CONTROL DE DOCUMENTOS

GC-PR-001

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26/09/2014
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Propsito
Para controlar todos los documentos del sistema de gestin de calidad (generados
internamente o de fuentes externas)
Para identificar cambios realizados a los documentos usados en este manual.
Para controlar documentos guardados en formatos electrnicos.
El control de documento asegura que:
Copias autorizadas de documentos apropiados estn disponibles en todos
los lugares donde estas sean esenciales para el efectivo funcionamiento de
las operaciones desempeadas por el laboratorio.
Los documentos son revisados peridicamente y si es necesario son
editados para asegurar su validez y cumplimiento de los requisitos.
Los documentos encontrados invlidos u obsoletos son removidos de todos
los lugares donde sean utilizados para evitar el uso malintencionado de los
mismos.
Cualquier documento obsoleto ser retenido para uso legal estar
debidamente marcado como tal.
Campo de aplicacin
Este procedimiento aplica para el manual de calidad, los mtodos de ensayo y
calibracin, y procedimientos operacionales estndares (POE). Tambin aplica
para documentos del sistema de gestin que han sido generados externamente.
Nota Para el caso de los mtodos de ensayo y los procedimientos operacionales
estndares es necesario seguir un formato estndar, pero otros documentos
pueden tener formatos diferentes. Los formatos pueden incluir simbologa,
diagramas de flujo, dibujos, ilustraciones, bosquejos, formas, y listas con vietas.
Sin importar el formato, todos los documentos del sistema de gestin de calidad
son controlados mediante este procedimiento.
Definiciones y siglas
Manual de calidad es el documento que establece las polticas de calidad, el
sistema de gestin de calidad, y las prcticas de calidad del LABORATORIO
METROLOGIA ELECTRONICA INDUSTRIAL Y EQUIPOS.
Procedimientos operacionales estndares (POE) es un documento que
especifica y describe como se debe realizar una actividad. Puede incluir mtodos
a utilizar y secuencias de operaciones.
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Responsabilidades
La direccin del LABORATORIO METROLOGIA ELECTRONICA INDUSTRIAL Y
EQUIPOS se asegura que este procedimiento de control de documento es
establecido, implementado y mantenido. El gerente de calidad revisa da a da las
operaciones de control de documentos. El personal del LABORATORIO
METROLOGIA ELECTRONICA INDUSTRIAL Y EQUIPOS es responsable por
seguir este procedimiento en su totalidad.
Materiales requeridos
Copia controlada con estampilla a color.
Lista maestra
Procedimiento
El gerente de calidad mantiene la lista maestra de todos los documentos
controlados.
Manual de calidad:
1. El manual de calidad es aprobado por el gerente general y su firma de
aprobacin es archivada por el gerente de calidad.
2. Las copias controladas en papel son identificadas por la cita copia controlada
al pie de pgina en color.
Procedimientos:
1. Los mtodos de ensayo y los procedimientos operacionales estndares son
documentos controlados con distribucin limitada. Estos son mantenidos en
carpetas de tres anillos. La tabla de contenidos incluye los procedimientos
actuales e inactivos asignados a cada rea de trabajo y la siguiente informacin:

Cdigo y ttulo del procedimiento.

Nmero de revisin de cada procedimiento.
La fecha eficaz de cada procedimiento
Fecha de revisin la ltima fecha en la que se revis cada procedimiento
El estado de cada procedimiento (actuales o inactivos)

2. Cdigos nicos son asignadas a cada procedimiento.

3. Los mtodos de ensayo son escritos bajo los siguientes encabezados:
Alcance
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Descripcin de los tems de ensayo

Tiempo de retencin
Cantidades a analizar
Materiales y equipo requerido.
Condiciones ambientales requeridas.
Procedimiento
Identificacin de las muestras
Documentacin
Medidas de seguridad.
Mtodo para anlisis y presentacin de datos
Sensibilidad
Plan de control de calidad
Procedimientos de referencia
Referencias
Revisin histrica
Apndice

4. POEs son escritos bajo los siguientes encabezados:

Propsito
Alcance/ Campo de aplicacin
Definiciones y siglas
Responsabilidad
Materiales Requeridos
Procedimiento
Documentacin
Procedimiento de referencia
Referencia
Revisin Histrica
Apndice

5. Los procedimientos son revisados, autorizados por la direccin, con copias

identificadas, y distribuidos a los usuarios. Las firmas indican la aprobacin del
documento y la estampilla en color copia controlada indica que el control de
documentos aplica para este procedimiento.
Nota La fecha de emisin (ver encabezado) es la fecha en la que el documento
fue impreso para la revisin por los usuarios. La fecha efectiva (ver pie de pgina)
es la fecha en la cual el documento es puesto en prctica.
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6. Las copias maestras obsoletas (en archivo de la direccin) son marcadas como
tales y son archivadas por 5 aos como referencia. Cualquier otra copia de la
versin obsoleta es destruida para prevenir su uso.
7. El gerente de calidad mantiene la lista maestra de los documentos actuales.
8. La lista maestra de los procedimientos incluye:

cdigo
ttulo
nmero de revisin
fecha de revisin
estado (actual, obsoleto, inactivo, o asignado)
Lista de distribucin (nmero de copia)

Revisin de documentos:
1. El manual de calidad es revisado anualmente por el gerente de calidad. Se
mantienen los Registros de esta revisin.
2. Los procedimientos escritos son revisados dos veces al ao. El encargado de la
revisin lleva registro de la misma, de los cambios, y le informa al gerente de
calidad.
Cambios a los documentos:
1. Cambios al manual de calidad o a un procedimiento requiere la misma revisin
y aprobacin como la revisin y aprobacin original.
2. Los cambios son indicados por una lnea vertical en el margen izquierdo
adyacente al rea revisada. El ndice maestro es actualizado para demostrar la
fecha de los cambios en la revisin y la fecha en que los cambios son publicados.
3. El personal que sea afectado por los cambios es notificado por escrito. Todas
las copias obsoletas son regresadas al gerente de calidad y reemplazadas por las
nuevas.
4. Se mantiene un ndice de las copias obsoletas del manual de calidad y de los
procedimientos.
Enmiendas a mano:
5. No se permite hacer enmiendas a mano. Los cambios se harn en el
documento electrnico y cambiarn las copias obsoletas por las nuevas.
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Documentos computarizados:
1. Las copias electrnicas de documentos son mantenidas bajo la custodia del
gerente de calidad.
2. El acceso a las copias electrnicas est protegido por password.
3. Los documentos que estn en proceso de revisin son mantenidos en un flder
claramente identificado de la misma manera que las versiones obsoletas.
Documentacin
Las revisiones a las secciones del manual de calidad son acompaadas de la
notificacin clara de: adiciones, remocin, y reemplazo de informacin. A
continuacin el sistema de registro de los documentos
Cuadro 1. Documentacin de control de documentos.
REGISTRO
REQUERIDO
Copias
maestras
aprobadas del manual de
calidad
Copias controladas del
manual de calidad y
Procedimientos.
Lista maestra
Revisin de documentos
Notificaciones
transmitidas

GUARDIAN
Gerente de calidad.

A los asignados.

Gerente de calidad.
Gerente de calidad.
Gerente de calidad.

Procedimientos de referencia
Plantilla para POE.

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ELABORO

REVISO

APROBO

Cristian Briez
SISOMA

Baden Rodriguez
GERENTE TECNICO

Bayardo Rodriguez
GERENTE GENERAL

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