AKTIVITAS-AKTIVITAS MANAJEMEN

DALAM ORGANISASI

Penulis
Novianda Aditya Istiqomah
13/345910/TK/40466
Program Studi Teknik Industri Jurusan Teknik Mesin dan Industri
Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada
Jalan Grafika Nomor 2, Yogyakarta, 55281
Email: novianda.aditya.i@mail.ugm.ac.id
INTISARI
Management merupakan suatu hal yang sangat penting dimiliki oleh setiap industri baik berskala
besar, kecil ataupun suatu organisasi. Hal ini bertujuan agar berbagai sumber daya sebagai potensi dari
organisasi mampu dikelola secara optimal. Pengelolaan resources itu tentu memerlukan sekumpulan
aktivitas mulai dari perencanaan, pengambilan keputusan, pengorganisasian, kepemimpinan hingga
pengendalian untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Keywords : organisasi, manajemen, management activities, sumber daya organisasi.

PENDAHULUAN
Organisasi dapat didefinisikan sebagai
sekelompok orang yang bekerjasama secara
terstruktur dan terkoordinasi dengan pembagian
tugas dan tanggung jawab tertentu untuk
mencapai suatu tujuan. Goal pada organisasi
meliputi berbagai hal seperti laba (profit),
pengetahuan, pertahanan nasional atau kepuasan
sosial [6].
Organisasi yang berorientasi pada profit dapat
dijumpai pada suatu perusahaan yang menjual
jasa atau produk, sedangkan pengetahuan
merupakan tujuan yang ingin dicapai bagi
institusi-institusi pendidikan seperti sekolah dan
universitas. Meskipun organisasi tersebut juga
menginginkan untuk pencapaian profit, tetapi
pengetahuan lebih diutamakan.
Suatu negara tentu memiliki berbagai sistem
pemeritahan yang salah satunya ditujukan untuk
pertahanan
nasional
seperti
Kementrian
Pertahanan Republik Indonesia dan Tentara
Nasional Indonesia. Organisasi tentu memiliki
berbagai macam sumber daya yang perlu
dimanfaatkan sebagai potensi dalam pencapaian
tujuan-tujuan organisasi. Griffin [2] membagi
sumber daya organisasi menjadi empat yaitu :
a. Manusia

Pada perusahaan, sumber daya manusia berupa

pekerja atau staff.
b. Finansial
Sumber daya finansial dapat berupa laba
investasi, pendapatan pajak dan bantuan
pemerintah.
c. Fisik
Gedung perkantoran, tangki penyulingan,
komputer dan mesin-mesin industri merupakan
contoh sumber daya fisik.
d. Informasi
Sumber daya organisasi berupa informasi dapat
dijumpai pada price list, data statistik bahkan
laporan penelitian.
Menurut Goran Ross dan Kristine Jacobsen
[6], sumber daya pada organisasi (organizational
resources) dapat berupa tangible capital dan
intellectual (intangible capital) seperti pada
bagan berikut :

Pada buku berjudul Management karya

Griffin [2], pengelolaan sumber daya pada
organisasi memerlukan sekumpulan aktivitas
berupa :

Total Capital

Tangible
Capital

Monetary
Capital

1. Perencanan dan pengambilan keputusan

(Planning and decision making)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Kepemimpinan (Leading)
4. Pengendalian (Controlling)

Intangible
Capital

Physical
Capital

Relationship
Capital

Human
Capital

Organisatio
nal Capital

Bagan 1. Sumber Daya Organisasi.

Sumber : Johan Ross, Goran Roos, Nocola C.
Dragonetti dan Leif Edvinsson, Intellectual
Capital
Navigating The New Business
Landscape (London : MacMillan Press Ltd,
1978)
MANAJEMEN
Setiap organisasi membutuhkan pengelolaan
sumber daya yang baik untuk mampu mencapai
tujuan. Manajemen dapat didefinisikan sebagai
sekumpulan aktivitas yang diarahkan pada
sumber-sumber daya organisasi (manusia,
finansial, fisik, dan informasi) dengan maksud
untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif
dan efisien [2]. Menurut Raymond, et.al [5], teori
manajemen memiliki tiga dasar komponen
yakni :
a. Sekumpulan asumsi tentang sikap dan
perilaku manusia
b. Kebijakan manajerial dan tindakan yang
konsisten
terhadap
asumsi-asumsi
tersebut
c. Ekspektasi mengenai performa pegawai
saat kebijakan dan tidakan tersebut
diemplementasikan.
Pada dasarnya, manajemen merupakan suatu
proses dimana sumber daya yang pada awalnya
tidak berkaitan diintegrasikan ke dalam
keseluruhan sistem untuk pencapaian tujuan
organisasi dengan cara yang efektif dan
efisien[3].

Teori lain ditunjukkan pada jurnal

Managerial Activites in Small Firms bahwa
telah ada kecenderungan untuk mempelajari
manajemen pada bisnis kecil dalam hal
perencanaan, pengorganisasian, kepegawaian,
dan kegiatan pengendalian. Berbeda lagi halnya
dengan jurnal karya Johnson [3], fungsi dasar
manajemen terbagi dalam empat hal yaitu
perencanaan, organisasi, pengendalian dan
komunikasi.
Tabel 1. Kerangka P-O-L-C
Planning

Organizing

Visi dan Misi

Mengatur
Strategi
Menetapkan
Tujuan
Leading

Desain Organisasi
Kultur
Jejaring Sosial

Kepemiminan
Pengambilan
Keputusan
Komunikasi
Grup/Tim
Motivasi

Sistem/Proses

SDM
yang
strategis

Controlling

Sumber : Mason Carpenter, Talya Bauer, and

Berrin Erdogan, Principle of Management v1.0,
(Irvington, NY : Flatworld Knowledge, 2010)
Figure 1.6.
PERENCANAAN DAN PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
Perencanaan merupakan suatu proses
menetapkan tujuan organisasi dan menentukan
bagaimana cara terbaik untuk mencapainya.
Tujuan organisasi tidak hanya perlu dicapai,
tetapi juga harus efektif dan efisien. Pengertian

efektif di sini yaitu tujuan-tujuan dari organisasi

dapat diemplementasikan dengan sukses dan
efisien adalah penggunaan sumber-sumber daya
organisasi seminimal mungkin dengan bijaksana
dan
dengan
biaya
serendah
mungkin.
Pengambilan keputusan (decision making)
merupakan bagian dari proses perencanaan, yaitu
suatu proses pemilihan tindakan dari serangkaian
alternatif [2].
G.R. Merz dan M. H. Sauber mengungkapkan
bahwa perencanaan (planning) ditandai dengan
pengumpulan
informasi
dan
pengolahan
informasi. Perencanaaan merupakan langkah
awal dalam proses manajemen, karena dengan
merencanakan
aktivitas
organisasi
dan
penganggaran maka segala sumber daya dalam
organisasi difokuskan pada pencapaian tujuan
organisasi.
Saat membuat perencanaan, manager harus
spesifik menjelaskan ruang lingkupnya dan dapat
diukur. Maksudnya ialah program kerja atau
aktivitas organisasi yang direncanakan dapat
diukur
tingkat
keberhasilannya
untuk
memudahkan proses controlling mendatang.
Selain itu, perencanaan ini juga harus realistis
sesui dengan kemampuan dan sumber daya yang
ada serta bersifat achievable. Rentang waktu dan
batas waktu target pada perencanaan harus
dipaparkan dengan jelas untuk memudahkan
penilaian ketercapaian target dan evaluasi.

organisasi internal. Selain itu divisi ini juga

berfungsi sebagai kunci pengambilan keputusan
dalam perusahaan.

President

Financial
Group

Master
Planning
Council

Resource
Allocation
Comittee

Operations
Comitee

Major
Project
Systems

Facilitating
Systems

Systems
Design

Facilities

Manpower

Bagan 2. The System Model: Top Management .

Sumber : Richard A. Johnson, Fremon E. Kast.,
James E. Rosenzweig., Systems Theory and
Management 10(2), p. 374, (1964), Figure 1.

Berdasarkan jurnal Systems Theory and

Management [3], proses perencanaan terjadi
pada tiga level berbeda pada model yang
diilustrasikan pada bagan. Perencanaan pertama
yaitu berupa perencanaan tingkat atas oleh
master planning council. Kedua yaitu project dan
facilitating system harus terencana dengan baik
dan sumber-sumber daya organisasi dialokasikan
pada hirarki ini. Level ketiga yaitu merencanakan
operasi dari setiap proyek atau facilitation
system.

Berdasarkan buku Principles of Management

[1], perencanaan terdiri dari tiga tipe yaitu :

The master planning council menetapkan

kebijakan dan tujuan serta keputusan, relatif
terhadap produk atau jasa yang dihasilkan oleh
perusahaan tersebut. Bidang ini akan concern
pada masalah kebijakan umum mengenai
perancangan sistem operasi serta memilih
direktur untuk setiap program baru. Dewan
perancanaan inilah yang akan menerima masukan
informasi dari lingkungan dan menggabungkan
inputs dengan informasi umpan balik dari

b. Tactic Planning : perencanaan yang dirancang

untuk mengembangkan cara yang relatif konkret
dan spesifik untuk mengimplementasikan
perencanaan strategi. Perencanaan ini memiliki
jangka waktu menengah yaitu sekitar satu hingga
tiga tahun dan sering dilakukan oleh middle-level
managers.

a. Strategic Planning : menganalisis peluang

kompetitif dan ancaman, serta kekuatan dan
kelemahan organisasi lalu kemudian akan
menentukan bagaimana posisi organisasi untuk
bersaing secara efektif dalam lingkungan mereka.
Perencanaan ini memiliki kerangka waktu yang
lama (lebih dari tiga tahun) dan sering dilakukan
oleh top management.

c. Operational Planning : perencanaan ini pada

umumnya mengasumsikan keberadaan organisasi

atau tujuan subunit dan menentukan cara-cara

untuk mencapainya. Perencanaan operasional
dirancang untuk mengembangkan langkahlangkah tindakan spesifik yang mendukung
perencanaan strategis dan taktis. Perencanaan ini
termasuk perencanaaan jarak pendek dengan
jangka waktu kurang dari satu tahun.
Setelah perencanaan suatu organisasi telah
matang,
maka
selanjutnya
pengambilan
keputusan perlu dilakukan dengan tahap-tahap
sebagai berikut [1] :
a. Identifikasi masalah
Manajer yang baik akan berusaha untuk
memahami masalah, karena pengambilan
keputusan esensinya adalah sebuah proses
penyelesaian masalah (problem-solving).
b. Tulis alternatif keputusan
Manajer perlu menuliskan berbagai tindakan
yang layak untuk dijadikan alternatif keputusan.
Pemikiran yang kreatif dalam penyelesaian
masalah dapat dilakukan dengan teknik
brainstorming.
c. Pilih alternatif terbaik
Pada tahap ini manajer harus mempertimbangkan
efek berupa keuntungan dan kerugian yang
timbul dari beberapa alternatif penyelesaian
masalah tersebut lalu akhirnya mengerucutkan
alternatif tersebut dan memilih alternatif terbaik.
d. Implementasikan alternatif yang telah dipilih
Alternatif terbaik yang telah dipilih tidak akan
berarti jika tidak direalisasikan.
e. Lakukan evaluasi
Evaluasi pada tahap terakhir merupakan evaluasi
terhadap aksi yang telah dilakukan dalam rangka
implementasi alternaif terbaik. Jika masalah
belum mampu diselesaikan dengan alternatif
tersebut, maka manajer harus mencari alternatif
lain.
PENGORGANISASIAN
Setelah perencanaan dan pengambilan
keputusan telah dilakukan, seorang manajer harus
mampu
mengetahui
bagaimana
cara
mengelompokkan
dan
mengkoordinasikan
berbagai aktivitas dan sumber daya. Struktur dari
organisasi biasanya direpresentasikan melalui
organization
chart
yang
menyediakan

representasi grafis dari rantai komando pada

organisasi tersebut.
Pada bagan 2, spesialisasi dari skills disediakan
untuk dewan perencanaan induk melalui berbagai
kelompok seperti keuangan, penelitian dan
pengembangan serta riset pasar. Setiap aktivitas
kelompok
tersebut
diintegrasikan
dan
dikoordinasi oleh dewan perencanaan. Spesialis
pada setiap tingkat operasi benar-benar
terintegerasi sehingga kegiatan spesialis tersebut
diarahkan untuk kinerja yang efektif dan efisien
dari sistem proyek individu.
Pengorganisasian dilakukan dengan
penempatan staf dan pemaduan segala sumber
daya organisasi. Staffing yang tepat pada tempat
yang tepat dalam organisasi akan menjadmin
kelangsungan aktivitas organisasi tersebut.
Manajer harus mampu menempatkan sumber
daya manusia yang tepat di posisi yang tepat (the
right man in the right place).
Dasar pengelompokan karyawan pada
departemen tertentu di sebuah organisasi bisa
terdiri berbagai cara seperti berdasarkan fungsi,
produk, geografi atau konsumen. Pada organisasi
yang besar, pengelompokan staf dilakukan
menggunakan lebih dari satu metode. Setelah
setiap staf memahami tujuan organisasi dan
manajer telah mendistribusikan pekerjaan ke staff
dengan jelas, maka manager selanjutnya perlu
menentukan prosedural staf dan mendelegasikan
wewenang.
KEPEMIMPINAN
Memimpin melibatkan sumber daya sosial
dan informal yang akan digunakan untuk
mempengaruhi orang lain. Proses ini merupakan
aktivitas yang relatif sangat penting dan paling
menantang dari seluruh aktivitas manajerial. Jika
manajer adalah seorang yang memiliki jiwa
kepemimpinan yang baik, maka bawahan mereka
akan antusias untuk dikerahkan mencapai tujuan
organisasi.
Menurut Griffin [2], kepemimpinan (leading)
adalah serangkaian proses yang dilakukan agar
anggota dari suatu organisasi bekerja bersama
demi kepentingan organisasi tersebut. Ilmu-ilmu
tentang perilaku manusia sangat berkontribusi
dalam fungsi kepemimpinan dalam manajemen.
Riset mengenai kepribadian dan sikap kerja
menyediakan
informasi
penting
tentang

bagaimana manajer mampu memimpin bawahan

dengan efektif.

degree. Proses pengawasan dapat dibedakan

menurut sifat dan waktunya yakni :

Seorang manajer dalam suatu organisasi

harus mampu mengelola dan memotivasi pekerja
karena pada kenyataannya motivasi dari para staf
tidak selalu konsisten, tetapi cenderung naik
-turun. Studi tentang motivasi dan teori motivasi
bisa menjadi informasi penting terkait cara untuk
meningkatkan semangat dan energi positif
kepada para staf.

1. Preventive control
Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan
dilaksanakan. Pemimpin mengawasi perencanaan
kegiatan yang akan dilaksanakan hingga
persiapan yang dilakukan, termasuk rekruitmen
anggota.

Selain studi mengenai motivasi, manajer juga

harus memiliki ketrampilan berkomunikasi.
Keterampilan ini perlu dimiliki agar manajer
mampu mempersuasi dan mengelola karyawan
serta memberikan arahan.

PENGENDALIAN
Dalam suatu organisasi, fungsi pengendalian
dibutuhkan untuk memastikan bahwa kinerja
tidak menyimpang dari standar. Selain itu
controlling juga dilakukan dalam rangka
monitoring dan evaluasi. Untuk mengendalikan
sebuah sistem, diperlukan pengukuran terhadap
input seperti informasi, energi, material dan
output seperti produk atau jasa. Hal ini kan
menentukan seberapa besar efisiensi dari operasi
pada organisasi [3].
Menurut Mason Carpenter et.al. [1], proses
pengendalian terdiri dari tiga langkah yaitu :
a. Menetapkan standar kinerja
b. Membandingkan kinerja aktual dengan standar
c. Mengambil tindakan korektif jika diperlukan
Standar kinerja sering dinyatakan dalam
istilah moneter seperti pendapatan, biaya atau
keuntungan. Namun, bisa dinyatakan dalam
istilah lain seperti jumlah unit diproduksi, jumlah
produk cacat atau tingkat kulitas dan layanan
pelanggan.
Melalui
pengendalian
atau
pengawasan yang efektif terhadap aktivitas
organisasi, maka upaya pengendalian kualitas
dapat dilakukan dengan baik.
Istilah yang akrab dengan proses controlling
yakni performance measurement (pengukuran
kinerja). Pengukuran kinerja ini dilakukan oleh
manajer pada level apapun yang terlibat dalam
fungsi manajerial untuk mengendalikan beberapa

2. Repressive control
Pengawasan yang dilakukan setelah kegiatan
berlangsung, dengan mengawasi hasil yang dari
pelaksanaan kegiatan, serta evaluasi dan laporan
yang didapatkan (melakukan pengukuran capaian
hasil).
3. Pengawasan saat proses dilakukan
Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan
proses, sehingga langsung mengikuti proses dan
mengadakan koreksi jika ada penyimpangan.
4. Pengawasan berkala
Pengawasan yang dilakukan dalam kurun waktu
tertentu berdasarkan kesepakatan (satu, dua atau
tiga bulan sekali).
5. Pengawasan mendadak (sidak)
Pengawasan yang dilaksanakan mendadak untuk
melihat kinerja staff sehari-hari dan menghindari
terjadinya penyimpangan.
KESIMPULAN
Aktivitas-aktivitas manajemen pada suatu
organisasi yang terdiri dari perencanaan,
pengorganisasian,
kepemimpinan
dan
pengendalian atau pengawasan secara luas
dianggap
sebagai
cara
terbaik
dalam
mendeskripsikan pekerjaan seorang manajer.
Perencanaan dilakukan untuk menetapkan
tujuan serta visi dan misi suatu organisasi serta
bagaimana cara yang harus ditempuh agar
organisasi tersebut mampu mencapai tujuan
secara efektif dan efisien. Dalam usaha untuk
mencapai tujuan tersebut, manajer harus mampu
mengorganisasi staf dengan menempatkan
pekerja yang tepat di posisi yang tepat.
Selanjutnya manajer harus mampu mengelola
dan memotivasi para pekerja agar bisa bekerja
bersama dalam mencapai tujuan. Setelh aktivitasaktivitas tersebut dilakukaan, controlling
diperlukan untuk mengetahui apakah performa

kinerja aktual telah sesuai ataukah menyimpang

dari standar kinerja.
KOMENTAR KRITIS
Pada pembuatan paper ini, penulis
menggunakan referensi dari berbagai jurnal dan
textbook. Jurnal berjudul System Theory and
Management dan Organizational Strategy ,
Structure, and Process memiliki konten yang
lengkap, namun pembahasannya terlalu luas dan
bahasa yang digunakan cukup sukar dipahami
penulis serta tidak cukup relevan dengan tujuan
paper yang ditetapkan penulis.
Referensi yang menjadi patokan bagi penulis
berasal dari buku Ricky W. Griffin yang berjudul
Management. Selain karena buku ini juga
digunakan sebagai acuan mahasiswa pada mata
kuliah Manajemen Teknik Industri, alasan lain
yang menjadikannya patokan yaitu dari sisi
penyampaian dan kualitas isi pada buku ini.
Manajemaen dan tugas manajemen pada BAB 1
disampaikan dengan singkat, padat dan jelas.
Namun, jika ingin mengetahui penjelasan rinci
mengenai aktivitas-aktivitas manajerial maka
harus melihat chapter lain dan referensi lain.
Textbook lain berjudul Principle of
Management v1.0 karya Mason Carpenter, Bauer
Taylar dan Berrin Erdogan yang diakses online
oleh penulis paper cocok untuk dijadikan
referensi bagi orang awam yang ingin
mengetahui ilmu manajemen secara umum.
Namun, buku online tidak tersedia secara gratis
untuk chapter yang membahas penjelasan
terperinci tentang prinsip manajemen.
Pendapat subjektif penulis paper yaitu
referensi yang berasal dari textbook lebih
memberikan kemudahan dalam penulisan paper

ini karena penjelasan yang disajikan runtut mulai

dari pengertian, tahapan, jenis, dan lain-lain.
Jurnal sebaiknya digunakan referensi jika
penulisan paper dimaksudkan untuk pembahasan
manajemen tingkat lanjut, bukan dasar tentang
ilmu manajemen atau dasar aktivitas manajemen.

REFERENSI
[1] Carpenter, Mason., Talyar Bauer, Berrin
Erdogan., 2010, Principle of Management v1.0,
Flatworld Knowledge, Irvington, NY.
[2] Griffin, Ricky W., 2004, Management,
Houghton Miffin Company, Boston.
[3] Johnson, Richard A., Fremon E. Kast., James
E. Rosenzweig., 1964, Systems Theory and
Management, Management Science 10(2), 367384.
[4] Merz, G. Russell., Matthew H. Sauber., 1995,
Profiles of Managerial Activites in Small Firms,
Strategic Management Journal, 16(7), 551-564.
[5] Miles, Raymond.E., Charles C. Snow, Alan
D. Meyer, Henry J. Coleman Jr., 1978,
Organizational Strategy, Structure and Process,
The Academy of Management Review,3(3), 546562.
[6] Roos, Johan., Goran Roos, Nocola C.
Dragonetti, Leif Edvinsson, 1997, Intellectual
Capital
Navigating The New Business
Landscape, MacMillan Press Ltd., London.