Anda di halaman 1dari 5

Cara menerima telepon dan menelepon yang Baik

1. Pengertian Etika Bertelepon


Etiket bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam bertelepon (menerimamelakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat
dan bersahabat.
2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah
1. Jangan biarkan telepon berdering 2-3 kali segeralah angkat.
2. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun).
3. Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan
penelpon.
1. Berikan respon secara tepat dan lugas.
2. Berbicar sepelunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat
dan bersahabat.
3. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon
yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima
telepon punya waktu untuk berbicara.
3. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon.
1. Segeralah angkat jika telepon berdering.
2. Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.
3. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.
4. Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan
pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
5. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam,
dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang
telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon.
4. Langkah-langkah dan teknik menelepon
1. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi

2. Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah
menggangkat, ucapkanlah salam. Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan
bahwa nomor yang dituju benar.
3. Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara
dengan orang yang dituju.
4. Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri
pembicaraan.
5. Cara menggunakan telepon yang baik
1. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon
dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut.
1. Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.
2. Ucapkan salam.
1. Tanyakan identitas penelepon.
2. Gunakan Smiling Voice dan Pitch Control selama pembicaraan
berlangsung.
1. Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.
2. Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi
pertanyaan.
1. Akhiri pembicaraan dengan salam.
2. Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada
posisinya.
6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan
1. Suara terlalu keras.
2. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.
3. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.
4. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
5. Berbicara dengan nada memerintah.

telepon

6. Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.


Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

Etika Penanganan Telepon


a. Ucapkan salam begitu anda mengangkat gagang telepon. Hindari mengangkat telepon lebih
dari 3 kali dering. (tidak boleh menggunakan kata hallo)
b. Bila penelpon langsung menanyakan orang yang dituju, maka sebelum anda menjawab
pertanyaan telepon tersebut, sebaiknya anda menanyakan terlebih dahulu namanya.
c. Setelah jelas identitas penelpon, baru anda menjawab pertanyaan penelpon tersebut, dengan
menanyakan terlebih dahulu kepada orang yang dituju bahwa ada yang ingin berbicara
dengannya. Setelah orang yang dituju memberi jawaban bahwa ia bersedia, segeralah telepon
disampungkan.

Tugas dan Tanggung Jawab Petugas Telepon


1. Siapkan formulir penerimaan telepon dan alat tulis, serta letakkan di dekat pesawat telepon.
2. Buatlah daftar khusus nomor-nomor khusus telepon penting yang dibutuhkan dan selalu
diletakkan di atas meja kerja.
3. Peganglah gagang telepon dengan tangan kiri dan gunakan tangan kanan untuk memegang
pulpen, berilah jarak 3 cm antara bibir dengan gagang telepon.
4.

Pahamilah bagaimana cara mengadakan atau menyambung telepon interlokal, baik dalam
maupun luar negeri.

5. Jangan banyak menggunakan telepon untuk keperluan pribadi.


6. Bersikaplah seperti sedang bertatap muka, ramah, sewajarnya, dan pergunakanlah kata-kata
yang singkat, jelas, dengan nada dan volume suara yang teratur.
7. Bersikaplah seperti sedang bertatap muka, ramah, sewajarnya, dan pergunakanlah kata-kata
yang singkat, jelas, dengan nada dan volume suara yang teratur.
8. Berusaha untuk cepat memahami maksud pembicaraan dan berilah kesan bahwa penelpon
diperhatikan dan dibantu.
9. Jangan memunculkan kesan sibuk pada saat memegang telepon.
10. Jangan terlalu cepat dalam berbicara, batasi pembicaraan pada masalah yang penting.
Usahakan pembicaraan dilakukan dengan lancar.
11. Hindari penyampaian informasi rahasia dan masalah yang bersifat pribadi.
12. Usai bertelepon, letakkan gagang telepon pada tempatnya.

Tujuan Menerima Panggilan Telepon Masuk


- Menanyakan informasi
- Memberikan informasi
- Meninggalkan pesan
- Persoalan pribadi

pimpinan

Panggilan yang bernada mengancam

Langkah-Langkah Menerima Panggilan Telepon Masuk


1. Menyiapkan kertas dan alat tulis pensil/pulpen.
2. Jangan membiarkan telepon masuk berdering lebih dari 3 kali.
3. Bicaralah dengan nada suara yang enak didengar.
4. Berbicara harus terdengar menyenangkan bagi lawan bicara.
5. Simak semua pembicaraan dengan saksama dan penuh perhatian dan jangan sekali-kali
memotong pembicaraan.
6. Hindari penggunaan kata apa atau hah bila kata-kata penelpon kurang jelas, karena
terkesan kurang sopan.
7. Apabila ada pesan, catatlah dengan teliti semua pesan yang disampaikan penelpon dan agar
segera sampaikan kepada yang berhak menerima pesan tersebut.
8. Apabila pihak penelpon ingin segera berbicara dengan pimpinan, segera operator telepon
meminta waktu sebentar untuk konfirmasi dengan pimpinan, apakah sedang sibuk atau
telepon bisa langsung disambungkan.
9. Akhiri percakapan telepon dengan mengucapkan terima kasih dan salam penutup, biarkan
penelpon yang meletakkan gagang pesawat teleponnya terlebih dahulu, setelah itu baru
letakkan gagang pesawat telepon anda.

Cara Mencatat Pesan Telepon


o Berusahalah untuk selalu mencatat pesan dengan cepat.
o Catatlah seluruh pesan dengan lengkap.

o Pakailah buku catatan khusus, block note dan LPT (Lembar Pesan Telepon) untuk mencatat
pesan-pesan masuk.