruf sama dengan C. maka fungsi and akan disertakan dalam fungsi if
sebagai berikut : =IF(AND(A2=4,B2=C),ulang,Lulus)

30

UPT Komputer dan Teledukasi

IV Microsoft Excel

Fungsi Text
- Mid

: Mengambil sebagian teks dari tengah

Bentuk fungsi : =mid(text, start_num, num_chars)

- Left

: Mengambil sebagian teks dari sisi sebelah kiri

Bentuk fungsi : =left(text, num_chars)

- Right

: Mengambil sebagian teks dari sisi sebelah kanan

Bentuk fungsi : =right(text, num_chars)

Catatan :

Text adalah alamat sel yang akan diambil sebagian dari isinya
Start_num adalah posisi awal dari isi yang akan diambil
Num_chars adalah jumlah isi yang diambil

Contoh : penggunaan fungsi mid, left dan right

Alamat sel yang akan diambil sebagian isinya
Fungsi Mid
=MID(A2,3,4)
Fungsi Left
=LEFT(A2,3)
Fungsi Right
=RIGHT(A2,4)

Fungsi Lookup
- Vlookup
: menentukan suatu nilai tertentu berdasarkan kondisi dimana
data diambil dari tabel sumber secara vertikal
Bentuk fungsi : =vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num)
- Hlookup

: menentukan suatu nilai tertentu berdasarkan kondisi dimana

data diambil dari tabel sumber secara horisontal
Bentuk fungsi : =hlookup(lookup_value, table_array, row_index_num)

Catatan :

Modul IT Literacy

Lookup_value adalah alamat sel yang ingin dibandingkan dengan

tabel sumber (table array)
Table_array adalah daerah data yang dibuat dalam bentuk tabel
Col_index_num adalah nomor kolom dari tabel yang isinya akan
ditampilkan

31

IV Microsoft Excel
Row_index_num adalah nomor baris dari tabel yang isinya akan
ditampilkan
Contoh : penggunaan fungsi vlookup dan hlookup

Menggunakan Hlookup
=HLOOKUP(C2,$E$7:$I$8,2)

Menggunakan Vlookup
=VLOOKUP(C2,$A$8:$B$12,2)

Keterangan :
C2 adalah alamat sel yang dibandingkan (lookup value)
$E$7:$I$8 dan $A$8:$B$12 adalah daerah data dalam tabel (tabel_array)
2
adalah nomor kolom pada Tabel Nilai yang menggunakan vlookup dan dan
nomor baris pada Tabel Nilai yang menggunakan hlookup
untuk tabel array yang menggunakan range mutlak (ditandai dengan $) bisa diganti
menjadi sebuah nama
Dalam memberikan nama, range tabel
hanya berisi data dari tabel (lihat gambar)
sedangkan cara memberikan nama lewat
name box.

Kolom Name Box

Data tabel / tabel array
Jadi rumus untuk vlookup bisa diganti
dengan :
=VLOOKUP(A2,Tab_nilai,2)
Setiap
Name
Box
(nama
tabel)
mempunyai nama yang berbeda / tidak
boleh sama untuk setiap tabel array

32

UPT Komputer dan Teledukasi

IV Microsoft Excel

4.3. Membuat Grafik

Perhatikan tabel berikut ini :

Langkah-langkah membuat grafik ;

1.

Sorotlah range data yang akan dibuat grafik (mencakup judul baris dan judul
kolom). Sebagai contoh, sorotlah range B6:G12.

2.

, maka kotak dialog Chart Wizard-Step 1 0f 4, akan

Klik icon Chart Wizard
ditampilkan seperti berikut

Pada daftar Chart type, pilih model grafik yang diinginkan dan pada Chart subtype pilih model tampilan yang diinginkan. Untuk melihat tampilan grafik
sementara, anda dapat meng-klik tombol Press and Hold to view sample tanpa
melepaskan penekanan tombol mouse. Jika kurang puas dengan tampilan
tersebut, kita juga dapat memilih model lain, dengan meng-klik Custom Type.

Modul IT Literacy

33

IV Microsoft Excel
Untuk contoh pilihlah model Column dengan sub tipe yang terakhir (urutan
kedelapan).
3.

Klik Next, maka kota dialog Chart Wizard-Step 2 of 4

Isilah tab data range dengan meng-klik tombol pemilihan data yang terletak
sebelah kanan kotak ini. Karena kita telah menyorot range data tersebut, maka
otomatis akan ditampilkan. Kita tinggal memilih jenis Series in, apakah baris atau
kolom. Dalam hal ini kita memilih baris. Kita juga diberi kebebasan untuk memilih
model yang digunakan dengan meng-klik tab Series.
4.

34

Klik Next, maka kota dialog Chart Wizard-Step 3 of 4 Chart Options,

ditampilkan seperti berikut

UPT Komputer dan Teledukasi

IV Microsoft Excel

5.

a.

Tab Titles digunakan untuk membuat judul grafik, dimana

Chart Title, diisi dengan judul tabel
Category (X) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu X
Series (Y) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu Y
Value (Z) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu Z

b.

Tab Axes digunakan untuk mengatur judul sumbu (axis), kita dapat mengatur
apakah judul sumbu category (X)axis, series (Y) axis dan Value (Z) axis akan
ditampilkan atau tidak. Jika ingin ditampilkan, ceklislah sumbu tersebut.

c.

Tab Gridlines digunakan untuk mengatur tampilan garis skala pembantu

(grid) pada sumbu X, Y dan Z dengan pilihan mayor gridlines (jarak antar
garis agak lebar) dan minor gridlines (jarak antar garis dekat). Ceklislah pada
sumbu yang diinginkan untuk menampilkannya.

d.

Tab Legend digunakan untuk mengatur tampilan legend dari

grafik.Tandailah option Show Legend untuk menampilkan legend dan
tentukan posisi legend pada option Placement apakah di bawah (bottom),
pojok (corner), atas (top), kanan (right) atau disebelah kiri (left)

e.

Tab Data Labels digunakan untuk mengatur penempatan label data pada
grafik. Label data ini berupa teks, nilai data, atau tidak ada sama sekali,
tergantung kebutuhan kita masing-masing.

f.

Tab Data Table digunakan untuk mengatur apakah ingin menampilkan data
tabel atau tidak pada bagian bawah grafik.

Klik tombol Next untuk melangkah ketahap akhir pembuatan grafik ini, yaitu
Chart Wizard Step 4 of 4 - Chart Location. Lihat gambar berikut

Pada kotak dialog ini terdapat dua pilihan yaitu;

6.

a.

As new sheet, jika ingin menampilkan grafik pada lembar kerja yang baru
(terpisah dengan data) tapi tetap dalam buku kerja yang sama, atau

b.

As object in, jika ingin menempatkan grafik pada lembar kerja data secara
bersamaan atau berdampingan.

Klik Finish untuk menutup jendela ini.

Modul IT Literacy

35