Anda di halaman 1dari 8

BAB 3

TEKNIK DOKUMENTASI SISTEM

Oleh:
YUWONO DWI SAPUTRO (F1314095)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS


UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2015
TEKNIK DOKUMENTASI SISTEM
A. Dokumentasi Sistem

TEKNIK DOKUMENTASI SISTEM

Merupakan suatu kegiatan merekam aktivitas transaksi keuangan secara


prosedural yang dijelaskan dalam bentuk visualisasi/ gambar dengan
simbol-simbol
dokumentasi
sistem
yang
telah
distandarkan/
diseragamkan sebelumnya.
Fungsi :
o Membantu
kerja
analis
sistem
dalam
melakukan
project
pengembangan sistem yang sedang dijalankannya
o Membantu kerja auditor dalam melakukan proses audit laporan
keuangan
o Sebagai buku panduan operasi/ kegiatan aktivitas bisnis perusahaan
o Mengimplementasikan dan menggambarkan kebijakan peusahaan
Teknik dokumentasi merupakan alat yang digunakan dalam analisis,
desain dan dokumentasi sistem dan untuk memahami keterkaitan antara
satu subsistem dan subsistem lainnya
B. Kegunaan Teknik Dokumentasi Sistem
Pengembangan sistem informasi terbagi menjadi dua metode yaitu :
a. Pendekatan konvensional
b. Pendekatan terstruktur modern
1. Teknik Dan Alat Bantu Konvensional
Analisis metode dan prosedur
o Prosedur kerja adalah urutan teknis operasi klerikal/ administrasi
yang melibatkan beberapa orang dalam satu/ lebih departemen/
unit organisasi yang ditetapkan untuk menjamin penangan yang
seragam dari transaksi yang terjadi secara rutin.
o Tujuan analisis prosedur adalah untuk memahami urutan kegiatan
operasional serta aliran data/ informasi antara entitas atau bagian
di dalam lingkungan organisasi melalui penelusuran dokumen.
a. Flow Of Map/ Document Flowchart (Diagram Sistem
Prosedur)
Disebut juga sebagai forms flowchart/ diagram alir dokumen/
mapping flow chart/ paperwork flowchart/ diagram sistem prosedur
kerja.
Merupakan diagram alir yang menunjukan arus dan dokumen, aliran
data fisik, entitas, entitas sistem informasi dan kegiatan operasi
yang digunakan dengan sistem informasi.
Jenis entitas :
1) Entitas internal : pelaku proses yaitu personal, tempat bagian,
atau mesin seperti komputer dalam
suatu sistem yang
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

TEKNIK DOKUMENTASI SISTEM

melakukan kegiatan pemrosesan/ pengolahan (transformasi)


data atau kegiatan pemrosesan informasi.
2) Entitas eksternal : satuan unit yang terletak di luar sistem yang
mengirim data ke sistem tersebu/ menerima data dari sistem
tersebut.
Petunjuk pembuatan flowmap :
1) Bagi diagram ke dalam kolom-kolom, untuk setiap entitas/ unit
organisasi. Susun kolom-kolom tersebut sehingga kegiatannya
mengalir dari kiri ke kanan.
2) Amati dokumen yang menjadi media data/ infomrasi dalam suatu
prosedur. Telusuri bagaimana dokumen itu terbentuk dank ke
bagian entitas mana dokumen mengalir.
3) Perubahan apa yang terjadi dalam dokumen, proses apa yang
terjadi dalam dokumen, dan seterusnya sampai suatu prosedur
kerja suatu system selesai/ menghasilkan informasi.
4) Gunakan simbol konektor ketika menyebrangi garis pemisah
antar kolom.
5) Gunakan anak panah untuk menunjukan pemrosesan oleh
komputer.
6) Dalam setiap kolom entitas internal, minimal ada satu proses
manual.
7) Dokumen dengan dokumen tidak boleh terhubungkan secara
langsung.
8) Pemrosesan terkomputerisasi, sebaiknya digambarkan dalam
kolom terpisah.
9) Proses-proses yang berurutan (manual/ komputer) dapat
ditampilkan sebagai satu proses/ urutan proses-proses.
10)
Prosedur kerja yang kejadiannya tidak disamaan dapat
digambarkan melalui flowmap terpisah.

b. Sistem Flowchart/ Diagram Alir Sistem/ Block Chart


Merupakan diagram yang menggambarkan struktur program atau
deskripsi program untuk setiap modul program suatu sistem
berbasis komputer. Diagram alir sistem tidak menggambarkan
logika dan proses detail dari program. Bila menggambarkan struktur
program suatu sistem berbasis komputer secara keseluruhan
disebut sebagai general system flowchart/ flowchart sistem global.
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

TEKNIK DOKUMENTASI SISTEM

c. Program Flowchart/ Diagram Alir/ Flowchart


Merupakan diagram yang menggambarkan urutan langkah detail
dan logika program. Dalam suatu sistem informasi, program
flowchart merupakan diagram secara detail dari proses-proses
didalam sistem flowchart.
d. Diagram Input Proses Output (IPO) dan Diagram Hierarki
Input Proses Output (HIPO)
Digunakan oleh pengembang sistem informasi untuk membedakan
level rincian pemrosesan sistem yang digambarkan dalam
flowchart. Diagram IPO merupakan diagram yang menguraikan
aktivitas pemrosesan yang sudah digambarkan dalam diagram HIPO
yang berfungsi untuk menganalisis keseluruhan informasi yang
dibutuhkan dalam sebuah sistem akuntansi perusahaan.
A. Teknik Dan Alat Bantu Terstruktur Modern
Teknik terstruktur adalah sekumpulan teknik, metodologi dan
perangkat untuk membangun sistem perangkat lunak yang
menyertakan metodologi pemrograman, analisis, perancangan, coding
dan testing, konsep manajemen proyek, dan perangkat dokumentasi.
Cakupan teknik terstruktur adalah sekumpulan petunjuk dan perangkat
komunikasi grafis yang memungkinkan analisis sistem mengganti
spesifikasi fungsional klasik dengan spesifikasi yang baru sehingga
pemakai dapat membaca dan memahaminya.
Alat/ perangkat analisis terstruktur adalah :
o Data Flow Diagram (DFD)
o E-R Diagram
o Data Dictionary
o Proses spec, dsb.
Teknik dan alat bantu terstruktur modern terdiri dari dua jenis, yaitu :
1) Perancangan dan implementasi secara Top-Down, merupakan
strategi perancangan sistem dengan cara membagi sistem menjadi
fungsi-fungsi utama dan kemudian membagi fungsi utama menjadi
potongan yang lebih kecil, dan seterusnya sampai penulisan
pernyataan program saat implementasi.
2) Perancangan
Terstruktur
(Structured
Design),
merupakan
sekumpulan petunjuk dan teknik-teknik untuk membantu perancang
membedakan mana perancangan yang baik dan jelek pada tingkat
modular. Alat/ perangkat desain terstruktur adalah :
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

TEKNIK DOKUMENTASI SISTEM

o
o
o
o

DFD
Structured Chart
Data Dictionary
Pseudo-code, dsb.

Metode analisis dan perancangan terstruktur dapat dilakukan dengan


membuat :
1) Statement of purpose
o Mendeskripsikan fungsi sistem secara global
o Menjelaskan aspek keuntungan secara kuatitas yang dilengkapi
dengan analisis cost-benefit.
2) Context diagram
o Memetakan
batasan
sistem
dengan
lingkungan
dan
direpresentasikan melalui lingkaran tunggal yang mewakili
sistem secara keseluruhan.
o Menggambarkan hubungan antara sistem dengan entitas luar
melalui aliran data yang dikirimkan atau diterimanya.
3) Event list
o Menyatakan daftar kejadian yang ada dalam lingkungan dan
mempunyai hubungan dengan respon yang diberikan sistem.
o Memodelkan kejadian dalam lingkungan dimana sistem harus
memberikan respon.
4) DFD
o Menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang
berhubungan satu sama lain melalui aliran dan penyimpanan
datanya.
o Menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliranaliran data diantara komponen tersebut, beserta asal, tujuan dan
penyimpanan datanya.
Aturan menggambar DFD :
Setiap lingkaran proses minimal mempunyai satu input dan
satu output.
Antar entitas eksternal tidak berhubungan langsung tanpa
proses.
Antara entitas eksternal dan penyimpanan data tidak
berhubungan secara langsung tanpa proses.
Antar penyimpanan data tidak berhubungan langsung tanpa
proses.
Satu arus data tidak dapat berarti dua nama arus data.
Setiap aliran data harus mempunyai label/ nama yang
bermakna.
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

TEKNIK DOKUMENTASI SISTEM

Ukuran dan bentuk segiempat untuk entitas tetap sama.


Panah yang melengkung dan lurus sama saja.
Komponen DFD merupakan simbol/ notasi yang digunakan dalam
menggambarkan modelnya
5) Kamus Data
o Merupakan suatu penjelasan tertulis mengenai data yang berada
di dalam database.
o Merupakan daftar organisasi dari semua elemen data yang ada
dalam sistem secara lengkap, dengan definisi yang baku
sehingga user dan analis sistem akan memiliki pengertian yang
sama untuk input, output, komponen penyimpanan dan
perhitungannya.
o Semua arus data dan tempat penyimpanan data dalam DFD
dideskripsikan dalam kamus data.
o Pada saat perancangan, kamus data digunakan untuk keperluan
perancangan program.
Alat untuk membuat kamus data :
Pendekatan konvensional : bentuk lengkap (long form), terdiri
dari elemen berikut ini
Nama arus data, yang menjelaskan suatu arus data dalam
DFD
Alias, ditulis bila ada data yang sama tapi nama berbeda
Bentuk data, yang dapat berupa dokumen dasar/ formulir,
dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak,
tampilan layar, variable, parameter, field.
Arus data, yang menunjukan sumber dan tujuan aliran data
Penjelasan, yang berfungsi untuk memperjelas makna arus
data yang dicatat dalam kamus data
Periode, yang berfungsi untuk mengidentifikasikan kapan
input data harus dimasukkan, diproses dan dihasilkan.
Volume rata-rata data dan volume maksimal arus data,
yang digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya
simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah
data
Struktur data, yang menunjukkan arus data yang dicatat di
kamus data secara detail yang terdiri dari item-item data/
field data
Pendekatan terstruktur : notasi struktur data (short form)
6) Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram/ERD)
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

TEKNIK DOKUMENTASI SISTEM

Berfungsi untuk mendokumentasikan data perusahaan dengan


mengidentifikasi jenis entitas dan hubungannya. ERD merupakan
alat untuk membuat model yang paling fleksibel, dapat diadaptasi
untuk berbagai pendekatan yang mungkin diikuti perusahaan dalam
pengembangan sistem.
Jenis entitas digambarkan dalam segi empat yang diberi label nama
dari jenis entitas. Jenis entitas dapat berupa :
o Suatu elemen lingkungan,
o Sumber daya, atau
o Transaksi
Contoh : pelanggan, pegawai, dan kartu absensi.
Hubungan adalah suatu asosiasi yang ada antara dua jenis entitas.
Hubungan digambarkan dengan bentuk belah ketupat yang diberi
label kata kerja.
Keterkaitan adalah banyaknya suatu entitas berhubungan dengan
entitas lain. Jenis keterkaitan terdiri atas :
o Satu ke satu
o Satu ke banyak
o Banyak ke banyak
Identifikasi dan deskripsi setiap kejadian dari tiap entitas yang
dicapai dengan menggunakan atribut. Atribut adalah karakteristik
dari suatu entitas/ elemen-elemen data yang masing-masing
diberikan nilai atribut. Atribut yang mengidentifikasi entitas disebut
identifiers/ kata kunci. Contoh : nomor pelanggan, karena tidak ada
pelanggan yang memiliki nomor yang sama. Atribut lain yang
mendeskripsikan entitas disebut descriptor. Contoh : nama
pelanggan dan wilayah penjualan.
***

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

TEKNIK DOKUMENTASI SISTEM

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI