Proposal Manajemen Proyek

Kegiatan:
Pembangunan Pos jaga Perumahan
Puri Menanggal Surabaya

1.
2.
3.
4.
5.

Oleh:
Distra
Rezha Fajar k
Slamet Siswanto
Mirna Priyanti Hapsari
Rezha Tianto

Jurusan Manajemen Industri

Magister Manajemen Teknologi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
2014
1

I. PENDAHULUAN
Proyek didefinisikan sebagai hal yang kompleks, tidak rutin, usaha satu waktu
yang dibatasi oleh waktu, budget, sumber daya, dan spesifikasi performa yang
didesain untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Khusus untuk proyek konstruksi
yang akan menjadi bahasan utama dalam proposal proyek yang ditawarkan ini
merupakan serangkaian kegiatan yang hanya satu kali dilaksanakan dan
mempunyai jangka waktu yang pendek sehingga diperlukan manajemen dalam
mengolah berbagai sumber daya proyek untuk mencapai tujuan proyek berupa
bangunan fisik.
Semua proses manajemen tersebut berkaitan langsung dengan struktur
organisasi yang menjelaskan hubungan antara pihak-pihak yang terlibat dalam
suatu proyek dalam bentuk hubungan fungsional. Oleh sebab itu manajemen
proyek diperlukan untuk meminimalisir terjadinya konflik dikarenakan banyaknya
pihak yang terlibat dalam sebuah proyek, multi disiplin, berdurasi pendek dan
bersifat unik.
1.1 Latar Belakang Kegiatan
Setiap orang di Indonesia tahu tentang pos jaga, karena di setiap daerah di
Indonesia terdapat pos jaga. Pos jaga berawal dari pos-pos penjaga, di zaman
kolonial belanda, karena itu pos jaga berfungsi sebagai perpanjangan dari
menara-menara dari kekuasaan kolonial untuk mengekang gerak gerik bumi.
Fungsinya lebih mirip pos pengawasan terhadap pri bumi yang melewati
daerah tertentu. Hal serupa juga terjadi ketika jepang bar kuasa di Indonesia.
Tapi sejak era kemerdekaan bekas pos-pos penjagaan belanda atau jepang
di ambil alih oleh pri bumi, pengambil alihan itu disertai dengan perubahan
fungsi. Bila pada era sebelumnya penguasa kolonial yang mengawasi pri
bumi, maka sejak era kemerdekaan orang belanda atau jepang yang di awasi.
Pos jaga mengalami perubahan fungsi lagi di era presiden Suharto
berkuasa. Pos jaga lagi-lagi menjadi perpanjangan tangan kekuasaan. Keadaan
pos jaga mengukuhkan untuk militerisme dalam kemasan yang lebih
sederhana dan merakyat. Suharto menerapkan pertahanan semesta yang
berfungsi sebagai pendukung legi timasi kekuasaan dengan dali sistem
kekuasaan.

Di era modern saat ini, pos jaga sudah banyak ditemui baik di desa
maupun di perumahan. Tujuan utamanya adalah satu, yaitu menjaga
keamanan, ketentraman dan memberikan rasa nyaman bagi setiap penduduk
yang menempati wilayah tersebut. Untuk itulah mengingat pentinganya akan
pos penjagaan bagi setiap wilayah maka dalam proposal proyek ini akan
dibahas mengenai penyelesaian proyek pos penjagaan perumahaan menanggal
Surabaya yang meliputi minimalisasi anggaran proyek, waktu pelaksanaan,
serta penyediaan sumber daya yang dibatasi sehingga sudah menjadi sebuah
keseharusan agar setiap proyek yang akan dilaksanakan membutuhkan sebuah
sistem pengelolaan yang sesuai dan tepat sasaran yaitu manajemen proyek.
Manajemen proyek dibuat sebagi tujuan dalam mengatur semua
perencanaan, pelaksanaan, controlling, serta koordinasi sebuah proyek untuk
menjamin bahwa proyek akan diselesaikan secara tepat baik itu waktu, biaya
dan mutu.
Pos Jaga Perumahan Menanggal mempunyai tujuan sebagai berikut :
1. Sebagai tempat koordinasi antara petugas trantib dalam melaksanakan
tugasnya.
2. Sebagai tempat memantau akses masuk dan keluar di lingkungan

Perumahan
3. Sebagai tempat penyelesaian sementara jika terjadi masalah di lingkungan

Perumahan
4. Sebagai tempat tujuan orang luar melapor seandainya ada keperluan
1.2 Maksud Manajemen Proyek
Penerapan manajemen proyek dalam pelaksanaan pekerjaan konstruksi
proyek berupa pembangunan pos jaga perumahan Menanggal, Surabaya
dimaksudkan agar dapat:
a) Fokus pada sasaran dan tujuan pelaksanaan proyek
b) Dapat mengatasi permasalahan-permasalah proyek yang akan timbul
dalam proses pelaksanaan
c) Dapat melakukan pengendalaian dalam mencapai sasaran dan tujuan
pelaksanaan proyek
d) Dapat mengatur koordinasi sehingga dapat menyelesaikan permasalahn
dengan cepat dan tepat.

1.3 Tujuan Manajemen Proyek

Penerapan manajemen proyek dalam pelaksanaan pekerjaan konstruksi
proyek berupa pembangunan pos jaga perumahan Menanggal, Surabaya untuk
mencapai tujuan proyek antara lain:
a) Tercapainya hasil dan kualitas kerja yang maksimal
b) Dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan target waktu dan biaya
yang telah direncanakan
c) Dapat mengembangkan dan memiliki keahlian yang terukur yang akan
membawa suksesnya proyek dengan seluruh tim yang terlibat dalam
proyek
d) Dapat menjadikan nilai tambah pada perusahaan atau institusi, akan
tetapi

secara

individu

akan

mendapatkan

kesenangan

dalam

menyelesaikan tugas-tugasnya, serta menambah wawasan yang lebih

luas tentang suatu proyek.
1.4 Strategi Proyek
Beberapa aktivitas proses manajemen strategi proyek yang telah dijelaskan
dalam maksud dan tujuan pada poin di 1.2 dan 1.3 maka strategi utama proyek
yang dipegang adalah SMART (Spesific, Measurable, Assignable, Realistic,
Time Related). Agar dapat mengimplementasikan strategi dalam proyek yaitu
dengan mengalokasikan sumber daya proyek yang meliputi pengaturan dana,
orang, keahlian dan peralatan. Kemudian menjelaskan tanggung jawab dan
kinerja yang kesemuanya bergantung pada struktur organisasi dan budaya.
Ketiga adalah melaksanakan sistem perencanaan dan pengendalian dalam
setiap aktivitas proyek yang diperlukan untuk mencapai strategi dengan
kinerja yang efektif. Dan terakhir adalah motivasi proyek yang akan menjadi
faktor utama dalam kesuksesan proyek.
Penyusunan strategi proyek telah dilaksanakan kemudian pembuatan
model penilaian bobot setiap pekerjaan atau biasa disebut analisa matriks.
Model matriks ini secara umum berisi kriteria kualitatif maupun kuntitatif
dengan pemberian bobot untuk masing-masing kriteria. Kriteria yang dipilih
merupakan sebagai bentuk faktor sukses dalam sebuah organisasi. Dalam
proyek ini matriks akan terbagi menjadi 4 tahap pekerjaan utama antara lain
tahap persiapan, tahap pelaksanaan, controlling, dan tahap penyelesaian

dengan berbagai kriteria beserta bobot yang ada seperti yang ditunjukkan pada
Tabel 1.1 berikut ini.
Tabel 1.1 Matriks Strategi Proyek
Kriteria
Bobot
Tahap
Persiapan
Tahap
Pelaksanaan
Kontrol
Penyelesaian

Tujuan

Spesifikasi

Biaya

Resources

Resiko

Progress

Kualitas

Total

1.5

2.5

1.5

1.75

1.25

46.25

10

112.25

7
7

7
7

5
8

4
6

7
7

8
7

8
10

88.25
101.5

II. Project Scope

Proyek yang semula telah disepakati untuk dijalankan selama 3 bulan untuk
pemeliharaan, dengan rincian detail sebagai berikut :
5

Judul Proyek

: Pembangunan Pos jaga Perumahan Puri Menanggal

Nama Perusahaan
Tanggal Mulai Proyek
Tanggal Akhir Proyek
Anggota Proyek

:
:
:
:

Surabaya
PT. Bina Usaha Maju
1 Januari 2015
31 Maret 2015
1. Rezha Fajar Kurniawan, ST
2. Distra, ST
3. Slamet Siswanto, ST
4. Reza Tianto, S.Sc

Sumber Dana

5. Mirna Hapsari, S.Sc

: Biaya didapatkan dari sumbangan warga perumahan

Manajer Proyek

dengan total Rp 30.000.000

: Dr. Imam Baihaqi, ST.

Pendekatan:

Melakukan pertemuan langsung dengan manajer proyek

untuk mendapatkan

requirement-requirement yang dibutuhkan.

Melakukan review terhadap template internal dan eksternal serta contoh-contoh

dokumen manajemen proyek

Melakukan riset /observasi lokasi untuk menyediakan jaminan keamanan dan

hasil output yang dihasilkan

Mengembangkan hasil tujuan secara optimum

WBS (Work Breakdown Structure)

1.1.
1.1.1.

Persiapan Project
Menugaskan project manager.

1.1.2. Menyiapkan project charter.

1.1.3.

Menentukan batasan proyek

1.1.4.

Menyiapkan Team Project

1.1.5.

Menyiapkan kontrak untuk Team Project

1.1.6. Menyiapkan jadwal dan batasan biaya proyek

1.1.7. Mengidentifikasi, mendiskusikan dan memprioritaskan resiko
1.3. Pelaksanaan
1.3.1. Mempelajari semua dokumen keluaran dan masukan yang ada.
1.3.2. Mempelajari semua proses pembelian bahan
1.3.3. Implementasi.
1.4 Kontrol
1.4.1. Mengontrol pembelian bahan
1.4.2. Mengontrol pembangunan pos
1.4.3. Mengontrol human
1.5.

Peyelesaian

1.5.1. Menyiapkan laporan final project.

1.5.2. Menyiapkan presentasi final project.
WBS dengan Gantt Chart

NO
1
2
3
4

Kegiatan

kerja bulan

Project
PERSIAPAN PROYEK
PELAKSANAAN
KONTROL
PENYELESAIAN

ii

Gambar design

iii

III. Estimasi Biaya

Proyek yang semula telah disepakati untuk dijalankan selama 3 bulan untuk
pemeliharaan, dengan sumber dana berasal dari sumbangan warga perumahan
diperkirakan akan didapatkan sebesar Rp 30.000.000,00 akan diatur melalui estimasi
biaya proyek sebagai berikut sebagai berikut:

10

11

12

13

14

15

IV. Penjadwalan
Proyek yang telah disepakati untuk dijalankan selama 3 bulan akan
diupayakan untuk dilaksanakan selesai tepat waktunya dengan keterbatasan
jangka waktu yang ada ini. Untuk lebih jelasnya mengenai penjadwalan dapat
dilihat berikut ini.

16

17

18

Untuk nomor 3, 4,5 di file excel

Mungkin bisa bantu ketik atau copy aq gak tau
caranya teman, biar jadi satu sama file word
ini !!!!
Siswanto tlong masukin sesuai urutan yang aq
nomeri di excel
A. Estimasi biaya (rezha)
1. Rekap
2. EE
3. Material
4. Upah

19

B. Jadwal (mirna)
C. Percepat 10 % (distra)
Jawaban Uda ada semua di excel tinggal
batuin jadiin satu ke file word ini,
Okeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeee !!!!!!
Tlong diedit kalo salah, untuk file yang excel
sudah benar (jangan di ubah)
aq dibantu temen anak proyek !! hehee

20