STANDARD OPERATING PROCEDURE

Presented by:
SINGGIH SAPTADI

Curriculum Vitae - Singgih

Saptadi
Anak manusia
Lahir di Ponorogo.
Tumbuh - SMA di Surabaya.
Dewasa di Institut Teknologi
Bandung.
Berkarya di Industrial Engineering
Universitas Diponegoro Semarang.
Bersama keluarga di kaki Gunung
Ungaran, Kabupaten Semarang,
Jawa Tengah.

Sejak 2010, kembali berstatus

mahasiswa

Curriculum Vitae - Pengalaman

Systems Thinking, Business-IT Alignment,
Decision Analysis, Operations
Management.
1996-1998

Investment decision making PT.

Telekomunikasi Indonesia

1998-1999

Executive information system

Departemen Parsenibud

1998-1999

Human resource information

system Departemen Luar Negeri

2000-2012

IT for education

2007-2012

IT for Small Medium Enterprises

2007-2012

Operations Management Training

for Industry (Petro-gas, Banking,
Education) & Government

2010-2011

Feasibility Study for Bank

Indonesia

Curriculum Vitae Kontak Saya

Email:

singgihs@undip.ac.id
singgihs@gmail.com

Mobile:

0818 455 989

LATAR BELAKANG

Setiap pekerjaan yang dapat menimbulkan resiko

harus dilakukan dengan prosedur yang ketat dan
tetap untuk meniadakan atau mengurangi
resiko/kesalahan
Apabila pilot tidak melaksanakan pekerjaan
sesuai dengan aturan, maka pesawat akan jatuh
dan banyak penumpang menjadi korban.
Bila dokter tidak melaksanakan tugas sesuai
dengan prosedur, maka pasien dapat meninggal
atau cacat.
Bila pemadam kebakaran tidak menjalankan
tugasnya sesuai dengan prosedur, maka dapat
menimbulkan banyak korban jiwa dan materi.
Pelayanan juga mengandung resiko (mendapat
komplain dari masyarakat) jadi harus memiliki

STANDARD OPERATING
PROCEDURE

DIKENAL JUGA DENGAN NAMA PROTAP

MERUPAKAN SALAH SATU POIN PENTING

DALAM PELAKSANAAN PELAYANAN

MERUPAKAN CERMIN KESUNGGUHAN DAN

ITIKAD BAIK DALAM MELAYANI
PENGGUNA/MASYARAKAT.

PENGERTIAN SOP

PROSEDUR/TATA CARA KERJA/TATA URUTAN

PELAKSANAAN KERJA YANG SUDAH DITETAPKAN
DENGAN STANDART TERTENTU.

DOKUMEN TERTULIS YANG MEMUAT PROSEDUR

KERJA SECARA RINCI, TAHAP DEMI TAHAP DAN
SISTEMATIS.

TATACARA ATAU TAHAPAN YANG DIBAKUKAN DAN

YANG HARUS DIALUI UNTUK MENYELESAIKAN
SUATU PROSES KERJA TERTENTU

KATA KUNCI

STANDART

DERAJAT TERBAIK
SESUATU YANG DIBAKUKAN
HARAPAN YANG SPESIFIK
PATOKAN PENCAPAIAN
BERBASIS PADA TINGKAT
PEDOMAN ATAU MODEL

TUJUAN SOP

MENJAGA KONSISTENSI DAN TINGKAT

KINERJA PETUGAS ATAU TIM DALAM
ORGANISASI ATAU UNIT.
MENGETAHUI DENGAN JELAS PERAN DAN
FUNGSI TIAP-TIAP POSISI DALAM
ORGANISASI
MEMPERJELAS ALUR TUGAS, WEWENANG
DAN TANGGUNG JAWAB DARI PETUGAS
TERKAIT.
MELINDUNGI ORGANISASI DAN STAF DARI
MALPRAKTEK ATAU KESALAHAN
ADMINISTRASI LAINNYA.
MENGHINDARI KEGAGALAN/KESALAHAN,
KERAGUAN, DUPLIKASI DAN TIDAK

FUNGSI SOP

MEMPERLANCAR TUGAS
PETUGAS /TIM.
SEBAGAI DASAR HUKUM BILA
TERJADI PENYIMPANGAN.
MENGETAHUI DENGAN JELAS
HAMBATAN-HAMBATANNYA DAN
MUDAH DILACAK.
MENGARAHKAN PETUGAS UNTUK
SAMA-SAMA DISIPLIN DALAM
BEKERJA.
SEBAGAI PEDOMAN DALAM

PRINSIP-PRINSIP SOP
Harus ada pada setiap kegiatan
pelayanan
Bisa berubah sesuai dengan perubahan
standar profesi atau perkembangan iptek
serta peraturan yang berlaku.
Memuat segala indikasi dan syarat-syarat
yang harus dipenuhi pada setiap upaya,
disamping tahapan-tahapan yang harus
dilalui setiap kegiatan pelayanan
Harus didokumentasikan

JENIS DAN RUANG LINGKUP

SOP
SOP PELAYANAN PROFESI :

1.

SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK

KEILMUAN : SOP MENGENAI PROSES KERJA
DIAGNOSTIK DAN TERAPI, PENELITIAN, DSB.
SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK
MANAJERIAL : SOP KEWENANGAN.

SOP PELAYANAN TEKNIS DAN

ADMINISTRASI

2.

SOP PELAYANAN
SOP PELAPORAN
SOP PERENCANAAN PROGRAM

FORMAT SOP
1.

2.

3.

4.

Sederhana: disusun bila suatu

pekerjaan hanya terdapat serangkaian
langkah-langkah pendek, singkat dan
tidak rinci
Hirarki : disusun bila suatu pekerjaan
terdapat langkah-langkah yang lebih
rinci, panjang, dan banyak keputusankeputusan yang harus dilakukan.
Grafis: prosedur grafis biasanya
dilengkapi dengan gambar, foto atau
diagram sebagai ilustrasi.
Flowcharts atau diagram alur: dapat
menggambarkan dengan jelas hubungan

CONTOH SOP
SEDERHANA
SOP

PENERIMAAN SURAT/SURAT
MASUK :
PETUGAS MENERIMA SURAT/SURAT

MASUK
PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU
EKSPEDISI
PETUGAS MENDISTRIBUSIKAN SURAT
PADA BAGIAN YANG DITUJU

CONTOH SOP HIRARKHI

SOP SURAT MASUK

PETUGAS MENERIMA SURAT MASUK
PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU EKSPEDISI
PETUGAS MENYERAHKAN SURAT KEPADA SEKRETARIS DI

BAGIAN
SEKRETARIS AKAN MEMBUKA SURAT DAN
MENGKLASIFIKASIKAN ISI SURAT
UNTUK SURAT TERTUTUP SEKRETARIS TIDAK BERHAK
MEMBUKA
MENDISTRIBUSIKAN SURAT PADA YANG
BERKEPENTINGAN

SOP GRAFIS
SOP SURAT MASUK :

SOP FLOWCHARTS
SOP SURAT MASUK

MENERIMA SURAT

MENCATAT

MENGKLASIFIKASIKAN

MENDISTRIBUSIKAN

SOP MENURUT TEKNOLOGI YG

DIGUNAKAN

MANUAL SOP: DILAKUKAN SECARA

MANUAL
CONTOH: PENYERAHAN SURAT
PELANGGARAN LALU LINTAS, SIDANG
PENGADILAN, PENGURUSAN IJIN, DSB.
COMPUTERIZED: ONLINE/
MENGGUNAKAN SISTEM SOFTWARE
UNTUK MENGATUR ALUR KERJA
CONTOH: SISTEM OPERATOR TELEPON,
HOTLINE, RESERVASI
PENERBANGAN/HOTEL, PEMBAYARAN
VIA CREDIT CARD, DSB
SEMI KOMPUTERISASI : CAMPURAN
ANTARA MANUAL DAN COMPUTERIZED
CONTOH: PELAYANAN KTP/SIM/STNK.

TAHAP-TAHAP PENYUSUNAN SOP

PELAYANAN
1.
2.

3.
4.

MERUMUSKAN TUJUAN PROTAP

MENENTUKAN KEBIJAKAN-KEBIJAKAN
YANG BERKAITAN DENGAN
SOP/PROTAP:
MENTERJEMAHKANPOLICY/KEBIJAKAN
DENGAN MAKSUD UNTUK :
TERJAMINNYA SUATU KEGIATAN
PELAYANAN DAN MEMBUAT STANDAR
KINERJA
MEMBUAT ALIRAN PROSES
MENYUSUN PROSEDUR ATAU
PELAKSANAAN KEGIATAN

SIAPA YANG HARUS

MENYUSUN SOP

SOP BUKAN PRODUK INDIVIDU TAPI

TIM/KELOMPOK YANG MEWAKILI LEMBAGA
DIBUAT OLEH MEREKA YANG MEMILIKI
PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN YANG CUKUP
DALAM BIDANG PEKERJAAN DI LINGKUNGANNYA.
SOP DIBUAT UNTUK LINGKUNGAN KERJA
TERTENTU.
SOP YANG DIBUAT DI SUATU LEMBAGA AKAN
BERBEDA DENGAN SOP DI LEMBAGA LAIN

SOP PELAYANAN KTP

SURAT PENGANTAR RT/RW
KELURAHAN
KSK

FORMULIR KTP

MEMBAYAR

ADM
KECAMATAN
PEMBAYARAN
RETRIBUSI

LEGALISASI

FOTO
PENGAMBILAN

KTP

SOP PELAYANAN SURAT

PENGANTAR RT/RW
MENGISI FORM
MENUNJUKKAN KSK
PEMBERIAN STAMPEL RT
PEMBERIAN STEMPEL RW

SOP PELAYANAN FORMULIR KTP

DI KELURAHAN
PENGANTAR RT/RW
MENGISI FORM
MENUNJUKKAN KSK
MENGISI FORM

PEMBAYARAN
RETRIBUSI
PEMBERIAN STEMPEL

SOP PELAYANAN KTP DI KECAMATAN

FORMULIR DARI KELURAHAN
LOKET PENERIMA
MEMBAYAR
RETRIBUSI

LEGALISASI
FOTO
KTP

PENGAMBILAN

YANG HARUS
DIPERHATIKAN :
SOP HARUS DITULIS DAN MENJELASKAN
SECARA SINGKAT LANGKAH DEMI
LANGKAH.
TAMPILAN SOP HARUS MUDAH DIBACA
DAN DIMENGERTI DENGAN CEPAT.
GUNAKAN KATA KERJA DALAM KALIMAT
AKTIF BUKAN KALIMAT PASIF.
SOP HARUS TETAP MUTAKHIR (UP-TODATE), HARUS DIEVALUASI SECARA
PERIODIK. DISARANKAN DITINJAU
MINIMAL SETIAP SATU TAHUN SEKALI,
UNTUK BIDANG KESEHATAN (CLINIC)
MINIMAL 18 BULAN SEKALI.

HAMBATAN PELAYANAN:

SOP TIDAK
DIDOKUMENTASIKAN/DISAMPAIKAN
KEPADA MASYARAKAT(HANYA DIKETAHUI
PIHAK INTERNAL)
SOP TIDAK JELAS/TIDAK MUDAH DIPAHAMI
PETUGAS/PEJABAT BERWENANG KURANG
DISIPLIN:
MENINGGALKAN TEMPAT PADA JAM
KERJA
BERISTIRAHAT TERLALAU LAMA
LAMBAT DALAM MELAYANI(TIDAK ADA
TARGET WAKTU)
ORIENTASI KEWENANGAN YANG TIDAK
JELAS, KHUSUSNYA PADA SITUASI
TERTENTU:
CUTI
SAKIT
TIDAK MASUK MENDADAK
IJIN

Bagaimana SOP Anda?