Anda di halaman 1dari 15

BAB I

PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perkembangan teknologi saat ini sudah sangat pesat. Perkembangan sudah
menyentuh pada semua lini dan aspek kehidupan. Segala sesuatu sudah berubah
menjadi era digital atau komputerisasi. Begitu pula dengan perkembangan teknologi
yang sudah merambah pada pengelolaan dokumen. Pengelolaan dan penyimpanan
dokumen yang dahulu menggunakan cara cara manual sekarang diganti dengan
penyimpanan dan pengelolaan dokumen secara komputerisasi. Cara pengarsipan yang
manual dengan membutuhkan banyak tempat diganti dengan penyimpanan arsip secara
elektronik berupa data komputer.
Tetapi tidak semua dokumen bisa disimpan hanya dengan komputer atau soft
copynya saja. Banyak dokumen dokumen penting yang harus dalam bentuk hard copy
atau dengan harus berbentuk cetak. Hal ini mengakibatkan perlunya sebuah pengelolaan
dokumen tersebut agar aman dan dapat dengan mudah dicari ketika dibutuhkan.
Dokumen dokumen yang bersifat resmi dan penting memerlukan pengelolaan dan
perawatan yang efektif dan efisien. Penyimpanan di media elektronik bisa saja dapat
dengan mudah dicuri oleh orang lain degan semakin majunya teknologi. Dokumen
berupa arsip yang mempunyai kekuatan hukum dan penting seperti surat kepemilikan
barang atau surat perjanjian dan juga surat resmi antar lembaga tentu saja harus
disimpan dalam bentuk asli.
Berdasarkan hal tersebut diperlukan sebuah manajemen yang baik untuk
merawat dan mengelola dokumen dokumen atau arsip tersebut. Sebelum mempelajari
bagaimana mengelola, menyimpan dan merawat arsip yang dimiliki diperlukan sebuah
dasar pengetahuan dan keahlian dalam memanage kearsipan. Untuk itu konsep dasar
mengenai manajemen kearsipan perlu dipahami agar dasar dasar mengenai bagaimana
dan apa yang dimaksud dengan kearsipan berikut cara mengelola mulai dari arsip
tersebut diperoleh, dirawat sampai dimusnahkan dapat dimengerti dan dilaksanakan
dengan baik dan benar.
BAB II

KONSEP-KONSEP DASAR MANAJEMEN KEARSIPAN

A. Pengertian Manajemen
Istilah manajemen berasal dari kata kerja to manage yang berarti kontrol. Dalam
bahasa Indonesia dapat diartikan menjadi mengendalikan, menangani atau mengelola.
Manajemen dapat dipandang sebagai ilmu dan seni. Manajemen sebagai ilmu artinya
manajemen memenuhi kriteria ilmu dan metode keilmuan yang menekankan kepada
konsep konsep, teori, prinsip dan teknik pengelolaan. Manajemen sebagai seni artinya
kemampuan pengelolaan sesuatu itu merupakan seni menciptakan (kreatif). Secara
umum pengertian manajemen adalah pengelolaan suatu pekerjaan dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah ditentukan dengan cara menggerakkan orang lain untuk
bekerja. (Yayat M. Heruhito, 2001:1)
Luther Gulick(1930) menyatakan fungsi manajemen adalah POSDCROB,
singkatan dari Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting,
Budgeting. (Yayat M. Heruhito, 2001:19)
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan
pengendalian kegiatan organisasi dan proses sumber daya organisasi lainnya untuk
mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan. (Alam S. 2007:127)
Dari beberapa pendapat tentang pengertian manajemen dari para ahli dapat
disimpulkan manajemen adalah mengelola dan mengorganisasi sumber daya yang ada
agar menjadi lebih baik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan
menggerakan orang lain. Mengelola atau mengatur ini bisa dilakukan dalam segala
bidang antara lain dalam bidang kearsipan dokumen dokumen baik itu dilembaga
maupun bukan lembaga.
B. Pengertian Arsip
Istilah arsip sering disamakan dengan dokumen atau surat. Pengertian
sebenarnya antara arsip dan surat berbeda. Surat merupakan salah satu arsip. Dalam UU
no 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2 dinyatakan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,

dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan


bernegara.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang
disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Istilah warkat diserap dari kosa kata bahasa
Arab, warqat yang artinya surat. Saat ini istilah warkat berkembang menjadi setiap
lembaran yang berisi keterangan, mempunyai arti dan kegunaan. Berdasar pengertian
ini, warkat dapat disebut arsip apabila memenuhi 3 syarat, yaitu:
a) Warkat memiliki kegunaan
b) Warkat disimpan secara teratur dan berencana, dan
c) Warkat dapat mudah dan cepat ditemukan jika diperlukan kembali.
Menurut Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 mengenai Ketentuan-ketentuan
Pokok Kearsipan , rumusan arsip adalah sebagai berikut:
1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara
dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintah;
2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta
dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak apa pun dari arsip,
adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasilhasil rekaman, film dan lain sebagainya. Sedangkan yang dimaksud berkelompok ialah
bahwa naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain
yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
Pada 28 Februari 2 Maret 1957 diadakan Seminar Dokumentasi/Arsip
Kementrian-kementrian di Jakarta. Dalam seminar ini dirumuskan pengertian arsip
sebagaimana berikut ini:
a) Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi,
transaksi tindak tanduk dokumenter (dokumentaire handeling), yang disimpan
sehingga pada tiap kali dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melaksanakan
tindakan-tindakan selanjutnya.

b) Arsip adalah suatu badan, di mana diadakan pencatatan, penyimpanan serta


pengolahan-pengolahan tentang segala surat, baik dalam pemerintahan
maupun dalam soal umum, baik ke dalam maupun ke luar dengan satu sistem
tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
Dari beberapa pengertian arsip tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip adalah
informasi dari suatu aktifitas yang terekam dalam suatu media (kertas,video,kaset,media
elektronik,dan lain sebagainya) yang memiliki kepentingan dan berlangsung di dalam
suatu lembaga,instansi atau perseorangan, baik itu berbentuk tunggal atau jamak. Arsip
tersebut harus dikelola dengan baik agar mudah mencari kembali jika diperlukan.
Informasi yang terkandung dalam arsip harus dikelola dan dirawat secara teratur agar
tetap mudah diakses dan didapatkan.
Ditinjau dari segi hukum dan perundangan, terdapat dua jenis arsip yaitu arsip
otentik dan arsip tidak otentik. Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda
tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi
arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
Sedang arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli
dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran (print-out)
komputer, dan media komputer seperti disket, dan sebagainya. (Pudji Muljono, 2010:2)
Deserno dan Kynaston(2005), menggolongkan dokumen arsip menjadi dua
berdasarkan penggunaannya, yaitu:
a. Dokumen aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal
12 kali dalam setahun. Dokumen ini mencakup berkas pegawai yang
masih bekerja, dokume pembelian bahan baku pada tahun anggaran yang
sedang berjalan, dan korespodensi yang dilakukan organisasi dengan
pihak luar.
b. Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi
akif. Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali
dalam setahun. Dokumen jangka panjang memiliki niai kesinambungan
bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu
tertentu sesuai jadwal retensi dokumen. (Badri M.Sukoco, 2007:84)
Dari pendapat ahli diatas arsip atau dokumen dapat dibedakan menjadi arsip
otentik dan tidak otentik, serta arsip dokumen akrtif dan inaktif. Penggolongan arsip

tersebut berdasarkan isi, tujuan dan lama waktu arsip tersebut. Selain itu masih ada
penggolangan arsip berdasarkan tempat dan waktu penyimpanan serta benda arsip
tersebut.
C. Fungsi Arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua yaitu arsip
dinamis dan arsip statis.
1. Arsip dinamis,
Dipergunakan

secara

langsung

dalam

perencanaan,

pelaksanaan,

penyelengggarakan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang


dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Arsip dinamis dapat dibagi menjadi beberapa kategori :
a. Arsip dinamis administratif : meliputi dokumentasi prosedur, formulir
ataupun borang dan korespondensi. Contoh : pendoman staff, dll
b. Arsip dinamis akuntasi : meliputi laporan, formulir dan korespondensi
terkait. Contoh tagihan, invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan
penagihan nasabah, dll.
c. Arsip dinamis proyek : meliputi korespondensi, nota, dokumentasi
pengembangan produk, dsb yang berkaitan dengan proyek tertentu.
d. Berkas kasus : meliputi arsip dinamis pasien, nasabah, anggota dll,
asuransi, kontrak dan lain-lain.
Bentuk dari arsip dinamis adalah sebagai berikut:
1) Kertas, mikro film, ataupun elektronik
2) Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar, foto
3) Data dari sistem bisnis, dukumen yang diolah melalui word processor,

2.

spreadsheet, berita elektronik, citra digital


4) Audio, video
5) Dokumen tulisan tangan (memo/sejenisnya)
6) Arsip dinamis tidak terstruktur (tulisan, surat), terstruktur (formulir)
Arsip Statis
Merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Umumnya arsip
statis yang disimpan berupa arsip kertas. Tetapi tidak semua arsip statis yang
disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena arsip yang mencerminkan
perkembangan historis sebuah badan korporasi terdiri atas berbagai jenis arsip.

Fungsi arsip statis adalah:


a. Sebagai memori perusahaan atau perorangan
Arsip statis merupakan memori badan korporasi maupun perorangan.
Badan korporasi tidak dapat mengandalkan pada ingatan karyawannya
karena ingatan manusia tidak sama. Arsip statis digunakan untuk
merekam kegiatan badan dalam proses pearsip dinarnis itu sehingga
instansi atau perusahaan dapat menggugah kembali "ingatannya".
Misalnya dapat mengetahui kapan Sk restruktur organisasi perpustakaan
dikeluarkan, distribusi produk tertentu, tindakan untuk melakukan
sesuatu, serta dapat menyajikan dokumentasi tentang fakta yang
diperlukan. Melalui arsip statis, orang dapat menggali kembali peristiwa
masa lampau.
b. Untuk pembuktian
Bagian hukum seringkali memerlukan arsip dinamis historis untuk
mendudukkan posisi mereka. Dalam proses pengadilan yang mengadili
perkara pidana maupun perdata,semua pihak memerlukan arsip dinamis
untuk pembuktian dan penunjang tuntutan maupun pembelaan. Sebagai
contoh dalam perkara gugatan tanah, masing-masing pihak yang
bersengketa berlomba-lomba mencari arsip, bila mungkin arsip yang
tertua, sehingga dapat membantu litigasi. Bukti otentik ini dicari dari
arsip terutama arsip statis.
c. Sebagai sumber penelitian, khususnya penelitian sejarah
Arsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan, maupun
kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku
untuk arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen. Peneliti
memerlukan sumber informasi terekam dan kadang-kadang tidak
terekam, misalnya sumber lisan yang digunakan dalam sejarah lisan.
Sumber informasi yang paling utama bagi sejarahwan adalah arsip asli.
Tanpa arsip asli, peneliti mengandalkan pada desas-desus, tradisi,
ingatan, dan dokumentasi ringkasan. Arsip statis menyediakan informasi
yang tepat, yang dapat diakses oleh pemakai dan dilestarikan sehingga
informasi yang terekam tersedia bagi pemakai.
d. Untuk keselamatan manusia

Arsip dapat digunakan untuk keselamatan fisik maupun rohani manusia


pada kasus tertentu.
e. Untuk kepentingan masyarakat
Para peneliti kedokteran dengan menggunakan rekam medis dan arsip
kedokteran dapat melacak simptom (gejala) dan pola penyakit dalam
upaya

mencari

penyembuhan

dan

pencegahan.

Peneliti

cuaca

menggunakan arsip dinamis cuaca guna membuat ramalan cuaca.


f. Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan
Arsip statis digunakan untuk memantau kemajuan anak didik mulai dari
awal sampai akhir pendidikan. dengan melihat arsip, anak dapat kembali
ke masa lampau serta menggunakannya sebagai inspirasi. Di beberapa
lembaga pendidikan yang menyimpan arsip statis, orang tua dapat
menunjukkan prestasi orangtua dan nenek mereka sehingga si anak
terpacu untuk mengikutinya. Jadi, arsip statis berfungsi sebagai
inspirator. Buku, program televisi, film menggunakan arsip untuk
memperoleh cerita yang otentik.
g. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat
Adanya arsip statis yang lengkap akan bermanfaat bagi hubungan
masyarakat. Bukti arsip statis keberhasilan, kontinuitas operasional, dan
usia perusahaan membantu mengembangkan tugas kehubunganmasyarakatan. Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan
keamanan Arsip statis digunakan untuk mendukung kawan politik
ataupun menjatuhkan lawan politik.
h. Untuk menelusur silsilah
Dengan menelusur silsilah, seseorang dapat mengklaim dirinya
keturunan bangsawan ataupun mengklaim gelar. Mempersiapkan sejarah
peringatan lembaga atau perorangan Perusahaan maupun lembaga
pemerintah seringkali menyelenggarakan upacara peringatan suatu
peristiwa. Secara singkat, arsip statis menyediakan dasar untuk
memahami umat manusia, memberikan pengarahan tujuan, dan
menyediakan bimbingan bagi kemajuan manusia. Karena arsip statis
penting bagi masyarakat, arsiparis memiliki peranan penting dalam
masyarakat. Dengan melestarikan dan menyediakan arsip, arsiparis
memberikan

jasa

penting

bagi

keseluruhan

arsip

dinamis.

(http://www.duniaarsip.com/pengertian-arsip diunduh tanggal 16 februari


2012)
Dari uraian tersebut diperoleh bahwa arsip dibedakan menurut fungsinya
menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Kedua fungsi arsip ini memilki tujuan
penggunaan yang berbeda. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara rutin
dipergunakan sebagai bahan acuan. Sedangkap arsip statis adalah arsip yang sudah tidak
digunakan tetapi sebagai dokumen yang disimpan.
Penggolongan arsip juga berdasarkan tempat waktu dan sifat arsip tersebut,
Penggolongan tersebut yaitu:
1.

Menurut Tempat Penyimpanannya


a) Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat atau arsip yang
dipusatkan penyimpananya. Arsip ini disebut juga arsip umum.
b) Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya atau arsip
yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu organisasi. Arsip
ini disebut juga arsip khusus

2.

Menurut Bendanya
a) Arsip primer yaitu arsip yang asli. Arsip ini bukan tindasan, bukan
karbon kopi, bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya.
b) Arsip sekunder yaitu arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan,

3.

atau microfilm.
Menurut Lamanya Penyimpanan
a) Arsip abadi merupakan arsip yang kegunaannya berlangsung untuk
waktu yang lama dan abadi seperti arsip sejarah dan lain-lain.
b) Arsip tidak abadi merupakan arsip yang kegunaannya hanya untuk
sementara

waktu

atau

hanya

pada

saat

itu

saja.

(http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20978/4/Chapter
%20II.pdf diunduh tanggal 18 Februari 2012)
D. Pengertian Manajemen Kearsipan
Arsip yang dimiliki sebuah lembaga maupun perseorangan memerlukan sebuah
penanganan agar tetap awet dan mudah digunakan. Diperlukan manajemen yang baik
untuk mengelola arsip yang ada.
Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut
manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang

meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan,


pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. (Zulkifli Amsyah, 2005:4)
Menurut E. Martono(1987), Manajemen kearsipan sering disebut juga
menajemen warkat, tata kearsipan atau dalam bahasa Inggrisnya disebut Record
Management. Pengertian Manajemen kearsipan pada prinsipnya adalah pengelolaan
arsip dari sejak pembuatan sampai tidak digunakan lagi. Drs. E. Martono mengatakan
Record Management secara singkat disebut juga manajemen warkat, tidak lain adalah
seluruh mata rantai aktivitas penataan warkat sejak warkat dilahirkan hingga warkat
tersebut dimusnahkan atau dilindungi secara permanent karena mempunyai nilai guna
yang

permanent.

(http://forumkuliah.wordpress.com/2009/04/17/manajemen-arsip-

dinamis/)
Sedangkan Odger(2005) mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses
pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk
kertas maupun media elektronik. Adapun Charman(1998) mendefinisikan sebagai
proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan
pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan. (Badri M. Sukoco, 2007:82)
Pudji Muljono(2010:3), dalam artikel online menyatakan bahwa kegiatan
manajemen kearsipan meliputi suatu siklus kehidupan arsip sejak lahir sampai mati.
Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai sangat penting bagi
perkantoran akan disimpan selama-lamanya di perkantoran yang bersangkutan sebagai
arsip abadi. Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di perkantoran tetapi
mempunyai nilai nasional yang perlu dilestarikan selama-lamanya, harus dikirim ke
Arsip Nasional untuk disimpan sebagai arsip statis.
Dari beberapa pendapat ahli mengenai pengertian manajemen kearsipan tersebut
diperoleh kesimpulan manajemen kearsipan adalah

aktifitas atau kegiatan yang

berhubungan dengan mengelola dan mengorganisasi arsip, warkat, dokumen dan lainlain. Manajemen kearsipan dilakukan mulai dari arsip tersebut ada sampai arsip tersebut
dimusnahkan. Manajemen kearsipan diperlukan agar semua arsip yang dimilki dapat
dikelola dengan baik dan dapat dengan mudah diakses ketika dibutuhkan. Pengelolaan
kearsipan diperlukan keahlian, pengetahuan dan tanggung jawab untuk melakukan
pengelolaan kearsipan dengan segala kemampuan yang dimiliki. Sehingga tujuan dapat
tercapai secara efektif dan efisien melalui manajemen kearsipan yang baik.

Dalam pengelolaan arsip dikenal tiga azas yakni azas sentralisasi, azas
desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.
1) Azas sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang
dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip atau
Pusat Arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang
sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.
2) Azas desentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti semua unit kerja
mengelola arsipnya masing-masing. Dalam hal ini semua unit kerja dapat
menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan ketentuan unit yang
bersangkutan. Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang
terpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan arsip secara desentralisasi
sangat sesuai diterapkan.
3) Azas kombinasi dalam pengelolaan arsip berarti menggabungkan azas
sentralisasi dan desentralisasi sekaligus. Azas ini diterapkan dalam rangka
mengatasi kelemahan yang ada pada azas sentralisasi dan azas desentralisasi
yang sering dijumpai dalam pengelolaan arsip di perkantoran. Dalam
penerapan azas kombinasi, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara
desentralisasi, sedangkan arsip inaktif dikelola secara sentralisasi.
Pengelolaan kearsipan tidak sepenuhnya tergantung pada satu azas saja. Tetapi
sering digunakan campuran dari azas azas tersebut. Hal ini disesuaikan dengan situasi
dan kondisi lembaga maupun sistem yang ada. Tidak menutup kemungkinan berbeda
arsip berbeda pula cara penanganannya. Sehingga diperlukan sistem yang memang
cocok dengan kondisi dan sifat arsip tersebut.
E. Tujuan Manajemen Kearsipan
Tujuan Kearsipan sesuai dengan Undang Undang no 17 tahun 1971 pasal 3
adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tujuan
pengelolaan arsip menekankan pentingnya penyediaan dan pengamanan informasi yang
cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus me-minimalisasi

10

biaya operasional yang dikeluarkan. Bank Dunia (2005) menjelaskan bahwa tujuan
pengelolaan dokumen yang terintegrasi adalah:
1) Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan
digunakan sepanjang ada nilai kegunaan.
2) Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam
format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan
pada saat yang tepat. (Badri M. Sukoco, 2007:82)
Dalam

Undang-Undang

Nomor

43

Tahun

2009

Tentang

Kearsipan

Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:


a) menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai
penyelenggara kearsipan nasional,
b) menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
yang sah.
c) menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
d) menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat
melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
e) mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem
yang komprehensif dan terpadu
f) menjamin
keselamatan
dan

keamanan

arsip

sebagai

bukti

pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan


bernegara
g) menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa,
dan
h) meningkatkan

kualitas

pelayanan

publik

dalam

pengelolaan

dan

pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.


Tujuan akhir dari manajemen kearsipan adalah menyederhanakan jenis dan
volume arsip serta mendayagunakan pemakaiannya bagi peningkatan profesionalisme
bisnis dengan pengeluaran biaya yang serendah rendahnya. (Zulkifli Amsyah, 2005:3)

11

Jadi dapat disimpulkan bahwa tujuan dari Manajemen Kearsipan adalah


mengelola pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi penyimpanan, pencatatan,
pengendalian, pendistribusian, dan lain-lain. Sehingga mampu menyediakan arsip yang
tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang cepat dengan biaya seefisien mungkin.

12

BAB II
KESIMPULAN

A. Pengertian manajemen
Manajemen dapat dipandang sebagai ilmu dan seni. Manajemen sebagai ilmu
artinya manajemen memenuhi kriteria ilmu dan metode keilmuan yang menekankan
kepada konsep konsep, teori, prinsip dan teknik pengelolaan. Manajemen sebagai seni
artinya kemampuan pengelolaan sesuatu itu merupakan seni menciptakan (kreatif).
Jadi manajemen adalah pengelolaan suatu pekerjaan dengan memanfaatkan sumber
daya yang ada untuk mencapai tujuan.
B. Pengertian arsip
Arsip adalah informasi dari suatu aktifitas yang terekam dalam suatu media
(kertas,video,kaset,media elektronik,dan lain sebagainya) yang memiliki kepentingan
dan berlangsung di dalam suatu lembaga,instansi atau perseorangan, baik itu
berbentuk tunggal atau jamak. Arsip tersebut harus dikelola dengan baik agar mudah
mencari kembali jika diperlukan. Informasi yang terkandung dalam arsip harus
dikelola dan dirawat secara teratur agar tetap mudah diakses dan didapatkan.
Ditinjau dari segi hukum dan perundangan, terdapat dua jenis arsip yaitu arsip
otentik dan arsip tidak otentik. Sedangkan dari penggunaan dibedakan menjadi
dokumen aktif dan dokumen inaktif.
C. Fungsi arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua yaitu arsip
dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelengggarakan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau arsip yang dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi Negara. Sedangkan arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan
secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara. Penggolongan arsip menurut tempat penyimpanannya yaitu Arsip sentral dan
Arsip unit. Menurut Bendanya dibedakan menjadi Arsip primer dan Arsip sekunder.
Menurut lamanya penyimpanan dibedakan Arsip abadi dan Arsip tidak abadi.
D. Pengertian manajemen kearsipan

13

Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut


manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan, aktifitas atau kegiatan
yang berhubungan dengan mengelola dan mengorganisasi arsip atau pengurusan arsip,
warkat, dokumen dan lain-lain yang meliputi pencatatan, pengendalian dan
pendistribusian,

penyimpanan,

pemeliharaan,

pengawasan,

pemindahan,

dan

pemusnahan. Dalam pengelolaan arsip dikenal tiga azas yakni azas sentralisasi, azas
desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.
E.Tujuan manajemen kearsipan
Tujuan manajemen kearsipan untuk menjamin keselamatan

bahan

pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan


kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut
bagi kegiatan pemerintah. Tujuan pengelolaan arsip menekankan pentingnya
penyediaan dan pengamanan informasi yang cepat, akurat guna pengambilan
keputusan pimpinan instansi sekaligus me-minimalisasi biaya operasional yang
dikeluarkan.

14

DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2010. Pengertian Arsip. Artikel online http://www.duniaarsip.com/pengertianarsip diunduh tanggal 16 februari 2012
Anonim.
2009.
Manajemen
Arsip
Dinamis.
Artikel
online
http://forumkuliah.wordpress.com/2009/04/17/manajemen-arsip-dinamis/
diunduh tanggal 16 februari 2012
Anonim. 2011. Manajemen Kearsipan dalam Pengelolaan Arsip. Artikel online
http://www.duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaan-arsip.html
diakses tanggal 17 februari 2012 \
Anonim.
2010.
Manajemen
kearsipan.
Artikel
online
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20978/4/Chapter%20II.pdf
diunduh tanggal 18 Februari 2012
Alam S,. 2007. Ekonomi untuk SMA dan MA Kelas XII. Jakarta: Esis
Basir, Barthos.2007.Manajemen Kearsipan.Jakarta: PT Bumi Aksara
Badri M. Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:
Erlangga
Pudji Muljono . 2010. Manajemen Arsip Dengan Sistem Modern . Artikel online
http://repository.ipb.ac.id/bitstream/handle/123456789/33842/KPMpjm-Artik8Manajemen%20arsip.pdf diunduh tanggal 16 februari 2012
Yayat M. Herujito . 2001 . Dasar Dasar Manajemen. Jakarta: Grasindo
Zulkifli Amsyah. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama

15