Pengauditan 2

Audit Siklus Persediaan dan Pergudangan

PT Siba Surya
Kelas 5.3

Oleh :
Kornelius Tri J 12.60.0113

Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
UNIKA SOEGIJAPRANATA
SEMARANG

2014

Profil Perusahaan
PT. SIBA SURYA, merupakan perusahaan transportasi yang telah teruji dalam jasa
pengiriman cargo untuk semua tujuan di pulau Jawa. Perusahaan kami bukan saja merupakan
perusahaan transportasi terbesar, tetapi juga salah satu perusahaan transportasi yang paling
terpercaya di Indonesia.
Perusahaan ini telah melayani jasa transportasi sejak tahun 1951.Yang awalnya bernama
CHUNG HWA dan hanya bermodalkan 1 truk saja.Seiring berjalannya waktu perusahaan ini
kerap berganti nama menjadi CV Siliwangi Bangkit. Perusahaan juga kerap mengganti
direktur utamanya. Berkantor pusat di Semarang, Jawa Tengah, berfungsi sebagai titik pusat
strategis dari jaringan kami yang terbentang dari ujung barat hingga ke ujung timur pulau
Jawa. Kantor-kantor cabang perusahaan tersebar diberbagai kota seperti Cilegon, Jakarta,
Cirebon, Semarang, Tuban, Surabaya, Banyuwangi, Probolinggo, Jember, Kediri, Madiun,
Cilacap dan Jabodetabek.
Saat ini kami mengoperasikan armada lebih dari 1.800 unit dengan beberapa type bed untuk
memenuhi kebutuhan pelanggan sesuai dengan segmentasi kargo dengan kapasitas 15 sampai
60 ton. Unit-unit kami ini dilengkapi dengan online-system dan fasilitas GPS yang
merupakan keunggulan dalam memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.

Kegiatan Usaha
Usaha utama yang dilakukan PT Siba Surya yaitu :
1. Menjalankan usaha-usaha di bidang pengangkutan, yang meliputi usaha transportasi
pengangkutan, pengangkutan barang, kontainer, trucking trailer, peti kemas, termasuk
pengepakan, pengemasan dan kegiatan usaha terkait;
2. Menjalankan usaha-usaha di bidang jasa, antara lain meliputi:
- jasa pengangkutan darat (trucking);
- jasa penunjang dan pelengkap kegiatan angkutan dan jasa perjalanan;
- jasa pelayanan bongkar muat barang

Struktur Organisasi

Tujuan Audit
1. Untuk mengetahui prosedur pemasukan dan pengeluaran persedian serta dapat
menganalisis potensi kelemahan yang ada.
2. Untuk menilai efektivitas prosedur pemasukan dan pengeluaran barang yang terdapat
di gudang dalam PT Siba Surya .
3. Melakukan pemeriksaan dan penilaian terhadap pelaksanaan prosedur pengendalian
intern mengenai pemasukan dan pengeluaran barang yang ada di gudang PT Siba
Surya.

Prosedur Pengeluaran Barang

Proses pengeluarang barang dalam perusahaan terjadi ketika adanya kerusakan spareparts
dalam armada angkutan yang dimilikinya. Persediaan Spareparts yang dimiliki adalah
spareparts yang digunakan untuk maintenance armada truk yang dimilikinya. Jumlah armada
truk yang dimiliki oleh perusahaan sekitar 4.000 armada. Apabila ada armada yang rusak dan
perlu ganti spareparts, maka mekanik akan mencopot spareparts yang rusak tersebut dan
barang yang rusak terseut harus di bawa ke counter gudang.. Spareparts tersebut biasa disebut
dengan barang bekas Berikut merupakan prosedur pengeluaran barang atau sparepart di PT
Sia Surya.
1. Pengajuan / permintaan barang :
o Mekanik membawa form SPB print out yang sudah divalidasi oleh
Spv/Manager Teknik dan fisik barang bekas menuju counter barang bekas.
o Dalam hal ini mekanik diharuskan membawa print out SPB yang sudah
divalidasi oleh Spv/Manager pada saat waktu yang bersamaan (H+0) saat
adanya permintaan dari supir armada truck untuk mengganti bagian spareparts
yang perlu diganti.
2. Penerimaan dokumen SPB , pengecekan SPB & fisik barang:
o Counter barang bekas menerima SPB dan fisik barang bekas, memeriksa,
memastikan dan melakukan pengecekan terhadap kesesuaian fisik barang
bekas dengan permintaan sparepart baru.
3. Penginputan barang bekas pada system , cetak TT barang bekas dan validasi :
o Counter barang bekas input, posting pengembalian barang bekas & print out
tanda terima barang bekas, kemudian memberikan vatidasi TT pada SPB
sebagai bukti serah terima barang bekas telah diterima dan menyerahkan SPB+TT
kepada mekanik yang akan diserahkan pada Picker untuk mengambil barang yang
diminta.

4. Menyiapkan barang atas permintaan SPB :

o Picker mengambil print out SPB yang merupakan permintaan barang dari
mekanik kemudian mengambil barang sesuai yang tecantum dalam SPB dan
mencatat pengeluaran barang pada kartu stock.
5. Konfirmasi persediaan stok :
o Picker konfirmasi ke Supervisor Inventory jika stock persediaan menipis
(batasan stock) untuk dilakukan pembelian
6. Peletakkan Barang permintaan SPB :
o Picker menempatkan barang yang sudah diambil dalam rak/kotak/box untuk
barang yang siap diserahkan kemudian Picker memberikan SPB ke Counter
untuk dibuatkan dokumen pengeluaran barang guna untuk rekap persediaan
gudang pada akhir periode.
7. Proses pengambilan sparepart (baru) pada logistik :

o Mekanik membawa SPB+TT menuju Counter untuk pengambilan barang

sesuai dengan permintaan pada SPB
8. Kroscek kesesuaian SPB permintaan barang :

o Counter terima SPB dari mekanik dan melakukan kroscek dengan SPB yang
telah diambil oleh Picker logistik sparepart, jika tidak sesuai Counter
konfirmasi kepada Picker
9. Proses pengambilan barang, penginputan dan cetak dokumen pengeluaran pada
system :
o Counter mengambil barang pada rak/kotak/box transisi sesuai dengan SPB
permintaan barang
o Counter melakukan penginputan SPB permintaan barang dan cetak/print out
dokumen pengeluaran barang (SHS) sesuai fisik barang. Disini SPB di
arsipkan.
o Counter mengecek print dokumen pengeluaran barang (SHS) dengan fisik
barang untuk memastikan sebelum dilakukan penyerahan kepada mekanik
10. Validasi dokumen pengeluaran barang ( SHS ) :
o Counter memberikan validasi pada print out dokumen pengeluaran barang
(SHS) dan meminta validasi kepada mekanik

o Mekanik memberikan validasi pada print out dokumen pengeluaran barang

(SHS )
11. Penyerahan barang dan dokumen pengeluaran barang (copy) :
o Counter menyerahkan barang dan copy print out dokumen pengeluaran barang
(SHS) kepada mekanik
o Mekanik terima barang yang diminta dan melanjutkan pekerjaan kembali
12. Pengarsipan & filling dokumen :
o Counter melakukan pengarsipan dokumen SPB dan dokumen permintaan
barang (SHS) sebagai bukti pengeluaran barang

Prosedur Pemasukan Barang

Proses pemasukan barang terjadi ketika supervisor logistik menerima laporan dari
picker dan juga ketika barang di gudang mencapai batas minimum.
1. Proses pengiriman supplier dan serah terima barang pembelian
o Supplier melakukan pengiriman barang dengan menyertakan lampiran PO dan
Invoice supplier kemudian supplier melakukan serah terima barang, invoice,
surat jalan dan PO kepada Staf Purchasing
o Staff Purchasing terima barang, invoice, surat jalan, PO dari supplier dan dan
diserahterimakan kembali kepada picker untuk dilakukan pengecekan fisik
dengan kesesuaian PO Awal . Setelah sesuai dengan PO awal admin
mencatatnya dengan system sesuai dengan PO yang dibawa Picker.
2. Penyerahan dokumen untuk dilakukan pengecekan dengan fisik barang
o Picker melakukan pengecekan untuk fisik barang dengan PO permintaan awal
dan dimonitoring oleh Supervisor Inventory
o Jika tidak sesuai picker konfirmasi kepada staff purchasing untuk dilakukan
follow-up kepada supplier
3. Pemberian labeling untuk barang masuk/datang dan penempatan
o Picker memberikan labeling (penomoran) untuk barang yang sudah dilakukan
pengecekan dan menempatkan pada rak sesuai dengan nama barang dan lokasi

4. Serah terima dokumen untuk proses input system

o Picker melakukan serah terima dengan admin data untuk dilakukan
penginputan invoice (Invoice , Surat Jalan, TT, PO)
o Admin data terima dokumen dan melakukan penginputan pada system untuk
input invoice sparepart sesuai dengan jenis part yang dibeli/datang (sparepart)
o Admin data melakukan pengecekan ulang untuk inputan sebelum melakukan
postingan kedalam system untuk persediaan
o Setelah selesai pengecekan, admin data melakukan posting untuk update stock
persediaan gudang logistik
5. Pengarsipan dokumen pembelian barang
o Admin Data lakukan pengarsipan dokumen pembelian barang supplier

Jika adanya retur pemberlian

1. Pencatatan barang retur pada buku retur dan pengajuan validasi
o Picker melakukan pencatatan atas barang yang tidak sesuai pada buku retur
( nama barang, part number, nomor nota, tanggal nota, dan alas an brang retur,
dan alas an retur)
o Picker mengajukan validasi pada buku retur kepada supervisor purchasing.
2. Pengecekan buku retur dan validasi buku retur
o Supervisor purchasing melakukan pengecekan terhadap buku retur yang dibuat
oleh picker dan validasi buku retur.
3. Packing barang yang akan dilakukan retur dan konfirmasi purchasing
o Picker melakukan packing terhadap barang yang akan diretur pada supplier
dan konfirmasi purchasing untuk barang yang diretur
4. Konfirmasi supplier dan proses pengiriman barang retur.
o Staff purchasing konfirmasi kepada supplier untuk barang yang tidak sesuai
dengan invoice/PO.

o Staff purchasing mengirim barang retur (melalui paketan yang sudah

ditentukan).
5. Penyerahan nota bukti pengiriman untuk dilakukan penginputan system
o Staff purchasing memberikan surat/nota bukti pengiriman kepada bagian
admin data ( buku retur yang berisikan nomor resi pengiriman, dan cap
stempel tanda bukti pengiriman).
6. Input dan posting retur barang untuk update persediaan gudang
o Admin data input retur barang, posting untuk megurangi sisa persediaan stok
gudang.

Keterangan Tambahan
Dokumen :
1. SPB : Surat Permintaan Barang
2. SHS-BPB : Surat Harian Sparepart / Bukti Pengeluaran Barang

3. TT : Tanda Terima Barang

4. BRB : Bukti Retur Barang
5. Kartu Stock : Kartu Stock Manual (monitoring stock)
6. PO : Purchase Order (Pembelian)
7. Chekclist : Dokumen List Barang Order
8. Invoice : Dokumen Bukti Pembelian Supplier
9. Surat Jalan : Dokumen Surat Jalan Pengiriman
10. FPPB : Form. Persetujuan Pembelian Barang

Kelemahan Potensial
1. Tidak adanya peramalan atau estimasi dalam pembelian persediaan di gudang PT Siba
Surya
Menurut Ristono (2009), pengertian dari pengelolaan persediaan adalah: Kegiatan dalam
memperkirakan jumlah persediaan yang tepat, dengan jumlah yang tidak terlalu besar dan
tidak pula kurang atau sedikit dibandingkan dengan kebutuhan atau permintaan. Terlihat
dalam lampiran mengenai Standard Operating Procedure PT Siba Surya dicantumkan
mengenai kebijakan dimana dalam SOP Purchasing nomor 4 dalam kebijakan khusus
mengenai Order pembelian ke supplier yaitu Jika persediaan barang sudah mencapai

pada batas minimum maka bagian pembelian (purchasing) membuat purchase order
untuk memesan kembali barang tersebut kepada supplier yang bersangkutan . Dalam
hal pembelian persediaan, PT Siba Surya sangat bergantung pada konfirmasi dari
Supervisor logistik dan Picker yang terdapat di counter gudang. Dengan bergantung
pada picker PT Siba Surya tidak mempunyai cadangan barang atau sparepart jika
sewaktu waktu ada kejadian tidak terduga, misalnya ada beberapa armada yang
mengalami kecelakaan bersama-sama. Dengan begitu operasi di PT Siba Surya akan
terhambat.
2. Pengaturan barang di gudang kurang rapi.
Menurut Rander (2001) tata letak, (layout) merupakan salah satu keputusan yang
menentukan efisiensi operasi perusahaan dalam jangka panjang. Penataan barangbarang atau persediaan di gudang PT Siba Surya sangatlah kurang rapi (bisa dilihat di
gambar 1, gambar 2, dan gambar 3). Hal ini disebabkan beberapa spareparts memiliki
ukuran agak besar sehingga tidak bisa ditata di rak. Rak hanya bisa menampung
spareparts yang ukurannya tidak terlalu besar. Selain itu dalam gudang perusahaan,
barang baru dan barang bekas diletakkan di dalam satu gudang. Supervisor logistic
biasanya hanya memantau barang baru dan jarang sekali memantau barang bekas,
karena dianggapnya tidak penting karena sudah rusak. Dengan penataan yang kurang
rapi akan mengganggu operasional kinerja gudang dalam melakukan stock opname.
Di PT Siba surya barang bekas tersebut tidak sepenuhnya. Kadang kala masih bisa
dilakukan servis. Hal ini akan membuat bagian counter gudang dalam menghitung
jumlah persediaan pada akhir bulan, bisa-bisa jumlahnya bisa berlipat akibat dari
barang bekas yang masih terlihat baru itu. Selain itu barang bekas yang kadang kala

bisa diservis sering diambil oleh para karyawan, karena menurutnya jika dipoles
sedikit bisa dijual dan menghasilkan uang.

Rekomendasi Terhadap Kelemahan Potensial

Berdasarkan kelemahan potensial yang pertama yang ada diharapkan PT Siba Surya
membentuk system peramalan dalam mengatur persediaannya. Dengan adanya system
peramalan persediaan perusahaan akan meminimalisir adanya resiko terhadap kejadian yang
tidak terduga. Untuk para auditor diharapkan memperhatikan system peramalan persediaan di
perusahaan PT Siba Surya ini. Diharapkan auditor bisa membuatkan system peramalan
mengenai persediaan di PT Siba Surya iniagar pihak management perusahaan ini bisa
memperkirakan jumlah minimum persediaan yang harus ada di setiap periodenya.
Berdasarkan kelemahan yang kedua mengenai pengaturan barang di gudang yang kurang
rapi, diharapkan perusahaan mempunyai gudang lagi untuk memisahkan antara barang baru
dan barang bekas/rusak. Dengan adanya pemisahan ini perusahaan bisa meminimalkan resiko
salah hitung pada stock opname yang dilakukan counter gudang. Selain itu diharapkan
supervisor logistic juga tidak menghiraukan barang bekas/rusak itu. Karena barang
bekas/rusak tersebut kebanyakan tidak rusak sepenuuhnya dan masih isa diperbaiki. Selain itu
barang bekas tersebut jika diperbaiki masih bisa laku untuk dijual walaupun harganya bisa
terbilang tergolong murah. Dengan penjualan barang bekas akan menambah kas perusahaan
yang bisa digunakan untuk operasi perusahaan. Dengan adanya pemisahan gudang, maka
perlu system untuk pengelolaan barang bekas dan juga system untuk penjualannya.
Diharapkan untuk para auditor bisa membuatkan system akuntansi untuk perlakuan barang
bekas beserta system akuntansi untuk penjualannya.

Kesimpulan dan Saran

Dari pembahasan mengenai siklus persediaan dan pergudangan di perusahaan PT Siba Surya
dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Prosedur pengendalian intern persediaan barang pada PT Siba Surya sudah efektif.
Terlihat dalam kebijakan perusahaan dalam Standard Operational Procedure milik
perusahaan dan juga prosedur pemasukan dan peg\ngeluaran barang yang sesuai
dengan Standard Operational Procedure walaupun masih terdapat kelemahan yaitu
mengenai batas minimum persediaan yang ada di gudang yang kurang jelas.
Diharapkan auditor bisa memberikan rekomendasi system untuk menghitung batas
minimum persediaan yang harus ada di gudang pada periode yang ditentukan.
2. Pada penataan barang pada gudang perusahaan PT Siba Surya masih kurang rapi. Di
gudang terdapat barang yang seharusnya memiliki perlakuan yang berbeda, yaitu
adanya barang baru dan barang bekas yang diletakkan di satu gudang. Hal ini akan
membuat bingung dalam melakukan stock opname karena kebanyakan barang bekas
tersebut terlihat seperti barang baru. Diharapkan perusahaan memiliki gudang yang
berbeda dalam menemmpatkan barang bekas dan auditor diharapkan bisa membantu
perusahaan memberikan rekomendasi system yang tepat untuk perlakuan barang
bekas/rusak yang ada di gudang PT Siba Surya.

Daftar Pustaka
-

Arens, Alvin A, et.,al 2008, Auditing dan Jasa Assurance, Edisi 12, Jilid 2,
Terjemahan Herman Wibowo, Erlangga, Jakarta.

Barry, Rander and Jay Heizer, Prinsip-prinsip Manajemen Operasi, PT. Salem Emban
Patria. Jakarta. 2001.

Ristono, Agus 2009, Manajemen Persediaan, Graha Ilmu, Yogyakarta.

Lampiran

Gambar 1

Gambar 2

Gambar 3

Gambar 4

Gambar 5