Sistem Informasi Perpustakaan Sekolah Oren

1. Latar belakang dan Lokasi Objek Kerja Praktik

Lokasi kerja praktek berada di lingkungan sekolah Oren, tepatnya perpustakaan sekolah, yang
beralamat di jalan Dr Wahidin 5-25 Yogyakarta. Perpustakaan ini memiliki koleksi 5000 buku dan
setiap melayani sirkulasi koleksi, peminjaman dan pengembalian, kepada sekitar 500 pemustakanya.
Pemustaka perpustakaan adalah guru, siswa dan karyawan sekolah.
Proses sirkulasi dilakukan dengan mencatat transaksi peminjaman dan pengembalian pada kartu
peminjaman. Koleksi berupa buku teks, terbitan berkala, peta dan koleksi rujukan diolah secara
manual. Perpustakaan ini ditangani langsung oleh kepala perpustakaan, yang berhak membuat aturan,
mengkontrol semua yang proses sirkulasi yang terjadi dan merekrut petugas perpustakaan. Petugas
perpustakaan bekerja untuk melakukan pendataan koleksi, anggota dan transaksi pada sirkulasi.
Masalah terjadi ketika ada ketidakcocokan pencatatan dengan kondisi yang terjadi, perlu waktu
cukup lama untuk telusuri peminjam buku yang belum kembali, dan data-data koleksi tidak dicatat
secara konsisten. Sebagai akibatnya beberapa koleksi tidak terlacak lokasinya, kesulitan menemukan
koleksi di rak, dan meminjam atau mengembalikan koleksi tidak lancar. Masalah masalah di atas
membuat perpustakaan tidak berkembang dan pelayanan tidak optimal.
Berdasarkan situasi di atas, kerja praktik ini akan membantu menangani masalah-masalah yang
terjadi. Sistem informasi berbasis komputer akan dibangun untuk mengolah data dan mencatat
transaksi pada sirkulasi. Sistem informasi akan mendukung proses bisnis yang ada dengan konsisten
dan data-data koleksi dapat dicatat secara konsisten dan benar.
2. Tujuan Kerja Praktik
Kerja praktik di Perpustakaan Sekolah Oren bertujuan untuk menangani permasalahan
pengolahan data dan pencatatan transaksi pada sirkulasi. Kerja praktik akan menghasilkan sistem
informasi yang masalah-masalah tersebut. Dengan adanya sistem sirkulasi, diharapkan data-data
koleksi, anggota dan proses peminjaman/pengembalian dapat tercatat, terolah dan tersajikan dengan
jelas dan tepat. Keluaran sistem berupa laporan-laporan dapat menjadi acuan untuk mengevaluasi
managemen dari perpustakaan tersebut.
3. Batasan Sistem Informasi
Sistem informasi yang dibangun menyesuaikan dengan kondisi perpustakaan sekolah Oren
karena itu berikut beberapa batasan dari sistem :
a) sistem informasi berfungsi dalam jaringan lokal dalam perpustakaan untuk memungkinkan
adanya dua jenis pengguna yaitu petugas dan kepala perpustakaan.
b) Kewenangan kedua pengguna dibedakan sesuai dengan tanggung jawabnya
c) sistem menangani masalah yang berkaitan dengan koleksi dan transaksi sirkulasi
d) aturan yang diterapkan adalah aturan yang sudah diberlakukan dan disepakati untuk diterapkan
dalam sistem
4. Kemampuan Sistem
Sistem informasi yang dibangun dalam kerja praktik ini memiliki kemampuan fungsional dan
non-fungsional sebagai berikut :
Kemampuan fungsional
a) Menangani pengolahan data koleksi dan data pemustaka : merekam dan manipulasi data
b) Mencatat transaksi peminjaman dan pengembalian koleksi sesuai dengan aturan yang berlaku
c) Memfasilitasi konfigurasi sistem : jumlah maksimal peminjaman koleksi per jenis, lama
peminjaman koleksi per jenis, hari libur dan minggu, dan denda per hari per jenis koleksi

d) Menyediakan katalog koleksi untuk pencarian koleksi dan menyajikan informasi koleksi yang
dicari
e) Menghasilkan laporan koleksi yang melebihi tanggal kembali, laporan denda per periode,
resume jumlah transaksi per periode per jenis pemustaka.
f) Menyediakan fasilitas untuk admin, dalam hal ini Kepala Perpustakaan untuk menentukan
kewenangan dan mengubah konfigurasi.
Kemampuan non fungsional
a) sistem informasi dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan menggunakan MySQL
sebagai database
b) jaringan lokal perpustakaan hanya meliputi 3 komputer yang digunakan di perpustakaan untuk
kepala perpustakaan, transaksi sirkulasi dan pengolahan data untuk pustakawan atau petugas,
dan katalog koleksi untuk pemustaka
c) komputer yang digunakan untuk sistem informasi ini adalah Prosessor Intel Pentium 4,
memory 512 MB, hardisk 80 GB , monitor resolusi 1024 x 768 Pixel dan sistem operasi
Windows XP.
5. Metodologi kerja praktik
Dalam rangka membangun Sistem Informasi Perpustakaan Sekolah Oren, langkah-langkah
yang akan diterapkan adalah melakukan observasi di perpustakaan Sekolah Oren untuk
memperhatikan cara kerja, budaya, dan orang-orang yang terlibat di dalam sistem perpustakaan
tersebut. Wawancara dilakukan untuk menggali lebih dalam kebutuhan dan masalah yang terjadi.
Dengan berbekal hasil observasi dan wawancara, dilakukan pengambilan data-data yang diperlukan
untuk sistem. Data-data yang terkumpul dianalisis dan kemudian digunakan sebagai dasar desain
database dan sistem informasi.
Pembangunan sistem informasi dilakukan setelah desain sudah lengkap dan divalidasi oleh
dosen pembimbing dan pihak perpustakaan. Pengujian dilakukan dua kali yaitu sebelum implementasi
di lokasi dan setelah implementasi di lokasi. Pengujian dimaksudkan untuk mencari kesalahan dan
melengkapi sistem informasi.
Dalam semua tahapan, laporan disusun secara bertahap. Hasil desain, sistem informasi dan
laporan dikonsultasikan secara berkala kepada dosen pembimbing. Hasil akhir dari kerja praktik adalah
sistem informasi Perpustakaan Sekolah Oren dan laporan kerja praktik.
6. Rencana Tahapan Pengerjaan Kerja Praktik
Tahapan pengerjaan sistem informasi meliputi kegiatan pembangunan sistem informasi dan
pembuatan laporan kerja praktik hingga pengujian di lokasi kerja praktik. Tahapan pengerjaan
dijelaskan secara rinci dalam Tabel 1.
Kegiatan/ Minggu Ke
Observasi dan wawancara
Analisis data dan desain
Desain sistem informasi
Pengkodean
Pengujian
Implementasi
Pengujian di lokasi
Pembuatan laporan dan konsultasi

Tabel 1 . Gantt Chart Kerja Praktik

1

9 10 11 12