LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Syukuran Wisuda Kimia

Juli 2013
CHEMASQUERADE

HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA AMISCA

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
BANDUNG
2013

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
SYUKURAN WISUDA KIMIA JULI 2013
CHEMASQUERADE
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA AMISCA ITB

PENDAHULUAN

Syukuran wisuda merupakan salah satu acara yang rutin dilaksanakan oleh setiap himpunan
maupun unit di kampus Institut Teknologi Bandung. Kali ini syukuran wisuda periode Juli 2013
dilaksanakan oleh mahasiswa kimia yang merupakan anggota dari HMK AMISCA ITB. Tujuan dari
diadakannnya syukuran wisuda ini adalah sebagai bentuk apresiasi dari kami anggota himpunan
mahasiswa kimia AMISCA ITB bagi kakak-kakak kami yang telah berhasil menyelesaikan
pendidikan di Institut Teknologi Bandung. Selain itu sebagai bentuk rasa syukur atas kelulusan kakakkakak wisudawan. Dalam prosesnya kami selaku panitia syukuran wisuda telah berusaha untuk
memberikan suguhan yang terbaik bagi kakak-kakak wisudawan.
Laporan pertanggungjawaban akhir ini dibuat dalam rangka sebagai usaha untuk
meninggalkan jejak kepada panitia syukuran wisuda kimia selanjutnya. Ini adalah pembelajaran yang
kami dapatkan selama kami menjadi panitia syukuran wisuda kimia periode Juli 2013. Kinerja kami
dalam menjalankan tugas dan kendala yang kami hadapi telah terangkum dalam laporan
pertanggungjawaban ini. Segala kekurangan dan kesalahan kami akan menjadi rambu-rambu bagi
kepanitiaan selanjutnya agar tidak mengulangi kesalahan yang sama. Kami berharap laporan ini dapat
menjadi bekal bagi panitia syukuran wisuda selanjutnya untuk memberikan yang lebih baik lagi.

Bandung, Juli 2013

Panitia

DAFTAR ISI

Pendahuluan........................................................................................................... 1
Daftar Isi ................................................................................................................ 2
BAB I Proposal Kegiatan ......................................................................................... 3
BAB II Laporan dan Evaluasi kegiatan....................................................................5
1. .Laporan Kegiatan........................................................................................ 6
2. .Evaluasi Kegiatan........................................................................................ 8
BAB III Laporan Keuangan.................................................................................... 18
Penutup................................................................................................................ 22
Lembar Pengesahan............................................................................................. 23
Lampiran.............................................................................................................. 24

BAB I
PROPOSAL

Proposal kegiatan (terlampir)

BAB II
LAPORAN DAN
EVALUASI

LAPORAN KEGIATAN

Narasi Keberlangsungan Acara

Hari H Syukuran Wisuda

Syukuran Wisuda Juli 2013 dilaksanakan pada hari Jumat tanggal 12 Juli 2013 di
Bulan Ramadhan. Acara berlangsung di Dacosta di sebelah Hotel Sawunggaling di Jalan
Taman Sari. Persiapan di tempat acara dilakukan semenjak pukul 11.00 dengan panitia yang
hadir sekitar dua puluhan orang. Ruangan Executive Lounge yang semula digunakan untuk
ruangan panitia ternyata digunakan untuk makan siang para tamu yang tidak berpuasa pada
hari itu. Persiapan meliputi dekorasi ruangan, dekorasi panggung, dekorasi backstage,
dekorasi photobooth, dll. Dekorasi selesai sekitar pukul 14.00. Persiapan juga meliputi
simulasi performance seperti tata letak di panggung, blocking, lighting, operator, sound
system, dll. Akan tetapi tidak dilakukan briefing panitia secara keseluruhan karena massa
yang hadir sedikit serta waktu yang tersisa untuk open gate tinggal sedikit lagi.
Acara syukuran wisuda itu sendiri dimulai pukul 16.00 dengan open gate pukul 15.30.
Karena wisudawan yang datang sangat sedikit ketika pukul 16.00, maka acara dimulai sekitar
pukul 16.10. Seluruh rangkaian acara berjalan baik kecuali pada saat perform dosen. Dosen
yang dihubungi oleh panitia tiba-tiba membatalkan untuk mengisi acara. Mungkin karena
kesalahan kami yang terlalu mendadak untuk menghubungi dosen. Karena ada satu acara
yang tidak dilakukan, maka perform dosen tersebut diganti oleh perform dadakan dari
performer lain. Waktu agak sedikit lebih cepat dari yang direncanakan sehingga agak sedikit
tidak kondusif saat menjelang berbuka puasa. Tempat shalat juga kurang kondusif karena
terlalu kecil. Tamu undangan yang hadir melebihi kapasitas tempat juga dan ternyata dari
pihak Dacosta itu sendiri menyediakan kursi lebih sedikit dari yang dijanjikan.
Acara formal berakhir hingga pukul 18.00 dan dilanjutkan dengan istirahat, shalat, dan
makan. Acara dibuka kembali dengan perform dance pukul 19.10. Lalu dilanjutkan dengan
cabaret Romi dan Juli. Selanjutnya acara diserahkan kepada angkatan 2009 dan acara
selesai sekitar pukul 21.15. Clearing area berakhir sekitar pukul 21.40.

Hari H Arak-arakan

EVALUASI CHEMASQURADE

I.

II.

.Ketua Panitia

.Sekretaris

Nama
(Unsur)

Tugas

Dena Agustina D. (Sb'11)

Hambatan

Solusi dan
:
saran

Membuat surat yang berhubungan dengan perizinan syukwis,

baik perizinan peminjaman tempat , barang, kendaraan, dan
izin lainnya

Membuat proposal kegiatan

Menjadi notulen disetiap rapat panitia syukwis, masa

himpunan, maupun audiensi dengan wisudawana

Menyusun laporan pertanggung jawaban syukwis

Pada saat pembuatan proposal sedikit terkendala karena harus

menunggu fixasasi tema acara, rundown acara, jumlah
wisudawan, dan anggaran dana

Pada saat pembuatan LPJ terkendala karena panitia ring 1 telat

mengumpulkan LPJ

Masing-masing divisi harus lebih memperhatikan timeline dan

jobdes masing-masing

III.

.Bendahara

IV.

DDivisi Acara

Nama Kadiv
(Unsur)

Rani Nurzahidah (Cu 11)

Lailatul Nur Ayudya (Ni 11)

Kresna Bondan Fathoni (Th 11)
Fadli Aprianto (La 11)
Muhammad Randa Pratama (W 11)
Nama Anggota
(Unsur)

Reksy Wibowo (Sg 11)

Wendi Falahuddin (Be 11)
Syariful Anam Rifai (Ra 11)
Muhammad Arizki (Gd 11)
Fani Meilisa Rachman (C 10)

Tugas

Hambatan

Mengkoordinir acara syukuran wisuda HMK

AMISCA ITB Juli 2013

Menentukan tema dan konsep acara syukwis

Melatih performer syukuran wisuda

Mencari pengisi acara syukuran wisuda

Sulit mengumpulkan SDM acara secara keseluruhan

Sulit mencari pengisi acara syukwis acara

Koordinasi dengan divisi lain kurang

Kurang briefing dengan massa

Kurang SDM secara keseluruhan

Panitia untuk di lapangan kurang seperti keamanan,

dll.

Tidak ada simulasi acara

Tidak ada MSDM di kepanitiaan

Kurang jelas jalur komando

Sulit mencari tempat yang pas dengan tema

Mulai acara telat

Pendataan tamu yang hadir harusnya oleh satu orang

Solusi dan saran

V.

Ada MSDM di kepanitiaan

Butuh SDM acara yang cukup banyak

Sering rapat koordinasi

Perjelas jalur komando

Tim pencari dana seharusnya sudah gerak cepat dari

awal

Sering sosialisasi acara syukuran wisuda ke massa

himpunan

.Divisi Logistik

Nama Kadiv
(Unsur)

Ulan Darulan

Nama Anggota
(Unsur)
Tugas

Hambatan

Solusi dan saran

VI.

Memenuhi kebutuhan logistik acara

Tidak adanya staff membuat pekerjaan dilimpahkan kepada kadiv

semua

Diberikan jatah staff untuk divisi ini

.Divisi Artistik

Nama
Kadiv
(Unsur)

Sucilia Indah Putri (K11)

1. Astri Yulmarliani S (Xe11)
2. Mulki Rachmawati (Cs11)

Nama
Anggota
(Unsur)

3. Amila Laelalugina (Cd11)

4. Mufidah S (Mt11)
5. Prasetyana Nafisah (F11)
6. Ana Syarifatul (Na11)
7. Berlian Filda (Tl11)

Tugas

Membuat souvenir untuk wisudawan

Semakin dekat dengan hari-H semakin sedikit anggota divisi

artistik yang ada, dikarenakan sebagian sudah pulang
kampung

Banyaknya request dari divisi lain kepada artistik yang

disampaikan mendadak serta beberapa job divisi lain yang
harus diambil divisi artistik menyebabkan timeline kerja
terganggu

Lambatnya kepastian jumlah wisudawan yang akan hadir

Lambatnya proses memperoleh dana baik yang dari danus

maupun prodi membuat kerja agak terhambat.

Manajemen sumber dayanya diperbaiki lagi, bisa mengajak

masa himpunan membantu membuat dekorasi

Pembagian kerja tiap divisi pasti dan dapat

dipertanggungjawabkan sehingga tidak ada divisi yang
mengerjakan job desc divisi lain.

Solusi dan
:
saran

VIII.

Menata ruang, rias dan keadaan yang disesuaikan dengan tema

acara dan arak-arakan

Hambatan

VII.

.Divisi Perizinan
.Divisi Publikasi dan Dokumentasi

Tugas

Hambatan :
Solusi
dan saran

Publikasi propaganda acara syukwis

Pembuatan poster publikasi acara

Pensuasanaan himpunan dengan membuat countdown timer

yang ditempel di sekre himpunan

Dokumentasi acara (foto dan video)

Keterbatasan keterampilan yang dimiliki kadiv

Kurang SDM

Lebih koordinasi lagi dengan semua divisi dan lebih sering

mengadakan rapat koordinasi sehingga tidak terulang lagi
kejadian saling menunggu antar divisi yang dapat menghambat

timeline dari masing-masing divisi.

IX.
X.

XI.

.Divisi Arak-arakan
.Divisi Konsumsi

.Divisi LO

Nama
Kadiv
(Unsur)

Rani Yudi Hastuti (Kr 11)

Mega Rindu Arafah (O 10)

Hardany Triasmanto (Ca 10)
Ratih Fauziah (Y 10)
Tika Pebriani (Te 10)
Rika Felicita (Hf 10)
Fulki Nafilah (B 11)
Romel Hidayat (C 11)
Swastika Utama (Ne 11)
Riendu Friesty Florina Ises (Ar 11)
Achmad Akbari (Ge 11)
Widya Wigati (Br 11)
Akbar Fajrian Syah (Zr 11)
Astri Yulmarliani Sudarman (Xe 11)
Mulki Rahmawati (Cs 11)
Cyntia (Pr 11)
Nama
Anggota
(Unsur)

Imana Mamizar (Dy 11)

Dadan Rukmana (Rn 11)
Mega Nur Hesti Oktavia (Np 11)
Reksy Wibowo (Sg 11)
Nurul Nanda Khoiriyah (Bh 11)

Tugas

Hambatan

Menghubungi wisudawan

Menagih iuran

Berinteraksi dengan wisudawan dan keluarga wisudawan

Bertanggung jawab atas tersampaikannya informasi kepada

wisudawan

Menjaga kenyamanan wisudawan dan anggota keluarga yang

datang apada acara syukwis dan arak-arakan

Sulit mendapatkan SDM karena banyak yang KP dan Liburan

Data wisudawan beberapa ada yang salah

Beberapa wisudawan tidak merespon saat dihubungi

Tidak pernah bisa kumpul dengan seluruh anggota divisi dalam

waktu yang bersamaan

Tidak menempatkan orang sebelumnya untuk menjaga di

Ruang 2104

Kadiv tidak membawa HT saat hari-H wisuda

Kurangnya SDM saat hari H wisuda karena ada yang sakit dan
ijin mendadak

Tidak jelasnya proses transportasi untuk keluarga wisudawan

yang ingin menunggu di R. 2104

Solusi dan
:
saran

Ada div. MSDM

Semua angkatan termuda dilibatkan dalam kepanitiaan

Selalu update data wisudawan baik dari TU Prodi maupun dari

wisudawannya

Persiapkan minimal 2 orang untuk berjaga di tempat yang

digunakan sebagai ruang tunggu bagi keluarga wisudawan yang
tidak ikut arak-arakan

Kadiv LO harus memegang HT untuk mempermudah

komunikasi saat hari-H

Memastikan anggota LO dapat menjalankan tugasnya dengan

baik dan datang pada hari syukwis dan wisuda (menemani
arak-arakan)

Memastikan transportasi dan mekanisme saat hari H wisuda

paling lambat H-1 Syukwis

Sosialisai ke massa lebih diperbanyak

Breafing acara untuk panitia dan massa himpunan lebih

diperjelas

XII.
Divisi Dana Usaha

Nama
Kadiv
(Unsur)

Nama
Anggota
(Unsur)

sendi ramdhani mg11

afiq bi11, archie Te11,alfi al11,

Tugas

mencari dana

Hambatan

staf banyak kesibukan, hari libur, rab belum jelas, bendahara hilang di
awal kepanitiaan

Solusi dan
:
saran

rab diselesaikan di awal kepanitian, ada tim khusus fokus ke

danus,menyesuaikan danus untuk hari libur

BAB III
LAPORAN KEUANGAN

PEMASUKAN

Prodi
Iuran wisudawan
Danus
Bantuan dari himpunan

=
=
=
=
Jumlah =

Rp
Rp
Rp
Rp
Rp

PENGELUARAN

No

Divisi

Rincian

Banyaknya

Harga
Satuan

Jumlah

Subtotal

PENUTUP

Kepantiaan syukuran wisuda kimia periode Juli 2013 oleh mahasiswa kimia ITB telah selesai
dilaksanakan. Dari keseluruhan pembelajaran yang kami dapatkan selama menjadi panitia tidak akan
kami buang begitu saja. Kami memohon maaf kepada semua pihak yang merasa telah dirugikan atau
mendapatkan ketidaknyamanan dari acara yang kami buat. Terima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu kami dalam menjalankan kepanitiaan ini hingga acara ini selesai.
Demikian laporan pertanggungjawaban ini kami buat. Semoga bermanfaat dan dapat
digunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, September 2013

LEMBAR PENGESAHAN

Bandung, September 2012

Penanggung Jawab

Ketua Pelaksana

Diar Luthfi Hawari

Muchlis Munawar

NIM 10510027

NIM 10511044

Menyetujui,
Ketua Prodi

Dr. M. Bachri Amran

NIP. 131 690 332

LAMPIRAN

DAFTAR SURAT KELUAR

No

Tanggal

Nomor Surat
001/Syukuran Wisuda Kimia

15 Mei 2013

Juli 2013/AMISCA/V/2013

002/Syukuran Wisuda Kimia Juli

2

20 Mei 2013

2013/AMISCA/V/2013

Tujuan
Lembaga
Kemahasiswaan
Institut Teknologi
Bandung
Lembaga

4 Juni 2013

12 juni 2013

19 Juni 2013

20 Juni 2013

24 Juni 2013

28 Juni 2013

31 Juni 2013

2013/AMISCA/V/2013

004/Syukuran Wisuda Kimia Juli

2013/AMISCA/VI/2013

Permohonan Izin
Peminjaman
ruangan Aula Barat
Permohonan Izin

Kemahasiswaan

peminjaman

Institut Teknologi

ruangan galeri CC

Bandung

Timur
Permohonan Izin

003/Syukuran Wisuda Kimia Juli

3

Perihal

Caf Cocorico

berjualan di sekitar

Tata Usaha program

cafe
Permohonan Izin

studi kimia Institut

Peminjaman

Teknologi Bandung
Tata Usaha program

Ruangan
Permohonan Izin

005/Syukuran Wisuda Kimia Juli

studi kimia Institut

2013/AMISCA/VI/2013

Teknologi Bandung

006/Syukuran Wisuda Kimia Juli

Tata Usaha program

Permohonan Izin

2013/AMISCA/VI/2013

studi kimia Institut

Peminjaman

Teknologi Bandung
Tata Usaha program

Ruangan

007/Syukuran Wisuda Kimia Juli

2012/AMISCA/VI/2013

008/Syukuran Wisuda Kimia Juli

2012/AMISCA/VI/2013
009/Syukuran Wisuda Kimia Juli
2012/AMISCA/VI/2013

studi

Planologi

Institut

Teknologi

Peminjaman
Ruangan

Permohonan Izin
Peminjaman RSG
Planologi

Bandung
Tata Usaha program

Permohonan Izin

studi kimia Institut

Peminjaman

Teknologi Bandung
Tata Usaha program

Ruangan
Permohonan Izin

studi kimia Institut

Peminjaman

Teknologi Bandung

Ruangan

DAFTAR SURAT MASUK

Tidak ada surat masuk

BUKTI PEMBAYARAN